Les courriels tuent ta productivité. Voici 11 façons d'y remédier!

Il me semble qu’il n’y a pas si longtemps, recevoir une notification du type «You’ve got mail», c’était un petit velours à chaque fois. C’était comme une petite musique à mes oreilles qui m’annonçait : «Quelqu’un pense à toi!» J’avais même hâte de pouvoir m’asseoir devant un ordinateur pour aller voir s’il y avait du nouveau dans ma boîte Hotmail (avant l’avènement du smartphone et du wifi, bien sûr!)
Quelques années plus tard, j’avais l’impression que chaque courriel reçu c’était comme avoir un caillou dans son soulier quand on sait qu’on n’a pas vraiment le temps d’arrêter de marcher. Il est là, il t’énerve, tu essaies de ne pas y penser et tu te dis que tu vas t’en occuper et t’en débarrasser plus tard. Et puis quand tu prends finalement le temps de vider ta boîte courriel, tu te rends compte que le nombre de messages non lus est dans les quatre chiffres. #attaquedepanique.
En lisant un sondage sur la productivité, j’ai réalisé que je n’étais pas la seule à mener un combat sans fin contre ma boîte courriel! Le désir d’être plus productif dans la gestion des emails est l'un des points qui ont été mentionnés le plus souvent. Et pour cause. Les statistiques démontrent que s’il y a un domaine où la productivité n’est pas au rendez-vous, c’est bien dans la gestion des courriels. Selon ces chiffres :

• On passe en moyenne 6,3 heures par jour à regarder des courriels, dont 3,1 h sur des messages personnels! (source)
• Selon une autre étude, 28 % du temps des employés serait passé à répondre à des courriels. (source)

On fait comment alors ?
Heureusement, il existe une panoplie de trucs et d’astuces pour dominer ta boîte courriel, et tous ces trucs peuvent être rassemblés en deux grandes étapes: 1-réduire la quantité de messages courriel entrants et 2-augmenter la rapidité de traitement des messages reçus. La bonne nouvelle, c’est que je m’apprête à te partager en détail les trucs les plus efficaces!

Attaquer le problème à la source 

D’abord, on va attaquer le problème à la source en réduisant la quantité de courriels entrants (c’est tellement logique qu’on se demande pourquoi on ne l’a pas fait avant!)

1-Désabonne-toi des notifications de médias sociaux

Sincèrement, je ne sais pas pour toi, mais moi si j'avais fait une recherche par mot-clé dans ma boîte courriel avec le mot « Facebook », la quantité d'emails de notifications de groupes ou pages Facebook dont je me fou un peu aurait été astronomique.
Que ce soit Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest ou n’importe quel autre média social, prends le temps de te désabonner de leur notification par courriel. De toute façon, tu vas voir ces notifications à ta prochaine visite sur leur plateforme, ce n’est pas comme si tu allais passer à côté de quelque chose. Rends-toi dans les paramètres de chaque plateforme pour te désabonner des notifications par courriel.

2-Désabonne-toi de toutes les infolettres (ou presque)

Le problème avec les infolettres c’est que, en théorie, ce sont des courriels que tu as demandé à recevoir en t’abonnant, mais en pratique ça devient aussi invasif que du spam dans ta boîte courriel. Penses-y deux secondes, quelles infolettres vas-tu vraiment ouvrir et lire parmi toutes celles que tu reçois? Bien sûr, il y a celles de doubletavaleur.com, mais sinon? (Bruit de criquets…)
On se dit toujours « Oui mais, un jour, peut-être que ça pourra hypothétiquement m'apporter quelque chose de relativement pertinent pour une éventuelle partie de ma vie? » C’est le même principe que la boîte à « cossins » qu’on garde tous chez nous au cas où on ait besoin d’une poignée de meuble, d’un set de petites roues ou de retailles de madriers 2/4’’. Le « au cas où » n’arrive jamais et on ne fait que s’embarrasser de choses inutiles pour rien.
Même chose pour les infolettres. Si elles ne fournissent pas du contenu que tu lis régulièrement et qui apporte quelque chose à ta vie dans le présent, rends service à ta boîte courriel et désabonne-toi. Tout de suite. Pour ce faire, il y a deux façons. Soit tu le fais à la « mitaine » en allant cliquer dans le lien de désabonnement qui se trouve généralement au bas du courriel des infolettres et tu y passes l’année, soit tu utilises un outil intermédiaire comme le site unroll.me.
En moins de deux minutes, le site scanne ta boîte courriel à la recherche des infolettres liées à ton adresse. Pour ma part, quand je l’ai fait le site a trouvé 83 inscriptions (ouch!). Tu peux ensuite simplement cocher toutes celles dont tu ne veux plus, cliquer sur suivant et… c’est tout! C’est aussi simple que ça. Si certaines infolettres te font encore hésiter, il y a aussi l’option « rollup ». Au lieu de recevoir chaque courriel individuellement, chaque infolettre du « rollup » sera incluse dans un seul courriel récapitulatif envoyé quotidiennement à ta boîte de réception. Là tu jases!
Pour éviter, à l’avenir, de t’inscrire à des infolettres dont tu ne veux pas vraiment, par exemple quand tu veux accéder à du contenu web où ils te demandent de t’inscrire à leur infolettre pour y avoir accès, j’ai un autre petit truc pour toi. C’est un peu de la triche, mais c’est efficace : crée-toi une fausse adresse que tu utiliseras ensuite chaque fois que tu as à t’inscrire à une infolettre qui ne t’intéresse pas.
Il existe plusieurs services conçus exprès pour ça, comme MailDrop, qui te permet de créer une adresse « sur mesure » chaque fois que tu en as besoin et d’accéder à la boîte de réception temporaire. Le tout est supprimé dès que l’adresse est plus de 24 h sans recevoir de courriel.

