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4 options Todoist cachées qui vont changer votre vie

Todoist est l’une des applications de gestion de tâches les plus populaires, car elle est particulièrement flexible et convient autant pour un usage personnel qu’à une équipe de travail.

Elle se classe dans notre top 5 des meilleures applications collaboratives de gestion de tâches et projets et, entre toi et moi, c’est l’un de nos chouchous et on l’utilise au quotidien pour gérer le blogue Double ta valeur et nos autres projets!

En plus de pouvoir utiliser les fonctions de base ou premium qui sont vraiment performantes, on peut aussi synchroniser Todoist avec une foule d’autres applications grâce aux intégrations.

C’est à ce moment que la vraie magie opère!

Quand on sait tirer profit des différentes intégrations pour personnaliser notre workflow selon nos besoins, on peut littéralement transformer notre façon de travailler et constater des résultats instantanés sur notre productivité.

On le sait, utiliser les meilleurs outils à notre disposition est une façon efficace d’améliorer notre productivité (on en parle plus en détail dans le livre Double ta valeur). Voilà pourquoi je vais te présenter dans cet article quatre intégrations de Todoist qui nous permettent de personnaliser l’usage qu’on en fait et d’en maximiser l’efficacité. 

Google Agenda

La première intégration dont nous allons parler est carrément incontournable, il s’agit de la synchronisation avec Google Agenda. Ce qu’il faut d’abord savoir, c’est qu’on ne parle pas ici de simplement ajouter l’agenda Todoist à notre calendrier Google comme c’est le cas avec la majorité des autres applications qui s’intègrent à Google Agenda (par exemple Asana, ou encore le calendrier des événements Facebook).

Todoist a fait beaucoup mieux que ça!

La différence avec l’intégration de Todoist est que, dans ce cas-ci, il s’agit d’une intégration bidirectionnelle en temps réel. Autrement dit, dès qu’on ajoute un point à l’agenda, une tâche est créée dans Todoist, et dès qu’on ajoute une tâche datée à Todoist, elle s’ajoute à Google Agenda. Pas d’attente, de dédoublement d’agenda ou d’erreurs de synchronisation. Que du bonheur!

Pour synchroniser Todoist et Google Agenda, c’est très simple. Il suffit d’ouvrir la web-app de l’application Todoist (à partir d’un navigateur internet) et de sélectionner “paramètres”.

N.B. Il faut impérativement passer par l’application web, car l’option paramètres n’est pas disponible dans l’application Windows.

Intégration todoist

Dans la fenêtre des paramètres, il faut ensuite cliquer sur “intégrations”, sélectionner Google Calendar dans la liste et choisir le compte Google dont on veut synchroniser l’agenda.

Voilà, c’est aussi simple que ça!

PomoDone

PomoDone est une application de suivi du temps basée sur la méthode Pomodoro, c’est-à-dire qu’elle structure nos journées en courtes périodes de travail ininterrompu suivi de courtes pauses (25 min./5 min.) Toutefois, l’application est flexible et nous permet de régler la durée des sessions de travail et des pauses selon nos préférences.

On en parle plus en détail dans l’article “Top 7: applis Pomodoro pour être plus productif tout en prenant plus de pauses!”.

Ce qu’il y a d’intéressant avec l’intégration de Todoist est qu’elle nous permet de sélectionner les tâches de cette application à même l’application PomoDone, de minuter le temps qu’on passe sur chacune d’entre elles et de consulter nos statistiques de travail. Lorsqu’on termine une tâche, on peut la cocher dans PomoDone et elle s’efface instantanément de Todoist, et vice-versa.

Pour synchroniser Todoist et PomoDone, il faut d’abord se créer un compte (c’est gratuit) sur PomoDone. Une fois le compte activé, il nous est demandé si on désire ajouter des tâches à partir d’une autre application.

PomoDone

C’est à ce moment qu’on doit sélectionner Todoist dans la liste des applications proposées. La version gratuite de PomoDone nous permet l’intégration de deux applications parmi Trello, Wunderlist, Todoist, Evernote, Google Calendar, Microsoft To-Do et Toodledo. Les autres applications compatibles peuvent être intégrées si on choisit d’utiliser l’un des forfaits payants.

Une fois Todoist sélectionné, on doit choisir quels projets on veut synchroniser. On peut aussi en profiter pour télécharger la version de bureau de l’application, en suivant le lien situé dans le bas à droite, pour pouvoir l’utiliser sans avoir à ouvrir un navigateur. 

Les projets sélectionnés et les tâches qu’ils contiennent seront ensuite accessibles dans le menu de gauche de PomoDone. Pour démarrer le minuteur, il suffit de sélectionner la durée qui nous convient, et il ne reste plus qu’à se mettre au travail!

