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J’ai testé T Sheets – logiciel de time tracking pour employés

Il est 11h30 am, c’est mardi matin.

Au téléphone: «Alex, c’est Linda, il me manque la feuille de temps de Luc. Penses-tu passer au bureau aujourd’hui pour me la donner?»

Alex part du chantier de construction, va porter la feuille à Linda sur l’heure du dîner et repart.

Il est 14h, le même mardi.

«Alex, c’est Linda. Bon là, j’ai des questions pour les feuilles de temps. Je comprends pas ce que Luc a écrit. Pis Will et Jean ont pas les mêmes heures, mais ils sont sensés travailler ensemble, pi Geneviève… ».

Alex, c’est mon chum. Il est entrepreneur général en construction. Linda, c’est la secrétaire-comptable qui vient tous les mardis au bureau (alias chez nous).

Ça me gosse de les voir perdre autant de temps, les deux. Ça fait des mois que je les checke aller, et je vois bien que tout le monde perd du temps avec les maudites feuilles de temps.

Et je vois pas comment ça va changer à moins que je casse le party…

Ça fait que ce mardi là, je me suis décidée à faire une publication sur le forum de La Tranchée pour trouver un logiciel qui pourrait leur faire sauver du temps. En parallèle, en faisant des recherches Google, je suis tombée sur TSheets. Après 3-4 soirées de gossage sur le setup de la plateforme et 100 questions sur le live chat plus tard, je suis convaincue. C’est ça qui leur faut.

Comment ça marche TSheets?

Alex a toujours été réticent à laisser tomber les feuilles de temps papier parce qu’elles nécessitent plus d’informations que l’heure d’arrivée et l’heure de départ.

Les employés doivent écrire le chantier sur lequel ils ont travaillé, mais aussi les tâches qu’ils ont effectuées.

C’était ça le défi, trouver un logiciel qui permettrait de:

  • Inscrire les heures
  • Indiquer le chantier et les tâches
  • Sortir des rapports hebdomadaires pour Linda
  • Permettre aux employés de faire ça sur leur téléphone, peu importe iPhone, Flip, Android, données ou non

TSheets permet de faire TOUT ça. Et j’ai été surprise de constater qu’il nous permet de faire encore plus que ce que j’avais souhaité.

Time Tracking, faire le suivi de temps des employés

Pour tracker le temps des employés, TSheets propose 2 manières de faire.

1- Compiler ses heures automatiquement

Tu clock in quand tu arrives sur le chantier, en indiquant sur quelle job et quelle tâche tu travailles. Tu switch de job ou de tâche au milieu de la journée s’il le faut. Tu clock out à la fin de la journée.

La pause de dîner peut s’applique automatiquement selon les paramètres que l’administrateur a choisis. Ce qui veut dire que les employés n’ont pas besoin de penser à arrêter le chrono pour la pause du dîner.

Dans cette vidéo, je montre comment on fait automatiquement sur l’app mobile de TSheets. On voit que je choisis mon chantier, ma tâche et je clock in. Ensuite, je switch de tâches (parce que je ai fini la démolition en 1 minute, je suis maintenant rendue à la tâche plancher étage). Enfin, je clock out.

Cette méthode est très bien, pour les personnes disciplinées.

Genre qu’au moment où j’écris ces lignes, Luc le discipliné travaille depuis 6 h 19, ce qui est absolument parfait puisqu’il est 13 h 19.

Mais du côté de Will, ça fait 68 heures et 19 minutes qu’il travaille…😂 Il serait peut-être mieux de passer en mode manuel.

2- Compiler ses heures manuellement

En mode manuel, tu fais simplement ajouter tes heures, chantiers et tâches à la fin de chaque journée.

Tu peux même tout faire d’un coup le vendredi soir si tu préfères.

C’est vraiment toi qui gères ta feuille de temps.

Seul hic avec cette méthode, la pause dîner ne s’applique pas automatiquement, il faut donc inscrire ses heures en conséquence.

 

Application mobile TSheets: de la bombe

Tu auras remarqué avec les vidéos ci-haut que je gère mon temps à partir d’une application mobile.

