5 façons dont le cloud peut te faciliter la vie au travail!

Si tu as été le moindrement attentif à ce qui s’est passé dans le monde des technologies au cours des 10 dernières années, tu as probablement déjà entendu parler de l’enregistrement dans le “nuage”, qu’on appelle aussi cloud pour les franglophones.

Peut-être que tu utilises déjà Dropbox pour partager des photos et des vidéos avec ta famille par exemple. Ou bien que l’appareil photo de ton smartphone se synchronise automatiquement avec Google Photo pour que tu puisses sauvegarder tes clichés et les importer rapidement sur ton ordinateur.
Malheureusement, le cloud est un outil qui demeure méconnu et sous-estimé de beaucoup d’entreprises.

Les grandes frustrations comme la perte de fichiers non sauvegardés, la nécessité de toujours tout transporter sur une clef USB ou travailler en équipe sur un même document (messages d’erreurs et doublons de fichiers à l’horizon!) sont facilement réglées et reléguées aux problèmes du passé en utilisant un service de stockage sur le cloud.

Plus précisément

Se servir du nuage, c’est un peu comme déposer son argent à la banque.

Je m’explique:

On pourrait mettre toute notre fortune dans des bas de laine sous notre matelas et risquer de tout perdre en cas de pépin (pas super brillant), ou faire affaire avec une entreprise spécialisée dans la gestion/conservation de la monnaie qui va l’entreposer pour nous en lieu sûr. Ce n’est pas un lieu qui nous appartient physiquement (comme le bon vieux bas de laine), mais un système est mis en place pour qu’on puisse avoir accès à notre argent à tout moment.

Même principe pour le cloud.

C’est comme si, au lieu de conserver nos fichiers sur un disque dur au bureau (l’équivalent du bas de laine) on déposait nos fichiers dans une “banque” (le serveur du cloud), qui sécurise leur entreposage et nous y donne accès par internet.

La vidéo ci-dessous présente un extrait d’une conférence que Steve Jobs a présentée en 1997. Je t’invite à y jeter un coup d’oeil pour comprendre à quel point c’est une avancée technologique qui a été préparée longtemps et qui était attendue avec enthousiasme.

Monsieur Apple voyait le train arriver de loin. Il y a déjà 20 ans, il vantait les avantages pratiques que le cloud offrirait à “monsieur et madame tout le monde” le jour où elle serait plus accessible.
Bref, c’est maintenant chose faite et on serait bien fous de s’en passer!

Donc, que ce soit pour être utilisé avec tes coéquipiers ou simplement pour faciliter tes tâches quotidiennes, voilà les 5 principaux avantages de te servir du cloud au travail:

Le partage des fichiers et la collaboration
L’utilisation multiplateforme
Les outils complémentaires
Les intégrations et l’automatisation
La sécurité des fichiers

1-Partage et collaboration

Tu as sûrement déjà été victime de la spirale infernale dans laquelle on est entraînés quand on travaille sur un document numérique en collaboration avec des collègues.

Peu importe le système qu’on adopte, on dirait qu’on se retrouve toujours avec des doublons de fichiers à n’en plus finir (résultat d’un échange interminable de différentes versions par courriel).

Et que dire du maudit pop-up “Erreur: le document que vous tentez d’ouvrir est déjà en cours d’exécution, etc., etc.” qui survient sans bonne raison quand le fichier est partagé sur un réseau de bureau! (Oui, tu hantes encore mes cauchemars Office 2003...).

Hé bien l’un des principaux avantages du cloud est de rendre possible le travail sur un seul et même fichier accessible par n’importe qui, n’importe où et n’importe quand. Certains services permettent aussi que les fichiers soient modifiés par plusieurs personnes en même temps et affichent les changements en temps réel.

Les applications de collaboration et stockage de la G Suite de Google Cloud (Docs, Sheets, Slides, Forms) par exemple, permettent également de sélectionner le type d’accès qu’on veut donner à certaines personnes: lecture seule, lecture/commentaires ou lecture/commentaires/modifications.
De cette façon, on peut facilement partager des documents sur lesquels on voudrait avoir des commentaires et des suggestions, ou simplement les faire réviser et corriger.
Finie l’époque du stylo rouge!

