J'ai testé T Sheets – logiciel de time tracking pour employés
Il est 11h30 am, c'est mardi matin.
Au téléphone: «Alex, c'est Linda, il me manque la feuille de temps de Luc. Penses-tu passer au bureau aujourd'hui pour me la donner?»
Alex part du chantier de construction, va porter la feuille à Linda sur l'heure du dîner et repart.
Il est 14h, le même mardi.
«Alex, c'est Linda. Bon là, j'ai des questions pour les feuilles de temps. Je comprends pas ce que Luc a écrit. Pis Will et Jean ont pas les mêmes heures, mais ils sont sensés travailler ensemble, pi Geneviève... ».
Alex, c'est mon chum. Il est entrepreneur général en construction. Linda, c'est la secrétaire-comptable qui vient tous les mardis au bureau (alias chez nous).
Ça me gosse de les voir perdre autant de temps, les deux. Ça fait des mois que je les checke aller, et je vois bien que tout le monde perd du temps avec les maudites feuilles de temps.
Et je vois pas comment ça va changer à moins que je casse le party...
Ça fait que ce mardi là, je me suis décidée à faire une publication sur le forum de La Tranchée pour trouver un logiciel qui pourrait leur faire sauver du temps. En parallèle, en faisant des recherches Google, je suis tombée sur TSheets. Après 3-4 soirées de gossage sur le setup de la plateforme et 100 questions sur le live chat plus tard, je suis convaincue. C'est ça qui leur faut.
Comment ça marche TSheets?
Alex a toujours été réticent à laisser tomber les feuilles de temps papier parce qu'elles nécessitent plus d'informations que l'heure d'arrivée et l'heure de départ.
Les employés doivent écrire le chantier sur lequel ils ont travaillé, mais aussi les tâches qu'ils ont effectuées.
C'était ça le défi, trouver un logiciel qui permettrait de:
- Inscrire les heures
- Indiquer le chantier et les tâches
- Sortir des rapports hebdomadaires pour Linda
- Permettre aux employés de faire ça sur leur téléphone, peu importe iPhone, Flip, Android, données ou non
TSheets permet de faire TOUT ça. Et j'ai été surprise de constater qu'il nous permet de faire encore plus que ce que j'avais souhaité.
Time Tracking, faire le suivi de temps des employés
Pour tracker le temps des employés, TSheets propose 2 manières de faire.
1- Compiler ses heures automatiquement
Tu clock in quand tu arrives sur le chantier, en indiquant sur quelle job et quelle tâche tu travailles. Tu switch de job ou de tâche au milieu de la journée s'il le faut. Tu clock out à la fin de la journée.
La pause de dîner peut s'applique automatiquement selon les paramètres que l'administrateur a choisis. Ce qui veut dire que les employés n'ont pas besoin de penser à arrêter le chrono pour la pause du dîner.
Dans cette vidéo, je montre comment on fait automatiquement sur l'app mobile de TSheets. On voit que je choisis mon chantier, ma tâche et je clock in. Ensuite, je switch de tâches (parce que je ai fini la démolition en 1 minute, je suis maintenant rendue à la tâche plancher étage). Enfin, je clock out.
Cette méthode est très bien, pour les personnes disciplinées.
Genre qu'au moment où j'écris ces lignes, Luc le discipliné travaille depuis 6 h 19, ce qui est absolument parfait puisqu'il est 13 h 19.
Mais du côté de Will, ça fait 68 heures et 19 minutes qu'il travaille...😂 Il serait peut-être mieux de passer en mode manuel.
2- Compiler ses heures manuellement
En mode manuel, tu fais simplement ajouter tes heures, chantiers et tâches à la fin de chaque journée.
Tu peux même tout faire d'un coup le vendredi soir si tu préfères.
C'est vraiment toi qui gères ta feuille de temps.
Seul hic avec cette méthode, la pause dîner ne s'applique pas automatiquement, il faut donc inscrire ses heures en conséquence.
Application mobile TSheets: de la bombe
Tu auras remarqué avec les vidéos ci-haut que je gère mon temps à partir d'une application mobile.
Tous les employés téléchargent l'application sur leur téléphone mobile, Android ou iPhone. Et il y a même une possibilité par texto pour les flip-phone. Si les employés n'ont pas de service (ou de données) ils peuvent quand même y inscrire leur temps et le système va synchroniser une fois qu'ils ont du réseau ou du wifi.
Elle est hyyyyper bien faite.
Tu peux restreindre les accès des employés sur mobile, pour qu'ils voient seulement ce dont ils ont besoin. Ce qui est parfait pour les techno-nuls. Après 5 minutes ils sont familiarisés.
Et les gestionnaires ont plus d'accès directement sur l'application. Par exemple, ils peuvent voir qui travaille en ce moment ou encore ajouter live des chantiers/projets à la liste.
