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4 options Todoist cachées qui vont changer votre vie

Todoist est l’une des applications de gestion de tâches les plus populaires, car elle est particulièrement flexible et convient autant pour un usage personnel qu’à une équipe de travail.

Elle se classe dans notre top 5 des meilleures applications collaboratives de gestion de tâches et projets et, entre toi et moi, c’est l’un de nos chouchous et on l’utilise au quotidien pour gérer le blogue Double ta valeur et nos autres projets!

En plus de pouvoir utiliser les fonctions de base ou premium qui sont vraiment performantes, on peut aussi synchroniser Todoist avec une foule d’autres applications grâce aux intégrations.

C’est à ce moment que la vraie magie opère!

Quand on sait tirer profit des différentes intégrations pour personnaliser notre workflow selon nos besoins, on peut littéralement transformer notre façon de travailler et constater des résultats instantanés sur notre productivité.

On le sait, utiliser les meilleurs outils à notre disposition est une façon efficace d’améliorer notre productivité (on en parle plus en détail dans le livre Double ta valeur). Voilà pourquoi je vais te présenter dans cet article quatre intégrations de Todoist qui nous permettent de personnaliser l’usage qu’on en fait et d’en maximiser l’efficacité. 

Google Agenda

La première intégration dont nous allons parler est carrément incontournable, il s’agit de la synchronisation avec Google Agenda. Ce qu’il faut d’abord savoir, c’est qu’on ne parle pas ici de simplement ajouter l’agenda Todoist à notre calendrier Google comme c’est le cas avec la majorité des autres applications qui s’intègrent à Google Agenda (par exemple Asana, ou encore le calendrier des événements Facebook).

Todoist a fait beaucoup mieux que ça!

La différence avec l’intégration de Todoist est que, dans ce cas-ci, il s’agit d’une intégration bidirectionnelle en temps réel. Autrement dit, dès qu’on ajoute un point à l’agenda, une tâche est créée dans Todoist, et dès qu’on ajoute une tâche datée à Todoist, elle s’ajoute à Google Agenda. Pas d’attente, de dédoublement d’agenda ou d’erreurs de synchronisation. Que du bonheur!

Pour synchroniser Todoist et Google Agenda, c’est très simple. Il suffit d’ouvrir la web-app de l’application Todoist (à partir d’un navigateur internet) et de sélectionner “paramètres”.

N.B. Il faut impérativement passer par l’application web, car l’option paramètres n’est pas disponible dans l’application Windows.

Intégration todoist

Dans la fenêtre des paramètres, il faut ensuite cliquer sur “intégrations”, sélectionner Google Calendar dans la liste et choisir le compte Google dont on veut synchroniser l’agenda.

Voilà, c’est aussi simple que ça!

PomoDone

PomoDone est une application de suivi du temps basée sur la méthode Pomodoro, c’est-à-dire qu’elle structure nos journées en courtes périodes de travail ininterrompu suivi de courtes pauses (25 min./5 min.) Toutefois, l’application est flexible et nous permet de régler la durée des sessions de travail et des pauses selon nos préférences.

On en parle plus en détail dans l’article “Top 7: applis Pomodoro pour être plus productif tout en prenant plus de pauses!”.

Ce qu’il y a d’intéressant avec l’intégration de Todoist est qu’elle nous permet de sélectionner les tâches de cette application à même l’application PomoDone, de minuter le temps qu’on passe sur chacune d’entre elles et de consulter nos statistiques de travail. Lorsqu’on termine une tâche, on peut la cocher dans PomoDone et elle s’efface instantanément de Todoist, et vice-versa.

Pour synchroniser Todoist et PomoDone, il faut d’abord se créer un compte (c’est gratuit) sur PomoDone. Une fois le compte activé, il nous est demandé si on désire ajouter des tâches à partir d’une autre application.

PomoDone

C’est à ce moment qu’on doit sélectionner Todoist dans la liste des applications proposées. La version gratuite de PomoDone nous permet l’intégration de deux applications parmi Trello, Wunderlist, Todoist, Evernote, Google Calendar, Microsoft To-Do et Toodledo. Les autres applications compatibles peuvent être intégrées si on choisit d’utiliser l’un des forfaits payants.

Une fois Todoist sélectionné, on doit choisir quels projets on veut synchroniser. On peut aussi en profiter pour télécharger la version de bureau de l’application, en suivant le lien situé dans le bas à droite, pour pouvoir l’utiliser sans avoir à ouvrir un navigateur. 

Les projets sélectionnés et les tâches qu’ils contiennent seront ensuite accessibles dans le menu de gauche de PomoDone. Pour démarrer le minuteur, il suffit de sélectionner la durée qui nous convient, et il ne reste plus qu’à se mettre au travail!

Twist

Twist est une application qui a été développée par Doist, l’entreprise derrière la création de Todoist, et qui a été lancée en juin 2017. Il s’agit d’une app de communication au même titre que Slack et dont le fonctionnement est très similaire (certains affirment même qu’elle serait plus intuitive).

Elle permet aux équipes de travail de communiquer plus efficacement et de garder des traces de leurs conversations au même endroit plutôt que d’éparpiller les discussions entre des courriels et des messages Skype ou Messenger.

Elle a également l’avantage d’être optimisée pour être utilisée en parallèle avec Todoist. Inutile de préciser que l’intégration est sans faille!

Pour utiliser l’intégration de Todoist dans Twist, il faut d’abord se créer un compte Twist, puis accéder aux paramètres à partir de l’icône de notre identifiant dans le haut à droite et sélectionner “ajouter des intégrations”.

Une liste des applications disponibles apparaîtra et on doit sélectionner “Todoist”.  

Il faut ensuite confirmer l’installation et décider à quelle chaîne et quel sujet de Twist on veut associer Todoist.

Finalement, il faut décider quel projet de Todoist sera intégré, et quels sont les membres de Twist qui doivent être notifiés des mises à jour.

Voilà! Todoist est maintenant intégré dans Twist. Un message a été créé dans la chaîne sélectionnée afin de suivre les mises à jour des tâches de Todoist et il est désormais possible d’ajouter des tâches à Todoist à partir de n’importe quel message ou sujet de Twist à l’aide de l’icône qui se trouve dans le haut à droite.

Pour ajouter une tâche à Todoist à partir d’un commentaire, il suffit de cliquer sur l’icône des trois points (plus d’options de commentaire) et sélectionner “Ajouter à Todoist”.

Google Drive et Dropbox

La dernière intégration dont nous allons parler est celle avec Google Drive et Dropbox. Elle n’est pas disponible dans la version gratuite de Todoist, mais les versions Premium ou Business sont très abordables et en valent rapidement la peine.

L’intégration avec ces deux services de sauvegarde sur le cloud permet de partager les fichiers à même Todoist et de les lier aux tâches auxquelles elles correspondent.

Par exemple, la tâche “Rédaction de l’article sur les intégrations Todoist” peut être liée au fichier Google Doc (ou Word) correspondant. Il s’agit d’une fonction très pratique pour retrouver rapidement les fichiers sur lesquels on doit travailler et les partager entre les membres de l’équipe.

Pour joindre un fichier, il suffit de cliquer sur l’icône de bulle qui se trouve à côté de la tâche pour ouvrir la fenêtre de commentaires et options. (À noter aussi qu’avec l’intégration PomoDone, on peut démarrer un minuteur à même la web-app Todoist en cliquant sur l’icône du minuteur qui est intégrée à côté des tâches.)

Pour utiliser Google Drive ou Dropbox dans Todoist, il faut absolument passer par l’application web (dans le navigateur internet) ou l’application mobile, car l’intégration n’est pas encore prise en charge dans l’application Windows.  

Dans la nouvelle fenêtre, il suffit de cliquer sur l’icône pour joindre un fichier (la trombone) et les deux services de cloud se trouveront parmi les choix par défaut. Il faudra ensuite lier Todoist au service sélectionné, accorder les permissions nécessaires, et le tour est joué!

En conclusion

Todoist est une application de gestion de tâches très performante et particulièrement flexible. La possibilité d’utiliser les intégrations pour la synchroniser avec nos autres applications de productivité fait en sorte qu’on peut véritablement personnaliser notre workflow et maximiser notre productivité.

L’intégration bidirectionnelle avec Google Agenda est particulièrement intéressante puisqu’elle nous permet de planifier notre emploi du temps sans avoir à retranscrire nos tâches dans une application de liste de tâche et vice-versa.

L’intégration à l’application PomoDone, quant à elle, nous permet de minuter le temps qu’on passe sur chaque tâche et de faire un suivi sur nos heures et statistiques de travail.

De plus, Todoist peut être intégrée à l’application Twist qui permet aux équipes de travail de communiquer plus efficacement. Grâce à l’intégration, on peut facilement attribuer des tâches dans Todoist à partir des messages et fils de conversations qui ont lieu sur Twist.

Finalement, l’intégration de Google Drive et Dropbox dans Todoist permet de partager des documents entre les utilisateurs et de les lier à des tâches à effectuer. Il s’agit d’une façon particulièrement efficace de s’assurer que tout le monde dans l’équipe de travail peut avoir accès facilement et rapidement aux fichiers nécessaires pour réaliser chaque tâche.

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5 applications pour optimiser le travail collaboratif et la gestion de projets

Imagine le scénario: tu as travaillé toute la semaine sur un document et tu es particulièrement fier du résultat (tu y as vraiment mis ton 200 %!).

Au moment de présenter le fruit de ton travail à ton patron, il pète carrément ta bulle en t’apprenant qu’un autre employé a déjà accompli la tâche et remis sa version du document la veille. Après t’avoir fixé en silence pendant un bon 15 secondes en arborant un air à mi-chemin entre l’incompréhension et la consternation, il te renvoie à ton bureau.

Gêne, déception, découragement, colère… Tu passes par toutes ces émotions en te rendant au bureau du collègue en question pour lui demander pour quelle raison il a cru bon faire ton travail à ta place!

“Quoi, tu n’as pas vu?” te répondit-il. “J’ai laissé un post-it sur ton bureau vendredi passé pour t’avertir que tu changeais de dossier et que je prenais le relais!”

Il va sans dire que tu n’avais définitivement pas vu le post-it, qui n’est pas resté à la vue sur ton bureau bien longtemps puisqu’un autre collègue est passé déposer une pile de documents par-dessus lundi matin.

Tu retournes à ton bureau en rageant intérieurement. “Non mais, y’as tu moyen qu’on accorde nos violons franchement! Pas moyen de faire un pas en avant sans en faire deux en arrière dans ce mautadit bureau...” te dis-tu à toi-même.   

...

Tu vois où je veux en venir?

Ces scénarios, où les tâches se font en double ou, au contraire “tombent entre les craques du divan” et ne sont pas attribuées, où les échéanciers ne sont pas respectés et où chacun écoute les consignes dans l’ignorance totale du plan de travail global, hé bien ces scénarios sont condamnés à se produire et à se répéter dans les milieux où les tâches ne sont pas adéquatement planifiées et où le travail est mal encadré.   

C’est irréaliste de s’attendre à atteindre un rendement optimal et bien coordonné dans une équipe où il n’y a aucun outil efficace mis en place pour la planification, la communication et le suivi du travail.

La bonne nouvelle est qu’il existe une façon très simple de régler ce cauchemar de bureau et travailler plus intelligemment: utiliser les outils les plus performants qui correspondent le mieux au besoin de l'équipe.

On a la chance incroyable d’avoir accès gratuitement (ou à des prix très abordables) à une multitude de logiciels et d’applications qui ont été conçus pour nous faciliter la vie et nous aider à être plus productifs, tant dans notre travail individuel que dans les projets collaboratifs.

L’importance d’utiliser les bons outils est un sujet abordé dans le livre Double ta valeur: accomplis plus, travaille moins et nous allons donc présenter quelques-unes de ces applications plus en détail dans cet article.

Que ce soit pour la communication, la gestion des tâches, l’organisation du travail ou le travail collaboratif, ces outils sont des solutions polyvalentes convenant tant aux travailleurs autonomes qu’aux petites, moyennes et plus grosses entreprises.


Asana

Asana est sans doute l'une des applications de collaboration les plus populaires et ce n'est pas un hasard. Il s'agit d'un outil incroyablement polyvalent qui convient à la majorité des équipes, petites ou grandes.

C’est une application particulièrement efficace pour la gestion et le suivi des tâches d’une équipe de travail.  

Par contre, il ne s’agit pas tout à fait d’un outil de gestion de projet puisque plusieurs fonctions incontournables sont absentes de la plateforme comme les diagrammes de Gantt ou encore le suivi du temps.

Toutefois, les intégrations disponibles font en sorte qu’on peut lier Asana à une impressionnante quantité d’applications tierces, comme Instagantt, Harvest, Time doctor, Zendesk, Evernote, Slack et plusieurs autres.

De plus, il s’agit de l’une des applications de ce genre offrant la version gratuite la plus complète; elle permet à jusqu'à 15 coéquipiers de créer des tâches et sous-tâches, des projets, des discussions et d'utiliser les intégrations de façon illimitée.

Bref, Asana est beaucoup plus qu’une simple application de listes de tâches, mais bien un outil de collaboration et de suivi du travail puissant et flexible qu’on peut facilement adapter selon nos besoins.

Disponible sur: Android, iOS, web-app, intégration Gmail et extension Chrome

Langues disponibles: français, anglais et allemand. 

Points forts 

  • Polyvalente et personnalisable
  • Très grand nombre d'intégrations disponibles pour lier Asana à nos autres applications
  • Très abordable 

Points faibles

  • Pas d'application de bureau (Windows ou Mac)
  • minus-circle
    On doit choisir entre la vue liste ou tableau pour chaque projet, pas de possibilité d'alterner

Forfaits disponibles

  • De base (Gratuit)
  • Premium (9,99$/membre/mois)
  • Entreprise (sur mesure) 

Todoist

ToDoist est d’abord et avant tout une application de gestion de listes de tâches, mais elle a la particularité de pouvoir être utilisée aussi bien par une personne seule que par une petite équipe de travail. Sa flexibilité et ses fonctionnalités font en sorte qu’on peut également la considérer comme un outil de collaboration efficace.

Elle est très intuitive, facile à utiliser et la version gratuite répond très bien aux besoins de base. Les versions premium et business offrent des options supplémentaires très intéressantes à un tarif avantageux.

L’une des caractéristiques les plus surprenantes de ToDoist est sa disponibilité sur plus de 10 plateformes, ce qui fait en sorte qu’on peut y accéder à peu près n’importe où et sur n’importe quel appareil.

Elle est compatible avec un grand nombre d’applications de productivité et peut être intégrée, entre autres, à PomoDoneApp, TimeCamp, Google Agenda, et Momentum  (voir toutes les intégrations) en plus d’être compatible avec Zapier, IFTTT et plusieurs autres applications d’automatisation. 

Mentionnons également que les développeurs de ToDoist ont lancé en 2017 une application de communication nommée Twist (semblable à Slack) qui facilite grandement les discussions d’équipe et permet d’ajouter des tâches sur ToDoist à partir des conversations.  

Disponible sur: Android (téléphone, tablette et Android Wear) iOS (iPhone, iPad et Apple Watch), Windows​​​​ 10, Windows 10 mobile, web-app, intégration Gmail, Outlook, Thunderbird et extension Chrome

Langues disponibles: anglais, français, chinois, espagnol, portugais, allemand, russe et dix autres langues.

Points forts 

  • Disponible sur un très grand nombre de plateformes
  • Possibilité d'attribuer des priorités aux tâches
  • Planification intuitive des tâches
  • Synchronisation bidirectionnelle et instantanée avec Google Agenda
  • Intuitif et facile d'utilisation
  • Très abordable 

Points faibles

  • La communication entre collaborateurs est limitée aux commentaires sur les tâches
  • Peu d'options pour le suivi du travail et la gestion de projets

Forfaits disponibles

  • De base (Gratuit)
  • Premium pour les particuliers (38,99$/année)
  • Business (38,99$/utilisateur/an)

Trello

Trello est une application qui est basée sur la création de tableaux utilisés dans la méthode kanban. Il s’agit d’une méthode de travail très visuelle qui offre une grande flexibilité.

L’application nous permet d’utiliser les tableaux autant pour planifier les tâches et en effectuer le suivi que faire un brainstorm et partager ses idées.

Trello a été optimisée pour faciliter la collaboration et est très simple à utiliser; il s’agit principalement de créer des listes contenant des cartes qu’on peut “glisser-déposer” dans une colonne ou encore d’une colonne à l’autre.

Elle est donc une application très performante pour utiliser la méthode kanban, mais n’offre pas vraiment d'options plus avancées pour la gestion de projets, le suivi du temps ou la discussion en équipe.

Toutefois, il est possible de lier Trello à d’autres applications de productivité selon nos besoins grâce aux intégrations.

Bref, Trello est à la fois une app très polyvalente et très restrictive qui peut convenir parfaitement à une équipe de travail et manquer cruellement d’options pour une autre. Le mieux est de l’essayer!

Disponible sur: Web app, Windows, Mac, Android, iOS

Langues disponibles: français, anglais, portugais, espagnol, allemand, italien et 15 autres langues.


Points forts

  • Plateforme conviviale et facile à utiliser 
  • Très visuelle 
  • Permet de nombreuses intégrations avec d'autres applications

Points faibles

  • Les discussions d'équipe sont limitées à des commentaires sur les "cartes"
  • Peu d'options de gestion de projets (pas de vue calendrier, de suivi du temps ou de diagramme de Gantt)

Forfaits disponibles

  • Gratuit (de base)
  • Business Class (9,99$/utilisateur/mois)
  • Enterprise (20,83$/utilisateur/mois)

Meistertask

MeisterTask est un outil de gestion de tâches et de collaboration utilisant la méthode Kanban.

Les différents forfaits proposés permettent d’utiliser la plupart des fonctions de l’application gratuitement et d’accéder à des options de gestion très intéressantes avec les versions payantes, comme des automatisations de workflow, des rapports/statistiques, la possibilité de faire un suivi du temps et de déterminer les rôles et permissions de l’équipe de travail.

Toutefois, ce qui rend MeisterTask véritablement unique, c’est la possibilité de la synchroniser avec MindMeister, une application de cartes mentales conçue par les mêmes développeurs. 

De cette façon, il est possible de combiner le mindmapping et les tableaux collaboratifs en créant et attribuant des tâches à même les points de la carte mentale.

MeisterTask propose également plusieurs autres intégrations avec quelques-unes des applications de productivité les plus populaires et est compatible avec Zapier et IFTTT.

Disponible sur: Android, iOS, Windows, Mac

Langues disponibles: français, anglais, allemand, espagnol, portugais et huit autres langues.


Points forts

  • Compatible avec MindMeister pour créer des tâches à partir de cartes mentales
  • Possibilité de faire un suivi du temps
  • plus-circle
    Plusieurs intégrations disponibles
  • plus-circle
    Interface simple et conviviale

Points faibles

  • Pas de vue calendrier disponible dans la version de base
  • Peu d'options de communication entre les membres de l'équipe

Forfaits disponibles

  • De base (gratuit) 
  • Pro (8,25$/utilisateur/mois)
  • Business (20,75$/utilisateur/mois)
  • check-circle
    Entreprise (sur mesure)

Wrike

Wrike est une app située à mi-chemin entre un logiciel de gestion de projet et une application collaborative de gestion de listes de tâches.

Il s’agit d’une solution adaptée pour répondre aux besoins de toutes les équipes de travail, petites et grandes.

Le tableau de bord est simple à opérer et n’est pas sans rappeler celui d’Asana dans la disposition des éléments. Toutefois, la version gratuite de Wrike est bien pâle en comparaison.  

Là où Wrike devient une application vraiment intéressante, c'est lorsqu’on utilise l'une des versions payantes. Elles donnent accès à des fonctionnalités très intéressantes, comme un calendrier, un diagramme de Gantt, des rapports et graphiques d'analyse de performance,  une fonctionnalité de relecture et d’approbation, le suivi des heures de travail, une extension Adobe Creative Cloud et le partage de jusqu’à 15GO de vidéos téléchargés par mois. Ces fonctionnalités sont disponibles à même la plateforme de Wrike, sans avoir à passer par la synchronisation d’applications tierces (comme c’est le cas avec Asana). La formation des employés pour l’utilisation de la plateforme est donc très simple et rapide.  

En somme, il s’agit d’un choix très intéressant pour les plus grandes équipes et les gestionnaires désirant effectuer un suivi du travail rigoureux et personnalisé.

Il ne s’agit pas de la plateforme la plus complète ou performante sur le marché, mais elle offre une solution robuste et polyvalente qu’on peut facilement adapter à nos besoins.

Disponible sur: Android, iOS, extension chrome, intégration Gmail et Outlook 

Langues disponibles: français, anglais, espagnol, allemand, italien et 6 autres langues.

