LES BUNKERS

3 trucs pour ne plus courir le risque de perdre tous tes fichiers!

Il est de plus en plus frĂ©quent d'entendre parler d'entreprises qui ont dĂ©cidĂ© de prendre un "virage vert" et de limiter leur utilisation du papier au bureau au profit du numĂ©rique. Personnellement, je crois que ce sont des initiatives qui ont aussi le potentiel de faciliter les opĂ©rations quotidiennes, de permettre aux employĂ©s d’ĂȘtre plus efficaces et d’accĂ©lĂ©rer l’atteinte des objectifs.  

Les gestionnaires ont la conscience tranquille, ils peuvent maintenant se vanter de faire leur part pour sauver la planÚte et les employés les plus choyés ont droit à un petit iPad de compagnie comme outil de travail. Que demander de plus?!

Le problĂšme c'est que, la plupart du temps, ils ne connaissent pas les dessous de l’informatique et les bons outils pour conserver tous les documents numĂ©riques produits. On upgrade le bureau high-tech pour que tout se connecte wifi/bluetooth et on croise les doigts pour que ça fonctionne rondement.
On pense qu’on peut fournir des iPads aux employĂ©s et que “l’affaire est ketchup”, mais ce n’est pas tout Ă  fait le cas. Ce n'est pas parce que c'est numĂ©rique que ça ne demande pas un minimum de connaissances en la matiĂšre!

On se retrouve donc avec des entreprises plus Ă©colos, mais moins bien organisĂ©es. Au final, c’est la productivitĂ© des employĂ©s qui Ă©cope.

Et il n’y a pas que les entreprises jouant la carte du virage vert qui se convertissent au numĂ©rique. Au QuĂ©bec en 2017, Ă  moins que tu ne travailles reclus dans une cabane dans le Nord Ă  mille lieues de la civilisation, une bonne partie de ton travail est probablement rĂ©alisĂ©e Ă  l’aide d’outils informatiques.  
C’est donc primordial pour tes performances que tu sois bien informĂ© sur les Ă©lĂ©ments essentiels Ă  connaĂźtre sur les sauvegardes informatiques.  

VoilĂ  donc le plan de match pour s’assurer que tu as les outils et les informations nĂ©cessaires:   

  1. Avant toute chose, on va passer en revue les éléments incontournables pour prévenir les problÚmes avec tes fichiers.
  2. Ensuite, on va parler des bons réflexes à adopter concernant les copies de sauvegarde.
  3. Finalement, on va faire le point sur les supports de conservation: ceux qui devraient ĂȘtre utilisĂ©s et ceux qu’on serait mieux d’oublier.

Le numĂ©rique c'est gĂ©nial, mais trop souvent on oublie que ce n'est pas infaillible et que ce n'est pas impossible de tout perdre si on ne prend pas les prĂ©cautions nĂ©cessaires. AprĂšs avoir lu cet article, tu devrais avoir une bonne idĂ©e de comment bien gĂ©rer et conserver tes documents pour t’éviter d’éventuels problĂšmes.

Comment protéger tes fichiers

Imagine: tu travailles sur un projet depuis plus d’un mois. Le matin de la remise du produit final à ton patron, tu cliques sur le fichier pour l’ouvrir et le message suivant apparaüt:
« Impossible d'ouvrir le fichier. Le fichier est corrompu ».

Ça m’est dĂ©jĂ  arrivĂ© plus d’une fois par le passĂ© et Ă  chaque fois je soupçonne avoir fait une mini crise cardiaque.

Pour prĂ©venir l’angoisse et la frustration qui suit quand on essaie de faire une rĂ©cupĂ©ration de fichiers, on peut faire trois choses: 1-minimiser les risques d’avoir des fichiers corrompus, 2-s’assurer de toujours avoir une copie de sauvegarde, 3-choisir les supports de conservation adĂ©quats.

