Comment déléguer efficacement - DoubleTaValeur

Comment déléguer efficacement?

Durant le Superbowl, alors que les gars dans le salon gageaient des 5 piastres sur le nombre de jets qu’il y aurait dans le ciel durant la cérémonie d’ouverture, la longueur de l’hymne national ou encore sur la couleur de la robe de Lady Gaga, j’avais cette discussion qui m’a inspirée pour l’article d’aujourd’hui.

Je prenais des nouvelles de son boulot et elle me dit toute heureuse: «Ça va bien là, je suis tellement contente, ils m’ont donné des tâches que ça fait 3 ans que je demande à avoir!».

Et là, la question qui me vient immédiatement à l’esprit: «Comment est-ce que ça peut avoir pris 3 ANS à ta boss pour te donner plus d’ouvrage, que tu demandais par toi-même, et ce, pour le même salaire?» L’incompréhension totale.

 

Pis le lendemain, je lis la première partie du livre «Accomplir plus sans travailler plus» d’Olivier. Un passage m’a fait sourire et je l’ai tout de suite envoyé à mon amie, parce que c’était LA réponse à nos questionnements de la veille.

« […] je dois t’avertir qu’il est possible (probable) que ton boss ne veuille pas d’un employé motivé et déterminé à augmenter sa valeur. Les gens aiment leur routine et détestent le changement. Bien souvent, il faudra forcer la main des gens et se faire (malheureusement) quelques ennemis au passage.»

Mais pourquoi donc est-ce que les boss ont autant de misère à déléguer?

Laquelle des situations est la plus facile: écrire un article de blogue sur un sujet que vous avez déterminé ou demander à des membres de votre équipe d’écrire sur un sujet que vous avez déterminé? Vous avez votre idée du contenu qui devrait y être inséré. Vous connaissez la structure idéale de rédaction d’un article de blogue. Ça pourrait quasiment être plaisant de l’écrire!

Mais la questions à vous poser ici est: est-ce que ce serait un bon usage de votre temps?

Dites-vous ceci: si vous avez la capacité d’imaginer des stratégies de développement pour l’entreprise ou votre entreprise, d’imaginer des sujets d’articles de blogues qui fonctionnent, alors je parie que vous seriez plus utile à développer des nouvelles stratégies, des nouveaux concepts que de prendre du temps pour rédiger vous-même cet article.

D’un autre côté, en impliquant votre équipe dans vos projets, vous leur donnez de l’expérience en développant leurs compétences et habiletés. Il va sans dire que la prochaine fois que vous aurez une tâche à déléguer à votre équipe, votre niveau de confiance sera plus élevé et donc, votre implication sera diminuée. En le faisant par vous-même, c’est définitivement un mauvais usage de votre temps.

Vous comprenez le concept du bon usage de votre temps, maintenant, comment faire pour déléguer efficacement? Évitez les erreurs énumérées ci-dessous.

6 raisons pourquoi vous déléguez sans succès

Vous déléguez les mauvaises tâches

Avant de déléguer une tâche ou une responsabilité, il faut d’abord se demander si c’est une tâche qui PEUT être déléguée. Si le succès à long terme de la compagnie pour laquelle vous travaillez, ou votre compagnie, en dépend, alors il vaut mieux s’en assurer par vous-même. Ensuite, est-ce la tâche fit avec le style de travail et la description de tâches de l’individu? Est-ce que cette personne est plus efficace à travailler seule ou en équipe? Et quelle est la nature de la tâche que vous lui demandez?

Savoir quoi déléguer, c’est savoir exactement ce qu’il y a à faire et les résultats à obtenir.

Vous déléguez vos tâches aux mauvaises personnes

La tâche en question ne peut pas être effectuée par le premier venu. Vous devez prendre en compte les compétences, les connaissances et l’expérience de la personne à qui vous demandez de faire le travail. Vous devez aussi prendre en considération la charge de travail actuelle de la personne. Est-ce qu’elle a le temps d’effectuer cette tâche? Dans quel ordre vient-elle sur sa liste de priorités?

 Vous ne prenez pas assez de temps

Si vous voulez que le travail soit bien effectué du premier coup, il faut prendre le temps de l’expliquer clairement. Assurez-vous que la personne a bien compris ce qu’il y avait à faire. Laissez-lui le temps de vous poser des questions.

