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5 applications pour optimiser le travail collaboratif et la gestion de projets

Imagine le scénario: tu as travaillé toute la semaine sur un document et tu es particulièrement fier du résultat (tu y as vraiment mis ton 200 %!).

Au moment de présenter le fruit de ton travail à ton patron, il pète carrément ta bulle en t’apprenant qu’un autre employé a déjà accompli la tâche et remis sa version du document la veille. Après t’avoir fixé en silence pendant un bon 15 secondes en arborant un air à mi-chemin entre l’incompréhension et la consternation, il te renvoie à ton bureau.

Gêne, déception, découragement, colère… Tu passes par toutes ces émotions en te rendant au bureau du collègue en question pour lui demander pour quelle raison il a cru bon faire ton travail à ta place!

“Quoi, tu n’as pas vu?” te répondit-il. “J’ai laissé un post-it sur ton bureau vendredi passé pour t’avertir que tu changeais de dossier et que je prenais le relais!”

Il va sans dire que tu n’avais définitivement pas vu le post-it, qui n’est pas resté à la vue sur ton bureau bien longtemps puisqu’un autre collègue est passé déposer une pile de documents par-dessus lundi matin.

Tu retournes à ton bureau en rageant intérieurement. “Non mais, y’as tu moyen qu’on accorde nos violons franchement! Pas moyen de faire un pas en avant sans en faire deux en arrière dans ce mautadit bureau...” te dis-tu à toi-même.   

...

Tu vois où je veux en venir?

Ces scénarios, où les tâches se font en double ou, au contraire “tombent entre les craques du divan” et ne sont pas attribuées, où les échéanciers ne sont pas respectés et où chacun écoute les consignes dans l’ignorance totale du plan de travail global, hé bien ces scénarios sont condamnés à se produire et à se répéter dans les milieux où les tâches ne sont pas adéquatement planifiées et où le travail est mal encadré.   

C’est irréaliste de s’attendre à atteindre un rendement optimal et bien coordonné dans une équipe où il n’y a aucun outil efficace mis en place pour la planification, la communication et le suivi du travail.

La bonne nouvelle est qu’il existe une façon très simple de régler ce cauchemar de bureau et travailler plus intelligemment: utiliser les outils les plus performants qui correspondent le mieux au besoin de l'équipe.

On a la chance incroyable d’avoir accès gratuitement (ou à des prix très abordables) à une multitude de logiciels et d’applications qui ont été conçus pour nous faciliter la vie et nous aider à être plus productifs, tant dans notre travail individuel que dans les projets collaboratifs.

L’importance d’utiliser les bons outils est un sujet abordé dans le livre Double ta valeur: accomplis plus, travaille moins et nous allons donc présenter quelques-unes de ces applications plus en détail dans cet article.

Que ce soit pour la communication, la gestion des tâches, l’organisation du travail ou le travail collaboratif, ces outils sont des solutions polyvalentes convenant tant aux travailleurs autonomes qu’aux petites, moyennes et plus grosses entreprises.


Asana

Asana est sans doute l'une des applications de collaboration les plus populaires et ce n'est pas un hasard. Il s'agit d'un outil incroyablement polyvalent qui convient à la majorité des équipes, petites ou grandes.

C’est une application particulièrement efficace pour la gestion et le suivi des tâches d’une équipe de travail.  

Par contre, il ne s’agit pas tout à fait d’un outil de gestion de projet puisque plusieurs fonctions incontournables sont absentes de la plateforme comme les diagrammes de Gantt ou encore le suivi du temps.

Toutefois, les intégrations disponibles font en sorte qu’on peut lier Asana à une impressionnante quantité d’applications tierces, comme Instagantt, Harvest, Time doctor, Zendesk, Evernote, Slack et plusieurs autres.

De plus, il s’agit de l’une des applications de ce genre offrant la version gratuite la plus complète; elle permet à jusqu'à 15 coéquipiers de créer des tâches et sous-tâches, des projets, des discussions et d'utiliser les intégrations de façon illimitée.

