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Le matin, le moment le plus productif de la journée

On a tous des choses à faire et on ne trouve pas toujours le temps nécessaire pour accomplir nos projets. Le temps est une ressource précieuse, il nous arrive souvent d’en manquer. Pourtant, certaines personnes accomplissent davantage que d’autres, alors que nous avons tous 24 heures par jour. Comment cela est-il possible ? Que font ces personnes ? Tout simplement, il y a l’effort que l’on implique dans une tâche, mais aussi, et surtout, la productivité qui en découle. En d’autres termes, comment accomplir davantage en faisant moins.

Mon rapport au matin

Dans un précédent article, je donnais 10 conseils pour augmenter sa productivité, dans celui-ci je vais vous parler du matin. Le matin, ce moment si particulier qui annonce le début d’un nouveau jour. Le matin est signe d’enthousiasme pour certains et pour d’autres c’est un moment désagréable que l’on associe (déjà) au manque de temps. Personnellement, j’ai pris goût à être matinal et je vais vous dire pourquoi le matin est le moment le plus productif de la journée selon moi.

Avant je n’aimais pas le matin

Il n’y a pas si longtemps que cela, je n’aimais pas le matin. Pour moi le matin était ce moment pénible où il fallait se lever et se dépêcher pour être à l’heure au travail. Je ressentais de la fatigue fréquemment et je craignais le moment où il fallait sortir du lit. Appuyer sur le bouton « snooze » du réveil était monnaie courante. Je commençais la journée de mauvaise humeur. Le soir, je me couchais tard et le rythme que j’entretenais n’était pas propice à une bonne gestion du temps.

Dans les transports, pour me rendre à mon lieu de travail, je côtoyais la foule et cela m’agaçait d’autant plus.

Depuis, les choses ont changé

Je n’appréhende plus le matin comme auparavant, au contraire. En effet, le matin est pour moi un moment privilégié durant lequel je suis productif. Pour cela, j’ai pris l’habitude de me lever plus tôt, progressivement et au lieu d’être en retard sur ma journée, je suis en avance. On ne s’en rend pas compte comme cela, mais au fil des jours, des semaines et des mois, on voit une différence nette. On a l’impression de reprendre le contrôle sur le temps. On y voit plus clair dans nos tâches et on est moins stressé. Également, je suis moins fatigué qu’auparavant, alors que je ne dors pas plus pour autant. J’aime travailler sur mes projets perso le matin et prendre du temps pour me recueillir spirituellement ainsi que pour lire. Quand il est 9h, j’ai déjà la sensation d’avoir accompli beaucoup de choses alors qu’auparavant j’étais en train de courir après le temps…

Pourquoi le matin est le moment où l’on est le plus productif ?

Les batteries sont rechargées

Le matin, on sort de notre sommeil, or le sommeil se veut réparateur et régénérateur. Après une nuit de sommeil, notre esprit, comme notre corps, est rétabli et frais pour démarrer une nouvelle journée. Les premières heures de la journée sont celles où nos capacités sont les meilleures et pour cela, les tâches et les activités que l’on effectue sont d’autant plus efficaces.

L’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt

Tout le monde connait cet adage qui dit que « l’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt », je n’ai compris que tardivement le sens de cette phrase. En fait, je me suis inspiré des personnes à succès qui accomplissent beaucoup de choses. Je pense que le succès et le passage à l’action, à comprendre le fait d’agir et d’accomplir des choses, sont intimement liés. Et en observant les personnes qui accomplissent beaucoup et côtoient la réussite, la majorité sont matinales. Le matin est un moment privilégié qu’il faut apprendre à apprécier. Si l’on est productif et efficace le matin, on a tout le reste de la journée pour disposer de notre temps. L’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt.

La tranquillité du devoir accompli

Je l’ai brièvement évoqué dans le paragraphe précédent, une matinée productive est une journée productive. J’entends par là que si l’on accomplit ce que l’on doit faire et que l’on avance sur nos divers projets et travaux le matin, le reste de la journée peut être abordé en toute sérénité. L’effort et le résultat produit ne sont pas proportionnels, or entre travailler et réfléchir en fin de journée alors que l’on est fatigué et faire la même tâche le matin, il y a une grande différence. Dans un cas, vous allez passer beaucoup de temps alors que vous êtes fatigué et « en bout de course », si je puis dire, et dans l’autre cas, vous êtes au maximum de vos capacités. Dans un cas, l’effort sera grand et le résultat petit, dans l’autre l’effort sera petit et le résultat grand.

La différence de productivité est énorme. Les tâches les plus importantes sont à réaliser le matin. Imaginez que vous effectuiez ne serait-ce que 2 h ultra-productives chaque matin, pensez-vous que cela aura un impact positif sur vos résultats ? La réponse est oui. De plus, vous pouvez disposer ensuite de votre temps en toute tranquillité.

Routine matinale

Un célèbre livre de développement personnel traite d’ailleurs ce sujet. Il s’agit du livre Miracle Morning, d’Hal Elrod. Ce livre a connu un franc succès, et dedans l’auteur explique les bénéfices d’établir une routine matinale. Cela a de nombreux bienfaits, et pas uniquement en matière de productivité. Imaginez que chaque jour de votre vie, vous gagnez 1 à 2 h en début de journée. Ce moment pourrait vous servir pour méditer, travailler sur vos objectifs, faire du sport, lire, faire preuve de gratitude… Bien entendu, à vous de moduler tout cela. Quoi qu’il en soit, une routine, et matinale qui plus est, vous aidera et vous apportera beaucoup dans votre vie et dans votre développement personnel.

