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4 options Todoist cachées qui vont changer votre vie

Todoist est l’une des applications de gestion de tâches les plus populaires, car elle est particulièrement flexible et convient autant pour un usage personnel qu’à une équipe de travail.

Elle se classe dans notre top 5 des meilleures applications collaboratives de gestion de tâches et projets et, entre toi et moi, c’est l’un de nos chouchous et on l’utilise au quotidien pour gérer le blogue Double ta valeur et nos autres projets!

En plus de pouvoir utiliser les fonctions de base ou premium qui sont vraiment performantes, on peut aussi synchroniser Todoist avec une foule d’autres applications grâce aux intégrations.

C’est à ce moment que la vraie magie opère!

Quand on sait tirer profit des différentes intégrations pour personnaliser notre workflow selon nos besoins, on peut littéralement transformer notre façon de travailler et constater des résultats instantanés sur notre productivité.

On le sait, utiliser les meilleurs outils à notre disposition est une façon efficace d’améliorer notre productivité (on en parle plus en détail dans le livre Double ta valeur). Voilà pourquoi je vais te présenter dans cet article quatre intégrations de Todoist qui nous permettent de personnaliser l’usage qu’on en fait et d’en maximiser l’efficacité. 

Google Agenda

La première intégration dont nous allons parler est carrément incontournable, il s’agit de la synchronisation avec Google Agenda. Ce qu’il faut d’abord savoir, c’est qu’on ne parle pas ici de simplement ajouter l’agenda Todoist à notre calendrier Google comme c’est le cas avec la majorité des autres applications qui s’intègrent à Google Agenda (par exemple Asana, ou encore le calendrier des événements Facebook).

Todoist a fait beaucoup mieux que ça!

La différence avec l’intégration de Todoist est que, dans ce cas-ci, il s’agit d’une intégration bidirectionnelle en temps réel. Autrement dit, dès qu’on ajoute un point à l’agenda, une tâche est créée dans Todoist, et dès qu’on ajoute une tâche datée à Todoist, elle s’ajoute à Google Agenda. Pas d’attente, de dédoublement d’agenda ou d’erreurs de synchronisation. Que du bonheur!

Pour synchroniser Todoist et Google Agenda, c’est très simple. Il suffit d’ouvrir la web-app de l’application Todoist (à partir d’un navigateur internet) et de sélectionner “paramètres”.

N.B. Il faut impérativement passer par l’application web, car l’option paramètres n’est pas disponible dans l’application Windows.

Intégration todoist

Dans la fenêtre des paramètres, il faut ensuite cliquer sur “intégrations”, sélectionner Google Calendar dans la liste et choisir le compte Google dont on veut synchroniser l’agenda.

Voilà, c’est aussi simple que ça!

PomoDone

PomoDone est une application de suivi du temps basée sur la méthode Pomodoro, c’est-à-dire qu’elle structure nos journées en courtes périodes de travail ininterrompu suivi de courtes pauses (25 min./5 min.) Toutefois, l’application est flexible et nous permet de régler la durée des sessions de travail et des pauses selon nos préférences.

On en parle plus en détail dans l’article “Top 7: applis Pomodoro pour être plus productif tout en prenant plus de pauses!”.

Ce qu’il y a d’intéressant avec l’intégration de Todoist est qu’elle nous permet de sélectionner les tâches de cette application à même l’application PomoDone, de minuter le temps qu’on passe sur chacune d’entre elles et de consulter nos statistiques de travail. Lorsqu’on termine une tâche, on peut la cocher dans PomoDone et elle s’efface instantanément de Todoist, et vice-versa.

Pour synchroniser Todoist et PomoDone, il faut d’abord se créer un compte (c’est gratuit) sur PomoDone. Une fois le compte activé, il nous est demandé si on désire ajouter des tâches à partir d’une autre application.

PomoDone

C’est à ce moment qu’on doit sélectionner Todoist dans la liste des applications proposées. La version gratuite de PomoDone nous permet l’intégration de deux applications parmi Trello, Wunderlist, Todoist, Evernote, Google Calendar, Microsoft To-Do et Toodledo. Les autres applications compatibles peuvent être intégrées si on choisit d’utiliser l’un des forfaits payants.

Une fois Todoist sélectionné, on doit choisir quels projets on veut synchroniser. On peut aussi en profiter pour télécharger la version de bureau de l’application, en suivant le lien situé dans le bas à droite, pour pouvoir l’utiliser sans avoir à ouvrir un navigateur. 

Les projets sélectionnés et les tâches qu’ils contiennent seront ensuite accessibles dans le menu de gauche de PomoDone. Pour démarrer le minuteur, il suffit de sélectionner la durée qui nous convient, et il ne reste plus qu’à se mettre au travail!

Twist

Twist est une application qui a été développée par Doist, l’entreprise derrière la création de Todoist, et qui a été lancée en juin 2017. Il s’agit d’une app de communication au même titre que Slack et dont le fonctionnement est très similaire (certains affirment même qu’elle serait plus intuitive).

Elle permet aux équipes de travail de communiquer plus efficacement et de garder des traces de leurs conversations au même endroit plutôt que d’éparpiller les discussions entre des courriels et des messages Skype ou Messenger.

Elle a également l’avantage d’être optimisée pour être utilisée en parallèle avec Todoist. Inutile de préciser que l’intégration est sans faille!

Pour utiliser l’intégration de Todoist dans Twist, il faut d’abord se créer un compte Twist, puis accéder aux paramètres à partir de l’icône de notre identifiant dans le haut à droite et sélectionner “ajouter des intégrations”.

Une liste des applications disponibles apparaîtra et on doit sélectionner “Todoist”.  

Il faut ensuite confirmer l’installation et décider à quelle chaîne et quel sujet de Twist on veut associer Todoist.

Finalement, il faut décider quel projet de Todoist sera intégré, et quels sont les membres de Twist qui doivent être notifiés des mises à jour.

Voilà! Todoist est maintenant intégré dans Twist. Un message a été créé dans la chaîne sélectionnée afin de suivre les mises à jour des tâches de Todoist et il est désormais possible d’ajouter des tâches à Todoist à partir de n’importe quel message ou sujet de Twist à l’aide de l’icône qui se trouve dans le haut à droite.

Pour ajouter une tâche à Todoist à partir d’un commentaire, il suffit de cliquer sur l’icône des trois points (plus d’options de commentaire) et sélectionner “Ajouter à Todoist”.

Google Drive et Dropbox

La dernière intégration dont nous allons parler est celle avec Google Drive et Dropbox. Elle n’est pas disponible dans la version gratuite de Todoist, mais les versions Premium ou Business sont très abordables et en valent rapidement la peine.

L’intégration avec ces deux services de sauvegarde sur le cloud permet de partager les fichiers à même Todoist et de les lier aux tâches auxquelles elles correspondent.

Par exemple, la tâche “Rédaction de l’article sur les intégrations Todoist” peut être liée au fichier Google Doc (ou Word) correspondant. Il s’agit d’une fonction très pratique pour retrouver rapidement les fichiers sur lesquels on doit travailler et les partager entre les membres de l’équipe.

Pour joindre un fichier, il suffit de cliquer sur l’icône de bulle qui se trouve à côté de la tâche pour ouvrir la fenêtre de commentaires et options. (À noter aussi qu’avec l’intégration PomoDone, on peut démarrer un minuteur à même la web-app Todoist en cliquant sur l’icône du minuteur qui est intégrée à côté des tâches.)

Pour utiliser Google Drive ou Dropbox dans Todoist, il faut absolument passer par l’application web (dans le navigateur internet) ou l’application mobile, car l’intégration n’est pas encore prise en charge dans l’application Windows.  

Dans la nouvelle fenêtre, il suffit de cliquer sur l’icône pour joindre un fichier (la trombone) et les deux services de cloud se trouveront parmi les choix par défaut. Il faudra ensuite lier Todoist au service sélectionné, accorder les permissions nécessaires, et le tour est joué!

En conclusion

Todoist est une application de gestion de tâches très performante et particulièrement flexible. La possibilité d’utiliser les intégrations pour la synchroniser avec nos autres applications de productivité fait en sorte qu’on peut véritablement personnaliser notre workflow et maximiser notre productivité.

L’intégration bidirectionnelle avec Google Agenda est particulièrement intéressante puisqu’elle nous permet de planifier notre emploi du temps sans avoir à retranscrire nos tâches dans une application de liste de tâche et vice-versa.

L’intégration à l’application PomoDone, quant à elle, nous permet de minuter le temps qu’on passe sur chaque tâche et de faire un suivi sur nos heures et statistiques de travail.

De plus, Todoist peut être intégrée à l’application Twist qui permet aux équipes de travail de communiquer plus efficacement. Grâce à l’intégration, on peut facilement attribuer des tâches dans Todoist à partir des messages et fils de conversations qui ont lieu sur Twist.

Finalement, l’intégration de Google Drive et Dropbox dans Todoist permet de partager des documents entre les utilisateurs et de les lier à des tâches à effectuer. Il s’agit d’une façon particulièrement efficace de s’assurer que tout le monde dans l’équipe de travail peut avoir accès facilement et rapidement aux fichiers nécessaires pour réaliser chaque tâche.

Le matin, le moment le plus productif de la journée

On a tous des choses à faire et on ne trouve pas toujours le temps nécessaire pour accomplir nos projets. Le temps est une ressource précieuse, il nous arrive souvent d’en manquer. Pourtant, certaines personnes accomplissent davantage que d’autres, alors que nous avons tous 24 heures par jour. Comment cela est-il possible ? Que font ces personnes ? Tout simplement, il y a l’effort que l’on implique dans une tâche, mais aussi, et surtout, la productivité qui en découle. En d’autres termes, comment accomplir davantage en faisant moins.

Mon rapport au matin

Dans un précédent article, je donnais 10 conseils pour augmenter sa productivité, dans celui-ci je vais vous parler du matin. Le matin, ce moment si particulier qui annonce le début d’un nouveau jour. Le matin est signe d’enthousiasme pour certains et pour d’autres c’est un moment désagréable que l’on associe (déjà) au manque de temps. Personnellement, j’ai pris goût à être matinal et je vais vous dire pourquoi le matin est le moment le plus productif de la journée selon moi.

Avant je n’aimais pas le matin

Il n’y a pas si longtemps que cela, je n’aimais pas le matin. Pour moi le matin était ce moment pénible où il fallait se lever et se dépêcher pour être à l’heure au travail. Je ressentais de la fatigue fréquemment et je craignais le moment où il fallait sortir du lit. Appuyer sur le bouton « snooze » du réveil était monnaie courante. Je commençais la journée de mauvaise humeur. Le soir, je me couchais tard et le rythme que j’entretenais n’était pas propice à une bonne gestion du temps.

Dans les transports, pour me rendre à mon lieu de travail, je côtoyais la foule et cela m’agaçait d’autant plus.

Depuis, les choses ont changé

Je n’appréhende plus le matin comme auparavant, au contraire. En effet, le matin est pour moi un moment privilégié durant lequel je suis productif. Pour cela, j’ai pris l’habitude de me lever plus tôt, progressivement et au lieu d’être en retard sur ma journée, je suis en avance. On ne s’en rend pas compte comme cela, mais au fil des jours, des semaines et des mois, on voit une différence nette. On a l’impression de reprendre le contrôle sur le temps. On y voit plus clair dans nos tâches et on est moins stressé. Également, je suis moins fatigué qu’auparavant, alors que je ne dors pas plus pour autant. J’aime travailler sur mes projets perso le matin et prendre du temps pour me recueillir spirituellement ainsi que pour lire. Quand il est 9h, j’ai déjà la sensation d’avoir accompli beaucoup de choses alors qu’auparavant j’étais en train de courir après le temps…

Pourquoi le matin est le moment où l’on est le plus productif ?

Les batteries sont rechargées

Le matin, on sort de notre sommeil, or le sommeil se veut réparateur et régénérateur. Après une nuit de sommeil, notre esprit, comme notre corps, est rétabli et frais pour démarrer une nouvelle journée. Les premières heures de la journée sont celles où nos capacités sont les meilleures et pour cela, les tâches et les activités que l’on effectue sont d’autant plus efficaces.

L’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt

Tout le monde connait cet adage qui dit que « l’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt », je n’ai compris que tardivement le sens de cette phrase. En fait, je me suis inspiré des personnes à succès qui accomplissent beaucoup de choses. Je pense que le succès et le passage à l’action, à comprendre le fait d’agir et d’accomplir des choses, sont intimement liés. Et en observant les personnes qui accomplissent beaucoup et côtoient la réussite, la majorité sont matinales. Le matin est un moment privilégié qu’il faut apprendre à apprécier. Si l’on est productif et efficace le matin, on a tout le reste de la journée pour disposer de notre temps. L’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt.

La tranquillité du devoir accompli

Je l’ai brièvement évoqué dans le paragraphe précédent, une matinée productive est une journée productive. J’entends par là que si l’on accomplit ce que l’on doit faire et que l’on avance sur nos divers projets et travaux le matin, le reste de la journée peut être abordé en toute sérénité. L’effort et le résultat produit ne sont pas proportionnels, or entre travailler et réfléchir en fin de journée alors que l’on est fatigué et faire la même tâche le matin, il y a une grande différence. Dans un cas, vous allez passer beaucoup de temps alors que vous êtes fatigué et « en bout de course », si je puis dire, et dans l’autre cas, vous êtes au maximum de vos capacités. Dans un cas, l’effort sera grand et le résultat petit, dans l’autre l’effort sera petit et le résultat grand.

La différence de productivité est énorme. Les tâches les plus importantes sont à réaliser le matin. Imaginez que vous effectuiez ne serait-ce que 2 h ultra-productives chaque matin, pensez-vous que cela aura un impact positif sur vos résultats ? La réponse est oui. De plus, vous pouvez disposer ensuite de votre temps en toute tranquillité.

Routine matinale

Un célèbre livre de développement personnel traite d’ailleurs ce sujet. Il s’agit du livre Miracle Morning, d’Hal Elrod. Ce livre a connu un franc succès, et dedans l’auteur explique les bénéfices d’établir une routine matinale. Cela a de nombreux bienfaits, et pas uniquement en matière de productivité. Imaginez que chaque jour de votre vie, vous gagnez 1 à 2 h en début de journée. Ce moment pourrait vous servir pour méditer, travailler sur vos objectifs, faire du sport, lire, faire preuve de gratitude… Bien entendu, à vous de moduler tout cela. Quoi qu’il en soit, une routine, et matinale qui plus est, vous aidera et vous apportera beaucoup dans votre vie et dans votre développement personnel.

Quelques conseils pour devenir matinal

Pour vous accompagner à devenir matinal et à profiter pleinement de ce moment riche en productivité, voici quelques recommandations qui sont inspirées de mon style de vie.