Bref, Asana est beaucoup plus qu’une simple application de listes de tâches, mais bien un outil de collaboration et de suivi du travail puissant et flexible qu’on peut facilement adapter selon nos besoins.

Disponible sur: Android, iOS, web-app, intégration Gmail et extension Chrome

Langues disponibles: français, anglais et allemand. 

Points forts 

  • Polyvalente et personnalisable
  • Très grand nombre d'intégrations disponibles pour lier Asana à nos autres applications
  • Très abordable 

Points faibles

  • Pas d'application de bureau (Windows ou Mac)
  • minus-circle
    On doit choisir entre la vue liste ou tableau pour chaque projet, pas de possibilité d'alterner

Forfaits disponibles

  • De base (Gratuit)
  • Premium (9,99$/membre/mois)
  • Entreprise (sur mesure) 

Todoist

ToDoist est d’abord et avant tout une application de gestion de listes de tâches, mais elle a la particularité de pouvoir être utilisée aussi bien par une personne seule que par une petite équipe de travail. Sa flexibilité et ses fonctionnalités font en sorte qu’on peut également la considérer comme un outil de collaboration efficace.

Elle est très intuitive, facile à utiliser et la version gratuite répond très bien aux besoins de base. Les versions premium et business offrent des options supplémentaires très intéressantes à un tarif avantageux.

L’une des caractéristiques les plus surprenantes de ToDoist est sa disponibilité sur plus de 10 plateformes, ce qui fait en sorte qu’on peut y accéder à peu près n’importe où et sur n’importe quel appareil.

Elle est compatible avec un grand nombre d’applications de productivité et peut être intégrée, entre autres, à PomoDoneApp, TimeCamp, Google Agenda, et Momentum  (voir toutes les intégrations) en plus d’être compatible avec Zapier, IFTTT et plusieurs autres applications d’automatisation. 

Mentionnons également que les développeurs de ToDoist ont lancé en 2017 une application de communication nommée Twist (semblable à Slack) qui facilite grandement les discussions d’équipe et permet d’ajouter des tâches sur ToDoist à partir des conversations.  

Disponible sur: Android (téléphone, tablette et Android Wear) iOS (iPhone, iPad et Apple Watch), Windows​​​​ 10, Windows 10 mobile, web-app, intégration Gmail, Outlook, Thunderbird et extension Chrome

Langues disponibles: anglais, français, chinois, espagnol, portugais, allemand, russe et dix autres langues.

Points forts 

  • Disponible sur un très grand nombre de plateformes
  • Possibilité d'attribuer des priorités aux tâches
  • Planification intuitive des tâches
  • Synchronisation bidirectionnelle et instantanée avec Google Agenda
  • Intuitif et facile d'utilisation
  • Très abordable 

Points faibles

  • La communication entre collaborateurs est limitée aux commentaires sur les tâches
  • Peu d'options pour le suivi du travail et la gestion de projets

Forfaits disponibles

  • De base (Gratuit)
  • Premium pour les particuliers (38,99$/année)
  • Business (38,99$/utilisateur/an)

Trello

Trello est une application qui est basée sur la création de tableaux utilisés dans la méthode kanban. Il s’agit d’une méthode de travail très visuelle qui offre une grande flexibilité.

L’application nous permet d’utiliser les tableaux autant pour planifier les tâches et en effectuer le suivi que faire un brainstorm et partager ses idées.

Trello a été optimisée pour faciliter la collaboration et est très simple à utiliser; il s’agit principalement de créer des listes contenant des cartes qu’on peut “glisser-déposer” dans une colonne ou encore d’une colonne à l’autre.

Elle est donc une application très performante pour utiliser la méthode kanban, mais n’offre pas vraiment d'options plus avancées pour la gestion de projets, le suivi du temps ou la discussion en équipe.

Toutefois, il est possible de lier Trello à d’autres applications de productivité selon nos besoins grâce aux intégrations.

