8 trucs simples pour être plus productif!

8 trucs simples pour être plus productif

Comment aménager un bureau qui favorise la productivité.

Partie 2 : → Lire la 1re partie

L’importance d’un espace de travail optimal

L’un des gros problèmes quand on aménage un bureau est qu’on a tendance à ne penser qu’aux fournitures utilitaires de base. On installe un PC de bureau, une imprimante Wi-Fi, un beau petit kit clavier/souris et on pense qu’on est en affaires.

Évidemment, les fournitures de bureau sont indispensables, mais c’est loin d’être suffisant! Pour être au top de notre performance, il faut aussi un espace de travail agréable.

C’est prouvé: le bien-être d’un employé est directement lié à sa productivité au travail. Toutes les études réalisées sur le sujet pointent vers cette conclusion.

On ne peut évidemment pas contrôler tous les éléments qui affectent notre bien-être au travail, mais il y en a deux sur lesquels on a une certaine marge de manœuvre: le confort physique et la perception visuelle de l’espace (une des variables du confort psychologique). En pratique, ça veut simplement dire que ton matériel de bureau doit être adapté et ergonomique et que l’allure de ton environnement de travail doit te mettre dans un état d’esprit propice au rendement.

Bien sûr, les milieux de travail ne se ressemblent pas tous et il se peut que tes possibilités soient très limitées pour personnaliser ton espace. Jette quand même un coup d’oeil aux suggestions suivantes et vois ce qui pourrait s’appliquer à ta situation pour te ravigoter le bien-être et t’aider à être plus productif.

Confort physique

D’abord, voyons de quelles façons tu peux apporter des changements pour améliorer ton confort physique au travail.

La bonne position de l’écran 

Si ton écran d’ordinateur est mal positionné, sois assuré que ça va finir par nuire à ta productivité. S’il est placé trop haut, la position dans laquelle ça t’oblige à travailler va nuire à ta posture et finir par te causer des maux de dos, de cou ou d’épaules. S’il est trop près, alors c’est la fatigue oculaire qui se met de la partie. Tu pourrais ressentir des symptômes comme avoir les yeux secs qui brûlent, des maux de tête ou encore des troubles de la vue.

Tu dois considérer deux facteurs pour savoir si ton moniteur est bien positionné: l’angle de vision et la distance de l’écran.

Pour ce faire, assieds-toi d’abord confortablement sur ta chaise de bureau en position de travail et garde le dos droit de la façon la plus naturelle possible. Ensuite, imagine une ligne bien droite qui part de tes yeux et qui se termine sur ton moniteur d’ordinateur. Il s’agit de ta ligne d’horizon. Idéalement, il faudrait que le dessus de ton écran d’ordinateur ne soit pas plus haut que cette ligne à la hauteur de tes yeux.

Je n’entrerai pas dans les détails, mais il est important que tu saches qu’il est plus fatigant d’avoir à regarder au-dessus de la ligne d’horizon qu’en dessous, donc un écran un peu trop haut est pire qu’un écran un peu trop bas. Une mauvaise idée serait, par exemple, de jucher l’écran sur le dessus de l’ordinateur (comme c’est souvent le cas avec les ordinateurs de type mini PC) ou sur une tablette surélevée.

Ensuite, assure-toi que ton écran soit à la bonne distance. S’il est trop proche, les muscles de tes yeux vont passer leur temps à forcer pour permettre l’accommodation (mise au point) et la convergence (l’effet « yeux cross side » qui se produit quand tu regardes quelque chose de trop près). S’il est trop loin, alors tu vas avoir du mal à bien discerner ce qu’il y a à l’écran.

Il faut donc que tu t’assures de bien voir, mais en n’étant pas assez proche pour développer de la fatigue oculaire.

Plus ton écran est grand, plus il devrait être éloigné. En fait, si ton écran est plus grand qu’un 19 po, il faudrait qu’il soit entre 60 et 90 cm de tes yeux (24 à 35 po environ). Fais ce petit test: assieds-toi en position de travail et allonge le bras. Si tu peux toucher à l’écran, il est probablement trop près et les chances sont assez élevées que tu développes des symptômes de fatigue oculaire. Si tu as du mal à bien voir ce qui se trouve sur l’écran quand il est à la bonne distance, il faut plutôt grossir la taille des polices que rapprocher l’écran.

