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Comment ne plus être en retard

Quatre habitudes à prendre pour ne plus être en retard

Est-ce que tu as le syndrome du lapin blanc, toujours “en retard, en retard” à courir à gauche et à droite en regardant l’heure nerveusement?

“En r’tard! En r’tard! J’ai rendez-vous quequ’part! Je n’ai pas l’temps de dire au revoir, je suis en r’tard, en r’tard!”

Si tu es un retardataire chronique, tu n’es pas sans savoir que les inconvénients sont nombreux! Non seulement ton entourage risque de percevoir ton retard comme un manque de respect, mais quand cette mauvaise habitude s’invite au travail, c’est littéralement ta carrière qui est en jeu.

Heureusement, même si c’est un comportement profondément ancré en nous, on peut arriver à le changer en appliquant certains trucs.

D’abord, il faut savoir qu’on n’est pas tous en retard ou à la dernière minute pour les mêmes raisons. Certains sont des procrastinateurs délibérés qui choisissent de tout faire à la dernière minute parce qu’ils aiment le boost d’adrénaline que ça procure. D’autres ont tout bonnement “les yeux plus gros que le ventre” et se planifient trop de choses à faire dans un laps de temps trop court. Ou encore, certains ont simplement un déficit d’attention, sont facilement déconcentrés et perdent la notion du temps.  

Dans tous les cas, des trucs et des habitudes simples à mettre en place peuvent aider à éviter les retards. On peut, entre autres, organiser nos tâches de façon à commencer par le pire et garder le meilleur pour la fin,  apprendre à mieux gérer son temps, voir plus petit pour voir plus grand et apprendre à prioriser et travailler plus efficacement en facilitant l’état de flow.  

Commencer par le pire

L’une des raisons qui font souvent en sorte qu’on est en retard est la procrastination des tâches qui nous intimident ou nous déplaisent. On a tendance à toujours les repousser à plus tard, ce qui fait en sorte qu’on se retrouve à devoir les accomplir à la dernière minute et qu’on risque ultimement de manquer de temps.

Voir aussi: Comment vaincre la procrastination selon son profil type

La solution? Renverser la vapeur. Commencer chaque journée avec les tâches les plus difficiles et déplaisantes nous permet de les accomplir plus efficacement et plus rapidement, car on profite du moment de la journée où nos niveaux d’énergie et de volonté sont à leurs plus hauts. Du coup, le reste de la journée paraît beaucoup plus agréable et le sentiment de fierté qu’on éprouve est très motivant!

Éliminer les distractions

C’est très difficile d’éviter les distractions, mais c’est primordial si on veut minimiser les risques d’être en retard. Souvent, on succombe à une distraction sans même s’en apercevoir et on en prend conscience un long moment plus tard quand le mal est déjà fait.

La meilleure technique pour ne pas succomber aux distractions est tout simplement de tout faire pour en éliminer les sources.

Voilà quelques trucs qui vont aider:

  • Dans un environnement de travail bruyant, mettre des écouteurs à réduction/suppression du bruit (sans nécessairement mettre de musique) pour couper les sons dérangeants et favoriser la concentration.
  • Ranger son smartphone hors de vue et de portée. Si ce n’est pas possible parce qu’il est un outil de travail, désactiver les notifications ou utiliser une application comme AppBlock pour les bloquer momentanément.
  • Prendre conscience des distractions auxquelles on succombe le plus facilement et développer l’habitude de se ramener à l’ordre dès qu’on réalise qu’on a été distrait.

Voir aussi: Deux façons de neutraliser les armes de distraction massive

Planifier son temps

Il faut faire attention avec la planification, parce que “trop, c’est comme pas assez.” En voulant absolument tout planifier à la seconde près, on arrive rarement à accomplir tout ce qu’on a prévu (parce qu’il y a toujours des imprévus!), ce qui mène immanquablement à des retards dans nos échéanciers.

De l’autre côté, si on se planifie trop de temps pour les imprévus, on devient la proie du principe de Parkinson qui veut qu’une tâche s’allonge jusqu’à prendre la totalité du temps qui lui est accordé.

Le truc: voir petit et prioriser.

Voir petit à court terme pour voir grand à long terme

Pour planifier efficacement son temps, il faut déconstruire nos tâches le plus possible.

Je m’explique:

Une tâche qu’on planifie doit être constituée d’un seul élément, pas d’une suite de choses à faire. Prenons en exemple quelque chose de concret et de visuel, comme construire une maison. À quoi ressemblerait la liste de tâches d’un tel projet? Spontanément, on se dit: couler les fondations, monter la charpente, passer la plomberie et l’électricité, etc. Le problème, c’est que “monter la charpente” ce n’est pas une tâche, c’est une multitude de petites tâches. Couper un madrier est une tâche. Clouer un clou est une tâche. Poser une brique est une tâche. Tu vois où je veux en venir?

On envisage généralement nos tâches sous forme de trop gros morceaux. C’est entre autres pourquoi c’est si difficile de planifier de façon réaliste le temps requis pour les accomplir.  

Pour voir grand à long terme (construire une maison), il faut planifier notre temps et nos tâches en voyant petit à court terme (un clou à la fois).

Voir aussi: 7 méthodes pour travailler 48 h par jour

Ça peut donner l’impression qu’il y a encore plus de choses à faire, j’en conviens. Mais en priorisant efficacement et en ne se concentrant que sur la tâche qu’il y a immédiatement devant nous, on arrive à atteindre un rythme de travail plus efficace.

Apprendre à prioriser

Quand on est souvent en retard, c’est possible que ce soit aussi parce qu’on a tendance à passer beaucoup de trop de temps sur des tâches qui ne sont pas réellement importantes. Par exemple, si on passe des heures à chercher la police d’écriture parfaite au lieu de rédiger le texte, ce n’est pas étonnant que le document soit remis en retard!

C’est pourquoi il est primordial d’apprendre à prioriser.

Avant de planifier tes journées, prends le temps de te demander à quel point tes tâches à faire sont nécessaires pour atteindre tes objectifs, et assure-toi de toujours travailler en priorité sur ce qu’il y a de véritablement important.

Voir aussi: Bienvenue aux perfectionnistes anonymes

Atteindre son flow

Le flow, c’est ce qui se produit quand on est complètement absorbé par son travail. Quand on atteint cet état, c’est comme si le monde extérieur n’existait plus. Il n’y a rien pour nous distraire et on ne voit plus le temps passer. Quand on est en flow, on est particulièrement productifs et on arrive à accomplir une charge de travail impressionnante.

C’est un état qui se manifeste fréquemment pendant les tâches qui font appel à la créativité et qui demandent de la concentration, comme la création artistique ou visuelle, la rédaction, et même le codage.

Travailler en flow le plus souvent possible permet d’accomplir plus de choses dans un laps de temps plus court, ce qui limite les risques d’avoir du retard dans nos échéanciers.

La question qui s’impose est donc: que faire pour favoriser cet état?

Plusieurs méthodes peuvent être utilisées (le sujet est abordé en détail dans le ebook de Double ta valeur!), mais l’élément essentiel est de pouvoir se concentrer sur son travail sans distraction suffisamment longtemps. Pour certaines personnes, 15 minutes sont suffisantes, tandis que d’autres ont besoin d’une heure. Notre niveau d’énergie va aussi influencer la facilité avec laquelle on entre en flow.

Voir aussi: Ta carrière est une série de sprints, voilà comment renouveler ton énergie!

Il n’y a pas de raccourci ou de passe-droit, mais une fois qu’on a atteint notre flow, le jeu en vaut la chandelle!

En résumé

Le retard peut être considéré non seulement comme un manque de respect, mais il peut aussi être perçu comme une incapacité à gérer efficacement son temps et ses tâches. Être toujours en retard ou à la dernière minute peut donc être très dommageable à une carrière en plus de ralentir la productivité en général.

Parmi les retardataires chroniques, trois profils se distinguent: celui qui procrastine volontairement parce qu’il croit travailler mieux sous pression, celui qui sous-estime l’ampleur des tâches qu’il se planifie et celui qui est trop facilement distrait.

Dans tous les cas, intégrer ces habitudes de travail peut limiter les risques de retard:

  • Commencer chaque journée en réalisant les tâches qui nous déplaisent ou nous intimident évitera de procrastiner jusqu’à la dernière minute.
  • Éliminer les distractions permettra de rester concentré sur son objectif et d’avancer le travail plus efficacement.
  • Segmenter ses tâches en plus petites sous-tâches rendra leur planification plus efficace. Remettre en question chacune de ces petites sous-tâches quant à leur niveau de pertinence permettra de mieux prioriser et de toujours travailler sur ce qui est réellement important.
  • Favoriser l’état de flow au travail permettra d’augmenter la productivité, ce qui facilite l’atteinte des objectifs et le respect des échéanciers.

Voilà donc ce qui conclut cet article. Si tu as des questions ou des commentaires, ou encore si tu veux nous partager tes trucs pour ne plus être en retard, laisse-nous un commentaire ci-dessous!

L'importance de bien gérer son énergie

Tu perds ton temps si tu ne sais pas gérer ton énergie.

Quels sont les mots qui te viennent spontanément en tête quand je te dis “énergie”?

Électricité, solaire, hydraulique, mouvement? Ou peut-être CrossFit, marathon, et shake? Ou encore café, monster, et sucre?

