Google Drive, OneDrive ou Dropbox: quel est le meilleur nuage?

Les avantages d’utiliser le cloud au travail sont incontestables. Non seulement ça nous permet d’avoir accès à nos fichiers n’importe où, n’importe quand et sur n’importe quelle plateforme, mais ça facilite aussi énormément la collaboration sur les fichiers qu’on doit partager (pour plus d'informations à ce sujet, je te suggère de te procurer le livre Double ta valeur: accomplis plus travaille moins, un chapitre est consacré aux moyens de production!).

Tout ça sans parler de la paix d’esprit inespérée que ça nous procure de ne plus avoir à s’inquiéter de perdre notre travail parce qu’on a oublié d’enregistrer ou à cause d’une clef USB défectueuse!  

Lire aussi: 5 façons dont le cloud peut te faciliter la vie au travail

Par contre, choisir le service de nuage qui nous convient le mieux est un peu plus problématique.

Comment choisir ton coin de nuage

Tu peux faire affaire avec plusieurs entreprises pour utiliser un service cloud. Pour savoir quelle option choisir, il faut d’abord te demander quelles sont tes priorités. Voilà quelques questions pour guider tes réflexions:

• Est-ce que tu fais de la rédaction et voudrais pouvoir éditer tes documents sur n’importe quel ordinateur sans faire de doublons ou te préoccuper de la sauvegarde?
• Est-ce que tu voudrais plutôt faciliter le travail d’équipe avec tes collègues?
• Est-ce que tu préfèrerais utiliser le cloud pour remplacer ton disque externe que tu es tanné de traîner partout?
• Quel est le niveau de confidentialité des documents avec lesquels tu travailles, as-tu besoin d’une protection par un cryptage top niveau?

Bref, tes priorités et tes besoins devront guider ton choix car les options que je vais te proposer ont toutes des forces et des faiblesses à considérer.

Il faut d'abord savoir qu’il y a deux grandes catégories d’utilisateurs: ceux qui s’en servent comme backup de masse pour archiver et conserver leurs fichiers (comme les entreprises) et ceux qui s’en servent pour leurs activités quotidiennes (comme les employés).

Ici, on va plutôt s’intéresser à la deuxième option, pour une utilisation day to day dans le cadre de ton travail.
Trois des services d’entreposage et de transfert de fichiers dans le cloud les plus populaires pour l’utilisateur moyen sont Dropbox, Google Drive, et OneDrive.

Ces trois services ont beaucoup de points communs. Ils permettent tous les trois d'entreposer et de partager des fichiers avec n'importe qui à partir du cloud, de collaborer en temps réel sur les mêmes fichiers, de travailler en mode hors connexion et ils peuvent être utilisés en multiplateforme.

Voyons donc quelles sont les particularités de ces nuages, leurs points forts et leurs points faibles, pour que tu puisses choisir ce qui te conviendrait le mieux. Nous allons d'abord les présenter brièvement, puis les confronter dans trois rounds : round 1: les fonctionnalités, round 2: la sécurité et round 3: le tarif.

Google Drive

Disponible sur:

• Android: oui
• iOS: oui
• Windows Phone: non
• Windows: oui
• Mac: oui

Même si Google a commencé à travailler sur un service d'enregistrement et de partage par le cloud en 2006, il a fallu attendre 2012 pour que Google Drive soit lancé.

Toutefois, sa croissance a été très rapide, si bien qu'elle a détrôné Dropbox en tant qu'application cloud la plus populaire. C'est sans doute grâce à l'intégration de la G Suite et des applications bureautiques Google Docs: Docs, Sheets et Slides (les versions Google de Microsoft Word, Excel et PowerPoint), offertes gratuitement et qui peuvent remplacer avantageusement la suite Office pour les besoins de base.

L’application Drive se télécharge sur Android, Windows, iOS et Mac. On peut donc accéder à nos documents sur la grande majorité des ordinateurs, tablettes et smartphones, soit en ligne sur le site de Google Drive, soit à partir des dossiers synchronisés à même un ordinateur.