Tous les employés téléchargent l’application sur leur téléphone mobile, Android ou iPhone. Et il y a même une possibilité par texto pour les flip-phone. Si les employés n’ont pas de service (ou de données) ils peuvent quand même y inscrire leur temps et le système va synchroniser une fois qu’ils ont du réseau ou du wifi.

Elle est hyyyyper bien faite.

Tu peux restreindre les accès des employés sur mobile, pour qu’ils voient seulement ce dont ils ont besoin. Ce qui est parfait pour les techno-nuls. Après 5 minutes ils sont familiarisés.

Et les gestionnaires ont plus d’accès directement sur l’application. Par exemple, ils peuvent voir qui travaille en ce moment ou encore ajouter live des chantiers/projets à la liste.

Autre fonction vraiment hot de l’app, chaque employé peut choisir s’il veut recevoir des notifications de rappel et l’heure de ces rappels. Comme ça, fini les oublis!

Sur l’app, il y a aussi un onglet «Overview» qui permet de voir, en un coup d’oeil, le total d’heures travaillées de la semaine et la division des heures travaillées par chantier.

Céduler les employés

TSheets a une option de cédule (je sais que c’est un anglicisme).

En somme, c’est un calendrier/horaire pour tes employés. Ça te permet de leur assigner du travail.

La cédule permet non seulement de leur assigner du travail, mais aussi d’y inscrire des notes. Les employés reçoivent un SMS, une notification push ou un email quand il y a des nouvelles job qui leur sont assignées ou encore qu’il y a des changements.

(Changement de cédule pour Luc!)

Intégration avec les logiciels comptables

Il est possible d’intégrer TSheets directement avec un logiciel comptable, comme Quickbooks, Xero, Square, etc.

Si ton logiciel comptable ne se trouve pas dans cette liste, pas de panique.

C’est le cas d’Alex.

À la fréquence que tu veux, tu peux sortir des rapports Excel ou PDF te qui donnent toutes les données quant aux heures travaillées des employés, par chantier et tâches.

C’est pas mal moins long pour Linda de prendre ce rapport pour faire les payes, que les feuilles de temps toutes chiffonnées, écrites sur un coin de plywood avec un crayon de derrière d’oreille aiguisé à l’exacto.

Rapports de tout genre

Mais qu’est-ce qui arrive si Linda imprime le rapport le mardi pour les payes du jeudi et qu’un gars modifie par la suite ses heures dans l’app?

C’est impossible.

Pourquoi?

Parce qu’avant de sortir un rapport, tu peux faire un Approval Report. Ça veut dire que Linda va approuver les heures des employés (c’est à ce moment qu’elle va se rendre compte que les heures de Will ont pas d’allure) avant de sortir le rapport.

Une fois les heures approuvées, elles sont bloquées. Elles ne peuvent plus être modifiées par les employés. Brillant!,

Mis à part les rapports de temps, TSheets permet de sortir des rapports par chantier, groupes, employés, tâches, semaine, mois, en veux-tu en vlà!

Et dire que Linda calculait ça à la main, plusieurs fois par chantier pour faire les factures 😱

 

Pourquoi utiliser TSheets pour ton entreprise

Au cours de mes expérimentations, j’ai dû contacter le support à la clientèle de TSheets 20 fois en 3 jours.

Je n’ai que du positif à dire. Ils répondent instantanément au live chat. Ils prennent tout le temps dont tu as besoin et ils veulent vraiment t’aider.

Dès ton inscription, tu peux aussi prendre un rendez-vous de 30 minutes avec un membre de leur équipe pour qu’il t’aide à setupper TSheets pour ton entreprise.

J’ai aussi eu affaire au soutien technique parce qu’on ne recevait pas les notifications sur nos iPhone. 20 minutes après avoir soumis un rapport de problème (directement à partir de l’app), on m’a répondu par courriel. WOW!

Le seul aspect négatif que j’ai à dire jusqu’à maintenant est que la plateforme est entièrement en anglais et le support aussi.

Enfin, TSheets est assez malléable ce qui fait en sorte que ça s’applique à plein d’industries différentes.