Ce sont toutes des réponses pertinentes. Par contre, ça démontre qu’on associe inconsciemment l’idée “d’énergie” à l’un de ses aspects particuliers, que ce soit au niveau de la source, des effets ou de l’usage.

Maintenant, si je te demande de penser à ton niveau d’énergie personnel, tu vas probablement penser à l’énergie physique.

Grosse journée = fatigue et manque d’énergie. 4 shooters de double espresso = trop d’énergie pour la league.

Toutefois, ton énergie physique n’est qu’un des éléments à considérer pour gérer ton niveau d’énergie global, qui est en réalité puisé à la source de ces quatre états:

  1. physique
  2. émotionnel
  3. mental
  4. spirituel

Autrement dit, ton énergie, c’est ta capacité d’être performant physiquement ET psychiquement.

Si on veut réellement maximiser notre énergie, il ne faut pas faire l’erreur de ne considérer que sa dimension physique.   

Tu connais sûrement l’expression “un esprit sain dans un corps sain.” Hé bien ce n’est pas seulement une belle citation inspirante qui nous vient de l’antiquité romaine, c’est aussi exactement ce qu’il faut viser pour avoir plus d’énergie.

On a déjà abordé la dimension physique dans l’article : “Ta carrière est une série de sprints, voilà comment renouveler ton énergie!”. Dans cet article-ci, on va donc voir de quelles façons maximiser et recharger notre énergie émotionnelle, mentale et spirituelle (je sais, ça sonne un peu mystico-douteux, mais ne t’en fais pas c’est très concret!)

Les notions présentées et stratégies suggérées sont principalement basées sur une étude menée par The Energy Project et tirées des livres Deep Work de Cal Newport et The Power of Full Engagement: Managing Energy, Not Time, is the Key to High Performance and Personal Renewal de Tony Schwartz et Jim Loehr.

Économiser et recharger son énergie

Pour faire simple, on pourrait dire que notre énergie fonctionne un peu comme une batterie de smartphone. Elle est rechargeable, mais il faut faire attention à la façon dont on l’utilise si on ne veut pas que la réserve se vide trop vite. Une fois la source d’énergie épuisée, on n’a plus la capacité de remplir nos fonctions, même si on en a le potentiel, alors on doit recharger!

Certains comportements ont un coût énergétique énorme, alors on va voir quelles habitudes et quels comportements on devrait favoriser ou éviter.  

Énergie émotionnelle = qualité

L’énergie émotionnelle, c’est l’énergie générée par nos émotions positives (joie, reconnaissance, etc.) ou négatives (tristesse, colère, etc.). C’est ce qui influence la qualité de notre énergie globale. Tandis que la fatigue physique se manifeste par l’épuisement, la fatigue émotionnelle se ressent principalement par un sentiment de déprime et nous maintient dans un état de mauvaise humeur.

C’est évident, on sait bien qu’on est plus efficaces quand on est dans un état émotionnel positif et qu’on exhale le bonheur. Mais ce qu’on ne réalise pas toujours, c’est qu’un état négatif n’est pas sans conséquence. Les émotions négatives nous nuisent et nous empêchent de bien travailler et d’être efficaces.

Quand il se passe quelque chose qui ne fait pas notre affaire au travail, on sombre très rapidement dans l’énergie négative. On s’impatiente, on devient irritable et notre frustration occupe toutes nos pensées. C’est un état qui est très demandant en énergie émotionnelle et qui nous empêche de penser de façon rationnelle.

Notre émotivité et notre façon de dealer avec nos émotions sont propres à chacun. Ce qui est important pour s’assurer de maximiser notre énergie émotionnelle, c’est de savoir reconnaître et contrôler nos émotions.

Le but: s’engager volontairement dans certains comportements qui favorisent l’énergie positive et se dégager stratégiquement des émotions négatives.  

Habitudes et comportements à entretenir:

  1. Quand on sent les émotions négatives nous envahir, la première chose qu’on peut faire est de pratiquer la respiration profonde. C’est très simple, il suffit d’inspirer lentement et profondément en laissant le ventre se gonfler à chaque inspiration (et pas seulement la cage thoracique) et d’expirer tranquillement pendant cinq ou six secondes. Il existe différentes variantes, comme la “respiration du dragon” par exemple, qui consiste à imaginer qu’on élimine les émotions négatives sous forme de fumée grisâtre pendant l’expiration. Cette technique de respiration a un effet calmant instantané. C’est le même phénomène qui se produit chez les personnes qui ont l’habitude de fumer la cigarette dans les moments stressants. Dans le cadre de l’étude menée par The Energy Project, le président de Sony Europe, Fujio Nishida, a même pu cesser de fumer grâce à cette technique!
  2. Change ta perception de ton rôle dans ton propre succès. Souvent, quand on pense à ce qui s’est mal passé dans notre parcours professionnel (ou notre vie en général), on se voit en tant que victime. On blâme les autres ou les circonstances pour ce qui nous est arrivé. Il est important de réaliser qu’il existe souvent une grande différence entre les faits et notre interprétation des faits. Cette mentalité de victime influence nos émotions négativement en nous reléguant au second plan et en nous donnant l’impression d’être impuissants. Il faut inverser les choses et réaliser qu’on est en contrôle, qu’on l’a toujours été, et se servir de cette révélation pour être optimistes face au futur. Alors peu importe les revers de situation auxquels tu dois faire face, pose-toi ces deux questions: comment peux-tu utiliser cette expérience pour évoluer? Comment est-ce que tu risques toi-même de voir cette expérience dans six mois? On a toujours le choix, ne serait-ce que le choix de l’angle de vue avec lequel on approche une situation, alors ne cède pas à la mentalité de victime!
  3.  Tenir un journal peut être un bon exutoire pour les émotions négatives. Écrire nos frustrations, craintes et peurs permet non seulement d’aider à s’en libérer, mais aussi d’avoir le recul nécessaire pour réévaluer nos émotions et trouver de meilleures solutions aux problèmes qu’on rencontre. Le bon vieux journal papier a fait ses preuves, mais il existe maintenant des applications comme Diaro ou Journey qui sont très efficaces et faciles d’utilisation. Diaro est une application très complète qui permet de classer les entrées par dossiers et d’inclure des étiquettes (pratique si on veut séparer les entrées personnelles de celles concernant le travail) tandis que Journey offre des fonctions sympas comme la possibilité de le déverrouiller avec un code ou une empreinte digitale (pour les smartphones compatibles) et est plus conviviale et simple d’utilisation.
  4. Finalement, il faut toujours voir le bon côté de la médaille. Généralement, chaque mauvaise situation apporte également son lot de positif. Alors, même dans les situations décevantes ou frustrantes, il faut chercher et trouver ce qui peut en ressortir de bien et se concentrer là-dessus.

Bref, chaque action qui nous permet de mieux reconnaître les événements qui provoquent en nous des émotions négatives et de mieux les contrôler est une action qui va nous permettre de conserver une énergie émotionnelle équilibrée.  

Énergie mentale = concentration

L’énergie mentale, c’est la capacité d’être et de rester dans un état concentré. Deux choses vont principalement nuire à l’énergie mentale: le multitâche et les distractions.

Premièrement, le multitâche est un mythe. Le cerveau humain n’est pas fait pour faire plusieurs choses à la fois et ceux qui prétendent faire du multitâche ne font en réalité que jongler d’une tâche à l’autre rapidement. Résultat: à vouloir augmenter la quantité, on sacrifie la qualité.

Les distractions, quant à elles, sont bien réelles, et omniprésentes! Que ce soit les notifications de l’ordinateur et du smartphone, les collègues un peu trop bruyants ou le téléphone qui ne cesse de sonner, il faut impérativement limiter les distractions le plus possible pour maximiser notre énergie mentale. On peut, par exemple, changer de pièce ou mettre des écouteurs qui réduisent le bruit pour effectuer les tâches qui demandent beaucoup de concentration. Ou encore on peut ne pas répondre aux courriels ou au téléphone instantanément et planifier du temps pour les retours de messages une fois que les tâches les plus importantes sont terminées.

Voir aussi: Deux façons de neutraliser les armes de distraction massive

Le cerveau humain n’est pas fait pour faire plusieurs choses à la fois et ceux qui prétendent faire du multitâche ne font en réalité que jongler d’une tâche à l’autre rapidement. Résultat: à vouloir augmenter la quantité, on sacrifie la qualité.

Une des habitudes qui peut grandement aider l’énergie mentale est de prendre prendre des pauses qui respectent notre rythme ultradien, c’est-à-dire toutes les 90 à 120 minutes. De cette façon, on s’assure de toujours être au top de nos capacités mentales.

Énergie spirituelle = mission

Notre mission personnelle, soit l’expression de nos valeurs profondes qui nous motive à travailler, n’est généralement pas considérée comme étant une source d’énergie potentielle.

Pourtant, il n’y a rien de plus énergisant que d’être motivé par son travail parce qu’on croit en son utilité et qu’il s’accorde avec nos valeurs!

Si tu crois vraiment en ce que tu fais, tu auras d’emblée une meilleure énergie et aura plus de facilité à persévérer et à te concentrer sur ton travail.

Alors, quel est ton but dans la vie? Qu’est-ce qui est réellement important pour toi dans ce que tu accomplis au quotidien? Qu’est-ce que tu veux laisser comme marque dans l’entreprise ou dans le domaine pour lequel tu travailles?

