Todoist est l’une des applications de gestion de tâches les plus populaires, car elle est particulièrement flexible et convient autant pour un usage personnel qu’à une équipe de travail.

Elle se classe dans notre top 5 des meilleures applications collaboratives de gestion de tâches et projets et, entre toi et moi, c’est l’un de nos chouchous et on l’utilise au quotidien pour gérer le blogue Double ta valeur et nos autres projets!

En plus de pouvoir utiliser les fonctions de base ou premium qui sont vraiment performantes, on peut aussi synchroniser Todoist avec une foule d’autres applications grâce aux intégrations.
C’est à ce moment que la vraie magie opère!

Quand on sait tirer profit des différentes intégrations pour personnaliser notre workflow selon nos besoins, on peut littéralement transformer notre façon de travailler et constater des résultats instantanés sur notre productivité.

On le sait, utiliser les meilleurs outils à notre disposition est une façon efficace d’améliorer notre productivité (on en parle plus en détail dans le livre Double ta valeur). Voilà pourquoi je vais te présenter dans cet article quatre intégrations de Todoist qui nous permettent de personnaliser l'usage qu'on en fait et d'en maximiser l'efficacité. 

Google Agenda

La première intégration dont nous allons parler est carrément incontournable, il s’agit de la synchronisation avec Google Agenda. Ce qu’il faut d’abord savoir, c’est qu’on ne parle pas ici de simplement ajouter l’agenda Todoist à notre calendrier Google comme c’est le cas avec la majorité des autres applications qui s’intègrent à Google Agenda (par exemple Asana, ou encore le calendrier des événements Facebook).

Todoist a fait beaucoup mieux que ça!

La différence avec l’intégration de Todoist est que, dans ce cas-ci, il s’agit d’une intégration bidirectionnelle en temps réel. Autrement dit, dès qu'on ajoute un point à l’agenda, une tâche est créée dans Todoist, et dès qu'on ajoute une tâche datée à Todoist, elle s’ajoute à Google Agenda. Pas d’attente, de dédoublement d’agenda ou d’erreurs de synchronisation. Que du bonheur!

Pour synchroniser Todoist et Google Agenda, c’est très simple. Il suffit d’ouvrir la web-app de l’application Todoist (à partir d’un navigateur internet) et de sélectionner “paramètres”.

N.B. Il faut impérativement passer par l’application web, car l’option paramètres n’est pas disponible dans l’application Windows.

Dans la fenêtre des paramètres, il faut ensuite cliquer sur “intégrations”, sélectionner Google Calendar dans la liste et choisir le compte Google dont on veut synchroniser l’agenda.

Voilà, c’est aussi simple que ça!

PomoDone

PomoDone est une application de suivi du temps basée sur la méthode Pomodoro, c’est-à-dire qu’elle structure nos journées en courtes périodes de travail ininterrompu suivi de courtes pauses (25 min./5 min.) Toutefois, l’application est flexible et nous permet de régler la durée des sessions de travail et des pauses selon nos préférences.

On en parle plus en détail dans l’article “Top 7: applis Pomodoro pour être plus productif tout en prenant plus de pauses!”.

Ce qu’il y a d’intéressant avec l’intégration de Todoist est qu’elle nous permet de sélectionner les tâches de cette application à même l’application PomoDone, de minuter le temps qu’on passe sur chacune d’entre elles et de consulter nos statistiques de travail. Lorsqu’on termine une tâche, on peut la cocher dans PomoDone et elle s’efface instantanément de Todoist, et vice-versa.

Pour synchroniser Todoist et PomoDone, il faut d’abord se créer un compte (c’est gratuit) sur PomoDone. Une fois le compte activé, il nous est demandé si on désire ajouter des tâches à partir d'une autre application.

C'est à ce moment qu'on doit sélectionner Todoist dans la liste des applications proposées. La version gratuite de PomoDone nous permet l'intégration de deux applications parmi Trello, Wunderlist, Todoist, Evernote, Google Calendar, Microsoft To-Do et Toodledo. Les autres applications compatibles peuvent être intégrées si on choisit d’utiliser l’un des forfaits payants.

Une fois Todoist sélectionné, on doit choisir quels projets on veut synchroniser. On peut aussi en profiter pour télécharger la version de bureau de l'application, en suivant le lien situé dans le bas à droite, pour pouvoir l'utiliser sans avoir à ouvrir un navigateur. 

Les projets sélectionnés et les tâches qu’ils contiennent seront ensuite accessibles dans le menu de gauche de PomoDone. Pour démarrer le minuteur, il suffit de sélectionner la durée qui nous convient, et il ne reste plus qu'à se mettre au travail!