Quelques conseils pour devenir matinal

Pour vous accompagner à devenir matinal et à profiter pleinement de ce moment riche en productivité, voici quelques recommandations qui sont inspirées de mon style de vie.

1-Couchez-vous plus tôt

La première de ces recommandations et de vous coucher plus tôt, tout simplement. Je ne sais pas à quelle heure vous vous couchez et quel est votre rythme de vie actuel, mais en ce qui me concerne je trainais souvent devant l’ordi (je n’ai pas de télé :p ) et je me couchais tard. Après minuit, je considérais cela comme tard. Maintenant, pour tout vous dire, 23h je trouve cela tard… C’est marrant comment nous évoluons.  Couchez-vous plus tôt, à une heure fixe, et prenez un nouveau rythme. Évitez les écrans avant de dormir, les stimulants comme le café, et évitez le sport en fin de journée. Vous vous endormirez plus facilement ainsi.

2-Ne dormez pas dans le noir complet

C’est un conseil qui m’a permis de mieux dormir et rendre mon réveil moins brutal. L’être humain n’a pas été créé sur terre avec un réveil et des volets. Non, naturellement nous sommes réglés en fonction du lever et coucher du soleil. Être réveillé progressivement par le soleil levant est devenu un plaisir. Je vous conseille donc de ne pas dormir dans le noir complet.

3-Programmer son réveil plus tôt

Prendre un nouveau rythme n’est pas toujours quelque chose de simple. Je vous conseille donc d’y aller progressivement et de programmer votre réveil un peu plus tôt chaque nouvelle semaine par exemple. Si vous gagnez une demi-heure par semaine, au bout de trois semaines vous aurez déjà gagné 1 h 30. De plus, il paraît qu’il faut entre 20 et 30 jours pour ancrer une habitude! Fixez-vous des objectifs en matière de réveil et suivez-les.

4-Au réveil: étirements

Une technique que je recommande pour bien démarrer la journée, de manière détendue et en pleine forme, est de vous étirer. Alors que vous êtes encore dans le lit, étirez-vous en étant allongé. Puis, toujours dans le lit, redressez-vous et étirez-vous. Enfin, après vous être levé, étirez-vous à nouveau. Des étirements au matin vous permettent de vous réveiller en douceur et de commencer la journée en étant détendu ! Essayez, c’est vraiment simple à mettre en place et cela contribue à votre bien-être pour très peu d’efforts.

5-Pensez à vos objectifs du jour

Avoir des objectifs est important et vous aide à progresser, à avancer et à être plus heureux. Je vous recommande vivement d’avoir des objectifs. Qu’ils s’agissent de vos objectifs à long, moyen, ou court terme, prenez le temps pour y penser. Réfléchissez également aux actions que vous souhaitez accomplir aujourd’hui. Privilégiez les quelques actions qui auront le plus d’impact.

6-Pour aller plus loin

Pour aller plus loin, vous pouvez établir une vraie routine matinale complète. À vous de voir ce qu’il est bon pour vous de mettre dedans. Voici quelques idées pour vous inspirer : méditation, prière, visualisation, affirmation positive, écriture, lecture, faire preuve de gratitude, rangement, sport, etc.

J’espère que cet article vous a plu et que vous pourrez renouer avec le matin comme ce fut mon cas. Avant, je courrais dans tous les sens et je faisais moins. Maintenant, j’avance tranquillement et sereinement et j’accomplis davantage. Essayez et vous verrez par vous-même !

À bientôt ! ☺

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5 méthodes efficaces pour lutter contre le stress au travail

Laisse-moi te raconter l’histoire de Marie. Elle travaille pour le même employeur depuis maintenant sept ans. Au début, elle adorait son travail et remerciait la vie chaque jour d’avoir décroché cet emploi. Après tout, elle est dans un domaine où la compétition est féroce et où les postes se font rares! Le salaire n’était pas très intéressant, mais Marie avait confiance en ses compétences (avec raison!) et croyait pouvoir gravir les échelons avec une bonne cadence.

Cinq ans après son entrée en poste, le fils du patron rejoint son équipe de travail. Tout le monde s’entend bien avec lui; il est un peu “bossy” mais très sympathique. Le problème, c’est qu’il n’aime pas beaucoup Marie pour on ne sait trop quelle raison. Bien vite, l’attitude du patron envers elle change drastiquement et il commence à lui mettre plus de pression à performer tout  en remettant soudainement ses compétences en question.

Quelques mois plus tard, le fils du patron obtient une promotion. Marie en est très frustrée, car il a décroché le poste qu’elle espérait depuis longtemps. Après tout, elle est mieux qualifiée pour le poste et a beaucoup plus d’expérience!

Marie ne parle de ses frustrations à personne, elle a trop peur pour sa sécurité d’emploi. Nul besoin de mentionner qu’elle a perdu beaucoup d’intérêt envers son travail. Au fur et à mesure que le temps passe, chaque défaut organisationnel l’exaspère de plus en plus. Le manque de leadership et la mauvaise gestion du patron, aggravés par une mauvaise communication interne, font en sorte qu’elle se retrouve à devoir faire fréquemment des semaines de 80 heures pour respecter les échéanciers.

Marie est au bout du rouleau. Elle fait de l’insomnie depuis des mois, souffre constamment de migraines et fait face à une importante prise de poids.

Le stress qu’elle subit au travail depuis des années a fini par ravager son corps et son esprit jusqu’à la rendre méconnaissable.