Je te propose de faire un petit exercice de réflexion:

D’abord, demande-toi quelles sont tes valeurs profondes. Probablement que tes réponses vont être quelque chose comme “la famille”, “l’entraide”, “la justice” ou des trucs du genre.

Maintenant, je veux que tu te poses la question suivante: qu’est-ce qui, quand tu en es témoin, te met en colère ou te fait verser une larme? Qu’est-ce qui te met hors de toi? Quel genre d’événement te fait le plus réagir? Les réponses à ces questions vont préciser ce que sont réellement tes valeurs profondes.

Quelqu’un qui aurait répondu “la justice” à la première question, par exemple, réaliserait peut-être en répondant à la deuxième question que ses cordes sensibles sont la lutte au racisme et l’accès à l’éducation.   

Suite à cette réflexion, tu peux maintenant essayer de trouver de quelle façon dans ton travail et/ou dans ta vie quotidienne tu peux avoir un impact sur ces enjeux. Par exemple:

  • Au travail, essaie de te concentrer sur tes forces et sur les tâches qui te tiennent le plus à coeur et que tu réalises le mieux. Si possible, essaie de déléguer les tâches qui te rebutent à quelqu’un qui aimerait les faire.
  • Accorde-toi du temps pour ce qui te tient à coeur. Ta famille, tes amis et tes passe-temps sont tout aussi importants pour recharger la batterie de ton énergie spirituelle que le sommeil est important pour recharger ton énergie physique.
  • Peut-être que ton travail n’a absolument rien à voir avec tes valeurs profondes. Dans ce cas, ce serait pertinent de t’impliquer dans une cause qui te rejoint davantage à l’extérieur du travail. Ça peut être en étant actif au sein d’un comité, en participant à des activités de financement, ou en faisant du bénévolat par exemple. Ces aspects vont te permettre de te sentir énergisé et mieux équilibré au travail comme dans les autres aspects de ta vie.

Finalement…

L’énergie émotionnelle, l’énergie mentale et l’énergie spirituelle sont complémentaires à l’énergie physique pour former notre énergie globale. Pour être réellement énergisé et performant au travail, il ne faut négliger aucun de ces aspects.

L’énergie émotionnelle, générée par nos émotions positives, peut être maximisée par l’engagement volontairement dans des comportements qui favorisent les émotions positives et le choix de se dégager stratégiquement des émotions négatives.

L’énergie mentale, qu’on reconnaît généralement comme étant notre capacité de concentration, est facilement perturbée. Il faut donc limiter ce qui lui nuit comme les distractions et la tendance à faire du multitâche.

L’énergie spirituelle est alimentée par nos valeurs profondes et les actions quotidiennes qu’on pose et qui respectent ces valeurs.    

Malheureusement, la plupart des entreprises ne reconnaissent pas la notion de “recharge énergétique” comme moyen d’augmenter la productivité et l’efficacité des employés.

Toutefois, la porte est ouverte. Certaines entreprises, comme Sony par exemple, ont intégré dans leur culture d’entreprise l’importance du bien-être des employés, c’est donc normal pour eux de prendre des pauses régulièrement et d’aller s’entraîner en plein milieu de l’après-midi. D’autres entreprises ont aménagé des salons d’employés qui sont propices à la détente et à la relaxation, ou encore certaines offrent des abonnements au gym à leurs employés.

Il faut donc faire preuve d’ouverture face à l’évolution des façons de travailler et adapter les cultures d’entreprises aux plus récentes découvertes.

Il faut sortir du modèle où employés et employeurs tentent de se plumer mutuellement. Les entreprises ont tout avantage à investir dans leurs employés, non seulement au niveau de leurs connaissances et compétences, mais aussi au niveau de leur énergie. En retour, les employés seront plus performants et se sentiront plus engagés et motivés par leur travail.

Comment améliorer ta mémoire

3 trucs pour booster sa mémoire et réduire son déficit d’attention

«Petite mémoire» était l’un des surnoms que ma grand-mère me donnait quand j’étais enfant.

Elle me disait souvent : «Toi, quand on te dit quelque chose, ça entre par une oreille et ça sort par l’autre!»

En effet, j’étais (et je suis encore) particulièrement lunatique et j’ai une mémoire très visuelle. Les chances qu’on me dise quelque chose et que ça colle du premier coup dans mon cerveau sont donc très minces!

J’ai aussi tendance à m’interrompre moi-même dans mon fil de pensées avec d’autres pensées… Du genre: «Bon, je vais aller chercher mon café.»… «Oh qu’il est beau le chat!!» … «Qu’est-ce que j’étais venue chercher dans la cuisine déjà?» …

Ça t’arrive toi aussi des scénarios du genre? 

Il faut dire qu’on vit dans un monde connecté où il y a de plus en plus de distractions et où on a moins besoin de mémoriser les choses. On a littéralement la réponse à tout avec Google à portée de main sur nos smartphones, alors à quoi bon mémoriser!  

Le problème avec cette logique, c’est qu’il y a quand même des choses qu’il est important de ne pas oublier.

Au travail par exemple, si on oublie des rendez-vous avec des clients, des réunions avec le patron, les échéanciers des projets ou même les consignes qu’on doit appliquer dans nos tâches quotidiennes… Hé bien on se retrouve rapidement sans emploi, ou au mieux, coincé au bas de l’échelle sans possibilité d’avancement.

Mais rassure-toi, ce n’est pas une situation sans issue!

Je vais te raconter une petite anecdote:

Au cours de la première année où j’ai eu un emploi à temps plein après mes études, c’est arrivé une fois qu’un collègue me téléphone sur mon cellulaire chez moi à 8 h du soir et qu’il me demande :

«Mais t’es où, on t’attend pour commencer la réunion!»

J’étais déjà en pyjama… Ça te donne une idée à quel point j’avais complètement oublié cette réunion. 😳

Heureusement, j’habitais à 5 minutes de voiture du travail alors je n’ai été en retard que de 15 minutes au total. Mais laisse-moi te dire que je n’ai plus JAMAIS oublié une réunion par la suite. J’ai réalisé cette journée-là que je devais travailler sur ma mémoire si je ne voulais pas qu’elle me nuise au travail. Je te raconte cette anecdote parce que je veux que tu saches que si tu as parfois l’impression de perdre la tête à toujours tout oublier, tu n’es pas seul et tu n’as pas à t’inquiéter, ça se travaille!

À l’aide de différents aide-mémoire, techniques de mémorisation et entraînements, on peut non seulement apprendre à se souvenir de plus de choses pendant plus longtemps, mais aussi à être mieux organisés en général.  

Dans les paragraphes qui suivent, on va faire un survol de trois façons de booster sa mémoire et de réduire son déficit d’attention. On va voir ce qu’est la mnémotechnique, découvrir de quelle façon les aide-mémoire peuvent nous venir en aide et quel entraînement est véritablement efficace pour entraîner ta mémoire de travail.

La mnémotechnique

La mnémotechnique, qui est grosso modo l’ensemble des méthodes de mémorisation par association d’idées, est l’une des techniques les plus populaires.

Par exemple, si je te dis : «Mais où est donc Carnior?» ou bien  «Mon Vieux Tu M’as Jeté Sur Une Nouvelle Planète» (ou de nos jours «Sur Une Navette» puisqu’ils ont retiré à Pluton le statut de planète), est-ce que ça te dis quelque chose?

La mémorisation par acronymes ou l’association d’images et de mots/caractères (comme dans cette application pour apprendre l’écriture japonaise) sont aussi des mnémoniques.

Pour plus d’exemples, la page «Liste des mnémoniques» de Wikipédia est assez fournie.

Au quotidien, quand tu veux te souvenir d’un mot, comme le nom d’une police d’écriture ou d’un logiciel par exemple, tu peux simplement l’associer à quelque chose qui te fait penser à ce mot pour en faciliter la mémorisation. Par exemple, on peut associer l’application Twilight, qui réduit la lumière bleue et la luminosité des smartphones pendant la nuit, au film de vampires éponyme (c’est le seul exemple qui me vient en tête en ce moment, mais j’imagine que tu comprends le principe!).

C’est sur ce principe que se base le paradoxe Baker-baker (le paradoxe Boulanger-boulanger en français) qui démontre qu’il est plus facile de se rappeler d’une caractéristique (le métier de boulanger) que d’un mot ou un nom (comme le nom de famille Boulanger), pour la simple raison qu’une caractéristique est associée à d’autres images mentales ce qui facilite la mémorisation.

Les aide-mémoire

Écrire ce dont tu veux te souvenir

Tu as sûrement déjà vu ou entendu les chiffres suivants dans ta vie : on retient 10 % de ce qu’on lit, 20 % de ce qu’on entend, 30 % de ce qu’on voit, 70 % de ce qu’on dit, 80 % de ce qu’on est capable d’expliquer à un tiers et 90 % de ce qu’on écrit.

Il s’agirait d’un mythe.

Ces chiffres ont été ajoutés au cône de l’expérience de Edgar Dale (ci-dessous) pour former la pyramide de l’apprentissage, sans avoir fait l’objet d’une étude sérieuse.

Le cône de l'expérience d'Edgar Dale

Toutefois, même si on peut oublier ces pourcentages, l’écriture a définitivement un rôle important à jouer dans la mémorisation, particulièrement l’écriture manuscrite.