Points forts

Points faibles

  • Version de base très restrictive (pas de vue calendrier, de sous-tâches ou de tableau de bord)
  • Moins intuitive que ses compétiteurs

Forfaits disponibles

  • De base (gratuit)
  • Professionnel (9,80$/utilisateur/mois)
  • Business (24,80$/utilisateur/mois)
  • Marketing (34,60$/utilisateur/mois)
  • Entreprise (sur mesure)

En résumé

Une mauvaise organisation dans la gestion des tâches et des projets peut mener à des résultats chaotiques qui sont catastrophiques pour notre productivité. 

Que l'on travaille seul ou en équipe, il est donc primordial d'utiliser les outils à notre disposition à leur plein potentiel. Heureusement pour nous, il existe désormais sur le marché une panoplie d'applications et de logiciels très performants pour nous permettre de gérer nos tâches efficacement et de faciliter la collaboration. Ces outils sont tous uniques et offrent différents avantages répondant aux différents besoins.

Il est donc très important de déterminer les besoins de l'équipe de travail avant d'arrêter son choix sur une application particulière. Puisque la majorité des applications offrent des versions gratuites ou des essais gratuits, il vaut mieux expérimenter un peu avant de prendre une décision. 

Asana, ToDoist, Trello, MeisterTask et Wrike sont cinq applications très performantes, flexibles, faciles à utiliser et abordables. Selon les forfaits choisis, elles peuvent répondre parfaitement à tous les besoins, que ce soit ceux d'un individu seul désirant mieux s'organiser, d'une petite équipe de travail ou d'un bureau regroupant des dizaines de collègues.       

Pour bien choisir l'application à utiliser et prendre une décision éclairée, commencez par vous poser les questions suivantes:

  • Combien de personnes utiliseront cette plateforme ?
  • Quel est le budget de l'entreprise pour un logiciel / une application de gestion du travail ?
  • Quelles sont les applications que nous utilisons présentement ? (suivi des heures, courriels, service à la clientèle, collaboration sur les documents, communication d'équipe, etc.)
  • Les applications présentées dans cet article proposent-elles des intégrations avec les applications que nous utilisons déjà?
  • Prévoyons-nous bientôt faire une mise à jour des applications utilisées présentement ou changer nos méthodes de travail?
  • Utilisons-nous présentement un service de sauvegarde sur le cloud? (Google Drive, Dropbox, OneDrive, etc.)

Si, à la lumière des réponses à ces questions, vous réalisez que vous avez besoin d'une plateforme différente, plus robuste ou offrant plus d'options que celles proposées dans cet article, je vous invite à jeter un coup d'oeil aux applications suivantes:


10 Applications calendrier

Les 5 meilleures applications de calendrier et d’agenda – iOS et Android

L’une des principales raisons d’avoir un smartphone (mis appart téléphoner bien sûr) est qu’il puisse nous aider à être plus productifs et mener une vie mieux organisée. Que ce soit à l’aide d’applications GPS pour s’orienter en voiture et éviter les embouteillages, ou encore d’applications pour lire des ebooks et écouter des podcasts, les options ne manquent pas pour  nous accompagner au quotidien et “upgrader” notre efficacité.

La plupart des smartphones ont une application de calendrier intégrée, ce qui peut être très pratique pour mieux gérer son emploi du temps. Toutefois, ces calendriers posent deux problèmes:

  1. La plupart du temps, ces applications sont très simplistes et manquent cruellement d’options
  2. On se retrouve souvent avec plusieurs comptes différents qu’on aimerait pouvoir intégrer dans un seul calendrier  

Heureusement, les “app stores” sont remplis d’applications qui peuvent répondre à ces problèmes tout en proposant une panoplie d’options supplémentaires.

Voilà pourquoi je vous présente aujourd’hui un top 5 des applications de calendriers pour smartphones, tablettes et ordinateurs les plus pertinentes pour mener une vie organisée, au travail comme à la maison (si tu désires en savoir plus sur les applications de productivité et les différents outils de production, je t’invite à te procurer le livre Double ta valeur: accomplis plus, travaille moins, un chapitre est consacré au sujet!).

1-Google Calendar

Disponible sur: Android, iOS, page web, extension chrome

Google Calendar est un incontournable. C’est sans doute l’une des applications de calendrier les plus populaires, et avec raison! Plus qu’un simple calendrier, c’est un véritable assistant personnel.

L’application permet de choisir entre trois catégories d’ajout d’éléments au calendrier: les événements, les rappels et les objectifs.  

Ceux qui possèdent un compte Gmail peuvent bénéficier d’options supplémentaires, comme l’ajout automatique des dates prévues de réception de colis, les réservations de restaurants ou d’hôtels et autres informations liées au compte Gmail. Il est également possible de créer un événement à partir d’un courriel.

Principales fonctions:

  • Vues disponibles: activités prévues quotidiennement, agenda du jour, agenda sur 3 jours, agenda hebdomadaire ou calendrier du mois
  • Possibilité d’organiser les différents calendriers/agendas en code de couleurs (par exemple, le rouge pour les événements au travail et le bleu pour les activités personnelles.)
  • Permet d’inviter des gens aux événements planifiés par leur adresse courriel
  • Permet de créer des événements récurrents
  • La fonction “objectifs” permet de planifier automatiquement des événements selon nos habitudes, préférences et temps libres (par exemple, s’entraîner 3 fois par semaine, lire 2 heures par semaine, etc.)
  • Possibilité de planifier un rappel pour un événement et d’en choisir l’heure
  • Possibilité d’ajouter le lieu d’un événement pour pouvoir activer la navigation GPS d’un clic au moment où on doit se rendre à l’endroit prévu
  • Permet d’avoir les calendriers de tous nos comptes Gmail au même endroit et d’intégrer les calendriers d’autres applications (comme Asana, Trello, Todoist, Trevor, Facebook et plusieurs autres)
  • Permet d’afficher ou de masquer les calendriers sélectionnés
  • Les agendas peuvent être partagés entre utilisateurs
  • Peut être intégré à la majorité des applications de calendriers d’ordinateur comme le “Windows Calender App”  
  • Disponible dans la langue de l’appareil

2-Fantastical 2

Disponible sur: iOS, Mac

Voilà l’une des applications de calendrier les plus complètes offertes sur iOS. Elle est compatible avec un Mac, un iPhone un iPad et une Apple Watch. La compatibilité avec la montre fait en sorte qu’on peut ajouter des événements au calendrier en s’adressant simplement à sa montre à haute voix (héé oui, on est rendus là!)

Comme n’importe quelle bonne application de calendrier, elle permet de voir en un coup d’oeil les événements prévus dans les prochains jours et d’ajouter facilement de nouveaux événements. Elle est très facile d’utilisation et particulièrement intuitive.

Principales fonctions:

  • Utiliser la fonction reconnaissance vocale pour créer des rappels et événements
  • Possibilité de planifier des rappels déclenchés à l’arrivée à certains endroits (par exemple, pour nous prévenir qu’il faut donner un document à quelqu’un quand le GPS détecte qu’on se trouve à son bureau)
  • Se démarque au niveau de la saisie intuitive
  • Permet de créer des événements à partir d’une URL dans Safari ou encore d’adresses dans Maps
  • Possibilité de créer des événements récurrents
  • Multilingue (anglais, français, allemand, italien, espagnol et japonais)

3-Cal

Disponible sur: Android et iOS

Cal est sans aucun doute le calendrier le plus esthétique et interactif de cette liste. Les habitués du gestionnaire de tâches Any.Do reconnaîtront le côté “assistant virtuel” de ce calendrier conçu par les mêmes développeurs. L’intégration avec Any.Do se fait donc très facilement pour qu’on puisse inclure nos tâches à faire à notre agenda en plus des événements qu’on peut ajouter à même l’application, ou grâce à la synchronisation avec d’autres calendriers.

Les développeurs de cette application ont trouvé l’équilibre idéal entre design minimaliste, fonctionnalités et efficacité.

Principales fonctions:

  • Vue des tâches à accomplir quotidiennement en ordre chronologique (pas de vue hebdomadaire)
  • Possibilité de planifier un rappel pour un événement et d’en choisir l’heure
  • Possibilité de créer des événements récurrents
  • Permet d’afficher ou de masquer les calendriers sélectionnés
  • La fonction HeadsUp!, qu’on peut activer à la réception d’un rappel sous forme de notification, active un “sticker” sur notre écran qui nous montre la tâche en cours et un décompte du temps restant.
  • Possibilité d’ajouter le lieu d’un événement pour pouvoir activer la navigation GPS d’un clic au moment où on doit se rendre à l’endroit prévu
  • Possibilité d’y synchroniser nos autres calendriers et de sélectionner lesquels afficher et lesquels masquer
  • L’arrière-plan est constitué d’une série de photos dont on peut sélectionner les thématiques (Art, Fashion, Food, Landscape, Animals, Design, Cars, Architecture, Illustration)
  • Anglais seulement

4-CloudCal

Disponible sur: Android

Ce calendrier est particulièrement apprécié des personnes très visuelles qui aiment savoir d’un coup d’oeil rapide en quoi consiste le planning de la journée.  

Les amateurs de codes de couleurs sont également servis, car cette application affiche chaque journée du mois dans un “Cercle magique”, un cercle coloré selon les événements prévus et qui affiche leur durée comme sur une horloge.

Principales fonctions

  • Permet d’importer d’autres calendriers (comme ceux de Google, Outlook et Samsung Calendar)
  • Vues disponibles: Agenda quotidien, planning du jour, de la semaine, du mois (et tâches si on installe l’application de liste de tâche des mêmes développeurs)
  • Possibilité de créer des événements récurrents
  • Permet de choisir l’affichage par défaut de la vue au format mois, semaine ou jour
  • Permet de personnaliser les catégories d’événements et les couleurs qui leur sont associées
  • La version Pro permet de connecter Facebook, Evernote, Trello, Eventbrite et Meetup
  • Permet de joindre des fichiers à un événement à partir de Dropbox
  • Autres fonctions telles que: afficher le lever et le coucher du soleil, afficher le calendrier dans le fuseau horaire du domicile (si, par exemple, on est en voyage d’affaires, mais qu’on veut que le calendrier continue de suivre l’horaire du bureau)
  • Fonctionne dans la langue de l’appareil

5-Jorte

Disponible sur: Android, iOS, Windows et Windows Phone

Jorte est non seulement une application de calendrier très polyvalente, mais également un organisateur comprenant une liste de tâches et un journal personnel.

C’est l’une des applications qui se rapproche le plus d’un organisateur papier. Elle permet beaucoup d’options de personnalisation. On peut choisir une police d’écriture, une couleur de thème, les couleurs de chacun des éléments, une image de fond, ou encore choisir l’un des nombreux thèmes disponibles dans le “Jorte store” de l’application.  

Malgré tout, je trouve personnellement que l’application n’est pas assez intuitive et que son visuel est décevant, peu importe à quel point on peut le personnaliser. Il n’est pas assez moderne et épuré à mon goût. Toutefois, c’est une critique bien personnelle qui ne sera probablement pas partagée par la majorité.

Sa polyvalence et ses fonctionnalités pratiques sont suffisantes pour que l’application se mérite une place dans notre top 5.

Principales fonctions:

  • Affichage du jour, du mois ou de la semaine
  • Fonction journal quotidien (de type journal intime avec possibilité d’inclure des photos)
  • Fonction listes de tâches (possibilité de créer plusieurs listes différentes)
  • Option “Compte à rebours” pour connaître le nombre de jours restant avant une date ou un événement.
  • Possibilité de fixer le fuseau horaire pour qu’il ne change pas dans l’application si on est en voyage à l’étranger
  • Suggestion de calendriers à intégrer à notre propre calendrier (événements et festivals, horaire des match de la NHL, météo, etc.)
  • Synchronisation avec nos autres calendriers
  • Possibilité de synchroniser des services comme Office 365, Evernote et Flickr
  • Calendrier solaire et lunaire intégré qu’on peut activer ou désactiver
  • Fonctionne avec la langue de l’appareil

Voilà tout pour notre top 5!

N’hésite pas à commenter cet article et nous dire si tu as essayé l’une de ces applications, ou encore si tu en as d’autres à nous partager.

J’ai testé T Sheets – logiciel de time tracking pour employés

Il est 11h30 am, c’est mardi matin.

Au téléphone: «Alex, c’est Linda, il me manque la feuille de temps de Luc. Penses-tu passer au bureau aujourd’hui pour me la donner?»

Alex part du chantier de construction, va porter la feuille à Linda sur l’heure du dîner et repart.

Il est 14h, le même mardi.

«Alex, c’est Linda. Bon là, j’ai des questions pour les feuilles de temps. Je comprends pas ce que Luc a écrit. Pis Will et Jean ont pas les mêmes heures, mais ils sont sensés travailler ensemble, pi Geneviève… ».

Alex, c’est mon chum. Il est entrepreneur général en construction. Linda, c’est la secrétaire-comptable qui vient tous les mardis au bureau (alias chez nous).

Ça me gosse de les voir perdre autant de temps, les deux. Ça fait des mois que je les checke aller, et je vois bien que tout le monde perd du temps avec les maudites feuilles de temps.

Et je vois pas comment ça va changer à moins que je casse le party…

Ça fait que ce mardi là, je me suis décidée à faire une publication sur le forum de La Tranchée pour trouver un logiciel qui pourrait leur faire sauver du temps. En parallèle, en faisant des recherches Google, je suis tombée sur TSheets. Après 3-4 soirées de gossage sur le setup de la plateforme et 100 questions sur le live chat plus tard, je suis convaincue. C’est ça qui leur faut.

Comment ça marche TSheets?

Alex a toujours été réticent à laisser tomber les feuilles de temps papier parce qu’elles nécessitent plus d’informations que l’heure d’arrivée et l’heure de départ.

Les employés doivent écrire le chantier sur lequel ils ont travaillé, mais aussi les tâches qu’ils ont effectuées.

C’était ça le défi, trouver un logiciel qui permettrait de:

  • Inscrire les heures
  • Indiquer le chantier et les tâches
  • Sortir des rapports hebdomadaires pour Linda
  • Permettre aux employés de faire ça sur leur téléphone, peu importe iPhone, Flip, Android, données ou non

TSheets permet de faire TOUT ça. Et j’ai été surprise de constater qu’il nous permet de faire encore plus que ce que j’avais souhaité.

Time Tracking, faire le suivi de temps des employés

Pour tracker le temps des employés, TSheets propose 2 manières de faire.

1- Compiler ses heures automatiquement

Tu clock in quand tu arrives sur le chantier, en indiquant sur quelle job et quelle tâche tu travailles. Tu switch de job ou de tâche au milieu de la journée s’il le faut. Tu clock out à la fin de la journée.

La pause de dîner peut s’applique automatiquement selon les paramètres que l’administrateur a choisis. Ce qui veut dire que les employés n’ont pas besoin de penser à arrêter le chrono pour la pause du dîner.

Dans cette vidéo, je montre comment on fait automatiquement sur l’app mobile de TSheets. On voit que je choisis mon chantier, ma tâche et je clock in. Ensuite, je switch de tâches (parce que je ai fini la démolition en 1 minute, je suis maintenant rendue à la tâche plancher étage). Enfin, je clock out.

Cette méthode est très bien, pour les personnes disciplinées.

Genre qu’au moment où j’écris ces lignes, Luc le discipliné travaille depuis 6 h 19, ce qui est absolument parfait puisqu’il est 13 h 19.

Mais du côté de Will, ça fait 68 heures et 19 minutes qu’il travaille…😂 Il serait peut-être mieux de passer en mode manuel.

2- Compiler ses heures manuellement

En mode manuel, tu fais simplement ajouter tes heures, chantiers et tâches à la fin de chaque journée.

Tu peux même tout faire d’un coup le vendredi soir si tu préfères.

C’est vraiment toi qui gères ta feuille de temps.

Seul hic avec cette méthode, la pause dîner ne s’applique pas automatiquement, il faut donc inscrire ses heures en conséquence.

 

Application mobile TSheets: de la bombe

Tu auras remarqué avec les vidéos ci-haut que je gère mon temps à partir d’une application mobile.

Tous les employés téléchargent l’application sur leur téléphone mobile, Android ou iPhone. Et il y a même une possibilité par texto pour les flip-phone. Si les employés n’ont pas de service (ou de données) ils peuvent quand même y inscrire leur temps et le système va synchroniser une fois qu’ils ont du réseau ou du wifi.

Elle est hyyyyper bien faite.

Tu peux restreindre les accès des employés sur mobile, pour qu’ils voient seulement ce dont ils ont besoin. Ce qui est parfait pour les techno-nuls. Après 5 minutes ils sont familiarisés.

Et les gestionnaires ont plus d’accès directement sur l’application. Par exemple, ils peuvent voir qui travaille en ce moment ou encore ajouter live des chantiers/projets à la liste.

Autre fonction vraiment hot de l’app, chaque employé peut choisir s’il veut recevoir des notifications de rappel et l’heure de ces rappels. Comme ça, fini les oublis!

Sur l’app, il y a aussi un onglet «Overview» qui permet de voir, en un coup d’oeil, le total d’heures travaillées de la semaine et la division des heures travaillées par chantier.

Céduler les employés

TSheets a une option de cédule (je sais que c’est un anglicisme).

En somme, c’est un calendrier/horaire pour tes employés. Ça te permet de leur assigner du travail.

La cédule permet non seulement de leur assigner du travail, mais aussi d’y inscrire des notes. Les employés reçoivent un SMS, une notification push ou un email quand il y a des nouvelles job qui leur sont assignées ou encore qu’il y a des changements.

(Changement de cédule pour Luc!)

Intégration avec les logiciels comptables

Il est possible d’intégrer TSheets directement avec un logiciel comptable, comme Quickbooks, Xero, Square, etc.

Si ton logiciel comptable ne se trouve pas dans cette liste, pas de panique.

C’est le cas d’Alex.

À la fréquence que tu veux, tu peux sortir des rapports Excel ou PDF te qui donnent toutes les données quant aux heures travaillées des employés, par chantier et tâches.

C’est pas mal moins long pour Linda de prendre ce rapport pour faire les payes, que les feuilles de temps toutes chiffonnées, écrites sur un coin de plywood avec un crayon de derrière d’oreille aiguisé à l’exacto.

Rapports de tout genre

Mais qu’est-ce qui arrive si Linda imprime le rapport le mardi pour les payes du jeudi et qu’un gars modifie par la suite ses heures dans l’app?

C’est impossible.

Pourquoi?

Parce qu’avant de sortir un rapport, tu peux faire un Approval Report. Ça veut dire que Linda va approuver les heures des employés (c’est à ce moment qu’elle va se rendre compte que les heures de Will ont pas d’allure) avant de sortir le rapport.

Une fois les heures approuvées, elles sont bloquées. Elles ne peuvent plus être modifiées par les employés. Brillant!,

Mis à part les rapports de temps, TSheets permet de sortir des rapports par chantier, groupes, employés, tâches, semaine, mois, en veux-tu en vlà!

Et dire que Linda calculait ça à la main, plusieurs fois par chantier pour faire les factures 😱

 

Pourquoi utiliser TSheets pour ton entreprise

Au cours de mes expérimentations, j’ai dû contacter le support à la clientèle de TSheets 20 fois en 3 jours.

Je n’ai que du positif à dire. Ils répondent instantanément au live chat. Ils prennent tout le temps dont tu as besoin et ils veulent vraiment t’aider.

Dès ton inscription, tu peux aussi prendre un rendez-vous de 30 minutes avec un membre de leur équipe pour qu’il t’aide à setupper TSheets pour ton entreprise.

J’ai aussi eu affaire au soutien technique parce qu’on ne recevait pas les notifications sur nos iPhone. 20 minutes après avoir soumis un rapport de problème (directement à partir de l’app), on m’a répondu par courriel. WOW!

Le seul aspect négatif que j’ai à dire jusqu’à maintenant est que la plateforme est entièrement en anglais et le support aussi.

Enfin, TSheets est assez malléable ce qui fait en sorte que ça s’applique à plein d’industries différentes.

Par exemple, Olivier, Mélodie et moi pourrions utiliser TSheets pour notre travail. Ça nous permettrait de savoir exactement combien de temps on passe sur chaque projet (La Tranchée, Double Ta Valeur, The Amazing Blanket) et sur les tâches (rédaction, pub Facebook, support client, création de formations, etc.). En plus, on pourrait sortir des rapports pour voir si le temps investi sur tel projet ou tâche en aura valu la peine au bout du compte.

Conclusion

J’en ai utilisé des systèmes de time tracking, depuis mon emploi de caissière chez Pharmaprix à 16 ans jusqu’à mes stages d’universités, et je peux t’affirmer que rien de ce que j’ai utilisé n’a aussi bien fonctionné (en tout cas du côté employé) que TSheets.

