Comment optimiser ses processus pour travailler plus efficacement

Ses doigts frappent son manche à une vitesse fulgurante, enchaînant notes et accords de façon harmonieuse. Son plectre bouge si vite qu’on peut à peine le voir frapper les cordes. Ton ami vient de prendre sa guitare et se lâche lousse dans une improvisation des plus spectaculaires.

Ce petit spectacle t’a inspiré et, une fois chez toi, tu sors ta vieille guitare poussiéreuse du placard. Tu vas sur Internet, trouves une partition et essaies de suivre. Cinq minutes plus tard, tes doigts font mal et tu es pris de rage puisqu’aucune des notes que tu produis ne sonne bien.
Et pourtant, ça avait l’air si facile…

C’est un peu le même principe qui arrive lorsqu’on essaie d’apprendre à travailler avec un nouveau logiciel. Tu passes beaucoup de temps à chercher la bonne icône, tu fais de ton possible, mais rien ne fonctionne. Après deux ou trois essais, tu en conclus que le logiciel bogue ou qu’il est très mal fait.

Je comprends, c’est comme ça que je me suis senti à mes débuts sur Photoshop (logiciel de retouche photo). Tout était trop complexe pour rien et ça me prenait une éternité faire de petites choses simples. Et pourtant, quand je regardais mon ami, ses doigts se laissaient balader avec aisance sur son clavier. Pour lui, tout semblait si facile, si naturel...

Ce n’est pas parce qu’on travaille sur le bon projet avec les bons outils et la bonne attitude qu’on a atteint le zénith de la productivité. Encore reste-t-il à maîtriser l’outil et le processus.

L’objectif de ce chapitre est simple: rendre ton travail aussi facile, plaisant et impressionnant que l’improvisation d’un grand musicien.

Pour ce faire, on va décortiquer le processus en deux parties: la maîtrise de l’outil et les applications de productivité.

La maîtrise de l’outil

As-tu déjà regardé un pro gamer, quelqu’un qui gagne sa vie en jouant à des jeux vidéos de façon compétitive?

Sinon, prends 30 secondes pour aller voir cette vidéo de Hwang "Losira" Kang Ho, un des joueurs les plus rapides de l’industrie.

Ce joueur fait partie de “Team Liquid”, une des organisations de eSport les plus compétitives sur terre. Chaque joueur doit pratiquer un minimum de 50 heures par semaine, mais la plupart en font beaucoup plus! Ce n’est pas rare que les joueurs de Team Liquid pratiquent 12 à 14 heures par jour avec seulement 4 h de sommeil par nuit.

En aucun cas je ne te propose de jouer à des jeux vidéos 14 h par jour. Cependant, ces joueurs ont définitivement quelque chose à nous apprendre sur l’optimisation de nos processus.

Dans la vidéo, Lorisa joue à Starcraft — un jeu de stratégie en temps réel.

Dans ce jeu, chaque joueur possède une base ainsi que quelques travailleurs qu’il doit utiliser pour miner des ressources et constituer une armée le plus rapidement possible dans l’objectif de détruire toutes les unités de l’adversaire.

Lorsqu’on joue à Starcraft, ce n’est pas rare d’avoir à gérer ses ressources, l'expansion de sa base et la production de nouvelles unités en même temps qu’on mène un assaut sur plusieurs fronts; le multitâche n’est pas en option.

Plus un joueur est rapide et efficace, mieux il va gérer sa base, sa production et son armée. Ce n’est pas une guerre de soldats, c’est une guerre de productivité.

Puisque le jeu repose autant sur la rapidité et l’efficacité, une métrique est venue à obséder les joueurs: l’APM (les Actions Par Minute).

Alors qu’un débutant va faire environ 20 à 40 actions par minute, les pros (comme Losira) vont jusqu’à 400 actions par minute.

Une des grosses différences entre le professionnel et le débutant est l’utilisation (ou la non-utilisation) de la souris d’ordinateur.

Le débutant sélectionne ses unités à l’aide de son curseur, passe ses commandes à l’aide de son curseur et construit ses bâtiments à l’aide de son curseur.

Le professionnel délègue le plus de tâches possible à sa main gauche à l’aide des raccourcis clavier.