Alors, l’un des trucs pour te souvenir plus efficacement de ce qu’on te dit serait de l’écrire à la main dans un calepin de note, ou si tu es comme moi et et affectionnes particulièrement les gadgets qui t’évitent d’avoir à utiliser du papier, sur un Boogie board que tu peux laisser à proximité sur ton bureau. Je me sers du mien, par exemple, quand je parle au téléphone et que je veux me souvenir de détails de ce qu’on me dit, ou si j’ai une idée qui me passe par la tête et que je ne veux pas l’oublier. La plupart du temps, le simple fait de l’écrire est suffisant pour ne pas l’oublier et ne pas avoir besoin de le noter ailleurs!

Agenda et listes

Les aide-mémoire dont je ne pourrais plus me passer sont sans contredit l’agenda/calendrier et les listes. On a beau se donner des trucs, pratiquer notre mémoire, passer notre temps à prendre des notes, ce n’est pas toujours suffisant.

Noter les événements (réunions, rendez-vous, conférences, etc.) dans un calendrier (j’utilise l’incontournable Google Calendar connecté avec l’application Month pour Android) fait en sorte qu’on se remémore ces événements chaque fois qu’on jette un coup d’oeil au calendrier et ils deviennent chaque fois plus difficiles à oublier. Et si un événement important a lieu à un moment où on est particulièrement distraits, on peut configurer un rappel pour qu’une notification sonne au moment de notre choix (5 minutes avant, 30 minutes avant, une journée avant, etc.)

Les listes sont également un bon moyen de ne rien oublier. On peut bien sûr avoir une liste de tâches à faire, mais aussi une quantité d’autres listes peuvent être utiles. Par exemple :

  • Liste des livres à lire
  • Liste des idées
  • Liste d’informations techniques (ex. : dimensions ou spécifications que doivent avoir des documents, raccourcis clavier à ne pas oublier, liste de codes, etc.)
  • Liste de procédures

Et ainsi de suite. Un calepin papier ou une application comme Google Keep ou Microsoft Todo sont tout indiqués pour conserver ces listes.

L’entraînement

Heureusement, on n’est pas condamnés à vivre avec une «petite mémoire». La mémoire de travail peut être entraînée et renforcée.

La mémoire de travail

La mémoire de travail, c’est grosso modo la capacité de se souvenir d’informations à court terme pendant qu’on fait autre chose. C’est un peu comme si une partie de ton cerveau contenait une filière nommée «idées sur lesquelles revenir sous peu».

Par exemple, quand tu es en train de parler dans une discussion et que tu as soudainement une idée que tu aimerais exprimer, mais que tu n’as pas fini de parler du sujet en cours, c’est ta mémoire de travail qui retient l’information en attendant que tu sois rendu au bon moment pour l’exprimer. C’est aussi ce qui fait en sorte que, quand tu lis un livre, tu te souviens de ce que tu as lu précédemment pour pouvoir faire le lien avec ce que tu es en train de lire.

C’est particulièrement important d’entraîner sa mémoire de travail quand on est une personne âgée ou diagnostiquée TDAH, mais c’est pertinent pour absolument tout le monde pour être plus efficace au quotidien.

On est exposés à une quantité incroyable d’informations chaque jour. Les médias sociaux, les courriels, les articles de blogues ou de magazine, les livres qu’on lit, la radio, les podcasts et la télévision sont autant de sources qui nous bombardent d’informations. Ce n’est pas surprenant que notre cerveau ait parfois du mal à faire le tri! L’idéal serait qu’on puisse décider manuellement quelles informations on conserve et lesquelles on envoie à la poubelle, mais bon, on sait bien que ça ne fonctionne pas comme ça!

Pour aider notre cerveau à retenir les informations voulues, on peut se tourner vers deux autres solutions : réduire les distractions qui nous déconcentrent de l’essentiel (voir l’article : Deux façons de neutraliser les armes de distraction massive) et entraîner notre mémoire de travail avec un jeu de mémoire.

Jeux et applications

Il existe une panoplie de jeux pour stimuler la mémoire et nous rendre soi-disant plus intelligents. Il faut toutefois se méfier, car la plupart de ces jeux promettent des résultats sans s’appuyer sur aucune preuve scientifique convaincante.

Le seul type d’entraînement qui a fait le sujet d’une étude concluante est le type dual-n-back.

C’est un exercice de mémoire très complexe, il ne faut pas s’attendre à des heures de plaisir! Mais ce serait efficace, un peu comme un bootcamp pour ton cerveau.

Tu peux essayer cet entraînement sur internet ou en installant l’une des applications pour Android ou iOS :

Il existe plusieurs autres applications qui proposent ce genre d’entraînement, alors n’hésite pas à en tester quelques-unes!

Conclusion

La mémoire est une faculté qui oublie, c’est bien connu! Le monde dans lequel on vit nous bombarde d’informations et demande sans cesse notre attention en nous distrayant de ce qui compte réellement et qu’on a tendance à oublier.  

Une mauvaise mémoire peut avoir des conséquences dramatiques au travail et nous faire oublier des réunions, des rendez-vous, des échéanciers, des consignes…

Pour remédier à la situation, on peut travailler sur notre mémoire à l’aide de la mnémotechnique (mémorisation par association d’idées), d’aide-mémoire (comme un support pour écrire, le calendrier/agenda accompagné de notifications ou des listes) et on peut entraîner notre mémoire de travail avec les jeux du genre dual-n-back qui sont les seuls à avoir véritablement prouvé leur efficacité.

Ce ne sont bien sûr pas les seules méthodes de mémorisation qui existent! Si tu as testé ces méthodes, ou d’autres méthodes qui ont été particulièrement efficaces pour toi, laisse-nous un message pour nous en faire part dans les commentaires ci-dessous!  

 

2 submergé par le travail

5 façons de ne pas te laisser submerger par tes tâches

Ghislaine prend sa retraite!

Pour l’occasion, tous les collègues se sont cotisés pour lui acheter un shortcake aux fraises, une carte-cadeau du Costco et décorer le bureau pour le petit 5 à 7 entre collègues organisé pour souligner son départ.

“Tu vas nous manquer Ghislaine! Profite bien de ta retraite!”

Le lundi matin suivant au bureau, ça fait un peu vide sans l’énergie et les jokes louches de Ghislaine, mais tout le monde retourne à sa routine de travail.

Une pensée te vient soudainement à l’esprit. “Ghislaine avait pas mal de dossiers en cours, est-ce que le boss va bientôt engager quelqu’un pour la remplacer?”

Une réunion d’équipe est prévue en fin d’après-midi, alors tu te laisses une note pour ne pas oublier de lui demander et tu retournes à tes tâches.

Une fois tout le monde à la table de conférence pour la réunion, le patron commence à distribuer un document de quelques pages à chacun. Il enchaîne en disant: “Étant donné que Ghislaine avait beaucoup de dossiers en cours, je vous ai attribué chacun une partie de ses tâches pour qu’on ne prenne pas de retard sur notre échéancier.”

Bon… ça répond à ta question alors…

“Il va falloir redoubler d’ardeur, mais vous êtes une équipe géniale et je sais que vous en êtes capables!” Ajoute-t-il en vous faisant un “thumbs up accompagné d’un grand sourire à moitié sincère.

C’est le genre de scénario qui est fréquent sur le marché du travail. Dans le but d’économiser sur le coût en main d’oeuvre, les postes sont restructurés pour englober plus de tâches et demandent d’être plus polyvalents et ultra efficaces. “Toutes autres tâches connexes” est devenue la formulation la mieux connue pour traduire ce phénomène dans une description de tâches.

Peut-être que tu as récemment vu ta charge de travail augmenter ou que ton poste est déjà bien fourni en “tâches connexes”, mais les probabilités sont que tu en as sûrement plein les bras et que tu n’as pas le temps de t’ennuyer!

Dans ce contexte, c’est très facile de sentir submergé par la quantité de travail à accomplir et d’avoir l’impression qu’on n’arrivera jamais à tout faire.

Résultat: on devient vite stressés, anxieux, on accumule les heures supplémentaires et on coupe dans le sommeil et les loisirs.

Je ne vois pas de meilleure façon pour se pourrir soi-même la vie. Le pire dans tout ça, c’est que ce n’est absolument pas nécessaire pour bien faire ton travail!

Pour ne pas brûler la chandelle par les deux bouts, voilà 5 trucs concrets que tu peux commencer à appliquer dès maintenant et qui vont t’aider à accomplir plus de choses en moins de temps:

1-Assiste à moins de réunions

Les réunions sont souvent la perte de temps la plus sous-estimée.

Bien sûr, certaines rencontres sont difficiles à éviter, comme les meetings d’information ou qui répondent à une procédure établie. Par contre, ce n’est pas le cas des réunions qui concernent la communication d’équipe et qui ont pour but de faire un suivi du travail, de brainstormer ou de discuter d’un projet.

Je ne dis pas qu’elles sont toujours inutiles, mais généralement elles ne sont que des façons de procrastiner et d’éviter la responsabilité individuelle des employés/employeurs de prendre des décisions.

On y passe des heures à discuter du travail qui devrait être fait sans concrètement accomplir aucun travail.

Combien de fois est-ce que c’est arrivé que tu assistes à une réunion qui dure des heures, en prenant des notes sans dire un mot, pour finalement ne jamais te servir de ces notes parce qu’elles résument des choses que tu savais déjà de toute façon ou qui ne te concernent pas?