OneDrive

Disponible sur:

• Android: oui
• iOS: oui
• Windows: oui
• Windows phone: oui
• Mac: oui

Ce service, lancé en 2007 sous le nom de Windows Live Folders, a changé de nom à quelques reprises pour être finalement rebaptisé Microsoft OneDrive en 2014.

Plusieurs d’entre nous ont été introduits à OneDrive au passage à Windows 8 ou Windows 10 car il a été intégré à ces systèmes d’exploitation. C’est, grosso modo, la version Microsoft d’iCloud.

OneDrive est lié à un compte Microsoft qui donne également accès au compte Xbox Live, Outlook et Skype.  

Dropbox

Disponible sur:

• Android: oui
• iOS: oui
• Windows: oui
• Windows phone: oui
• Mac: oui

Dropbox est une entreprise qui a été fondée en 2007 par Drew Houston et Arash Ferdowsi.
C’est la frustration engendrée par l’oubli de sa clef USB qui a motivé Drew Houston à rédiger les premières lignes de code de l’application en attendant le bus vers New York dans le Chinatown de Boston en 2006.

Peu de temps après, Ferdowsi se joint à lui pour fonder l’entreprise et ils peuvent bénéficier du fonds Y Combinator pour la développer. L’année suivante (2008), Dropbox se retrouve parmi les 50 finalistes qui peuvent présenter leur entreprise à l’occasion de la conférence de TechCrunch50 à San Francisco.
Dropbox  lance son service à cette occasion avec une liste d’attente de près de 200 000 personnes qui comptaient les jours avant de pouvoir utiliser l’application.

Dropbox est donc l’un des pionniers dans la popularisation du cloud comme outil personnel pour la sauvegarde et le partage des données.

L’application est simple d’utilisation et a toujours été à la hauteur des attentes des utilisateurs malgré les hauts et les bas qu’une entreprise de ce genre est vouée à connaître.

Round 1: Les fonctionnalités  

Les fonctionnalités pèsent très lourd dans la balance au moment de choisir quel service de cloud utiliser. C’est ce qui fait en sorte qu’il correspond à nos besoins ou pas pour faciliter notre travail et améliorer notre efficacité.

Google Drive

Google Docs

Google Drive est la plateforme tout indiquée pour collaborer avec des collègues et travailler sur les mêmes documents à l’aide de Google Docs.

Son système de sauvegarde et de synchronisation est très au point. Autrement dit, pas de risque de se retrouver avec 10 versions différentes du même document ou avec des erreurs qui empêchent d’ouvrir un fichier.

Plusieurs collègues peuvent travailler sur le même fichier et voir les modifications apportées par chacun en temps réel sans aucun problème. Pas besoin d’attendre que quelqu'un d’autre ait fermé le fichier sur son poste de travail!

De plus, on peut gérer les autorisations des gens à qui on partage nos fichiers. On a l’option de les inviter en lecture seule, de choisir s’ils peuvent aussi commenter, ou on peut leur donner la liberté de modifier directement le texte et de faire des suggestions.

Il y a aussi l’option de laisser des commentaires tout au long du document ou d’utiliser le système de messagerie intégré, ce qui rend la communication encore plus efficace.

De plus, Google Docs propose une fonction méconnue: la reconnaissance optique des caractères (OCR). Ce qui veut dire que c’est possible de prendre une photo d’un texte, de l'enregistrer dans le drive, de sélectionner avec le clic droit "ouvrir avec Docs" et Google Docs va “lire” l’image et la convertir en texte.
Les formats compatibles sont PDF, JPEG, PNG et GIF. Toutefois, il faut que le texte sur l’image soit d’une police d’écriture très simple (comme Arial ou Times New Roman) et éviter l’écriture manuscrite.

Autres

Au niveau de l’organisation des dossiers, Google Drive propose des options simples, mais efficaces: les codes de couleur et la description des dossiers, accessible dans la section “détails” du clique droit. C’est l’endroit idéal pour y ajouter des mots clefs, ce qui facilite la recherche quand on a beaucoup de dossiers.