Bref, Trello est à la fois une app très polyvalente et très restrictive qui peut convenir parfaitement à une équipe de travail et manquer cruellement d’options pour une autre. Le mieux est de l’essayer!

Disponible sur: Web app, Windows, Mac, Android, iOS

Langues disponibles: français, anglais, portugais, espagnol, allemand, italien et 15 autres langues.


Points forts

  • Plateforme conviviale et facile à utiliser 
  • Très visuelle 
  • Permet de nombreuses intégrations avec d'autres applications

Points faibles

  • Les discussions d'équipe sont limitées à des commentaires sur les "cartes"
  • Peu d'options de gestion de projets (pas de vue calendrier, de suivi du temps ou de diagramme de Gantt)

Forfaits disponibles

  • Gratuit (de base)
  • Business Class (9,99$/utilisateur/mois)
  • Enterprise (20,83$/utilisateur/mois)

Meistertask

MeisterTask est un outil de gestion de tâches et de collaboration utilisant la méthode Kanban.

Les différents forfaits proposés permettent d’utiliser la plupart des fonctions de l’application gratuitement et d’accéder à des options de gestion très intéressantes avec les versions payantes, comme des automatisations de workflow, des rapports/statistiques, la possibilité de faire un suivi du temps et de déterminer les rôles et permissions de l’équipe de travail.

Toutefois, ce qui rend MeisterTask véritablement unique, c’est la possibilité de la synchroniser avec MindMeister, une application de cartes mentales conçue par les mêmes développeurs. 

De cette façon, il est possible de combiner le mindmapping et les tableaux collaboratifs en créant et attribuant des tâches à même les points de la carte mentale.

MeisterTask propose également plusieurs autres intégrations avec quelques-unes des applications de productivité les plus populaires et est compatible avec Zapier et IFTTT.

Disponible sur: Android, iOS, Windows, Mac

Langues disponibles: français, anglais, allemand, espagnol, portugais et huit autres langues.


Points forts

  • Compatible avec MindMeister pour créer des tâches à partir de cartes mentales
  • Possibilité de faire un suivi du temps
  • plus-circle
    Plusieurs intégrations disponibles
  • plus-circle
    Interface simple et conviviale

Points faibles

  • Pas de vue calendrier disponible dans la version de base
  • Peu d'options de communication entre les membres de l'équipe

Forfaits disponibles

  • De base (gratuit) 
  • Pro (8,25$/utilisateur/mois)
  • Business (20,75$/utilisateur/mois)
  • check-circle
    Entreprise (sur mesure)

Wrike

Wrike est une app située à mi-chemin entre un logiciel de gestion de projet et une application collaborative de gestion de listes de tâches.

Il s’agit d’une solution adaptée pour répondre aux besoins de toutes les équipes de travail, petites et grandes.

Le tableau de bord est simple à opérer et n’est pas sans rappeler celui d’Asana dans la disposition des éléments. Toutefois, la version gratuite de Wrike est bien pâle en comparaison.  

Là où Wrike devient une application vraiment intéressante, c'est lorsqu’on utilise l'une des versions payantes. Elles donnent accès à des fonctionnalités très intéressantes, comme un calendrier, un diagramme de Gantt, des rapports et graphiques d'analyse de performance,  une fonctionnalité de relecture et d’approbation, le suivi des heures de travail, une extension Adobe Creative Cloud et le partage de jusqu’à 15GO de vidéos téléchargés par mois. Ces fonctionnalités sont disponibles à même la plateforme de Wrike, sans avoir à passer par la synchronisation d’applications tierces (comme c’est le cas avec Asana). La formation des employés pour l’utilisation de la plateforme est donc très simple et rapide.  

En somme, il s’agit d’un choix très intéressant pour les plus grandes équipes et les gestionnaires désirant effectuer un suivi du travail rigoureux et personnalisé.

Il ne s’agit pas de la plateforme la plus complète ou performante sur le marché, mais elle offre une solution robuste et polyvalente qu’on peut facilement adapter à nos besoins.