Par exemple, Olivier, Mélodie et moi pourrions utiliser TSheets pour notre travail. Ça nous permettrait de savoir exactement combien de temps on passe sur chaque projet (La Tranchée, Double Ta Valeur, The Amazing Blanket) et sur les tâches (rédaction, pub Facebook, support client, création de formations, etc.). En plus, on pourrait sortir des rapports pour voir si le temps investi sur tel projet ou tâche en aura valu la peine au bout du compte.

Conclusion

J’en ai utilisé des systèmes de time tracking, depuis mon emploi de caissière chez Pharmaprix à 16 ans jusqu’à mes stages d’universités, et je peux t’affirmer que rien de ce que j’ai utilisé n’a aussi bien fonctionné (en tout cas du côté employé) que TSheets.

Je ne sais pas pour l’employeur s’il y a des avantages à utiliser, de nos jours, des systèmes de cartes de punch archaïque ou des feuilles de temps papier. Mais je te garantis une chose: ton efficacité frôle le 0.

Si tu as l’impression de perdre du temps avec ton système de time tracking actuel, je suis convaincue que tu y trouveras ton compte avec un logiciel comme TSheets. Oui, c’est du temps et des apprentissages au début, mais ça se fait très bien quand tu as les ressources pour t’appuyer.

Malgré que ça coûte 16 US$ mensuellement + 4 US$ par employé, tu vas rapidement faire des économies à tous les niveaux.

On dit toujours If it ain’t broke don’t fix, mais le défi est de savoir reconnaitre quand c’est brisé…

Sauver du temps grâce à l'automatisation

9 façons de sauver du temps au travail grâce à l’automatisation

Du temps, on n’en a pas à revendre. Au contraire, si on pouvait, on achèterait probablement quelques heures de plus chaque jour pour arriver à rayer tous les éléments de notre liste de choses à faire!

L’une des plus grandes causes de ce problème, c’est qu’on perd un temps fou chaque jour avec des tâches simples et routinières qui pourraient être réalisées par un singe bien entraîné. Pourtant, on a tellement de choses à faire dans une journée qu’on n’a pas vraiment le temps de perdre son temps, n’est-ce pas?

Le hic, c’est que ces tâches routinières qui accaparent notre temps sont généralement importantes, mais rarement celles qui offrent le plus gros retour sur investissement ou font réellement appel à nos meilleures compétences.

Zapier à la rescousse!

Pour répondre à ce problème, l’entreprise Zapier a rendu l’automatisation de tâches facile, rapide et accessible à tous. Pas besoin de programmer un robot ou d’entraîner un chimpanzé!

Le principe est simple: connecter les applications dont on se sert au quotidien et créer des automatisations en déterminant des critères basés sur les actions et réactions. Autrement dit, quand il se passe X action dans une application, alors la réaction Y sera déclenchée automatiquement dans une autre application.

Zapier permet de connecter près de 750 applications entre elles, ce qui offre la possibilité de créer des dizaines de milliers de combinaisons (qu’on appelle les “zaps”). C’est donc quasiment impossible de ne pas trouver quelques tâches à automatiser pour sauver du temps au quotidien!

D’autres entreprises que Zapier offrent ce genre de service, comme Ifttt, automate.io, Microsoft Flow ou encore Skyvia. Toutefois, pour automatiser des tâches en lien avec le travail et créer des réactions en chaîne plus complexes, Zapier est l’outil idéal.

Voyons donc 9 exemples d’automatisations à essayer dès aujourd’hui ainsi qu’une liste résumée des applications les plus populaires supportées par Zapier.

Exemples d’automatisations:

1-Sauvegarde automatique

Si on reçoit souvent des pièces jointes par courriel au travail, on peut facilement en faire une copie de sauvegarde automatique dans un service cloud comme Dropbox ou Google Drive. On peut aussi sauvegarder automatiquement les courriels envoyés par certaines personnes (comme les messages du patron ou d’un collaborateur par exemple) dans un fichier spreadsheet (GoogleDocs).

Automatisation avec Zapier

C’est également possible de faire une copie de sauvegarde de dossiers hébergés sur un service cloud sur un autre service cloud. De cette façon, s’il y a un problème avec les serveurs, par exemple, de Google Drive, alors la copie de ces dossiers est sauvegardée à l’abri sur Dropbox par exemple.