Le “bon stress” et le “mauvais stress”

Le stress n’est pas toujours une mauvaise chose; à petites doses, il peut nous aider à être plus productifs en nous procurant un petit boost d’adrénaline qui nous permet d’être efficaces, alertes et vifs d’esprit. C’est ce qu’on appelle communément un “bon” stress, car il est de courte durée et on arrive à bien le gérer pour ne pas le laisser nous submerger.

Toutefois, quand on parle de stress, on ne parle pas seulement de se ronger les ongles parce qu’on rushe un peu après avoir trop procrastiné. Les sources de stress au travail sont nombreuses, et trop de stress sur une trop longue période peut avoir des conséquences dévastatrices dans nos vies, comme c’est le cas dans l’histoire de Marie.

Le stress au travail

Évidemment, certains métiers sont plus stressants que d’autres, comme ceux qui comportent un constant élément de danger (policier ou pompier par exemple). Mais peu importe qu’on travaille au McDonald’s ou qu’on soit chirurgien, on doit faire face au stress. C’est une réalité qui fait partie intégrante du monde du travail et de la vie en général.

Une étude de la Northwestern National Life a découvert que 40 % des travailleurs trouvent leur emploi très stressant, et un sondage réalisé par Gallup et UBS révèle que 71 % des employés considèrent qu’ils sont confrontés à un niveau de stress modéré à élevé au travail. L’excès de stress serait donc un problème qui touche la majorité des travailleurs.

Selon Sharon Melnick, psychologue et auteure du livre “Success Under Stress”, le stress est provoqué par les situations qui sont hors de notre contrôle.

Pour le National Institute for Occupational Safety and Health (NIOSH) des États-Unis, le stress au travail est “la réponse nocive, physique et émotionnelle, qui se produit quand les exigences de l’emploi ne rencontrent pas les capacités, ressources ou besoins du travailleur.” (source)

Ces définitions complémentaires nous permettent de mieux saisir les origines du stress au travail, ce qui nous aidera à modifier la façon dont on y réagit pour en diminuer les effets néfastes.

Les causes

Voilà quelques-unes des principales causes de stress au travail:

  • Traitement injuste 
  • Mauvaise communication à l’interne
  • Conflits avec le personnel ou les supérieurs
  • Bruits dans l’environnement de travail
  • Peu ou pas de contrôle sur la façon de faire son travail
  • Pression à performer – devoir atteindre un rendement de plus en plus haut, devoir être au top de ses performances en permanence
  • Peur de perdre son emploi
  • Trop de temps supplémentaire (souvent une conséquence directe des restructurations et des coupures de postes)
  • Frustrations causées par une mauvaise gestion

Les conséquences

Les conséquences d’un excès de stress affectent l’état physique et psychologique et se manifestent par différents problèmes de santé et changements comportementaux. La qualité de vie et les relations interpersonnelles peuvent en être grandement affectées, tout comme la productivité et la performance au travail. Un surplus de stress mal géré est comme un boulet qu’on traîne et qui nous tire en arrière, nous empêchant d’atteindre notre plein potentiel et de nous démarquer.   

Voilà quelques-uns des principaux symptômes d’un excès de stress:

Symptômes physiques

  • Hausse de pression sanguine
  • Affaiblissement du système immunitaire
  • Augmentation du cholestérol sanguin
  • Fatigue
  • Perte de cheveux
  • Problèmes de peau
  • Insomnie et problèmes de sommeil
  • Difficultés de concentration
  • Maux de tête
  • Courbatures
  • Problèmes de digestion
  • Fluctuations anormales dans l’appétit

Symptômes psychologiques

  • Anxiété
  • État dépressif
  • Irritabilité
  • Perte d’intérêt dans le travail
  • Sautes d’humeur

Symptômes comportementaux

  • Erreurs de jugement fréquentes
  • Esprit distrait
  • Tendance à procrastiner davantage
  • Impatience
  • Augmentation de la consommation d’alcool et/ou de drogues

Trucs pour mieux gérer son stress

En parler

Quand on constate qu’on est affecté par un niveau de stress anormalement élevé, il est important de ne pas garder ses préoccupations pour soi et de trouver quelqu’un à qui en parler. Que ce soit un ami ou un membre de la famille, le simple fait d’en parler à un proche et de “vider son sac” peut aider à relâcher la tension et voir les choses sous un autre angle.  

Ne pas négliger son corps

Bien manger, faire de l’exercice et bien dormir; on sous-estime souvent le rôle de ces trois éléments pour notre bien-être, dont notre niveau de stress. Après tout, le stress est une réaction physique et hormonale, alors c’est tout à fait sensé de commencer par prendre soin de son corps pour en limiter les effets! Voilà quelques recommandations: 

  • S’alimenter le plus souvent possible d’aliments non transformés: de fruits, légumes, légumineuses, poissons, volailles et grains entiers ainsi que d’aliments contenant des acides gras oméga-3 (présents entre autres dans le saumon, les graines de chanvre, de chia et de lin).
  • Être actif chaque jour, au moins 30 minutes. En plus de réduire significativement la haute pression et de nous rendre plus résistants au stress, l’activité physique stimule la dopamine, la sérotonine et les endorphines, neurotransmetteurs favorisant la sensation de bien-être et la bonne humeur. Des activités comme la course et le jogging peuvent être particulièrement bénéfiques contre le stress.
  • S’assurer de dormir de 7 à 9 h par nuit et favoriser un sommeil de qualité. Négliger son sommeil rend plus vulnérable au stress, et puisque le stress peut mener à l’insomnie, le manque de sommeil peut facilement devenir un cercle vicieux. Le premier truc à appliquer pour aider à réguler le sommeil est d’établir une routine pour réduire notre exposition à la lumière bleue en soirée et se relaxer avant d’aller dormir, ainsi que se coucher et se lever à la même heure chaque jour. Pour plus de détails sur les façons de favoriser un sommeil de qualité, voir aussi cet article.