3-Filtre les messages FWD

Qu’il s’agisse de canulars informatiques (souvenez-vous des bonsaïs kittens…), de chaînes de lettres qui te menacent de 20 ans de malheur si tu ne transfères pas le courriel à 50 personnes, ou simplement de réponses automatiques, les courriels contenant FWD dans l’objet (pour « forwarded », ou transférés) sont loin d’être toujours pertinents.
Heureusement, ce sont généralement les 3-4 mêmes personnes qui transfèrent toujours ce genre de courriels, et il est possible de les filtrer. La plupart des boîtes courriel offrent maintenant des options de filtrages personnalisés. Ouvre simplement l’un des messages et l’option en question devrait se trouver dans le menu, pas très loin de « répondre, transférer» etc. Par exemple, dans Gmail, il s’agit de « filtrer les messages similaires » et dans Outlook.live l’option se nomme « créer une règle ». Ajoutez « FW » et « FWD » dans les mot-clés à filtrer dans l’objet, sélectionnez où envoyer les messages filtrés, et le tour est joué. Faites quand même un tour dans ce dossier de temps en temps, juste au cas où il y aurait un message pertinent de filtré!
 

4-Limite les réponses à tes courriels

Ça nous est tous déjà arrivé : on envoie un courriel à quelqu’un pour lui poser une question, et on se retrouve une demie-heure plus tard avec une conversation qui s’étire sur une vingtaine de messages de deux phrases. C’est ce qu’on appelle l’effet boomerang. Si tu veux réduire les risques de causer cet effet, assure-toi d’envoyer des courriels auxquels les gens n’ont pas besoin de répondre par plus d’un message.
Autrement dit, avant d’envoyer ton message, sois certain d’inclure toutes les informations nécessaires pour éviter les questions, et formules tes questions de façon à obtenir une réponse par oui ou non plutôt qu’une réponse à développement.

Exemple 1 - à ne pas faire :

Message 1: Toi – Bonjour collègue, il faudrait se rencontrer la semaine prochaine pour discuter du projet en cours, est-ce que tu aurais des disponibilités?
Message 2: Collègue- Oui, on pourrait se rencontrer mardi après l’heure du lunch?
Message 3: Toi- Il faudrait que ce soit une réunion après les heures de bureau, mon horaire est déjà rempli dans la journée toute la semaine.
Message 4: Collègue- Je serais disponible mercredi et jeudi soir jusqu’à 20 h.
Message 5: Toi- Jeudi ça marche pour moi à partir de 18 h.
Etc, etc. Bref, tu comprends l’idée…

Exemple 2- à faire :

Message 1: Toi- Bonjour collègue, il faudrait se rencontrer la semaine prochaine pour discuter du projet en cours, serais-tu disponible mardi, jeudi, ou vendredi à partir de 18 h? Si oui, indique-moi quelle date te convient le mieux et on se rencontre à ce moment-là. Je ne te renverrai un message que si j’ai un imprévu de mon côté.
Message 2: Collègue – Bonjour, oui, jeudi à 18 h me conviendrait. On se voit à ce moment alors!
Tu vois, dans l’échange #1 il faut plus de cinq envois de messages pour un échange qui pourrait n’en demander que deux. Comme on dit, le calcul vaut le travail!
Voilà d’autres détails auxquels il faut porter attention lors de l’envoi d’un message courriel :