Disponible sur: Android, iOS, extension chrome, intégration Gmail et Outlook 

Langues disponibles: français, anglais, espagnol, allemand, italien et 6 autres langues.

Points forts

Points faibles

  • Version de base très restrictive (pas de vue calendrier, de sous-tâches ou de tableau de bord)
  • Moins intuitive que ses compétiteurs

Forfaits disponibles

  • De base (gratuit)
  • Professionnel (9,80$/utilisateur/mois)
  • Business (24,80$/utilisateur/mois)
  • Marketing (34,60$/utilisateur/mois)
  • Entreprise (sur mesure)

En résumé

Une mauvaise organisation dans la gestion des tâches et des projets peut mener à des résultats chaotiques qui sont catastrophiques pour notre productivité. 

Que l'on travaille seul ou en équipe, il est donc primordial d'utiliser les outils à notre disposition à leur plein potentiel. Heureusement pour nous, il existe désormais sur le marché une panoplie d'applications et de logiciels très performants pour nous permettre de gérer nos tâches efficacement et de faciliter la collaboration. Ces outils sont tous uniques et offrent différents avantages répondant aux différents besoins.

Il est donc très important de déterminer les besoins de l'équipe de travail avant d'arrêter son choix sur une application particulière. Puisque la majorité des applications offrent des versions gratuites ou des essais gratuits, il vaut mieux expérimenter un peu avant de prendre une décision. 

Asana, ToDoist, Trello, MeisterTask et Wrike sont cinq applications très performantes, flexibles, faciles à utiliser et abordables. Selon les forfaits choisis, elles peuvent répondre parfaitement à tous les besoins, que ce soit ceux d'un individu seul désirant mieux s'organiser, d'une petite équipe de travail ou d'un bureau regroupant des dizaines de collègues.       

Pour bien choisir l'application à utiliser et prendre une décision éclairée, commencez par vous poser les questions suivantes:

  • Combien de personnes utiliseront cette plateforme ?
  • Quel est le budget de l'entreprise pour un logiciel / une application de gestion du travail ?
  • Quelles sont les applications que nous utilisons présentement ? (suivi des heures, courriels, service à la clientèle, collaboration sur les documents, communication d'équipe, etc.)
  • Les applications présentées dans cet article proposent-elles des intégrations avec les applications que nous utilisons déjà?
  • Prévoyons-nous bientôt faire une mise à jour des applications utilisées présentement ou changer nos méthodes de travail?
  • Utilisons-nous présentement un service de sauvegarde sur le cloud? (Google Drive, Dropbox, OneDrive, etc.)

Si, à la lumière des réponses à ces questions, vous réalisez que vous avez besoin d'une plateforme différente, plus robuste ou offrant plus d'options que celles proposées dans cet article, je vous invite à jeter un coup d'oeil aux applications suivantes:


6 l'enregistrement sur le cloud

5 façons dont le cloud peut te faciliter la vie au travail

Si tu as été le moindrement attentif à ce qui s’est passé dans le monde des technologies au cours des 10 dernières années, tu as probablement déjà entendu parler de l’enregistrement dans le “nuage”, qu’on appelle aussi cloud pour les franglophones.

Peut-être que tu utilises déjà Dropbox pour partager des photos et des vidéos avec ta famille par exemple. Ou bien que l’appareil photo de ton smartphone se synchronise automatiquement avec Google Photo pour que tu puisses sauvegarder tes clichés et les importer rapidement sur ton ordinateur.

Malheureusement, le cloud est un outil qui demeure méconnu et sous-estimé de beaucoup d’entreprises.

Les grandes frustrations comme la perte de fichiers non sauvegardés, la nécessité de toujours tout transporter sur une clef USB ou travailler en équipe sur un même document (messages d’erreurs et doublons de fichiers à l’horizon!) sont facilement réglées et reléguées aux problèmes du passé en utilisant un service de stockage sur le cloud.

