3 trucs pour ne plus courir le risque de perdre tous tes fichiers

3 trucs pour ne plus courir le risque de perdre tous tes fichiers

Comment bien conserver nos fichiers

Il est de plus en plus fréquent d’entendre parler d’entreprises qui ont décidé de prendre un “virage vert” et de limiter leur utilisation du papier au bureau au profit du numérique. Personnellement, je crois que ce sont des initiatives qui ont aussi le potentiel de faciliter les opérations quotidiennes, de permettre aux employés d’être plus efficaces et d’accélérer l’atteinte des objectifs.  

Les gestionnaires ont la conscience tranquille, ils peuvent maintenant se vanter de faire leur part pour sauver la planète et les employés les plus choyés ont droit à un petit iPad de compagnie comme outil de travail. Que demander de plus?!

Le problème c’est que, la plupart du temps, ils ne connaissent pas les dessous de l’informatique et les bons outils pour conserver tous les documents numériques produits. On upgrade le bureau high-tech pour que tout se connecte wifi/bluetooth et on croise les doigts pour que ça fonctionne rondement.

On pense qu’on peut fournir des iPads aux employés et que “l’affaire est ketchup”, mais ce n’est pas tout à fait le cas. Ce n’est pas parce que c’est numérique que ça ne demande pas un minimum de connaissances en la matière!

On se retrouve donc avec des entreprises plus écolos, mais moins bien organisées. Au final, c’est la productivité des employés qui écope.

Et il n’y a pas que les entreprises jouant la carte du virage vert qui se convertissent au numérique. Au Québec en 2017, à moins que tu ne travailles reclus dans une cabane dans le Nord à mille lieues de la civilisation, une bonne partie de ton travail est probablement réalisée à l’aide d’outils informatiques.  

C’est donc primordial pour tes performances que tu sois bien informé sur les éléments essentiels à connaître sur les sauvegardes informatiques.  

Voilà donc le plan de match pour s’assurer que tu as les outils et les informations nécessaires:   

  1. Avant toute chose, on va passer en revue les éléments incontournables pour prévenir les problèmes avec tes fichiers.
  2. Ensuite, on va parler des bons réflexes à adopter concernant les copies de sauvegarde.
  3. Finalement, on va faire le point sur les supports de conservation: ceux qui devraient être utilisés et ceux qu’on serait mieux d’oublier.

Le numérique c’est génial, mais trop souvent on oublie que ce n’est pas infaillible et que ce n’est pas impossible de tout perdre si on ne prend pas les précautions nécessaires. Après avoir lu cet article, tu devrais avoir une bonne idée de comment bien gérer et conserver tes documents pour t’éviter d’éventuels problèmes.

Comment protéger tes fichiers

Imagine: tu travailles sur un projet depuis plus d’un mois. Le matin de la remise du produit final à ton patron, tu cliques sur le fichier pour l’ouvrir et le message suivant apparaît:

« Impossible d’ouvrir le fichier. Le fichier est corrompu ».

Ça m’est déjà arrivé plus d’une fois par le passé et à chaque fois je soupçonne avoir fait une mini crise cardiaque.

Pour prévenir l’angoisse et la frustration qui suit quand on essaie de faire une récupération de fichiers, on peut faire trois choses: 1-minimiser les risques d’avoir des fichiers corrompus, 2-s’assurer de toujours avoir une copie de sauvegarde, 3-choisir les supports de conservation adéquats.

1-Minimise les risques

Le nom de fichier

L’un des problèmes les plus fréquents qui mènent à des fichiers corrompus est le nom du fichier. Hé oui, “rien que ça”. Ça peut sembler banal, mais il y a des règles à suivre pour nommer un fichier ou un dossier de la bonne façon:

À utiliser:

  • Les caractères alphanumériques (lettres majuscules, minuscules et chiffres)
  • Les tirets et barres de soulignement

That’s it.

À éviter:

  • Les espaces (remplacer par une barre de soulignement (_) car c’est l’alternative que les moteurs de recherche considèrent comme un espace.)  
  • La ponctuation (le point sépare le titre de l’extension, comme .doc par exemple, mais ce n’est pas recommandé de l’utiliser dans le nom)
  • Les accents
  • Les caractères spéciaux ($%& etc.)

En cas de récupération, les noms de fichiers qui ne sont pas conformes aux recommandations ci-dessus peuvent devenir illisibles. Pire encore, les fichiers peuvent simplement ne plus ouvrir. C’est souvent le cas lors de transfert de pièces jointes dans les courriels, ou le transfert par serveurs FTP.

Les erreurs sont moins fréquentes au fur et à mesure que les systèmes d’exploitation évoluent, mais il faut quand même garder ces bonnes vieilles habitudes pour nommer nos fichiers. Ce n’est pas parce que Windows ou Apple évoluent dans leur programmation que tous les programmeurs d’applications et de logiciels suivent la même évolution au même rythme.