1-Couchez-vous plus tôt

La première de ces recommandations et de vous coucher plus tôt, tout simplement. Je ne sais pas à quelle heure vous vous couchez et quel est votre rythme de vie actuel, mais en ce qui me concerne je trainais souvent devant l’ordi (je n’ai pas de télé :p ) et je me couchais tard. Après minuit, je considérais cela comme tard. Maintenant, pour tout vous dire, 23h je trouve cela tard… C’est marrant comment nous évoluons.  Couchez-vous plus tôt, à une heure fixe, et prenez un nouveau rythme. Évitez les écrans avant de dormir, les stimulants comme le café, et évitez le sport en fin de journée. Vous vous endormirez plus facilement ainsi.

2-Ne dormez pas dans le noir complet

C’est un conseil qui m’a permis de mieux dormir et rendre mon réveil moins brutal. L’être humain n’a pas été créé sur terre avec un réveil et des volets. Non, naturellement nous sommes réglés en fonction du lever et coucher du soleil. Être réveillé progressivement par le soleil levant est devenu un plaisir. Je vous conseille donc de ne pas dormir dans le noir complet.

3-Programmer son réveil plus tôt

Prendre un nouveau rythme n’est pas toujours quelque chose de simple. Je vous conseille donc d’y aller progressivement et de programmer votre réveil un peu plus tôt chaque nouvelle semaine par exemple. Si vous gagnez une demi-heure par semaine, au bout de trois semaines vous aurez déjà gagné 1 h 30. De plus, il paraît qu’il faut entre 20 et 30 jours pour ancrer une habitude! Fixez-vous des objectifs en matière de réveil et suivez-les.

4-Au réveil: étirements

Une technique que je recommande pour bien démarrer la journée, de manière détendue et en pleine forme, est de vous étirer. Alors que vous êtes encore dans le lit, étirez-vous en étant allongé. Puis, toujours dans le lit, redressez-vous et étirez-vous. Enfin, après vous être levé, étirez-vous à nouveau. Des étirements au matin vous permettent de vous réveiller en douceur et de commencer la journée en étant détendu ! Essayez, c’est vraiment simple à mettre en place et cela contribue à votre bien-être pour très peu d’efforts.

5-Pensez à vos objectifs du jour

Avoir des objectifs est important et vous aide à progresser, à avancer et à être plus heureux. Je vous recommande vivement d’avoir des objectifs. Qu’ils s’agissent de vos objectifs à long, moyen, ou court terme, prenez le temps pour y penser. Réfléchissez également aux actions que vous souhaitez accomplir aujourd’hui. Privilégiez les quelques actions qui auront le plus d’impact.

6-Pour aller plus loin

Pour aller plus loin, vous pouvez établir une vraie routine matinale complète. À vous de voir ce qu’il est bon pour vous de mettre dedans. Voici quelques idées pour vous inspirer : méditation, prière, visualisation, affirmation positive, écriture, lecture, faire preuve de gratitude, rangement, sport, etc.

J’espère que cet article vous a plu et que vous pourrez renouer avec le matin comme ce fut mon cas. Avant, je courrais dans tous les sens et je faisais moins. Maintenant, j’avance tranquillement et sereinement et j’accomplis davantage. Essayez et vous verrez par vous-même !

À bientôt ! ☺

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Planifier une semaine ultra-productive en 7 étapes faciles

Chaque semaine qui débute est une nouvelle opportunité pour se surpasser et atteindre de nouveaux sommets. Chaque lundi, on se retrouve face à deux choix: planifier une semaine ultra-productive ou travailler de façon aléatoire sur des tâches qui n’ont peut-être aucun sens.

Mais qu’est-ce que c’est, au fait, une semaine vraiment productive?

La réponse est simple: c’est une semaine où on accomplit des tâches réellement pertinentes, au meilleur de nos capacités physiques et mentales, en y accordant juste assez de ressources et sans se laisser influencer par les distractions ou nos tendances autodestructrices.

Ok, je te l’accorde, dit comme ça, ça n’a pas l’air si simple… Mais ce n’est pas un problème, parce que je m’apprête à te guider, étape par étape, dans la planification et l’exécution de ta semaine idéale.

Là où il y a un problème, c’est qu’en théorie tout le monde peut prendre un petit 15-20 minutes le vendredi en fin de journée ou le lundi matin pour planifier la semaine de façon réfléchie. Mais en pratique, très peu le font réellement. On se contente trop souvent d’y aller “comme ça vient”, d’effectuer une à une les tâches qui se trouvent sur notre liste, machinalement, et on ne réalise même pas à quel point c’est contreproductif.

Une citation de Benjamin Franklin “Those who fail to plan, plan to fail” qu’on pourrait traduire en français par “Ceux qui ne parviennent pas à planifier, planifient leur échec” est particulièrement appropriée dans le contexte de cet article. En d’autres mots, pour avoir du succès, il faut planifier son succès. On accomplit rarement ce qu’on n’a pas pris la peine de planifier.

Ceci étant dit, des questionnements s’imposent. Avant de planifier quoi que ce soit, on doit d’abord déterminer la voie qu’on veut emprunter ainsi que nos priorités.  

Ce que je te propose dans cet article, c’est de poser un regard nouveau sur ta liste de tâches, tes objectifs et tes comportements afin de pouvoir planifier une semaine au bout de laquelle tu vas vraiment constater des résultats.

“Ceux qui ne parviennent pas à planifier, planifient leur échec” -Benjamin Franklin

Voilà donc une méthode simple, point par point, pour planifier et passer une semaine ultra-productive.

1-À quoi ressemble la semaine idéale?

La première chose à faire est de déterminer à quoi ressemble la semaine idéale. Le plus grand piège dans lequel on peut tomber est de faire l’erreur de penser qu’une semaine productive est passée à courir à gauche et à droite sans répit. Il faut savoir faire la différence entre “productif” et “occupé”.

On a cette idée insensée que la productivité se mesure en efforts et en heures travaillées. Ce n’est pas du tout le cas; elle se mesure par les résultats obtenus et la valeur générée.

On a beau passer des heures à ramer dans un canot, si on rame d’un seul côté, même de façon acharnée, on tourne en rond et on n’est jamais aussi productif que quelqu’un qui rame des deux côtés pendant seulement une demi-heure. Autrement dit, atteindre son but ne dépend pas de la quantité de temps ou d’efforts qu’on investit, mais bien de la façon dont on choisit de s’y prendre pour atteindre nos objectifs le plus efficacement possible.

Alors, pour déterminer à quoi ressemble une semaine réellement productive pour toi, commence par te demander quel est le réel but de tes efforts. Quelle est la finalité, le but mesurable à atteindre pour que ton travail ait une réelle valeur? Quel accomplissement pousserait ton patron à venir te féliciter?

Maintenant, jette un coup d’oeil aux dernières semaines. Est-ce que tu as atteint ce but? Peut-être que dans ton travail, la valeur générée se mesure en nombre de clients ou d’abonnés que tu as réussi à avoir. Ou encore en montant d’argent rapporté à l’entreprise. As-tu réellement contribué à atteindre ces objectifs, de façon directe ou indirecte au cours des dernières semaines? Est-ce que tu as concrètement contribué à la mission de l’entreprise de façon rentable? Bref, est-ce que ton travail a créé de la valeur?

Ou as-tu plutôt passé le plus clair de ton temps dans des meetings qui ne servent pas à grand-chose, à trier des courriels, ranger des dossiers et à être distrait aux 10 minutes le reste du temps?

2-Établir ses priorités

Une fois que tu as une idée claire des objectifs importants à atteindre, il faut prioriser les tâches qui ont un réel impact sur ces objectifs et déléguer, automatiser ou éliminer les autres tâches (dans la mesure du possible).

Les grosses roches d’abord

Je vais te raconter une petite histoire pour que tu puisses vraiment mesurer l’importance de cette étape:

Un bon matin, un enseignant arriva en classe les bras chargés. Il transportait un galon de plastique vide, un seau de sable, un seau de petits cailloux et un seau de grosses roches. Il déposa tout ce matériel sur son bureau, devant la classe d’élèves intrigués, et annonça qu’il leur avait préparé une petite démonstration.

“Quelqu’un veut se porter volontaire pour participer à cette expérience?” demanda-t-il. Une fillette leva sa main, et le professeur lui fit signe de le rejoindre à l’avant.

“J’aimerais que tu prennes ce galon et que tu le remplisses avec le contenu des seaux”, lui dit-il.

Sans attendre, la petite fille s’empara du seau de sable et en versa le contenu dans le galon. Elle prit ensuite le seau de petites roches et les versa par-dessus le sable. Au moment de prendre le seau de grosses roches, elle se rendit bien vite à l’évidence qu’il n’y avait pas assez de place dans le galon pour toutes les roches.

“Le galon est trop petit!” s’exclama la fillette. “Il n’y a pas assez de place pour mettre toutes les roches.”

L’enseignant la regarda, l’air satisfait. “En effet, tu as pu mettre le sable et les cailloux, mais il n’y a plus de place pour les grosses roches. Très bien, tu peux aller te rasseoir.”

Elle alla se rasseoir et les autres élèves continuaient d’observer la scène, sans trop comprendre où l’enseignant voulait en venir.

L’enseignant remit ensuite les roches, les cailloux et le sable dans leurs seaux respectifs.

”Et si je vous disais qu’il existe une façon de remplir le galon avec le contenu des trois seaux, y compris les grosses roches?” dit-il.

“C’est impossible!” répondit un petit garçon. “Il faudrait un gallon plus gros.”

“Regardez bien”, rétorqua l’enseignant.

Il s’empara du seau de grosses roches et en déversa le contenu dans le gallon. Il était déjà presque plein. Puis, il prit le seau de petits cailloux et commença à le verser sur les grosses roches en secouant le gallon légèrement. Les petits cailloux se faufilèrent aisément entre les grosses roches pour aller atteindre le fond du gallon et combler les espaces vides entre les grosses roches. Il prit ensuite le gallon de sable et le versa de la même manière que les petits cailloux. Le sable alla se loger dans les espaces vides entre les cailloux et les grosses roches. Les trois seaux étaient maintenant vides et le gallon plein à ras bord.

“Le gallon représente notre temps.” Expliqua l’enseignant. “Sa grosseur est fixe, sa capacité ne peut pas être changée, tout comme on ne peut pas avoir plus d’heures dans une journée.”

Les élèves le regardaient, ébahis, comme s’il venait de réaliser un tour de magie.

“Les grosses roches représentent nos tâches les plus importantes. Les petits cailloux représentent toutes nos autres tâches moins importantes, et le sable représente nos loisirs et nos distractions.” poursuivit-il. “Si on ne met pas les grosses roches en priorité, les cailloux et le sable prennent toute la place. Tandis que si on s’assure que les grosses roches ont leur place dans le gallon, les cailloux et le sable trouvent un moyen de combler les espaces vides et prennent tout de même leur place.”

L’enseignant, qui constata plusieurs regards interrogateurs, ajouta: “On a souvent l’impression qu’on n’a pas assez de temps pour faire des choses qui sont importantes ou qui nous tiennent à coeur. Mais parfois, il suffit de s’assurer d’en faire une priorité et de les faire passer en premier, comme les grosses roches. Nos autres tâches et les distractions finiront toujours par occuper tout naturellement les autres moments, comme les cailloux et le sable se sont glissés dans les espaces vides du gallon.”   

La morale de cette histoire: il faut accorder la priorité à nos tâches les plus importantes pour s’assurer qu’elles auront leur place dans notre emploi du temps. 

La matrice d’Eisenhower

L’un des principaux problèmes qui nous freinent dans notre productivité est la quantité de tâches qui se retrouve sur notre liste “à faire”. Il faut savoir lesquelles prioriser, mais aussi lesquelles on ne devrait tout simplement pas faire.

La Matrice d’Eisenhower est un tableau qui aurait été mis au point par Dwight D. Eisenhower (président américain de 1953 à 1961) afin d’aider les gens à catégoriser leurs tâches.

La matrice d'Eisenhower

Ce tableau comporte deux axes: un pour l’importance et un pour l’urgence. On peut donc y classer nos tâches en 4 catégories:

  • urgentes et importantes
  • urgentes et non importantes
  • non urgentes et importantes
  • non urgentes et non importantes.

Cet outil est très utile pour déterminer quelles tâches on devrait prioriser, déléguer, automatiser, ou tout simplement éliminer.

Voir aussi: 9 façons de sauver du temps au travail grâce à l’automatisation.

Pour chaque tâche sur notre liste, il faut se poser les questions: est-ce qu’il faut vraiment que ce soit fait? Si oui, est-ce qu’il faut vraiment que ce soit fait par moi? Si non, est-ce que c’est une tâche qui peut être automatisée, déléguée, ou simplement éliminée?

Il faut impérativement éliminer les tâches superflues de notre liste afin de concentrer nos ressources vers ce qui est vraiment important et qui nous permettra d’atteindre nos objectifs.

3-Budgéter son temps

On dit souvent que “le temps, c’est de l’argent”. C’est vrai dans le sens où le temps a une grande valeur et qu’on peut le “budgéter”. Mais, contrairement à l’argent, on ne peut pas l’accumuler ou en gagner davantage. C’est donc primordial de choisir judicieusement comment le dépenser.

L’un des problèmes quand il est question de productivité est qu’on a tendance à sous-estimer le nombre d’heures qu’on peut laisser filer entre nos doigts dans une semaine.

Est-ce qu’on n’a vraiment “pas le temps”, ou est-ce qu’on fait plutôt le choix inconscient de faire autre chose que ce qu’on devrait/voudrait faire?

Pour le savoir, on peut faire un petit exercice pendant quelques semaines. Un peu de la même façon qu’on budgète notre argent, on peut établir un budget pour notre temps.

On doit d’abord établir quelles sont nos “dépenses” de temps, et leur allouer un nombre d’heures par jour/semaine. Par exemple:

  • Dormir: 8h/jour=56 h/semaine
  • Manger/cuisiner: 4 h/ jour, 28h/ semaine
  • Au travail: 8h/jour, 40h/semaine
  • Déplacements: 1h/jour, 7h/semaine
  • Gym ou exercice: 1h/jour, 7h/semaine
  • Loisirs divers: 15h/semaine
  • Ménage et corvées: 10h/semaine
  • Bénévolat: 5h/semaine

Dans cet exemple, les 168 heures hebdomadaires sont allouées à des catégories générales. À partir de là, on peut subdiviser ces catégories pour intégrer des tâches ou activités spécifiques qui sont importantes pour nous (nos grosses roches).   