Twist

Twist est une application qui a été développée par Doist, l’entreprise derrière la création de Todoist, et qui a été lancée en juin 2017. Il s’agit d’une app de communication au même titre que Slack et dont le fonctionnement est très similaire (certains affirment même qu’elle serait plus intuitive).

Elle permet aux équipes de travail de communiquer plus efficacement et de garder des traces de leurs conversations au même endroit plutôt que d’éparpiller les discussions entre des courriels et des messages Skype ou Messenger.

Elle a également l’avantage d’être optimisée pour être utilisée en parallèle avec Todoist. Inutile de préciser que l’intégration est sans faille!

Pour utiliser l’intégration de Todoist dans Twist, il faut d’abord se créer un compte Twist, puis accéder aux paramètres à partir de l’icône de notre identifiant dans le haut à droite et sélectionner “ajouter des intégrations”.

Une liste des applications disponibles apparaîtra et on doit sélectionner “Todoist”.  

Il faut ensuite confirmer l’installation et décider à quelle chaîne et quel sujet de Twist on veut associer Todoist.

Finalement, il faut décider quel projet de Todoist sera intégré, et quels sont les membres de Twist qui doivent être notifiés des mises à jour.

Voilà! Todoist est maintenant intégré dans Twist. Un message a été créé dans la chaîne sélectionnée afin de suivre les mises à jour des tâches de Todoist et il est désormais possible d’ajouter des tâches à Todoist à partir de n’importe quel message ou sujet de Twist à l’aide de l’icône qui se trouve dans le haut à droite.

Pour ajouter une tâche à Todoist à partir d’un commentaire, il suffit de cliquer sur l’icône des trois points (plus d’options de commentaire) et sélectionner “Ajouter à Todoist”.

Google Drive et Dropbox

La dernière intégration dont nous allons parler est celle avec Google Drive et Dropbox. Elle n’est pas disponible dans la version gratuite de Todoist, mais les versions Premium ou Business sont très abordables et en valent rapidement la peine.

L’intégration avec ces deux services de sauvegarde sur le cloud permet de partager les fichiers à même Todoist et de les lier aux tâches auxquelles elles correspondent.

Par exemple, la tâche “Rédaction de l’article sur les intégrations Todoist” peut être liée au fichier Google Doc (ou Word) correspondant. Il s’agit d’une fonction très pratique pour retrouver rapidement les fichiers sur lesquels on doit travailler et les partager entre les membres de l’équipe.

Pour joindre un fichier, il suffit de cliquer sur l’icône de bulle qui se trouve à côté de la tâche pour ouvrir la fenêtre de commentaires et options. (À noter aussi qu’avec l’intégration PomoDone, on peut démarrer un minuteur à même la web-app Todoist en cliquant sur l’icône du minuteur qui est intégrée à côté des tâches.)

Pour utiliser Google Drive ou Dropbox dans Todoist, il faut absolument passer par l’application web (dans le navigateur internet) ou l’application mobile, car l’intégration n’est pas encore prise en charge dans l’application Windows.  

Dans la nouvelle fenêtre, il suffit de cliquer sur l’icône pour joindre un fichier (la trombone) et les deux services de cloud se trouveront parmi les choix par défaut. Il faudra ensuite lier Todoist au service sélectionné, accorder les permissions nécessaires, et le tour est joué!

En conclusion

Todoist est une application de gestion de tâches très performante et particulièrement flexible. La possibilité d’utiliser les intégrations pour la synchroniser avec nos autres applications de productivité fait en sorte qu’on peut véritablement personnaliser notre workflow et maximiser notre productivité.

L’intégration bidirectionnelle avec Google Agenda est particulièrement intéressante puisqu’elle nous permet de planifier notre emploi du temps sans avoir à retranscrire nos tâches dans une application de liste de tâche et vice-versa.

L’intégration à l’application PomoDone, quant à elle, nous permet de minuter le temps qu’on passe sur chaque tâche et de faire un suivi sur nos heures et statistiques de travail.

De plus, Todoist peut être intégrée à l’application Twist qui permet aux équipes de travail de communiquer plus efficacement. Grâce à l’intégration, on peut facilement attribuer des tâches dans Todoist à partir des messages et fils de conversations qui ont lieu sur Twist.

Finalement, l’intégration de Google Drive et Dropbox dans Todoist permet de partager des documents entre les utilisateurs et de les lier à des tâches à effectuer. Il s’agit d’une façon particulièrement efficace de s’assurer que tout le monde dans l’équipe de travail peut avoir accès facilement et rapidement aux fichiers nécessaires pour réaliser chaque tâche.