• Utilise l’option CC (pour copie carbone, au cas où tu te le sois déjà demandé) avec précaution. N’envoie une copie de tes messages qu’à des gens à qui c’est vraiment nécessaire, sinon tu risques de te retrouver avec des réponses inutiles. Aussi, essaie d’envoyer des messages où, par défaut, les gens n’ont pas à répondre. Dans les cas où ce sont des messages qui demandent une réponse par oui ou non, termine ton message avec une formule du style : « ne répondez à ce message que dans le cas où vous refuseriez et auriez autre chose à proposer. Si vous ne répondez pas à ce message, je tiendrai pour acquis que vous acceptez. » Ça fait en sorte que l’option par défaut à ton courriel est de ne pas y répondre.
• Il arrive parfois qu’on envoie des courriels simplement pour transmettre une information. Même si, pour nous, c’est évident qu’on ne veut pas de réponse, il y en a toujours qui vont prendre le temps de nous renvoyer un message pour nous dire « Bien reçu » ou « Merci de l’information ». Pour éviter les réponses non désirées, débute l’objet de ton message par « Pour information : » et termine-le par « aucune réponse nécessaire ». Ça va éviter toute ambiguïté.
• Finalement, n’envoie pas de courriels, à moins que ce soit vraiment nécessaire. Ça reste la technique la plus efficace pour limiter les réponses. Dans la mesure du possible, essaie d’utiliser le téléphone ou un autre moyen de communication.

5-Ne réponds pas plus d'une fois par jour à la même personne

Quand quelqu’un t’envoie un message, la réponse peut généralement attendre quelques heures. Le courriel n’est pas le moyen de communication utilisé pour les urgences. Si quelqu’un tient à te rejoindre rapidement, c’est plutôt un appel téléphonique que tu vas recevoir, pas un courriel. Ne te sens pas coupable de ne pas répondre à tout le monde au fur et à mesure que tu reçois leurs messages. Selon la routine qui te convient le mieux, réponds à chaque personne une seule fois par jour pour éviter les conversations qui s'étirent sur plusieurs messages dans la même journée.

6-Envoie des courriels à retardement 

Pour éviter de recevoir des réponses de courriels pendant la journée, un petit outil très simple et efficace est disponible pour Gmail (pour Outlook.live également, depuis peu) : Boomerang. Cet outil permet de programmer l’envoi d’un courriel au moment désiré. Donc, même si tu sais que tu dois envoyer un courriel le lendemain, ou même quelques jours plus tard, tu peux profiter du temps que tu t’accordes pour répondre aux courriels pour le rédiger et programmer l’envoi pour plus tard.
Pour l’utiliser, il suffit de l’installer dans Gmail ( fonctionne avec Firefox 38+, Chrome 5.0+, Safari 5.1+ et Opera 15+). Planifie tes envois de messages courriel pour la fin de la journée. Ça évite les retours pendant ta journée de travail.

Traite tes messages reçus plus rapidement

Une fois qu'on a fait tout ce qui est en notre pouvoir pour réduire le nombre de messages entrant, on peut aussi mettre en application certains trucs qui vont nous permettre d'épargner du temps en traitant les messages reçus.

7-Utilise les shortcuts Gmail

8-Active l’extension « Envoyer et archiver ».

Dans les paramètres de la boîte courriel de Google, il y a aussi l’extension « Envoyer et archiver », qui permet de sauver du temps en archivant automatiquement les messages auxquels on vient de répondre. Il suffit d’activer le bouton dans les paramètres et de l’utiliser chaque fois qu’on répond à un courriel (il se trouve au bas du message, juste à côté du bouton « envoyer » qu’on utilise habituellement.

 

9-Faire les envois et réponses de courriels une fois par jour

Quoi de plus distrayant et contreproductif que d’arrêter le travail qu’on est en train de faire chaque fois qu’on reçoit un courriel ? Pour éviter cette distraction inutile, désactive les notifications courriel et établis une routine pour consulter et répondre à tes courriels.
Par exemple, tu peux prendre l’habitude de consulter tes messages deux fois par jour, en début et en fin de journée. Par contre, ne réponds pas aux messages plus d’une fois par jour, idéalement en fin de journée. Le matin, contente-toi de les trier et de classer ceux auxquels il te faudra répondre dans un dossier créé pour ça (un dossier que tu peux nommer « à répondre » par exemple). À moins, bien sûr, que ce soit un message urgent qui demande à tout prix une réponse immédiate (ce qui est plutôt rare). En fin de journée, réponds aux courriels qui nécessitent une réponse, supprime, classe ou archive les autres. Ne laisse pas de messages s’accumuler dans ta boîte de réception!