Je ne sais pas pour l’employeur s’il y a des avantages à utiliser, de nos jours, des systèmes de cartes de punch archaïque ou des feuilles de temps papier. Mais je te garantis une chose: ton efficacité frôle le 0.

Si tu as l’impression de perdre du temps avec ton système de time tracking actuel, je suis convaincue que tu y trouveras ton compte avec un logiciel comme TSheets. Oui, c’est du temps et des apprentissages au début, mais ça se fait très bien quand tu as les ressources pour t’appuyer.

Malgré que ça coûte 16 US$ mensuellement + 4 US$ par employé, tu vas rapidement faire des économies à tous les niveaux.

On dit toujours If it ain’t broke don’t fix, mais le défi est de savoir reconnaitre quand c’est brisé…

Sauver du temps grâce à l'automatisation

9 façons de sauver du temps au travail grâce à l’automatisation

Du temps, on n’en a pas à revendre. Au contraire, si on pouvait, on achèterait probablement quelques heures de plus chaque jour pour arriver à rayer tous les éléments de notre liste de choses à faire!

L’une des plus grandes causes de ce problème, c’est qu’on perd un temps fou chaque jour avec des tâches simples et routinières qui pourraient être réalisées par un singe bien entraîné. Pourtant, on a tellement de choses à faire dans une journée qu’on n’a pas vraiment le temps de perdre son temps, n’est-ce pas?

Le hic, c’est que ces tâches routinières qui accaparent notre temps sont généralement importantes, mais rarement celles qui offrent le plus gros retour sur investissement ou font réellement appel à nos meilleures compétences.

Zapier à la rescousse!

Pour répondre à ce problème, l’entreprise Zapier a rendu l’automatisation de tâches facile, rapide et accessible à tous. Pas besoin de programmer un robot ou d’entraîner un chimpanzé!

Le principe est simple: connecter les applications dont on se sert au quotidien et créer des automatisations en déterminant des critères basés sur les actions et réactions. Autrement dit, quand il se passe X action dans une application, alors la réaction Y sera déclenchée automatiquement dans une autre application.

Zapier permet de connecter près de 750 applications entre elles, ce qui offre la possibilité de créer des dizaines de milliers de combinaisons (qu’on appelle les “zaps”). C’est donc quasiment impossible de ne pas trouver quelques tâches à automatiser pour sauver du temps au quotidien!

D’autres entreprises que Zapier offrent ce genre de service, comme Ifttt, automate.io, Microsoft Flow ou encore Skyvia. Toutefois, pour automatiser des tâches en lien avec le travail et créer des réactions en chaîne plus complexes, Zapier est l’outil idéal.

Voyons donc 9 exemples d’automatisations à essayer dès aujourd’hui ainsi qu’une liste résumée des applications les plus populaires supportées par Zapier.

Exemples d’automatisations:

1-Sauvegarde automatique

Si on reçoit souvent des pièces jointes par courriel au travail, on peut facilement en faire une copie de sauvegarde automatique dans un service cloud comme Dropbox ou Google Drive. On peut aussi sauvegarder automatiquement les courriels envoyés par certaines personnes (comme les messages du patron ou d’un collaborateur par exemple) dans un fichier spreadsheet (GoogleDocs).

Automatisation avec Zapier

C’est également possible de faire une copie de sauvegarde de dossiers hébergés sur un service cloud sur un autre service cloud. De cette façon, s’il y a un problème avec les serveurs, par exemple, de Google Drive, alors la copie de ces dossiers est sauvegardée à l’abri sur Dropbox par exemple.

2-Synchronisation des médias sociaux.

Les comptes des différents médias sociaux peuvent être liés entre eux pour éviter d’avoir à faire chaque publication individuellement. Par exemple, on peut créer un zap pour que chaque tweet soit automatiquement publié sur Facebook et Instagram. Ou encore, on peut faire en sorte que chaque publication Instagram avec un #hashtag particulier soit publiée sur Facebook et LinkedIn.

Bref, il est possible de lier les principaux médias sociaux comme Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, LinkedIn (et bien d’autres) et de créer les combinaisons de zap qui nous conviennent pour gérer et partager plus rapidement les publications.  

3-Lier un blogue ou une boutique en ligne aux médias sociaux

En utilisant, par exemple, un blogue ou une boutique en ligne sur WordPress (et Woocommerce) ou Shopify, on peut planifier un zap qui ferait en sorte de partager chaque nouvel article ou produit sur une ou plusieurs plateformes de médias sociaux.

Lier Shopify et Pinterest avec Zapier

Par exemple, chaque nouvel article de blogue pourrait être partagé sur LinkedIn et Facebook, tandis que chaque nouveau produit mis en ligne serait partagé sur Pinterest et Instagram. Et le tout, sans avoir à lever le petit doigt!

4-Gestion du travail.

Pour une gestion du travail plus efficace, on peut lier notre agenda (comme Google Calendar ou d’autres agendas par Cronofy) à différentes plateformes de suivi du travail et des tâches comme Asana, Todoist et Trello.

Lier Gmail et Asana avec ZapierLier Gmail et Asana avec Zapier

On peut également créer des tâches automatiquement à partir d’autres applications comme certains courriels dans Gmail, des entrées dans Google Form ou Google Spreadsheet ou bien des notes dans OneNote ou Zendesk par exemple.    

5-Recevoir des notifications ou courriels

Si tu désires recevoir une notification par SMS ou un courriel pour t’aviser de certaines nouvelles, c’est possible.

Par exemple, quand quelqu’un mentionne ton nom sur Twitter, ou quand une nouvelle vente a été effectuée sur une plateforme de vente en ligne, ou encore qu’un nouvel article est publié sur un blogue.

6-Sauvegarder automatiquement des informations sous forme de tableau (spreadsheet)

Cette option est particulièrement pratique pour présenter des informations (comme une liste des ventes ou une liste courriel) à une personne ou un groupe qui n’a pas forcément accès aux comptes (un conseil d’administration par exemple).

Ainsi, on peut lier une application de gestion de liste courriel (comme Mailchimp ou ActiveCampaign) ou bien une plateforme de ventes (comme Paypal ou Gumroad) à Google Drive, ce qui va créer automatiquement une nouvelle entrée dans un fichier Sheet chaque fois qu’on récolte une adresse courriel ou qu’on fait une nouvelle vente.

7-Impressions automatiques

Particulièrement pratique quand on doit garder une copie papier de certains documents numériques, l’automatisation de l’impression peut être faite à partir de documents placés dans un dossier d’un service cloud comme Google Drive ou Dropbox. Google Cloud Print peut alors communiquer avec l’imprimante par défaut du réseau et les imprimer automatiquement.

Connecter Google Drive et Google Cloud Print avec Zapier

Donc, chaque fois que, par exemple, une facture est sauvegardée en PDF dans le dossier “factures”, elle serait aussitôt imprimée.

8-Entretenir une liste courriel

La mise à jour d’une liste courriel avec les adresses de clients provenant de différentes plateformes de vente peut être facilitée grâce à l’automatisation. On peut lier un compte Paypal, WooCommerce, Shopify, Gumroad et plusieurs autres à un compte Mailchimp ou ActiveCampaign (pour ne nommer que ceux-là) qui vont ajouter les adresses automatiquement à certains segments de la liste. Si on récolte des adresses courriel en personne, on peut également lier l’application utilisée pour les listes courriel à un fichier Google Sheets pour que les nouvelles entrées soient ajoutées automatiquement ou, au contraire, supprimées lorsqu’elles sont retirées de Google Sheets.

Lier Paypal et Mailchimp avec Zapier

9-Simplifier la vente en ligne

La vente en ligne est une façon particulièrement efficace d’augmenter son volume de ventes, mais qui peut également s’avérer être relativement complexe si on ne connaît pas les bons outils. L’utilisation de Shopify ou WooCommerce, par exemple, rend l’automatisation d’un grand nombre de tâches très faciles. Par exemple, c’est possible de lier une boutique en ligne avec un service de messagerie ou une application de sondage pour envoyer un message ou un questionnaire à un client suite à une vente.

Une autre façon de simplifier la vente en ligne avec l’automatisation serait par l’ajout automatique de produits et de descriptions de produits dans la boutique à partir d’un document Google Sheets ou Excel.

Ou encore, c’est possible d’ajouter une tâche à faire (comme envoyer un colis, faire un suivi avec un client, etc.) dans une application de suivi des tâches comme Asana ou Todoist à chaque fois qu’une commande est passée dans la boutique en ligne.

Les applications supportées

Les automatisations peuvent être utiles dans de nombreuses situations: la gestion de projets, la prise de notes, la gestion des courriels, la gestion et sauvegarde des fichiers, le commerce en ligne, le service à la clientèle, la gestion de médias sociaux, etc.

Pour mieux savoir quelles pistes explorer pour trouver d’autres automatisations pertinentes, voilà quelques-unes des applications les plus populaires compatibles avec Zapier:

Médias sociaux:

Facebook (et Facebook Pages), Twitter, Instagram, LinkedIn, Buffer, Meet Edgar

Applications de Google:

Google Sheets, Google Forms, Google Docs, Google Slides, Google+, Google Tasks, Google Calendar, Google Contacts.

Emails:

ActiveCampaign, Mailchimp, AWeber, CampaignMonitor, GetResponse, Office 365, Hiver, Infusionsoft, ConvertKit, Drip, Gmail, Zoho Mail.

Ventes et comptabilité:

Shopify, WooCommerce, Kajabi, Gumroad, Magento, ShipStation, Amazon SellerCentral, Ontraport, SamCart,  Storenvy, eBay, Stripe, PayPal, Quickbooks, Xero, FreshBooks, Zoho Books.

Cours en ligne:

Teachable, Thinkific, Skilljar

Gestion d’événements

Eventbrite, GoToWebinar, Ticket Tailor, Eventable, Ticketbud

Services Cloud

Dropbox, Google Drive, Box, OneDrive

Workflow et communications internes

Slack, HipChat, Twist, Campfire, Trello, Basecamp (Classic, 2 et 3), Jira, Wrike, MeisterTask, Podio, Asana, Todoist.

Service à la clientèle et CRM:

ZohoCRM, Zendesk, Freshdesk, Drift, HappyFox, Snappy, Salesforce, Infusionsoft, HubSpot, Highrise.

Suivi du temps:

Toggl, Harvest, RescueTime, PomoDoneApp, TimeCamp, HourStack.

Bases de données:

MySQL, Firebase, Knack, Quick Base, MongoDB, Caspio Cloud Database.

Autres:

Pinterest, Pocket, Typeform, Ninja Forms, ClickFunnels, OneNote, Evernote, One Signal, Process Street, Calendly, SurveyMonkey, Youtube, Spotify, SoundCloud, Wistia, Flickr, WordPress.

Conclusion

Configurer un zap ne prend que quelques instants, mais peut permettre de sauver des heures de travail.

Les possibilités d’automatisation sont très nombreuses. Que ce soit pour sauvegarder automatiquement ton travail et tes fichiers, synchroniser les plateformes de médias sociaux que tu utilises, lier automatiquement ton blogue ou ta boutique en ligne à ces médias sociaux, ou pour gérer plus efficacement ton travail, chaque automatisation permet d’éviter d’avoir à faire manuellement un grand nombre de tâches.  

Alors peu importe la nature de ton travail, prends le temps de réfléchir aux tâches quotidiennes que tu pourrais automatiser pour te libérer du temps que tu pourrais utiliser à meilleur escient.

Ne laisse pas ta valeur être diminuée par des tâches abrutissantes et répétitives qui peuvent être automatisées!

2 submergé par le travail

5 façons de ne pas te laisser submerger par tes tâches

Ghislaine prend sa retraite!

Pour l’occasion, tous les collègues se sont cotisés pour lui acheter un shortcake aux fraises, une carte-cadeau du Costco et décorer le bureau pour le petit 5 à 7 entre collègues organisé pour souligner son départ.

“Tu vas nous manquer Ghislaine! Profite bien de ta retraite!”

Le lundi matin suivant au bureau, ça fait un peu vide sans l’énergie et les jokes louches de Ghislaine, mais tout le monde retourne à sa routine de travail.

Une pensée te vient soudainement à l’esprit. “Ghislaine avait pas mal de dossiers en cours, est-ce que le boss va bientôt engager quelqu’un pour la remplacer?”

Une réunion d’équipe est prévue en fin d’après-midi, alors tu te laisses une note pour ne pas oublier de lui demander et tu retournes à tes tâches.

Une fois tout le monde à la table de conférence pour la réunion, le patron commence à distribuer un document de quelques pages à chacun. Il enchaîne en disant: “Étant donné que Ghislaine avait beaucoup de dossiers en cours, je vous ai attribué chacun une partie de ses tâches pour qu’on ne prenne pas de retard sur notre échéancier.”

Bon… ça répond à ta question alors…

“Il va falloir redoubler d’ardeur, mais vous êtes une équipe géniale et je sais que vous en êtes capables!” Ajoute-t-il en vous faisant un “thumbs up accompagné d’un grand sourire à moitié sincère.

C’est le genre de scénario qui est fréquent sur le marché du travail. Dans le but d’économiser sur le coût en main d’oeuvre, les postes sont restructurés pour englober plus de tâches et demandent d’être plus polyvalents et ultra efficaces. “Toutes autres tâches connexes” est devenue la formulation la mieux connue pour traduire ce phénomène dans une description de tâches.

Peut-être que tu as récemment vu ta charge de travail augmenter ou que ton poste est déjà bien fourni en “tâches connexes”, mais les probabilités sont que tu en as sûrement plein les bras et que tu n’as pas le temps de t’ennuyer!

Dans ce contexte, c’est très facile de sentir submergé par la quantité de travail à accomplir et d’avoir l’impression qu’on n’arrivera jamais à tout faire.

Résultat: on devient vite stressés, anxieux, on accumule les heures supplémentaires et on coupe dans le sommeil et les loisirs.

Je ne vois pas de meilleure façon pour se pourrir soi-même la vie. Le pire dans tout ça, c’est que ce n’est absolument pas nécessaire pour bien faire ton travail!

Pour ne pas brûler la chandelle par les deux bouts, voilà 5 trucs concrets que tu peux commencer à appliquer dès maintenant et qui vont t’aider à accomplir plus de choses en moins de temps:

1-Assiste à moins de réunions

Les réunions sont souvent la perte de temps la plus sous-estimée.

Bien sûr, certaines rencontres sont difficiles à éviter, comme les meetings d’information ou qui répondent à une procédure établie. Par contre, ce n’est pas le cas des réunions qui concernent la communication d’équipe et qui ont pour but de faire un suivi du travail, de brainstormer ou de discuter d’un projet.

Je ne dis pas qu’elles sont toujours inutiles, mais généralement elles ne sont que des façons de procrastiner et d’éviter la responsabilité individuelle des employés/employeurs de prendre des décisions.

On y passe des heures à discuter du travail qui devrait être fait sans concrètement accomplir aucun travail.

Combien de fois est-ce que c’est arrivé que tu assistes à une réunion qui dure des heures, en prenant des notes sans dire un mot, pour finalement ne jamais te servir de ces notes parce qu’elles résument des choses que tu savais déjà de toute façon ou qui ne te concernent pas?

Levez la main ceux qui sont déjà passés par là!

D’abord, une réunion ne devrait pas être tenue si elle n’aborde pas assez de contenu pertinent pour être planifiée avec un ordre du jour. Dans ce cas, le sujet devrait être brièvement discuté entre les personnes concernées, en personne, au téléphone ou bien par messagerie interne (au pire par courriel si ce n’est pas trop urgent, mais il existe maintenant tellement d’outils plus efficaces que ce n’est plus la meilleure alternative).

Les plateformes de communication/gestion de tâches comme Slack, Hipchat, Bitrix24, Asana ou encore Skype et Google Hangout pour ceux qui veulent garder ça très simple, permettent d’améliorer la communication et le suivi du travail, ce qui réduit la nécessité de tenir autant de réunions inutiles.

Alors la prochaine fois qu’une réunion sera planifiée, pose-toi les questions suivantes:

  • Sur quel(s) sujet(s) portera la réunion, est-ce que ça concerne directement mon travail?
  • Est-ce qu’une réunion est vraiment nécessaire pour atteindre le but visé, ou est-ce qu’un autre moyen de communication plus rapide pourrait être utilisé?

Tu as été embauché pour apporter de la valeur à l’entreprise par tes compétences. Des réunions qui ne sont pas pertinentes pour toi et qui monopolisent ton temps t’empêchent de bien réaliser ton travail et, en bout de ligne, c’est ton rendement qui est pénalisé.

Alors, si tu sens que ta présence à une réunion serait inutile, n’hésite pas à en parler à la personne qui l’a planifiée pour lui expliquer ton point de vue avec ces arguments et lui proposer des alternatives plus efficaces au besoin. De cette façon, tu pourras profiter des heures libérées pour avancer le travail qui apporte réellement des bénéfices à l’entreprise.

2-Ne répond pas en temps réel

À moins de travailler au service client d’une entreprise, tu n’as pas à répondre à tes courriels ou tes messages (peu importe la plateforme) au fur et à mesure que tu les reçois.

S’il y a urgence, c’est généralement le téléphone qui va sonner.

Prendre ses messages est une tâche qui donne l’impression d’être urgente parce qu’une icône, une notification ou un signal sonore nous alerte qu’on a un message et notre réflexe est d’aller voir immédiatement.

Résiste!

C’est beaucoup plus efficace de décider d’un moment dans la journée, idéalement quand on est le moins productif (généralement les 2-3 dernières heures de travail) et de prendre/répondre à tous les messages à ce moment-là. Une fois fait, il ne faut pas retourner prendre ses messages avant la prochaine période prévue à cet effet, le lendemain.   

De cette façon, tu vas pouvoir te concentrer sur ton travail sans être constamment interrompu, ce qui va te permettre d’accomplir plus de choses en moins de temps.

3-Ne vise pas la perfection, mais la simplicité

“Je suis tellement fier et satisfait de mon travail. Je n’ai eu à le réviser qu’une seule fois et ça me semble tout à fait convenable!” est la phrase qu’on n’a jamais entendu sortir de la bouche d’un perfectionniste. Jamais.

Il aurait beau réviser et modifier 10 fois son travail, il le trouverait à peine acceptable et ne passerait à autre chose que par obligation.

Si tu te reconnais dans cette description, j’ai une révélation à te faire: ton travail n’a pas besoin d’être parfait.

Si tu rénoves ta salle de bain et que tu veux que tes tuiles de céramiques soient installées parfaitement à l’équerre, au niveau et parallèles à l’angle de levé du soleil au solstice d’été, c’est un peu intense, mais c’est correct parce que le but de rénover ta salle de bain est qu’elle te plaise et qu’elle soit à ton goût.

Dans le cadre de ton emploi, ton but est de créer de la valeur dans le marché, pas que le fruit de ton travail corresponde à tes idéaux de perfection.

Toujours essayer d’atteindre la perfection dans ce qu’on fait demande un investissement en temps considérable. On a toujours l’impression que ça ne sera pas long, qu’on a juste “un petit changement de plus” à faire, mais on sous-estime toujours l’ampleur de ces changements et on se retrouve bien vite seul au bureau à partir le soir trois heures après tout le monde.  

Sois conscient des objectifs que tu dois atteindre avec tes tâches quotidiennes et conditionne-toi à les accomplir de la façon la plus simple possible et à passer à la tâche suivante dès que c’est fait.

Tu dois terminer un dossier de présentation: est-ce qu’il paraît bien et professionnel? Est-ce que les fautes ont été corrigées? Est-ce que les sections sont en ordre et paginées? Oui? Alors, passe au projet suivant et ne gaspille pas une heure à choisir la police d’écriture, la photo de couverture ou l’en-tête parfait.

Concentre ton attention et tes efforts sur ce qui rapporte des bénéfices concrets, pas sur ce qui est le plus fancy.    

4-Planifie tes journées

Personnellement, je termine toujours mes journées de travail en planifiant celle du lendemain. Certaines personnes préfèrent planifier leur journée le matin même, mais j’aime le feeling de commencer ma journée en sachant où je m’en vais et quels sont mes objectifs et mes priorités.

Peu importe le moment que tu choisis, l’important est de planifier ton travail. La pire chose que tu peux faire et qui va te condamner à ne plus savoir où donner de la tête est de choisir les tâches que tu réalises de façon aléatoire ou te laisser dérailler de ta trajectoire par des tâches urgentes mais pas vraiment importantes.

Planifier tes journées va te permettre de faire un suivi du travail plus efficacement et de savoir où réellement concentrer tes efforts pour obtenir le maximum de résultats. Pas besoin de passer une heure à faire de la planification, un dix/quinze minutes suffit.