2-Multiplateforme

Imagine que tu es chez toi, le weekend, en train d’écouter la nouvelle saison de House of Cards. Soudainement, Frank Underwood t’inspire pour une super idée que tu pourrais intégrer dans un document de travail.

Au lieu de l’écrire sur un bout de papier, de le perdre et te dire lundi matin au bureau “Il me semble que j’ai eu une idée en écoutant Netflix, c’était quoi déjà?”, tu peux accéder à tous tes dossiers à partir du PC dans le salon, de la tablette dans la cuisine ou même du téléphone dans tes poches et ajouter ton flash de génie directement dans le bon fichier.

Pas d’intermédiaire, pas de perte de temps, et pas de perte d’idées!

Les services de nuages les plus populaires (dont Google Drive, Dropbox, One Drive, iCloud et Amazon Drive) offrent un service multiplateforme. Il suffit d’installer l’application sur un ordinateur Windows, un Mac, un iPhone, un iPad, une tablette ou un téléphone Android, de s’identifier et le tour est joué.
Dès que le périphérique détecte une connexion internet, il effectue la synchronisation pour qu’on puisse y retrouver tous nos fichiers.

3-Outils complémentaires

En plus d’héberger nos fichiers, certains services de nuages permettent l’utilisation d’outils complémentaires.

Google Drive (je mentionne encore une fois Google en exemple parce qu’à mon avis leur offre de cloud est parmi les plus polyvalentes et élaborées) permet de connecter des applications tierces à notre compte. Il y en a vraiment pour tous les goûts et tous les besoins: des apps de cartes mentales, de réalisation de diagrammes, de montage vidéo, de signatures électroniques, “en voulez-vous, en v’là”!

Ces applications peuvent donc complémenter la G Suite et proposent des outils adaptés et efficaces pour travailler plus intelligemment.

4-Intégrations et automatisation

Plusieurs logiciels et applications permettent d’intégrer des services de cloud pour faciliter le partage de documents. Asana par exemple, l’un des gestionnaires de tâches et de projets les mieux connus, propose l’intégration avec Dropbox, Box et Google Drive. Ça facilite donc énormément le suivi du travail avec les collègues.

Utiliser un cloud rend aussi possible l’automatisation de certaines tâches. Voilà quelques exemples qu’on peut configurer en utilisant le service IFTTT:

Backup automatique de tous nos contacts dans un fichier
Enregistrer automatiquement les captures d’écran dans un dossier
Sauvegarder automatiquement les pièces jointes reçues par courriel dans un dossier
Uploader automatiquement les photos d’un dossier précis du cloud dans Flickr, Instagram ou Pinterest
Télécharger automatiquement les pistes aimées sur SoundCloud dans un dossier
Faire un backup automatique des messages textes reçus
Faire un fichier qui se met à jour automatiquement avec tous les tweets qui mentionnent ton nom sur Twitter

Ce ne sont que quelques exemples parmi un nombre de possibilités presque incalculable.
Les intégrations et automatisations peuvent donc nous faire gagner beaucoup de temps et nous aider à être plus efficaces.

5-Sécurité des fichiers

Peu importe qu’on sauvegarde nos documents numériques sur un disque à mémoire flash, un disque dur magnétique ou une clef USB, aucune de ces options n’est infaillible.

Si on n’est pas vigilant, le risque de perdre tous nos fichiers est bien réel. Imagine le scénario: tu travailles depuis trois mois sur le dossier de présentation d’un projet super important pour l’entreprise où tu travailles. Deux jours avant la date de remise, tu essaies d’ouvrir le fichier et une fenêtre pop-up t’annonce “Répertoire illisible ou endommagé”.

...

Je ne vois pas quel scénario serait plus contreproductif!

Heureusement, c’est le genre de chose qui ne risque pas d’arriver avec l’enregistrement sur le nuage. La plupart des grands fournisseurs de service cloud ont plusieurs centres de données situés à différents endroits, ce qui leur permet de conserver des backups des fichiers de leurs clients. De cette façon, si, par exemple, un tremblement de terre détruit l’un de leurs centres, les données sont en sécurité et encore accessibles à partir d’un autre.