Levez la main ceux qui sont déjà passés par là!

D’abord, une réunion ne devrait pas être tenue si elle n’aborde pas assez de contenu pertinent pour être planifiée avec un ordre du jour. Dans ce cas, le sujet devrait être brièvement discuté entre les personnes concernées, en personne, au téléphone ou bien par messagerie interne (au pire par courriel si ce n’est pas trop urgent, mais il existe maintenant tellement d’outils plus efficaces que ce n’est plus la meilleure alternative).

Les plateformes de communication/gestion de tâches comme Slack, Hipchat, Bitrix24, Asana ou encore Skype et Google Hangout pour ceux qui veulent garder ça très simple, permettent d’améliorer la communication et le suivi du travail, ce qui réduit la nécessité de tenir autant de réunions inutiles.

Alors la prochaine fois qu’une réunion sera planifiée, pose-toi les questions suivantes:

  • Sur quel(s) sujet(s) portera la réunion, est-ce que ça concerne directement mon travail?
  • Est-ce qu’une réunion est vraiment nécessaire pour atteindre le but visé, ou est-ce qu’un autre moyen de communication plus rapide pourrait être utilisé?

Tu as été embauché pour apporter de la valeur à l’entreprise par tes compétences. Des réunions qui ne sont pas pertinentes pour toi et qui monopolisent ton temps t’empêchent de bien réaliser ton travail et, en bout de ligne, c’est ton rendement qui est pénalisé.

Alors, si tu sens que ta présence à une réunion serait inutile, n’hésite pas à en parler à la personne qui l’a planifiée pour lui expliquer ton point de vue avec ces arguments et lui proposer des alternatives plus efficaces au besoin. De cette façon, tu pourras profiter des heures libérées pour avancer le travail qui apporte réellement des bénéfices à l’entreprise.

2-Ne répond pas en temps réel

À moins de travailler au service client d’une entreprise, tu n’as pas à répondre à tes courriels ou tes messages (peu importe la plateforme) au fur et à mesure que tu les reçois.

S’il y a urgence, c’est généralement le téléphone qui va sonner.

Prendre ses messages est une tâche qui donne l’impression d’être urgente parce qu’une icône, une notification ou un signal sonore nous alerte qu’on a un message et notre réflexe est d’aller voir immédiatement.

Résiste!

C’est beaucoup plus efficace de décider d’un moment dans la journée, idéalement quand on est le moins productif (généralement les 2-3 dernières heures de travail) et de prendre/répondre à tous les messages à ce moment-là. Une fois fait, il ne faut pas retourner prendre ses messages avant la prochaine période prévue à cet effet, le lendemain.   

De cette façon, tu vas pouvoir te concentrer sur ton travail sans être constamment interrompu, ce qui va te permettre d’accomplir plus de choses en moins de temps.

3-Ne vise pas la perfection, mais la simplicité

“Je suis tellement fier et satisfait de mon travail. Je n’ai eu à le réviser qu’une seule fois et ça me semble tout à fait convenable!” est la phrase qu’on n’a jamais entendu sortir de la bouche d’un perfectionniste. Jamais.

Il aurait beau réviser et modifier 10 fois son travail, il le trouverait à peine acceptable et ne passerait à autre chose que par obligation.

Si tu te reconnais dans cette description, j’ai une révélation à te faire: ton travail n’a pas besoin d’être parfait.

Si tu rénoves ta salle de bain et que tu veux que tes tuiles de céramiques soient installées parfaitement à l’équerre, au niveau et parallèles à l’angle de levé du soleil au solstice d’été, c’est un peu intense, mais c’est correct parce que le but de rénover ta salle de bain est qu’elle te plaise et qu’elle soit à ton goût.

Dans le cadre de ton emploi, ton but est de créer de la valeur dans le marché, pas que le fruit de ton travail corresponde à tes idéaux de perfection.

Toujours essayer d’atteindre la perfection dans ce qu’on fait demande un investissement en temps considérable. On a toujours l’impression que ça ne sera pas long, qu’on a juste “un petit changement de plus” à faire, mais on sous-estime toujours l’ampleur de ces changements et on se retrouve bien vite seul au bureau à partir le soir trois heures après tout le monde.  

Sois conscient des objectifs que tu dois atteindre avec tes tâches quotidiennes et conditionne-toi à les accomplir de la façon la plus simple possible et à passer à la tâche suivante dès que c’est fait.

Tu dois terminer un dossier de présentation: est-ce qu’il paraît bien et professionnel? Est-ce que les fautes ont été corrigées? Est-ce que les sections sont en ordre et paginées? Oui? Alors, passe au projet suivant et ne gaspille pas une heure à choisir la police d’écriture, la photo de couverture ou l’en-tête parfait.

Concentre ton attention et tes efforts sur ce qui rapporte des bénéfices concrets, pas sur ce qui est le plus fancy.    

4-Planifie tes journées

Personnellement, je termine toujours mes journées de travail en planifiant celle du lendemain. Certaines personnes préfèrent planifier leur journée le matin même, mais j’aime le feeling de commencer ma journée en sachant où je m’en vais et quels sont mes objectifs et mes priorités.

Peu importe le moment que tu choisis, l’important est de planifier ton travail. La pire chose que tu peux faire et qui va te condamner à ne plus savoir où donner de la tête est de choisir les tâches que tu réalises de façon aléatoire ou te laisser dérailler de ta trajectoire par des tâches urgentes mais pas vraiment importantes.

Planifier tes journées va te permettre de faire un suivi du travail plus efficacement et de savoir où réellement concentrer tes efforts pour obtenir le maximum de résultats. Pas besoin de passer une heure à faire de la planification, un dix/quinze minutes suffit.

Par exemple, concentre-toi chaque jour sur le dossier le plus important et détermine quelles sont les trois tâches que tu peux accomplir dans ta journée et qui vont avoir un réel impact sur l’avancement de ce dossier.

Tu peux utiliser un agenda papier ou une application comme Todoist (Windows, Mac, Android et iOS), AnyDo (Android, iOS) ou Microsoft To-do (Windows 10) ou Things 3 (pour Mac et iOS).  

Les applications permettent de planifier rapidement les tâches, de les devancer/reporter au besoin, de les trier par priorité et proposent une foule d’autres options et d’intégrations pratiques qui rendent la tâche plus simple. C’est presque comme avoir un/une assistant(e) personnel(le) que tu peux traîner dans ta poche!

5-Fixe-toi des échéanciers

C’est bien connu, un travail va prendre le temps qu’on lui accorde pour être réalisé (loi de Parkinson).

Si on se laisse une semaine pour un projet qui pourrait être réalisé en deux jours, on va planifier nos tâches sur cinq jours et prendre beaucoup plus de temps que nécessaire.

Un des meilleurs exemples: les travaux de session à l’Université. Quand un travail était donné deux mois à l’avance, est-ce qu’on travaillait vraiment d’arrache-pied pour le terminer le plus tôt possible? Ou est-ce qu’on commençait plutôt tranquillement la recherche et qu’on l’étirait sur un mois et demi pour finir par abattre 90 % du travail dans les deux dernières semaines?

L’échéancier crée un état d’urgence qui nous force à être très productifs pour pouvoir terminer dans les temps. Le problème, c’est que les tâches quotidiennes au travail n’ont pas forcément d’échéancier, alors on les réalise de la même façon qu’un étudiant ferait un travail de session s’il n’avait pas de date de remise: on les avance tranquillement sans trop se stresser avec ça.

Alors, avant de commencer chaque tâche, demande-toi ce que tu pourrais faire pour la compléter le plus rapidement possible (sans la bâcler bien entendu) et prends l’habitude de minuter ton travail en essayant de respecter l’échéancier que tu t’es fixé. Si tu te laisses quatre heures pour une tâche, fais tout ton possible pour l’avoir terminée après ces temps.    

Si on résume…

On se sent rapidement étouffé sous le poids de notre charge de travail quand nos tâches s’empilent sans fin les unes sur les autres.

Heureusement, il existe plusieurs trucs pour pouvoir accomplir plus de choses en moins de temps. Alors, si tu as l’impression que tu n’auras jamais assez de temps pour réaliser toutes tes tâches, essaie d’assister à moins de réunions, de ne pas répondre à tes messages en temps réel, de ne pas viser la perfection mais plutôt la simplicité, de bien planifier tes journées et de te fixer des échéanciers serrés.

Malheureusement, on ne peut pas se procurer plus de temps pour pouvoir tout faire dans la même journée, on doit se contenter de nos 24h/jour. Alors pour terminer, j’aimerais insister sur l’importance de bien réfléchir avant d’accorder de ton temps à une tâche et de t’assurer qu’elle est réellement importante.

Chaque fois que tu dis “oui” à une tâche peu importante, tu dis “non” à autre chose qui serait plus important, comme tes temps libres ou d’autres projets qui seraient plus avantageux. Bref, il ne s’agit pas de trouver l’équilibre entre nos tâches, mais d’assumer nos choix. Ce qu’on décide de ne pas faire est tout aussi important que ce qu’on décide de faire.

2 Les bienfaits de la musique au travail

Comment se doper à la musique pour améliorer ses performances

“Bonne fête! Sache que je pèse fort sur mon stylo en espérant que tu entendes ce “Bonne fête”, on ne sait jamais, toi et tes écouteurs!” 