10 Applications calendrier

Les 5 meilleures applications de calendrier et d’agenda – iOS et Android

L’une des principales raisons d’avoir un smartphone (mis appart téléphoner bien sûr) est qu’il puisse nous aider à être plus productifs et mener une vie mieux organisée. Que ce soit à l’aide d’applications GPS pour s’orienter en voiture et éviter les embouteillages, ou encore d’applications pour lire des ebooks et écouter des podcasts, les options ne manquent pas pour  nous accompagner au quotidien et “upgrader” notre efficacité.

La plupart des smartphones ont une application de calendrier intégrée, ce qui peut être très pratique pour mieux gérer son emploi du temps. Toutefois, ces calendriers posent deux problèmes:

  1. La plupart du temps, ces applications sont très simplistes et manquent cruellement d’options
  2. On se retrouve souvent avec plusieurs comptes différents qu’on aimerait pouvoir intégrer dans un seul calendrier  

Heureusement, les “app stores” sont remplis d’applications qui peuvent répondre à ces problèmes tout en proposant une panoplie d’options supplémentaires.

Voilà pourquoi je vous présente aujourd’hui un top 5 des applications de calendriers pour smartphones, tablettes et ordinateurs les plus pertinentes pour mener une vie organisée, au travail comme à la maison (si tu désires en savoir plus sur les applications de productivité et les différents outils de production, je t’invite à te procurer le livre Double ta valeur: accomplis plus, travaille moins, un chapitre est consacré au sujet!).

1-Google Calendar

Disponible sur: Android, iOS, page web, extension chrome

Google Calendar est un incontournable. C’est sans doute l’une des applications de calendrier les plus populaires, et avec raison! Plus qu’un simple calendrier, c’est un véritable assistant personnel.

L’application permet de choisir entre trois catégories d’ajout d’éléments au calendrier: les événements, les rappels et les objectifs.  

Ceux qui possèdent un compte Gmail peuvent bénéficier d’options supplémentaires, comme l’ajout automatique des dates prévues de réception de colis, les réservations de restaurants ou d’hôtels et autres informations liées au compte Gmail. Il est également possible de créer un événement à partir d’un courriel.

Principales fonctions:

  • Vues disponibles: activités prévues quotidiennement, agenda du jour, agenda sur 3 jours, agenda hebdomadaire ou calendrier du mois
  • Possibilité d’organiser les différents calendriers/agendas en code de couleurs (par exemple, le rouge pour les événements au travail et le bleu pour les activités personnelles.)
  • Permet d’inviter des gens aux événements planifiés par leur adresse courriel
  • Permet de créer des événements récurrents
  • La fonction “objectifs” permet de planifier automatiquement des événements selon nos habitudes, préférences et temps libres (par exemple, s’entraîner 3 fois par semaine, lire 2 heures par semaine, etc.)
  • Possibilité de planifier un rappel pour un événement et d’en choisir l’heure
  • Possibilité d’ajouter le lieu d’un événement pour pouvoir activer la navigation GPS d’un clic au moment où on doit se rendre à l’endroit prévu
  • Permet d’avoir les calendriers de tous nos comptes Gmail au même endroit et d’intégrer les calendriers d’autres applications (comme Asana, Trello, Todoist, Trevor, Facebook et plusieurs autres)
  • Permet d’afficher ou de masquer les calendriers sélectionnés
  • Les agendas peuvent être partagés entre utilisateurs
  • Peut être intégré à la majorité des applications de calendriers d’ordinateur comme le “Windows Calender App”  
  • Disponible dans la langue de l’appareil

2-Fantastical 2

Disponible sur: iOS, Mac

Voilà l’une des applications de calendrier les plus complètes offertes sur iOS. Elle est compatible avec un Mac, un iPhone un iPad et une Apple Watch. La compatibilité avec la montre fait en sorte qu’on peut ajouter des événements au calendrier en s’adressant simplement à sa montre à haute voix (héé oui, on est rendus là!)

Comme n’importe quelle bonne application de calendrier, elle permet de voir en un coup d’oeil les événements prévus dans les prochains jours et d’ajouter facilement de nouveaux événements. Elle est très facile d’utilisation et particulièrement intuitive.

Principales fonctions:

  • Utiliser la fonction reconnaissance vocale pour créer des rappels et événements
  • Possibilité de planifier des rappels déclenchés à l’arrivée à certains endroits (par exemple, pour nous prévenir qu’il faut donner un document à quelqu’un quand le GPS détecte qu’on se trouve à son bureau)
  • Se démarque au niveau de la saisie intuitive
  • Permet de créer des événements à partir d’une URL dans Safari ou encore d’adresses dans Maps
  • Possibilité de créer des événements récurrents
  • Multilingue (anglais, français, allemand, italien, espagnol et japonais)

3-Cal

Disponible sur: Android et iOS

Cal est sans aucun doute le calendrier le plus esthétique et interactif de cette liste. Les habitués du gestionnaire de tâches Any.Do reconnaîtront le côté “assistant virtuel” de ce calendrier conçu par les mêmes développeurs. L’intégration avec Any.Do se fait donc très facilement pour qu’on puisse inclure nos tâches à faire à notre agenda en plus des événements qu’on peut ajouter à même l’application, ou grâce à la synchronisation avec d’autres calendriers.