Par exemple, concentre-toi chaque jour sur le dossier le plus important et détermine quelles sont les trois tâches que tu peux accomplir dans ta journée et qui vont avoir un réel impact sur l’avancement de ce dossier.

Tu peux utiliser un agenda papier ou une application comme Todoist (Windows, Mac, Android et iOS), AnyDo (Android, iOS) ou Microsoft To-do (Windows 10) ou Things 3 (pour Mac et iOS).  

Les applications permettent de planifier rapidement les tâches, de les devancer/reporter au besoin, de les trier par priorité et proposent une foule d’autres options et d’intégrations pratiques qui rendent la tâche plus simple. C’est presque comme avoir un/une assistant(e) personnel(le) que tu peux traîner dans ta poche!

5-Fixe-toi des échéanciers

C’est bien connu, un travail va prendre le temps qu’on lui accorde pour être réalisé (loi de Parkinson).

Si on se laisse une semaine pour un projet qui pourrait être réalisé en deux jours, on va planifier nos tâches sur cinq jours et prendre beaucoup plus de temps que nécessaire.

Un des meilleurs exemples: les travaux de session à l’Université. Quand un travail était donné deux mois à l’avance, est-ce qu’on travaillait vraiment d’arrache-pied pour le terminer le plus tôt possible? Ou est-ce qu’on commençait plutôt tranquillement la recherche et qu’on l’étirait sur un mois et demi pour finir par abattre 90 % du travail dans les deux dernières semaines?

L’échéancier crée un état d’urgence qui nous force à être très productifs pour pouvoir terminer dans les temps. Le problème, c’est que les tâches quotidiennes au travail n’ont pas forcément d’échéancier, alors on les réalise de la même façon qu’un étudiant ferait un travail de session s’il n’avait pas de date de remise: on les avance tranquillement sans trop se stresser avec ça.

Alors, avant de commencer chaque tâche, demande-toi ce que tu pourrais faire pour la compléter le plus rapidement possible (sans la bâcler bien entendu) et prends l’habitude de minuter ton travail en essayant de respecter l’échéancier que tu t’es fixé. Si tu te laisses quatre heures pour une tâche, fais tout ton possible pour l’avoir terminée après ces temps.    

Si on résume…

On se sent rapidement étouffé sous le poids de notre charge de travail quand nos tâches s’empilent sans fin les unes sur les autres.

Heureusement, il existe plusieurs trucs pour pouvoir accomplir plus de choses en moins de temps. Alors, si tu as l’impression que tu n’auras jamais assez de temps pour réaliser toutes tes tâches, essaie d’assister à moins de réunions, de ne pas répondre à tes messages en temps réel, de ne pas viser la perfection mais plutôt la simplicité, de bien planifier tes journées et de te fixer des échéanciers serrés.

Malheureusement, on ne peut pas se procurer plus de temps pour pouvoir tout faire dans la même journée, on doit se contenter de nos 24h/jour. Alors pour terminer, j’aimerais insister sur l’importance de bien réfléchir avant d’accorder de ton temps à une tâche et de t’assurer qu’elle est réellement importante.

Chaque fois que tu dis “oui” à une tâche peu importante, tu dis “non” à autre chose qui serait plus important, comme tes temps libres ou d’autres projets qui seraient plus avantageux. Bref, il ne s’agit pas de trouver l’équilibre entre nos tâches, mais d’assumer nos choix. Ce qu’on décide de ne pas faire est tout aussi important que ce qu’on décide de faire.

11 Les raccourcis clavier

Les 50 raccourcis clavier indispensables à ta productivité

Selon la définition de Wikipedia, “Un raccourci clavier est une combinaison de touches qui une fois enfoncée permet d’exécuter un programme, une fonction ou une commande d’un programme.”

Combien de raccourcis clavier est-ce que tu connais et utilises au quotidien? Sois honnête!

Quatre ou cinq peut-être? C’est un bon début.

Une quinzaine? Tu es sur la bonne voie…     

Tellement que tu n’arrives pas à les compter? Là tu jases!

Apprendre à utiliser les raccourcis clavier est l’une des façons les plus simples et efficaces d’augmenter la vitesse avec laquelle on utilise un ordinateur.

Ça demande un petit effort de mémoire, mais ça peut mener à de très grands résultats pour notre productivité quotidienne.  

Mon chat a maîtrisé les raccourcis pour inverser les couleurs et changer l’orientation de mon écran, alors tu peux probablement apprendre à en utiliser quelques-uns aussi!

Il existe des centaines de raccourcis clavier que tu peux apprendre si tu te sens assez motivé, mais certains sont définitivement plus utiles que d’autres dans un contexte professionnel.

Voilà donc un résumé des 50 raccourcis clavier les plus pratiques que tu devrais apprendre à utiliser dans un environnement Windows.

Les indispensables

Ctrl+C, Ctrl+X, Ctrl+V

Ctrl+C est utilisé pour copier, Ctrl+X pour couper et Ctrl+V pour coller un élément sélectionné. Il peut s’agir d’une partie de texte, d’un fichier ou d’un dossier.

Copier un élément laisse l’original intact et en effectue une copie dans le “presse-papier” qui peut être collée (autrement dit placée) à l’endroit désiré avec le raccourci Ctrl+V.

Ctrl+X va couper l’élément, c’est-à-dire qu’il retire la version originale et la déplace dans le presse-papier pour être collée ailleurs, également avec Ctrl+V.

Ctrl+Z et Ctrl+Y

Ctrl+Z va annuler la dernière action qui a été effectuée et Ctrl+Y va la refaire.

Par exemple, disons que tu rédiges un texte et que tu n’es pas satisfait des derniers mots. Tu peux les annuler en utilisant Ctrl+Z à quelques reprises. Si tu changes d’idée et veux revoir les mots ou la phrase annulée, Ctrl+Y te permet de revenir en arrière.

Ces deux raccourcis sont un peu comme une façon de te déplacer d’avant en arrière dans l’historique des changements que tu apportes à un fichier (que ce soit du texte ou, par exemple, des retouches sur une image)

Ctrl+S

Ce raccourci permet de sauvegarder rapidement un document. Peu importe qu’on soit sur Word, Photoshop ou autre, c’est le raccourci que la très grande majorité des programmes reconnaissent pour la sauvegarde rapide.

Ctrl+P

Utiliser le raccourci Ctrl+P va ouvrir la fenêtre d’impression du document en cours. C’est l’équivalent, mais en plus rapide, d’aller sélectionner l’onglet “fichier” et l’option “imprimer”.

Ctrl+K

Ce raccourci nous permet d’ajouter rapidement un lien (par exemple vers une page web) au texte sélectionné.

Ctrl+F

Ctrl+F va ouvrir la barre de recherche d’à peu près n’importe quel programme/application.

C’est très utile, par exemple, si tu veux chercher une information précise dans un long texte. En utilisant ce raccourci, tu peux entrer un mot clef et le rechercher rapidement dans la page ou le document.

C’est aussi très pratique pour la correction ou l’uniformisation de textes. Disons que tu écris un texte et que tu te rends compte qu’un mot n’est pas écrit avec une graphie uniforme au travers du document. En utilisant le raccourci Ctrl+F, tu peux rechercher le mot en question pour passer en revue les endroits où il apparaît dans le texte.

Alt+Tab et Ctrl+Tab

Ces deux raccourcis permettent de faciliter la navigation d’une application à l’autre (Alt+Tab) ou d’un onglet à l’autre (Ctrl+Tab).

Par exemple, si tu as plusieurs onglets d’ouverts dans Google Chrome, tu peux les sélectionner un après l’autre avec Ctrl+Tab. Alt+Tab va plutôt ouvrir une boîte qui te montre en miniature toutes les fenêtres et applications ouvertes sur ton ordinateur. En gardant Alt enfoncé et en utilisant Tab pour passer de l’un à l’autre, tu peux sélectionner la fenêtre à ouvrir en relâchant simplement Alt.

Ctrl+Backspace, Ctrl+Delete

Dans un texte, les raccourcis Ctrl+Backspace et Ctrl+Delete suppriment un mot complet à la fois au lieu d’une seule lettre.

Ctrl+Delete est utilisé pour supprimer le mot à droite du curseur tandis que Ctrl+Backspace va supprimer le mot situé à gauche.

Ctrl+flèche gauche/droite

Utiliser les touches Ctrl+flèche gauche ou droite permet de déplacer le curseur d’un mot complet à la fois au lieu d’une seule lettre, ce qui nous évite d’avoir à utiliser la souris pour la navigation rapide dans un paragraphe.  

Ctrl+Home et Ctrl+End

Le raccourci Ctrl+Home permet de retourner au début du document et Ctrl+End permet de se déplacer jusqu’à sa fin. C’est un raccourci qui fonctionne avec la plupart des logiciels/applications, que ce soit un fichier de texte ou une page internet.

Page Up, Page Down et Barre d’espacement

Les touches Page up et Page Down permettent de te déplacer rapidement de haut en bas dans une page, et la barre d’espacement peut être utilisée, entre autres dans un navigateur web, pour descendre dans la page.

Ctrl+B, Ctrl+G, Ctrl+I, Ctrl+U

Ces raccourcis permettent de modifier rapidement la mise en forme du texte sélectionné.

Ctrl+B est le raccourci le plus fréquent pour mettre du texte en caractère gras (comme dans la suite Google Docs par exemple) mais le raccourci pour cette option dans Office et Office online est plutôt Ctrl+G.    

Ctrl+I permet de mettre le texte en italique et Ctrl+U permet de le souligner.

Ctrl+A

le raccourci Ctrl+A permet de sélectionner tous les éléments d’un fichier ou d’un dossier. Dans un texte, ces touches permettent de sélectionner tous les mots en un clin d’oeil.

F2

Cette touche permet de renommer rapidement le fichier/dossier sélectionné.

F5

En appuyant sur la touche F5, la page en cours est actualisée.

Alt+F4

Ce raccourci ferme la fenêtre ou l’application en cours.

Alt+Enter

Ce raccourci affiche les propriétés du fichier/dossier sélectionné.

Ctrl+O

Ce raccourci permet d’ouvrir un fichier dans le programme en cours.

Ctrl(+)+ , Ctrl(+)- ou Ctrl+roulette de la souris

Ces raccourcis permettent d’effectuer un zoom avant (+) ou arrière (-) sur la page.

Ctrl+F4

Ce raccourci ferme le document actif dans une application qui te permet d’avoir plusieurs documents ouverts en même temps.

Raccourcis Windows 10

En plus de nous offrir un nouveau visuel et une panoplie de nouvelles options, le système d’exploitation Windows 10 propose également une panoplie de nouveaux raccourcis clavier méconnus, mais vraiment utiles. (Bon, d’accord. Certains raccourcis existent depuis Windows 7, mais on commence à peine à les découvrir!) Voilà les plus intéressants:

Windows+ flèches (haut, bas, gauche ou droite)

Windows permet de “snaper” nos fenêtres utilisées et d’en placer deux séparées verticalement, ou d’en placer quatre, une dans chacun des coins. La touche Windows suivie de l’une des flèches nous permet de rapidement placer la fenêtre en cours à l’endroit voulu.

Windows+Tab

Comme le raccourci Contrôle+Tab, cette combinaison de touches nous permet d’avoir un aperçu des fenêtres ouvertes et de faire une sélection rapide. Ce raccourci permet aussi de basculer d’un “bureau” à l’autre.

Windows+Ctrl+D et Windows+Ctrl+flèche gauche/droite

Ces raccourcis permettent de naviguer facilement d’un bureau à l’autre. Windows+Ctrl+D crée un nouveau bureau et Windows+Ctrl+flèche gauche ou droite permet d’alterner de l’un à l’autre.

Windows+I

Ce raccourci permet d’ouvrir les paramètres de l’ordinateur.

Windows+L

Ce raccourci permet de verrouiller la session et de changer de compte d’utilisateur.

Windows+PRT SC

Cette combinaison de touche va effectuer une capture d’écran et la sauvegarder dans un dossier nommé “captures d’écran” ou “screenshots” dans le dossier “mes images” de l’ordinateur.

Windows+C

Ouvre Cortana en mode écoute (c’est une fonction qui n’est pas activée par défaut, il faut aller l’autoriser dans les paramètres)  

Windows + ,

En tenant Windows et la touche “,” enfoncée, on peut jeter un coup d’oeil au bureau sans fermer les fenêtres. Une fois les touches relâchées, l’image revient à la fenêtre en cours.  

Windows + flèche haut/bas

La combinaison de la touche Windows et des flèches haut et bas permet d’afficher la fenêtre en plein écran (Windows+flèche du haut), ou de la réduire (Windows+flèche du bas).

Windows + shift + flèche gauche/droite

Ces raccourcis sont particulièrement pratiques quand on travaille avec plusieurs écrans, car ils permettent de déplacer une fenêtre d’un écran à l’autre.

C’est l’heure de la pratique!

Cette liste de raccourcis n’inclue pas tous les raccourcis qui existent sous Windows, pas plus que les raccourcis des outils populaires comme la suite Google (Google Docs, Gmail, etc.), mais c’est un très bon point de départ pour te familiariser avec les commandes les plus utiles au quotidien!

Pour te pratiquer et découvrir de nouveaux raccourcis, rends-toi sur le site Shotrcutfoo qui est un espèce de “tape-touche” pour les raccourcis clavier (et le langage de programmation).

Et toi, quels raccourcis utilises-tu au quotidien? As-tu des suggestions de raccourcis indispensables? Donne-nous ton opinion dans la section commentaires ci-dessous!

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Google Drive, OneDrive ou Dropbox: quel est le meilleur nuage?

Les avantages d’utiliser le cloud au travail sont incontestables. Non seulement ça nous permet d’avoir accès à nos fichiers n’importe où, n’importe quand et sur n’importe quelle plateforme, mais ça facilite aussi énormément la collaboration sur les fichiers qu’on doit partager (pour plus d’informations à ce sujet, je te suggère de te procurer le livre Double ta valeur: accomplis plus travaille moins, un chapitre est consacré aux moyens de production!).

Tout ça sans parler de la paix d’esprit inespérée que ça nous procure de ne plus avoir à s’inquiéter de perdre notre travail parce qu’on a oublié d’enregistrer ou à cause d’une clef USB défectueuse!  

Lire aussi: 5 façons dont le cloud peut te faciliter la vie au travail

Par contre, choisir le service de nuage qui nous convient le mieux est un peu plus problématique.

Comment choisir ton coin de nuage

Tu peux faire affaire avec plusieurs entreprises pour utiliser un service cloud. Pour savoir quelle option choisir, il faut d’abord te demander quelles sont tes priorités. Voilà quelques questions pour guider tes réflexions:

  • Est-ce que tu fais de la rédaction et voudrais pouvoir éditer tes documents sur n’importe quel ordinateur sans faire de doublons ou te préoccuper de la sauvegarde?
  • Est-ce que tu voudrais plutôt faciliter le travail d’équipe avec tes collègues?
  • Est-ce que tu préfèrerais utiliser le cloud pour remplacer ton disque externe que tu es tanné de traîner partout?
  • Quel est le niveau de confidentialité des documents avec lesquels tu travailles, as-tu besoin d’une protection par un cryptage top niveau?

Bref, tes priorités et tes besoins devront guider ton choix car les options que je vais te proposer ont toutes des forces et des faiblesses à considérer.

Il faut d’abord savoir qu’il y a deux grandes catégories d’utilisateurs: ceux qui s’en servent comme backup de masse pour archiver et conserver leurs fichiers (comme les entreprises) et ceux qui s’en servent pour leurs activités quotidiennes (comme les employés).

Ici, on va plutôt s’intéresser à la deuxième option, pour une utilisation day to day dans le cadre de ton travail.

Trois des services d’entreposage et de transfert de fichiers dans le cloud les plus populaires pour l’utilisateur moyen sont Dropbox, Google Drive, et OneDrive.

Ces trois services ont beaucoup de points communs. Ils permettent tous les trois d’entreposer et de partager des fichiers avec n’importe qui à partir du cloud, de collaborer en temps réel sur les mêmes fichiers, de travailler en mode hors connexion et ils peuvent être utilisés en multiplateforme.

Voyons donc quelles sont les particularités de ces nuages, leurs points forts et leurs points faibles, pour que tu puisses choisir ce qui te conviendrait le mieux. Nous allons d’abord les présenter brièvement, puis les confronter dans trois rounds : round 1: les fonctionnalités, round 2: la sécurité et round 3: le tarif.

Google Drive

Disponible sur:

  • Android: oui
  • iOS: oui
  • Windows Phone: non
  • Windows: oui
  • Mac: oui

Même si Google a commencé à travailler sur un service d’enregistrement et de partage par le cloud en 2006, il a fallu attendre 2012 pour que Google Drive soit lancé.

Toutefois, sa croissance a été très rapide, si bien qu’elle a détrôné Dropbox en tant qu’application cloud la plus populaire. C’est sans doute grâce à l’intégration de la G Suite et des applications bureautiques Google Docs: Docs, Sheets et Slides (les versions Google de Microsoft Word, Excel et PowerPoint), offertes gratuitement et qui peuvent remplacer avantageusement la suite Office pour les besoins de base.

L’application Drive se télécharge sur Android, Windows, iOS et Mac. On peut donc accéder à nos documents sur la grande majorité des ordinateurs, tablettes et smartphones, soit en ligne sur le site de Google Drive, soit à partir des dossiers synchronisés à même un ordinateur.

OneDrive

Disponible sur:

  • Android: oui
  • iOS: oui
  • Windows: oui
  • Windows phone: oui
  • Mac: oui

Ce service, lancé en 2007 sous le nom de Windows Live Folders, a changé de nom à quelques reprises pour être finalement rebaptisé Microsoft OneDrive en 2014.

Plusieurs d’entre nous ont été introduits à OneDrive au passage à Windows 8 ou Windows 10 car il a été intégré à ces systèmes d’exploitation. C’est, grosso modo, la version Microsoft d’iCloud.

OneDrive est lié à un compte Microsoft qui donne également accès au compte Xbox Live, Outlook et Skype.  

Dropbox

Disponible sur:

  • Android: oui
  • iOS: oui
  • Windows: oui
  • Windows phone: oui
  • Mac: oui

Dropbox est une entreprise qui a été fondée en 2007 par Drew Houston et Arash Ferdowsi.

C’est la frustration engendrée par l’oubli de sa clef USB qui a motivé Drew Houston à rédiger les premières lignes de code de l’application en attendant le bus vers New York dans le Chinatown de Boston en 2006.

Peu de temps après, Ferdowsi se joint à lui pour fonder l’entreprise et ils peuvent bénéficier du fonds Y Combinator pour la développer. L’année suivante (2008), Dropbox se retrouve parmi les 50 finalistes qui peuvent présenter leur entreprise à l’occasion de la conférence de TechCrunch50 à San Francisco.

Dropbox  lance son service à cette occasion avec une liste d’attente de près de 200 000 personnes qui comptaient les jours avant de pouvoir utiliser l’application.

Dropbox est donc l’un des pionniers dans la popularisation du cloud comme outil personnel pour la sauvegarde et le partage des données.

L’application est simple d’utilisation et a toujours été à la hauteur des attentes des utilisateurs malgré les hauts et les bas qu’une entreprise de ce genre est vouée à connaître.

Round 1: Les fonctionnalités  

Les fonctionnalités pèsent très lourd dans la balance au moment de choisir quel service de cloud utiliser. C’est ce qui fait en sorte qu’il correspond à nos besoins ou pas pour faciliter notre travail et améliorer notre efficacité.

Google Drive

Google Docs

Google Drive est la plateforme tout indiquée pour collaborer avec des collègues et travailler sur les mêmes documents à l’aide de Google Docs.

Son système de sauvegarde et de synchronisation est très au point. Autrement dit, pas de risque de se retrouver avec 10 versions différentes du même document ou avec des erreurs qui empêchent d’ouvrir un fichier.

Plusieurs collègues peuvent travailler sur le même fichier et voir les modifications apportées par chacun en temps réel sans aucun problème. Pas besoin d’attendre que quelqu’un d’autre ait fermé le fichier sur son poste de travail!

De plus, on peut gérer les autorisations des gens à qui on partage nos fichiers. On a l’option de les inviter en lecture seule, de choisir s’ils peuvent aussi commenter, ou on peut leur donner la liberté de modifier directement le texte et de faire des suggestions.

Il y a aussi l’option de laisser des commentaires tout au long du document ou d’utiliser le système de messagerie intégré, ce qui rend la communication encore plus efficace.

De plus, Google Docs propose une fonction méconnue: la reconnaissance optique des caractères (OCR). Ce qui veut dire que c’est possible de prendre une photo d’un texte, de l’enregistrer dans le drive, de sélectionner avec le clic droit “ouvrir avec Docs” et Google Docs va “lire” l’image et la convertir en texte.