2-Synchronisation des médias sociaux.

Les comptes des différents médias sociaux peuvent être liés entre eux pour éviter d’avoir à faire chaque publication individuellement. Par exemple, on peut créer un zap pour que chaque tweet soit automatiquement publié sur Facebook et Instagram. Ou encore, on peut faire en sorte que chaque publication Instagram avec un #hashtag particulier soit publiée sur Facebook et LinkedIn.

Bref, il est possible de lier les principaux médias sociaux comme Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, LinkedIn (et bien d’autres) et de créer les combinaisons de zap qui nous conviennent pour gérer et partager plus rapidement les publications.  

3-Lier un blogue ou une boutique en ligne aux médias sociaux

En utilisant, par exemple, un blogue ou une boutique en ligne sur WordPress (et Woocommerce) ou Shopify, on peut planifier un zap qui ferait en sorte de partager chaque nouvel article ou produit sur une ou plusieurs plateformes de médias sociaux.

Lier Shopify et Pinterest avec Zapier

Par exemple, chaque nouvel article de blogue pourrait être partagé sur LinkedIn et Facebook, tandis que chaque nouveau produit mis en ligne serait partagé sur Pinterest et Instagram. Et le tout, sans avoir à lever le petit doigt!

4-Gestion du travail.

Pour une gestion du travail plus efficace, on peut lier notre agenda (comme Google Calendar ou d’autres agendas par Cronofy) à différentes plateformes de suivi du travail et des tâches comme Asana, Todoist et Trello.

Lier Gmail et Asana avec ZapierLier Gmail et Asana avec Zapier

On peut également créer des tâches automatiquement à partir d’autres applications comme certains courriels dans Gmail, des entrées dans Google Form ou Google Spreadsheet ou bien des notes dans OneNote ou Zendesk par exemple.    

5-Recevoir des notifications ou courriels

Si tu désires recevoir une notification par SMS ou un courriel pour t’aviser de certaines nouvelles, c’est possible.

Par exemple, quand quelqu’un mentionne ton nom sur Twitter, ou quand une nouvelle vente a été effectuée sur une plateforme de vente en ligne, ou encore qu’un nouvel article est publié sur un blogue.

6-Sauvegarder automatiquement des informations sous forme de tableau (spreadsheet)

Cette option est particulièrement pratique pour présenter des informations (comme une liste des ventes ou une liste courriel) à une personne ou un groupe qui n’a pas forcément accès aux comptes (un conseil d’administration par exemple).

Ainsi, on peut lier une application de gestion de liste courriel (comme Mailchimp ou ActiveCampaign) ou bien une plateforme de ventes (comme Paypal ou Gumroad) à Google Drive, ce qui va créer automatiquement une nouvelle entrée dans un fichier Sheet chaque fois qu’on récolte une adresse courriel ou qu’on fait une nouvelle vente.

7-Impressions automatiques

Particulièrement pratique quand on doit garder une copie papier de certains documents numériques, l’automatisation de l’impression peut être faite à partir de documents placés dans un dossier d’un service cloud comme Google Drive ou Dropbox. Google Cloud Print peut alors communiquer avec l’imprimante par défaut du réseau et les imprimer automatiquement.

Connecter Google Drive et Google Cloud Print avec Zapier

Donc, chaque fois que, par exemple, une facture est sauvegardée en PDF dans le dossier “factures”, elle serait aussitôt imprimée.

8-Entretenir une liste courriel

La mise à jour d’une liste courriel avec les adresses de clients provenant de différentes plateformes de vente peut être facilitée grâce à l’automatisation. On peut lier un compte Paypal, WooCommerce, Shopify, Gumroad et plusieurs autres à un compte Mailchimp ou ActiveCampaign (pour ne nommer que ceux-là) qui vont ajouter les adresses automatiquement à certains segments de la liste. Si on récolte des adresses courriel en personne, on peut également lier l’application utilisée pour les listes courriel à un fichier Google Sheets pour que les nouvelles entrées soient ajoutées automatiquement ou, au contraire, supprimées lorsqu’elles sont retirées de Google Sheets.