C’est le message d’anniversaire qu’un de mes bien-aimés collègues de bureau m’a écrit dans une carte de souhaits l’an passé.

Ça m’a fait rire que ce soit la première chose qui lui soit passée à l’esprit en m’écrivant son message, mais je pense que ça en dit long sur mes habitudes de travail!

Dans un espace de bureau à aire ouverte où le bruit de l’imprimante, des numériseurs et du téléphone se mêlait au placotage des clients/membres et autres joyeux lurons qui passaient nous voir au bureau, c’était très difficile de ne pas être déconcentrée et de passer des journées vraiment productives.

La seule façon que j’avais trouvée pour m’isoler de ces distractions et arriver à faire mon travail efficacement, c’était de mettre mes Monster Jamz et de jouer en boucle la soundtrack de Scandal sur Spotify.   

Il ne m’en fallait pas plus pour trouver mon groove et être transportée dans une bulle hermétique de productivité. Chaque jour, je me dopais à la musique pour atteindre de meilleures performances.

Un peu plus tard, j’ai eu la confirmation que j’avais le bon réflexe en lisant différentes études sur le sujet. Même si on ne réagit pas tous de la même façon à la musique en travaillant (la concentration de certaines personnes est incapable de tolérer le moindre bruit), c’est généralement une très bonne alternative aux bruits d’un environnement de travail distrayant.

Le problème, par contre, c’est que tous les styles musicaux ne conviennent pas nécessairement à tous les types de travail. Même si la musique peut faire des merveilles sur notre productivité, elle peut aussi être une distraction qui nous ralentit.  

La musique au travail est donc un outil à double tranchant.

Pour pouvoir tirer profit de ses effets bénéfiques sur notre productivité, il faut s’assurer que la musique qu’on écoute est appropriée pour nos tâches et notre personnalité.  

Des critères à respecter

D’abord, c’est important de savoir que certains employés vont retirer de plus grands bénéfices à l’écoute de musique que d’autres, dépendamment de leur environnement de travail. 

Puis, c’est très important de tenir compte de la nature des tâches à effectuer. Il n’est pas recommandé d’écouter la même musique pour des tâches physiques et répétitives que pour des tâches cognitives.

Finalement, les traits de personnalité et les goûts de chacun sont aussi déterminants dans le choix de la musique à écouter pour travailler.

Environnement de travail

Les environnements de travail bruyants sont les lieux où les employés ont le plus intérêt à écouter de la musique. Par exemple:

  • Les endroits où il y a de la machinerie
  • Les milieux à aires ouvertes où les employés travaillent en équipe
  • Les bureaux où il se passe beaucoup d’appels téléphoniques.  

Tous ces bruits aléatoires sont distrayants et stressants. La musique permet donc de les couper et d’offrir une échappatoire agréable.

Tâches manuelles et routinières

En 1911, un chercheur américain du nom de Leonard Ayres a découvert que les cyclistes pédalaient plus vite quand ils étaient accompagnés de musique que dans le silence.

Pour nous, c’est une découverte qui peut sembler anodine et même un peu évidente (on n’a qu’à suivre un cours de spinning pour le réaliser), mais à l’époque la musique n’était pas aussi accessible qu’aujourd’hui, du moins le contenu musical professionnel, et ses effets sur notre comportement n’avaient jamais vraiment été étudiés. Son travail a donc ouvert la voie à de nombreuses autres recherches sur les effets de la musique sur le cerveau humain et les réponses physiques que ça peut engendrer.

Aujourd’hui, on sait que le tempo et la réponse au rythme (ce qui se produit quand tu entends un morceau qui te fait spontanément taper le beat sur ton bureau) sont déterminants dans les effets que la musique provoque sur le cerveau de chacun.

Métronome et dopamine

Les morceaux avec un tempo qui se situe entre 120 et 145 bpm sont particulièrement appropriés pour ceux qui font un travail manuel, routinier et qui demande peu d’engagement intellectuel (par exemple numériser des documents, trier des courriels, faire de la saisie de données, etc.). Ces fréquences ont le potentiel de provoquer un boost de motivation qui permet de maximiser l’endurance aux tâches éprouvantes ou ennuyeuses. C’est pourquoi c’est aussi aussi le tempo recommandé pour l’entraînement physique.

En plus de ressentir un regain de motivation, on est portés à suivre spontanément le rythme qui agit comme un métronome en synchronisant notre travail au tempo de la musique, ce qui nous permet de conserver une bonne cadence de façon inconsciente.

Pour ce type de travail, n’importe quel genre de musique peut être bénéfique.

Pop, rock, latino, ou électronique, vocale ou instrumentale, le plus important est que la musique corresponde aux goûts de la personne qui l’écoute, car on ne réagit pas tous de la même façon aux mêmes styles de musique. Il faut que la musique écoutée soit assez stimulante et agréable aux oreilles de celui qui l’entend pour le mettre dans un état qui favorise la production de dopamine et améliore son humeur.

Tâches intellectuelles

Les tâches qui demandent beaucoup de réflexion, d’analyse et de concentration sont celles qui sont le plus difficiles à effectuer si on n’écoute pas la bonne musique.

D’abord, il faut éviter d’écouter de la musique vocale et privilégier les morceaux instrumentaux ou les sons d’ambiance.

En général, les paroles intelligibles, comme des collègues qui discutent ou qui parlent au téléphone à proximité, sont l’une des pires distractions qu’on puisse avoir au travail. C’est un inconvénient qui s’applique également aux paroles de chansons. Notre cerveau va toujours avoir tendance à essayer d’écouter et de décoder les paroles qu’il entend et ne pourra pas se concentrer efficacement sur les tâches qu’il devrait faire.

Ce phénomène serait encore pire pour les personnes ayant une personnalité introvertie.

Il arrive que certains n’arrivent simplement pas à se concentrer s’il y a le moindre bruit alentour, incluant la musique. Dans ces cas-là, il serait avantageux de porter des écouteurs qui coupent les sons sans jouer de musique pendant les périodes de travail et d’écouter des morceaux de musique pendant les pauses pour aider à améliorer le moral, ce qui aura un effet bénéfique sur les performances pendant un moment au retour de la pause.

Quelques suggestions

  • Musique classique: le style de musique instrumentale le mieux connu est sans doute la musique classique. Ses effets sur la productivité ont été longuement étudiés et certaines recherches vont même jusqu’à affirmer qu’écouter du Mozart rend plus intelligent (théorie aussi connue sous le nom de “l’effet Mozart”.) Même si cette théorie est désormais plutôt catégorisée en tant que mythe scientifique,  les effets positifs de la musique classique sur la productivité sont généralement admis.
  • Musique électronique: plusieurs styles de musique électronique accompagnent très bien le travail intellectuel (je ne recommanderais toutefois pas le dubstep!) Généralement, les morceaux n’ont pas de trop grandes variations de tonalité, sont assez répétitifs pour ne pas nous déconcentrer et ont un beat assez rapide pour nous garder alertes et motivés.
  • Sons d’ambiance: Selon une étude parue dans le Journal of the Acoustical Society of America, les sons de la nature comme le bruit des vagues, du vent, des oiseaux qui gazouillent ou de la pluie, aident à la concentration et optimise les fonctions cognitives. Ce serait donc une bonne alternative à tester pour ceux qui ont du mal à se concentrer au travail, mais qui n’ont pas envie d’écouter de musique.

Tâches créatives

La plupart des points abordés concernant les tâches intellectuelles s’appliquent aux tâches créatives, à quelques exceptions près.

D’abord, les tâches créatives sollicitent un hémisphère du cerveau qui est moins distrait par les paroles de chansons (sauf dans le cas de la rédaction de textes) même si elles demandent un grand effort de concentration.

Les employés qui travaillent dans le domaine de la création visuelle, par exemple, peuvent donc se permettre sans problème d’écouter une playlist de leurs chanteurs préférés.  

Généralement, les variations de tonalité et d’intensité dans la musique ne sont pas un problème non plus.

Quelques suggestions:

  • Toutes les suggestions s’appliquant aux tâches intellectuelles
  • Trames sonores de jeux vidéos : Les trames sonores de jeux vidéos ont la particularité d’avoir été composées non pas pour être le centre d’attention, mais bien pour accompagner un joueur dans des moments où il doit être concentré et attentif. Ce sont aussi souvent des morceaux qui inspirent un sentiment de pouvoir et qui ont le potentiel de transformer n’importe quelle tâche en épopée épique dont vous êtes le héros!

Une petite shot de courage 

Certaines tâches requièrent qu’on ait une grande confiance en soi et du courage en plus de nos aptitudes techniques, comme les situations de négociation ou de communication orale (conférence, entrevue radio, etc.) par exemple.

Dans ces contextes, il peut être bénéfique d’écouter de la musique motivante un peu avant. Une étude a démontré que l’écoute de musique peut favoriser la confiance en soi, le sentiment de contrôle et la prise d’initiatives.

C’est bien vrai qu’après avoir écouté We will rock you ou Are you ready for this, on a l’impression de pouvoir conquérir le monde!   

Conclusion

Généralement, la musique peut être bénéfique au travail, particulièrement dans les environnements bruyant et lors des tâches répétitives.