Ce n’est pas exclusif aux jeux vidéos, peu importe ce que tu fais avec ton ordinateur, l’utilisation des raccourcis clavier va te permettre d’être drastiquement plus efficace.

Prenons une action simple en exemple: ouvrir un nouvel onglet pour chercher une vidéo de chat sur YouTube.

Scénario 1: Prendre la souris, cliquer sur le bouton pour ouvrir un onglet, cliquer sur la barre d’adresse, aller sur YouTube, cliquer sur la barre de recherche, inscrire “chat”, cliquer sur la loupe.
12 secondes.

Scénario 2: “Ctrl+T” pour ouvrir un nouvel onglet. Pas besoin de sélectionner la barre d’adresse puisqu’on y est déjà. Si on utilise Google Chrome, on peut simplement faire “Y” et, si on est déjà allé sur YouTube, il va nous proposer d’appuyer sur “TAB” pour chercher sur YouTube à partir de la barre d’adresse.
Avec les raccourcis, on peut donc faire: “Ctrl+T”, “Y”, “Tab”, “Chat”, “Enter”.
3 secondes.

Le deuxième scénario te permet de tout accomplir sans que ta main droite touche à ta souris. Le simple fait d’apprendre les raccourcis de base te permet d’être quatre fois plus rapide lors de ton usage général d’un ordinateur (la différence est encore plus grande lorsqu’on utilise des logiciels spécialisés).

Et ça, c’est en supposant que tu utilises une souris d’ordinateur. De plus en plus de gens travaillent exclusivement sur un ordinateur portable en utilisant le pavé tactile. Dans ce cas, c’est encore plus important d’apprendre et de maîtriser les raccourcis clavier.

Mais là, tu vas peut-être m’arrêter et me dire “Wo’ minute le jeune… Ça fait dix ans que je travaille dans X, Y, Z et je n’ai jamais eu besoin d’utiliser les raccourcis pour bien faire mon travail.”

La différence entre une personne qui utilise un ordinateur dans le cadre de son travail et un pro gamer est simple: le pro gamer doit maîtriser ses outils pour avoir un salaire. Pour le reste d’entre nous, maîtriser un ordinateur est loin d’être obligatoire. La raison est également simple: c’est un standard impossible à exiger.

Comment est-ce qu’on peut s’attendre à ce que Nicole, 55 ans, qui avoue ne pas être “une crack en info”, utilise les raccourcis de la même façon qu’un pro gamer? Par conséquent, on vit dans une culture où “ne pas être un pro de l’info” est une justification suffisante pour ne pas apprendre.

Mais si Nicole prenait le temps d’apprendre à être plus efficace… Si elle devenait quatre fois plus rapide à son travail. Qu’arriverait-il?

Cal Newport présente une idée intéressante dans sa conférence “Follow your passion is bad advice”. Selon lui, la passion n’est pas innée, mais bien une conséquence de l’expertise. En d’autres mots, plus on est bon dans quelque chose, plus on aime faire cette chose, plus on est “passionné”.

Lorsqu’on maîtrise ses outils de travail, tout devient plus agréable, plus rapide, plus fluide; exactement comme le musicien qui maîtrise son instrument.

Si, comme 52,3 % des travailleurs, Nicole n’aime pas son emploi, peut-être qu’apprendre à maîtriser ses outils de travail ajouterait un peu de passion dans sa vie?

Comment entraîner sa rapidité?

S’il y a UN raccourci clavier qui a le potentiel de changer notre façon de travailler, c’est bien Ctrl+F — la recherche rapide.

Lorsqu’on veut trouver une information sur Internet, que ce soit dans un article de blogue, une entrée Wikipédia ou encore un document PDF, on peut utiliser Ctrl+F pour faire apparaître une boîte qui va instantanément chercher et trouver ce que tu tapes à travers la page.