La position de l'écran d'ordinateur doit être adéquate et ergonomique pour favoriser la productivité

Source: UQO

Debout ou assis?

Tu as sûrement déjà entendu parler des bureaux ajustables, les sit/stand desks, pour pouvoir alterner entre les positions de travail debout et assises. C’est super tendance en ce moment, et c’est devenu assez abordable et facile à trouver (clique ici pour voir mon top 8 des sit/stand desks). Ce n’est pas devenu une mode pour rien! Ça répond à une problématique qui est pointée du doigt assez sévèrement ces temps-ci: la sédentarité. Il n’y a pas si longtemps, on était loin de se douter à quel point c’était un problème. Selon l’OMS (organisation mondiale de la santé), la sédentarité est liée, à différents niveaux, à l’obésité, au diabète, aux maladies cardiovasculaires, à certains cancers, à l’ostéoporose, à la dépression,  “en veux tu en v’la”!

Évidemment, être en meilleure santé possible, c’est un peu la base pour pouvoir être efficace et productif au travail. Donc, si c’est possible pour toi, pourquoi ne pas essayer d’adapter ton mobilier pour pouvoir travailler debout de temps en temps? En plus de t’aider à atteindre le niveau d’activité recommandé par l’OMS, tu auras à long terme une meilleure posture, tes journées seront plus productives parce que tu seras plus alerte (difficile de “dormir sur la switch” quand tu as pris l’habitude de ne pas être immobile trop longtemps) et tu dormiras probablement mieux (un problème de posture peut te gâcher le sommeil assez vite).

Pour t’assurer que ton bureau en position debout est à la bonne hauteur pour conserver une bonne posture, élève la surface de travail jusqu’à la hauteur de tes coudes. De cette façon, tes bras seront pliés pour former un angle de 90 degrés lorsque tu atteins le clavier.

Si tu travailles avec un ordinateur portable, il se vend des petits supports pliables qui peuvent te permettre une configuration debout/assise, ce qui est une bonne alternative si tu ne veux ou ne peux pas changer ton bureau. C’est même pliable pour que tu puisses donner à ton écran l’angle que tu veux, ce qui est assez pratique pour le confort visuel.

Si tu adoptes la position de travail debout, assure-toi de toujours avoir une paire de souliers confortables à portée de main. Ce serait une bonne idée d’en laisser une paire au bureau. Aussi, n’oublie pas de garder une chaise à proximité pour pouvoir t’asseoir et te reposer les pieds de temps en temps. Le noeud du problème c’est la sédentarité (ne pas bouger assez), donc rester debout sans bouger toute la journée peut t’occasionner d’autres types de problèmes et ce n’est pas vraiment mieux!

Côté efficacité au travail, il est toutefois préférable de profiter des périodes assises pour réaliser les tâches qui font appel à la motricité fine (travail manuel de précision, de minutie et de détail) et de faire les tâches qui demandent moins de concentration comme de la lecture ou répondre aux courriels pendant les périodes debout.

Dans le cas où ce n’est pas possible pour toi de travailler debout, porte une attention particulière à ta chaise et à ta posture de travail. Si tu passes ton temps à changer de position, à t’étirer à cause de douleurs et à essayer d’ajuster ta chaise, tu ne pourras pas te concentrer sur ton travail et être productif bien longtemps. Vérifie ces 3 points pour que ta position de travail soit plus ergonomique et confortable:

  1. Ajuste la hauteur de ta chaise pour que tes pieds touchent par terre et que tes genoux soient pliés dans un angle de 90 degrés. Si tu es de petite taille et que ta chaise ne descend pas plus bas, mets un repose-pied sous ton bureau (ça fait toute la différence, je parle par expérience du haut de mes 5 pieds 1!).
  2. Si ta chaise n’a pas de support adéquat pour le bas du dos, utilise un coussin ou un support lombaire.
  3. Si tu peux ajuster l’angle de ta chaise, incline-la très légèrement et verrouille-la dans cette position. Ça va réduire la pression sur le bas de ton dos. Une étude indique même que la position assise idéale pour limiter la charge sur la colonne vertébrale serait d’incliner le dossier à 135 degrés!

