5 applications pour optimiser le travail collaboratif et la gestion de projets

5 applications pour optimiser le travail collaboratif et la gestion de projets

Imagine le scénario: tu as travaillé toute la semaine sur un document et tu es particulièrement fier du résultat (tu y as vraiment mis ton 200 %!).

Au moment de présenter le fruit de ton travail à ton patron, il pète carrément ta bulle en t’apprenant qu’un autre employé a déjà accompli la tâche et remis sa version du document la veille. Après t’avoir fixé en silence pendant un bon 15 secondes en arborant un air à mi-chemin entre l’incompréhension et la consternation, il te renvoie à ton bureau.

Gêne, déception, découragement, colère… Tu passes par toutes ces émotions en te rendant au bureau du collègue en question pour lui demander pour quelle raison il a cru bon faire ton travail à ta place!

“Quoi, tu n’as pas vu?” te répondit-il. “J’ai laissé un post-it sur ton bureau vendredi passé pour t’avertir que tu changeais de dossier et que je prenais le relais!”

Il va sans dire que tu n’avais définitivement pas vu le post-it, qui n’est pas resté à la vue sur ton bureau bien longtemps puisqu’un autre collègue est passé déposer une pile de documents par-dessus lundi matin.

Tu retournes à ton bureau en rageant intérieurement. “Non mais, y’as tu moyen qu’on accorde nos violons franchement! Pas moyen de faire un pas en avant sans en faire deux en arrière dans ce mautadit bureau...” te dis-tu à toi-même.   

...

Tu vois où je veux en venir?

Ces scénarios, où les tâches se font en double ou, au contraire “tombent entre les craques du divan” et ne sont pas attribuées, où les échéanciers ne sont pas respectés et où chacun écoute les consignes dans l’ignorance totale du plan de travail global, hé bien ces scénarios sont condamnés à se produire et à se répéter dans les milieux où les tâches ne sont pas adéquatement planifiées et où le travail est mal encadré.   

C’est irréaliste de s’attendre à atteindre un rendement optimal et bien coordonné dans une équipe où il n’y a aucun outil efficace mis en place pour la planification, la communication et le suivi du travail.

La bonne nouvelle est qu’il existe une façon très simple de régler ce cauchemar de bureau et travailler plus intelligemment: utiliser les outils les plus performants qui correspondent le mieux au besoin de l'équipe.

On a la chance incroyable d’avoir accès gratuitement (ou à des prix très abordables) à une multitude de logiciels et d’applications qui ont été conçus pour nous faciliter la vie et nous aider à être plus productifs, tant dans notre travail individuel que dans les projets collaboratifs.

L’importance d’utiliser les bons outils est un sujet abordé dans le livre Double ta valeur: accomplis plus, travaille moins et nous allons donc présenter quelques-unes de ces applications plus en détail dans cet article.

Que ce soit pour la communication, la gestion des tâches, l’organisation du travail ou le travail collaboratif, ces outils sont des solutions polyvalentes convenant tant aux travailleurs autonomes qu’aux petites, moyennes et plus grosses entreprises.


Asana

Asana est sans doute l'une des applications de collaboration les plus populaires et ce n'est pas un hasard. Il s'agit d'un outil incroyablement polyvalent qui convient à la majorité des équipes, petites ou grandes.

C’est une application particulièrement efficace pour la gestion et le suivi des tâches d’une équipe de travail.  

Par contre, il ne s’agit pas tout à fait d’un outil de gestion de projet puisque plusieurs fonctions incontournables sont absentes de la plateforme comme les diagrammes de Gantt ou encore le suivi du temps.

Toutefois, les intégrations disponibles font en sorte qu’on peut lier Asana à une impressionnante quantité d’applications tierces, comme Instagantt, Harvest, Time doctor, Zendesk, Evernote, Slack et plusieurs autres.