De la même façon, on peut “budgéter” nos 40 heures de travail et allouer un nombre d’heures précises à différentes tâches. Par exemple, on peut décider de passer 3 heures par semaine à répondre aux courriels, 5 heures à s’occuper des médias sociaux, 15 heures à faire de la rédaction, etc.

Il s’agit d’un exercice qu’on peut faire pendant quelques semaines pour prendre conscience de ce qui est réaliste. Il existe souvent un grand écart entre le temps qu’on croit nécessaire et le temps qui est vraiment nécessaire. D’une semaine à l’autre, on peut répéter l’expérience en faisant des ajustements, jusqu’à ce qu’on trouve le “budget” qui fonctionne le mieux.    

Il faut changer notre mindset et arrêter de se dire qu’on n’a “pas le temps” de s’entraîner chaque semaine, ou de lire un peu chaque jour, ou de développer une nouvelle compétence après les heures de bureau. Il faut “prendre” le temps et planifier nos priorités. Peut-être qu’on aura à sacrifier quelques heures de Netflix et passer un peu moins de temps sur Facebook, mais c’est un moindre mal pour s’assurer d’atteindre nos objectifs.

“Le temps est le seul capital des gens qui n’ont que leur intelligence pour fortune.” – Honoré de Balzac

Tenir un agenda

C’est bien de savoir combien d’heures on compte passer sur une tâche ou un projet chaque semaine, mais en pratique, on risque de ne simplement pas s’y tenir si on ne les planifie pas concrètement. Autrement dit, si ce n’est pas écrit quelque part et fixé sur une plage horaire, c’est comme si ça n’existait pas et cette bonne intention risque de ne jamais devenir une action. C’est beaucoup trop facile d’oublier, ou de se dire qu’on va le faire plus tard et ne simplement jamais y revenir.  

Tenir un agenda reste la meilleure façon de ne pas oublier nos bonnes intentions et de s’assurer de ne pas laisser les distractions prendre toute la place dans notre emploi du temps.

Peu importe que l’on préfère un agenda papier ou une application mobile, l’important est d’être à l’aise avec la méthode choisie, qu’elle soit simple d’utilisation et fonctionnelle.

Voir aussi: Les 5 meilleures applications de calendrier et d’agenda – iOS et Android

Depuis le début de cet article, on insiste sur l’importance de prioriser et de planifier ce qui est le plus important. Il ne faut pas faire l’erreur de croire qu’il ne s’agit que des tâches concernant le travail. Il est aussi très important de planifier:

  • des moments de pause
  • du temps pour la famille et les amis
  • des moments pour nos loisirs
  • du temps pour des projets et du développement personnel
  • du temps pour prendre un moment de recul, réfléchir et planifier avec une nouvelle perspective
  • du temps pour les imprévus

Il arrive toujours des choses qui sont hors de notre contrôle. Les imprévus ont la fâcheuse tendance à s’immiscer dans notre emploi du temps, ce qui fait en sorte qu’il est pratiquement impossible de planifier chaque heure de la semaine dans un agenda et de s’y tenir 100% du temps.

Ce n’est rien de dramatique et il ne faut pas paniquer avec ça!

« Un but n’est pas toujours destiné à être atteint. Il sert souvent simplement comme quelque chose à viser. » -Bruce Lee

L’important est de savoir ce qui nous a fait dévier de notre trajectoire et d’en tirer des leçons. On doit se demander ce qu’on pourrait changer, ou de quelle façon on pourrait remodeler notre emploi du temps pour éviter que ça se reproduise. Notre attitude et notre façon de voir les choses ont un grand rôle à jouer sur notre succès à long terme.

4-Suivi du temps

On sous-estime généralement le temps nécessaire pour accomplir une tâche. Parallèlement, même une tâche qui ne devrait pas être très longue à accomplir peut s’éterniser si on se laisse trop de temps pour la réaliser (loi de Parkinson).

Alors que faire pour planifier le temps que nécessite une tâche de façon réaliste?

Hé bien, on peut d’abord chronométrer et noter le temps qu’on passe normalement sur nos différentes tâches. Pour ce faire, on peut utiliser une application de suivi du temps comme Toggl, My Hours, Timecamp, Harvest,Timely, ou l’une des nombreuses applications disponibles dans les App Stores.

Une fois qu’on a un bon aperçu du temps qu’on passe sur nos tâches, on peut en limiter la durée en leur accordant un peu moins de temps qu’à l’habitude pour les réaliser et en se minutant. Par exemple, si on constate qu’on réalise telle ou telle tâche généralement en deux heures, on peut se planifier une heure et demie pour la réaliser et démarrer une minuterie pendant qu’on travaille.

Un minuteur de type “pomodoro” peut être particulièrement utile, car cette méthode permet le travail par intervalles minutés. PomoDoneApp, par exemple, est également un gestionnaire de listes de tâches qu’on peut synchroniser avec plusieurs autres applications comme Todoist, Asana ou Trello.  

5-Tirer profit des “temps morts”

Un très bon truc pour passer une semaine ultra-productive est de savoir tirer profit des “temps morts”, ces moments qui ne demandent pas beaucoup d’effort mental et pendant lesquels on peut se permettre de faire autre chose.

Par exemple, quand on est dans une file d’attente, pendant les trajets en voiture, quand on est au gym, à l’épicerie, quand on fait le ménage…

La meilleure façon de faire “une pierre deux coups” est d’en profiter pour développer nos connaissances grâce à du matériel audio, par exemple en écoutant un épisode de podcast ou un audiobook (comme avec Audible ou Kobo).

De cette façon, on s’assure de toujours progresser et d’être un peu plus compétent chaque semaine.

6-Ne te laisse pas distraire

Les distractions sont l’ennemi #1 de la productivité!

Que ce soit les distractions provenant de notre entourage (le bruit ambiant, les collègues, etc.) ou les distractions auxquelles on succombe suite à une notification (Facebook, email, etc.) il faut absolument tout mettre en oeuvre pour limiter leurs dégâts.

Voir aussi: Deux façons de neutraliser les armes de distraction massive

Une bonne paire d’écouteurs antibruit peut aider à limiter les distractions environnantes et des applications comme Rescue Time ou Ultidash sont particulièrement utiles pour contrer les distractions provenant de notre ordinateur en bloquant certains sites et en gardant un suivi de notre comportement et du temps passé sur chaque application/site web.

Autodestruction

Il arrive aussi qu’on soit inconsciemment notre propre distraction. Notre esprit semble parfois acharné à tout mettre en oeuvre pour nous détourner de nos tâches et nous éloigner de nos objectifs.

Les tendances autodestructrices comme le perfectionnisme, la procrastination, le syndrome de l’imposteur et les croyances limitantes sont à combattre si on veut s’assurer une semaine vraiment productive.    

7-Avoir assez d’énergie.

S’il y a bien une chose qui peut contrecarrer tes plans et t’empêcher d’avoir une semaine productive, c’est ton niveau d’énergie.

Voir aussi: ta carrière est une série de sprints, voilà comment renouveler ton énergie!

La gestion de l’énergie est un sujet tellement vaste qu’on pourrait écrire suffisamment d’articles sur la question pour en faire un blogue complet.

Mais si on résume les grandes lignes, les trois éléments qui ont le plus grand impact sur notre énergie physique sont:

  • le sommeil
  • l’alimentation
  • l’exercice physique

Alors, sans avoir à te pencher davantage sur le sujet pour le moment, commence par planifier ta semaine idéale en ne négligeant pas ton sommeil, en préparant des repas équilibrés et en incluant suffisamment d’exercice physique (une demi-heure par jour est un bon objectif à viser).

Voir aussi: Tu perds ton temps si tu ne sais pas gérer ton énergie

En conclusion

La productivité n’est pas une fin en soi; il s’agit d’un moyen pour atteindre plus efficacement un objectif.

Au travail, il peut s’agir d’un meilleur salaire, d’un poste plus intéressant ou encore d’un rôle plus important dans l’entreprise. Être productif nous permet de générer plus de valeur en sollicitant moins de ressources, ce qui peut nous laisser plus de temps, d’argent et de liberté pour se concentrer sur les choses les plus importantes à nos yeux, que ce soit au travail ou dans notre quotidien.

Planifier et accomplir une semaine ultra-productive te donnera un aperçu de tout ce que tu peux accomplir lorsque tu prends réellement les choses en main.

Mais qu’est-ce qu’une semaine idéale, exactement? La réponse est propre à chacun et c’est la première chose à déterminer pour planifier la semaine idéale.

On doit ensuite établir nos priorités et épurer notre liste de tâches en tentant de déléguer, automatiser ou éliminer les tâches qui n’ont pas un impact direct sur l’atteinte de nos objectifs.

Puis, un peu de la façon dont on budgète notre argent, on peut budgéter notre temps afin d’allouer les heures nécessaires à nos priorités. Tenir un agenda est une façon efficace de donner une forme concrète à ce “budget” et de s’assurer de consacrer le temps nécessaire aux tâches réellement importantes.

Aussi, pour s’assurer de planifier le nombre d’heures adéquat pour nos tâches, on peut chronométrer et minuter notre temps jusqu’à ce qu’on ait une assez bonne idée de notre capacité et de notre rapidité.

De plus, afin de maximiser notre productivité, on peut également tirer profit des temps morts pour parfaire nos compétences grâce à un livre audio ou un épisode de podcast.

Ensuite, une fois le travail débuté, on doit s’assurer de ne pas laisser les distractions nous détourner de notre objectif. Qu’il s’agisse des distractions provenant de notre environnement, de notre ordinateur, ou de nos tendances autodestructrices, il faut tout mettre en oeuvre pour les neutraliser.

Finalement, peu importe si on a planifié ce qui pourrait être la semaine la plus productive de notre vie, tout ça ne sert à rien si on n’a pas l’énergie nécessaire pour suivre notre planning. On peut donc commencer par porter une attention particulière à notre sommeil, notre alimentation et à faire assez d’exercice pour maximiser notre énergie physique.

Rétrospective

Une fois la semaine terminée, il est pertinent de faire une petite rétrospective sur son déroulement et les résultats obtenus.

Est-ce que des imprévus sont venus perturber ton horaire? Si oui, quels sont-ils, et de quelles façons pourraient-ils être évités ou limités dans les semaines suivantes? De quel accomplissement es-tu le plus satisfait? Où y a-t-il place à amélioration?

La perfection n’existe pas et la semaine idéale est une cible à viser pour maximiser notre productivité plutôt qu’un objectif concret à atteindre.

Alors, sois indulgent avec toi-même et concentre-toi sur un aspect à améliorer à la fois!

2 Recherche Google

15 astuces méconnues pour optimiser ses recherches sur Google

On connait tous quelqu’un qui a atteint le niveau de maître en recherche Google. C’est celui qui sort son smartphone de sa poche avec le swag d’un cowboy qui dégaine son pistolet au ralenti chaque fois que survient une interrogation. Il ne laisse aucune question sans réponse; en 2,5 secondes, il trouve l’origine, la définition et les statistiques d’à peu près n’importe quoi.

Parfois, un simple “Ok Google” suffit, mais souvent il pitonne des mots-clefs accompagnés de différents symboles, comme s’il avait un mot de passe secret pour accéder à un niveau supérieur du moteur de recherche.  

Pourtant, il n’en est rien! Il s’est simplement renseigné sur une compétence qu’on n’a pas appris à l’école: l’art de googler.

Google, on le sait (ou on s’en doute) est le moteur de recherche le plus populaire au monde. Pourtant, la majorité des gens ne savent pas comment l’utiliser à son plein potentiel. Au travail, savoir mener une recherche efficacement et rapidement est une compétence primordiale qui peut nous aider à nous démarquer, gagner en crédibilité et gravir les échelons plus rapidement.

Cet article a donc pour but de remédier à la situation et de tous nous rendre ceinture noire en recherche Google.

Utiliser les opérateurs de recherche pour améliorer nos résultats

site:exempledesite.com mot-clef

Si on veut rechercher une page qui contient un mot-clef dans un site en particulier, on peut inscrire “site:” suivi de l’adresse du site ainsi que du mot-clef.

Par exemple, si on veut rechercher toutes les pages sur le blogue de Double ta valeur qui contiennent le mot “énergie”, alors on peut inscrire dans la barre de recherche Google:

site:doubletavaleur.com énergie

“exemple de phrase ”  

Mettre une phrase entre guillemets dans la barre de recherche Google permet de rechercher la formulation exacte plutôt que de rechercher les pages qui contiennent les mots individuellement.

Par exemple, pour rechercher toutes les pages contenant “comment doubler sa valeur”, on peut inscrire dans la barre de recherche Google:

“comment doubler sa valeur”

-mot-clef

Ajouter un tiret (ou signe mathématique “moins”) devant un mot permet de faire une recherche qui va exclure ce terme.

Par exemple, pour rechercher les articles sur le site de Double ta valeur qui contiennent le mot “énergie” mais qui excluent le mot “alimentation”, on peut inscrire dans la barre de recherche Google:

site:doubletavaleur.com énergie -alimentation

filetype:extension

Pour rechercher un format de fichier en particulier, on peut écrire “filetype:” et ajouter l’extension désirée (pdf, jpeg, doc, etc.)

Par exemple, pour rechercher un PDF de recettes végétariennes, on peut inscrire dans la barre de recherche Google:

“recettes végétariennes” filetype:pdf

intitle:mot-clef

En utilisant “intitle:” suivi d’un mot-clef, les résultats de recherche n’incluront que les pages qui ont le mot exact dans le titre de la page.

Par exemple, pour chercher un article sur Double ta valeur qui a “procrastination” dans le titre, on peut inscrire dans la barre de recherche Google:

site:doubletavaleur.com intitle:procrastination

début d’une phrase * fin de la phrase

En utilisant l’astérisque * dans une phrase, Google va “compléter” la phrase dans les résultats de recherche.

Par exemple, si on recherche “les meilleurs * pour travailler”, les résultats de recherches vont inclure des résultats comme “les meilleures heures pour travailler”, “Les meilleures destinations pour travailler” ou encore “ Les meilleures activités sportives pour travailler son équilibre”.

Recherche avancée

On peut accéder, par l’onglet paramètres, à la fenêtre de recherche avancée. À partir de là, on peut rechercher avec les mêmes critères que nous permettent les opérateurs de recherche vus précédemment, ainsi qu’avec quelques options supplémentaires comme chercher par langue, région, date de mise à jour, etc.

Recherche avancée sur Google

L’onglet “outils” permet également de trier rapidement les résultats de recherche par pays, langue et date.

Définir, traduire, convertir, calculer…

define:mot-clef

Pour trouver rapidement la définition d’un mot, il suffit d’écrire “define:” devant le mot recherché.