10-Utilise l’extension Google pour créer des réponses prédéfinies

Il arrive qu’on ait à répondre aux courriels avec le même message à plusieurs reprises. Pour rendre ça moins pénible, Google offre maintenant une extension qui permet de sauvegarder des messages prédéfinis.
Pour l’activer, rends-toi dans les paramètres de Gmail, dans le menu du haut sélectionne « Labos ». Cette section va te donner accès aux applications expérimentales de Gmail. Dans la barre de recherche, tape « Réponses standardisées » ( ou canned responses en anglais). Active l’option et sauvegarde les changements.
Pour créer une réponse standardisée, va dans « Nouveau message » et rédige le message que tu veux pouvoir réutiliser. Dans le bas à droite, clique sur la petite flèche qui mène vers « d’autres options » et sélectionne « Réponses standardisées » puis « nouvelle réponse standardisée ». Tu vas alors pouvoir nommer ton message (par exemple : Message de remerciement, de félicitation, de refus, etc). Et voilà! Tu vas pouvoir insérer ce message en réponse à un courriel ou dans un nouveau message, il va se trouver dans l'onglet « Réponses standardisées ». (Sur l'image en exemple, on peut voir que j'ai créé un message standardisé qui se nomme "Test").

11-Utilise des text expanders

Dans la même veine que les réponses prédéfinies, les text expanders sont utilisés pour créer des mots ou des phrases prédéfinies, accessibles par un raccourci clavier de ton choix. Par exemple, tu pourrais décider que ctrl+B génère la phrase « Bien à vous ». Le programme AutoHotkey a été conçu à cet effet et fonctionne pour Windows/Mac/Linux.
Il y en a pour qui ça peut avoir l’air un peu compliqué (je l’avoue, pendant un moment j’ai fixé l’écran avec un regard de mort intellectuelle quand j’ai vu que ça me semblait être des lignes de codage…) donc si c'est ton cas je te suggère de consulter le tutoriel pour débutants. Tu vas voir, ce n’est pas si compliqué, et ça peut être VRAIMENT pratique.

En résumé...

Donc, si on récapitule, les deux grands moyens pour reprendre le contrôle de ta boîte courriel sont de 1) limiter les courriels entrants le plus possible et 2) traiter les courriels reçus plus rapidement.
Pour limiter les courriels entrants, il faut d'abord te désabonner des notifications des médias sociaux et des infolettres dont le contenu ne t'est pas réellement utile. Puis, utilise les filtres pour intercepter les messages FW et FWD provenant des gens qui ont l'habitude de te faire parvenir des chaines de lettres. Ensuite, porte une attention particulière aux messages que tu rédiges afin qu'ils ne favorisent pas les retours de nouveaux messages. Finalement, prends l'habitude de ne pas répondre à la même personne par courriel plus d'une fois par jour et utilise Boomerang au besoin pour programmer les courriels à envoyer plus tard, en fin de journée idéalement.
Pour traiter les courriels plus rapidement, utilise les shortcuts propres à ton service de messagerie pour effectuer des actions spécifiques plus rapidement, comme archiver les messages de ta boîte de réception, répondre à un message ou simplement envoyer un message. Ensuite, si tu utilises Gmail, active l'extension qui te permet d'archiver les messages auxquels tu réponds en un seul clic. Prends aussi l'habitude d'instaurer une routine pour consulter et répondre aux courriels, une ou deux fois par jour, pour ne pas être dérangé pendant ta journée de travail.  Aussi, dans Gmail toujours, active l'extension "réponses standardisées" qui va te permettre de rédiger un message que tu pourras réutiliser à plusieurs occasions, comme un message de remerciement standard par exemple. Enfin, utilise les text expanders, que des logiciels comme AutoHotkey te permettent de créer, afin de programmer tes propres raccourcis clavier pour générer des mots ou des phrases entières plus rapidement quand tu rédiges tes messages.
Voilà! On a pas mal fait le tour de la question. Une fois toutes ces étapes réalisées et les trucs mis en application, je te garantis que la gestion de ta boîte courriel ne te donnera plus de sueurs froides!