Une fois qu’on connaît ce raccourci, c’est difficile d’imaginer que c’est possible de chercher une information SANS utiliser cette fonction. Après tout, la recherche d’informations fait partie du quotidien de pas mal tout le monde (à titre personnel ou professionnel). Ne pas utiliser cette fonction revient à perdre des centaines d’heures chaque année à lire des blocs de texte inutiles…

Et pourtant, la MAJORITÉ des gens n’utilisent pas la recherche rapide. Selon Google, il n’y a que 10 % des utilisateurs qui se servent de cette fonction! (En sachant ça, dépasser tes collègues en productivité vient de devenir une tâche pas mal plus simple!)

De mon point de vue, cette statistique est simplement aberrante. Pourquoi est-ce que les gens ne prennent pas le temps d’apprendre leurs raccourcis? Pourquoi est-ce qu’ils s’entêtent à travailler de façon si peu productive?

On a déjà parlé de la première raison — parce que personne ne s’attend à ce qu’on le fasse —, mais je doute que ce soit la fin de l’histoire.

Non seulement apprendre ses raccourcis n’est pas une exigence, mais la plupart des gens ignorent qu’ils existent, tout simplement! Pas dans le sens qu’ils ignorent quels raccourcis existent, mais plutôt qu’ils ignorent que c’est possible d’utiliser son clavier pour autre chose qu’écrire! Et bien souvent, ceux qui le savent choisissent délibérément d’ignorer cette connaissance, se complaisant dans l’usage paresseux de leur main gauche.

Lorsqu’on commence à utiliser un logiciel, n’importe lequel, il FAUT prendre un petit 30 minutes pour identifier les actions les plus fréquentes et/ou coûteuses en temps pour mémoriser leurs raccourcis.
Pour simplifier ce processus, on peut chercher sur Internet pour trouver ce qu’on appelle des “cheat sheets”, c’est-à-dire des aide-mémoire qu’on peut imprimer et coller bien à la vue pour faciliter l’apprentissage.

On peut également utiliser des sites comme shortcutfoo.com pour pratiquer nos raccourcis. Le site propose des “dojos” d’entraînement pour une foule de logiciels et langues de programmation.

Apprendre les raccourcis est certes une expérience dégrisante: il y en a beaucoup, on se sent incompétent, et ça prend du temps; mais sache que cet investissement de temps va très vite se rentabiliser. Surtout que beaucoup de raccourcis sont universels à toutes les applications (comme copier/couper/coller, la recherche rapide ou “sélectionner tout” par exemple). Il n’y a que les actions spécifiques aux logiciels qui ont leurs propres raccourcis. Et même à ça, plusieurs de ces logiciels se fient aux standards de leur industrie pour faciliter la courbe d’apprentissage de leurs utilisateurs. En apprenant les raccourcis clavier de Première Pro (un logiciel de montage vidéo), on apprend également une partie des raccourcis de Sony Vegas par exemple.

Maximiser l’usage de sa souris

Il n’y a pas que le clavier d’ordinateur qu’on peut juicer aux stéroïdes. C’est aussi possible d’installer des logiciels pour rendre ta souris plus polyvalente. C’est entre autres la fonction du logiciel Strokes Plus sur PC.

Prends un instant pour aller voir cette démo: doubletavaleur.com/stroke-plus-demo

Il s’agit d’une vidéo où un utilisateur fait toutes sortes de choses en utilisant des “gestures” — des actions déclenchées par les mouvements de la souris.

Ces mouvements sont captés par le logiciel lorsqu’on bouge la souris en tenant le bouton droit enfoncé.
Sur la vidéo, l’utilisateur fait un “Y” pour lancer YouTube, un “G” pour aller sur Google, une ligne vers la gauche pour faire précédent, vers la droite pour faire suivant, par en bas pour faire copier et par en haut pour faire coller.

Ce logiciel permet donc de lier des mouvements spécifiques à n’importe quelle action ou macro. Plus sur le sujet dans les prochaines pages!

Trouver une épingle dans une botte de foin

J’ai parlé de Ctrl+F pour une raison bien précise: la recherche d'informations — peu importe sa forme — est une des activités les plus courantes et essentielles de notre quotidien. Pour te donner une idée de l’importance de la recherche dans nos vies, réalise que Google est LE site web le plus populaire et qu’il traite, en moyenne, 40 000 recherches PAR SECONDE.