Par exemple, pour trouver la définition du mot “procrastination”, on n’a qu’à écrire dans la barre de recherche Google:

define:procrastination

Traduire

Lorsqu’on écrit “translate” ou “traduire” suivi de la phrase à traduire dans la barre Google et qu’on effectue la recherche, une boîte de traduction s’affichera pour nous permettre de traduire des mots ou phrases entières. Plus d’une centaine de langues sont disponibles.

On peut aussi utiliser directement la page de Google Traduction.

Traduire du texte grâce à Google

Convertisseur d’unités

On peut savoir rapidement ce que donne, par exemple, “5 pieds en centimètres” en écrivant les mesures qu’on veut convertir dans la barre de recherche.

Utiliser Google pour la conversion d'unités

On pourrait aussi rechercher, par exemple, “20 kilos en livres”, “une livre en gramme”, etc.

Calculatrice

On peut également se servir de la barre de recherche Google comme d’une calculatrice pour résoudre des équations simples. On peut utiliser les symboles de base (+,-,=,*,/) et isoler des opérations entre parenthèses.

Météo

Pour connaitre la météo à un endroit, on peut aussi inscrire “Météo” ou “Weather” suivi du nom de la ville en question.

Par exemple:

Weather Shawinigan

Connaître la météo grâce à Google

Google Scholar

https://scholar.google.fr/

Très peu de gens connaissent Google Scholar, le penchant académique de la recherche Google. Il s’agit d’une façon très efficace de trouver des sources scientifiques fiables, qui sont utiles tant aux étudiants universitaires qu’aux travailleurs en quête d’informations crédibles.

En plus de nous permettre de faire une recherche, Google Scholar nous permet d’ajouter des articles à notre “bibliothèque” personnelle pour pouvoir les lire ou y revenir plus tard.

Tout comme avec la barre de recherche Google “standard”, il existe plusieurs façons d’optimiser les résultats de recherche. Voici les trucs les plus utiles:

author:nom

Si on recherche des textes ou études publiés par un auteur en particulier, on peut rechercher les résultats par auteur. Par exemple, en inscrivant author:lambert dans la barre de recherche, les résultats seront filtrés et n’incluront que les textes dont l’auteur est un Lambert.

“mot-clef”

Tout comme dans une recherche Google “standard”, mettre un groupe de mots-clefs entre guillemets permet de rechercher des articles contenant des mots exacts.

Recherche avancée

L’onglet “Recherche avancée” dans le menu de gauche permet de préciser davantage les résultats de recherche, par exemple en nous permettant de rechercher des articles dans des publications spécifiques ou encore en limitant les résultats à une année de parution précise.

Donc…

Voilà donc quelques-uns des meilleurs trucs pour mener une recherche Google vraiment efficace.

Ils rendent possible l’optimisation de la pertinence et de la vitesse de nos recherches, que ce soit par l’utilisation des opérateurs de recherche, en tirant profit des options de la recherche avancée, de Google Scholar ou encore en accédant à une foule de renseignements rapidement comme les définitions, les traductions, les conversions d’unités, les réponses à des équations mathématiques ou même la météo.

Alors, bonnes recherches!

J’ai testé T Sheets – logiciel de time tracking pour employés

Il est 11h30 am, c’est mardi matin.

Au téléphone: «Alex, c’est Linda, il me manque la feuille de temps de Luc. Penses-tu passer au bureau aujourd’hui pour me la donner?»

Alex part du chantier de construction, va porter la feuille à Linda sur l’heure du dîner et repart.

Il est 14h, le même mardi.

«Alex, c’est Linda. Bon là, j’ai des questions pour les feuilles de temps. Je comprends pas ce que Luc a écrit. Pis Will et Jean ont pas les mêmes heures, mais ils sont sensés travailler ensemble, pi Geneviève… ».

Alex, c’est mon chum. Il est entrepreneur général en construction. Linda, c’est la secrétaire-comptable qui vient tous les mardis au bureau (alias chez nous).

Ça me gosse de les voir perdre autant de temps, les deux. Ça fait des mois que je les checke aller, et je vois bien que tout le monde perd du temps avec les maudites feuilles de temps.

Et je vois pas comment ça va changer à moins que je casse le party…

Ça fait que ce mardi là, je me suis décidée à faire une publication sur le forum de La Tranchée pour trouver un logiciel qui pourrait leur faire sauver du temps. En parallèle, en faisant des recherches Google, je suis tombée sur TSheets. Après 3-4 soirées de gossage sur le setup de la plateforme et 100 questions sur le live chat plus tard, je suis convaincue. C’est ça qui leur faut.

Comment ça marche TSheets?

Alex a toujours été réticent à laisser tomber les feuilles de temps papier parce qu’elles nécessitent plus d’informations que l’heure d’arrivée et l’heure de départ.

Les employés doivent écrire le chantier sur lequel ils ont travaillé, mais aussi les tâches qu’ils ont effectuées.

C’était ça le défi, trouver un logiciel qui permettrait de:

  • Inscrire les heures
  • Indiquer le chantier et les tâches
  • Sortir des rapports hebdomadaires pour Linda
  • Permettre aux employés de faire ça sur leur téléphone, peu importe iPhone, Flip, Android, données ou non

TSheets permet de faire TOUT ça. Et j’ai été surprise de constater qu’il nous permet de faire encore plus que ce que j’avais souhaité.

Time Tracking, faire le suivi de temps des employés

Pour tracker le temps des employés, TSheets propose 2 manières de faire.

1- Compiler ses heures automatiquement

Tu clock in quand tu arrives sur le chantier, en indiquant sur quelle job et quelle tâche tu travailles. Tu switch de job ou de tâche au milieu de la journée s’il le faut. Tu clock out à la fin de la journée.

La pause de dîner peut s’applique automatiquement selon les paramètres que l’administrateur a choisis. Ce qui veut dire que les employés n’ont pas besoin de penser à arrêter le chrono pour la pause du dîner.

Dans cette vidéo, je montre comment on fait automatiquement sur l’app mobile de TSheets. On voit que je choisis mon chantier, ma tâche et je clock in. Ensuite, je switch de tâches (parce que je ai fini la démolition en 1 minute, je suis maintenant rendue à la tâche plancher étage). Enfin, je clock out.

Cette méthode est très bien, pour les personnes disciplinées.

Genre qu’au moment où j’écris ces lignes, Luc le discipliné travaille depuis 6 h 19, ce qui est absolument parfait puisqu’il est 13 h 19.

Mais du côté de Will, ça fait 68 heures et 19 minutes qu’il travaille…😂 Il serait peut-être mieux de passer en mode manuel.

2- Compiler ses heures manuellement

En mode manuel, tu fais simplement ajouter tes heures, chantiers et tâches à la fin de chaque journée.

Tu peux même tout faire d’un coup le vendredi soir si tu préfères.

C’est vraiment toi qui gères ta feuille de temps.

Seul hic avec cette méthode, la pause dîner ne s’applique pas automatiquement, il faut donc inscrire ses heures en conséquence.

 

Application mobile TSheets: de la bombe

Tu auras remarqué avec les vidéos ci-haut que je gère mon temps à partir d’une application mobile.

Tous les employés téléchargent l’application sur leur téléphone mobile, Android ou iPhone. Et il y a même une possibilité par texto pour les flip-phone. Si les employés n’ont pas de service (ou de données) ils peuvent quand même y inscrire leur temps et le système va synchroniser une fois qu’ils ont du réseau ou du wifi.

Elle est hyyyyper bien faite.

Tu peux restreindre les accès des employés sur mobile, pour qu’ils voient seulement ce dont ils ont besoin. Ce qui est parfait pour les techno-nuls. Après 5 minutes ils sont familiarisés.

Et les gestionnaires ont plus d’accès directement sur l’application. Par exemple, ils peuvent voir qui travaille en ce moment ou encore ajouter live des chantiers/projets à la liste.

Autre fonction vraiment hot de l’app, chaque employé peut choisir s’il veut recevoir des notifications de rappel et l’heure de ces rappels. Comme ça, fini les oublis!

Sur l’app, il y a aussi un onglet «Overview» qui permet de voir, en un coup d’oeil, le total d’heures travaillées de la semaine et la division des heures travaillées par chantier.

Céduler les employés

TSheets a une option de cédule (je sais que c’est un anglicisme).

En somme, c’est un calendrier/horaire pour tes employés. Ça te permet de leur assigner du travail.

La cédule permet non seulement de leur assigner du travail, mais aussi d’y inscrire des notes. Les employés reçoivent un SMS, une notification push ou un email quand il y a des nouvelles job qui leur sont assignées ou encore qu’il y a des changements.

(Changement de cédule pour Luc!)

Intégration avec les logiciels comptables

Il est possible d’intégrer TSheets directement avec un logiciel comptable, comme Quickbooks, Xero, Square, etc.

Si ton logiciel comptable ne se trouve pas dans cette liste, pas de panique.

C’est le cas d’Alex.

À la fréquence que tu veux, tu peux sortir des rapports Excel ou PDF te qui donnent toutes les données quant aux heures travaillées des employés, par chantier et tâches.

C’est pas mal moins long pour Linda de prendre ce rapport pour faire les payes, que les feuilles de temps toutes chiffonnées, écrites sur un coin de plywood avec un crayon de derrière d’oreille aiguisé à l’exacto.

Rapports de tout genre

Mais qu’est-ce qui arrive si Linda imprime le rapport le mardi pour les payes du jeudi et qu’un gars modifie par la suite ses heures dans l’app?

C’est impossible.

Pourquoi?

Parce qu’avant de sortir un rapport, tu peux faire un Approval Report. Ça veut dire que Linda va approuver les heures des employés (c’est à ce moment qu’elle va se rendre compte que les heures de Will ont pas d’allure) avant de sortir le rapport.

Une fois les heures approuvées, elles sont bloquées. Elles ne peuvent plus être modifiées par les employés. Brillant!,

Mis à part les rapports de temps, TSheets permet de sortir des rapports par chantier, groupes, employés, tâches, semaine, mois, en veux-tu en vlà!

Et dire que Linda calculait ça à la main, plusieurs fois par chantier pour faire les factures 😱

 

Pourquoi utiliser TSheets pour ton entreprise

Au cours de mes expérimentations, j’ai dû contacter le support à la clientèle de TSheets 20 fois en 3 jours.

Je n’ai que du positif à dire. Ils répondent instantanément au live chat. Ils prennent tout le temps dont tu as besoin et ils veulent vraiment t’aider.

Dès ton inscription, tu peux aussi prendre un rendez-vous de 30 minutes avec un membre de leur équipe pour qu’il t’aide à setupper TSheets pour ton entreprise.

J’ai aussi eu affaire au soutien technique parce qu’on ne recevait pas les notifications sur nos iPhone. 20 minutes après avoir soumis un rapport de problème (directement à partir de l’app), on m’a répondu par courriel. WOW!

Le seul aspect négatif que j’ai à dire jusqu’à maintenant est que la plateforme est entièrement en anglais et le support aussi.

Enfin, TSheets est assez malléable ce qui fait en sorte que ça s’applique à plein d’industries différentes.

Par exemple, Olivier, Mélodie et moi pourrions utiliser TSheets pour notre travail. Ça nous permettrait de savoir exactement combien de temps on passe sur chaque projet (La Tranchée, Double Ta Valeur, The Amazing Blanket) et sur les tâches (rédaction, pub Facebook, support client, création de formations, etc.). En plus, on pourrait sortir des rapports pour voir si le temps investi sur tel projet ou tâche en aura valu la peine au bout du compte.

Conclusion

J’en ai utilisé des systèmes de time tracking, depuis mon emploi de caissière chez Pharmaprix à 16 ans jusqu’à mes stages d’universités, et je peux t’affirmer que rien de ce que j’ai utilisé n’a aussi bien fonctionné (en tout cas du côté employé) que TSheets.

Je ne sais pas pour l’employeur s’il y a des avantages à utiliser, de nos jours, des systèmes de cartes de punch archaïque ou des feuilles de temps papier. Mais je te garantis une chose: ton efficacité frôle le 0.

Si tu as l’impression de perdre du temps avec ton système de time tracking actuel, je suis convaincue que tu y trouveras ton compte avec un logiciel comme TSheets. Oui, c’est du temps et des apprentissages au début, mais ça se fait très bien quand tu as les ressources pour t’appuyer.

Malgré que ça coûte 16 US$ mensuellement + 4 US$ par employé, tu vas rapidement faire des économies à tous les niveaux.

On dit toujours If it ain’t broke don’t fix, mais le défi est de savoir reconnaitre quand c’est brisé…

Comment ne plus être en retard

Quatre habitudes à prendre pour ne plus être en retard

Est-ce que tu as le syndrome du lapin blanc, toujours “en retard, en retard” à courir à gauche et à droite en regardant l’heure nerveusement?

“En r’tard! En r’tard! J’ai rendez-vous quequ’part! Je n’ai pas l’temps de dire au revoir, je suis en r’tard, en r’tard!”

Si tu es un retardataire chronique, tu n’es pas sans savoir que les inconvénients sont nombreux! Non seulement ton entourage risque de percevoir ton retard comme un manque de respect, mais quand cette mauvaise habitude s’invite au travail, c’est littéralement ta carrière qui est en jeu.

Heureusement, même si c’est un comportement profondément ancré en nous, on peut arriver à le changer en appliquant certains trucs.

D’abord, il faut savoir qu’on n’est pas tous en retard ou à la dernière minute pour les mêmes raisons. Certains sont des procrastinateurs délibérés qui choisissent de tout faire à la dernière minute parce qu’ils aiment le boost d’adrénaline que ça procure. D’autres ont tout bonnement “les yeux plus gros que le ventre” et se planifient trop de choses à faire dans un laps de temps trop court. Ou encore, certains ont simplement un déficit d’attention, sont facilement déconcentrés et perdent la notion du temps.  

Dans tous les cas, des trucs et des habitudes simples à mettre en place peuvent aider à éviter les retards. On peut, entre autres, organiser nos tâches de façon à commencer par le pire et garder le meilleur pour la fin,  apprendre à mieux gérer son temps, voir plus petit pour voir plus grand et apprendre à prioriser et travailler plus efficacement en facilitant l’état de flow.  

Commencer par le pire

L’une des raisons qui font souvent en sorte qu’on est en retard est la procrastination des tâches qui nous intimident ou nous déplaisent. On a tendance à toujours les repousser à plus tard, ce qui fait en sorte qu’on se retrouve à devoir les accomplir à la dernière minute et qu’on risque ultimement de manquer de temps.

Voir aussi: Comment vaincre la procrastination selon son profil type

La solution? Renverser la vapeur. Commencer chaque journée avec les tâches les plus difficiles et déplaisantes nous permet de les accomplir plus efficacement et plus rapidement, car on profite du moment de la journée où nos niveaux d’énergie et de volonté sont à leurs plus hauts. Du coup, le reste de la journée paraît beaucoup plus agréable et le sentiment de fierté qu’on éprouve est très motivant!