Plus précisément

Se servir du nuage, c’est un peu comme déposer son argent à la banque.

Je m’explique:

On pourrait mettre toute notre fortune dans des bas de laine sous notre matelas et risquer de tout perdre en cas de pépin (pas super brillant), ou faire affaire avec une entreprise spécialisée dans la gestion/conservation de la monnaie qui va l’entreposer pour nous en lieu sûr. Ce n’est pas un lieu qui nous appartient physiquement (comme le bon vieux bas de laine), mais un système est mis en place pour qu’on puisse avoir accès à notre argent à tout moment.

Même principe pour le cloud.

C’est comme si, au lieu de conserver nos fichiers sur un disque dur au bureau (l’équivalent du bas de laine) on déposait nos fichiers dans une “banque” (le serveur du cloud), qui sécurise leur entreposage et nous y donne accès par internet.

La vidéo ci-dessous présente un extrait d’une conférence que Steve Jobs a présentée en 1997.  Je t’invite à y jeter un coup d’oeil pour comprendre à quel point c’est une avancée technologique qui a été préparée longtemps et qui était attendue avec enthousiasme.

Monsieur Apple voyait le train arriver de loin. Il y a déjà 20 ans, il vantait les avantages pratiques que le cloud offrirait à “monsieur et madame tout le monde” le jour où elle serait plus accessible.

Bref, c’est maintenant chose faite et on serait bien fous de s’en passer!

Donc, que ce soit pour être utilisé avec tes coéquipiers ou simplement pour faciliter tes tâches quotidiennes, voilà les 5 principaux avantages de te servir du cloud au travail:

  1. Le partage des fichiers et la collaboration
  2. L’utilisation multiplateforme
  3. Les outils complémentaires
  4. Les intégrations et l’automatisation
  5. La sécurité des fichiers

1-Partage et collaboration

Tu as sûrement déjà été victime de la spirale infernale dans laquelle on est entraînés quand on travaille sur un document numérique en collaboration avec des collègues.

Peu importe le système qu’on adopte, on dirait qu’on se retrouve toujours avec des doublons de fichiers à n’en plus finir (résultat d’un échange interminable de différentes versions par courriel).

Et que dire du maudit pop-up “Erreur: le document que vous tentez d’ouvrir est déjà en cours d’exécution, etc., etc.” qui survient sans bonne raison quand le fichier est partagé sur un réseau de bureau! (Oui, tu hantes encore mes cauchemars Office 2003…).

Hé bien l’un des principaux avantages du cloud est de rendre possible le travail sur un seul et même fichier accessible par n’importe qui, n’importe où et n’importe quand. Certains services permettent aussi que les fichiers soient modifiés par plusieurs personnes en même temps et affichent les changements en temps réel.

Les applications de collaboration et stockage de la G Suite de Google Cloud (Docs, Sheets, Slides, Forms) par exemple, permettent également de sélectionner le type d’accès qu’on veut donner à certaines personnes: lecture seule, lecture/commentaires ou lecture/commentaires/modifications.

De cette façon, on peut facilement partager des documents sur lesquels on voudrait avoir des commentaires et des suggestions, ou simplement les faire réviser et corriger.

Finie l’époque du stylo rouge!   

2-Multiplateforme

Imagine que tu es chez toi, le weekend, en train d’écouter la nouvelle saison de House of Cards. Soudainement, Frank Underwood t’inspire pour une super idée que tu pourrais intégrer dans un document de travail.

Au lieu de l’écrire sur un bout de papier, de le perdre et te dire lundi matin au bureau “Il me semble que j’ai eu une idée en écoutant Netflix, c’était quoi déjà?”, tu peux accéder à tous tes dossiers à partir du PC dans le salon, de la tablette dans la cuisine ou même du téléphone dans tes poches et ajouter ton flash de génie directement dans le bon fichier.  

Pas d’intermédiaire, pas de perte de temps, et pas de perte d’idées!