Mais comme on vient de voir avec Ctrl+F, ce n’est pas parce qu’on utilise un outil quotidiennement qu’on sait comment bien l’utiliser! S’il n’y a que 10 % de la population qui utilise Ctrl+F, c’est une proportion encore bien plus petite qui se sert des opérateurs de recherche.

“Les quoi?”

Lorsqu’on effectue une recherche, c’est possible d’ajouter des paramètres pour améliorer la précision des résultats. Par exemple, on peut utiliser “site:” pour effectuer une recherche à travers un site web particulier.

Exemple: site:lapresse.ca Donald Trump

Dans cet exemple, Google va retourner l’ensemble des articles de lapresse.ca qui mentionnent Donald Trump (51 000 résultats à l’heure où j’écris cette page).

On peut aussi prendre AND/NOT/OR pour modifier ce qu’on veut inclure dans notre recherche.

Exemple: Justin Trudeau AND escaliers

Dans cet exemple, ça va nous donner tous les résultats de Justin Trudeau qui parlent également d’escaliers. Tu risques donc de tomber sur la vidéo embarrassante de lui expliquant comment “bien” débouler les escaliers.

Je vais couper ça court puisqu’il existe plus d’une trentaine d’opérateurs de recherche. Comme avec les raccourcis, ça vaut la peine de prendre un instant pour les étudier. Rends-toi ici (doubletavaleur.com/aide-google) pour une liste assez complète des différents opérateurs que tu peux utiliser autant pour Google, Google Drive et Gmail.

Les applications de productivité

Maîtriser les raccourcis n’est que la première étape. Si tu veux vraiment devenir un Jedi de la productivité, il te reste encore à découvrir les différentes applications qui peuvent t’aider dans ta quête de vitesse!
Ces applications accomplissent toutes une de ces trois fonctions: t’aider à aller plus vite, quantifier ta productivité ou mieux gérer ton temps.

There’s an app for that

J’ai un ami qui travaillait sur un projet dans lequel il devait entretenir un compte Instagram. La stratégie était simple: republier le contenu des autres utilisateurs en leur faisant une mention.

Pour ce faire, il trouvait la publication qu’il voulait partager sur l’application mobile d’Instagram et utilisait ensuite un logiciel pour planifier la republication sur son propre compte. Malheureusement, l’interface de ce logiciel n’était pas optimisée pour chercher une publication bien précise, ce qui rendait l’opération très longue pour rien — jusqu’à trente minutes par photo.

Ce même logiciel propose une autre fonctionnalité: l’importation de masse. Pour moi, la solution était simple: utiliser l’application web (et non mobile) pour trouver les images à republier, en télécharger une vingtaine pour ensuite de les uploader en batch. Il me répond qu’il y avait pensé, mais que c’était impossible de télécharger les photos directement du site d’Instagram!

“Ah oui?”

Voici un principe presque universel: peu importe ce que tu veux accomplir sur Internet, si c’est long, contre-productif ou difficile, il existe une app pour ça.

Après une très courte recherche Google, j’ai trouvé Instag Downloader, une application Chrome qui permet de télécharger les images Instagram en un seul clic. Grâce à cette application, le processus est passé de 30 à 5 minutes par photo (de la recherche à la planification).

Face à ce genre de tâches, la plupart des gens se résignent et acceptent doucement leur sort. À la place, il faut développer le réflexe de chercher pour des scripts/applications/raccourcis ou logiciels qui permettent de simplifier au maximum le processus.

Bill Gates a déjà dit “Je vais toujours choisir une personne lâche pour faire un travail difficile puisqu’elle va trouver une façon facile de l’accomplir”.

Ça ne veut pas dire qu’il ne faut pas être travaillant, certaines tâches fastidieuses ne peuvent pas être automatisées. Mais neuf fois sur dix, l’approche paresseuse est définitivement plus productive!

Les raccourcis sur stéroïdes...

Est-ce que ça t’arrive d’avoir à écrire plusieurs fois la même chose dans une journée? Probablement que si tu programmes, réponds à des courriels ou fais du service à la clientèle, la réponse est oui, très souvent!
Tu sais sans doute que c’est possible de créer des réponses préfaites qu’on peut facilement intégrer dans ses courriels. Il s’agit d’une fonctionnalité de base et toute entreprise devrait faire usage de cette stratégie dans son service à la clientèle. Ça permet de standardiser la qualité du support en plus de faire sauver un temps fou aux employés.

