2x ta productivité en modifiant ton milieu de travail!
On sous-estime trop souvent l'impact de notre espace de travail sur notre productivité. Que ce soit dans un grand bureau vitré au 50e étage d'une tour ou dans un petit local en préfini stripé bois, l'endroit où on travaille est souvent aménagé "sur le tas " et pas vraiment réfléchi pour optimiser notre rendement.
Pourtant, l'aménagement d'un bureau a littéralement le pouvoir de booster ou de tuer la productivité!
Résultat: on finit par passer autant de temps à être distraits qu'à être productifs, on perd des trucs, on cherche des trucs, on est inconfortables, de mauvaise humeur et à travers tout ça on perd un temps fou!
La bonne nouvelle, c'est que tu n'as pas besoin de tout chambouler et réaménager à partir de zéro pour optimiser ton lieu de travail. Tu peux commencer par faire des petits ajustements et constater des résultats sur ta productivité dès le premier jour.
Les meilleures méthodes pour y parvenir peuvent être regroupées en deux catégories:
- Un aménagement efficace qui te permettra d'être plus rapide et performant au quotidien,
- Un aménagement agréable qui fera en sorte de maintenir ton état physique et mental à un niveau qui favorise la productivité.
Évidemment, les lieux de travail ne se ressemblent pas tous, alors les méthodes suggérées peuvent être adaptées selon ta situation.
Un espace de travail efficace
Je n'ai rien contre un peu de bordel organisé. Ce n'est pas grave si ton bureau ressemble plus souvent à un champ de mines éclatées qu'à un espace de travail convenable. Mon but n'est pas de te faire la morale sur la propreté de ton bureau. L'important, c'est que tu sois à l'aise avec ton système de rangement et le matériel que tu utilises. Certaines personnes n'ont aucune concentration si elles voient la moindre miette qui traîne et d'autres sont parfaitement à l'aise dans un fouillis sympathique et créatif.
D'abord, pose-toi les questions suivantes:
- Est-ce que chaque objet a une place désignée dans mon espace de travail?
- Est-ce que c'est toujours facile et rapide de trouver le matériel dont je me sers chaque jour?
- Ou est-ce que j'ai plutôt l'impression de toujours être en train de chercher quelque chose dans mon tiroir à "cossins" ou dans une pile de feuilles pêle-mêle…
Si tu as répondu non à l'une des deux premières questions, il faudrait probablement que tu revoies ton système de rangement. Le temps qu'on peut perdre à fouiller un peu partout chaque jour s'accumule et finit par coûter cher à notre productivité.
1: Range chaque chose à sa place
La première étape pour mettre au point un système de rangement efficace est de déterminer à quel endroit chaque chose doit être rangée. Évidemment, il faut utiliser son "gros bon sens". Ne va pas mettre le matériel dont tu te sers chaque jour dans un tiroir sous clef à l'autre bout du monde!
Pour commencer, définis les différentes zones qui composent ton espace de travail. Par exemple, tu pourrais avoir une zone de rédaction, une zone d'impression et de photocopie, une zone pour l'emballage et l'expédition, etc. Bref, définis toutes les tâches que tu as à accomplir dans le cadre de ton travail, les endroits auxquels ces tâches sont accomplies et range tout le matériel nécessaire à portée de main de ces zones. Les autres objets dont tu te sers moins souvent peuvent être rangés plus à l'écart, dans des boîtes de rangement en carton par exemple.
2: Trouve la bonne méthode de classement
La deuxième étape, une fois que tu as déterminé où tout doit être rangé, est d'établir un système pour organiser tes documents. Tu n'es pas obligé d'élaborer un plan de classification de 200 sections pour les documents que tu traites au quotidien. Le plus important, c'est que ton système soit adapté à ta façon de travailler et facile à mémoriser.
Commence par définir quels types de documents tu dois traiter et les catégories qui conviennent pour les rassembler. Pour ce qui est du classement, que ce soit dans une filière organisée en code de couleurs ou dans une série de cartables en ordre alphabétique, utilise la méthode que tu trouves la plus pertinente pour ton travail et avec laquelle tu serais le plus à l'aise.