Éliminer les distractions

C’est très difficile d’éviter les distractions, mais c’est primordial si on veut minimiser les risques d’être en retard. Souvent, on succombe à une distraction sans même s’en apercevoir et on en prend conscience un long moment plus tard quand le mal est déjà fait.

La meilleure technique pour ne pas succomber aux distractions est tout simplement de tout faire pour en éliminer les sources.

Voilà quelques trucs qui vont aider:

  • Dans un environnement de travail bruyant, mettre des écouteurs à réduction/suppression du bruit (sans nécessairement mettre de musique) pour couper les sons dérangeants et favoriser la concentration.
  • Ranger son smartphone hors de vue et de portée. Si ce n’est pas possible parce qu’il est un outil de travail, désactiver les notifications ou utiliser une application comme AppBlock pour les bloquer momentanément.
  • Prendre conscience des distractions auxquelles on succombe le plus facilement et développer l’habitude de se ramener à l’ordre dès qu’on réalise qu’on a été distrait.

Voir aussi: Deux façons de neutraliser les armes de distraction massive

Planifier son temps

Il faut faire attention avec la planification, parce que “trop, c’est comme pas assez.” En voulant absolument tout planifier à la seconde près, on arrive rarement à accomplir tout ce qu’on a prévu (parce qu’il y a toujours des imprévus!), ce qui mène immanquablement à des retards dans nos échéanciers.

De l’autre côté, si on se planifie trop de temps pour les imprévus, on devient la proie du principe de Parkinson qui veut qu’une tâche s’allonge jusqu’à prendre la totalité du temps qui lui est accordé.

Le truc: voir petit et prioriser.

Voir petit à court terme pour voir grand à long terme

Pour planifier efficacement son temps, il faut déconstruire nos tâches le plus possible.

Je m’explique:

Une tâche qu’on planifie doit être constituée d’un seul élément, pas d’une suite de choses à faire. Prenons en exemple quelque chose de concret et de visuel, comme construire une maison. À quoi ressemblerait la liste de tâches d’un tel projet? Spontanément, on se dit: couler les fondations, monter la charpente, passer la plomberie et l’électricité, etc. Le problème, c’est que “monter la charpente” ce n’est pas une tâche, c’est une multitude de petites tâches. Couper un madrier est une tâche. Clouer un clou est une tâche. Poser une brique est une tâche. Tu vois où je veux en venir?

On envisage généralement nos tâches sous forme de trop gros morceaux. C’est entre autres pourquoi c’est si difficile de planifier de façon réaliste le temps requis pour les accomplir.  

Pour voir grand à long terme (construire une maison), il faut planifier notre temps et nos tâches en voyant petit à court terme (un clou à la fois).

Voir aussi: 7 méthodes pour travailler 48 h par jour

Ça peut donner l’impression qu’il y a encore plus de choses à faire, j’en conviens. Mais en priorisant efficacement et en ne se concentrant que sur la tâche qu’il y a immédiatement devant nous, on arrive à atteindre un rythme de travail plus efficace.

Apprendre à prioriser

Quand on est souvent en retard, c’est possible que ce soit aussi parce qu’on a tendance à passer beaucoup de trop de temps sur des tâches qui ne sont pas réellement importantes. Par exemple, si on passe des heures à chercher la police d’écriture parfaite au lieu de rédiger le texte, ce n’est pas étonnant que le document soit remis en retard!

C’est pourquoi il est primordial d’apprendre à prioriser.

Avant de planifier tes journées, prends le temps de te demander à quel point tes tâches à faire sont nécessaires pour atteindre tes objectifs, et assure-toi de toujours travailler en priorité sur ce qu’il y a de véritablement important.

Voir aussi: Bienvenue aux perfectionnistes anonymes

Atteindre son flow

Le flow, c’est ce qui se produit quand on est complètement absorbé par son travail. Quand on atteint cet état, c’est comme si le monde extérieur n’existait plus. Il n’y a rien pour nous distraire et on ne voit plus le temps passer. Quand on est en flow, on est particulièrement productifs et on arrive à accomplir une charge de travail impressionnante.

C’est un état qui se manifeste fréquemment pendant les tâches qui font appel à la créativité et qui demandent de la concentration, comme la création artistique ou visuelle, la rédaction, et même le codage.

Travailler en flow le plus souvent possible permet d’accomplir plus de choses dans un laps de temps plus court, ce qui limite les risques d’avoir du retard dans nos échéanciers.

La question qui s’impose est donc: que faire pour favoriser cet état?

Plusieurs méthodes peuvent être utilisées (le sujet est abordé en détail dans le ebook de Double ta valeur!), mais l’élément essentiel est de pouvoir se concentrer sur son travail sans distraction suffisamment longtemps. Pour certaines personnes, 15 minutes sont suffisantes, tandis que d’autres ont besoin d’une heure. Notre niveau d’énergie va aussi influencer la facilité avec laquelle on entre en flow.

Voir aussi: Ta carrière est une série de sprints, voilà comment renouveler ton énergie!

Il n’y a pas de raccourci ou de passe-droit, mais une fois qu’on a atteint notre flow, le jeu en vaut la chandelle!

En résumé

Le retard peut être considéré non seulement comme un manque de respect, mais il peut aussi être perçu comme une incapacité à gérer efficacement son temps et ses tâches. Être toujours en retard ou à la dernière minute peut donc être très dommageable à une carrière en plus de ralentir la productivité en général.

Parmi les retardataires chroniques, trois profils se distinguent: celui qui procrastine volontairement parce qu’il croit travailler mieux sous pression, celui qui sous-estime l’ampleur des tâches qu’il se planifie et celui qui est trop facilement distrait.

Dans tous les cas, intégrer ces habitudes de travail peut limiter les risques de retard:

  • Commencer chaque journée en réalisant les tâches qui nous déplaisent ou nous intimident évitera de procrastiner jusqu’à la dernière minute.
  • Éliminer les distractions permettra de rester concentré sur son objectif et d’avancer le travail plus efficacement.
  • Segmenter ses tâches en plus petites sous-tâches rendra leur planification plus efficace. Remettre en question chacune de ces petites sous-tâches quant à leur niveau de pertinence permettra de mieux prioriser et de toujours travailler sur ce qui est réellement important.
  • Favoriser l’état de flow au travail permettra d’augmenter la productivité, ce qui facilite l’atteinte des objectifs et le respect des échéanciers.

Voilà donc ce qui conclut cet article. Si tu as des questions ou des commentaires, ou encore si tu veux nous partager tes trucs pour ne plus être en retard, laisse-nous un commentaire ci-dessous!

1 Les causes de la procrastination

Qu’est-ce qui cause la procrastination?

La procrastination, cette tendance pathologique à différer, à remettre l’action au lendemain, est l’un des plus grands ennemis de la productivité.

Si personne n’avait procrastiné depuis le début de l’histoire de l’humanité, je n’ose même pas imaginer tout ce qui aurait été accompli et où en serait le monde!

Individuellement, on aurait probablement terminé plusieurs projets qu’on a fini par abandonner, passé pas mal moins de nuits blanches au cégep et à l’université, sans parler du niveau de productivité qu’on aurait pu atteindre au travail.  

Mais bon, comme on dit, avec des “si” on pourrait refaire le monde! On ne peut pas changer le passé, mais on peut en tirer des leçons pour le futur.

“La folie, c’est se comporter de la même manière et s’attendre à un résultat différent” Albert Einstein.

On a généralement nos premières expériences avec la procrastination dès qu’on a un peu de liberté sur notre emploi du temps. Je ne sais pas pour toi, mais pour moi c’était à l’école secondaire quand j’ai réalisé que c’était beaucoup plus intéressant de passer mes soirs et weekends à tout photographier avec mon nouvel appareil photo numérique 2.1 mégapixels (que j’ai nommé Georgette) plutôt que d’étudier. À ce moment-là, on ne réalise pas qu’il y a un mot pour décrire ce phénomène, encore moins qu’il nous hantera toute notre vie!

Cette manie ne s’améliore pas vraiment d’elle-même avec le temps. Une fois qu’on a pris ces mauvais plis, ils deviennent franchement tenaces et c’est très difficile de s’en débarrasser.

Le problème, c’est qu’en remettant toujours nos tâches à plus tard et en exécutant la majorité de notre travail à la dernière minute, on finit par ne pas accomplir la moitié de ce qu’on aurait le potentiel de faire, et ce qu’on arrive à faire n’est pas d’une qualité qui rend justice à nos talents.

Faisons un petit exercice de visualisation. Projette-toi dans un futur pas trop lointain, disons dans deux à cinq ans. Quels sont les projets que tu aimerais avoir réalisés d’ici là? Maintenant, imagine tout ce que tu pourrais accomplir et les possibilités d’avancement professionnel que ça t’ouvrirait si tu pouvais réaliser tes projets sans JAMAIS procrastiner!

Ne plus procrastiner est excessivement difficile, mais tout à fait réalisable. La première étape pour y parvenir est de comprendre pourquoi on procrastine, quelle est la cause de ce comportement irrésistible qui en fait une manie aussi tenace.

Même si la procrastination, à sa source, se manifeste pour différentes raisons, la cause est toujours la même: la résistance.

On va donc élaborer un peu sur ce qu’est exactement la résistance et pourquoi elle nous pousse à la procrastination. Pour ce faire, on va d’abord définir le concept à l’aide des écrits de Steven Pressfield et de son livre “The war of art”, qui est rapidement devenu une référence sur le sujet de la résistance.

Ensuite, on va élaborer sur ses effets et manifestations à l’aide de la métaphore complètement hilarante, mais très appropriée, proposée par Tim Urban au cours de sa conférence présentée par TED sur le sujet de la procrastination.  

La résistance

La résistance est toujours la cause de la procrastination, peu importe les raisons qui se cachent derrière elle.

Mais qu’est-ce que c’est, plus précisément, la résistance?

Hé bien il s’agit de la force en nous qui cherche à tout prix à nous distraire, à nous convaincre qu’on est trop fatigués pour faire ceci, qu’on ne peut pas commencer à faire nos tâches sans avoir d’abord fait cela, ou bien que c’est impossible de travailler dans telle ou telle condition. “La procrastination est la manifestation la plus commune de la résistance parce que c’est la plus facile à rationaliser.” Autrement dit, c’est la petite voix dans notre tête qui nous donne mille et une excuses, qui semblent souvent très légitimes, pour ne pas avancer notre travail. C’est elle qui est à l’origine de tous nos “oui, mais…”

La résistance se tient à pieds fermes entre la vie qu’on vit et celle qu’on sait qu’on pourrait et qu’on aimerait vivre. Pourquoi est-ce qu’on n’arrive jamais à tenir nos résolutions du Nouvel An bien longtemps? BAM! La résistance. C’est généralement la procrastination causée par notre résistance qui fait en sorte que toutes nos bonnes intentions “prennent le bord”.  

C’est complètement tragique, parce que ça nous empêche d’atteindre notre plein potentiel! “Es-tu un écrivain qui n’écrit pas? Un artiste peintre qui ne peint pas, un entrepreneur qui ne démarre jamais son entreprise?”

Chaque jour, on perd de petits combats contre la résistance, sans même comprendre ce qui s’est passé. On entame la journée avec assez d’ambition pour déplacer une montagne et un objectif en tête tout à fait réaliste, mais on la termine en se demandant où sont passées les 8 dernières heures et comment est-ce que c’est possible d’avoir accompli si peu pendant ce temps. C’est parce que “le plus difficile, ce n’est pas le travail, c’est de s’asseoir et de travailler.”

Bref, la résistance est un ennemi à confronter au quotidien si on veut enrayer la procrastination de notre vie. 

Un singe fou!

Si la résistance avait une forme physique, elle serait probablement incarnée par un singe fou hyperactif. En fait, c’est l’image avec laquelle Tim Urban a réalisé sa conférence sur la procrastination pour Ted Talks. Selon lui, voilà à quoi ressemble le cerveau d’une personne qui ne procrastine pas:

Cause de la procrastination

Le cerveau et les actions de cette personne sont gouvernés par une personne rationnelle qui agit dans son meilleur intérêt à long terme.

Voilà maintenant à quoi ressemblerait le cerveau d’un procrastinateur:

Cause de la procrastination

Dans cette image, on voit que c’est quand même la personne rationnelle qui tient le gouvernail, mais elle est accompagnée d’un petit singe dont l’intérêt est la gratification instantanée.

Le problème, c’est que le personnage n’a aucune idée de comment contrôler le singe s’il décide de s’emparer du gouvernail… voilà donc ce qui se passe:

Cause de la procrastination

Cause de la procrastination

Quand le personnage veut s’asseoir pour travailler, le singe fou décide de s’emparer du gouvernail et de regarder des vidéos de créatures des fonds marins sur YouTube, ce qui l’entraîne dans une spirale d’écoute de vidéos YouTube qui se termine par une entrevue avec la mère de Justin Bieber.

Cause de la procrastination

Ensuite, il gambade littéralement sur le gouvernail faisant complètement perdre le contrôle à la personne rationnelle! Il décide de réorganiser sa liste de tâches à faire, de regarder un peu le prix des bas sur Amazon et de subdiviser ses iPhotos dans des albums plus spécifiques.

Cause de la procrastination

Après tout ça, il est au moins 2 heures de l’après-midi et puisqu’il a un rendez-vous à  4 h 30, il est trop tard pour entreprendre quoi que ce soit.

Pseudo-travail et culpabilité

Le pire dans tout ça, c’est que quand on procrastine, toutes ces choses qu’on fait au lieu de travailler ne sont pas vraiment des moments qu’on apprécie. C’est ce que Tim Urban appelle le “Dark playground”

Les causes de la procrastination

C’est un endroit où les activités proposées ont lieu à un moment qui ne devrait pas être consacré à ces activités. C’est un lieu où chaque plaisir provoque son lot d’anxiété, de stress et de culpabilité.

Toutefois, il arrive que notre côté rationnel arrive à reprendre un peu le contrôle des commandes, sans vraiment pouvoir empêcher le singe fou de nous pousser à procrastiner. C’est ce qui donne lieu à un “purgatoire d’activités bizarres où tout le monde perd”, comme regarder trente fois si on a des courriels ou des notifications en une demi-heure, ou bien se prendre à rêvasser sur ce qu’on aimerait avancer dans notre travail sans vraiment le faire. Autrement dit, c’est ce qui mène à du pseudo-travail qui nous donne un semblant d’impression qu’on a travaillé, sans toutefois avoir fait quoi que ce soit qui aura un impact concret.