En bref, la musique, lorsqu’elle est choisie avec précaution, peut :  

  • Empêcher les milieux bruyants de nous distraire
  • Réduire le stress
  • Favoriser la créativité
  • Nous permettre de garder un bon rythme de travail
  • Nous garder motivés et concentrés plus longtemps
  • Favoriser la production de dopamine
  • Favoriser la confiance en soi et le sens de l’initiative

Pour tirer pleinement profit des avantages de la musique au travail, il faut toutefois s’assurer des points suivants :

  • Ne pas écouter de musique vocale avec des paroles intelligibles dans les tâches intellectuelles ou de rédaction.
  • Écouter de la musique dont le bpm se situe entre 120 et 145. Si elle est trop lente, elle peut avoir l’effet inverse et favoriser la somnolence et si elle est trop rapide elle peut devenir agressante et distrayante.  
  • Ne pas écouter la musique trop forte. Elle doit t’accompagner dans tes tâches, pas monopoliser ton attention.

La musique classique, certains genres de musique électronique et les sons de la nature sont parmi les styles passe-partout qui peuvent être bénéfiques pour accomplir pratiquement toutes les tâches.

Finalement, on peut considérer la musique comme étant une forme de de dopage légal pour atteindre de meilleures performances, alors n’hésite pas à l’essayer et explorer les différentes playlists sur YouTube, Spotify ou Google Play pour trouver le genre qui te convient le mieux!

À lire aussi: “Les 15 meilleures playlists de musique à écouter au travail”

6 Les distractions nous empêchent d'être productifs

Deux façons de neutraliser les armes de distraction massive

Les armes de distraction massive sont subtiles et dangereuses. Elles nous frappent sans même que l’on se rende compte des dégâts qu’elles causent.

Un bon matin, au boulot, on planifie notre journée en établissant nos objectifs à atteindre, on se met au travail et à la fin de la journée on se targue d’avoir été super productif.

Pourtant, on n’a absolument rien accompli de ce qui était sur notre liste d’objectifs. A-t-on réellement été productif, ou simplement occupé?

La vérité est qu’on a passé la journée à réagir aux différents stimulus de notre environnement:

  • on est allé consulter chaque courriel au fur et à mesure que les notifications nous chantonnaient leur arrivée,
  • on a répondu dix fois au téléphone,
  • on a écouté avec intérêt un collègue avoir une conversation houleuse avec un client insatisfait,
  • on a donné un coup de main à un autre collègue qui est venu nous demander de l’aide,
  • on a répondu aux questions sur l’avancement de notre travail au manager qui est venu nous voir à l’improviste,
  • on a assisté à un meeting d’équipe…

Mais, au final, quel est le temps qu’on a pu passer à travailler de façon ininterrompue sur nos tâches? Une heure? Deux heures?    

Quand on sait qu’il faut travailler pendant un certain temps sans interruption pour être réellement productif, on réalise que ces moments précieux représentent à peine le quart de notre journée de travail.

Pire encore, les petits moments de distraction, où absolument rien n’est accompli de productif, s’accumulent et peuvent te voler un peu plus de 2 heures de ton temps chaque jour, soit 759 heures par année, ce qui représente environ 20 semaines de travail à temps plein.

 

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Nombre de semaines de travail perdues annuellement à cause des distractions.

 

Et comme si ce n’était pas assez, chaque interruption, que ce soit de 10 secondes ou 10 minutes, affecte notre productivité de façon immédiate et on peut mettre jusqu’à 25 minutes à retourner dans l’état de concentration où on était avant d’être interrompu.  

Bref, c’est complètement désastreux!

Des coupables insoupçonnés

Quand on pense aux distractions, on a tout de suite en tête les médias sociaux. Elles ont le dos large ces chères plateformes! Pour éviter que les employés n’aillent perdre leur temps sur Facebook ou YouTube, les entreprises vont jusqu’à complètement bloquer l’accès à ces sites sur leurs réseaux.

S’ils croient enrayer le problème des distractions au travail de cette façon, ils vont être bien vite déçus.

Voilà plutôt les véritables coupables:

  1. L’environnement de travail
  2. Notre cerveau

Il est vrai que les médias sociaux peuvent être une source de distraction, mais l’avantage est qu’avec un peu de discipline on peut facilement les empêcher de nous nuire et décider des moments où on veut y consacrer du temps. C’est une distraction qu’on peut contrôler. 

Celles qui sont sous-estimées et beaucoup plus néfastes sont plutôt liées à notre environnement de travail, par exemple: les lieux de travail bruyants, les ordinateurs lents, les mauvaises connexions internet, les chaises inconfortables, etc.

Notre cerveau a également une grande part de culpabilité pour ce qui est de nous distraire. Il est programmé pour être paresseux et va toujours avoir tendance à choisir l’option la plus facile, ce qui nous pousse souvent vers diverses distractions.

La solution

Selon David Rock, neuroscientifique et directeur du NeuroLeadership Institute, il nous est simplement impossible de ne pas être distrait par les distractions. La solution serait donc d’en éliminer toutes les sources, dans la mesure du possible.

Moins de stimulus = moins de distractions. C’est bien logique.

Alors, dans les paragraphes qui suivent, on va voir de quelles façons on peut modifier notre environnement et décoder notre cerveau pour pouvoir enfin passer des journées à être réellement productif.

Adapte ton environnement

Évidemment, on ne peut pas contrôler toutes les distractions qui se trouvent dans notre environnement, mais on peut généralement avoir une certaine marge de manoeuvre.

Les médias sociaux

Je crois que le monde s’emballe un peu trop en diabolisant les médias sociaux et en leur collant l’étiquette de distraction ultime.

Le problème, ce n’est pas réellement d’aller sur Facebook ou YouTube de temps en temps. Ce n’est pas pire qu’un employé qui prend 5 minutes à toutes les heures pour un break cigarette. Le vrai problème, c’est quand ces moments ne sont pas planifiés et qu’ils prennent le dessus à chaque nouvelle notification.

Loin des yeux…

C’est difficile de résister à la tentation d’aller voir si on a des nouvelles notifications quand notre téléphone est constamment sous nos yeux. Alors, range-le hors de ta vue jusqu’à ce ce soit le moment de la pause.

Combattre le feu par le feu

Si tu n’as pas vraiment le choix d’avoir ton smartphone près de toi parce que tu t’en sers comme outil de travail, alors tu peux combattre le feu par le feu et utiliser des applications pour bloquer les notifications, les applications et les sites de ton choix à des moments que tu auras déterminés. Ce genre d’application est aussi disponible pour les ordinateurs. En voilà quelques exemples:

L’espace de travail

Une aire ouverte, c’est génial à la maison, mais ça l’est beaucoup moins au bureau.

Selon Susan Cain, auteure de l’ouvrage à succès Quiet: The Power of Introverts in a World That Can’t Stop Talking, les employés les plus productifs sont généralement ceux qui ont accès à un espace de travail privé, comme un bureau fermé, et qui peuvent l’aménager de façon à éviter les interruptions.

Malheureusement, la majorité des travailleurs ne peuvent pas disposer de leur propre bureau. Il faut donc faire un peu plus d’efforts et utiliser des techniques pour éviter les distractions.

Réduis les interactions spontanées

L’une des plus grandes sources de distraction est d’être interrompu par quelqu’un d’autre. Ce peut être un collègue ou un manager qui vient nous parler en personne ou encore un appel téléphonique. Dans ces situations, les applications de messagerie ou de plateformes sociales internes peuvent être utilisées pour réduire certaines de ces distractions.

Pour expliquer plus efficacement mon point, voilà une petite mise en situation:

SCÉNARIO 1

Disons que tu as enfin réussi à te concentrer sur une problématique qui te retarde dans ton travail et que tu es en train d’élaborer une solution. Ton fil d’idée est clair, tu sais où tu t’en vas et tu es sur une bonne lancée.

Et puis soudain “TOC TOC”, un collègue cogne sur ton bureau pour que tu lui portes attention.

“Pourrais-tu me renvoyer le résumé de la dernière réunion par email steplaît? J’le trouve plus dans mon ordi.”

Tu lui réponds “Bien sûr, pas de problème, je t’envoie ça.” Alors tu cesses le travail que tu étais en train de faire et tu lui envoies le document en question.“Voilà, c’est fait.”

Ton collègue te remercie et essaie ensuite de faire la conversation. En réalisant que tu portes peu d’intérêt à ce qu’il dit, il retourne à son bureau.  

  • Interaction/envoi du courriel: 10 minutes
  • Temps nécessaire pour retourner dans ton état productif d’avant l’interruption: 25 minutes
  • Temps total gaspillé: 35 minutes

SCÉNARIO 2

Tu as enfin réussi à te concentrer sur une problématique qui te retarde dans ton travail et que tu es en train d’élaborer une solution. Ton fil d’idée est clair, tu sais où tu t’en vas et tu es sur une bonne lancée.

Pendant ce temps, un collègue aimerait bien que tu lui envoies le résumé de la dernière réunion, car il ne le trouve plus dans son ordinateur. Étant donné que ce n’est pas urgent, il t’envoie un message dans votre système de messagerie interne.

Puisque tu voulais éviter les distractions pendant ton travail, tu as désactivé les notifications du système de messagerie et tu ne vois pas le message tout de suite.