Planifier et s’organiser

Pour s’éviter du stress inutile, planifier son travail selon les priorités auxquelles on doit accorder notre temps est primordial. Chaque matin, ou un peu avant la fin de chaque journée de travail, prends un petit 15 minutes pour revoir le travail qui doit être fait et planifier la journée suivante. De cette façon, tu seras plus en contrôle et moins vulnérable au stress.

Voir aussi: 7 méthodes pour travailler 48 h par jour

Toutefois, travailler 8 heures par jour sans arrêt pour essayer d’accomplir le plus de choses possible n’est pas recommandé. Les pauses sont primordiales pour recharger nos batteries, libérer le stress et travailler de façon optimale. Il serait donc sage de leur réserver du temps dans nos planifications quotidiennes et de profiter de ces moments pour prendre une petite marche si possible, s’étirer et faire quelques exercices de respiration.

Éliminer les habitudes qui te causent du stress inutilement

Il arrive qu’on soit notre propre source de stress. Par exemple, quand on accorde une trop grande importance à l’opinion d’autrui, on perd le contrôle sur la satisfaction qu’on éprouve envers notre propre travail. C’est une situation stressante qui peut mener à d’autres habitudes provoquant du stress inutile comme le perfectionnisme, la procrastination et le pessimisme.

 Voir aussi: Bienvenue aux perfectionnistes anonymes

Relaxer et respirer 

L’une des meilleures façons pour relâcher le stress instantanément et le combattre à long terme est d’apprendre des techniques de relaxation et de respiration. Ça peut être aussi simple que de prendre de grandes respirations par le nez et les relâcher lentement par la bouche chaque fois qu’on se sent stressé pendant la journée. Voilà d’autres méthodes qui valent également la peine d’être essayées:

*Ces techniques peuvent être accompagnées d’aromathérapie ou de musique, peuvent se pratiquer pratiquement n’importe où et n’ont pas de durée déterminée.

  • Respiration profonde: Il suffit de s’asseoir en gardant le dos bien droit, (ou de s’étendre sur le dos) de poser une main sur l’abdomen et l’autre sur la poitrine. Il faut ensuite prendre une grande inspiration par le nez en gonflant son abdomen autant que possible, et non sa cage thoracique. La main sur la poitrine ne devrait pratiquement pas bouger. Ensuite, il faut expirer lentement autant d’air que possible par la bouche en contractant les muscles abdominaux. Encore une fois, c’est la main sur l’abdomen qui devrait bouger et celle sur la poitrine devrait demeurer pratiquement immobile. 
  • Respiration fraîche: cette technique de respiration est particulièrement efficace dans les moments où on se sent frustré ou en colère. Il suffit de prendre une grande respiration par la bouche en réduisant l’entrée d’air, comme si on respirait à travers une paille, puis d’expirer normalement par le nez. Lorsque bien effectuée, cette respiration donne une sensation de fraîcheur sur le dessus de la langue.
  • Respiration du dragon: cette technique de respiration est recommandée dans les moments de stress intense et d’anxiété. Elle consiste à prendre une grande respiration par les narines et à expulser l’air lentement par la bouche comme si on soufflait dans une paille. En expirant, on peut  imaginer que le souffle qu’on rejette est une épaisse fumée grise dans laquelle se trouvent nos craintes et énergies négatives.
  • Méditation: Méditer régulièrement, même si ce n’est que pendant quelques minutes, permet d’exercer un meilleur contrôle sur nos pensées et limiter le stress qu’elles nous procurent.
  • Activité relaxante: trouver une activité relaxante qu’on apprécie et qu’on peut pratiquer fréquemment permet d’évacuer le stress qui nous habite. Que ce soit la pratique du yoga, le jardinage, ou même prendre un bain chaud en écoutant de la musique, toutes les façons sont bonnes, tant qu’elles ont un effet relaxant et qu’elles conviennent à notre mode de vie.

En résumé

Le travail peut être une très grande source de stress dans nos vies, que ce soit à cause du manque de contrôle sur la façon de faire son travail, de l’absence de sécurité d’emploi, de la pression à performer, d’injustices vécues, etc. Même si les causes sont variées, les effets sont toujours ravageurs. En plus d’avoir un impact sur notre santé physique et psychologique, le stress peut nous empêcher d’être performants et limiter notre avancement professionnel.

Il est donc primordial d’apprendre à gérer le stress au travail.

Pour ce faire, il faut d’abord éviter de garder nos frustrations pour nous et en parler à un proche. Extérioriser nos préoccupations et recevoir un avis externe permet souvent de relâcher la tension et de voir la situation sous un autre angle.

Ensuite, il faut porter une attention particulière à la façon dont on s’occupe de notre corps. Une saine alimentation, de l’exercice quotidien et une bonne routine de sommeil nous rendent plus aptes à résister au stress tout en limitant ses effets.

Aussi, il serait sage d’investir quelques efforts dans notre croissance personnelle pour éliminer de nos vies les habitudes qui causent du stress inutilement, comme le perfectionnisme, la procrastination ou le pessimisme.