Lier Paypal et Mailchimp avec Zapier

9-Simplifier la vente en ligne

La vente en ligne est une façon particulièrement efficace d’augmenter son volume de ventes, mais qui peut également s’avérer être relativement complexe si on ne connaît pas les bons outils. L’utilisation de Shopify ou WooCommerce, par exemple, rend l’automatisation d’un grand nombre de tâches très faciles. Par exemple, c’est possible de lier une boutique en ligne avec un service de messagerie ou une application de sondage pour envoyer un message ou un questionnaire à un client suite à une vente.

Une autre façon de simplifier la vente en ligne avec l’automatisation serait par l’ajout automatique de produits et de descriptions de produits dans la boutique à partir d’un document Google Sheets ou Excel.

Ou encore, c’est possible d’ajouter une tâche à faire (comme envoyer un colis, faire un suivi avec un client, etc.) dans une application de suivi des tâches comme Asana ou Todoist à chaque fois qu’une commande est passée dans la boutique en ligne.

Les applications supportées

Les automatisations peuvent être utiles dans de nombreuses situations: la gestion de projets, la prise de notes, la gestion des courriels, la gestion et sauvegarde des fichiers, le commerce en ligne, le service à la clientèle, la gestion de médias sociaux, etc.

Pour mieux savoir quelles pistes explorer pour trouver d’autres automatisations pertinentes, voilà quelques-unes des applications les plus populaires compatibles avec Zapier:

Médias sociaux:

Facebook (et Facebook Pages), Twitter, Instagram, LinkedIn, Buffer, Meet Edgar

Applications de Google:

Google Sheets, Google Forms, Google Docs, Google Slides, Google+, Google Tasks, Google Calendar, Google Contacts.

Emails:

ActiveCampaign, Mailchimp, AWeber, CampaignMonitor, GetResponse, Office 365, Hiver, Infusionsoft, ConvertKit, Drip, Gmail, Zoho Mail.

Ventes et comptabilité:

Shopify, WooCommerce, Kajabi, Gumroad, Magento, ShipStation, Amazon SellerCentral, Ontraport, SamCart,  Storenvy, eBay, Stripe, PayPal, Quickbooks, Xero, FreshBooks, Zoho Books.

Cours en ligne:

Teachable, Thinkific, Skilljar

Gestion d’événements

Eventbrite, GoToWebinar, Ticket Tailor, Eventable, Ticketbud

Services Cloud

Dropbox, Google Drive, Box, OneDrive

Workflow et communications internes

Slack, HipChat, Twist, Campfire, Trello, Basecamp (Classic, 2 et 3), Jira, Wrike, MeisterTask, Podio, Asana, Todoist.

Service à la clientèle et CRM:

ZohoCRM, Zendesk, Freshdesk, Drift, HappyFox, Snappy, Salesforce, Infusionsoft, HubSpot, Highrise.

Suivi du temps:

Toggl, Harvest, RescueTime, PomoDoneApp, TimeCamp, HourStack.

Bases de données:

MySQL, Firebase, Knack, Quick Base, MongoDB, Caspio Cloud Database.

Autres:

Pinterest, Pocket, Typeform, Ninja Forms, ClickFunnels, OneNote, Evernote, One Signal, Process Street, Calendly, SurveyMonkey, Youtube, Spotify, SoundCloud, Wistia, Flickr, WordPress.

Conclusion

Configurer un zap ne prend que quelques instants, mais peut permettre de sauver des heures de travail.

Les possibilités d’automatisation sont très nombreuses. Que ce soit pour sauvegarder automatiquement ton travail et tes fichiers, synchroniser les plateformes de médias sociaux que tu utilises, lier automatiquement ton blogue ou ta boutique en ligne à ces médias sociaux, ou pour gérer plus efficacement ton travail, chaque automatisation permet d’éviter d’avoir à faire manuellement un grand nombre de tâches.  

Alors peu importe la nature de ton travail, prends le temps de réfléchir aux tâches quotidiennes que tu pourrais automatiser pour te libérer du temps que tu pourrais utiliser à meilleur escient.

Ne laisse pas ta valeur être diminuée par des tâches abrutissantes et répétitives qui peuvent être automatisées!