Les services de nuages les plus populaires (dont Google Drive, Dropbox, One Drive, iCloud et Amazon Drive) offrent un service multiplateforme. Il suffit d’installer l’application sur un ordinateur Windows, un Mac, un iPhone, un iPad, une tablette ou un téléphone Android, de s’identifier et le tour est joué.

Dès que le périphérique détecte une connexion internet, il effectue la synchronisation pour qu’on puisse y retrouver tous nos fichiers.

3-Outils complémentaires

En plus d’héberger nos fichiers, certains services de nuages permettent l’utilisation d’outils complémentaires.

Google Drive (je mentionne encore une fois Google en exemple parce qu’à mon avis leur offre de cloud est parmi les plus polyvalentes et élaborées) permet de connecter des applications tierces à notre compte. Il y en a vraiment pour tous les goûts et tous les besoins: des apps de cartes mentales, de réalisation de diagrammes, de montage vidéo, de signatures électroniques, “en voulez-vous, en v’là”!

Ces applications peuvent donc complémenter la G Suite et proposent des outils adaptés et efficaces pour travailler plus intelligemment.

4-Intégrations et automatisation

Plusieurs logiciels et applications permettent d’intégrer des services de cloud pour faciliter le partage de documents. Asana par exemple, l’un des gestionnaires de tâches et de projets les mieux connus, propose l’intégration avec Dropbox, Box et Google Drive. Ça facilite donc énormément le suivi du travail avec les collègues.

Utiliser un cloud rend aussi possible l’automatisation de certaines tâches. Voilà quelques exemples qu’on peut configurer en utilisant le service IFTTT:

  • Backup automatique de tous nos contacts dans un fichier
  • Enregistrer automatiquement les captures d’écran dans un dossier
  • Sauvegarder automatiquement les pièces jointes reçues par courriel dans un dossier
  • Uploader automatiquement les photos d’un dossier précis du cloud dans Flickr, Instagram ou Pinterest
  • Télécharger automatiquement les pistes aimées sur SoundCloud dans un dossier
  • Faire un backup automatique des messages textes reçus
  • Faire un fichier qui se met à jour automatiquement avec tous les tweets qui mentionnent ton nom sur Twitter

Ce ne sont que quelques exemples parmi un nombre de possibilités presque incalculable.   

Les intégrations et automatisations peuvent donc nous faire gagner beaucoup de temps et nous aider à être plus efficaces.

5-Sécurité des fichiers

Peu importe qu’on sauvegarde nos documents numériques sur un disque à mémoire flash, un disque dur magnétique ou une clef USB, aucune de ces options n’est infaillible.

Si on n’est pas vigilant, le risque de perdre tous nos fichiers est bien réel. Imagine le scénario: tu travailles depuis trois mois sur le dossier de présentation d’un projet super important pour l’entreprise où tu travailles. Deux jours avant la date de remise, tu essaies d’ouvrir le fichier et une fenêtre pop-up t’annonce “Répertoire illisible ou endommagé”.

Je ne vois pas quel scénario serait plus contreproductif!

Heureusement, c’est le genre de chose qui ne risque pas d’arriver avec l’enregistrement sur le nuage. La plupart des grands fournisseurs de service cloud ont plusieurs centres de données situés à différents endroits, ce qui leur permet de conserver des backups des fichiers de leurs clients. De cette façon, si, par exemple, un tremblement de terre détruit l’un de leurs centres, les données sont en sécurité et encore accessibles à partir d’un autre.

C’est quand même recommandé de conserver plusieurs versions d’un fichier important, mais au moins tu ne perdras plus tes données à cause d’une clef USB qui a trop de vécu!

À lire aussi: 3 trucs pour ne plus courir le risque de perdre tous tes fichiers 

Pour ce qui est de la sécurité au niveau du piratage, le niveau de cryptage des données et la façon dont elles sont cryptées rendent le tout généralement plus sécuritaire que le stockage de fichiers dans le serveur de l’entreprise.