Alors que les réponses préfaites sont un bon exemple d’usage de ces applications de productivité, ce n’est que le début.

Phrase Express (disponible sur iOS/Android/Windows/Mac) permet de:

• Créer des “text expanders”;
• Utiliser l’autosuggestion;
• Gérer ton presse-papier;
• Créer des macros;
• Créer des réponses préfaites personnalisées à l’aide de formulaires;

Et beaucoup, beaucoup plus…

Text Expander

Si tu dois souvent écrire l’URL du site web de ta compagnie, tu peux utiliser un “text expander” pour faire en sorte que, par exemple, chaque fois que tu écris “site.com”, ton ordinateur remplace immédiatement ton texte par “https://www.nom-de-domaine.com/”. En suivant le même principe, on peut aussi dire au logiciel de remplacer “#datetime” avec l’heure et la date d’aujourd’hui.

On peut également créer des groupes d’expanders pour que, lorsqu’on écrit une abréviation de notre choix (disons #refund), on se fasse présenter un menu (similaire au menu contextuel du clic droit) comprenant plusieurs templates de messages prédéfinis à propos d’un sujet X (les remboursements dans notre cas)!

Autosuggestion

Et ce n’est pas tout! Ce logiciel détecte les phrases et expressions que tu écris souvent pour ensuite te proposer de compléter tes phrases lorsqu’il détecte que c’est ce que tu veux écrire. Exactement comme lorsqu’on commence à écrire une phrase sur Google et qu’il tente de deviner ce qui vient ensuite.

Ces deux fonctionnalités sont excessivement pratiques, mais il y a encore beaucoup plus! Une de mes fonctions préférées est celle de la gestion du presse-papier. Disons que tu as deux documents devant toi et ta tâche est de copier/coller cinq valeurs indépendantes d’une page à l’autre. En temps normal, tu dois aller sur la page A, sélectionner la valeur, la copier (Ctrl+C), changer de page (alt+tab), cliquer au bon endroit et coller la valeur (Ctrl+V). Même si ce processus n’est pas excessivement long, il n’en reste pas moins que c’est loin d’être efficace.

Avec la gestion du presse-papier, on peut aller sur la page A et copier les cinq valeurs d’un coup, pour ensuite aller sur la page B et coller ces 5 mêmes valeurs en les choisissant dans la liste déroulante de notre presse-papier.

Par défaut, le presse-papier Windows (ou mac) ne peut contenir qu’une seule valeur. Ces logiciels enregistrent l’historique de tout ce qu’on copie pour ensuite nous permettre de choisir parmi notre historique lorsqu’on colle une information, nous sauvant un temps fou lorsqu’on a plus d’une information à copier!

Pour un logiciel plus léger qui fait uniquement cette fonction, je te recommande d’utiliser KanaClip!

Macros

Ensuite, on peut créer ce qu’on appelle des “macros”. Il s’agit d’une série d’actions prédéfinies qu’on peut exécuter en un seul clic. Donc, si tu as à faire une action complexe, comme changer la configuration d’un ordinateur, transférer des données d’un logiciel à l’autre ou modifier plusieurs documents en même temps, les macros sont exactement ce qu’il te faut.Phrase Express peut fonctionner en tandem avec Mouse Recorder pour être attentif à  tout ce que tu fais avec ton ordinateur (mouvement de souris, touches, etc.) et enregistrer ça en tant que macro. C’est-à-dire qu’aussitôt que tu actives ta macro, il va refaire exactement ce que tu as fait (mais plus rapidement).

D’autres logiciels plus puissants (comme AutoHotKey) permettent de programmer des macros en utilisant des boucles ainsi que des conditions. Donc, même si la tâche demande une certaine logique à accomplir (et/ou/si), c’est quand même possible de l’automatiser!

Formulaires et réponses préfaites

Mise en situation: tu travailles dans une agence de voyages et tu dois répondre aux demandes de clients qui veulent partir dans le Sud. Après avoir effectué une recherche pour eux, tu retournes leur répondre par courriel.