Intégrations et automatisation

En plus de la suite bureautique Docs, Sheets et Slides, d’autres applications Google comme Google Forms, Google My Maps, Google Drawing et une panoplie d’applications mises au point par d’autres entreprises peuvent être intégrées et utilisées dans Google Drive selon nos besoins (personnellement j’utilise beaucoup MindMeister et Mindmup).  

C’est aussi possible d’intégrer Google Drive dans d’autres applications comme Asana, Slack, Lucidchart, ou Evernote, pour ne nommer que ceux-là.

L’automatisation de différentes actions utilisant Google Drive est aussi possible à l’aide d’outils comme Zapier ou IFTTT.

OneDrive

Office Online et Office 365

L’un des principaux intérêts de OneDrive est que ce service fonctionne main dans la main avec la suite bureautique Microsoft Office. Autrefois très coûteuse, la suite Office est maintenant offerte gratuitement (en partie) avec Office Online, et de façon abordable et avantageuse avec Office 365.

Office Online permet d’utiliser Word, Excel, PowerPoint et OneNote à partir de n’importe quel appareil en ligne. C’est l’équivalent en termes de possibilités (à peu de choses près) à avoir Microsoft Office famille et petite entreprise, mais sans aucun frais!

Par contre, quelques options, comme le publipostage et la section “références”, sont absentes de Word Online (les notes de bas de page sont toutefois accessibles par un onglet distinct).

Pour ceux qui ont besoin d’un peu plus que la création de documents de base, Office 365 propose le “full package” qui peut être utilisé avec OneDrive.

Dans les deux cas, il est possible de partager les fichiers avec n’importe qui et de choisir s’ils ont l’accès en lecture seule ou s’ils peuvent aussi les modifier. Quand plusieurs personnes travaillent sur le même document, on peut voir les modifications en temps réel et la personne qui les effectue grâce à un petit curseur au nom de l’utilisateur qui suit ses mouvements.  

On peut aussi modifier un document du cloud dans une version de Microsoft Office hors ligne (comme Office 2016) et les changements seront synchronisés.

Finalement, Office Online est également disponible en mode hors connexion, ce qui veut dire qu’on peut éditer un document de OneDrive même hors ligne et qu’il se synchronisera dès qu’une connexion internet sera détectée.

Autres

Puisque l’identifiant Microsoft est aussi utilisé en tant qu’identifiant Skype, ce service de messagerie instantanée est disponible à même OneDrive. C’est une intégration qui peut être très pratique pour discuter en direct avec les collaborateurs sur un document.  

Intégrations et automatisation

Mis à part la suite Office et Skype, OneDrive ne propose pas vraiment l’intégration d’autres applications, et les autres applications ne proposent que rarement d’intégrer OneDrive.

Toutefois, c’est possible d’automatiser certaines actions qui concernent OneDrive par l’entremise de Zapier ou IFTTT.

DropBox

Avec un compte Dropbox de base, on a accès aux fonctions de base, ce qui est très peu comparativement à Google Drive et OneNote.

Du moins, c’était le cas avant le 30 janvier 2017.

C’est à cette date qu’a été lancé Paper, un outil d’édition et de collaboration surprenant et très peu connu puisqu’il s’est lancé dans le bain assez tardivement et qu’il fait face à plusieurs compétiteurs bien établis.   
En plus des possibilités de base du compte Dropbox personnel, soit l’utilisation en multiplateforme, le partage des documents et la collaboration, Paper fait passer la création de documents collaboratifs à un autre niveau.

Dropbox Paper

L’outil Paper se distingue des autres éditeurs de documents tant au niveau visuel qu’au niveau de l’utilisation. Tout y est optimisé pour la création de documents polyvalents qui favorisent la collaboration.
Tout d’abord, l’apparence de l’éditeur est très épurée et sans distractions. En plus de pouvoir ajouter des images, tableaux, numérotations et listes à points comme dans les éditeurs de texte traditionnels, on peut également ajouter des listes à cocher et attribuer les tâches à d’autres collaborateurs avec une date d’échéance. C’est aussi possible d’intégrer des éléments (comme des vidéos YouTube, des pistes sonores de SoundCloud, des tableaux Pinterest, etc) et des lignes de code.