Twist

Twist est une application qui a été développée par Doist, l’entreprise derrière la création de Todoist, et qui a été lancée en juin 2017. Il s’agit d’une app de communication au même titre que Slack et dont le fonctionnement est très similaire (certains affirment même qu'elle serait plus intuitive).
Elle permet aux équipes de travail de communiquer plus efficacement et de garder des traces de leurs conversations au même endroit plutôt que d’éparpiller les discussions entre des courriels et des messages Skype ou Messenger.

Elle a également l’avantage d’être optimisée pour être utilisée en parallèle avec Todoist. Inutile de préciser que l’intégration est sans faille!

Pour utiliser l’intégration de Todoist dans Twist, il faut d’abord se créer un compte Twist, puis accéder aux paramètres à partir de l’icône de notre identifiant dans le haut à droite et sélectionner “ajouter des intégrations”.

Une liste des applications disponibles apparaîtra et on doit sélectionner "Todoist".  

Il faut ensuite confirmer l’installation et décider à quelle chaîne et quel sujet de Twist on veut associer Todoist.

Finalement, il faut décider quel projet de Todoist sera intégré, et quels sont les membres de Twist qui doivent être notifiés des mises à jour.

Voilà! Todoist est maintenant intégré dans Twist. Un message a été créé dans la chaîne sélectionnée afin de suivre les mises à jour des tâches de Todoist et il est désormais possible d’ajouter des tâches à Todoist à partir de n’importe quel message ou sujet de Twist à l’aide de l’icône qui se trouve dans le haut à droite.

Pour ajouter une tâche à Todoist à partir d’un commentaire, il suffit de cliquer sur l'icône des trois points (plus d’options de commentaire) et sélectionner "Ajouter à Todoist".

Google Drive et Dropbox

La dernière intégration dont nous allons parler est celle avec Google Drive et Dropbox. Elle n'est pas disponible dans la version gratuite de Todoist, mais les versions Premium ou Business sont très abordables et en valent rapidement la peine.

L’intégration avec ces deux services de sauvegarde sur le cloud permet de partager les fichiers à même Todoist et de les lier aux tâches auxquelles elles correspondent.

Par exemple, la tâche “Rédaction de l’article sur les intégrations Todoist” peut être liée au fichier Google Doc (ou Word) correspondant. Il s’agit d’une fonction très pratique pour retrouver rapidement les fichiers sur lesquels on doit travailler et les partager entre les membres de l’équipe.

Pour joindre un fichier, il suffit de cliquer sur l'icône de bulle qui se trouve à côté de la tâche pour ouvrir la fenêtre de commentaires et options. (À noter aussi qu'avec l'intégration PomoDone, on peut démarrer un minuteur à même la web-app Todoist en cliquant sur l'icône du minuteur qui est intégrée à côté des tâches.)

Pour utiliser Google Drive ou Dropbox dans Todoist, il faut absolument passer par l’application web (dans le navigateur internet) ou l’application mobile, car l’intégration n’est pas encore prise en charge dans l’application Windows.  

Dans la nouvelle fenêtre, il suffit de cliquer sur l'icône pour joindre un fichier (la trombone) et les deux services de cloud se trouveront parmi les choix par défaut. Il faudra ensuite lier Todoist au service sélectionné, accorder les permissions nécessaires, et le tour est joué!

En conclusion

Todoist est une application de gestion de tâches très performante et particulièrement flexible. La possibilité d'utiliser les intégrations pour la synchroniser avec nos autres applications de productivité fait en sorte qu'on peut véritablement personnaliser notre workflow et maximiser notre productivité.
L'intégration bidirectionnelle avec Google Agenda est particulièrement intéressante puisqu'elle nous permet de planifier notre emploi du temps sans avoir à retranscrire nos tâches dans une application de liste de tâche et vice-versa.

L'intégration à l'application PomoDone, quant à elle, nous permet de minuter le temps qu'on passe sur chaque tâche et de faire un suivi sur nos heures et statistiques de travail.

De plus, Todoist peut être intégrée à l'application Twist qui permet aux équipes de travail de communiquer plus efficacement. Grâce à l'intégration, on peut facilement attribuer des tâches dans Todoist à partir des messages et fils de conversations qui ont lieu sur Twist.

Finalement, l'intégration de Google Drive et Dropbox dans Todoist permet de partager des documents entre les utilisateurs et de les lier à des tâches à effectuer. Il s'agit d'une façon particulièrement efficace de s'assurer que tout le monde dans l'équipe de travail peut avoir accès facilement et rapidement aux fichiers nécessaires pour réaliser chaque tâche.