Les formats compatibles sont PDF, JPEG, PNG et GIF. Toutefois, il faut que le texte sur l’image soit d’une police d’écriture très simple (comme Arial ou Times New Roman) et éviter l’écriture manuscrite.

Autres

Au niveau de l’organisation des dossiers, Google Drive propose des options simples, mais efficaces: les codes de couleur et la description des dossiers, accessible dans la section “détails” du clique droit. C’est l’endroit idéal pour y ajouter des mots clefs, ce qui facilite la recherche quand on a beaucoup de dossiers.

Intégrations et automatisation

En plus de la suite bureautique Docs, Sheets et Slides, d’autres applications Google comme Google Forms, Google My Maps, Google Drawing et une panoplie d’applications mises au point par d’autres entreprises peuvent être intégrées et utilisées dans Google Drive selon nos besoins (personnellement j’utilise beaucoup MindMeister et Mindmup).  

C’est aussi possible d’intégrer Google Drive dans d’autres applications comme Asana, Slack, Lucidchart, ou Evernote, pour ne nommer que ceux-là.
L’automatisation de différentes actions utilisant Google Drive est aussi possible à l’aide d’outils comme Zapier ou IFTTT.

OneDrive

Office Online et Office 365

L’un des principaux intérêts de OneDrive est que ce service fonctionne main dans la main avec la suite bureautique Microsoft Office. Autrefois très coûteuse, la suite Office est maintenant offerte gratuitement (en partie) avec Office Online, et de façon abordable et avantageuse avec Office 365.

Office Online permet d’utiliser Word, Excel, PowerPoint et OneNote à partir de n’importe quel appareil en ligne. C’est l’équivalent en termes de possibilités (à peu de choses près) à avoir Microsoft Office famille et petite entreprise, mais sans aucun frais!

Microsoft Word online

Par contre, quelques options, comme le publipostage et la section “références”, sont absentes de Word Online (les notes de bas de page sont toutefois accessibles par un onglet distinct).

Pour ceux qui ont besoin d’un peu plus que la création de documents de base, Office 365 propose le “full package” qui peut être utilisé avec OneDrive.

Dans les deux cas, il est possible de partager les fichiers avec n’importe qui et de choisir s’ils ont l’accès en lecture seule ou s’ils peuvent aussi les modifier. Quand plusieurs personnes travaillent sur le même document, on peut voir les modifications en temps réel et la personne qui les effectue grâce à un petit curseur au nom de l’utilisateur qui suit ses mouvements.  

On peut aussi modifier un document du cloud dans une version de Microsoft Office hors ligne (comme Office 2016) et les changements seront synchronisés.

Finalement, Office Online est également disponible en mode hors connexion, ce qui veut dire qu’on peut éditer un document de OneDrive même hors ligne et qu’il se synchronisera dès qu’une connexion internet sera détectée.

Autres

Puisque l’identifiant Microsoft est aussi utilisé en tant qu’identifiant Skype, ce service de messagerie instantanée est disponible à même OneDrive. C’est une intégration qui peut être très pratique pour discuter en direct avec les collaborateurs sur un document.  

Intégrations et automatisation

Mis à part la suite Office et Skype, OneDrive ne propose pas vraiment l’intégration d’autres applications, et les autres applications ne proposent que rarement d’intégrer OneDrive.

Toutefois, c’est possible d’automatiser certaines actions qui concernent OneDrive par l’entremise de Zapier ou IFTTT.

DropBox

Avec un compte Dropbox de base, on a accès aux fonctions de base, ce qui est très peu comparativement à Google Drive et OneNote.

Du moins, c’était le cas avant le 30 janvier 2017.

C’est à cette date qu’a été lancé Paper, un outil d’édition et de collaboration surprenant et très peu connu puisqu’il s’est lancé dans le bain assez tardivement et qu’il fait face à plusieurs compétiteurs bien établis.   

En plus des possibilités de base du compte Dropbox personnel, soit l’utilisation en multiplateforme, le partage des documents et la collaboration, Paper fait passer la création de documents collaboratifs à un autre niveau.

Dropbox Paper

L’outil Paper se distingue des autres éditeurs de documents tant au niveau visuel qu’au niveau de l’utilisation. Tout y est optimisé pour la création de documents polyvalents qui favorisent la collaboration.

Tout d’abord, l’apparence de l’éditeur est très épurée et sans distractions. En plus de pouvoir ajouter des images, tableaux, numérotations et listes à points comme dans les éditeurs de texte traditionnels, on peut également ajouter des listes à cocher et attribuer les tâches à d’autres collaborateurs avec une date d’échéance. C’est aussi possible d’intégrer des éléments (comme des vidéos YouTube, des pistes sonores de SoundCloud, des tableaux Pinterest, etc) et des lignes de code.

Drobpox Business

Trois forfaits sont disponibles pour Dropbox Business: standard, avancé et entreprise. Selon le forfait choisi, l’espace de stockage augmente, la sécurité est renforcée et l’utilisateur a accès aux commandes d’administration avancées.

Les clients de Dropbox Business bénéficient également de  la récupération de données pendant 120 jours et de Smart Sync qui permet de réduire le poids des fichiers sur l’ordinateur en effectuant une synchronisation intelligente et sélective.

Intégrations et automatisation

L’un des points forts de Dropbox est l’intégration de Microsoft Office 365 dans Dropbox Business. Ça permet d’enregistrer des documents de la suite Office directement dans Dropbox et de les modifier à même le cloud en mode collaboratif à l’aide de Office Online.

Plusieurs autres partenaires de Dropbox proposent des intégrations, comme Symantec, Blackboard, VMware AirWatch et okta. C’est aussi possible de synchroniser Google Agenda pour, par exemple, prendre et partager des notes de réunion entre collègues.

Dropbox peut également être intégré dans un grand nombre d’autres applications pour faciliter le partage des fichiers, comme dans Asana ou Slack par exemple.

C’est également très facile de s’en servir pour automatiser certaines tâches grâce à des services comme Zapier ou IFTTT.  

Le gagnant est…

Le match est tellement serré que c’est impossible de déclarer un vainqueur: Google Drive et Dropbox arrivent ex aequo.

Avant l’arrivée de Paper, Google l’aurait remporté haut la main dans le volet fonctionnalités. Depuis la disponibilité de ce nouvel outil, Dropbox offre non seulement une alternative pour la collaboration, mais aussi un complément à la G Suite car les liens des documents de Google peuvent être importés dans Paper.

Tout dépend donc des besoins. Pour la variété des outils et des intégrations, Google Drive a encore un bon pas d’avance, mais pour la collaboration et le suivi du travail, Paper l’a dépassé dans la course.

Round 2: la sécurité

La sécurité des données contre le piratage et le vol d’informations est un critère très important à considérer avant de choisir de déposer des fichiers dans le cloud.

Évidemment, les besoins en sécurité sont relatifs à la confidentialité des données de nos fichiers.

Par exemple, ce ne serait pas la fin du monde pour moi si un pirate informatique avait accès à mes brouillons d’articles de blogue. Si je conservais des informations confidentielles sur des clients et que ça pouvait permettre des vols d’identité ou des fraudes bancaires en cas de faille… Ce serait une autre paire de manches.

Voilà où se situent Google Drive, OneDrive et Dropbox concernant la sécurité des données.

Google Drive

Le transfert des fichiers dans Google Drive est protégé par un cryptage 256-bit SSL/TLS et 128-bit AES lors de la conservation des données “au repos”.

C’est également possible d’activer la fonction d’authentification en deux étapes pour plus de sécurité.

Toutefois, Google a déjà été mêlé à des histoires de non-respect des termes de services et de problèmes de sécurité à l’interne.

La NSA (National Security Agency, organisme gouvernemental du département de la Défense des États-Unis) aurait également eu accès aux fichiers entreposés dans Google Drive, selon la révélation d’Edward Snowden en 2013.

À peine un mois avant ce scandale, Google annonçait que leur niveau de sécurité allait être augmenté. Quel hasard!

Pour ma part, je ne conserve rien sur mon Google Drive qui pourrait intéresser la NSA alors je ne m’en fais pas plus qu’il faut avec ce point.

Un autre danger réside dans le fait que Google utilise le même identifiant et mot de passe pour connecter les utilisateurs à une panoplie de services, ce qui augmente l’ampleur des risques en cas de pépin. C’est donc particulièrement important de choisir un mot de passe complexe et de le changer de temps en temps. 

OneDrive

Dans OneDrive, les données sont protégées par SSL lors de leur transfert et de la sauvegarde sur leurs serveurs, mais seuls les abonnés business ont droit au cryptage des données qui sont “au repos” et immobiles une fois le transfert terminé.

Pour bénéficier d’une sécurité supplémentaire, les utilisateurs d’un compte de base de OneDrive ont donc tout intérêt à activer la vérification en deux étapes.

Dropbox

Les fichiers conservés dans Dropbox sont protégés par un cryptage AES 256 bit et par 128 bit AES SSL/TLS ou supérieur lors des transferts. Tout comme OneDrive et Google Drive, l’option de vérification de l’identité en deux étapes peut être activée.  

La version Dropbox Pro renforce la sécurité en permettant d’activer les permissions de collaborer et l’échéance des liens de partage, ce qui fait en sorte que les utilisateurs doivent saisir un mot de passe pour pouvoir modifier les documents et qu’ils n’y ont accès que pendant un certain temps.

Ça n’empêche pas Dropbox d’être sporadiquement la cible de pirates informatiques. Par exemple, les comptes de certains clients ont déjà été piratés grâce à l’envoi d’un message prétextant que quelqu’un voulait partager un lien avec eux et en leur demandant d’entrer leurs identifiants de connexion. Ce faisant, les pirates ne pouvaient pas franchir les barrières de protection de Dropbox mais ont tout de même réussi à hacker les comptes en misant sur la naïveté des clients.

Le gagnant est…

Sans hésitation, Dropbox (clique ici pour voir tous les détails de sécurité concernant leurs services).

Leurs failles au fil du temps ont été principalement d’origines externes, contrairement à Google et Microsoft qui ne sont pas les champions du respect de la vie privée…

Toutefois, il faut garder en tête que les plus grands dangers de sécurité ne proviennent pas du cryptage des services d’enregistrement cloud, mais bien des utilisateurs eux-mêmes qui sont le plus souvent la proie des pirates informatiques. La naïveté humaine reste le maillon faible!

Round 3: Le tarif

Google Drive

Le compte Google gratuit de base inclut un hébergement cloud de 15 Go.

Cet espace est partagé avec la boîte de réception du compte Gmail (faites gaffe aux pièces jointes volumineuses), avec Google+ et avec Google photos.

Toutefois, si notre smartphone est synchronisé avec le compte Google, l’espace nécessaire pour la sauvegarde automatique des photos de l’appareil n’est pris en compte que si on décide de les sauvegarder en pleine résolution. Aussi, tous les documents de la suite Google Docs sont hébergés sans prendre d’espace.

Au besoin, on peut faire passer l’espace de stockage à 100 Go pour 2,79 $/mois, à 1 To pour 13,99 $/mois ou à 10 To pour 139,99 $/mois.

OneDrive

Le compte OneDrive gratuit inclut 5 Go d’espace de stockage. Si on désire plus d’espace, on peut obtenir 50 Go pour 2 $/mois ou bien prendre un abonnement Office 365 Personnel pour 69 $/année qui nous donne 1 To d’espace, ou Office 365 Famille qui nous donne 5 To.

Dropbox

Le compte gratuit de Dropbox comprend 2 Go. Toutefois, c’est possible de débloquer beaucoup d’espace en réalisant différentes actions, comme en invitant d’autres personnes à utiliser Dropbox (+500 Mo/parrainage), en utilisant la fonctionnalité synchronisation de l’appareil photo du téléphone (+ 3 Go) en réalisant le tutoriel de prise en main (+250 Mo) et la prise en main sur mobile (+250 Mo) en jumelant un compte professionnel à un compte personnel (+2 Go) et au fil du temps d’autres options s’ajoutent pour pouvoir “gratter les fonds de tiroirs” et accumuler de l’espace supplémentaire. Pour ma part j’en suis à 11,5 Go au total.

Pour avoir plus d’espace plus rapidement, il faut adhérer à l’un des forfaits business proposés, soit Standard pour 2 To à 17,50 $/mois (par utilisateur, à partir de 3 utilisateurs), Avancé pour tout l’espace dont on a besoin à 27,50 $/mois (par utilisateur, à partir de 3 utilisateurs) ou Entreprise qui n’est pas un forfait fixe mais plutôt un appel à discuter avec eux pour élaborer une solution sur mesure.

Le gagnant est…

Google Drive. Ce service remporte à la fois du côté de la plus grande capacité de stockage gratuite, mais aussi du rapport quantité/prix de leurs forfaits. À 2,79$/mois pour 100 GO de stockage, surtout quand on sait que les Google Docs ne pèsent pas dans la balance, c’est très rentable.

Résumons…

Google Drive, OneDrive et Dropbox ne sont pas parmi les services les plus populaires sans raison, ils répondent chacun à leur façon aux différents besoins des utilisateurs.

Au niveau des fonctionnalités, tous les trois offrent le partage facile des documents et la collaboration à partir d’outils intégrés comme Office Online, Google Docs et Paper.

Au niveau de la sécurité, Dropbox propose une très bonne protection tout en permettant aux utilisateurs de prendre en main une partie de la sécurité de leurs documents. Les trois options demandent par contre d’être toujours vigilants, de choisir des mots de passe difficiles à hacker et il serait sage d’activer les fonctions d’identification en deux étapes.

Finalement, au  niveau du prix, Google Drive éclipse la concurrence par sa flexibilité et son tarif avantageux.

Pourquoi n’en choisir qu’un seul?

La bonne nouvelle, c’est qu’on n’est pas obligés de se limiter à un seul service. Ils peuvent très bien avoir des usages complémentaires.

Par exemple, un bon combo serait d’utiliser Google Drive pour tout ce qui est feuilles de calculs, présentations style Powerpoint, rédaction, révision et correction de documents textuels, mais d’utiliser Dropbox Paper comme outil de brainstorm, de suivi du travail et de mise en forme de projets. Les fichiers qui demandent un plus haut niveau de sécurité peuvent être entreposés dans Dropbox et la grande quantité d’espace disponible sur Google Drive permet d’y placer tous les autres documents d’usage courant.

Ceux qui ne jurent que par Microsoft Office seront aussi satisfaits d’utiliser Office 365/OneDrive et l’intégration que propose Dropbox Business. De cette façon, toutes les fonctions de la suite Office sont disponibles et l’outil Paper par Dropbox complémente très bien le peu d’options de collaboration que propose OneDrive.

Bref, à mon avis, DropBox est redevenu un must depuis l’intégration de Paper et il constitue un choix judicieux pour sauvegarder une copie des documents plus importants. Google Drive et One Drive proposent quant à eux des outils bureautiques polyvalents qui répondent à différents besoins, mais Google Drive est définitivement plus avantageux côté prix et au niveau des intégrations à d’autres plateformes.

Même si Google Drive, OneDrive et Dropbox sont trois des services les plus populaires, il existe aussi plusieurs autres entreprises qui offrent des services d’entreposage sur le cloud, comme Box, Amazon Drive, pCloud, MediaFireOwnCloud ou Yandex Disk, pour ne nommer que ceux-là. Alors si tu veux comparer davantage d’offres de services, je t’invite à aller faire un tour sur les sites de ces entreprises!

Dans tous les cas, l’entreposage de documents dans le cloud est un merveilleux outil au quotidien, mais ne constitue pas une méthode de conservation infaillible. C’est préférable de conserver une ou deux copies des documents importants à différents endroits pour éviter de perdre nos données en cas de pépin.

Et toi, que penses-tu de Google Drive, OneDrive et Dropbox? As-tu l’intention d’essayer l’un de ces outils, ou as-tu des commentaires ou des expériences vécues à nous partager concernant le cloud? La section commentaires juste en dessous est là pour ça! 🙂

6 l'enregistrement sur le cloud

5 façons dont le cloud peut te faciliter la vie au travail

Si tu as été le moindrement attentif à ce qui s’est passé dans le monde des technologies au cours des 10 dernières années, tu as probablement déjà entendu parler de l’enregistrement dans le “nuage”, qu’on appelle aussi cloud pour les franglophones.

Peut-être que tu utilises déjà Dropbox pour partager des photos et des vidéos avec ta famille par exemple. Ou bien que l’appareil photo de ton smartphone se synchronise automatiquement avec Google Photo pour que tu puisses sauvegarder tes clichés et les importer rapidement sur ton ordinateur.

Malheureusement, le cloud est un outil qui demeure méconnu et sous-estimé de beaucoup d’entreprises.

Les grandes frustrations comme la perte de fichiers non sauvegardés, la nécessité de toujours tout transporter sur une clef USB ou travailler en équipe sur un même document (messages d’erreurs et doublons de fichiers à l’horizon!) sont facilement réglées et reléguées aux problèmes du passé en utilisant un service de stockage sur le cloud.

Plus précisément

Se servir du nuage, c’est un peu comme déposer son argent à la banque.

Je m’explique:

On pourrait mettre toute notre fortune dans des bas de laine sous notre matelas et risquer de tout perdre en cas de pépin (pas super brillant), ou faire affaire avec une entreprise spécialisée dans la gestion/conservation de la monnaie qui va l’entreposer pour nous en lieu sûr. Ce n’est pas un lieu qui nous appartient physiquement (comme le bon vieux bas de laine), mais un système est mis en place pour qu’on puisse avoir accès à notre argent à tout moment.

Même principe pour le cloud.

C’est comme si, au lieu de conserver nos fichiers sur un disque dur au bureau (l’équivalent du bas de laine) on déposait nos fichiers dans une “banque” (le serveur du cloud), qui sécurise leur entreposage et nous y donne accès par internet.

La vidéo ci-dessous présente un extrait d’une conférence que Steve Jobs a présentée en 1997.  Je t’invite à y jeter un coup d’oeil pour comprendre à quel point c’est une avancée technologique qui a été préparée longtemps et qui était attendue avec enthousiasme.

Monsieur Apple voyait le train arriver de loin. Il y a déjà 20 ans, il vantait les avantages pratiques que le cloud offrirait à “monsieur et madame tout le monde” le jour où elle serait plus accessible.

Bref, c’est maintenant chose faite et on serait bien fous de s’en passer!

Donc, que ce soit pour être utilisé avec tes coéquipiers ou simplement pour faciliter tes tâches quotidiennes, voilà les 5 principaux avantages de te servir du cloud au travail:

  1. Le partage des fichiers et la collaboration
  2. L’utilisation multiplateforme
  3. Les outils complémentaires
  4. Les intégrations et l’automatisation
  5. La sécurité des fichiers

1-Partage et collaboration

Tu as sûrement déjà été victime de la spirale infernale dans laquelle on est entraînés quand on travaille sur un document numérique en collaboration avec des collègues.

Peu importe le système qu’on adopte, on dirait qu’on se retrouve toujours avec des doublons de fichiers à n’en plus finir (résultat d’un échange interminable de différentes versions par courriel).

Et que dire du maudit pop-up “Erreur: le document que vous tentez d’ouvrir est déjà en cours d’exécution, etc., etc.” qui survient sans bonne raison quand le fichier est partagé sur un réseau de bureau! (Oui, tu hantes encore mes cauchemars Office 2003…).

Hé bien l’un des principaux avantages du cloud est de rendre possible le travail sur un seul et même fichier accessible par n’importe qui, n’importe où et n’importe quand. Certains services permettent aussi que les fichiers soient modifiés par plusieurs personnes en même temps et affichent les changements en temps réel.

Les applications de collaboration et stockage de la G Suite de Google Cloud (Docs, Sheets, Slides, Forms) par exemple, permettent également de sélectionner le type d’accès qu’on veut donner à certaines personnes: lecture seule, lecture/commentaires ou lecture/commentaires/modifications.

De cette façon, on peut facilement partager des documents sur lesquels on voudrait avoir des commentaires et des suggestions, ou simplement les faire réviser et corriger.

Finie l’époque du stylo rouge!   

2-Multiplateforme

Imagine que tu es chez toi, le weekend, en train d’écouter la nouvelle saison de House of Cards. Soudainement, Frank Underwood t’inspire pour une super idée que tu pourrais intégrer dans un document de travail.

Au lieu de l’écrire sur un bout de papier, de le perdre et te dire lundi matin au bureau “Il me semble que j’ai eu une idée en écoutant Netflix, c’était quoi déjà?”, tu peux accéder à tous tes dossiers à partir du PC dans le salon, de la tablette dans la cuisine ou même du téléphone dans tes poches et ajouter ton flash de génie directement dans le bon fichier.  