Enfin, apprendre et utiliser des techniques de respiration et consacrer du temps à des activités relaxantes va aider à relâcher la tension accumulée et peut nous permettre de combattre le stress tout au long de la journée.

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Comment ne plus être en retard

Quatre habitudes à prendre pour ne plus être en retard

Est-ce que tu as le syndrome du lapin blanc, toujours “en retard, en retard” à courir à gauche et à droite en regardant l’heure nerveusement?

“En r’tard! En r’tard! J’ai rendez-vous quequ’part! Je n’ai pas l’temps de dire au revoir, je suis en r’tard, en r’tard!”

Si tu es un retardataire chronique, tu n’es pas sans savoir que les inconvénients sont nombreux! Non seulement ton entourage risque de percevoir ton retard comme un manque de respect, mais quand cette mauvaise habitude s’invite au travail, c’est littéralement ta carrière qui est en jeu.

Heureusement, même si c’est un comportement profondément ancré en nous, on peut arriver à le changer en appliquant certains trucs.

D’abord, il faut savoir qu’on n’est pas tous en retard ou à la dernière minute pour les mêmes raisons. Certains sont des procrastinateurs délibérés qui choisissent de tout faire à la dernière minute parce qu’ils aiment le boost d’adrénaline que ça procure. D’autres ont tout bonnement “les yeux plus gros que le ventre” et se planifient trop de choses à faire dans un laps de temps trop court. Ou encore, certains ont simplement un déficit d’attention, sont facilement déconcentrés et perdent la notion du temps.  

Dans tous les cas, des trucs et des habitudes simples à mettre en place peuvent aider à éviter les retards. On peut, entre autres, organiser nos tâches de façon à commencer par le pire et garder le meilleur pour la fin,  apprendre à mieux gérer son temps, voir plus petit pour voir plus grand et apprendre à prioriser et travailler plus efficacement en facilitant l’état de flow.  

Commencer par le pire

L’une des raisons qui font souvent en sorte qu’on est en retard est la procrastination des tâches qui nous intimident ou nous déplaisent. On a tendance à toujours les repousser à plus tard, ce qui fait en sorte qu’on se retrouve à devoir les accomplir à la dernière minute et qu’on risque ultimement de manquer de temps.

Voir aussi: Comment vaincre la procrastination selon son profil type

La solution? Renverser la vapeur. Commencer chaque journée avec les tâches les plus difficiles et déplaisantes nous permet de les accomplir plus efficacement et plus rapidement, car on profite du moment de la journée où nos niveaux d’énergie et de volonté sont à leurs plus hauts. Du coup, le reste de la journée paraît beaucoup plus agréable et le sentiment de fierté qu’on éprouve est très motivant!

Éliminer les distractions

C’est très difficile d’éviter les distractions, mais c’est primordial si on veut minimiser les risques d’être en retard. Souvent, on succombe à une distraction sans même s’en apercevoir et on en prend conscience un long moment plus tard quand le mal est déjà fait.

La meilleure technique pour ne pas succomber aux distractions est tout simplement de tout faire pour en éliminer les sources.

Voilà quelques trucs qui vont aider:

  • Dans un environnement de travail bruyant, mettre des écouteurs à réduction/suppression du bruit (sans nécessairement mettre de musique) pour couper les sons dérangeants et favoriser la concentration.
  • Ranger son smartphone hors de vue et de portée. Si ce n’est pas possible parce qu’il est un outil de travail, désactiver les notifications ou utiliser une application comme AppBlock pour les bloquer momentanément.
  • Prendre conscience des distractions auxquelles on succombe le plus facilement et développer l’habitude de se ramener à l’ordre dès qu’on réalise qu’on a été distrait.

Voir aussi: Deux façons de neutraliser les armes de distraction massive

Planifier son temps

Il faut faire attention avec la planification, parce que “trop, c’est comme pas assez.” En voulant absolument tout planifier à la seconde près, on arrive rarement à accomplir tout ce qu’on a prévu (parce qu’il y a toujours des imprévus!), ce qui mène immanquablement à des retards dans nos échéanciers.

De l’autre côté, si on se planifie trop de temps pour les imprévus, on devient la proie du principe de Parkinson qui veut qu’une tâche s’allonge jusqu’à prendre la totalité du temps qui lui est accordé.

Le truc: voir petit et prioriser.

Voir petit à court terme pour voir grand à long terme

Pour planifier efficacement son temps, il faut déconstruire nos tâches le plus possible.

Je m’explique:

Une tâche qu’on planifie doit être constituée d’un seul élément, pas d’une suite de choses à faire. Prenons en exemple quelque chose de concret et de visuel, comme construire une maison. À quoi ressemblerait la liste de tâches d’un tel projet? Spontanément, on se dit: couler les fondations, monter la charpente, passer la plomberie et l’électricité, etc. Le problème, c’est que “monter la charpente” ce n’est pas une tâche, c’est une multitude de petites tâches. Couper un madrier est une tâche. Clouer un clou est une tâche. Poser une brique est une tâche. Tu vois où je veux en venir?

On envisage généralement nos tâches sous forme de trop gros morceaux. C’est entre autres pourquoi c’est si difficile de planifier de façon réaliste le temps requis pour les accomplir.  

Pour voir grand à long terme (construire une maison), il faut planifier notre temps et nos tâches en voyant petit à court terme (un clou à la fois).

Voir aussi: 7 méthodes pour travailler 48 h par jour

Ça peut donner l’impression qu’il y a encore plus de choses à faire, j’en conviens. Mais en priorisant efficacement et en ne se concentrant que sur la tâche qu’il y a immédiatement devant nous, on arrive à atteindre un rythme de travail plus efficace.