Autre fonction vraiment hot de l'app, chaque employé peut choisir s'il veut recevoir des notifications de rappel et l'heure de ces rappels. Comme ça, fini les oublis!
Sur l'app, il y a aussi un onglet «Overview» qui permet de voir, en un coup d'oeil, le total d'heures travaillées de la semaine et la division des heures travaillées par chantier.
Céduler les employés
TSheets a une option de cédule (je sais que c'est un anglicisme).
En somme, c'est un calendrier/horaire pour tes employés. Ça te permet de leur assigner du travail.
La cédule permet non seulement de leur assigner du travail, mais aussi d'y inscrire des notes. Les employés reçoivent un SMS, une notification push ou un email quand il y a des nouvelles job qui leur sont assignées ou encore qu'il y a des changements.
Intégration avec les logiciels comptables
Il est possible d'intégrer TSheets directement avec un logiciel comptable, comme Quickbooks, Xero, Square, etc.
Si ton logiciel comptable ne se trouve pas dans cette liste, pas de panique.
C'est le cas d'Alex.
À la fréquence que tu veux, tu peux sortir des rapports Excel ou PDF te qui donnent toutes les données quant aux heures travaillées des employés, par chantier et tâches.
C'est pas mal moins long pour Linda de prendre ce rapport pour faire les payes, que les feuilles de temps toutes chiffonnées, écrites sur un coin de plywood avec un crayon de derrière d'oreille aiguisé à l'exacto.
Rapports de tout genre
Mais qu'est-ce qui arrive si Linda imprime le rapport le mardi pour les payes du jeudi et qu'un gars modifie par la suite ses heures dans l'app?
C'est impossible.
Pourquoi?
Parce qu'avant de sortir un rapport, tu peux faire un Approval Report. Ça veut dire que Linda va approuver les heures des employés (c'est à ce moment qu'elle va se rendre compte que les heures de Will ont pas d'allure) avant de sortir le rapport.
Une fois les heures approuvées, elles sont bloquées. Elles ne peuvent plus être modifiées par les employés. Brillant!,
Mis à part les rapports de temps, TSheets permet de sortir des rapports par chantier, groupes, employés, tâches, semaine, mois, en veux-tu en vlà!
Et dire que Linda calculait ça à la main, plusieurs fois par chantier pour faire les factures 😱
Pourquoi utiliser TSheets pour ton entreprise
Au cours de mes expérimentations, j'ai dû contacter le support à la clientèle de TSheets 20 fois en 3 jours.
Je n'ai que du positif à dire. Ils répondent instantanément au live chat. Ils prennent tout le temps dont tu as besoin et ils veulent vraiment t'aider.
Dès ton inscription, tu peux aussi prendre un rendez-vous de 30 minutes avec un membre de leur équipe pour qu'il t'aide à setupper TSheets pour ton entreprise.
J'ai aussi eu affaire au soutien technique parce qu'on ne recevait pas les notifications sur nos iPhone. 20 minutes après avoir soumis un rapport de problème (directement à partir de l'app), on m'a répondu par courriel. WOW!
Le seul aspect négatif que j'ai à dire jusqu'à maintenant est que la plateforme est entièrement en anglais et le support aussi.
Enfin, TSheets est assez malléable ce qui fait en sorte que ça s'applique à plein d'industries différentes.
Par exemple, Olivier, Mélodie et moi pourrions utiliser TSheets pour notre travail. Ça nous permettrait de savoir exactement combien de temps on passe sur chaque projet (La Tranchée, Double Ta Valeur, The Amazing Blanket) et sur les tâches (rédaction, pub Facebook, support client, création de formations, etc.). En plus, on pourrait sortir des rapports pour voir si le temps investi sur tel projet ou tâche en aura valu la peine au bout du compte.
Conclusion
J'en ai utilisé des systèmes de time tracking, depuis mon emploi de caissière chez Pharmaprix à 16 ans jusqu'à mes stages d'universités, et je peux t'affirmer que rien de ce que j'ai utilisé n'a aussi bien fonctionné (en tout cas du côté employé) que TSheets.
Je ne sais pas pour l'employeur s'il y a des avantages à utiliser, de nos jours, des systèmes de cartes de punch archaïque ou des feuilles de temps papier. Mais je te garantis une chose: ton efficacité frôle le 0.
Si tu as l'impression de perdre du temps avec ton système de time tracking actuel, je suis convaincue que tu y trouveras ton compte avec un logiciel comme TSheets. Oui, c'est du temps et des apprentissages au début, mais ça se fait très bien quand tu as les ressources pour t'appuyer.
Malgré que ça coûte 16 US$ mensuellement + 4 US$ par employé, tu vas rapidement faire des économies à tous les niveaux.
On dit toujours If it ain't broke don't fix, mais le défi est de savoir reconnaitre quand c'est brisé...