Pas d’intermédiaire, pas de perte de temps, et pas de perte d’idées!

Les services de nuages les plus populaires (dont Google Drive, Dropbox, One Drive, iCloud et Amazon Drive) offrent un service multiplateforme. Il suffit d’installer l’application sur un ordinateur Windows, un Mac, un iPhone, un iPad, une tablette ou un téléphone Android, de s’identifier et le tour est joué.

Dès que le périphérique détecte une connexion internet, il effectue la synchronisation pour qu’on puisse y retrouver tous nos fichiers.

3-Outils complémentaires

En plus d’héberger nos fichiers, certains services de nuages permettent l’utilisation d’outils complémentaires.

Google Drive (je mentionne encore une fois Google en exemple parce qu’à mon avis leur offre de cloud est parmi les plus polyvalentes et élaborées) permet de connecter des applications tierces à notre compte. Il y en a vraiment pour tous les goûts et tous les besoins: des apps de cartes mentales, de réalisation de diagrammes, de montage vidéo, de signatures électroniques, “en voulez-vous, en v’là”!

Ces applications peuvent donc complémenter la G Suite et proposent des outils adaptés et efficaces pour travailler plus intelligemment.

4-Intégrations et automatisation

Plusieurs logiciels et applications permettent d’intégrer des services de cloud pour faciliter le partage de documents. Asana par exemple, l’un des gestionnaires de tâches et de projets les mieux connus, propose l’intégration avec Dropbox, Box et Google Drive. Ça facilite donc énormément le suivi du travail avec les collègues.

Utiliser un cloud rend aussi possible l’automatisation de certaines tâches. Voilà quelques exemples qu’on peut configurer en utilisant le service IFTTT:

  • Backup automatique de tous nos contacts dans un fichier
  • Enregistrer automatiquement les captures d’écran dans un dossier
  • Sauvegarder automatiquement les pièces jointes reçues par courriel dans un dossier
  • Uploader automatiquement les photos d’un dossier précis du cloud dans Flickr, Instagram ou Pinterest
  • Télécharger automatiquement les pistes aimées sur SoundCloud dans un dossier
  • Faire un backup automatique des messages textes reçus
  • Faire un fichier qui se met à jour automatiquement avec tous les tweets qui mentionnent ton nom sur Twitter

Ce ne sont que quelques exemples parmi un nombre de possibilités presque incalculable.   

Les intégrations et automatisations peuvent donc nous faire gagner beaucoup de temps et nous aider à être plus efficaces.

5-Sécurité des fichiers

Peu importe qu’on sauvegarde nos documents numériques sur un disque à mémoire flash, un disque dur magnétique ou une clef USB, aucune de ces options n’est infaillible.

Si on n’est pas vigilant, le risque de perdre tous nos fichiers est bien réel. Imagine le scénario: tu travailles depuis trois mois sur le dossier de présentation d’un projet super important pour l’entreprise où tu travailles. Deux jours avant la date de remise, tu essaies d’ouvrir le fichier et une fenêtre pop-up t’annonce “Répertoire illisible ou endommagé”.

Je ne vois pas quel scénario serait plus contreproductif!

Heureusement, c’est le genre de chose qui ne risque pas d’arriver avec l’enregistrement sur le nuage. La plupart des grands fournisseurs de service cloud ont plusieurs centres de données situés à différents endroits, ce qui leur permet de conserver des backups des fichiers de leurs clients. De cette façon, si, par exemple, un tremblement de terre détruit l’un de leurs centres, les données sont en sécurité et encore accessibles à partir d’un autre.

C’est quand même recommandé de conserver plusieurs versions d’un fichier important, mais au moins tu ne perdras plus tes données à cause d’une clef USB qui a trop de vécu!

À lire aussi: 3 trucs pour ne plus courir le risque de perdre tous tes fichiers 

Pour ce qui est de la sécurité au niveau du piratage, le niveau de cryptage des données et la façon dont elles sont cryptées rendent le tout généralement plus sécuritaire que le stockage de fichiers dans le serveur de l’entreprise.

Je dis généralement, mais tout dépend bien sûr des ressources déployées et des technologies utilisées par les entreprises pour assurer la sécurité de leurs données. C’est très variable de l’une à l’autre. J’ose espérer que les serveurs de Desjardins sont mieux protégés que ceux d’un OSBL régional.

Enfin, il ne faut pas oublier que la sécurité offerte par les services de cloud a été mise en place par des entreprises spécialisées. Tout dépendant des besoins, certains, comme Amazon Web Services, permettent même à leurs clients de gérer le cryptage de leurs données s’ils le désirent. De cette façon, ils peuvent faire héberger leurs données à l’externe tout en étant les seuls à y avoir accès et gérer la sécurité des fichiers confidentiels comme ils le souhaitent.

Tout dépend donc de la nature de l’entreprise pour laquelle tu travailles, du niveau de confidentialité des données et de l’ampleur des ressources déployées par le département informatique pour sécuriser les données.

C’est généralement assez facile de déterminer si un niveau de sécurité supérieur à ceux qu’offrent les principaux services de cloud est réellement nécessaire et vaut la peine de se priver des nombreux avantages qu’offre l’utilisation du nuage.

Finalement

Les avantages d’utiliser le cloud pour nos tâches quotidiennes sont incontestables:

  • Ça nous permet de partager nos fichiers plus efficacement et de faciliter la collaboration.
  • L’utilisation en multiplateforme fait en sorte qu’on peut avoir accès à nos dossiers en tout temps et à n’importe quel endroit qui dispose d’une connexion internet.
  • Les outils complémentaires disponibles avec certains fournisseurs de services peuvent grandement faciliter notre travail au quotidien.
  • Les intégrations et l’automatisation peuvent nous faire gagner beaucoup de temps et nous permettre de travailler plus efficacement.
  • L’enregistrement sur le nuage nous procure la paix d’esprit quant à la sécurité de nos données qui ne risquent plus d’être perdues à cause d’un disque dur défectueux.

C’est donc un no-brainer, le nuage est définitivement un outil qui peut être déterminant pour améliorer ta productivité.

Prudence!

Toutefois, il faut quand même être prudent. Malgré la fiabilité du cloud, ce n’est pas une méthode de conservation parfaite; aucune n’est parfaite!

Déposer nos fichiers dans le nuage, c’est aussi accepter de ne plus avoir le contrôle sur leur conservation. Ça arrive rarement, mais ce n’est pas impossible que notre compte soit bloqué et qu’on ne puisse plus accéder à nos données si on enfreint les politiques d’utilisation (ce qui peut arriver sans même qu’on s’en rende compte) des entreprises à qui on décide de faire confiance. On n’est pas non plus à l’abri d’un problème technique au niveau des serveurs (c’est déjà arrivé à Google par le passé).     

Donc, si tu tiens absolument à conserver tes documents sur un seul support, je te conseille d’abandonner l’informatique et de les graver dans la pierre. C’est la façon la plus efficace de t’assurer qu’ils passeront l’épreuve du temps.

Sinon, la méthode la plus sécuritaire est la dispersion des documents. Autrement dit, conserve des copies de tes documents importants à deux ou trois endroits. Par exemple, tu peux conserver une copie dans le cloud, une copie sur un disque dans ton ordinateur et une autre dans un disque externe entreposé à un autre endroit que ton ordinateur. Tu peux aussi faire imprimer certains documents et les ranger dans un classeur pour être vraiment, vraiment safe!

Comme ça, en cas de bogue de l’an 2 000 en retard ou d’incendie à ton lieu de travail, tu pourras retrouver tes dossiers à au moins l’un de ces endroits.

Un employé averti en vaut deux!

Alors, sois prudent, mais ne te prive pas des avantages du cloud. Il ne reste maintenant qu’à choisir le service qui convient le mieux à tes besoins…

À lire aussi: Google Drive, OneDrive ou Dropbox: quel est le meilleur nuage?

6 Les distractions nous empêchent d'être productifs

Deux façons de neutraliser les armes de distraction massive

Les armes de distraction massive sont subtiles et dangereuses. Elles nous frappent sans même que l’on se rende compte des dégâts qu’elles causent.

Un bon matin, au boulot, on planifie notre journée en établissant nos objectifs à atteindre, on se met au travail et à la fin de la journée on se targue d’avoir été super productif.

Pourtant, on n’a absolument rien accompli de ce qui était sur notre liste d’objectifs. A-t-on réellement été productif, ou simplement occupé?

La vérité est qu’on a passé la journée à réagir aux différents stimulus de notre environnement:

  • on est allé consulter chaque courriel au fur et à mesure que les notifications nous chantonnaient leur arrivée,
  • on a répondu dix fois au téléphone,
  • on a écouté avec intérêt un collègue avoir une conversation houleuse avec un client insatisfait,
  • on a donné un coup de main à un autre collègue qui est venu nous demander de l’aide,
  • on a répondu aux questions sur l’avancement de notre travail au manager qui est venu nous voir à l’improviste,
  • on a assisté à un meeting d’équipe…

Mais, au final, quel est le temps qu’on a pu passer à travailler de façon ininterrompue sur nos tâches? Une heure? Deux heures?    

Quand on sait qu’il faut travailler pendant un certain temps sans interruption pour être réellement productif, on réalise que ces moments précieux représentent à peine le quart de notre journée de travail.

Pire encore, les petits moments de distraction, où absolument rien n’est accompli de productif, s’accumulent et peuvent te voler un peu plus de 2 heures de ton temps chaque jour, soit 759 heures par année, ce qui représente environ 20 semaines de travail à temps plein.

 

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Nombre de semaines de travail perdues annuellement à cause des distractions.

 

Et comme si ce n’était pas assez, chaque interruption, que ce soit de 10 secondes ou 10 minutes, affecte notre productivité de façon immédiate et on peut mettre jusqu’à 25 minutes à retourner dans l’état de concentration où on était avant d’être interrompu.  

Bref, c’est complètement désastreux!

Des coupables insoupçonnés

Quand on pense aux distractions, on a tout de suite en tête les médias sociaux. Elles ont le dos large ces chères plateformes! Pour éviter que les employés n’aillent perdre leur temps sur Facebook ou YouTube, les entreprises vont jusqu’à complètement bloquer l’accès à ces sites sur leurs réseaux.

S’ils croient enrayer le problème des distractions au travail de cette façon, ils vont être bien vite déçus.

Voilà plutôt les véritables coupables:

  1. L’environnement de travail
  2. Notre cerveau

Il est vrai que les médias sociaux peuvent être une source de distraction, mais l’avantage est qu’avec un peu de discipline on peut facilement les empêcher de nous nuire et décider des moments où on veut y consacrer du temps. C’est une distraction qu’on peut contrôler. 

Celles qui sont sous-estimées et beaucoup plus néfastes sont plutôt liées à notre environnement de travail, par exemple: les lieux de travail bruyants, les ordinateurs lents, les mauvaises connexions internet, les chaises inconfortables, etc.

Notre cerveau a également une grande part de culpabilité pour ce qui est de nous distraire. Il est programmé pour être paresseux et va toujours avoir tendance à choisir l’option la plus facile, ce qui nous pousse souvent vers diverses distractions.

La solution

Selon David Rock, neuroscientifique et directeur du NeuroLeadership Institute, il nous est simplement impossible de ne pas être distrait par les distractions. La solution serait donc d’en éliminer toutes les sources, dans la mesure du possible.

Moins de stimulus = moins de distractions. C’est bien logique.

Alors, dans les paragraphes qui suivent, on va voir de quelles façons on peut modifier notre environnement et décoder notre cerveau pour pouvoir enfin passer des journées à être réellement productif.

Adapte ton environnement

Évidemment, on ne peut pas contrôler toutes les distractions qui se trouvent dans notre environnement, mais on peut généralement avoir une certaine marge de manoeuvre.

Les médias sociaux

Je crois que le monde s’emballe un peu trop en diabolisant les médias sociaux et en leur collant l’étiquette de distraction ultime.

Le problème, ce n’est pas réellement d’aller sur Facebook ou YouTube de temps en temps. Ce n’est pas pire qu’un employé qui prend 5 minutes à toutes les heures pour un break cigarette. Le vrai problème, c’est quand ces moments ne sont pas planifiés et qu’ils prennent le dessus à chaque nouvelle notification.

Loin des yeux…

C’est difficile de résister à la tentation d’aller voir si on a des nouvelles notifications quand notre téléphone est constamment sous nos yeux. Alors, range-le hors de ta vue jusqu’à ce ce soit le moment de la pause.

Combattre le feu par le feu

Si tu n’as pas vraiment le choix d’avoir ton smartphone près de toi parce que tu t’en sers comme outil de travail, alors tu peux combattre le feu par le feu et utiliser des applications pour bloquer les notifications, les applications et les sites de ton choix à des moments que tu auras déterminés. Ce genre d’application est aussi disponible pour les ordinateurs. En voilà quelques exemples:

L’espace de travail

Une aire ouverte, c’est génial à la maison, mais ça l’est beaucoup moins au bureau.

Selon Susan Cain, auteure de l’ouvrage à succès Quiet: The Power of Introverts in a World That Can’t Stop Talking, les employés les plus productifs sont généralement ceux qui ont accès à un espace de travail privé, comme un bureau fermé, et qui peuvent l’aménager de façon à éviter les interruptions.

Malheureusement, la majorité des travailleurs ne peuvent pas disposer de leur propre bureau. Il faut donc faire un peu plus d’efforts et utiliser des techniques pour éviter les distractions.

Réduis les interactions spontanées

L’une des plus grandes sources de distraction est d’être interrompu par quelqu’un d’autre. Ce peut être un collègue ou un manager qui vient nous parler en personne ou encore un appel téléphonique. Dans ces situations, les applications de messagerie ou de plateformes sociales internes peuvent être utilisées pour réduire certaines de ces distractions.

Pour expliquer plus efficacement mon point, voilà une petite mise en situation:

SCÉNARIO 1

Disons que tu as enfin réussi à te concentrer sur une problématique qui te retarde dans ton travail et que tu es en train d’élaborer une solution. Ton fil d’idée est clair, tu sais où tu t’en vas et tu es sur une bonne lancée.

Et puis soudain “TOC TOC”, un collègue cogne sur ton bureau pour que tu lui portes attention.

“Pourrais-tu me renvoyer le résumé de la dernière réunion par email steplaît? J’le trouve plus dans mon ordi.”

Tu lui réponds “Bien sûr, pas de problème, je t’envoie ça.” Alors tu cesses le travail que tu étais en train de faire et tu lui envoies le document en question.“Voilà, c’est fait.”

Ton collègue te remercie et essaie ensuite de faire la conversation. En réalisant que tu portes peu d’intérêt à ce qu’il dit, il retourne à son bureau.  

  • Interaction/envoi du courriel: 10 minutes
  • Temps nécessaire pour retourner dans ton état productif d’avant l’interruption: 25 minutes
  • Temps total gaspillé: 35 minutes

SCÉNARIO 2

Tu as enfin réussi à te concentrer sur une problématique qui te retarde dans ton travail et que tu es en train d’élaborer une solution. Ton fil d’idée est clair, tu sais où tu t’en vas et tu es sur une bonne lancée.

Pendant ce temps, un collègue aimerait bien que tu lui envoies le résumé de la dernière réunion, car il ne le trouve plus dans son ordinateur. Étant donné que ce n’est pas urgent, il t’envoie un message dans votre système de messagerie interne.

Puisque tu voulais éviter les distractions pendant ton travail, tu as désactivé les notifications du système de messagerie et tu ne vois pas le message tout de suite.

Une heure plus tard, tu as trouvé la solution idéale pour résoudre la problématique sur laquelle tu t’étais penché, car tu as pu travailler sans distraction et sans perdre ta concentration. Tu prends une petite pause et à ton retour tu vas voir si tu as de nouveaux messages. Tu vois la requête de ton collègue et lui envoies sans tarder le document en question avant de replonger dans une autre session de travail.

  • Interaction/envoi du courriel: 2 minutes
  • Temps nécessaire pour retourner dans ton état productif d’avant l’interruption: Non applicable
  • Temps total gaspillé: 2 minutes

Ai-je besoin d’en rajouter?

Techniquement, pour une petite équipe de travail, un groupe Facebook pourrait faire l’affaire pour ce genre de communication interne non urgente. Par contre, comme on l’a mentionné un peu plus haut, Facebook est étiqueté anti-productivité par la majorité des gestionnaires. Il serait donc plus sage de proposer l’utilisation d’une plateforme spécialisée comme Slack par exemple, ou Asana qui est particulièrement pratique si des tâches ou projets sont réalisés en équipes.

Réduis le bruit

Une étude réalisée par un expert du design de l’espace de travail à l’Université Cornell conclut que 74 % des employés sont dérangés par des distractions causées par le bruit de leur environnement de travail.

Ces bruits proviennent de deux principales sources: le matériel (cliquetis des claviers, imprimantes, portes qui claquent, etc.) et les collègues (qui discutent les uns avec les autres ou au téléphone.) Le bruit le plus distrayant provient des collègues. En tant que créatures sociales et curieuses, c’est très difficile de ne pas écouter quand quelqu’un parle à proximité de nous.

Malheureusement, les cubicules qui ont pour but de réduire les distractions empirent ce problème, car ils donnent un faux sentiment d’intimité. Ça incite les gens à parler plus fort, car ils oublient qu’ils sont entendus.

Voilà quelques suggestions qu’il te serait peut-être possible d’appliquer pour éviter d’être distrait par le bruit:

  • Si tu travailles dans une aire ouverte, change ton bureau ou ton poste de travail d’endroit pour être le plus à l’écart possible
  • Quand c’est possible, va travailler dans une pièce où tu pourras être seul, comme une salle de conférence non utilisée par exemple.
  • Si c’est impossible de te déplacer ou de déplacer ton bureau pour travailler, utilise des écouteurs antibruits. Tu n’es pas obligé d’écouter de la musique, le simple fait de porter les écouteurs va t’isoler des distractions sonores de ton environnement.

2-Décode ton cerveau

Notre cerveau est paresseux. Il est “programmé” pour favoriser la facilité et ce qui demande le moins d’efforts. Si bien que, même quand on tirerait plus de plaisir à faire une activité dans nos temps libres (une promenade à vélo par exemple), notre cerveau nous pousse souvent à faire autre chose parce que c’est plus facile (écouter Game of Thrones toute la soirée).

C’est donc tout à fait normal qu’au travail il soit distrait par le moindre élément qui capte son attention.

Freiner les distractions

C’est important de prendre conscience de nos faiblesses et des distractions qui sont le plus problématiques pour nous. Si, par exemple, tu te surprends souvent à rêvasser en regardant par la fenêtre au lieu de travailler, hé bien chaque fois que tu auras le réflexe de tourner la tête pour regarder à l’extérieur, tu pourras plus facilement refuser consciemment de te laisser distraire.

Une fois que tu as commencé une action qui te distrait, c’est plus difficile de revenir en arrière. Alors, prend une grande respiration et reprend le contrôle, ça va également te permettre d’améliorer ta concentration.

Planifier son travail

En planifiant notre temps et en sachant toujours quelles tâches on veut accomplir dans la journée et dans quel ordre, on évite d’avoir de longs moments de transition d’une tâche à l’autre. Ce sont des moments où les distractions vont souvent nous faire perdre notre rythme de travail.

À lire aussi: 7 méthodes pour travailler 48h par jour.

Routines et rituels

Une des tactiques très efficaces est d’établir des routines de début et de fin de journée.  

Selon David Rock, on a une fenêtre de deux à trois heures où on est particulièrement productif quelques heures après le réveil. Un autre expert, Roy Baumeister, affirme que ce serait également le moment de la journée où on est le plus discipliné. Le matin est donc le moment idéal pour réaliser les tâches les plus éprouvantes intellectuellement. Ne perds pas plus que quelques minutes sur des tâches qui te demandent peu de concentration, comme prendre tes courriels par exemple.

On a des “réserves” limitées d’attention et de volonté chaque jour et on commence à les épuiser dès notre réveil. Chaque tâche qu’on réalise nous rend moins performants pour la tâche suivante, particulièrement pour celles qui demandent des prises de décisions. Résultat: on a beaucoup moins de contrôle sur nous-mêmes et on est plus à risque de se laisser distraire au fur et à mesure que la journée avance.

En résumé, voilà sur quoi tu devrais te concentrer en début et en fin de journée:

Début de journée:

  • Tâches qui demandent beaucoup de réflexion et de concentration (rédaction, calculs, création, etc.)

Fin de journée:

  • Réviser la liste des tâches à faire et planifier les priorités pour le lendemain en ordre d’importance
  • Ranger ton espace de travail
  • Prendre tes messages (courriels, boîtes vocales, etc.)
  • Toute autre tâche qui ne demande pas beaucoup de concentration.