1-Minimise les risques

Le nom de fichier

L’un des problĂšmes les plus frĂ©quents qui mĂšnent Ă  des fichiers corrompus est le nom du fichier. HĂ© oui, “rien que ça”. Ça peut sembler banal, mais il y a des rĂšgles Ă  suivre pour nommer un fichier ou un dossier de la bonne façon:
À utiliser:

  • Les caractĂšres alphanumĂ©riques (lettres majuscules, minuscules et chiffres)
  • Les tirets et barres de soulignement

That’s it.
À Ă©viter:

  • Les espaces (remplacer par une barre de soulignement (_) car c’est l’alternative que les moteurs de recherche considĂšrent comme un espace.)  
  • La ponctuation (le point sĂ©pare le titre de l’extension, comme .doc par exemple, mais ce n’est pas recommandĂ© de l’utiliser dans le nom)
  • Les accents
  • Les caractĂšres spĂ©ciaux ($%& etc.)

En cas de rĂ©cupĂ©ration, les noms de fichiers qui ne sont pas conformes aux recommandations ci-dessus peuvent devenir illisibles. Pire encore, les fichiers peuvent simplement ne plus ouvrir. C’est souvent le cas lors de transfert de piĂšces jointes dans les courriels, ou le transfert par serveurs FTP.

Les erreurs sont moins frĂ©quentes au fur et Ă  mesure que les systĂšmes d'exploitation Ă©voluent, mais il faut quand mĂȘme garder ces bonnes vieilles habitudes pour nommer nos fichiers. Ce n’est pas parce que Windows ou Apple Ă©voluent dans leur programmation que tous les programmeurs d'applications et de logiciels suivent la mĂȘme Ă©volution au mĂȘme rythme.

Aussi, il faut Ă©viter de donner un nom trop long Ă  notre fichier, car le nombre de caractĂšres permis pour identifier un fichier prend en compte le chemin d'accĂšs.

Windows limite en gĂ©nĂ©ral Ă  256/260 caractĂšres. Donc, si ton fichier se nomme:“dossier_de_presentation_version_finale_du_4_fevrier_2017_a_remettre_au_ceo” et qu’il se trouve dans un dossier qui a un nom aussi long, qui lui-mĂȘme est dans une suite de dossiers
 Bref, si ton fichier est enfoui dans une suite de dossiers Ă  rendre jalouse une poupĂ©e russe, c’est trĂšs probable que ça crĂ©e des erreurs et que tu finisses par avoir du mal Ă  accĂ©der Ă  tes fichiers.

Avec le systĂšme d’exploitation Windows 10, il sera possible d'activer une fonction qui augmentera le nombre de caractĂšres permis Ă  32 767, donc c’est un problĂšme qu’on ne devrait bientĂŽt plus avoir. Mais quand mĂȘme, je suis d’avis que c’est prĂ©fĂ©rable de garder les noms de fichiers “short and sweet”, ne serait-ce que pour ne pas se compliquer la vie inutilement.

2-Fais-toi des copies de sauvegarde 

Avant toute chose, si tu ne l’utilises pas dĂ©jĂ , il est important que tu ajoutes ce raccourci clavier Ă  tes habitudes: Ctrl+s.

Il s’agit du raccourci pour sauvegarder tes documents. Prend l’habitude de l’utiliser souvent, pendant que tu travailles sur un document, pour Ă©viter de perdre des heures de job en cas de panne Ă©lectrique, de blue screen ou de redĂ©marrage accidentel.

Et parce qu’on n’est jamais trop prudent, si tu travailles sur un mĂȘme document pendant plusieurs jours/semaines/mois, enregistre une nouvelle version de temps en temps.

Personnellement, pour les gros documents sur lesquels je travaille pendant plusieurs semaines, je conserve toujours mes trois versions les plus rĂ©centes, dont une sur un autre disque. En cas de pĂ©pin, comme un fichier corrompu sur la version la plus rĂ©cente par exemple, c’est mieux d’avoir Ă  reprendre le travail sur un fichier plus ancien et de perdre quelques heures que d’avoir Ă  reprendre depuis le dĂ©but!