À la place de prendre le temps d’écrire un courriel unique à chaque fois, tu utilises le raccourci que tu as attitré à ton formulaire de réponses préremplies.

Une fenêtre apparaît, te demandant le nom de la personne, l’hôtel en question (dans une liste déroulante), le prix, la date de départ et de retour. Tu remplis les informations, cliques sur “Enter” et le courriel s’écrit tout seul.

Bien sûr, ça implique que, pour chaque hôtel, quelqu’un s’est donné la peine d’écrire une belle description de l’endroit. La mise en place de cet outil demande donc une dose considérable de travail. Mais il ne faut pas oublier quelque chose, la loi du 80/20 s’applique également au monde du voyage! 20 % des hôtels accueillent 80 % des voyageurs.

Puisque ces logiciels permettent de partager les raccourcis à travers une équipe de travail, TOUS les conseillers pourraient générer leurs réponses automatiquement pour économiser du temps. Un formulaire de réponses préfaites pour les 20 hôtels les plus populaires pourrait donc sauver des milliers d’heures de travail chaque année (tout dépendant de la taille de l’agence).

Bien sûr, on peut garder ça simple. Ton formulaire pourrait également te rédiger un courriel général, mais adapté à ton formulaire, que tu peux personnaliser à chaque fois au besoin.

Calculer sa productivité

Te souviens-tu lorsqu’on a parlé de la formule mathématique de la productivité?

V = I * M * E * T

Le dernier élément — T —  représente le temps investi à travailler. Ce qui m’amène à te poser une question...

Sais-tu combien de temps tu passes sur Facebook, Pinterest ou Instagram chaque semaine? Combien de temps tu passes à travailler versus le temps que tu passes sur un site de voyages, Netflix ou encore sur YouTube à écouter des vidéos de chats?

Notre perception du temps est relative… C’est-à-dire qu’on a l’impression qu’il passe pas mal plus vite lorsqu’on écoute une télésérie Netflix que lorsqu’on fait des tableaux croisés dynamiques en Excel (à moins d’être en flow!)

Mon point est: on ne le sait pas vraiment. Ça peut être plus, ça peut être moins. Tu es peut-être workaholic ou encore un procrastinateur compulsif… Tout ça, sans le savoir!

La seule façon d’en avoir le coeur net est d’installer RescueTime (disponible sur Windows/Android/Mac).
Ce logiciel fait le suivi de toutes tes activités numériques sans que tu aies à faire quoi que ce soit. Chaque semaine, il t’envoie un rapport pour te dire *Oh, mais quelle surprise!* tu as passé 18 h sur Netflix.

Il peut autant te donner une claque au visage que te faire réaliser que tu travailles trop et que tu devrais prendre un peu plus de temps pour toi!

Elon Musk, le CEO et fondateur de Tesla et SpaceX, est réputé pour être un cas sévère de workaholisme. Dans une entrevue, il apporte une perspective intéressante sur le sujet: si tu es habitué de travailler 30 h/semaine et que tu augmentes à 90, tu vas accomplir en quatre mois ce qui te prenait une année complète.

Et comme n’importe quelle forme d’investissement, ton travail récolte des intérêts composés, c’est-à-dire qu’une petite variation dans le nombre d’heures travaillées quotidiennement apporte des conséquences démesurées à moyen et long terme.

RescueTime t’aide à connaître la vérité sur ton nombre d’heures productives pour t’aider à savoir où couper pour t’améliorer!

Simplifier et accélérer les processus

Qu’est-ce qui est le plus productif selon toi? Passer 3 h par jour à lire sur la productivité, tester des applications et “optimiser” ton poste de travail? Ou passer 3 h de plus par jour à travailler?

J’ai argumenté dans les dernières pages que c’était excessivement important de prendre le temps de simplifier ses processus de travail et d’augmenter sa vitesse d’exécution. Mais ce conseil vient avec une mise en garde. L’optimisation de sa productivité peut facilement devenir une obsession, une autre activité de pseudo-travail qui nous donne l’impression d’être productifs, un refuge qu’on utilise pour se cacher de son réel travail.