Bref, le singe fou (la résistance) détourne notre attention vers des choses futiles qui nous apportent de la satisfaction instantanée ou nous pousse à accomplir des choses pas trop exigeantes qui nous donnent l’impression de travailler un peu.

Le singe ne voit pas plus loin que le moment présent. Après tout, s’il mange quand il a faim, qu’il dort quand il est fatigué et qu’il joue quand il en a envie, sa vie de singe sera bien réussie!

Le problème, c’est qu’un singe fou n’en a rien à faire du sentiment d’accomplissement et de la productivité. Un humain, oui, s’il compte accomplir quoi que ce soit dans sa vie.

Le monstre de la panique

On peut donc procrastiner notre travail de cette façon quasiment à l’infini…. Sauf dans les cas où on a un deadline pour le réaliser. Quand la date butoir approche dangereusement, le monstre de la panique fait son apparition.

Les causes de la procrastination

Les causes de la procrastination

Les causes de la procrastination

Le monstre de la panique est la seule chose que craint le singe fou, alors à son apparition il prend la poudre d’escampette pour laisser le gouvernail à la personne rationnelle.  

Les causes de la procrastination

C’est ce qui explique la soudaine productivité, par exemple, d’un étudiant qui n’a pas été capable de rédiger plus de trois lignes en un mois et qui soudain peut rédiger une dissertation de 12 pages en une nuit blanche.

Malheureusement, il arrive que la personne rationnelle soit également apeurée par le monstre de la panique et fige complètement, incapable de réaliser quoi que ce soit. Inutile de spécifier qu’il s’agit de la cause d’un grand nombre d’échecs, tant au niveau scolaire que professionnel.

Subconscient VS Raison

Concrètement, la résistance et le singe fou sont des métaphores qui illustrent et expliquent le combat interne qui a lieu entre la partie limbique de notre cerveau (grosso modo notre subconscient) et notre cortex préfrontal (notre raisonnement).

Le système limbique est responsable des comportements qui se font automatiquement, comme respirer par exemple, et des comportements instinctifs comme éviter les situations douloureuses ou compliquées. C’est la partie “homme des cavernes” qui te dit “Moi veux jouer. Moi veux bière.”

Le cortex préfrontal, quant à lui, nous permet de considérer l’information à notre disposition, de raisonner et de prendre des décisions rationnelles. Il régit également le langage et la mémoire de travail. Il s’agit de la partie la plus évoluée de notre cerveau, mais elle est beaucoup plus récente dans l’évolution humaine que la partie limbique.

Alors, lorsqu’on doit faire une tâche qui, après analyse par notre cortex préfrontal, nous paraît être bénéfique sur le long terme, le cerveau limbique se met de la partie. Dès qu’il prend conscience de la complexité de la tâche VS l’absence de gratification instantanée, elle tente de nous empêcher de la réaliser!

Finalement

La procrastination, c’est sacrifier ce qu’on veut vraiment pour avoir ce qu’on veut maintenant. C’est accorder, parfois inconsciemment, la priorité à des futilités au détriment de nos ambitions.

Peu importe par quelle(s) raison(s) elle est provoquée, la procrastination est causée par la résistance; cette force interne qui cherche à tout prix à détourner notre attention des tâches qu’on doit accomplir.

Un singe fou qui prend le contrôle du gouvernail de notre cerveau est une très bonne façon d’illustrer les effets de la résistance qui nous pousse à procrastiner.  

Cette illustration permet de dépeindre le combat qui a lieu chaque jour dans notre cerveau entre le système limbique et le cortex préfrontal et nous permet de mieux comprendre pourquoi on procrastine autant.

Remettre notre travail à plus tard est une mauvaise habitude qui peut être très dommageable dans nos vies, car elle nous empêche d’atteindre notre plein potentiel et fait en sorte que le fruit de nos efforts n’est pas à la hauteur de notre talent.  

C’est pourquoi il faut impérativement apprendre à déjouer la résistance et cesser de procrastiner. Pour connaître les meilleurs trucs, je te suggère donc de poursuivre ta lecture avec cet article: Les solutions pour en finir avec la procrastination selon son profil type.

Si tu as aimé cet article, ou si tu as des commentaires ou des suggestions, n’hésite pas à utiliser la section “commentaires” ci-dessous!

1 Nos habitudes influencent notre productivité

6 habitudes à prendre pour doubler ta valeur sur le pilote automatique

Quand on parle de productivité, de tirer profit au maximum du temps et des ressources qu’on investit, ce ne sont pas les trucs et astuces qui manquent!

Le problème, c’est que la “vraie” productivité, celle qu’on vit au quotidien et qui se poursuit à long terme, ça demande un peu plus que simplement cocher des éléments sur une liste de tâches ou d’utiliser un tableau Kanban (voir cet article sur les méthodes pour maximiser notre temps)

Face aux nombreuses méthodes qui existent pour améliorer notre productivité, c’est facile de se sentir submergé par tout ce qu’on aimerait mettre en place. On a bien vite l’impression de ne pas avoir assez de discipline pour tout faire et on abandonne après quelques tentatives, frustré de ne pas avoir pu changer notre façon de travailler.

Malgré toutes nos bonnes intentions initiales, on est de retour à la case départ!

Toutefois, la cause de notre incapacité à s’imposer une nouvelle façon de travailler, ce n’est pas notre discipline. Si certaines personnes arrivent à être réellement productives, ce n’est pas seulement parce qu’elles ont choisi certaines méthodes plutôt que d’autres ou qu’elles ont une volonté de fer. C’est aussi et surtout grâce à la façon dont elles ont intégré ces méthodes; les personnes les plus productives opèrent ces changements en formant de nouvelles habitudes.

Les habitudes

La façon la plus efficace d’adopter un nouveau comportement ou une nouvelle façon de travailler est sans doute d’en faire une habitude. Les nouvelles habitudes sont longues à intégrer, mais une fois que c’est fait il est très difficile de s’en défaire. Comme le dit l’expression, “les habitudes ont la vie dure!”

Et pas besoin d’avoir une discipline de fer 24/7, juste assez pour répéter une action assez souvent et régulièrement pour qu’elle devienne un réflexe inconscient qu’on répète sur le pilote automatique.

Réfléchis un instant. Est-ce que c’est vraiment pénible de penser à mettre ton smartphone sur la charge le soir en allant te coucher? Ou de ne pas oublier de te faire un café le matin? Ces deux exemples sont des habitudes qui sont tellement ancrées en nous qu’on les réalise de façon complètement machinale sans avoir à faire d’effort supplémentaire.  

Le même principe peut s’appliquer à ta vie professionnelle et à ta façon de travailler.

Alors, le truc pour être réellement plus productif de façon durable et sans avoir l’impression de travailler plus est de choisir les habitudes qui nous semblent les plus pertinentes et de les intégrer graduellement à notre vie avec le bon dosage de discipline.  

De 18 à 254 jours

On entend souvent qu’il faut répéter une action pendant une vingtaine de jours avant qu’elle devienne une habitude. Ce n’est pas tout à fait le cas. Une étude du University College London a déterminé que, selon la personne, l’habitude à mettre en place et les circonstances, il faut plutôt de 18 à 254 jours. On doit donc persévérer entre deux semaines et huit mois avant de voir un véritable changement.

En moyenne, pour la plupart des habitudes relativement simples à intégrer, on parle toutefois d’environ 66 jours.

Les habitudes sont généralement composées de trois étapes: 1-le déclencheur, 2-l’exécution et 3-le bénéfice.

Le déclencheur

Il s’agit de l’élément qui marque le moment où on amorce l’exécution du comportement en question. Par exemple, se réveiller est le déclencheur de l’habitude “aller faire le café” ou bien “faire le lit”, se coucher est le déclencheur de l’habitude “mettre le téléphone sur la charge”, arriver à la maison est le déclencheur de l’habitude “mettre les clefs sur le crochet”, etc.  

L’exécution

C’est le geste qui est accompli de façon machinale. On l’exécute sur le pilote automatique sans même y penser.

Le bénéfice

C’est la satisfaction qu’on tire d’avoir accompli l’action: un café chaud et réconfortant, une maison rangée et accueillante, un téléphone qui ne manquera pas de batterie de la journée, la joie de ne pas avoir à chercher ses clefs, etc.

Voilà donc une liste de 6 habitudes qui, une fois intégrées à ta vie, ont le pouvoir de t’aider à être plus productif sans avoir à t’imposer une discipline de fer. Détermine quel serait le déclencheur approprié et réalise-les jusqu’à ce qu’elles fassent partie de ta routine.

1-Prioriser

La grande majorité des résultats (+/- 80 %) provient d’une minorité de tes efforts (+/- 20 %). C’est ce qu’on appelle le principe de Pareto.

La première habitude que tu peux prendre est de systématiquement considérer ce principe au moment de décider des tâches qui doivent être faites dans ta journée. Demande-toi toujours quel est le 20 % des efforts (tes tâches à faire) qui vont rapporter 80 % de tes résultats.

Chaque jour, mets de côté tous les éléments de ta liste de choses à faire et ne conserve en tête que LE projet le plus important et les 3 tâches les plus importantes pour avancer ce projet. Si d’autres tâches moins importantes doivent quand même être réalisées, essaie le plus possible de les automatiser ou de les déléguer.

En prenant cette habitude, tu vas probablement accomplir beaucoup moins de tâches, mais réaliser des tâches qui ont un plus grand impact. Bref, travailler moins pour travailler mieux.

2-Enlever l’épine de ton pied en matinée

Le matin est le moment de la journée où on a le plus de volonté. C’est donc le moment idéal pour accomplir les tâches les plus importantes, mais aussi celles qui sont les plus pénibles et qu’on n’a pas vraiment envie de faire.

Chaque matin, prends pour habitude de réaliser une tâche importante que tu as tendance à remettre au lendemain. Ça t’évitera de procrastiner davantage et te permettra de démarrer la journée sur une note optimiste, l’esprit libéré et satisfait de t’être débarrassé d’une épine dans ton pied.

3-Prendre plus de pauses

Travailler en respectant notre horloge biologique nous permet d’atteindre de meilleures performances.

Notre rythme ultradien est composé de périodes d’environ 90 minutes où on alterne entre un état de fatigue et d’énergie. S’acharner à travailler quand a atteint notre “down” est contreproductif et il vaut mieux prendre l’habitude de faire de courtes pauses plus régulièrement pour recharger efficacement notre énergie et améliorer notre concentration.   

Bref, il faut considérer la journée de travail comme une série de sprints entrecoupés de pauses.

La méthode Pomodoro est une technique efficace qu’on peut facilement adapter à notre routine de travail pour s’assurer de prendre assez de pauses et de les prendre aux bons moments.

4-Méditer

La méditation de pleine conscience (mindfulness meditation en anglais) est une habitude qu’on a tout intérêt à intégrer à nos journées.

Grosso modo, ça nous permet de mieux gérer le stress, d’avoir un meilleur contrôle de nos émotions et une meilleure connaissance de soi,  d’améliorer notre mémoire, et ce ne sont là que quelques-uns des bienfaits de la méditation.

Des applications comme headspace proposent de nous guider tandis qu’on fait nos premiers pas dans cette pratique.

5-Dire non (pour mieux dire oui)

Spontanément, quand on nous demande quelque chose, notre réflexe est de toujours dire oui, que ce soit pour aider quelqu’un, pour assister à un événement ou pour prêter notre matériel. On veut plaire, aider, et on ne veut pas passer pour un égocentrique antisocial. 

Le problème, c’est que si on aide toujours tout le monde, on finit par se nuire à soi-même. Chaque “oui” qu’on accorde à quelqu’un d’autre, c’est un “non” qu’on attribue à nos propres priorités.

Alors, chaque fois qu’on te demande quelque chose, prends l’habitude de dire “non” par défaut, de bien réfléchir et de t’assurer que ce qu’on te demande est réellement important pour toi avant de dire “oui”.

De cette façon, tu t’assureras d’avoir le temps et les ressources nécessaires pour pouvoir te consacrer à tes priorités, quelles qu’elles soient.  

6-Noter ses idées

Les meilleures idées ne nous viennent généralement pas au travail ou devant l’ordinateur, mais plutôt dans les moments où notre esprit est reposé comme sous la douche, quand on s’entraîne, qu’on prend une marche, ou tout juste avant de s’endormir.

Prends l’habitude de noter tes idées de génie chaque fois qu’elles te frappent, sans attendre.

Pour faciliter cette habitude, traîne avec toi un petit calepin ou utilise une application de prise de notes comme Google Keep.

En résumé

Tout dépendant de la personne, de l’habitude à prendre et des circonstances, il faut mettre entre 18 et 254 jours pour qu’une nouvelle habitude soit véritablement intégrée à notre vie.

Toutefois, 66 jours en moyenne, sont suffisants.

Développer de nouvelles habitudes peut nous permettre d’améliorer notre façon de vivre et de travailler de façon durable, d’être plus productifs et efficaces, le tout sans avoir besoin d’une discipline de fer.

Des habitudes comme prioriser les tâches les plus importantes au quotidien, réaliser les tâches les moins attrayantes le matin, prendre des pauses selon notre rythme ultradien, pratiquer la méditation de pleine conscience, apprendre à dire non et noter ses idées au moment où elles nous frappent sont faciles à prendre et ont le potentiel de faire une grande différence sur notre succès.

En intégrant graduellement à notre vie ce genre d’habitudes, on se place sur la bonne voie pour doubler sa valeur sur le pilote automatique!

Sauver du temps grâce à l'automatisation

9 façons de sauver du temps au travail grâce à l’automatisation

Du temps, on n’en a pas à revendre. Au contraire, si on pouvait, on achèterait probablement quelques heures de plus chaque jour pour arriver à rayer tous les éléments de notre liste de choses à faire!

L’une des plus grandes causes de ce problème, c’est qu’on perd un temps fou chaque jour avec des tâches simples et routinières qui pourraient être réalisées par un singe bien entraîné. Pourtant, on a tellement de choses à faire dans une journée qu’on n’a pas vraiment le temps de perdre son temps, n’est-ce pas?

Le hic, c’est que ces tâches routinières qui accaparent notre temps sont généralement importantes, mais rarement celles qui offrent le plus gros retour sur investissement ou font réellement appel à nos meilleures compétences.

Zapier à la rescousse!

Pour répondre à ce problème, l’entreprise Zapier a rendu l’automatisation de tâches facile, rapide et accessible à tous. Pas besoin de programmer un robot ou d’entraîner un chimpanzé!

Le principe est simple: connecter les applications dont on se sert au quotidien et créer des automatisations en déterminant des critères basés sur les actions et réactions. Autrement dit, quand il se passe X action dans une application, alors la réaction Y sera déclenchée automatiquement dans une autre application.