À lire aussi: Les courriels tuent ta productivité. Voici 11 façons d’y remédier!

Les listes de tâches

Je dois t’avouer que je suis une personne qui a tendance à être très lunatique (mon cerveau n’a même pas besoin de stimulus, il se distrait lui-même!). La liste de tâches est un ancrage primordial pour ma productivité.

La conséquence immédiate quand on “tombe dans la lune” est qu’on perd très rapidement le fil de nos pensées et qu’au retour sur terre on ne sait plus trop où on en était. Tenir un suivi détaillé des tâches à faire et de l’évolution du travail peut être d’une grande aide pour conserver un bon workflow.  

Toutefois, il faut faire attention à ne pas tomber dans le piège de penser qu’on est productif parce qu’on a coché une dizaine de cases sur une liste de tâches à faire.

Il faut idéalement trier les éléments de notre liste en ordre d’importance et se concentrer sur une seule tâche à la fois. Les autres éléments ne sont là que pour “faire la file” dans notre flux de travail afin de ne pas perdre de temps d’une tâche à l’autre.

Voilà quelques outils que tu peux utiliser pour faciliter le suivi de tes tâches:

Applications numériques
Outils Papier
  • Post-it sur le coin de ton écran d’ordinateur
  • Calendrier
  • Agenda
  • Tableau blanc et babillard

Ne saute pas tes pauses

Les découvertes de Nathaniel Kleitman sont bien connues concernant le comportement de notre cerveau pendant les différents cycles du sommeil. Mais ses recherches ont également démontré qu’il fonctionne aussi par cycles de 90 minutes pendant quand on est éveillés.

Autrement dit, après chaque heure et demie de concentration, notre cerveau a besoin d’une pause. C’est ce qu’on appelle le “basic rest-activity cycle”.

Si on poursuit notre travail trop longtemps, notre corps nous en avertit avec des signes comme la fatigue, la faim ou la perte de concentration, ce qui nous rend plus vulnérables aux distractions.

Alors, ne saute pas tes pauses, c’est primordial pour ta concentration.

Conclusion

Au final, la guerre aux armes de distraction massive peut être remportée grâce à deux stratégies: adapter ton environnement et décoder ton cerveau.

Pour adapter ton environnement, tu dois d’abord ranger ton smartphone hors de ta vue ou installer une application qui bloquera l’utilisation des sites ou applications de ton choix. Tu peux aussi utiliser ces applications pour l’ordinateur. Ça va te permettre d’éliminer le risque que tu ailles errer sur internet pour autre chose que ton travail.

Aussi, si possible, essaie d’éviter les interactions en personne avec tes collègues pendant que tu travailles. Tu pourrais proposer l’utilisation d’une plateforme de messagerie interne qui permettrait de prendre les messages aux moments qui te conviennent au lieu d’être interrompu pendant tes moments de productivité.

Ensuite, si c’est envisageable, éloigne-toi des bruits de ton environnement de travail en changeant ton bureau de place ou en allant travailler dans des pièces non utilisées. Si tu dois travailler à un poste de travail fixe, prend l’habitude de mettre des écouteurs antibruits pour couper les sons distrayants comme les conversations des autres employés, le cliquetis des claviers, le bruit des imprimantes, etc.

Pour décoder ton cerveau, tu dois d’abord apprendre à connaître tes points faibles et les distractions qui te nuisent le plus. Puis, apprends à développer le réflexe de te freiner avant de succomber aux distractions.

Ensuite, planifie ton travail en réalisant les tâches les plus éprouvantes intellectuellement en matinée et garde les tâches plus légères, comme répondre aux courriels, pour plus tard. Ce serait aussi bénéfique d’établir un rituel de fin de journée pendant lequel tu pourrais réviser les tâches à faire et planifier ta journée du lendemain.

Aussi, avoir une liste des tâches à faire classées en ordre d’importance peut aider à conserver un bon rythme de travail. Pour ce faire, tu peux utiliser des applications numériques ou des outils papier comme un agenda.

Finalement, pour respecter le cycle de fonctionnement de ton cerveau, prends une pause au moins toutes les 90 minutes pour t’assurer de conserver une concentration optimale.

Alors voilà, ces quelques trucs te permettront d’appliquer les tactiques de bases pour remporter la guerre aux armes de distraction massive. N’hésite pas à poser des questions ou à nous faire part de tes commentaires dans la section ci-dessous!

3 Les meilleures applications Pomodoro

Top 7: applis Pomodoro pour être plus productif tout en prenant plus de pauses!

Est-ce que tu connais la méthode Pomodoro ?

C’est une technique de timeboxing (principe de la limitation dans le temps) qui structure la journée en courts intervalles minutés de travail et de pauses.

La méthode est très simple à suivre: on travaille intensivement et sans distractions pendant 25 minutes et on prend une pause de cinq minutes. Après quatre intervalles de travail, ou “pomos“, on a droit à une plus longue pause de 15-20 minutes et on recommence ensuite depuis le début.

Pendant une période de travail, il faut qu’on consacre 100 % de notre attention à la tâche qu’on est en train de faire. Ce n’est pas très long 25 minutes, donc même si on a tendance à être aussi facilement distrait qu’un chat qui voit le point rouge d’un laser, ça ne devrait pas être trop dur de faire les pomos sans interruption!

Pourquoi est-ce que c’est une technique efficace?

Différentes études sont arrivées à la conclusion que prendre de plus courtes pauses plus souvent après un effort mental soutenu est bénéfique pour l’agilité intellectuelle. En combinant cet effet avec le timeboxing (qui nous aide à fixer et respecter des échéanciers), on obtient une méthode efficace qui peut faire une énorme différence sur notre productivité. Pour plus de détails, va voir la section “méthode Pomodoro” de cet article sur la gestion du temps!

Pour te minuter, un simple timer de cuisine en forme de tomate peut faire la job. Par contre, les applications numériques permettent des options complémentaires vraiment intéressantes comme le suivi des tâches ou les statistiques de travail par exemple.

Voilà donc les 7 meilleures applications que j’ai testées et que te suggère d’essayer :  

1: PomoDoneApp

Disponible ici. (Mac, Windows, Linux, Web App, bientôt sur Android)

PomoDoneApp est mon application chouchou et celle que j’utilise chaque jour. Si tu as envie d’essayer une application tout-en-un qui sort très largement du cadre d’un simple minuteur, c’est celle que je te recommande sans hésiter!

Principales fonctions:

  • Permet d’ajouter des tâches à minuter ou de les importer d’autres applications comme Trello, Wunderlist, Todoist, Slack ou Asana (et plusieurs autres) et de les cocher “terminées” à même PomoDone.
  • Accès aux statistiques: temps passé sur les tâches/projets/listes (détaillées ou sous forme de graphique).
  • Option d’ajouter manuellement du temps travaillé (utile si on a oublié de démarrer le minuteur).
  • Durée des intervalles de travail et de pause modifiable sans restriction.
  • Une fois le compte créé, on peut installer l’application sur plusieurs ordinateurs et les données sont sauvegardées, peu importe le poste de travail.
  • Possibilité de l’utiliser en tant que web app sans avoir besoin de l’installer sur l’ordinateur.
  • Téléchargement des données et statistiques au format CSV.

Tarif:

La version gratuite est assez généreuse: elle permet l’intégration de deux applications (limité à Trello, Wunderlist, Todoist, Evernote et Google Calendar) et l’accès aux statistiques des 30 derniers jours en plus de toutes les fonctionnalités de la minuterie. Il faut toutefois la version pro pour modifier les catégories de tâches par défaut qui ne sont pas liées à une autre application (les intégrations nommées ci-dessus).

Les autres forfaits varient de 1,44 CA$ à 5,02 CA$ /mois (prix d’origine en EURO$, peut donc varier selon la valeur du CA$).

Bon à savoir

L’extension Google est vraiment pratique quand on utilise Google Chrome ou les documents de Google dans le Drive (docs, sheets et slides). En cliquant sur l’icône, la fenêtre du minuteur ouvre et utilise le titre du document en cours pour qu’on puisse suivre le temps passé à y travailler.L'application Pomodone app permet d'utiliser un bouton dans la suite de documents Google

Aussi, on peut démarrer le minuteur en sélectionnant du texte dans n’importe quelle page web et en choisissant “PomoDone it” dans les options du clic droit. 
Ça va aussitôt ouvrir le minuteur avec une tâche nommée selon le texte sélectionné. C’est pratique si tu veux, par exemple, savoir combien de temps tu passes à lire un article de blogue ou bien limiter le temps que tu passes sur un site.

L'application PomoDone permet de minuter le travail et nous rappelle de prendre des pauses selon la méthode Pomodoro.

La seule chose que je trouve dommage de PomoDoneApp est qu’il n’y a pas d’application Android/iOS. C’est donc plus difficile de minuter le temps qu’on passe à des tâches qui ne sont pas à l’ordinateur. Bonne nouvelle toutefois, j’ai contacté les développeurs et on m’a dit qu’ils travaillaient présentement sur une version Android (danse de la joie! :D)  

L’application n’est disponible qu’en anglais.

2: Scheduler

Disponible ici. (Android)

Scheduler est une petite application Android qui n’est pas très connue, mais qui est vraiment très complète. Elle offre toutes les fonctionnalités dont on peut avoir besoin, elle est très facile à utiliser et son visuel est agréable à l’oeil.

L'application Scheduler pour Android fonctionne avec le principe de la méthode Pomodoro mais permet également de dresser une liste de catégories et de tâches.

Principales fonctions:

  • L’application permet de créer et garder en mémoire différentes catégories et tâches à minuter.
  • Possibilité de personnaliser les intervalles de travail et de pause.
  • Garde en mémoire l’historique des tâches terminées et le nombre de minutes travaillées.
  • Accès aux statistiques sans limites de temps (dernière journée/semaine/mois/année…).
  • Les graphiques de la page statistiques permettent de voir en un coup d’oeil le nombre de tâches complétées, le nombre de minutes travaillées, les moyennes, le temps passé sur chaque catégorie et le temps passé sur chaque tâche.
  • Mode économie d’énergie (version pro).
  • Widget (version pro).

Tarif:

La plupart des fonctions sont gratuites. La version payante (un gros 2,00$…) permet d’utiliser le mode économie d’énergie, le widget et permettra d’utiliser les fonctions futures (le développeur prévoit rendre l’application multiplateforme).

Bon à savoir:

Côté esthétique, j’aime beaucoup qu’on puisse choisir les icônes des catégories, la couleur primaire et la couleur d’accent de l’application. Le choix de couleurs est pratiquement illimité: on peut personnaliser le visuel pour le rendre très girly ou vraiment mâle selon ce qu’on préfère!

L'application Scheduler pour Android permet de sélectionner la couleur primaire et la couleur secondaire du visuel de l'application.

L’application est en anglais seulement, mais devrait être bientôt disponible en français!

3: Pomotodo

Disponible ici. (iOS, Android, Mac, Windows et extension Google Chrome)

Pomotodo est une application qui combine une liste de tâches à faire et un minuteur qui utilise la méthode Pomodoro. La version gratuite est plus restrictive que les autres applications, mais la version pro est vraiment très complète et propose des fonctions particulièrement intéressantes.

Principales fonctions:

  • Compatible avec Android Wear.
  • Organisation des tâches avec des hashtags pour les catégoriser et possibilité d’épingler celles à prioriser en haut de la liste.
  • Permet de planifier le nombre de pomos  à accomplir pour chaque tâche (parfait pour se fixer des échéanciers à respecter).
  • Widgets disponibles. 
  • Possibilité de générer une feuille de temps.
  • Option pour verrouiller certaines applications lorsqu’une minuterie est en cours (pratique pour ne pas être interrompu ou distrait).
  • Mode économie d’énergie pour moins drainer les appareils à batteries.
  • Possibilité de remplacer l’écran de verrouillage par défaut, quand un pomo est en cours, par le minuteur pour mieux suivre le décompte. 
  • Option de créer des sous-tâches qui divisent les grandes tâches en plus petites étapes (version pro).
  • Envoi d’un rapport de temps mensuel (version pro).
  • Synchronisation avec iCalendar et Google Calendar (version pro).
  • Rappels sous forme de notification pour effectuer certaines tâches (version pro).
  • Utilisation des sons système (comme la musique dans ton téléphone) comme alarme (version pro).

L'application Pomodone permet de modifier l'écran de veille et propose un widget pour mieux suivre la minuterie utilisant la méthode Pomodoro.

Tarif:

Version de base: gratuite. Version pro: 3,90 US$/mois.

Bon à savoir:

Dans la version de base, il n’y a pas de bouton “pause”, on peut seulement arrêter le minuteur et le recommencer depuis le début. Ce n’est pas très pratique si on est interrompu et qu’on ne veut pas fausser le temps qu’on a passé sur une tâche. Évidemment, il faut éviter les interruptions le plus possible quand on utilise la méthode Pomodoro, mais on sait bien que c’est parfois inévitable et hors de notre contrôle.

On ne peut pas non plus choisir la durée des pauses dans la version de base.

L’application est disponible en français, anglais, espagnol, italien et neuf autres langues.

4: Focus 10

Disponible ici. (Application Windows 10-Desktop et Mobile)

Pour ceux qui ne sont pas fans des applications pour smartphones et qui préfèrent une application Windows, Focus10 est la meilleure option du Windows Store (à mon avis). Elle est très simple à utiliser et sans “flafla”.

Principales fonctions:

  • Minuterie avec possibilité de réinitialiser, de mettre sur pause ou de sauter un pomo si la tâche a été accomplie avant la fin de la minuterie.
  • Accès aux statistiques: nombre de temps total travaillé dans la journée et dans les sept derniers jours.
  • Possibilité d’ajouter manuellement du temps travaillé (utile si on oublie de démarrer le minuteur quand on commence à travailler).
  • Personnalisation de la durée des intervalles de travail et de pauses.
  • Choix de 10 alarmes.

L'application Focus 10 pour Windows 10 utilise la méthode Pomodoro pour minuter le travail.

Tarif:

Gratuit

Bon à savoir:

L’application mise sur le minimalisme : elle propose une minuterie aux intervalles configurables et les statistiques de la journée/de la semaine, that’s it. Et ça peut être amplement suffisant!  Parfois, des listes de tâches à n’en plus finir et des statistiques trop complexes, ça peut être mêlant pour rien. Tout dépend de nos préférences et de nos besoins.

Disponible en français et sept autres langues.

5: Tomatoid

Disponible ici. (Application Web)

Voilà une web-app que je décrirais en deux mots: simple et polyvalente. C’est l’outil idéal pour quelqu’un qui désire un minuteur qui ne nécessite pas d’installation, qui est facile à utiliser et qui propose beaucoup d’options. On peut l’utiliser en mode visiteur, utilisateur enregistré, ou utilisateur premium. Chaque profil offre différentes fonctions (clique ici pour tous les détails). 

 Principales fonctions:

  • Permet de choisir entre un minuteur qui utilise la méthode Pomodoro, ou un chronomètre standard pour le suivi du temps.
  • Permet d’inscrire quelle est la tâche à minuter et de faire un suivi avec l’historique.
  • Réglage de la durée des intervalles selon nos préférences.
  • Personnalisation des alertes et notifications (utilisateur enregistré).
  • Suivi des tâches par projets (version premium).
  • Suivi des tâches et du temps selon les clients et calcul selon le taux horaire (version premium).
  • Organisation des tâches avec des étiquettes (version premium).
  • Accès à un rapport détaillé et aux statistiques (version premium).
  • Possibilité d’exporter le rapport aux formats PDF, CSV ou XLS (version premium).

Tomatoid est une application internet qui utilise la méthode Pomodoro pour minuter le temps de travail et de pauses.

Tarif:

L’utilisation en mode visiteur ou utilisateur enregistré est gratuite. La version premium est accessible au coût de 5 $/mois et un essai gratuit de 30 jours est offert. 

Bon à savoir:

Cette application ne nécessite pas d’installation et l’enregistrement est facultatif. Je recommande quand même de s’enregistrer pour l’utiliser: c’est gratuit et ça permet de personnaliser les notifications et les alertes.

L’application n’est pas disponible en français (anglais, tchèque et allemand seulement)

6: GrooveOtter

Disponible ici. (Application Web)

GrooveOtter, accessible directement à partir d’une page web, est une application particulièrement conviviale et très simple d’utilisation. 

Principales fonctions:

  • L’intervalle de travail peut être réglé à 15-25-45 minutes, ou personnalisé selon nos besoins.  
  • On peut utiliser le minuteur sans spécifier de tâche, ou bien dresser une liste de tâches à accomplir et les minuter.
  • Permet de partager les tâches réalisées avec les autres utilisateurs qui peuvent nous donner un “like” pour nous encourager.
  • Résumé des statistiques hebdomadaires de tâches complétées et du temps qui a été nécessaire pour chacune.

GrooveOtter est une application internet qui utilise la méthode Pomodoro pour minuter le temps de travail.

Tarif:

Gratuit.

Bon à savoir:

Pour utiliser l’application, il faut absolument s’identifier avec notre compte Twitter ou Google.

Aussi, l’application permet de minuter le travail, mais ne prévoit pas d’intervalle pour les pauses. Il faut donc les chronométrer nous-mêmes. Quand le timer sonne la fin des 25 minutes, il faut réinitialiser le décompte ou choisir une autre tâche pour recommencer.

Anglais seulement.

7: FlowTime 1

Disponible ici. (Extension Google Chrome)

FlowTime 1 est une extension Google Chrome pour ceux qui veulent garder ça simple au maximum. Pas d’enregistrement, pas de liste de tâche, juste le minuteur qu’on peut activer dans le coin de l’écran et qui nous avertit quand c’est le temps de prendre une pause ou de recommencer à travailler.

Flowtime est une extension Google Chrome qui utilise la méthode Pomodoro pour minuter le temps de travail et de pauses.

Principales fonctions:

  • Permet de régler le nombre et la durée des intervalles de travail et de pause.
  • Choix de quatre sonneries ou du mode silencieux.

Tarif:

Gratuit

Bon à savoir:

L’extension ne conserve aucune donnée statistique en mémoire. Elle a été conçue strictement pour servir de minuteur. Simple, mais efficace! 

L'application Flowtime est une extension Google Chrome qui minute le temps de travail et de pauses selon la méthode Pomodoro.

L’application n’a pas de bouton pause, donc si on est interrompu le minuteur continue de descendre. Si c’est primordial pour toi de pouvoir pauser, je te suggère la petite soeur de cette application, FlowTime, qui permet également de minuter le travail. Elle ne fonctionne par contre pas tout à fait avec la méthode Pomodoro car elle ne minute pas les pauses (elle conserve les statistiques de travail par contre!).

Anglais seulement.

Donc…

Si on résume:

PomoDone app est incontournable pour ceux qui veulent une application “tout inclus” pour ordinateurs et navigateurs web (Mac, Windows, Linux, Web App).Tous les réglages sont configurables et elle permet l’intégration de tâches d’autres applications (comme Todoist, Asana, etc). Sans oublier l’extension Google Chrome qui permet de créer des tâches sur mesure à partir du contenu web.

Scheduler est la parfaite petite application pour Android. Elle permet de créer des catégories et des listes de tâches, de les minuter et de consulter les statistiques.

Pomotodo est l’une des seules applications Pomodoro dignes de ce nom qui est compatible avec Android Wear. La version pro permet d’activer des notifications pour servir de rappel, de synchroniser les tâches avec iCalendar et Google Calendar et de créer des sous-tâches à minuter.

Focus 10 est une application Windows 10 qui offre les fonctions de base d’un minuteur utilisant la méthode Pomodoro et des statistiques d’utilisation.

Tomatoid est une application web idéale pour ceux qui désirent beaucoup d’options mais qui ne désirent pas installer une application sur l’ordinateur ou se limiter à un navigateur internet.

Grooveotter est une application web qui permet de minuter nos tâches et de les partager une fois complétées pour recevoir des “likes” d’autres utilisateurs.

FlowTime est une extension Google Chrome qui sert de minuteur personnalisable en se basant sur la méthode Pomodoro.

Alors, peu importe l’ordinateur, le navigateur internet, la tablette ou le téléphone que tu utilises, tu peux tester quelques-unes de ces applications dès aujourd’hui pour découvrir celle qui convient le mieux à tes besoins.

N’hésite pas à laisser un message ci-dessous si tu as des commentaires, des questions ou des suggestions!

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7 méthodes pour travailler 48h par jour.

Info flash: toi et moi, on a le même nombre d’heures dans une journée que Mark Zuckerberg, Elon Musk ou Bill Gates!

Attends un peu…

Dans ce cas-là, pourquoi ils peuvent accomplir en une année ce que le commun des mortels n’accomplit pas dans une vie entière?