De plus, il s’agit de l’une des applications de ce genre offrant la version gratuite la plus complète; elle permet à jusqu'à 15 coéquipiers de créer des tâches et sous-tâches, des projets, des discussions et d'utiliser les intégrations de façon illimitée.

Bref, Asana est beaucoup plus qu’une simple application de listes de tâches, mais bien un outil de collaboration et de suivi du travail puissant et flexible qu’on peut facilement adapter selon nos besoins.

Disponible sur: Android, iOS, web-app, intégration Gmail et extension Chrome

Langues disponibles: français, anglais et allemand. 

Points forts 

  • Polyvalente et personnalisable
  • Très grand nombre d'intégrations disponibles pour lier Asana à nos autres applications
  • Très abordable 

Points faibles

  • Pas d'application de bureau (Windows ou Mac)
  • minus-circle
    On doit choisir entre la vue liste ou tableau pour chaque projet, pas de possibilité d'alterner

Forfaits disponibles

  • De base (Gratuit)
  • Premium (9,99$/membre/mois)
  • Entreprise (sur mesure) 

Todoist

ToDoist est d’abord et avant tout une application de gestion de listes de tâches, mais elle a la particularité de pouvoir être utilisée aussi bien par une personne seule que par une petite équipe de travail. Sa flexibilité et ses fonctionnalités font en sorte qu’on peut également la considérer comme un outil de collaboration efficace.

Elle est très intuitive, facile à utiliser et la version gratuite répond très bien aux besoins de base. Les versions premium et business offrent des options supplémentaires très intéressantes à un tarif avantageux.

L’une des caractéristiques les plus surprenantes de ToDoist est sa disponibilité sur plus de 10 plateformes, ce qui fait en sorte qu’on peut y accéder à peu près n’importe où et sur n’importe quel appareil.

Elle est compatible avec un grand nombre d’applications de productivité et peut être intégrée, entre autres, à PomoDoneApp, TimeCamp, Google Agenda, et Momentum  (voir toutes les intégrations) en plus d’être compatible avec Zapier, IFTTT et plusieurs autres applications d’automatisation. 

Mentionnons également que les développeurs de ToDoist ont lancé en 2017 une application de communication nommée Twist (semblable à Slack) qui facilite grandement les discussions d’équipe et permet d’ajouter des tâches sur ToDoist à partir des conversations.  

Disponible sur: Android (téléphone, tablette et Android Wear) iOS (iPhone, iPad et Apple Watch), Windows​​​​ 10, Windows 10 mobile, web-app, intégration Gmail, Outlook, Thunderbird et extension Chrome

Langues disponibles: anglais, français, chinois, espagnol, portugais, allemand, russe et dix autres langues.

Points forts 

  • Disponible sur un très grand nombre de plateformes
  • Possibilité d'attribuer des priorités aux tâches
  • Planification intuitive des tâches
  • Synchronisation bidirectionnelle et instantanée avec Google Agenda
  • Intuitif et facile d'utilisation
  • Très abordable 

Points faibles

  • La communication entre collaborateurs est limitée aux commentaires sur les tâches
  • Peu d'options pour le suivi du travail et la gestion de projets

Forfaits disponibles

  • De base (Gratuit)
  • Premium pour les particuliers (38,99$/année)
  • Business (38,99$/utilisateur/an)

Trello

Trello est une application qui est basée sur la création de tableaux utilisés dans la méthode kanban. Il s’agit d’une méthode de travail très visuelle qui offre une grande flexibilité.

L’application nous permet d’utiliser les tableaux autant pour planifier les tâches et en effectuer le suivi que faire un brainstorm et partager ses idées.

Trello a été optimisée pour faciliter la collaboration et est très simple à utiliser; il s’agit principalement de créer des listes contenant des cartes qu’on peut “glisser-déposer” dans une colonne ou encore d’une colonne à l’autre.

Elle est donc une application très performante pour utiliser la méthode kanban, mais n’offre pas vraiment d'options plus avancées pour la gestion de projets, le suivi du temps ou la discussion en équipe.