Identifie ensuite clairement chaque dossier à l'aide d'étiquettes que tu peux coller sur tes chemises, pochettes, cartables, etc. Idéalement, si tu as aussi des dossiers électroniques, conserve la même méthode de classification pour t'assurer de toujours savoir où sont tes documents dans tous les formats, physiques ou informatiques.
Finalement, si les documents s'empilent plus vite que tu as de temps pour les trier, tu peux aussi te créer une filière "à classer" pour éviter d'égarer des feuilles et de perdre ton temps à les chercher plus tard.
3: Place des repères visuels
La troisième étape, une fois que tes zones de travail sont déterminées et que ton matériel est rangé et organisé, est d'identifier clairement tes espaces de rangement. Supposons que tu utilises une bibliothèque remplie de cartables. Tu peux étiqueter chaque étagère selon la portion de ton système de classification qu'elle contient (par exemple, si tu classes tes dossiers en ordre chronologique, tu peux identifier les étagères par trimestre : Janv-Mars pour la première tablette, en dessous Avril-Juin, et ainsi de suite). Même chose si tu utilises des boîtes de rangement ou les tiroirs d'un classeur.
L'idée est que ça devienne impossible de perdre ton temps à chercher un document. Ton classement et tes repères visuels doivent te permettre de savoir exactement où est rangé chacun de tes dossiers et de pouvoir retracer n'importe quel document très rapidement.
4: Désencombre ce qui reste
Une fois ces trois étapes mises en place, tu peux peaufiner ton espace de travail avec des accessoires pour optimiser le rangement. Les tiroirs de ton bureau manquent d'organisation? Ce serait probablement une bonne idée de ranger ce qui est pêle-mêle à l'aide de séparateurs ou de petits paniers de rangement. Si tu n'as pas de tiroir, peut-être que des organisateurs de bureaux pourraient être utiles, comme un pot à crayon, des petits contenants pour les trombones et autres petits objets ou un organisateur pour ranger les papiers.
Profite de cette réorganisation pour voir s'il y a des objets qui encombrent ton bureau et qui te sont inutiles. Si c'est le cas, jette ce qui n'est plus bon, met à la récupération ce qui peut l'être et met tout ce qui pourrait être encore utile à quelqu'un d'autre dans une boîte "à donner" que tu pourras remettre à un organisme de charité.
Ensuite: les câbles et les fils. Ils ont tendance à s'accumuler rapidement et ça peut finir par ressembler à un tas de spaghettis entremêlés qui "scrappe le feng shui". Pourquoi ne pas les organiser avec des tie wraps ou des attaches conçues pour être collées à la surface des bureaux?
Après cette touche finale, tu devrais connaître ton espace de travail comme le fond de ta poche et ne plus perdre ton temps à fouiller pour trouver quoi que ce soit.
Optimise ton matériel de bureau
Une fois que ton bureau est aménagé pour que tout soit facilement et rapidement accessible, tu peux aussi penser à l'équiper de certaines fournitures pratiques qui peuvent t'aider à être plus productif.
Deux écrans ?
Ce n'est peut-être pas pertinent pour toi d'utiliser deux écrans d'ordinateur. Ça dépend de la nature du travail que tu as à accomplir.
Pour savoir si ce serait un bon investissement, réfléchis aux questions suivantes: est-ce que tu passes beaucoup de temps à ouvrir, fermer et naviguer entre différentes fenêtres ouvertes dans le cadre de ton travail? Est-ce qu'il arrive souvent que tu doives comparer des fichiers comme des notes ou du contenu visuel ? Est-ce que tu utilises fréquemment plus d'un programme à la fois pour accomplir tes tâches quotidiennes?
Dans l'affirmative, peut-être que l'utilisation d'un deuxième écran pourrait te faire sauver beaucoup de temps et rendre tes journées de travail plus fluides.