3-Utilise le bon disque

D’abord, tu dois savoir qu’il n’y a aucun support 100 % safe et infaillible pour sauvegarder tes documents Ă  long terme. Chacune des technologies d’enregistrement disponible comporte son lot d’avantages et d’inconvĂ©nients. En voilĂ  un bref survol pour t’aider Ă  t’y retrouver:   

CD/DVD

Je suis dĂ©solĂ©e d’avoir Ă  faire ça, mais je vais pĂ©ter la bulle de tous ceux qui sont restĂ©s accrochĂ©s aux annĂ©es 2000-2010: les bons vieux CDs et DVDs ne sont plus vraiment de la partie.
Ce ne sont pas de “mauvais” supports de conservation en tant que tels. C’est juste que leur fiabilitĂ© est vraiment traĂźtre. Selon les derniĂšres Ă©tudes, la durĂ©e de vie de ces types de supports serait de 5 Ă  100 ans


Tout dĂ©pend des disques et du type de technologie utilisĂ©, de leur manipulation et entretien (rainure, traces de doigts, nettoyage), de leurs conditions d’entreposage (ils sont sensibles Ă  la lumiĂšre, Ă  la chaleur, Ă  l’humidité ). Il y a tellement de facteurs qui entrent en ligne de compte quant Ă  leur longĂ©vitĂ© que ces supports ne valent tout simplement plus le risque face Ă  leurs alternatives.

Pour ceux qui tiennent Ă  tout prix Ă  utiliser quand mĂȘme la derniĂšre tour de 200 DVDs qu’ils ont achetĂ©s pour pas cher au Wal Mart, voilĂ  quelques recommandations pour maximiser leur longĂ©vitĂ©:

  • Être TRÈS prudent lors de leur manipulation. Une rainure ou une trace de doigt sont suffisantes pour les rendre utilisables Ă  court ou long terme.
  • Les entreposer dans un endroit sombre, car ils sont sensibles Ă  la lumiĂšre, particuliĂšrement aux rayons UV
  • S’assurer que la tempĂ©rature Ă  laquelle ils sont entreposĂ©s se situe entre 22 et 25 degrĂ©s Celsius (idĂ©alement) en Ă©vitant le plus possible les variations
  • Ne pas les entreposer Ă  un niveau d’humiditĂ© supĂ©rieur Ă  50 % ou infĂ©rieur Ă  20 %
  • Les ranger Ă  la verticale et non Ă  plat, pour Ă©viter qu’ils ne se dĂ©forment

Si les disques ont besoin d’ĂȘtre nettoyĂ©s ou dĂ©poussiĂ©rĂ©s, il est prĂ©fĂ©rable de le faire avec un jet d’air comprimĂ© ou un chiffon microfibre et de nettoyer en partant du centre vers l’extĂ©rieur et non en mouvements circulaires. Pour nettoyer plus en profondeur, il faut utiliser le savon le plus doux possible et Ă©viter ceux qui contiennent des solvants.

Mémoire flash vs mémoire magnétique

Depuis quelques annĂ©es, les disques durs Ă  mĂ©moire flash et ceux Ă  enregistrement magnĂ©tique se font compĂ©tition. En ce moment, ces deux types de disques prĂ©sentent des avantages et des inconvĂ©nients et il serait sage de dĂ©clarer un match nul pour la simple raison qu’ils sont parfaitement complĂ©mentaires.
Ces disques existent tous deux en version interne et externe. Dans leur version interne, les disques flash sont mieux connus sous le nom de disques SSD. Pour les disques externes, ils sont faciles Ă  distinguer, car ils sont plus petits, lĂ©gers et ne font pas de bruit lorsqu’ils sont en marche, contrairement aux disques magnĂ©tiques qui fonctionnent avec une tĂȘte de lecture mĂ©canique qui rend leur fonctionnement perceptible Ă  l’oreille.

Disque magnétique

Ce sont les disques tout indiquĂ©s pour le stockage des fichiers qu’on utilise au quotidien et sur lesquels on fait souvent des modifications. Puisque c’est la solution la plus Ă©conomique en termes d’espace, on peut aussi s’en servir aussi pour entreposer les documents lourds (par exemple les fichiers vidĂ©os, des banques d’images haute rĂ©solution, etc) et les documents archivĂ©s (Ă  condition d’utiliser les disques de temps Ă  autre et de dĂ©placer les donnĂ©es Ă  mĂȘme le disque aprĂšs quelques annĂ©es, pour optimiser sa durĂ©e de vie).