Que ce soit en position debout ou assise, essaie de ne pas rester immobile trop longtemps. Berce-toi sur ta chaise, dandine-toi et tape du pied au son d’une musique rythmée (si ton emploi te le permet), va marcher un peu pendant tes pauses: bref, fais le contraire de ce que te disais ta prof de troisième année et ne reste pas assis tranquillement sur ta chaise toute la journée!

Un éclairage adéquat

Les différents types d’éclairage peuvent te mettre dans différents moods. Si tu as le contrôle là-dessus, il serait peut-être bon de changer quelques ampoules. Si la nature de ton travail fait appel à ton côté créatif (création de contenu visuel, rédaction, etc.), ce serait préférable d’avoir un éclairage doux et plutôt tamisé. Mais si tu travailles à des tâches routinières qui te demandent d’être alerte et très concentré (par exemple de la saisie de données), il faut plutôt avoir un éclairage très lumineux.

Dans tous les cas, privilégie la lumière naturelle et les ampoules avec une lumière “blanc doux” ou de type “lumière du jour”, c’est moins agressant que la lumière bleutée des ampoules “blanc froid”.

Tranche de vie: tu n’as pas idée du nombre de fois où on m’a demandé par le passé: “Tu travailles dans le noir? Pourquoi tu n’allumes pas la lumière?!”

La réponse qui me brûlait les lèvres était : “La lumière, c’est une série de néons de garage juste au-dessus de ma tête, ça me rend distraite et agressive. Laissez-moi tranquille avec ma lampe de lecture à clip des années 80!”

Ni trop chaud, ni trop froid 

Plusieurs études ont été menées sur le lien entre la température ambiante d’un bureau et la productivité de ses employés. Les résultats démontrent qu’un environnement de travail trop froid ou trop chaud a un impact assez énorme sur la productivité.

Par exemple, l’une de ces études constate qu’au-delà de 33 degrés Celsius, la productivité chute de 85 %! Attention par contre, un lieu de travail trop froid n’est pas avantageux non plus. La plupart des bureaux maintiennent la température ambiante entre 18 et 20 degrés Celsius. Une autre étude, réalisée par le laboratoire des facteurs humains et de l’ergonomie de l’Université Cornell, pointe vers la conclusion que ce serait un peu trop froid. En faisant passer la température de 20 à 25 degrés, les résultats ont été surprenants: les employés étaient tellement productifs que les employeurs économisaient en moyenne 2 $/heure pour chaque employé!

Bonne nouvelle pour les frileux: la température idéale pour maximiser la productivité se situerait donc, selon ces études, entre 22 et 25 degrés Celsius (Les Universités Helsinki et Berkeley recommandent 22 et l’Université Cornell 25). Grosso modo, cette variation dans la “température idéale” est due au fait qu’il faut aussi considérer le taux d’humidité, la vitesse de changement d’air des pièces et, bien sûr, le métabolisme des gens.

Si tu as un contrôle sur le thermostat de ton bureau, tu sais donc ce qui te reste à faire. Si ce n’est pas le cas, tu pourrais peut-être apporter une petite unité de chauffage, ou une couverture à ton bureau pour les jours où il fait trop froid. Pendant l’été, apporte un ventilateur portatif pour t’aider à te rafraîchir si la climatisation du bureau n’est pas efficace.

Couper les bruits 

Le bruit peut aussi être un facteur qui nuit à la productivité au travail. Ça peut être un coéquipier qui a un peu trop de jasette, ou juste le bruit ambiant des gens qui parlent au téléphone, des photocopieurs, des cliquetis de claviers, etc. En plus de te déconcentrer, ça peut augmenter ton niveau de stress et te rendre moins efficace à la tâche. Laisse une paire d’écouteurs qui coupent le bruit à ton bureau. Comme ça, tu vas pouvoir te concentrer sur ton travail en écoutant une musique d’ambiance et les gens vont avoir moins tendance à venir te parler si ce n’est pas vraiment nécessaire.

Une fringale?

J’imagine que je ne suis pas la seule à me transformer en harpie quand j’ai faim (je l’espère en tout cas…). Dès que l’estomac se met à gronder, le cerveau a du mal à se concentrer et la productivité descend en flèche.

Je te donne un petit truc: réserve un tiroir (ou une petite boîte sur ton bureau) pour des snacks non périssables dans lesquels tu pourras piger quand tu as une fringale. Une barre de chocolat noir, un ziploc de craquelins santé ou une poignée de noix mélangées et de fruits séchés et tu es en business!