Aussi, il faut éviter de donner un nom trop long à notre fichier, car le nombre de caractères permis pour identifier un fichier prend en compte le chemin d’accès.

Windows limite en général à 256/260 caractères. Donc, si ton fichier se nomme:“dossier_de_presentation_version_finale_du_4_fevrier_2017_a_remettre_au_ceo” et qu’il se trouve dans un dossier qui a un nom aussi long, qui lui-même est dans une suite de dossiers… Bref, si ton fichier est enfoui dans une suite de dossiers à rendre jalouse une poupée russe, c’est très probable que ça crée des erreurs et que tu finisses par avoir du mal à accéder à tes fichiers.

Avec le système d’exploitation Windows 10, il sera possible d’activer une fonction qui augmentera le nombre de caractères permis à 32 767, donc c’est un problème qu’on ne devrait bientôt plus avoir. Mais quand même, je suis d’avis que c’est préférable de garder les noms de fichiers “short and sweet”, ne serait-ce que pour ne pas se compliquer la vie inutilement.

2-Fais-toi des copies de sauvegarde 

Avant toute chose, si tu ne l’utilises pas déjà, il est important que tu ajoutes ce raccourci clavier à tes habitudes: Ctrl+s.

Il s’agit du raccourci pour sauvegarder tes documents. Prend l’habitude de l’utiliser souvent, pendant que tu travailles sur un document, pour éviter de perdre des heures de job en cas de panne électrique, de blue screen ou de redémarrage accidentel.

Et parce qu’on n’est jamais trop prudent, si tu travailles sur un même document pendant plusieurs jours/semaines/mois, enregistre une nouvelle version de temps en temps.

Personnellement, pour les gros documents sur lesquels je travaille pendant plusieurs semaines, je conserve toujours mes trois versions les plus récentes, dont une sur un autre disque. En cas de pépin, comme un fichier corrompu sur la version la plus récente par exemple, c’est mieux d’avoir à reprendre le travail sur un fichier plus ancien et de perdre quelques heures que d’avoir à reprendre depuis le début!

3-Utilise le bon disque

D’abord, tu dois savoir qu’il n’y a aucun support 100 % safe et infaillible pour sauvegarder tes documents à long terme. Chacune des technologies d’enregistrement disponible comporte son lot d’avantages et d’inconvénients. En voilà un bref survol pour t’aider à t’y retrouver:   

CD/DVD

Je suis désolée d’avoir à faire ça, mais je vais péter la bulle de tous ceux qui sont restés accrochés aux années 2000-2010: les bons vieux CDs et DVDs ne sont plus vraiment de la partie.

Ce ne sont pas de “mauvais” supports de conservation en tant que tels. C’est juste que leur fiabilité est vraiment traître. Selon les dernières études, la durée de vie de ces types de supports serait de 5 à 100 ans…

Tout dépend des disques et du type de technologie utilisé, de leur manipulation et entretien (rainure, traces de doigts, nettoyage), de leurs conditions d’entreposage (ils sont sensibles à la lumière, à la chaleur, à l’humidité…). Il y a tellement de facteurs qui entrent en ligne de compte quant à leur longévité que ces supports ne valent tout simplement plus le risque face à leurs alternatives.

Pour ceux qui tiennent à tout prix à utiliser quand même la dernière tour de 200 DVDs qu’ils ont achetés pour pas cher au Wal Mart, voilà quelques recommandations pour maximiser leur longévité:

  • Être TRÈS prudent lors de leur manipulation. Une rainure ou une trace de doigt sont suffisantes pour les rendre utilisables à court ou long terme.
  • Les entreposer dans un endroit sombre, car ils sont sensibles à la lumière, particulièrement aux rayons UV
  • S’assurer que la température à laquelle ils sont entreposés se situe entre 22 et 25 degrés Celsius (idéalement) en évitant le plus possible les variations
  • Ne pas les entreposer à un niveau d’humidité supérieur à 50 % ou inférieur à 20 %
  • Les ranger à la verticale et non à plat, pour éviter qu’ils ne se déforment

Si les disques ont besoin d’être nettoyés ou dépoussiérés, il est préférable de le faire avec un jet d’air comprimé ou un chiffon microfibre et de nettoyer en partant du centre vers l’extérieur et non en mouvements circulaires. Pour nettoyer plus en profondeur, il faut utiliser le savon le plus doux possible et éviter ceux qui contiennent des solvants.

Mémoire flash vs mémoire magnétique

Depuis quelques années, les disques durs à mémoire flash et ceux à enregistrement magnétique se font compétition. En ce moment, ces deux types de disques présentent des avantages et des inconvénients et il serait sage de déclarer un match nul pour la simple raison qu’ils sont parfaitement complémentaires.