Drobpox Business

Trois forfaits sont disponibles pour Dropbox Business: standard, avancé et entreprise. Selon le forfait choisi, l’espace de stockage augmente, la sécurité est renforcée et l’utilisateur a accès aux commandes d’administration avancées.

Les clients de Dropbox Business bénéficient également de  la récupération de données pendant 120 jours et de Smart Sync qui permet de réduire le poids des fichiers sur l’ordinateur en effectuant une synchronisation intelligente et sélective.

Intégrations et automatisation

L’un des points forts de Dropbox est l’intégration de Microsoft Office 365 dans Dropbox Business. Ça permet d’enregistrer des documents de la suite Office directement dans Dropbox et de les modifier à même le cloud en mode collaboratif à l’aide de Office Online.

Plusieurs autres partenaires de Dropbox proposent des intégrations, comme Symantec, Blackboard, VMware AirWatch et okta. C’est aussi possible de synchroniser Google Agenda pour, par exemple, prendre et partager des notes de réunion entre collègues.

Dropbox peut également être intégré dans un grand nombre d’autres applications pour faciliter le partage des fichiers, comme dans Asana ou Slack par exemple.

C’est également très facile de s’en servir pour automatiser certaines tâches grâce à des services comme Zapier ou IFTTT.  

Le gagnant est…

Le match est tellement serré que c’est impossible de déclarer un vainqueur: Google Drive et Dropbox arrivent ex aequo.

Avant l’arrivée de Paper, Google l’aurait remporté haut la main dans le volet fonctionnalités. Depuis la disponibilité de ce nouvel outil, Dropbox offre non seulement une alternative pour la collaboration, mais aussi un complément à la G Suite car les liens des documents de Google peuvent être importés dans Paper.

Tout dépend donc des besoins. Pour la variété des outils et des intégrations, Google Drive a encore un bon pas d’avance, mais pour la collaboration et le suivi du travail, Paper l’a dépassé dans la course.

Round 2: la sécurité

La sécurité des données contre le piratage et le vol d’informations est un critère très important à considérer avant de choisir de déposer des fichiers dans le cloud.

Évidemment, les besoins en sécurité sont relatifs à la confidentialité des données de nos fichiers.
Par exemple, ce ne serait pas la fin du monde pour moi si un pirate informatique avait accès à mes brouillons d’articles de blogue. Si je conservais des informations confidentielles sur des clients et que ça pouvait permettre des vols d’identité ou des fraudes bancaires en cas de faille… Ce serait une autre paire de manches.

Voilà où se situent Google Drive, OneDrive et Dropbox concernant la sécurité des données.

Google Drive

Le transfert des fichiers dans Google Drive est protégé par un cryptage 256-bit SSL/TLS et 128-bit AES lors de la conservation des données "au repos".

C’est également possible d’activer la fonction d’authentification en deux étapes pour plus de sécurité.
Toutefois, Google a déjà été mêlé à des histoires de non-respect des termes de services et de problèmes de sécurité à l’interne.

La NSA (National Security Agency, organisme gouvernemental du département de la Défense des États-Unis) aurait également eu accès aux fichiers entreposés dans Google Drive, selon la révélation d’Edward Snowden en 2013.

À peine un mois avant ce scandale, Google annonçait que leur niveau de sécurité allait être augmenté. Quel hasard!

Pour ma part, je ne conserve rien sur mon Google Drive qui pourrait intéresser la NSA alors je ne m'en fais pas plus qu'il faut avec ce point.

Un autre danger réside dans le fait que Google utilise le même identifiant et mot de passe pour connecter les utilisateurs à une panoplie de services, ce qui augmente l’ampleur des risques en cas de pépin. C'est donc particulièrement important de choisir un mot de passe complexe et de le changer de temps en temps. 