Les développeurs de cette application ont trouvé l’équilibre idéal entre design minimaliste, fonctionnalités et efficacité.

Principales fonctions:

  • Vue des tâches à accomplir quotidiennement en ordre chronologique (pas de vue hebdomadaire)
  • Possibilité de planifier un rappel pour un événement et d’en choisir l’heure
  • Possibilité de créer des événements récurrents
  • Permet d’afficher ou de masquer les calendriers sélectionnés
  • La fonction HeadsUp!, qu’on peut activer à la réception d’un rappel sous forme de notification, active un “sticker” sur notre écran qui nous montre la tâche en cours et un décompte du temps restant.
  • Possibilité d’ajouter le lieu d’un événement pour pouvoir activer la navigation GPS d’un clic au moment où on doit se rendre à l’endroit prévu
  • Possibilité d’y synchroniser nos autres calendriers et de sélectionner lesquels afficher et lesquels masquer
  • L’arrière-plan est constitué d’une série de photos dont on peut sélectionner les thématiques (Art, Fashion, Food, Landscape, Animals, Design, Cars, Architecture, Illustration)
  • Anglais seulement

4-CloudCal

Disponible sur: Android

Ce calendrier est particulièrement apprécié des personnes très visuelles qui aiment savoir d’un coup d’oeil rapide en quoi consiste le planning de la journée.  

Les amateurs de codes de couleurs sont également servis, car cette application affiche chaque journée du mois dans un “Cercle magique”, un cercle coloré selon les événements prévus et qui affiche leur durée comme sur une horloge.

Principales fonctions

  • Permet d’importer d’autres calendriers (comme ceux de Google, Outlook et Samsung Calendar)
  • Vues disponibles: Agenda quotidien, planning du jour, de la semaine, du mois (et tâches si on installe l’application de liste de tâche des mêmes développeurs)
  • Possibilité de créer des événements récurrents
  • Permet de choisir l’affichage par défaut de la vue au format mois, semaine ou jour
  • Permet de personnaliser les catégories d’événements et les couleurs qui leur sont associées
  • La version Pro permet de connecter Facebook, Evernote, Trello, Eventbrite et Meetup
  • Permet de joindre des fichiers à un événement à partir de Dropbox
  • Autres fonctions telles que: afficher le lever et le coucher du soleil, afficher le calendrier dans le fuseau horaire du domicile (si, par exemple, on est en voyage d’affaires, mais qu’on veut que le calendrier continue de suivre l’horaire du bureau)
  • Fonctionne dans la langue de l’appareil

5-Jorte

Disponible sur: Android, iOS, Windows et Windows Phone

Jorte est non seulement une application de calendrier très polyvalente, mais également un organisateur comprenant une liste de tâches et un journal personnel.

C’est l’une des applications qui se rapproche le plus d’un organisateur papier. Elle permet beaucoup d’options de personnalisation. On peut choisir une police d’écriture, une couleur de thème, les couleurs de chacun des éléments, une image de fond, ou encore choisir l’un des nombreux thèmes disponibles dans le “Jorte store” de l’application.  

Malgré tout, je trouve personnellement que l’application n’est pas assez intuitive et que son visuel est décevant, peu importe à quel point on peut le personnaliser. Il n’est pas assez moderne et épuré à mon goût. Toutefois, c’est une critique bien personnelle qui ne sera probablement pas partagée par la majorité.

Sa polyvalence et ses fonctionnalités pratiques sont suffisantes pour que l’application se mérite une place dans notre top 5.

Principales fonctions:

  • Affichage du jour, du mois ou de la semaine
  • Fonction journal quotidien (de type journal intime avec possibilité d’inclure des photos)
  • Fonction listes de tâches (possibilité de créer plusieurs listes différentes)
  • Option “Compte à rebours” pour connaître le nombre de jours restant avant une date ou un événement.
  • Possibilité de fixer le fuseau horaire pour qu’il ne change pas dans l’application si on est en voyage à l’étranger
  • Suggestion de calendriers à intégrer à notre propre calendrier (événements et festivals, horaire des match de la NHL, météo, etc.)
  • Synchronisation avec nos autres calendriers
  • Possibilité de synchroniser des services comme Office 365, Evernote et Flickr
  • Calendrier solaire et lunaire intégré qu’on peut activer ou désactiver
  • Fonctionne avec la langue de l’appareil

Voilà tout pour notre top 5!

N’hésite pas à commenter cet article et nous dire si tu as essayé l’une de ces applications, ou encore si tu en as d’autres à nous partager.