Ces disques existent tous deux en version interne et externe. Dans leur version interne, les disques flash sont mieux connus sous le nom de disques SSD. Pour les disques externes, ils sont faciles à distinguer, car ils sont plus petits, légers et ne font pas de bruit lorsqu’ils sont en marche, contrairement aux disques magnétiques qui fonctionnent avec une tête de lecture mécanique qui rend leur fonctionnement perceptible à l’oreille.

Disque magnétique

Ce sont les disques tout indiqués pour le stockage des fichiers qu’on utilise au quotidien et sur lesquels on fait souvent des modifications. Puisque c’est la solution la plus économique en termes d’espace, on peut aussi s’en servir aussi pour entreposer les documents lourds (par exemple les fichiers vidéos, des banques d’images haute résolution, etc) et les documents archivés (à condition d’utiliser les disques de temps à autre et de déplacer les données à même le disque après quelques années, pour optimiser sa durée de vie).

Disque flash

Ce sont des disques qui sont résistants aux chocs, mais sensibles aux variations de tension. Même si la stabilité et la fiabilité de la mémoire flash s’est améliorée avec le temps (je ne suis certainement pas la seule à avoir tué une dizaine de clefs USB au cours de la dernière décennie!) leur durée de vie, si on en fait une utilisation quotidienne, reste de 2 à 5 ans en moyenne, selon le produit.

Plus il y a d’informations écrites et effacées sur ce type de disque, plus il s’use. Si on l’utilise au quotidien, il faut s’assurer d’avoir une copie de sauvegarde des documents importants sur un autre disque car après quelques années il pourrait être inutilisable. Ce sont aussi des disques qui peuvent mourir sans crier gare (contrairement aux magnétiques qui affichent généralement des messages d’erreurs comme signe avant-coureur) et dont la récupération des données est plus difficile à effectuer.

L’idéal est donc de s’en servir pour les copies de fichiers qui doivent être transportés, comme des présentations diaporamas ou des épreuves et maquettes par exemple, ou encore comme disques d’archivage de documents qui ne sont pas trop massifs.

Les disques SSD internes sont, quant à eux, parfaits pour l’installation du système d’exploitation de l’ordinateur car ils permettent d’en augmenter considérablement la rapidité d’exécution et la performance.        

Alors, si on tient compte de leurs forces et faiblesses respectives, l’idéal serait d’utiliser ces deux types de mémoire de façon complémentaire.

Conclusion

Puisque ce sujet est très technique, revoyons brièvement les points les plus importants à connaître pour t’assurer de savoir quoi faire et ne pas faire pour ne pas risquer de perdre tes fichiers:

  • Porte attention à la façon dont tu nommes tes fichiers: n’utilise que les lettres, les chiffres, les tirets et les barres de soulignement tout en gardant le nom le plus court possible.
  • Sauvegarde tes fichiers régulièrement avec le raccourci clavier Ctrl+S.
  • Effectue des copies de sauvegardes des fichiers sur lesquels tu passes beaucoup de temps à travailler pour pouvoir reprendre sur une version antérieure en cas de pépin plutôt que de recommencer du début.
  • Si tu utilises encore des CDs/DVDs, entrepose-les à la verticale dans un endroit où la température se maintient entre 22 et 25 degrés Celsius et à l’abri de l’humidité et de la lumière.
  • Utilise un disque dur magnétique pour les fichiers que tu utilises au quotidien.
  • Utilise un disque interne SSD et installes-y ton système d’exploitation pour améliorer la vitesse de ton ordinateur.
  • Utilise un disque flash externe pour le transport des fichiers et l’archivage de fichiers peu volumineux.

Voilà donc, en utilisant ces connaissances et en appliquant ces trucs, tu ne devrais plus avoir à craindre de perdre tes fichiers.

Depuis quelques années, une autre méthode de conservation qui ne demande pas de disque est de plus en plus utilisée: la sauvegarde dans le nuage, qu’on appelle aussi le cloud. C’est une alternative très intéressante qui possède aussi son lot d’avantages et d’inconvénients. Nous en parlerons plus en détail dans un prochain article!

QUI EST Mélodie Lambert?

Mes compétences sont issues d’un parcours académique multidisciplinaire et d’un cheminement professionnel qui m’a permis de me diversifier encore davantage. Je sais donc porter plusieurs chapeaux! Formée en arts visuels, en littérature et écriture journalistique, en communications, en conservation archivistique ainsi qu’en histoire, j’ai occupé au fil du temps des fonctions dans les domaines de la photographie, du tourisme, de la recherche et rédaction historique, de l’édition papier et numérique, de la documentation et de l’infographie. Mon attrait pour l’univers numérique et le domaine du commerce m’a poussée à faire mes premiers pas dans le domaine de la vente en ligne et de la création de sites web en 2015. Je développe depuis des aptitudes variées dans le domaine du marketing web, du commerce électronique et des outils numériques.

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