Une heure plus tard, tu as trouvé la solution idéale pour résoudre la problématique sur laquelle tu t’étais penché, car tu as pu travailler sans distraction et sans perdre ta concentration. Tu prends une petite pause et à ton retour tu vas voir si tu as de nouveaux messages. Tu vois la requête de ton collègue et lui envoies sans tarder le document en question avant de replonger dans une autre session de travail.

  • Interaction/envoi du courriel: 2 minutes
  • Temps nécessaire pour retourner dans ton état productif d’avant l’interruption: Non applicable
  • Temps total gaspillé: 2 minutes

Ai-je besoin d’en rajouter?

Techniquement, pour une petite équipe de travail, un groupe Facebook pourrait faire l’affaire pour ce genre de communication interne non urgente. Par contre, comme on l’a mentionné un peu plus haut, Facebook est étiqueté anti-productivité par la majorité des gestionnaires. Il serait donc plus sage de proposer l’utilisation d’une plateforme spécialisée comme Slack par exemple, ou Asana qui est particulièrement pratique si des tâches ou projets sont réalisés en équipes.

Réduis le bruit

Une étude réalisée par un expert du design de l’espace de travail à l’Université Cornell conclut que 74 % des employés sont dérangés par des distractions causées par le bruit de leur environnement de travail.

Ces bruits proviennent de deux principales sources: le matériel (cliquetis des claviers, imprimantes, portes qui claquent, etc.) et les collègues (qui discutent les uns avec les autres ou au téléphone.) Le bruit le plus distrayant provient des collègues. En tant que créatures sociales et curieuses, c’est très difficile de ne pas écouter quand quelqu’un parle à proximité de nous.

Malheureusement, les cubicules qui ont pour but de réduire les distractions empirent ce problème, car ils donnent un faux sentiment d’intimité. Ça incite les gens à parler plus fort, car ils oublient qu’ils sont entendus.

Voilà quelques suggestions qu’il te serait peut-être possible d’appliquer pour éviter d’être distrait par le bruit:

  • Si tu travailles dans une aire ouverte, change ton bureau ou ton poste de travail d’endroit pour être le plus à l’écart possible
  • Quand c’est possible, va travailler dans une pièce où tu pourras être seul, comme une salle de conférence non utilisée par exemple.
  • Si c’est impossible de te déplacer ou de déplacer ton bureau pour travailler, utilise des écouteurs antibruits. Tu n’es pas obligé d’écouter de la musique, le simple fait de porter les écouteurs va t’isoler des distractions sonores de ton environnement.

2-Décode ton cerveau

Notre cerveau est paresseux. Il est “programmé” pour favoriser la facilité et ce qui demande le moins d’efforts. Si bien que, même quand on tirerait plus de plaisir à faire une activité dans nos temps libres (une promenade à vélo par exemple), notre cerveau nous pousse souvent à faire autre chose parce que c’est plus facile (écouter Game of Thrones toute la soirée).

C’est donc tout à fait normal qu’au travail il soit distrait par le moindre élément qui capte son attention.

Freiner les distractions

C’est important de prendre conscience de nos faiblesses et des distractions qui sont le plus problématiques pour nous. Si, par exemple, tu te surprends souvent à rêvasser en regardant par la fenêtre au lieu de travailler, hé bien chaque fois que tu auras le réflexe de tourner la tête pour regarder à l’extérieur, tu pourras plus facilement refuser consciemment de te laisser distraire.

Une fois que tu as commencé une action qui te distrait, c’est plus difficile de revenir en arrière. Alors, prend une grande respiration et reprend le contrôle, ça va également te permettre d’améliorer ta concentration.

Planifier son travail

En planifiant notre temps et en sachant toujours quelles tâches on veut accomplir dans la journée et dans quel ordre, on évite d’avoir de longs moments de transition d’une tâche à l’autre. Ce sont des moments où les distractions vont souvent nous faire perdre notre rythme de travail.

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Routines et rituels

Une des tactiques très efficaces est d’établir des routines de début et de fin de journée.  

Selon David Rock, on a une fenêtre de deux à trois heures où on est particulièrement productif quelques heures après le réveil. Un autre expert, Roy Baumeister, affirme que ce serait également le moment de la journée où on est le plus discipliné. Le matin est donc le moment idéal pour réaliser les tâches les plus éprouvantes intellectuellement. Ne perds pas plus que quelques minutes sur des tâches qui te demandent peu de concentration, comme prendre tes courriels par exemple.

On a des “réserves” limitées d’attention et de volonté chaque jour et on commence à les épuiser dès notre réveil. Chaque tâche qu’on réalise nous rend moins performants pour la tâche suivante, particulièrement pour celles qui demandent des prises de décisions. Résultat: on a beaucoup moins de contrôle sur nous-mêmes et on est plus à risque de se laisser distraire au fur et à mesure que la journée avance.

En résumé, voilà sur quoi tu devrais te concentrer en début et en fin de journée:

Début de journée:

  • Tâches qui demandent beaucoup de réflexion et de concentration (rédaction, calculs, création, etc.)

Fin de journée:

  • Réviser la liste des tâches à faire et planifier les priorités pour le lendemain en ordre d’importance
  • Ranger ton espace de travail
  • Prendre tes messages (courriels, boîtes vocales, etc.)
  • Toute autre tâche qui ne demande pas beaucoup de concentration.

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Les listes de tâches

Je dois t’avouer que je suis une personne qui a tendance à être très lunatique (mon cerveau n’a même pas besoin de stimulus, il se distrait lui-même!). La liste de tâches est un ancrage primordial pour ma productivité.

La conséquence immédiate quand on “tombe dans la lune” est qu’on perd très rapidement le fil de nos pensées et qu’au retour sur terre on ne sait plus trop où on en était. Tenir un suivi détaillé des tâches à faire et de l’évolution du travail peut être d’une grande aide pour conserver un bon workflow.  

Toutefois, il faut faire attention à ne pas tomber dans le piège de penser qu’on est productif parce qu’on a coché une dizaine de cases sur une liste de tâches à faire.

Il faut idéalement trier les éléments de notre liste en ordre d’importance et se concentrer sur une seule tâche à la fois. Les autres éléments ne sont là que pour “faire la file” dans notre flux de travail afin de ne pas perdre de temps d’une tâche à l’autre.

Voilà quelques outils que tu peux utiliser pour faciliter le suivi de tes tâches:

Applications numériques
Outils Papier
  • Post-it sur le coin de ton écran d’ordinateur
  • Calendrier
  • Agenda
  • Tableau blanc et babillard

Ne saute pas tes pauses

Les découvertes de Nathaniel Kleitman sont bien connues concernant le comportement de notre cerveau pendant les différents cycles du sommeil. Mais ses recherches ont également démontré qu’il fonctionne aussi par cycles de 90 minutes pendant quand on est éveillés.

Autrement dit, après chaque heure et demie de concentration, notre cerveau a besoin d’une pause. C’est ce qu’on appelle le “basic rest-activity cycle”.

Si on poursuit notre travail trop longtemps, notre corps nous en avertit avec des signes comme la fatigue, la faim ou la perte de concentration, ce qui nous rend plus vulnérables aux distractions.

Alors, ne saute pas tes pauses, c’est primordial pour ta concentration.

Conclusion

Au final, la guerre aux armes de distraction massive peut être remportée grâce à deux stratégies: adapter ton environnement et décoder ton cerveau.

Pour adapter ton environnement, tu dois d’abord ranger ton smartphone hors de ta vue ou installer une application qui bloquera l’utilisation des sites ou applications de ton choix. Tu peux aussi utiliser ces applications pour l’ordinateur. Ça va te permettre d’éliminer le risque que tu ailles errer sur internet pour autre chose que ton travail.

Aussi, si possible, essaie d’éviter les interactions en personne avec tes collègues pendant que tu travailles. Tu pourrais proposer l’utilisation d’une plateforme de messagerie interne qui permettrait de prendre les messages aux moments qui te conviennent au lieu d’être interrompu pendant tes moments de productivité.

Ensuite, si c’est envisageable, éloigne-toi des bruits de ton environnement de travail en changeant ton bureau de place ou en allant travailler dans des pièces non utilisées. Si tu dois travailler à un poste de travail fixe, prend l’habitude de mettre des écouteurs antibruits pour couper les sons distrayants comme les conversations des autres employés, le cliquetis des claviers, le bruit des imprimantes, etc.

Pour décoder ton cerveau, tu dois d’abord apprendre à connaître tes points faibles et les distractions qui te nuisent le plus. Puis, apprends à développer le réflexe de te freiner avant de succomber aux distractions.

Ensuite, planifie ton travail en réalisant les tâches les plus éprouvantes intellectuellement en matinée et garde les tâches plus légères, comme répondre aux courriels, pour plus tard. Ce serait aussi bénéfique d’établir un rituel de fin de journée pendant lequel tu pourrais réviser les tâches à faire et planifier ta journée du lendemain.

Aussi, avoir une liste des tâches à faire classées en ordre d’importance peut aider à conserver un bon rythme de travail. Pour ce faire, tu peux utiliser des applications numériques ou des outils papier comme un agenda.

Finalement, pour respecter le cycle de fonctionnement de ton cerveau, prends une pause au moins toutes les 90 minutes pour t’assurer de conserver une concentration optimale.

Alors voilà, ces quelques trucs te permettront d’appliquer les tactiques de bases pour remporter la guerre aux armes de distraction massive. N’hésite pas à poser des questions ou à nous faire part de tes commentaires dans la section ci-dessous!