Ce processus suit la loi des retours diminutifs sur investissement: investir deux ou trois heures par semaine pour implémenter les concepts de ce chapitre peut quintupler ta productivité, mais chaque heure additionnelle est une heure de productivité perdue.

C’est important de balancer le travail et le méta-travail (le travail à propos du travail) pour ne pas pencher trop d’un côté (travailler de façon inefficace) ou de l’autre (obséder sur l’efficacité à ne plus en travailler).

La solution que j’ai trouvée pour garder l’équilibre est de cultiver le réflexe d’optimiser mes processus pendant que je travaille. Si je me rends compte que j’écris souvent le même courriel, je vais prendre cinq minutes pour en faire une réponse préfaite dans PhraseExpress. Si je fais souvent la même action dans une application (comme “archiver” dans Gmail), je vais faire une recherche rapide sur Google pour trouver le raccourci clavier (c’est “e”, mais il faut activer les raccourcis dans ses paramètres!)

Lorsque je me retrouve en plein milieu d’une tâche qui est beaucoup trop longue pour le retour sur investissement, je mets en question la raison derrière ce processus. Comme avec l’exemple d’Instagram, est-ce qu’on travaille de cette façon parce qu’on ignore une information? (On peut facilement télécharger les images à partir du site web.)

Par exemple, la plupart des logiciels permettent l’importation en format CSV (Comma Separated Values; valeurs séparées par des virgules). N’importe quel processus qui demande d’entrer les mêmes données une à une dans un logiciel (comme les produits d’une boutique en ligne, les  contacts dans un CRM ou les données de ventes dans un logiciel comptable) peut être simplifié par l’usage des fichiers CSV. Mais pour être capable d’utiliser la fonction d’importation, encore faut-il savoir ce qu’est un fichier CSV (et comment travailler avec!)

Dans le même ordre d’idées, tous les processus qui te demandent de retranscrire des informations à partir d’un site web peuvent être automatisés à l’aide de logiciels tels que Import.io.

Si, par exemple, tu as besoin d’extraire la liste des adresses courriel de toutes les entreprises d’un répertoire, tu peux prendre import.io pour retranscrire tous les sites et noms d’entreprise dans un fichier Google Sheets. Ensuite, tu peux utiliser Grabby.io pour créer un robot qui va scanner l’ensemble des sites web et trouver toutes les adresses e-mail présentes sur chacun.

Finalement, tu importes ça en CSV dans ton CRM et le tour est joué!

Ou encore, si tu dois lier manuellement des données entre plusieurs applications (comme les données de vente de ton site web avec ton système comptable ou ton logiciel de prise de rendez-vous avec ton CRM), alors tu peux utiliser Zapier (mon app préférée et de loin) pour automatiser le tout.

Zapier est probablement l’une des applications web les plus puissantes qui existent pour tout ce qui a trait à l’automatisation et à la simplification des processus. Ça vaut la peine de déposer ce livre pour aller t’inscrire!

Manifestement, je ne peux pas énumérer la liste de toutes les applications qu’on peut utiliser pour simplifier nos processus. Il en existe des milliers et la liste ne cesse de s’allonger. Mais, pour t’ouvrir l’esprit sur ce qu’il est possible de faire (presque tout), voici encore quelques exemples:

• Tu dois retranscrire le contenu de courriels dans une base de données? Mailparser.io
• Tu dois trouver les adresses courriel attachées à un domaine? Hunter.io
• Besoin de trouver la liste des comptes sur les médias sociaux liés à une adresse courriel? FullContact.com
• Besoin de trouver le sexe d’une personne selon son nom? Genderize.io

Certaines plateformes sont simples, d’autres sont plus complexes. Est-ce que ça vaut la peine d’utiliser Genderize.io si on a 15 personnes à identifier (homme/femme)? Absolument pas. Mais si on en a 1 500? Très certainement.

Le message de ce chapitre est simple. Pour être plus productif, tu dois optimiser deux choses: le processus ET la vitesse d’exécution de ce processus.

Les applications que je viens de nommer vont simplifier ton processus alors que les raccourcis clavier, macros et text expanders vont augmenter la vitesse à laquelle tu complètes ces processus.