Zapier permet de connecter près de 750 applications entre elles, ce qui offre la possibilité de créer des dizaines de milliers de combinaisons (qu’on appelle les “zaps”). C’est donc quasiment impossible de ne pas trouver quelques tâches à automatiser pour sauver du temps au quotidien!

D’autres entreprises que Zapier offrent ce genre de service, comme Ifttt, automate.io, Microsoft Flow ou encore Skyvia. Toutefois, pour automatiser des tâches en lien avec le travail et créer des réactions en chaîne plus complexes, Zapier est l’outil idéal.

Voyons donc 9 exemples d’automatisations à essayer dès aujourd’hui ainsi qu’une liste résumée des applications les plus populaires supportées par Zapier.

Exemples d’automatisations:

1-Sauvegarde automatique

Si on reçoit souvent des pièces jointes par courriel au travail, on peut facilement en faire une copie de sauvegarde automatique dans un service cloud comme Dropbox ou Google Drive. On peut aussi sauvegarder automatiquement les courriels envoyés par certaines personnes (comme les messages du patron ou d’un collaborateur par exemple) dans un fichier spreadsheet (GoogleDocs).

Automatisation avec Zapier

C’est également possible de faire une copie de sauvegarde de dossiers hébergés sur un service cloud sur un autre service cloud. De cette façon, s’il y a un problème avec les serveurs, par exemple, de Google Drive, alors la copie de ces dossiers est sauvegardée à l’abri sur Dropbox par exemple.

2-Synchronisation des médias sociaux.

Les comptes des différents médias sociaux peuvent être liés entre eux pour éviter d’avoir à faire chaque publication individuellement. Par exemple, on peut créer un zap pour que chaque tweet soit automatiquement publié sur Facebook et Instagram. Ou encore, on peut faire en sorte que chaque publication Instagram avec un #hashtag particulier soit publiée sur Facebook et LinkedIn.

Bref, il est possible de lier les principaux médias sociaux comme Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, LinkedIn (et bien d’autres) et de créer les combinaisons de zap qui nous conviennent pour gérer et partager plus rapidement les publications.  

3-Lier un blogue ou une boutique en ligne aux médias sociaux

En utilisant, par exemple, un blogue ou une boutique en ligne sur WordPress (et Woocommerce) ou Shopify, on peut planifier un zap qui ferait en sorte de partager chaque nouvel article ou produit sur une ou plusieurs plateformes de médias sociaux.

Lier Shopify et Pinterest avec Zapier

Par exemple, chaque nouvel article de blogue pourrait être partagé sur LinkedIn et Facebook, tandis que chaque nouveau produit mis en ligne serait partagé sur Pinterest et Instagram. Et le tout, sans avoir à lever le petit doigt!

4-Gestion du travail.

Pour une gestion du travail plus efficace, on peut lier notre agenda (comme Google Calendar ou d’autres agendas par Cronofy) à différentes plateformes de suivi du travail et des tâches comme Asana, Todoist et Trello.

Lier Gmail et Asana avec ZapierLier Gmail et Asana avec Zapier

On peut également créer des tâches automatiquement à partir d’autres applications comme certains courriels dans Gmail, des entrées dans Google Form ou Google Spreadsheet ou bien des notes dans OneNote ou Zendesk par exemple.    

5-Recevoir des notifications ou courriels

Si tu désires recevoir une notification par SMS ou un courriel pour t’aviser de certaines nouvelles, c’est possible.

Par exemple, quand quelqu’un mentionne ton nom sur Twitter, ou quand une nouvelle vente a été effectuée sur une plateforme de vente en ligne, ou encore qu’un nouvel article est publié sur un blogue.

6-Sauvegarder automatiquement des informations sous forme de tableau (spreadsheet)

Cette option est particulièrement pratique pour présenter des informations (comme une liste des ventes ou une liste courriel) à une personne ou un groupe qui n’a pas forcément accès aux comptes (un conseil d’administration par exemple).

Ainsi, on peut lier une application de gestion de liste courriel (comme Mailchimp ou ActiveCampaign) ou bien une plateforme de ventes (comme Paypal ou Gumroad) à Google Drive, ce qui va créer automatiquement une nouvelle entrée dans un fichier Sheet chaque fois qu’on récolte une adresse courriel ou qu’on fait une nouvelle vente.

7-Impressions automatiques

Particulièrement pratique quand on doit garder une copie papier de certains documents numériques, l’automatisation de l’impression peut être faite à partir de documents placés dans un dossier d’un service cloud comme Google Drive ou Dropbox. Google Cloud Print peut alors communiquer avec l’imprimante par défaut du réseau et les imprimer automatiquement.

Connecter Google Drive et Google Cloud Print avec Zapier

Donc, chaque fois que, par exemple, une facture est sauvegardée en PDF dans le dossier “factures”, elle serait aussitôt imprimée.

8-Entretenir une liste courriel

La mise à jour d’une liste courriel avec les adresses de clients provenant de différentes plateformes de vente peut être facilitée grâce à l’automatisation. On peut lier un compte Paypal, WooCommerce, Shopify, Gumroad et plusieurs autres à un compte Mailchimp ou ActiveCampaign (pour ne nommer que ceux-là) qui vont ajouter les adresses automatiquement à certains segments de la liste. Si on récolte des adresses courriel en personne, on peut également lier l’application utilisée pour les listes courriel à un fichier Google Sheets pour que les nouvelles entrées soient ajoutées automatiquement ou, au contraire, supprimées lorsqu’elles sont retirées de Google Sheets.

Lier Paypal et Mailchimp avec Zapier

9-Simplifier la vente en ligne

La vente en ligne est une façon particulièrement efficace d’augmenter son volume de ventes, mais qui peut également s’avérer être relativement complexe si on ne connaît pas les bons outils. L’utilisation de Shopify ou WooCommerce, par exemple, rend l’automatisation d’un grand nombre de tâches très faciles. Par exemple, c’est possible de lier une boutique en ligne avec un service de messagerie ou une application de sondage pour envoyer un message ou un questionnaire à un client suite à une vente.

Une autre façon de simplifier la vente en ligne avec l’automatisation serait par l’ajout automatique de produits et de descriptions de produits dans la boutique à partir d’un document Google Sheets ou Excel.

Ou encore, c’est possible d’ajouter une tâche à faire (comme envoyer un colis, faire un suivi avec un client, etc.) dans une application de suivi des tâches comme Asana ou Todoist à chaque fois qu’une commande est passée dans la boutique en ligne.

Les applications supportées

Les automatisations peuvent être utiles dans de nombreuses situations: la gestion de projets, la prise de notes, la gestion des courriels, la gestion et sauvegarde des fichiers, le commerce en ligne, le service à la clientèle, la gestion de médias sociaux, etc.

Pour mieux savoir quelles pistes explorer pour trouver d’autres automatisations pertinentes, voilà quelques-unes des applications les plus populaires compatibles avec Zapier:

Médias sociaux:

Facebook (et Facebook Pages), Twitter, Instagram, LinkedIn, Buffer, Meet Edgar

Applications de Google:

Google Sheets, Google Forms, Google Docs, Google Slides, Google+, Google Tasks, Google Calendar, Google Contacts.

Emails:

ActiveCampaign, Mailchimp, AWeber, CampaignMonitor, GetResponse, Office 365, Hiver, Infusionsoft, ConvertKit, Drip, Gmail, Zoho Mail.

Ventes et comptabilité:

Shopify, WooCommerce, Kajabi, Gumroad, Magento, ShipStation, Amazon SellerCentral, Ontraport, SamCart,  Storenvy, eBay, Stripe, PayPal, Quickbooks, Xero, FreshBooks, Zoho Books.

Cours en ligne:

Teachable, Thinkific, Skilljar

Gestion d’événements

Eventbrite, GoToWebinar, Ticket Tailor, Eventable, Ticketbud

Services Cloud

Dropbox, Google Drive, Box, OneDrive

Workflow et communications internes

Slack, HipChat, Twist, Campfire, Trello, Basecamp (Classic, 2 et 3), Jira, Wrike, MeisterTask, Podio, Asana, Todoist.

Service à la clientèle et CRM:

ZohoCRM, Zendesk, Freshdesk, Drift, HappyFox, Snappy, Salesforce, Infusionsoft, HubSpot, Highrise.

Suivi du temps:

Toggl, Harvest, RescueTime, PomoDoneApp, TimeCamp, HourStack.

Bases de données:

MySQL, Firebase, Knack, Quick Base, MongoDB, Caspio Cloud Database.

Autres:

Pinterest, Pocket, Typeform, Ninja Forms, ClickFunnels, OneNote, Evernote, One Signal, Process Street, Calendly, SurveyMonkey, Youtube, Spotify, SoundCloud, Wistia, Flickr, WordPress.

Conclusion

Configurer un zap ne prend que quelques instants, mais peut permettre de sauver des heures de travail.

Les possibilités d’automatisation sont très nombreuses. Que ce soit pour sauvegarder automatiquement ton travail et tes fichiers, synchroniser les plateformes de médias sociaux que tu utilises, lier automatiquement ton blogue ou ta boutique en ligne à ces médias sociaux, ou pour gérer plus efficacement ton travail, chaque automatisation permet d’éviter d’avoir à faire manuellement un grand nombre de tâches.  

Alors peu importe la nature de ton travail, prends le temps de réfléchir aux tâches quotidiennes que tu pourrais automatiser pour te libérer du temps que tu pourrais utiliser à meilleur escient.

Ne laisse pas ta valeur être diminuée par des tâches abrutissantes et répétitives qui peuvent être automatisées!

Un intrapreneur à l'oeuvre

Intrapreneur: serait-ce le meilleur des deux mondes?

On va se le dire, l’entrepreneuriat est à la mode!

On n’a qu’à penser aux “dragons”, aux centres d’entrepreneuriat ou aux projets qui décollent grâce au sociofinancement pour réaliser à quel point c’est un sujet omniprésent sur la scène économique…

L’entrepreneur moderne, c’est la version remastérisée du self-made-man à l’ère du numérique: Jobs, Gates, Zuckerber, Musk… On pense à ces grands noms qui ont défié les normes établies pour démarrer leurs entreprises et qui ont littéralement créé des empires, et ça nous fait rêver.  

Mais même si on en rêve, ce n’est pas un chemin à emprunter à la légère. Il faut être réaliste, avoir les moyens de ses ambitions et être en état de pouvoir assumer les montagnes russes d’incertitude financière, d’imprévus et de contorsions d’horaires qui guettent les entreprises en démarrage.

L’entrepreneuriat, ça fait rêver, mais ça fait aussi très peur et c’est suffisant pour refroidir les ardeurs de la majorité d’entre nous!

Alors on soupire un grand coup en rangeant notre rêve entrepreneurial dans un coin de notre esprit en espérant que la vie nous offre l’opportunité de le revisiter un jour…

Après tout, on ne peut pas avoir le beurre et l’argent du beurre comme dirait ma grand-mère…

N’est-ce pas?

Les options

Si tu es un employé qui est habité d’un rêve entrepreneurial, tu peux suivre le chemin de l’un de ces trois scénarios:  

Scénario 1

Tu quittes ton emploi pour lancer ton entreprise. Si tu fais partie des 33,7 % qui ont projet réellement porteur, qui savent mettre les priorités aux bons endroits et qui ont les compétences et qualités nécessaires à la réussite de leur projet, ton entreprise survivra au moins cinq ans et tu seras sur le chemin du succès. Sinon, tu devras t’acquitter des dettes engendrées par l’échec de ton entreprise et retourner travailler pour quelqu’un d’autre en rêvant nostalgiquement au passé en te disant “si seulement…”

Scénario 2

Tu ne changes absolument rien. Tu conserves ton emploi actuel en travaillant de ton mieux, les doigts croisés en espérant être le prochain en liste pour avoir une promotion ou une augmentation de salaire.

Scénario 3

Tu conserves ton emploi, mais décides de changer ton approche et ta façon de travailler afin de devenir un intrapreneur.

Avoir le beurre et l’argent du beurre

Et si je te disais que devenir intrapreneur pourrait te permettre d’obtenir le meilleur des deux mondes? Que c’est une avenue qui te donnerait la possibilité de:

  • tirer profit de ta mentalité d’entrepreneur et de tes idées de grandeur sans risque financier,
  • t’épargner le poids bureaucratique du démarrage d’une entreprise,
  • conserver un horaire stable,
  • contribuer à une entreprise à ton plein potentiel,
  • acquérir de l’expérience dans le domaine de l’entrepreneuriat,
  • développer de nouvelles compétences,
  • prouver ta valeur et augmenter ton salaire,
  • et tellement plus…

C’est quoi un intrapreneur ?

L’une des premières utilisations du terme “intrapreneur” remonte en 1976 avec la publication d’un ouvrage par Gifford Pinchot III: Intrapreneuring. Why you don’t have to leave the corporation to become an entrepreneur.

Dans les années qui suivent, l’appellation a été reprise à quelques occasions, entre autres par Steve Jobs dans un article de NewsWeek en 1985. Le American Heritage Dictionary a officialisé le terme “Intrapreneur” en 1992:

In-tra-pre-neur. n.

A person within a large corporation who takes direct responsibility for turning an idea into a profitable finished product through assertive risk taking and innovation.

Traduction libre:

Une personne au sein d’une grande corporation qui assume la responsabilité de transformer une idée en produit fini et profitable à travers la prise de risque assertif et l’innovation.

Autrement dit, l’intrapreneur est un entrepreneur salarié qui dirige un projet d’entreprise au coeur d’une entreprise. Comme une poupée russe de business. On pourrait le voir aussi comme un entrepreneur “en résidence”.

La principale différence entre un intrapreneur et un entrepreneur est que, bien entendu, l’intrapreneur n’est pas propriétaire de l’entreprise. L’entrepreneur est donc un créateur d’entreprises, tandis que l’intrapreneur est plutôt un développeur d’entreprises.

Une histoire de Post it

Tu sais très probablement ce qu’est un Post it. Il n’y a pas beaucoup d’objets devenus aussi iconiques du travail de bureau! L’invention est d’une simplicité déroutante pour la popularité phénoménale qu’elle a connue.

Le Post it a été inventé en deux temps par des employés de l’entreprise 3M. En 1968, Spencer Silver, chimiste, invente par accident un polymère adhésif réutilisable qui peut être collé et décollé. Il tente de le commercialiser sans succès, mais réussit à faire breveter son invention avec l’aide de son directeur de département.

Quelques années plus tard, en 1974, un autre employé de 3M, Arthur Fry, a l’idée d’essayer d’utiliser cet adhésif pour pouvoir coller les bouts de papier qu’il utilise comme signets sur ses partitions de musique sans risquer de les abimer. L’idée est bonne en théorie, mais en pratique l’adhésif ne reste pas bien collé sur les signets. Finalement, deux autres membres de l’équipe de Silver réussissent à l’étendre pour qu’il reste en place sur du papier par un procédé industriel.