Disque flash

Ce sont des disques qui sont rĂ©sistants aux chocs, mais sensibles aux variations de tension. MĂȘme si la stabilitĂ© et la fiabilitĂ© de la mĂ©moire flash s’est amĂ©liorĂ©e avec le temps (je ne suis certainement pas la seule Ă  avoir tuĂ© une dizaine de clefs USB au cours de la derniĂšre dĂ©cennie!) leur durĂ©e de vie, si on en fait une utilisation quotidienne, reste de 2 Ă  5 ans en moyenne, selon le produit.

Plus il y a d’informations Ă©crites et effacĂ©es sur ce type de disque, plus il s’use. Si on l'utilise au quotidien, il faut s’assurer d’avoir une copie de sauvegarde des documents importants sur un autre disque car aprĂšs quelques annĂ©es il pourrait ĂȘtre inutilisable. Ce sont aussi des disques qui peuvent mourir sans crier gare (contrairement aux magnĂ©tiques qui affichent gĂ©nĂ©ralement des messages d’erreurs comme signe avant-coureur) et dont la rĂ©cupĂ©ration des donnĂ©es est plus difficile Ă  effectuer.

L’idĂ©al est donc de s’en servir pour les copies de fichiers qui doivent ĂȘtre transportĂ©s, comme des prĂ©sentations diaporamas ou des Ă©preuves et maquettes par exemple, ou encore comme disques d’archivage de documents qui ne sont pas trop massifs.

Les disques SSD internes sont, quant Ă  eux, parfaits pour l’installation du systĂšme d’exploitation de l’ordinateur car ils permettent d’en augmenter considĂ©rablement la rapiditĂ© d’exĂ©cution et la performance.        

Alors, si on tient compte de leurs forces et faiblesses respectives, l’idĂ©al serait d’utiliser ces deux types de mĂ©moire de façon complĂ©mentaire.

Conclusion

Puisque ce sujet est trùs technique, revoyons briùvement les points les plus importants à connaütre pour t’assurer de savoir quoi faire et ne pas faire pour ne pas risquer de perdre tes fichiers:

  • Porte attention Ă  la façon dont tu nommes tes fichiers: n’utilise que les lettres, les chiffres, les tirets et les barres de soulignement tout en gardant le nom le plus court possible.
  • Sauvegarde tes fichiers rĂ©guliĂšrement avec le raccourci clavier Ctrl+S.
  • Effectue des copies de sauvegardes des fichiers sur lesquels tu passes beaucoup de temps Ă  travailler pour pouvoir reprendre sur une version antĂ©rieure en cas de pĂ©pin plutĂŽt que de recommencer du dĂ©but.
  • Si tu utilises encore des CDs/DVDs, entrepose-les Ă  la verticale dans un endroit oĂč la tempĂ©rature se maintient entre 22 et 25 degrĂ©s Celsius et Ă  l’abri de l’humiditĂ© et de la lumiĂšre.
  • Utilise un disque dur magnĂ©tique pour les fichiers que tu utilises au quotidien.
  • Utilise un disque interne SSD et installes-y ton systĂšme d’exploitation pour amĂ©liorer la vitesse de ton ordinateur.
  • Utilise un disque flash externe pour le transport des fichiers et l'archivage de fichiers peu volumineux.

VoilĂ  donc, en utilisant ces connaissances et en appliquant ces trucs, tu ne devrais plus avoir Ă  craindre de perdre tes fichiers.

Depuis quelques annĂ©es, une autre mĂ©thode de conservation qui ne demande pas de disque est de plus en plus utilisĂ©e: la sauvegarde dans le nuage, qu’on appelle aussi le cloud. C’est une alternative trĂšs intĂ©ressante qui possĂšde aussi son lot d’avantages et d’inconvĂ©nients. Nous en parlerons plus en dĂ©tail dans un prochain article!

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