OneDrive

Dans OneDrive, les données sont protégées par SSL lors de leur transfert et de la sauvegarde sur leurs serveurs, mais seuls les abonnés business ont droit au cryptage des données qui sont “au repos” et immobiles une fois le transfert terminé.

Pour bénéficier d’une sécurité supplémentaire, les utilisateurs d’un compte de base de OneDrive ont donc tout intérêt à activer la vérification en deux étapes.

Dropbox

Les fichiers conservés dans Dropbox sont protégés par un cryptage AES 256 bit et par 128 bit AES SSL/TLS ou supérieur lors des transferts. Tout comme OneDrive et Google Drive, l’option de vérification de l’identité en deux étapes peut être activée.  

La version Dropbox Pro renforce la sécurité en permettant d’activer les permissions de collaborer et l’échéance des liens de partage, ce qui fait en sorte que les utilisateurs doivent saisir un mot de passe pour pouvoir modifier les documents et qu’ils n’y ont accès que pendant un certain temps.

Ça n'empêche pas Dropbox d’être sporadiquement la cible de pirates informatiques. Par exemple, les comptes de certains clients ont déjà été piratés grâce à l’envoi d’un message prétextant que quelqu’un voulait partager un lien avec eux et en leur demandant d’entrer leurs identifiants de connexion. Ce faisant, les pirates ne pouvaient pas franchir les barrières de protection de Dropbox mais ont tout de même réussi à hacker les comptes en misant sur la naïveté des clients.

Le gagnant est…

Sans hésitation, Dropbox (clique ici pour voir tous les détails de sécurité concernant leurs services).
Leurs failles au fil du temps ont été principalement d’origines externes, contrairement à Google et Microsoft qui ne sont pas les champions du respect de la vie privée...

Toutefois, il faut garder en tête que les plus grands dangers de sécurité ne proviennent pas du cryptage des services d’enregistrement cloud, mais bien des utilisateurs eux-mêmes qui sont le plus souvent la proie des pirates informatiques. La naïveté humaine reste le maillon faible!

Round 3: Le tarif

Google Drive

Le compte Google gratuit de base inclut un hébergement cloud de 15 Go.
Cet espace est partagé avec la boîte de réception du compte Gmail (faites gaffe aux pièces jointes volumineuses), avec Google+ et avec Google photos.

Toutefois, si notre smartphone est synchronisé avec le compte Google, l'espace nécessaire pour la sauvegarde automatique des photos de l'appareil n'est pris en compte que si on décide de les sauvegarder en pleine résolution. Aussi, tous les documents de la suite Google Docs sont hébergés sans prendre d'espace.

Au besoin, on peut faire passer l'espace de stockage à 100 Go pour 2,79 $/mois, à 1 To pour 13,99 $/mois ou à 10 To pour 139,99 $/mois.

OneDrive

Le compte OneDrive gratuit inclut 5 Go d'espace de stockage. Si on désire plus d'espace, on peut obtenir 50 Go pour 2 $/mois ou bien prendre un abonnement Office 365 Personnel pour 69 $/année qui nous donne 1 To d'espace, ou Office 365 Famille qui nous donne 5 To.

Dropbox

Le compte gratuit de Dropbox comprend 2 Go. Toutefois, c'est possible de débloquer beaucoup d'espace en réalisant différentes actions, comme en invitant d'autres personnes à utiliser Dropbox (+500 Mo/parrainage), en utilisant la fonctionnalité synchronisation de l'appareil photo du téléphone (+ 3 Go) en réalisant le tutoriel de prise en main (+250 Mo) et la prise en main sur mobile (+250 Mo) en jumelant un compte professionnel à un compte personnel (+2 Go) et au fil du temps d'autres options s'ajoutent pour pouvoir "gratter les fonds de tiroirs" et accumuler de l'espace supplémentaire. Pour ma part j'en suis à 11,5 Go au total.