Prenez le temps de bien regarder le travail qui a été fait. Donnez des commentaires, les points positifs et négatifs. Un bon leader encourage ses employés lorsqu’il est satisfait. Ces encouragements feront un long bout de chemin en créant une bel esprit d’équipe et en donnant confiance en vos employés.

Vous n’êtes pas clair

Comment voulez-vous qu’un individu fasse un travail efficace si ce qu’il a à faire n’est pas bien compris? Prenez le temps de bien expliquer le travail, mettez-le en situation, donnez des exemples, parlez du deadline, etc. Ça évitera bien des malentendus et de la perte de temps.

Vous devez aussi être clair quant aux résultats que vous attendez de cette tâche. Comment allez-vous mesurer ce qui a été fait et si ça bien été fait?

Une solution, pour vous amenez à être bien clair quant au travail exigé est de documenter vos processus. Reprenons l’exemple du début, par rapport à l’article de blog. Au d’expliquer à vive voix, à chaque personne, et à chaque fois que cela se présente, votre procédure de rédaction d’un article de blogue, créez un processus auquel vos employés pourront se référer lorsqu’ils rédigeront ledit article.

Cela peut aussi valoir pour toutes vos tâches répétitives: procédure d’ouverture de compte, procédure de création de dossier client, procédure de création de page sur votre site web, la gestion de factures, procédure de réponses aux courriels, etc. Plus vous avez de procédures pour les tâches à effectuer, plus vous sauverez du temps lorsqu’il y aura une réorganisation de travail, un nouvel employé, etc.

Un outil pour vous aider à documenter vos processus est SweetProcess. Cette plateforme va vous sauver la vie lorsqu’il est question de formation des employés. Vous créez vos procédures et vous vous assurez qu’elles se trouvent toutes au même endroit. Vous les partagez au sein de l’équipe et vous suivez les étapes effectuées au fur et à mesure. C’est beaucoup de travail au début, mais je vous garantie que vous en serez gagnant.

Vous ne déléguez qu’une partie du travail

La responsabilité d’une tâche à 100% est un facteur de motivation majeur. Plus vous assignez de responsabilités à une personne, plus elle devient compétente. Il n’est pas intéressant de se faire déléguer un petit bout de tâche par-ci et par-là sans voir ni comprendre l’entièreté du projet. La personne doit sentir qu’elle a la responsabilité de SA tâche et que le succès du projet en dépend.

Si cette personne comprendre les objectifs de sa tâche. Elle livrera un bien meilleur résultat si elle se sent responsable en sachant exactement où elle s’en va et quels sont les objectifs qu’elle doit atteindre.

Vous n’êtes pas ouvert

la personne se sentira beaucoup plus impliquée dans la tâche si vous lui demandez son avis. Soyez ouvert à la discussion, prenez en compte l’opinion de vos employés. S’ils sont impliqués dans ce qu’ils ont à faire, ils seront être engagé. Ils vont sentir que c’est LEUR tâche et ils vont y accorder beaucoup de valeur.

Conclusion

Cet article a expliqué pourquoi les gens ont de la difficulté à déléguer en parlant d’un bon usage de votre temps. Ensuite, vous avez appris sur les 6 erreurs à éviter si vous voulez déléguer efficacement.

Il est normal que la personne prenne plus de temps que vous pour accomplir la tâche. C’est normal de penser que vous perdez votre temps, au début. Vous êtes un expert dans ce domaine, pas elle. Laissez lui du temps. Si vous avez choisi la bonne personne et que vous déléguez correctement, elle va rapidement devenir compétente et fiable. En déléguant efficacement, vous verrez rapidement la charge de travail qui pèse sur votre dos diminuer.

Savoir déléguer efficacement, ce n’est pas seulement de maximiser votre propre productivité et votre propre valeur. Ce que vous souhaitez, pour apporter encore plus de valeur, c’est de maximiser la productivité de vos employés. Votre travail en tant que manager est d’obtenir le meilleur retour sur l’investissement humain pour la ou votre compagnie. Et ça, ça passe par une délégation efficace.

QUI EST Marie-Pierre Guignard?

Avec son bac et son MBA en marketing en poche, Marie-Pierre aide Olivier à l'organisation du futur empire! Elle était directrice communication-marketing d'une PME de la région de Québec, avant de se joindre à l'aventure d'Olivier Lambert. Elle apporte à l'équipe par son énergie positive et son esprit vif.

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