C’est quand même recommandé de conserver plusieurs versions d’un fichier important, mais au moins tu ne perdras plus tes données à cause d’une clef USB qui a trop de vécu!

Pour ce qui est de la sécurité au niveau du piratage, le niveau de cryptage des données et la façon dont elles sont cryptées rendent le tout généralement plus sécuritaire que le stockage de fichiers dans le serveur de l’entreprise.

Je dis généralement, mais tout dépend bien sûr des ressources déployées et des technologies utilisées par les entreprises pour assurer la sécurité de leurs données. C’est très variable de l’une à l’autre. J’ose espérer que les serveurs de Desjardins sont mieux protégés que ceux d’un OSBL régional.
Enfin, il ne faut pas oublier que la sécurité offerte par les services de cloud a été mise en place par des entreprises spécialisées. Tout dépendant des besoins, certains, comme Amazon Web Services, permettent même à leurs clients de gérer le cryptage de leurs données s’ils le désirent. De cette façon, ils peuvent faire héberger leurs données à l’externe tout en étant les seuls à y avoir accès et gérer la sécurité des fichiers confidentiels comme ils le souhaitent.

Tout dépend donc de la nature de l’entreprise pour laquelle tu travailles, du niveau de confidentialité des données et de l’ampleur des ressources déployées par le département informatique pour sécuriser les données.

C’est généralement assez facile de déterminer si un niveau de sécurité supérieur à ceux qu’offrent les principaux services de cloud est réellement nécessaire et vaut la peine de se priver des nombreux avantages qu’offre l’utilisation du nuage.

Finalement

Les avantages d’utiliser le cloud pour nos tâches quotidiennes sont incontestables:

Ça nous permet de partager nos fichiers plus efficacement et de faciliter la collaboration.
L’utilisation en multiplateforme fait en sorte qu’on peut avoir accès à nos dossiers en tout temps et à n’importe quel endroit qui dispose d’une connexion internet.
Les outils complémentaires disponibles avec certains fournisseurs de services peuvent grandement faciliter notre travail au quotidien.
Les intégrations et l’automatisation peuvent nous faire gagner beaucoup de temps et nous permettre de travailler plus efficacement.
L’enregistrement sur le nuage nous procure la paix d’esprit quant à la sécurité de nos données qui ne risquent plus d’être perdues à cause d’un disque dur défectueux.

C’est donc un no-brainer, le nuage est définitivement un outil qui peut être déterminant pour améliorer ta productivité.

Prudence!

Toutefois, il faut quand même être prudent. Malgré la fiabilité du cloud, ce n'est pas une méthode de conservation parfaite; aucune n'est parfaite!

Déposer nos fichiers dans le nuage, c'est aussi accepter de ne plus avoir le contrôle sur leur conservation. Ça arrive rarement, mais ce n'est pas impossible que notre compte soit bloqué et qu'on ne puisse plus accéder à nos données si on enfreint les politiques d'utilisation (ce qui peut arriver sans même qu'on s'en rende compte) des entreprises à qui on décide de faire confiance. On n'est pas non plus à l'abri d'un problème technique au niveau des serveurs (c'est déjà arrivé à Google par le passé).
Donc, si tu tiens absolument à conserver tes documents sur un seul support, je te conseille d'abandonner l'informatique et de les graver dans la pierre. C'est la façon la plus efficace de t'assurer qu'ils passeront l'épreuve du temps.

Sinon, la méthode la plus sécuritaire est la dispersion des documents. Autrement dit, conserve des copies de tes documents importants à deux ou trois endroits. Par exemple, tu peux conserver une copie dans le cloud, une copie sur un disque dans ton ordinateur et une autre dans un disque externe entreposé à un autre endroit que ton ordinateur. Tu peux aussi faire imprimer certains documents et les ranger dans un classeur pour être vraiment, vraiment safe!

Comme ça, en cas de bogue de l'an 2 000 en retard ou d'incendie à ton lieu de travail, tu pourras retrouver tes dossiers à au moins l'un de ces endroits.

Un employé averti en vaut deux!

Alors, sois prudent, mais ne te prive pas des avantages du cloud. Il ne reste maintenant qu’à choisir le service qui convient le mieux à tes besoins...

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