Assure toi aussi d’être bien hydraté. Garde une bouteille (en verre ou inox de préférence) à ton bureau pour pouvoir la remplir d’eau plusieurs fois chaque jour. Si tu as accès à de l’eau bouillante, tu peux aussi garder quelques poches de thés fancys dans ton tiroir à snacks pour faire changement!

La perception visuelle de l’espace

Prendre plaisir à travailler dans un lieu qu’on trouve agréable et esthétique, c’est un détail qui peut faire la différence entre arriver à la job en dansant le Jitterbug ou rentrer au travail à reculons en se lamentant. Si tu apprécies ton environnement de travail, tu vas développer plus facilement un sentiment d’appartenance envers l’entreprise pour laquelle tu travailles, être plus motivé et donc plus productif. Une étude de l’Université d’Exeter indique même que personnaliser son bureau peut augmenter la productivité de 32%!

“L’enthousiasme est à la base de tout progrès” -Henry Ford

Il y a évidemment des limites à ce qu’on puisse changer l’allure des pièces où on travaille. On aimerait tous un grand bureau avec des fenêtres pleine hauteur, oeuvres d’art et ascenseur privé, mais ça risque d’être un peu trop demandé. Voilà plutôt quelques tweaks que tu peux probablement appliquer à ton bureau à peu de frais pour le rendre plus agréable à l’oeil.

Un peu de déco

Pas besoin de changer le décor de A à Z pour ressentir l’excitation de la nouveauté. Si ton espace de travail est dominé par des teintes neutres (gris, beige, blanc…), apporte un petit objet décoratif qui ajoutera un “pop” de couleur à ton bureau. Ça peut être un pot à crayon original, un cadre à photo, une petite sculpture ou n’importe quel autre objet déco qui te procure l’effet “wow” quand tu le regardes et qui te procure un petit boost de bonne humeur.

Peut-être qu’il serait même possible de repeindre l’un des murs du bureau? Que ce soit pour un mur ou un bibelot, porte attention au coloris que tu choisis pour égayer ton espace. Il existe toute une science derrière la philosophie des couleurs. Il paraîtrait quelles ont une influence nos émotions et notre humeur.

Tu trouveras ci-dessous quelques choix de couleur et les effets qu’ils peuvent avoir sur notre état d’esprit:

Le bleu: cette couleur est associée à la détente et la tranquillité. Elle est idéale dans un lieu où on veut favoriser la relaxation. Le bleu foncé aurait même des effets sédatifs. C’est donc une couleur à éviter pour un bureau de travail!

Vert: cette couleur rappelle la nature et favorise l’harmonie et la paix d’esprit. Dans ses déclinaisons plus vives comme le vert lime, elle est stimulante et suscite la joie. C’est la couleur idéale à retrouver dans une salle de pause ou un salon des employés.

Le jaune: lumineux et ensoleillé, le jaune favorise la bonne humeur et stimule l’intellect. Elle améliorerait même le sens de l’organisation, la concentration et la mémoire. C’est la couleur tout indiquée dans un bureau ou un endroit où se tiennent des réunions d’équipe, car on l’associe aussi à l’expression, au bon jugement, à la prise de décision, et à la compréhension et l’assimilation d’idées et de points de vue. Attention toutefois, il faut y aller mollo et ne pas abuser, car elle pourrait être trop stimulante et littéralement “taper sur les nerfs”. Ce serait une bonne idée de peindre un seul mur avec cette couleur d’accent, ou bien de l’utiliser sur une partie du mobilier ou de la décoration.

Orange: cette couleur a aussi sa place dans un bureau car elle est bénéfique pour l’estime de soi et a la particularité de favoriser la bonne humeur à un point tel qu’elle pourrait même aider à lutter contre la dépression.

Le rouge: Couleur chaleureuse qui stimule la circulation sanguine, elle inspire le courage, la confiance en soi et la détermination. Comme le jaune toutefois, attention à ne pas l’utiliser en grande quantité, car elle peut devenir irritante et même favoriser les accès de colère. Elle convient particulièrement aux pièces où il y a beaucoup de mouvement et d’activité, comme le hall d’entrée par exemple, ou avec parcimonie dans un bureau.