Et c’est ainsi que le Post it est né!

D’abord utilisé à l’interne par les employés de 3M pour se laisser des notes, servir de signets ou lors de brainstorms, l’entreprise réalise le potentiel de cette invention et tente de la commercialiser en 1977 sous le nom de « Press’n Peel ». Ce fut un échec, car les fournisseurs de fournitures de bureau ne savaient pas trop comment décrire l’utilisation de cette invention aux clients potentiels.

L’année suivante, un nouveau directeur marketing a alors l’idée d’en faire la promotion en distribuant massivement des échantillons gratuits. 90 % des gens qui ont eu l’occasion de les essayer ont démontré leur intérêt pour en acheter.

Trois ans plus tard, le “Post it” avait littéralement conquis le marché américain, canadien et européen!

Cette histoire à succès démontre tout le potentiel de l’intrapreneuriat. Le Post it n’est pas un produit qui a été développé à la demande de l’entreprise 3M, mais bien à l’initiative d’employés qui ont su tirer profit des erreurs (l’invention accidentelle de la colle) et mettre de l’avant une idée novatrice.    

Depuis, un grand nombre d’inventions ou d’innovations sont nées de l’intrapreneuriat: Gmail et Adsense dans l’entreprise Google, la console PlayStation dans l’entreprise Sony et le iPod/iPhone chez Apple ne sont que quelques exemples.

Est-ce que j’ai l’âme d’un intrapreneur?

Les principales différences entre un employé traditionnel et un aspirant intrapreneur sont le besoin d’accomplissement et l’envie d’innovation de ce dernier. L’intrapreneur a le désir profond d’avoir un réel impact dans un domaine ou une entreprise et l’envie irrésistible de suivre son flair entrepreneurial.

Un bon candidat pour l’intrapreneuriat possède les qualités suivantes:

  • proactif,
  • créatif,
  • diplomate,
  • visionnaire,
  • pragmatique

et les compétences suivantes:

  • sait faire preuve de discernement,
  • est bien informé sur l’actualité des marchés pertinents,
  • comprend le public cible de l’entreprise, ses besoins et ses désirs,
  • connaît bien  l’offre de l’entreprise,
  • fait preuve d’autonomie et d’indépendance,
  • a l’esprit d’initiative.

Les avantages de l’intrapreneuriat

L’intrapreneuriat, c’est un “win/win” tant pour les employés que leurs employeurs.

Pour l’employé:

  • possibilité de gérer un projet d’entreprise en utilisant les ressources mobilières, matérielles et humaines mises à disposition par l’employeur,
  • avantages financiers, possibilité de négocier un pourcentage des ventes selon le contexte, le produit proposé et sa mise en marché,
  • meilleures possibilités d’avancement et de reconnaissance de la part de l’employeur,
  • permet d’apprendre les rouages de l’entrepreneuriat tout en étant salarié.

Pour l’employeur:

  • permet à l’entreprise de cultiver des projets novateurs,  
  • donne à l’entreprise un avantage compétitif dans son milieu,
  • les employés sont plus productifs, car davantage motivés par les projets dans lesquels ils peuvent réellement s’impliquer.

Comment devenir intrapreneur?

Dans les faits, l’intrapreneuriat peut prendre plusieurs formes et s’adapter aux différents milieux de travail. De l’ouverture d’une nouvelle filiale à la mise en marché d’un nouveau produit en passant par la mise en place d’une simple boîte à suggestions pour améliorer l’efficacité à l’interne, toutes les avenues sont intéressantes pour adopter une mentalité d’intrapreneur au travail.

Le seul critère de base est de faire preuve d’initiative dans le but d’aider l’entreprise à augmenter ses revenus ou diminuer ses dépenses.

Voilà les cinq principales étapes par lesquelles passer pour donner un virage intrapreneurial à ta carrière.  

Étape 1 – la réflexion

D’abord, tu dois réfléchir aux raisons pour lesquelles tu t’intéresses à l’intrapreneuriat. Est-ce que c’est:

  • Pour mieux aligner tes valeurs à ton travail ?
  • Pour la reconnaissance de tes compétences dans ton milieu?
  • Pour apaiser ton esprit créatif?
  • Pour la possibilité d’avoir un impact sur le monde et le rendre meilleur?
  • Est-ce que c’est purement une question de gains financiers?

Bref, dresse une liste de ce que tu aimerais accomplir et pour quelles raisons.

Ensuite, tu dois te demander en toute honnêteté quelles sont réellement tes forces. Lesquelles de tes compétences se démarquent et quel avantage unique est-ce que ça te permettrait d’apporter à l’entreprise où tu travailles?

Finalement, réfléchis aux façons dont tu pourrais atteindre ton objectif intrapreneurial tout en mettant de l’avant tes meilleures compétences.

Étape 2 – le choix

Les réflexions de la première étape devraient avoir pavé la voie qui te permettra d’accomplir l’étape 2: choisir ton projet intrapreneurial.

Pour ce faire, tu dois prendre en considération la mission et les orientations de l’entreprise. Par exemple, si tu travailles pour un OBNL qui a pour mission de sensibiliser la population envers une cause X, que ton but intrapreneurial serait de permettre à l’organisme de générer plus de revenus pour effectuer sa mission plus efficacement tout en te versant un meilleur salaire, et que ta principale force est la rédaction… Hé bien la mise sur pied et la monétisation d’un blogue serait peut-être un projet intéressant.

L’idée est de détecter une opportunité qui va permettre à l’entreprise de mieux remplir sa mission tout en augmentant ses gains ou en réduisant ses dépenses.

Ça peut être grâce à un nouveau produit, un nouveau service ou une nouvelle façon de faire.

Voilà d’autres exemples:

  • Proposer une méthode de travail plus rapide ou plus efficace (donc moins coûteuse en temps).
  • Établir un nouveau partenariat pour élargir l’offre de l’entreprise.
  • Trouver une façon de rejoindre plus efficacement le public cible (comme en envisageant le marketing web et le ecommerce).
  • Suggérer des améliorations qui seraient bénéfiques à la culture d’entreprise et à la motivation des employés (aménager une bibliothèque d’ouvrages pertinents et un coin lecture dans la salle de break, proposer d’ajouter un abonnement au gym comme avantage aux employés, etc).  

Étape 3 – L’apprentissage

Une fois que tu auras décidé quel projet tu désires intraprendre, renseigne-toi sur les différentes compétences et connaissances qui seront nécessaires pour le mettre en place efficacement.

Par exemple, si ton projet était de mettre sur pied une boutique en ligne, ce serait primordial de connaître les différentes plateformes disponibles, leurs avantages et inconvénients, ainsi que les frais d’utilisation. Ne saute pas à pieds joints dans le bateau de Shoooping parce que tu as entendu un gars en parler au resto-bar jeudi soir; fais-toi ta propre opinion et n’aie pas peur d’explorer, de poser des questions, de tester les plateformes et de lire les commentaires des utilisateurs sur différents forums afin de déterminer quelle solution serait réellement la plus avantageuse pour l’entreprise (Shopify? Woocommerce?).

Ensuite, ce serait également pertinent de connaître la base en ce qui a trait aux hébergements web, à la sécurité transactionnelle en ligne, aux différentes plateformes de paiement qui existent, au web marketing et aux autres domaines connexes.  

Sans maîtriser toutes ces compétences, assure-toi à tout le moins d’être suffisamment renseigné pour pouvoir entretenir une conversation sur le sujet et de savoir quels en sont les enjeux. De cette façon, tu sauras détecter plus facilement avec quelles entreprises faire affaire au besoin et tu pourras exprimer plus efficacement les besoins de ton projet.

Finalement, assure-toi d’être à jour dans tes connaissances du marché de ton industrie/domaine et des perspectives d’avenir. Sois à l’affût de l’actualité économique, technologique et sociale, visite des forums, lis des articles de blogue, consulte les sources et les études réalisées sur les sujets qui sont pertinents pour ton projet.

Tu peux aussi commencer à sonder l’intérêt du marché afin de mieux connaître les implications et les risques associés à ton projet. Plus tu auras d’informations concrètes et valides à présenter, plus ton projet aura des chances de prouver sa valeur.  

Étape 4 – La présentation

Avant de présenter ton projet à ton employeur, assure-toi d’être bien préparé. Si tu veux réellement avoir des chances qu’il soit accepté, tu dois le convaincre du potentiel de ton idée pour le développement de l’entreprise et prouver que tu es la personne tout indiquée pour le mener à bien. L’étape 3 est primordiale pour démontrer ton sérieux et établir ta crédibilité, il reste donc à détailler les étapes de création et de développement du projet.

Tu peux utiliser la méthode que tu veux pour déterminer la structure de ton projet, mais je te suggère d’utiliser la façon mindmap (carte mentale).

Mindmap avec Post its

Écris toutes les étapes de ton projet et ce que ça implique sur des Post its individuels, sans ordre particulier, et colle-les sur un mur ou un grand tableau blanc. Vide ton cerveau de tout ce qui te passe par la tête concernant ton projet et utilise autant de Post its que nécessaire.

Ensuite, tu peux déplacer les Post its pour regrouper tes idées en ordre chronologique et thématique pour commencer à former la structure de ton projet.

Cette façon de faire te permettra de voir plus clair dans l’ordre logique de ton projet, les priorités et les étapes qui ne sont peut-être pas nécessaires à son succès.

Prends ton oeuvre en photo, car il s’agit de ton plan pour structurer ta présentation!   

Mindmap avec application web

Les étapes de cette façon de faire sont exactement les mêmes qu’avec les Post its, mais les idées sont écrites dans les bulles d’une mindmap virtuelle plutôt que sur du papier. Je suggère deux applications pour ce faire: MindMeister et Mindmup . MindMeister est l’application la plus intuitive, conviviale et pratique, mais Mindmup est gratuite, peu importe le nombre de mindmaps qu’on crée, et répond très bien aux besoins de base. Les deux applications peuvent être intégrées dans Google Drive et utilisées en collaboration avec d’autres personnes qu’on peut inviter avec leur adresse courriel.

Les supports

Selon la complexité de ton projet et la quantité d’informations à présenter, un diaporama avec Microsoft Powerpoint ou Google Présentations (slides) pourrait être un bon support à utiliser (l’application MindMeister permet également de générer un diaporama à partir d’une mindmap).

N’hésite pas à utiliser des graphiques pour illustrer tes arguments et à citer des études crédibles sur le sujet. Il faut que le potentiel de ton idée soit clair et évident. Tu peux aussi réaliser un court dossier de présentation à partir des informations introduites pour accompagner ta démarche. Remettre ce genre de document à ton employeur lui donnera un outil concret à considérer quand viendra le temps de délibérer sur ton projet.

Étape 5 – La réalisation

Si tout s’est bien passé dans les quatre premières étapes et que ton employeur n’est pas un bocké rébarbatif au changement, ton projet a probablement été accepté. Félicitation!

Ne t’assois pas sur tes lauriers, car c’est à ce moment-là que ça devient vraiment sérieux.

Comme l’a si bien dit l’oncle Ben dans Spiderman, “avec de grands pouvoirs viennent de grandes responsabilités”.

Tu as entre les mains le pouvoir de contribuer à la prospérité d’une entreprise, mais aussi le pouvoir de propulser ta carrière! Tu as donc la responsabilité de tout mettre en oeuvre pour la réussite de ton projet.

D’abord, assure-toi que la direction est sensibilisée sur le temps et les ressources qui seront nécessaires. De cette façon, tu limiteras les risques que ton projet suscite de l’impatience face à son retour sur investissement.

Ensuite, sois toujours transparent dans ta gestion du projet et offre fréquemment du suivi sur son avancement. Veille à conserver un bon workflow et travaille de façon à maximiser ta productivité. Le tableau Kanban, par exemple, est une méthode de gestion du travail qui pourrait probablement être utile (voir l’article: 7 méthodes pour travailler 48 h par jour).

Finalement, demeure toujours réaliste et ne te laisse pas emporter par un trop grand optimisme. Sois pragmatique!

Conclusion

Pour plusieurs, l’intrapreneuriat est très certainement le meilleur des deux mondes. C’est une façon d’envisager une carrière qui peut nous permettre de mettre à profit notre esprit entrepreneur sans toutefois avoir à assumer les risques financiers et autres casse-têtes liés au démarrage d’une entreprise. C’est également un bon moyen d’acquérir de l’expérience en entrepreneuriat, tout en étant salarié, pour éventuellement lancer sa propre entreprise.

Avoir des employés intrapreneurs est également un grand avantage pour les entreprises qui peuvent ainsi se renouveler plus efficacement et bénéficier d’un personnel réellement engagé et motivé par l’entreprise et sa mission. Selon une étude de l’Université de Phoenix, 61 % des employés satisfaits par leur emploi ont un employeur qui favorise les initiatives intrapreneuriales.

De tels projets peuvent être déployés à petite ou grande échelle, comme en proposant des façons d’augmenter l’efficacité et la productivité des employés par l’ergonomie, la culture d’entreprise et la révision des procédures, ou encore en proposant littéralement la mise en place d’une nouvelle offre ou d’une nouvelle filiale de l’entreprise.

Pour devenir intrapreneur, il faut tout d’abord posséder certaines qualités comme la créativité, la diplomatie, l’autonomie et le pragmatisme ainsi qu’être bien informé sur les besoins du marché, sur le public cible de l’entreprise et les grandes orientations de celle-ci.

Avant de proposer un projet d’intrapreneuriat à son employeur, il faut s’assurer d’être bien préparé. Il faut d’abord réfléchir à ce qu’on désire tirer personnellement de ce projet et trouver une façon d’impliquer nos meilleures compétences dans un projet qui permettra à l’entreprise d’effectuer sa mission plus efficacement, d’augmenter ses revenus ou de diminuer ses dépenses. Une fois le projet accepté, il faut faire preuve de transparence dans sa gestion et assurer à la direction un suivi constant sur son développement.

Les entreprises à contre-courant

Malheureusement, la culture d’entreprise est souvent un frein à l’intrapreunariat. Ce n’est pas encore dans les habitudes de gestion de la majorité des entreprises de laisser la latitude nécessaire aux employés pour qu’ils puissent prendre ce genre d’initiatives. Ce n’est donc pas un choix de carrière qui est évident à faire dans tous les milieux.

C’est pourquoi il est important de parler de l’intrapreneuriat et d’en faire connaître les avantages. Il faut “brasser la cage” des entreprises! L’intrapreneuriat est certainement l’une des façons les plus efficaces de se tourner vers l’avenir et de développer des façons de travailler plus efficaces, plus humaines et garantes de succès.