Apprendre à prioriser

Quand on est souvent en retard, c’est possible que ce soit aussi parce qu’on a tendance à passer beaucoup de trop de temps sur des tâches qui ne sont pas réellement importantes. Par exemple, si on passe des heures à chercher la police d’écriture parfaite au lieu de rédiger le texte, ce n’est pas étonnant que le document soit remis en retard!

C’est pourquoi il est primordial d’apprendre à prioriser.

Avant de planifier tes journées, prends le temps de te demander à quel point tes tâches à faire sont nécessaires pour atteindre tes objectifs, et assure-toi de toujours travailler en priorité sur ce qu’il y a de véritablement important.

Voir aussi: Bienvenue aux perfectionnistes anonymes

Atteindre son flow

Le flow, c’est ce qui se produit quand on est complètement absorbé par son travail. Quand on atteint cet état, c’est comme si le monde extérieur n’existait plus. Il n’y a rien pour nous distraire et on ne voit plus le temps passer. Quand on est en flow, on est particulièrement productifs et on arrive à accomplir une charge de travail impressionnante.

C’est un état qui se manifeste fréquemment pendant les tâches qui font appel à la créativité et qui demandent de la concentration, comme la création artistique ou visuelle, la rédaction, et même le codage.

Travailler en flow le plus souvent possible permet d’accomplir plus de choses dans un laps de temps plus court, ce qui limite les risques d’avoir du retard dans nos échéanciers.

La question qui s’impose est donc: que faire pour favoriser cet état?

Plusieurs méthodes peuvent être utilisées (le sujet est abordé en détail dans le ebook de Double ta valeur!), mais l’élément essentiel est de pouvoir se concentrer sur son travail sans distraction suffisamment longtemps. Pour certaines personnes, 15 minutes sont suffisantes, tandis que d’autres ont besoin d’une heure. Notre niveau d’énergie va aussi influencer la facilité avec laquelle on entre en flow.

Voir aussi: Ta carrière est une série de sprints, voilà comment renouveler ton énergie!

Il n’y a pas de raccourci ou de passe-droit, mais une fois qu’on a atteint notre flow, le jeu en vaut la chandelle!

En résumé

Le retard peut être considéré non seulement comme un manque de respect, mais il peut aussi être perçu comme une incapacité à gérer efficacement son temps et ses tâches. Être toujours en retard ou à la dernière minute peut donc être très dommageable à une carrière en plus de ralentir la productivité en général.

Parmi les retardataires chroniques, trois profils se distinguent: celui qui procrastine volontairement parce qu’il croit travailler mieux sous pression, celui qui sous-estime l’ampleur des tâches qu’il se planifie et celui qui est trop facilement distrait.

Dans tous les cas, intégrer ces habitudes de travail peut limiter les risques de retard:

  • Commencer chaque journée en réalisant les tâches qui nous déplaisent ou nous intimident évitera de procrastiner jusqu’à la dernière minute.
  • Éliminer les distractions permettra de rester concentré sur son objectif et d’avancer le travail plus efficacement.
  • Segmenter ses tâches en plus petites sous-tâches rendra leur planification plus efficace. Remettre en question chacune de ces petites sous-tâches quant à leur niveau de pertinence permettra de mieux prioriser et de toujours travailler sur ce qui est réellement important.
  • Favoriser l’état de flow au travail permettra d’augmenter la productivité, ce qui facilite l’atteinte des objectifs et le respect des échéanciers.

Voilà donc ce qui conclut cet article. Si tu as des questions ou des commentaires, ou encore si tu veux nous partager tes trucs pour ne plus être en retard, laisse-nous un commentaire ci-dessous!

2 submergé par le travail

5 façons de ne pas te laisser submerger par tes tâches

Ghislaine prend sa retraite!

Pour l’occasion, tous les collègues se sont cotisés pour lui acheter un shortcake aux fraises, une carte-cadeau du Costco et décorer le bureau pour le petit 5 à 7 entre collègues organisé pour souligner son départ.

“Tu vas nous manquer Ghislaine! Profite bien de ta retraite!”

Le lundi matin suivant au bureau, ça fait un peu vide sans l’énergie et les jokes louches de Ghislaine, mais tout le monde retourne à sa routine de travail.

Une pensée te vient soudainement à l’esprit. “Ghislaine avait pas mal de dossiers en cours, est-ce que le boss va bientôt engager quelqu’un pour la remplacer?”

Une réunion d’équipe est prévue en fin d’après-midi, alors tu te laisses une note pour ne pas oublier de lui demander et tu retournes à tes tâches.

Une fois tout le monde à la table de conférence pour la réunion, le patron commence à distribuer un document de quelques pages à chacun. Il enchaîne en disant: “Étant donné que Ghislaine avait beaucoup de dossiers en cours, je vous ai attribué chacun une partie de ses tâches pour qu’on ne prenne pas de retard sur notre échéancier.”

Bon… ça répond à ta question alors…

“Il va falloir redoubler d’ardeur, mais vous êtes une équipe géniale et je sais que vous en êtes capables!” Ajoute-t-il en vous faisant un “thumbs up accompagné d’un grand sourire à moitié sincère.

C’est le genre de scénario qui est fréquent sur le marché du travail. Dans le but d’économiser sur le coût en main d’oeuvre, les postes sont restructurés pour englober plus de tâches et demandent d’être plus polyvalents et ultra efficaces. “Toutes autres tâches connexes” est devenue la formulation la mieux connue pour traduire ce phénomène dans une description de tâches.