Toutefois, il est possible de lier Trello à d’autres applications de productivité selon nos besoins grâce aux intégrations.

Bref, Trello est à la fois une app très polyvalente et très restrictive qui peut convenir parfaitement à une équipe de travail et manquer cruellement d’options pour une autre. Le mieux est de l’essayer!

Disponible sur: Web app, Windows, Mac, Android, iOS

Langues disponibles: français, anglais, portugais, espagnol, allemand, italien et 15 autres langues.


Points forts

  • Plateforme conviviale et facile à utiliser 
  • Très visuelle 
  • Permet de nombreuses intégrations avec d'autres applications

Points faibles

  • Les discussions d'équipe sont limitées à des commentaires sur les "cartes"
  • Peu d'options de gestion de projets (pas de vue calendrier, de suivi du temps ou de diagramme de Gantt)

Forfaits disponibles

  • Gratuit (de base)
  • Business Class (9,99$/utilisateur/mois)
  • Enterprise (20,83$/utilisateur/mois)

Meistertask

MeisterTask est un outil de gestion de tâches et de collaboration utilisant la méthode Kanban.

Les différents forfaits proposés permettent d’utiliser la plupart des fonctions de l’application gratuitement et d’accéder à des options de gestion très intéressantes avec les versions payantes, comme des automatisations de workflow, des rapports/statistiques, la possibilité de faire un suivi du temps et de déterminer les rôles et permissions de l’équipe de travail.

Toutefois, ce qui rend MeisterTask véritablement unique, c’est la possibilité de la synchroniser avec MindMeister, une application de cartes mentales conçue par les mêmes développeurs. 

De cette façon, il est possible de combiner le mindmapping et les tableaux collaboratifs en créant et attribuant des tâches à même les points de la carte mentale.

MeisterTask propose également plusieurs autres intégrations avec quelques-unes des applications de productivité les plus populaires et est compatible avec Zapier et IFTTT.

Disponible sur: Android, iOS, Windows, Mac

Langues disponibles: français, anglais, allemand, espagnol, portugais et huit autres langues.


Points forts

  • Compatible avec MindMeister pour créer des tâches à partir de cartes mentales
  • Possibilité de faire un suivi du temps
  • plus-circle
    Plusieurs intégrations disponibles
  • plus-circle
    Interface simple et conviviale

Points faibles

  • Pas de vue calendrier disponible dans la version de base
  • Peu d'options de communication entre les membres de l'équipe

Forfaits disponibles

  • De base (gratuit) 
  • Pro (8,25$/utilisateur/mois)
  • Business (20,75$/utilisateur/mois)
  • check-circle
    Entreprise (sur mesure)

Wrike

Wrike est une app située à mi-chemin entre un logiciel de gestion de projet et une application collaborative de gestion de listes de tâches.

Il s’agit d’une solution adaptée pour répondre aux besoins de toutes les équipes de travail, petites et grandes.

Le tableau de bord est simple à opérer et n’est pas sans rappeler celui d’Asana dans la disposition des éléments. Toutefois, la version gratuite de Wrike est bien pâle en comparaison.  

Là où Wrike devient une application vraiment intéressante, c'est lorsqu’on utilise l'une des versions payantes. Elles donnent accès à des fonctionnalités très intéressantes, comme un calendrier, un diagramme de Gantt, des rapports et graphiques d'analyse de performance,  une fonctionnalité de relecture et d’approbation, le suivi des heures de travail, une extension Adobe Creative Cloud et le partage de jusqu’à 15GO de vidéos téléchargés par mois. Ces fonctionnalités sont disponibles à même la plateforme de Wrike, sans avoir à passer par la synchronisation d’applications tierces (comme c’est le cas avec Asana). La formation des employés pour l’utilisation de la plateforme est donc très simple et rapide.  