Le tableau d'affichage: cliché, mais efficace!
Un tableau effaçable ou un tableau de liège peut être un bon outil pour t'aider à être plus productif. Le principal avantage est qu'il est constamment "dans ta face", donc c'est vraiment génial pour y afficher des choses que tu veux mémoriser ou ne pas oublier, comme les tâches les plus importantes à accomplir dans une journée, des notes à toi-même, ou bien des renseignements que tu as besoin fréquemment comme des numéros de téléphone importants.
Bref, un tableau c'est un peu l'ancêtre des notifications. On le regarde fréquemment, un peu sans s'en rendre compte et ça nous permet d'être à jour et de ne rien oublier.
Le bon clavier
Si tu utilises un ordinateur, tu utilises forcément un clavier. Ce n'est donc pas nécessairement une nouvelle acquisition que je te propose ici, mais plutôt un conseil: assure-toi que ton clavier ne nuit pas à ta productivité.
D'abord, tu dois savoir qu'il existe plusieurs types de claviers, mais je ne vais parler ici que des deux plus communs: les claviers à membrane et les claviers mécaniques. Pour faire simple, disons juste que la différence entre les deux est dans la technologie de frappe. Dans un clavier à membrane, chaque touche est reliée à une membrane unique et dans un clavier mécanique chaque touche est comme un petit interrupteur individuel. Ils ont donc chacun des avantages et inconvénients.
Le principal défaut du clavier à membrane est qu'il peut provoquer l'effet "ghosting" qui fait en sorte que des touches peuvent ne pas être reconnues si elles sont utilisées trop rapidement en simultané. C'est la principale raison pour laquelle les adeptes de jeux vidéos utilisent généralement les claviers mécaniques. Ces derniers sont aussi plus précis, offrent un meilleur confort de frappe et la vitesse de retour des touches est plus rapide que pour un clavier à membrane. Les principaux défauts d'un clavier mécanique, par contre, sont le prix ($$$) et le bruit.
Est-ce que tu as absolument besoin, à tout prix, d'un clavier mécanique pour améliorer ta productivité? Probablement pas. À moins d'avoir une vitesse de frappe assez rapide pour faire de la boucane ou d'utiliser des raccourcis clavier à temps plein, ça ne fera pas vraiment de différence au niveau de ta vitesse de frappe.
Là où ça peut être intéressant pour toi est si ton travail nécessite que tu passes beaucoup d'heures à faire de la rédaction. Un clavier mécanique pourrait être utile pour le confort de frappe et limiter la fatigue des doigts.
Si tu décides de t'en procurer un, attends-toi par contre à ce qu'il soit plus bruyant qu'un clavier à membrane. Pour t'assurer qu'il soit le plus silencieux possible (le bruit des touches peut vite devenir dérangeant dans un bureau!) regarde du côté des types "Cherry MX-Red" ou "Brown" et tiens-toi loin des "Cherry MX Blue".
Si tu décides plutôt de continuer à utiliser un clavier à membrane, assure-toi, s'il est sans fil, qu'il soit de bonne qualité. Un clavier sans fil de mauvaise qualité peut avoir tendance à ne pas bien suivre ce que tu écris et ne pas détecter toutes les touches si tu tapes trop rapidement.
Voir aussi: Top 10 - Les meilleurs claviers à utiliser au travail
Finalement, peu importe ton type de clavier, nettoie-le régulièrement. Je ne veux pas juste dire nettoyer en surface, mais vraiment nettoyer toutes les "grainailles" et les poussières qui peuvent être coincées en dessous des touches. Ça peut paraître anodin, mais les touches d'un clavier mal nettoyé vont souvent mal fonctionner ou avoir tendance à rester coincées, ce qui ralentit ta vitesse de frappe et augmente le taux d'erreurs à corriger plus tard. Alors, arme-toi d'une cannette de "poush poush" à air comprimé et nettoie ton clavier de temps en temps. N'attends pas qu'il commence à faire défaut.