Je dis généralement, mais tout dépend bien sûr des ressources déployées et des technologies utilisées par les entreprises pour assurer la sécurité de leurs données. C’est très variable de l’une à l’autre. J’ose espérer que les serveurs de Desjardins sont mieux protégés que ceux d’un OSBL régional.

Enfin, il ne faut pas oublier que la sécurité offerte par les services de cloud a été mise en place par des entreprises spécialisées. Tout dépendant des besoins, certains, comme Amazon Web Services, permettent même à leurs clients de gérer le cryptage de leurs données s’ils le désirent. De cette façon, ils peuvent faire héberger leurs données à l’externe tout en étant les seuls à y avoir accès et gérer la sécurité des fichiers confidentiels comme ils le souhaitent.

Tout dépend donc de la nature de l’entreprise pour laquelle tu travailles, du niveau de confidentialité des données et de l’ampleur des ressources déployées par le département informatique pour sécuriser les données.

C’est généralement assez facile de déterminer si un niveau de sécurité supérieur à ceux qu’offrent les principaux services de cloud est réellement nécessaire et vaut la peine de se priver des nombreux avantages qu’offre l’utilisation du nuage.

Finalement

Les avantages d’utiliser le cloud pour nos tâches quotidiennes sont incontestables:

  • Ça nous permet de partager nos fichiers plus efficacement et de faciliter la collaboration.
  • L’utilisation en multiplateforme fait en sorte qu’on peut avoir accès à nos dossiers en tout temps et à n’importe quel endroit qui dispose d’une connexion internet.
  • Les outils complémentaires disponibles avec certains fournisseurs de services peuvent grandement faciliter notre travail au quotidien.
  • Les intégrations et l’automatisation peuvent nous faire gagner beaucoup de temps et nous permettre de travailler plus efficacement.
  • L’enregistrement sur le nuage nous procure la paix d’esprit quant à la sécurité de nos données qui ne risquent plus d’être perdues à cause d’un disque dur défectueux.

C’est donc un no-brainer, le nuage est définitivement un outil qui peut être déterminant pour améliorer ta productivité.

Prudence!

Toutefois, il faut quand même être prudent. Malgré la fiabilité du cloud, ce n’est pas une méthode de conservation parfaite; aucune n’est parfaite!

Déposer nos fichiers dans le nuage, c’est aussi accepter de ne plus avoir le contrôle sur leur conservation. Ça arrive rarement, mais ce n’est pas impossible que notre compte soit bloqué et qu’on ne puisse plus accéder à nos données si on enfreint les politiques d’utilisation (ce qui peut arriver sans même qu’on s’en rende compte) des entreprises à qui on décide de faire confiance. On n’est pas non plus à l’abri d’un problème technique au niveau des serveurs (c’est déjà arrivé à Google par le passé).     

Donc, si tu tiens absolument à conserver tes documents sur un seul support, je te conseille d’abandonner l’informatique et de les graver dans la pierre. C’est la façon la plus efficace de t’assurer qu’ils passeront l’épreuve du temps.

Sinon, la méthode la plus sécuritaire est la dispersion des documents. Autrement dit, conserve des copies de tes documents importants à deux ou trois endroits. Par exemple, tu peux conserver une copie dans le cloud, une copie sur un disque dans ton ordinateur et une autre dans un disque externe entreposé à un autre endroit que ton ordinateur. Tu peux aussi faire imprimer certains documents et les ranger dans un classeur pour être vraiment, vraiment safe!

Comme ça, en cas de bogue de l’an 2 000 en retard ou d’incendie à ton lieu de travail, tu pourras retrouver tes dossiers à au moins l’un de ces endroits.

Un employé averti en vaut deux!

Alors, sois prudent, mais ne te prive pas des avantages du cloud. Il ne reste maintenant qu’à choisir le service qui convient le mieux à tes besoins…

À lire aussi: Google Drive, OneDrive ou Dropbox: quel est le meilleur nuage?