Peut-être que tu as récemment vu ta charge de travail augmenter ou que ton poste est déjà bien fourni en “tâches connexes”, mais les probabilités sont que tu en as sûrement plein les bras et que tu n’as pas le temps de t’ennuyer!

Dans ce contexte, c’est très facile de sentir submergé par la quantité de travail à accomplir et d’avoir l’impression qu’on n’arrivera jamais à tout faire.

Résultat: on devient vite stressés, anxieux, on accumule les heures supplémentaires et on coupe dans le sommeil et les loisirs.

Je ne vois pas de meilleure façon pour se pourrir soi-même la vie. Le pire dans tout ça, c’est que ce n’est absolument pas nécessaire pour bien faire ton travail!

Pour ne pas brûler la chandelle par les deux bouts, voilà 5 trucs concrets que tu peux commencer à appliquer dès maintenant et qui vont t’aider à accomplir plus de choses en moins de temps:

1-Assiste à moins de réunions

Les réunions sont souvent la perte de temps la plus sous-estimée.

Bien sûr, certaines rencontres sont difficiles à éviter, comme les meetings d’information ou qui répondent à une procédure établie. Par contre, ce n’est pas le cas des réunions qui concernent la communication d’équipe et qui ont pour but de faire un suivi du travail, de brainstormer ou de discuter d’un projet.

Je ne dis pas qu’elles sont toujours inutiles, mais généralement elles ne sont que des façons de procrastiner et d’éviter la responsabilité individuelle des employés/employeurs de prendre des décisions.

On y passe des heures à discuter du travail qui devrait être fait sans concrètement accomplir aucun travail.

Combien de fois est-ce que c’est arrivé que tu assistes à une réunion qui dure des heures, en prenant des notes sans dire un mot, pour finalement ne jamais te servir de ces notes parce qu’elles résument des choses que tu savais déjà de toute façon ou qui ne te concernent pas?

Levez la main ceux qui sont déjà passés par là!

D’abord, une réunion ne devrait pas être tenue si elle n’aborde pas assez de contenu pertinent pour être planifiée avec un ordre du jour. Dans ce cas, le sujet devrait être brièvement discuté entre les personnes concernées, en personne, au téléphone ou bien par messagerie interne (au pire par courriel si ce n’est pas trop urgent, mais il existe maintenant tellement d’outils plus efficaces que ce n’est plus la meilleure alternative).

Les plateformes de communication/gestion de tâches comme Slack, Hipchat, Bitrix24, Asana ou encore Skype et Google Hangout pour ceux qui veulent garder ça très simple, permettent d’améliorer la communication et le suivi du travail, ce qui réduit la nécessité de tenir autant de réunions inutiles.

Alors la prochaine fois qu’une réunion sera planifiée, pose-toi les questions suivantes:

  • Sur quel(s) sujet(s) portera la réunion, est-ce que ça concerne directement mon travail?
  • Est-ce qu’une réunion est vraiment nécessaire pour atteindre le but visé, ou est-ce qu’un autre moyen de communication plus rapide pourrait être utilisé?

Tu as été embauché pour apporter de la valeur à l’entreprise par tes compétences. Des réunions qui ne sont pas pertinentes pour toi et qui monopolisent ton temps t’empêchent de bien réaliser ton travail et, en bout de ligne, c’est ton rendement qui est pénalisé.

Alors, si tu sens que ta présence à une réunion serait inutile, n’hésite pas à en parler à la personne qui l’a planifiée pour lui expliquer ton point de vue avec ces arguments et lui proposer des alternatives plus efficaces au besoin. De cette façon, tu pourras profiter des heures libérées pour avancer le travail qui apporte réellement des bénéfices à l’entreprise.

2-Ne répond pas en temps réel

À moins de travailler au service client d’une entreprise, tu n’as pas à répondre à tes courriels ou tes messages (peu importe la plateforme) au fur et à mesure que tu les reçois.

S’il y a urgence, c’est généralement le téléphone qui va sonner.

Prendre ses messages est une tâche qui donne l’impression d’être urgente parce qu’une icône, une notification ou un signal sonore nous alerte qu’on a un message et notre réflexe est d’aller voir immédiatement.

Résiste!

C’est beaucoup plus efficace de décider d’un moment dans la journée, idéalement quand on est le moins productif (généralement les 2-3 dernières heures de travail) et de prendre/répondre à tous les messages à ce moment-là. Une fois fait, il ne faut pas retourner prendre ses messages avant la prochaine période prévue à cet effet, le lendemain.   

De cette façon, tu vas pouvoir te concentrer sur ton travail sans être constamment interrompu, ce qui va te permettre d’accomplir plus de choses en moins de temps.

3-Ne vise pas la perfection, mais la simplicité

“Je suis tellement fier et satisfait de mon travail. Je n’ai eu à le réviser qu’une seule fois et ça me semble tout à fait convenable!” est la phrase qu’on n’a jamais entendu sortir de la bouche d’un perfectionniste. Jamais.

Il aurait beau réviser et modifier 10 fois son travail, il le trouverait à peine acceptable et ne passerait à autre chose que par obligation.

Si tu te reconnais dans cette description, j’ai une révélation à te faire: ton travail n’a pas besoin d’être parfait.

Si tu rénoves ta salle de bain et que tu veux que tes tuiles de céramiques soient installées parfaitement à l’équerre, au niveau et parallèles à l’angle de levé du soleil au solstice d’été, c’est un peu intense, mais c’est correct parce que le but de rénover ta salle de bain est qu’elle te plaise et qu’elle soit à ton goût.