Pour avoir plus d'espace plus rapidement, il faut adhérer à l'un des forfaits business proposés, soit Standard pour 2 To à 17,50 $/mois (par utilisateur, à partir de 3 utilisateurs), Avancé pour tout l'espace dont on a besoin à 27,50 $/mois (par utilisateur, à partir de 3 utilisateurs) ou Entreprise qui n'est pas un forfait fixe mais plutôt un appel à discuter avec eux pour élaborer une solution sur mesure.

Le gagnant est...

Google Drive. Ce service remporte à la fois du côté de la plus grande capacité de stockage gratuite, mais aussi du rapport quantité/prix de leurs forfaits. À 2,79$/mois pour 100 GO de stockage, surtout quand on sait que les Google Docs ne pèsent pas dans la balance, c'est très rentable.

Résumons...

Google Drive, OneDrive et Dropbox ne sont pas parmi les services les plus populaires sans raison, ils répondent chacun à leur façon aux différents besoins des utilisateurs.

Au niveau des fonctionnalités, tous les trois offrent le partage facile des documents et la collaboration à partir d'outils intégrés comme Office Online, Google Docs et Paper.

Au niveau de la sécurité, Dropbox propose une très bonne protection tout en permettant aux utilisateurs de prendre en main une partie de la sécurité de leurs documents. Les trois options demandent par contre d'être toujours vigilants, de choisir des mots de passe difficiles à hacker et il serait sage d'activer les fonctions d'identification en deux étapes.

Finalement, au  niveau du prix, Google Drive éclipse la concurrence par sa flexibilité et son tarif avantageux.

Pourquoi n'en choisir qu'un seul?

La bonne nouvelle, c'est qu'on n'est pas obligés de se limiter à un seul service. Ils peuvent très bien avoir des usages complémentaires.

Par exemple, un bon combo serait d'utiliser Google Drive pour tout ce qui est feuilles de calculs, présentations style Powerpoint, rédaction, révision et correction de documents textuels, mais d'utiliser Dropbox Paper comme outil de brainstorm, de suivi du travail et de mise en forme de projets. Les fichiers qui demandent un plus haut niveau de sécurité peuvent être entreposés dans Dropbox et la grande quantité d'espace disponible sur Google Drive permet d'y placer tous les autres documents d'usage courant.

Ceux qui ne jurent que par Microsoft Office seront aussi satisfaits d'utiliser Office 365/OneDrive et l'intégration que propose Dropbox Business. De cette façon, toutes les fonctions de la suite Office sont disponibles et l'outil Paper par Dropbox complémente très bien le peu d'options de collaboration que propose OneDrive.

Bref, à mon avis, DropBox est redevenu un must depuis l'intégration de Paper et il constitue un choix judicieux pour sauvegarder une copie des documents plus importants. Google Drive et One Drive proposent quant à eux des outils bureautiques polyvalents qui répondent à différents besoins, mais Google Drive est définitivement plus avantageux côté prix et au niveau des intégrations à d'autres plateformes.

Même si Google Drive, OneDrive et Dropbox sont trois des services les plus populaires, il existe aussi plusieurs autres entreprises qui offrent des services d'entreposage sur le cloud, comme Box, Amazon Drive, pCloud, MediaFire, OwnCloud ou Yandex Disk, pour ne nommer que ceux-là. Alors si tu veux comparer davantage d'offres de services, je t'invite à aller faire un tour sur les sites de ces entreprises!
Dans tous les cas, l'entreposage de documents dans le cloud est un merveilleux outil au quotidien, mais ne constitue pas une méthode de conservation infaillible. C'est préférable de conserver une ou deux copies des documents importants à différents endroits pour éviter de perdre nos données en cas de pépin.

Et toi, que penses-tu de Google Drive, OneDrive et Dropbox? As-tu l'intention d'essayer l'un de ces outils, ou as-tu des commentaires ou des expériences vécues à nous partager concernant le cloud? La section commentaires juste en dessous est là pour ça! :)