En somme, il s’agit d’un choix très intéressant pour les plus grandes équipes et les gestionnaires désirant effectuer un suivi du travail rigoureux et personnalisé.

Il ne s’agit pas de la plateforme la plus complète ou performante sur le marché, mais elle offre une solution robuste et polyvalente qu’on peut facilement adapter à nos besoins.

Disponible sur: Android, iOS, extension chrome, intégration Gmail et Outlook 

Langues disponibles: français, anglais, espagnol, allemand, italien et 6 autres langues.

Points forts

Points faibles

  • Version de base très restrictive (pas de vue calendrier, de sous-tâches ou de tableau de bord)
  • Moins intuitive que ses compétiteurs

Forfaits disponibles

  • De base (gratuit)
  • Professionnel (9,80$/utilisateur/mois)
  • Business (24,80$/utilisateur/mois)
  • Marketing (34,60$/utilisateur/mois)
  • Entreprise (sur mesure)

En résumé

Une mauvaise organisation dans la gestion des tâches et des projets peut mener à des résultats chaotiques qui sont catastrophiques pour notre productivité. 

Que l'on travaille seul ou en équipe, il est donc primordial d'utiliser les outils à notre disposition à leur plein potentiel. Heureusement pour nous, il existe désormais sur le marché une panoplie d'applications et de logiciels très performants pour nous permettre de gérer nos tâches efficacement et de faciliter la collaboration. Ces outils sont tous uniques et offrent différents avantages répondant aux différents besoins.

Il est donc très important de déterminer les besoins de l'équipe de travail avant d'arrêter son choix sur une application particulière. Puisque la majorité des applications offrent des versions gratuites ou des essais gratuits, il vaut mieux expérimenter un peu avant de prendre une décision. 

Asana, ToDoist, Trello, MeisterTask et Wrike sont cinq applications très performantes, flexibles, faciles à utiliser et abordables. Selon les forfaits choisis, elles peuvent répondre parfaitement à tous les besoins, que ce soit ceux d'un individu seul désirant mieux s'organiser, d'une petite équipe de travail ou d'un bureau regroupant des dizaines de collègues.       

Pour bien choisir l'application à utiliser et prendre une décision éclairée, commencez par vous poser les questions suivantes:

  • Combien de personnes utiliseront cette plateforme ?
  • Quel est le budget de l'entreprise pour un logiciel / une application de gestion du travail ?
  • Quelles sont les applications que nous utilisons présentement ? (suivi des heures, courriels, service à la clientèle, collaboration sur les documents, communication d'équipe, etc.)
  • Les applications présentées dans cet article proposent-elles des intégrations avec les applications que nous utilisons déjà?
  • Prévoyons-nous bientôt faire une mise à jour des applications utilisées présentement ou changer nos méthodes de travail?
  • Utilisons-nous présentement un service de sauvegarde sur le cloud? (Google Drive, Dropbox, OneDrive, etc.)

Si, à la lumière des réponses à ces questions, vous réalisez que vous avez besoin d'une plateforme différente, plus robuste ou offrant plus d'options que celles proposées dans cet article, je vous invite à jeter un coup d'oeil aux applications suivantes:


QUI EST Mélodie Lambert?

Mes compétences sont issues d’un parcours académique multidisciplinaire et d’un cheminement professionnel qui m’a permis de me diversifier encore davantage. Je sais donc porter plusieurs chapeaux! Formée en arts visuels, en littérature et écriture journalistique, en communications, en conservation archivistique ainsi qu’en histoire, j’ai occupé au fil du temps des fonctions dans les domaines de la photographie, du tourisme, de la recherche et rédaction historique, de l’édition papier et numérique, de la documentation et de l’infographie. Mon attrait pour l’univers numérique et le domaine du commerce m’a poussée à faire mes premiers pas dans le domaine de la vente en ligne et de la création de sites web en 2015. Je développe depuis des aptitudes variées dans le domaine du marketing web, du commerce électronique et des outils numériques.

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