Violet: cette couleur convient particulièrement aux gens qui ont tendance à être anxieux ou obsessionnels, car elle aurait des propriétés calmantes qui favorisent l’équilibre de l’esprit. Elle aurait aussi une influence bénéfique sur le sens artistique, car elle stimule la créativité, l’intuition, la sensibilité et favorise les réflexions idéologiques. Elle convient donc aux espaces de travail tels que les studios d’artistes ou autres lieux de création (musicale, littéraire, etc.).

Une plante de bureau

Je sais, une plante de bureau c’est un peu kitch. Tu devrais quand même en avoir une. Pourquoi? Parce que plusieurs recherches, dont celle menée par l’Université d’Exeter, démontrent qu’ajouter des plantes dans un bureau peut contribuer à augmenter le bien-être des employés jusqu’à 47 % et leur productivité de 15% et plus. Sérieusement.

C’est principalement dû à un effet psychologique. Le simple fait de voir de la verdure peut calmer l’anxiété, réduire le déficit d’attention et stimuler la mémoire.

Une plante de bureau a un effet positif sur l'état d'esprit d'un employé et augmente sa productivité Plusieurs plantes ont aussi des caractéristiques dépolluantes, comme l’aloe vera, l’areca, l’arbre à caoutchouc et plusieurs espèces de figuiers. Personnellement, tant que ce n’est pas une plante “araignée” (j’ai atteint mon quota dans les années 90), je trouve que c’est aussi très joli, alors pourquoi pas!

Conclusion

Tu peux donc commencer dès aujourd’hui à apporter des changements à l’aménagement de ton bureau afin d’optimiser ta productivité. Ne t’attends pas, toutefois, à doubler ta productivité du jour au lendemain. Chaque personne est unique donc l’aménagement de chaque bureau doit être réfléchi en fonction de la personne qui y travaille pour être vraiment optimal. Certains trucs sont bénéfiques pour tous, tandis que d’autres fonctionneront mieux avec certaines personnes et pas du tout chez d’autres. Il va falloir que tu fasses des tests, des changements et des ajustements pour que ton environnement de travail évolue et devienne de plus en plus ergonomique pour te permettre d’optimiser ta productivité.

Certaines améliorations sont plus facilement mesurables, comme ce qui te permet de gagner du temps par exemple. Mais d’autres changements, principalement ceux liés au confort, sont plus difficiles à évaluer et quantifier sur ton rendement. Les symptômes liés à l’inconfort au travail sont sneaky et se développent sur le long terme. On va souvent blâmer d’autres causes comme la fatigue ou le stress, quand de simples changements au niveau de ton confort physique seraient suffisants.

Bref, selon la nature de ton emploi et l’aménagement actuel de ton environnement de travail, essaie d’appliquer le principe d’ergonomie à ce qui t’entoure au bureau. Ça peut s’appliquer à ton mobilier comme ton écran d’ordinateur, ton bureau et ta chaise de travail. Tu peux aussi essayer de contrôler certains facteurs ambiants comme l’éclairage, la température et le bruit. Enfin, personnalise l’apparence de ton bureau en le décorant d’objets originaux ou de décoration colorée et termine en ajoutant un peu de verdure.

Au final, un bureau efficace dans lequel il est agréable de travailler peut faire toute la différence sur ta productivité. Alors chop chop! Commence dès aujourd’hui par un petit brainstorm: quels sont les aspects de ton bureau que tu pourrais améliorer?

QUI EST Mélodie Lambert?

Mes compétences sont issues d’un parcours académique multidisciplinaire et d’un cheminement professionnel qui m’a permis de me diversifier encore davantage. Je sais donc porter plusieurs chapeaux! Formée en arts visuels, en littérature et écriture journalistique, en communications, en conservation archivistique ainsi qu’en histoire, j’ai occupé au fil du temps des fonctions dans les domaines de la photographie, du tourisme, de la recherche et rédaction historique, de l’édition papier et numérique, de la documentation et de l’infographie. Mon attrait pour l’univers numérique et le domaine du commerce m’a poussée à faire mes premiers pas dans le domaine de la vente en ligne et de la création de sites web en 2015. Je développe depuis des aptitudes variées dans le domaine du marketing web, du commerce électronique et des outils numériques.

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