Dans le cadre de ton emploi, ton but est de créer de la valeur dans le marché, pas que le fruit de ton travail corresponde à tes idéaux de perfection.

Toujours essayer d’atteindre la perfection dans ce qu’on fait demande un investissement en temps considérable. On a toujours l’impression que ça ne sera pas long, qu’on a juste “un petit changement de plus” à faire, mais on sous-estime toujours l’ampleur de ces changements et on se retrouve bien vite seul au bureau à partir le soir trois heures après tout le monde.  

Sois conscient des objectifs que tu dois atteindre avec tes tâches quotidiennes et conditionne-toi à les accomplir de la façon la plus simple possible et à passer à la tâche suivante dès que c’est fait.

Tu dois terminer un dossier de présentation: est-ce qu’il paraît bien et professionnel? Est-ce que les fautes ont été corrigées? Est-ce que les sections sont en ordre et paginées? Oui? Alors, passe au projet suivant et ne gaspille pas une heure à choisir la police d’écriture, la photo de couverture ou l’en-tête parfait.

Concentre ton attention et tes efforts sur ce qui rapporte des bénéfices concrets, pas sur ce qui est le plus fancy.    

4-Planifie tes journées

Personnellement, je termine toujours mes journées de travail en planifiant celle du lendemain. Certaines personnes préfèrent planifier leur journée le matin même, mais j’aime le feeling de commencer ma journée en sachant où je m’en vais et quels sont mes objectifs et mes priorités.

Peu importe le moment que tu choisis, l’important est de planifier ton travail. La pire chose que tu peux faire et qui va te condamner à ne plus savoir où donner de la tête est de choisir les tâches que tu réalises de façon aléatoire ou te laisser dérailler de ta trajectoire par des tâches urgentes mais pas vraiment importantes.

Planifier tes journées va te permettre de faire un suivi du travail plus efficacement et de savoir où réellement concentrer tes efforts pour obtenir le maximum de résultats. Pas besoin de passer une heure à faire de la planification, un dix/quinze minutes suffit.

Par exemple, concentre-toi chaque jour sur le dossier le plus important et détermine quelles sont les trois tâches que tu peux accomplir dans ta journée et qui vont avoir un réel impact sur l’avancement de ce dossier.

Tu peux utiliser un agenda papier ou une application comme Todoist (Windows, Mac, Android et iOS), AnyDo (Android, iOS) ou Microsoft To-do (Windows 10) ou Things 3 (pour Mac et iOS).  

Les applications permettent de planifier rapidement les tâches, de les devancer/reporter au besoin, de les trier par priorité et proposent une foule d’autres options et d’intégrations pratiques qui rendent la tâche plus simple. C’est presque comme avoir un/une assistant(e) personnel(le) que tu peux traîner dans ta poche!

5-Fixe-toi des échéanciers

C’est bien connu, un travail va prendre le temps qu’on lui accorde pour être réalisé (loi de Parkinson).

Si on se laisse une semaine pour un projet qui pourrait être réalisé en deux jours, on va planifier nos tâches sur cinq jours et prendre beaucoup plus de temps que nécessaire.

Un des meilleurs exemples: les travaux de session à l’Université. Quand un travail était donné deux mois à l’avance, est-ce qu’on travaillait vraiment d’arrache-pied pour le terminer le plus tôt possible? Ou est-ce qu’on commençait plutôt tranquillement la recherche et qu’on l’étirait sur un mois et demi pour finir par abattre 90 % du travail dans les deux dernières semaines?

L’échéancier crée un état d’urgence qui nous force à être très productifs pour pouvoir terminer dans les temps. Le problème, c’est que les tâches quotidiennes au travail n’ont pas forcément d’échéancier, alors on les réalise de la même façon qu’un étudiant ferait un travail de session s’il n’avait pas de date de remise: on les avance tranquillement sans trop se stresser avec ça.

Alors, avant de commencer chaque tâche, demande-toi ce que tu pourrais faire pour la compléter le plus rapidement possible (sans la bâcler bien entendu) et prends l’habitude de minuter ton travail en essayant de respecter l’échéancier que tu t’es fixé. Si tu te laisses quatre heures pour une tâche, fais tout ton possible pour l’avoir terminée après ces temps.    

Si on résume…

On se sent rapidement étouffé sous le poids de notre charge de travail quand nos tâches s’empilent sans fin les unes sur les autres.

Heureusement, il existe plusieurs trucs pour pouvoir accomplir plus de choses en moins de temps. Alors, si tu as l’impression que tu n’auras jamais assez de temps pour réaliser toutes tes tâches, essaie d’assister à moins de réunions, de ne pas répondre à tes messages en temps réel, de ne pas viser la perfection mais plutôt la simplicité, de bien planifier tes journées et de te fixer des échéanciers serrés.

Malheureusement, on ne peut pas se procurer plus de temps pour pouvoir tout faire dans la même journée, on doit se contenter de nos 24h/jour. Alors pour terminer, j’aimerais insister sur l’importance de bien réfléchir avant d’accorder de ton temps à une tâche et de t’assurer qu’elle est réellement importante.

Chaque fois que tu dis “oui” à une tâche peu importante, tu dis “non” à autre chose qui serait plus important, comme tes temps libres ou d’autres projets qui seraient plus avantageux. Bref, il ne s’agit pas de trouver l’équilibre entre nos tâches, mais d’assumer nos choix. Ce qu’on décide de ne pas faire est tout aussi important que ce qu’on décide de faire.