Comment est-ce que c’est possible, c’est quoi leur secret?

On a tendance à rationaliser ça en se disant: “Ils sont sûrement du genre workaholic et sont tombés dans la marmite de “potion magique” quand ils étaient petits.” Ou bien :“C’est évident, ils sont hyperactifs et n’ont pas besoin de dormir plus que 2 heures par nuit… No way que je pourrais être aussi productif que ces gens-là!”.

On a l’impression qu’on n’a pas assez de temps pour accomplir plus de choses sans sacrifier le temps qu’on passe avec notre famille, nos amis, Netflix ou à nos autres loisirs et ça nous effraie. On ne veut pas en arriver là. On est des bibittes à confort et il n’est pas question qu’on rate un épisode de Suits ou House of cards (ou Scandals, ou Game of thrones…)

Donc, on fait l’autruche et on essaie de se convaincre qu’on est juste biologiquement incapables d’en faire plus, contrairement aux grands cerveaux insomniaques de ce monde.

Quelle erreur!

Et si je te disais que tu n’as pas à sacrifier quoi que ce soit pour être plus productif?

Attention, je ne dis pas que tu vas conquérir le monde sans travailler un peu plus, tout dépend de tes idées de grandeur. Musk (monsieur Tesla), par exemple, n’a pas l’air d’un gars qui dort vraiment plus que 2-3 heures par nuit, on ne se le cachera pas. Mais, rassure-toi, à moins que ton but soit de mettre au point un système pour coloniser mars dans les prochaines décennies, tu n’as pas à être aussi intense que lui pour pouvoir accomplir plus de choses sans y passer plus de temps. C’est tout à fait possible de maximiser la valeur des heures que tu travailles déjà.

Les Zuckerberg, Musk et Gates de ce monde ont assurément compris l’un des principes de base de la productivité : il faut considérer notre temps comme une ressource limitée et non renouvelable. Ce qui veut dire qu’il faut l’utiliser de la façon la plus efficace possible et éviter de le gaspiller.

Malheureusement, on n’a absolument aucune emprise sur le temps, ce qui le rend un peu complexe à « gérer ». Il passe à la même vitesse, peu importe ce qu’on fait, qu’on en profite ou pas. Je ne t’apprends rien ici, tu sais qu’on ne peut pas ajouter d’heures à une journée ou revenir sur les heures qui sont passées.

Notre seule option, c’est d’apprendre à maximiser notre temps. À mon avis, c’est même la base à maîtriser pour être plus productif, que ce soit dans ta carrière ou ta vie en général. Alors, si tu convoites une promotion, une augmentation, un emploi plus intéressant ou si tu veux simplement gagner en valeur aux yeux de tes patrons, tu dois savoir que c’est la première étape pour y parvenir.

Je vais donc te présenter un aperçu de 7 techniques que tu peux utiliser, seules ou combinées les unes avec les autres, pour faire un meilleur usage de ton temps et être plus efficace, soit: le journal de temps, le retour à la base, le brain dump, la méthode Eisenhower, the one thing, le tableau Kanban et la technique Pomodoro.

1-Le journal de temps

Pour être en mesure de mieux gérer ton temps, ça serait important que tu saches quand est-ce que tu perds ton temps. Où sont les “poches” de temps perdu qui pourraient être mieux utilisées dans ta semaine?

Une bonne méthode pour prendre conscience des moments où tu es productif et des moments où tu perds ton temps est de faire un bilan après avoir passé une semaine complète à noter tout ce que tu fais et le temps que tu as passé à le faire dans un journal de temps.

Et je dis bien TOUT. Du moment où tu te lèves le matin jusqu’à l’heure du coucher, que ce soit manger ton bol de céréales, le temps que tu peux passer au travail à attendre en te tournant les pouces pour une raison ou une autre, ou même la demi-heure où tu vas promener ton chien le soir. Tu peux utiliser la bonne vieille méthode du papier et crayon et tout noter dans un agenda ou utiliser une application comme aTimeLogger  (iOS et Android) pour faire le suivi.

Une fois la semaine terminée, tu vas peut-être réaliser que tu as vraiment beaucoup de temps morts. Quand tu auras identifié tous ces moments, demande-toi ce que tu pourrais faire pour les rendre plus productifs.

Tirer profit des temps morts

Disons que tu passes 10-15 heures par semaine dans ta voiture pour te voyager du travail à ton domicile, tu pourrais profiter de ce temps-là pour écouter un livre audio ou un podcast dans ton auto sur un sujet pertinent dans ton domaine! Le site de La tranchée a lancé un podcast québécois très pertinent sur le domaine du marketing et de l’entrepreneuriat, je te suggère de les suivre sur SoundcloudYouTube ou de les ajouter à ton application de podcast favorite (je recommande Podcast 02)! Aussi, Audible, le site d’audiobooks d’Amazon, propose des milliers de titres en français/anglais.

Ou encore, tu peux garder avec toi un exemplaire d’un livre ou d’un ebook (comme celui de double ta valeur sur ton smartphone ou ta tablette par exemple!) et profiter du temps où tu attends un collègue en retard en lisant quelques pages par-ci par-là.

Personnellement, j’ai une liseuse Kobo que je traîne partout avec moi. Comme ça, au lieu de compter les tuiles du plafond dans les moments d’attente, je peux transformer ces pertes de temps en opportunités et continuer mes lectures.

 2-Le retour à la base

Le retour à la base, qu’on nomme en anglais reconnect with your why, (littéralement “reconnecter avec ton pourquoi”) consiste à faire une introspection pour te recentrer sur les raisons qui te motivent à travailler.

Quand ta liste de choses à faire s’étend sur assez de pages pour rendre un dictionnaire jaloux, chaque tâche devient rapidement “juste une autre” tâche monotone et ennuyante et c’est facile de perdre de vue l’objectif qui nous motivait à la base.

C’est un piège qui guette tout le monde et quand on y tombe notre productivité tombe avec nous. Dès que tu te sens moins motivé, prends l’habitude de remettre les choses en perspective et demande-toi:

  • Pourquoi est-ce que tu occupes cet emploi?
  • Qu’est-ce que tu désires y accomplir?
  • En quoi ça va t’aider à avancer personnellement?
  • Est-ce que la tâche que tu exécutes ou que tu t’apprêtes à commencer te rapprochera de tes objectifs?

En répondant honnêtement à ces questions, tu vas ajouter du contexte à ton travail et y trouver un regain de motivation (ou tu réaliseras que tu serais peut-être mieux de changer de job). Tu vas probablement aussi te rendre compte que plusieurs tâches dans ta liste de choses à faire sont complètement inutiles à tes objectifs de base. Si c’est le cas, considère (si possible) de ne simplement pas les faire, car elles sont une perte de temps.

“Le renouveau a toujours été d’abord un retour aux sources.” -Romain Gary

Souviens-toi, le temps est une ressource limitée, alors profite de cette réflexion pour réorganiser tes priorités.

3-Le Brain Dump

On pourrait traduire le Brain Dump par “la vidange de cerveau”, mais on ne le fera pas parce que, comme c’est souvent le cas, la traduction d’anglais à français sonne vraiment bizarre.

C’est une technique tirée du livre de David Allen, Getting things done: the Art of Stress-Free Producitivity (disponible sur Kobo et Amazon pour la version kindle, papier et audio.)

Le principe est très simple et consiste à noter sur une feuille (ou dans une application de listes comme AnyDo, Todoist, Wunderlist ou MeisterTask) toutes les tâches à faire et les projets à réaliser, les idées, propositions et flashs de génie qui te viennent en tête quand tu penses à ton travail. Que ce soit des tâches monumentales ou des petits trucs à ne pas oublier, note absolument tout jusqu’à ce qu’il n’y ait plus rien qui te passe par la tête et que ça sonne écho si tu réfléchis trop fort. L’ordre n’a pas d’importance et ne planifie de date précise pour aucun de ces éléments.

À quoi ça sert?

En temps normal, toutes ces pensées tournoient dans ton esprit et te déconcentrent comme des mouches noires achalantes qui ne te laissent pas tranquille deux secondes. Mouches: 1, Productivité: 0.

Après les avoir écrits, tu sais que tu ne les oublieras pas et que tu pourras y revenir plus tard, donc tu peux arrêter d’y penser et te concentrer pleinement sur ce que tu as à faire.

Garde ta liste proche pendant au moins une journée pour pouvoir y ajouter des éléments si tu as autre chose qui te passe par la tête. Une fois que ta liste est complète, établis tes priorités (ce serait un bon moment pour faire l’introspection du paragraphe précédent) et passe au couperet ce qui n’est pas réellement important.

Selon David Allen, l’idéal serait de passer ta liste en revue et refaire un brain dump à chaque semaine. Cette fréquence permet de garder tes pensées toujours en ordre et te donne l’opportunité de mettre ta liste à jour avant que trop d’idées et de tâches ne recommencent à se bousculer dans ta tête.

Attention: ton “brain dump” n’est pas une liste de tâches à faire, mais plutôt une liste de tâches à considérer.

Probablement qu’au final tu ne réaliseras pas la moitié des points que tu as notés, car ils ne sont pas tous d’importance égale et plusieurs seront certainement éliminés. L’important, c’est que tu puisses déterminer quelles sont tes tâches prioritaires en étant certain de ne rien négliger et d’avoir l’esprit tranquille pour te concentrer sur ton travail.

4-La méthode Eisenhower

Le président Eisenhower a inspiré la méthode de la matrice décisionnelle. Comment prioriser et maximiser son temps.La plupart des choses qui sont urgentes ne sont pas importantes, et la plupart des choses importantes ne sont pas urgentes.” Dwight D. Eisenhower

La méthode Eisenhower, inspirée d’une citation de cet ancien président américain, permet d’analyser les tâches à faire pour déterminer objectivement lesquelles privilégier. Ce système considère le niveau d’urgence et d’importance d’une tâche qu’il faut classer dans l’un des quatre quadrants suivants:

La méthode Eisenhower-Comment prioriser et maximiser son temps

Donc, selon ce système, une tâche peut être soit 1-urgente, mais non importante, 2-urgente et importante, 3-non urgente et importante ou 4-non urgente et non importante.

  • Tâches urgentes : tâches qui demandent ton attention dans l’immédiat. Celles qui flashent en rouge sur ta liste de tâches en criant MAINTENANT! TOUT DE SUITE ! URGENT!
  • Tâches importantes : tâches qui ont un réel impact sur les objectifs à long terme, sur la mission et les valeurs de l’entreprise.

Les tâches urgentes ET importantes sont les seules qu’il faut prioriser et compléter dès que possible. Viennent ensuite les tâches importantes/non urgentes qu’il faut planifier pour plus tard, les tâches urgentes/non importantes qu’il vaut mieux déléguer ou automatiser et les tâches non urgentes et non importantes qui, au final, ne devraient même pas être considérées et envoyées aux oubliettes.

Cette méthode peut t’aider à y voir plus clair et classer les éléments qui se retrouvent dans ton brain dump hebdomadaire.

Ce système peut être très utile pour t’éviter de tomber dans le piège des tâches urgentes, mais non importantes (les interruptions spontanées comme le téléphone qui sonne, assister à des réunions interminables qui ne te concernent pas, etc.). Ce sont souvent des tâches qu’on a tendance à prioriser à cause du sentiment d’urgence et qui finissent par monopoliser le plus clair de notre temps. Le problème, c’est qu’au final elles ne servent en rien notre productivité ni nos objectifs à long terme.

Alors avant de commencer une tâche, demande-toi si elle est VRAIMENT importante pour atteindre tes buts et détermine quelle serait sa place dans le tableau d’Eisenhower.

5-The one thing

Cette méthode est tirée du livre éponyme de Gary Keller (aussi disponible sur Kobo et Amazon pour la verision Kindle, papier et audio). L’idée, c’est de déterminer quelle tâche est LA plus importante et d’y dédier toute ton attention et ton énergie jusqu’à ce qu’elle soit terminée.

Pourquoi se limiter à une seule tâche?

Disons que, cette semaine, tu t’es donné comme objectif d’accomplir 15 tâches différentes. À la fin de la semaine, tu auras probablement terminé la plupart des points de ta liste. Le problème, c’est que les tâches les plus importantes n’auront pas nécessairement été réalisées ou tu ne leur auras pas accordé le temps et l’attention qu’il aurait fallu pour vraiment maximiser ta productivité.

Spontanément, on va choisir de commencer par les tâches les plus urgentes, les plus faciles, les plus rapides ou les plus agréables. Il faudrait pourtant se limiter à sélectionner la plus importante et ne pas se laisser distraire par le reste. Dans le cas contraire, on s’enligne vers un rendement médiocre, des résultats décevants et des frustrations d’avoir l’impression de ne pas avoir assez de temps pour tout faire. À essayer d’en faire trop, on s’éparpille et on finit par en faire moins.

Donc, le chemin vers “plus” débute par “moins”. Alors, comment faire pour bien choisir et savoir ce qui est le plus important?

Commence par te poser cette question:

“Quelle est la chose que tu pourrais faire, cette semaine, qui permettrait de rendre toutes tes autres tâches plus faciles, rapides ou qui les rendrait inutiles?”

Si tu as du mal à trancher, tu peux aussi utiliser le tableau de la méthode Eisenhower présenté plus haut dans le texte pour t’aider à y voir plus clair.

Une fois que tu as déterminé quelle est la tâche la plus importante, tu dois y accorder 100 % de ton attention. Ignore complètement toutes les choses que tu pourrais faire pour ne laisser de place qu’à ce que tu dois faire.

L’effet domino

L’intention derrière tout ça, en plus de te rendre plus efficace à court terme, est de provoquer un effet domino qui aura des répercussions positives sur ton rendement à moyen et long terme. Une seule action, réfléchie et bien exécutée, peut entraîner des réactions à l’ampleur exponentielle.

Imagine une salle au centre de laquelle se trouve un énorme tas de pièces de dominos. Chaque pièce est associée à une tâche à faire à court, moyen ou long terme. Si on te demandait de placer toutes les pièces debout pour ensuite toutes les faire tomber, imagine le temps que ça prendrait si tu y allais une à une en leur donnant des pichenottes! L’idéal serait de placer tes pièces de façon à ce que l’énergie d’une seule pichenotte soit nécessaire pour faire tomber toutes les autres pièces. C’est de cette façon que tu dois considérer ton temps et tes tâches à faire.

Choisir la tâche la plus importante, c’est choisir ton domino de départ. Donc, chaque fois que tu termines une tâche et que tu dois déterminer laquelle commencer ensuite, remets tes priorités en perspective et essaie de trouver quel serait le domino avec le meilleur résultat.

En plus d’entraîner une réaction en chaîne, l’effet domino multiplie la force de l’impact à chaque coup. Selon Lorne Whitehead, physicien ingénieur et professeur à l’Université de Colombie Britannique, un domino peut toujours en faire tomber un autre jusqu’à 50 % plus gros.

Selon cette logique, ce serait possible de faire tomber un domino de la taille de l’Empire State Building avec l’énergie utilisée pour faire tomber un domino de cinq millimètres de haut!

Si on applique ce principe au travail, ça fait réfléchir sur le pouvoir que peut avoir une simple action… Raison de plus pour t’assurer de toujours choisir judicieusement à quelle tâche tu vas consacrer ton temps et ton énergie. Avec cet état d’esprit, tu peux littéralement viser la lune!

6-Le tableau Kanban

Ceux qui connaissent la méthode Kanban ont sûrement déjà aussi entendu parler de Scrum. Ce sont deux méthodes différentes de structure des processus de travail qui sont souvent confondues parce qu’elles se rejoignent sur plusieurs points et que certains de leurs principes sont complémentaires.

On n’entrera pas dans les détails de ces approches dans cet article. On va plutôt s’intéresser à un élément central de la méthode Kanban qui est aussi souvent utilisé avec Scrum: le tableau comme outil visuel de suivi du travail.

C’est possible d’utiliser un bon vieux tableau blanc avec des « post-its », mais il existe maintenant plusieurs applications numériques qui permettent de créer, d’utiliser et de partager ce genre de tableau vraiment très facilement (comme Trello, MeisterTask, Asana lorsqu’on utilise le format tableau, Target process, Miro ou TaskMe par exemple).

Le principal avantage du numérique face au tableau physique est que les applications numériques permettent que tous les membres aient accès au tableau n’importe quand et n’importe où.

Comment l’utiliser

L’idée générale de cette méthode est de séparer le tableau en colonnes qui correspondent au flux de travail et d’y afficher les tâches et leur avancement.

Dans sa version la plus simple, le tableau comprend trois colonnes: à faire, en cours et terminé (l’exemple ci-dessous utilise l’application Trello).

Selon les milieux, des catégories peuvent être ajoutées comme “En révision”, “En attente d’approbation”, “À résoudre”, “En attente de paiement”, etc. Cette méthode est tout indiquée dans le domaine de la création de produits qui doivent passer par plusieurs étapes, comme “Fabrication”, “Contrôle de qualité”, “En cours de test” “Approuvé”… Bref, les possibilités sont infinies selon les besoins.

Avant d’afficher quoi que ce soit sur le tableau, il faut :

  1. Déterminer quel projet on veut accomplir, que ce soit en travail individuel ou en équipe.
  2. Rédiger toutes les sous-tâches qu’il faudra faire sur des post-its (ou dans une application numérique), une estimation du temps nécessaire pour les réaliser et la/les personne(s) responsable(s) de ces tâches.
  3. Déterminer quelles tâches sont prioritaires et les afficher dans l’ordre qu’elles doivent être réalisées dans la colonne “à faire”.

Idéalement, il devrait n’y avoir qu’une seule tâche par équipe ou par personne dans la colonne “en cours” pour pouvoir s’y concentrer pleinement sans distraction et sans perte de temps.

Pour déterminer quelles tâches sont vraiment importantes et lesquelles réaliser en premier, chacune des autres méthodes qu’on a vues jusqu’à présent peut être très utile (retour à la base, Brain Dump, Eisenhower, et The One Thing.)

Le tableau Kanban est donc un outil de gestion du flux de travail qui mise sur la visualisation pour comprendre et suivre facilement l’avancement du travail et des tâches à accomplir.

7-Pomodoro

La méthode Pomodoro, mise au point par Francesco Cirillo dans les années 1980, est une technique de timeboxing qui rythme la journée par des périodes de travail et de pauses chronométrées.

En passant, Pomodoro veut dire “tomate” en Italien. On dit que Cirillo utilisait un timer en forme de tomate pour minuter son travail, ce qui explique le nom qu’il a donné à sa méthode.

Chaque période de travail, qu’on appelle un “pomodori” ou juste un “pomo”, compte 25 minutes. Après chaque pomo, une pause de 5 minutes est permise. Après 4 pomos, une plus longue pause de 15-20 minutes vient clore la session pomodoro. Une session compte donc 100 minutes de travail très intense et 30-35 minutes de pause.

La méthode Pomodoro-Gestion du temps

En utilisant cette technique, c’est primordial de rester concentré sur sa tâche et de travailler intensivement en éliminant toute source de distraction. Et quand je dis “intensivement”, je veux dire hardcore. 25 minutes, on sait que ce n’est pas très long et que la pause arrive vite, alors c’est facile d’accorder toute notre attention au travail qu’on fait.

L’efficacité de cette technique repose sur le résultat d’études qui concluent que prendre de plus courtes pauses plus souvent après un grand effort mental aurait un impact positif sur l’agilité intellectuelle.

Cette stratégie contraste beaucoup avec le système classique du « 15 minutes de pause aux 4 heures ». C’est une façon, on pourrait dire, plus “humaine” de considérer le travail. Il ne faut pas perdre de vue qu’on n’est pas des machines. Pour rester performants et efficaces, on a besoin de pauses.

Est-ce que c’est pour moi?

Ce n’est malheureusement pas dans tous les emplois qu’on peut se permettre d’appliquer cette méthode. On peut quand même l’adapter et effectuer de courtes tâches qui ne demandent pas trop de concentration pendant les pauses, comme répondre à des courriels, aller faire des photocopies, ranger des feuilles qui traînent sur ton bureau… bref, tu vois ce que je veux dire, le genre de tâches qui se retrouvent généralement dans les catégories “important/non urgent” ou “non important/urgent” du tableau d’Eisenhower.

La méthode Pomodoro se combine très bien avec l’utilisation d’un tableau Kanban. Il suffit d’estimer le nombre de pomos qu’on croit nécessaire pour accomplir une tâche, de réaliser le travail en utilisant le minuteur et de vérifier par la suite si l’estimation était exacte ou complètement dans le champ. Ça permet, à la longue, de se fixer des échéanciers plus réalistes et de mieux planifier les tâches suivantes. On sous-estime souvent le temps qu’on peut passer sur des tâches pas si importantes que ça et faire le suivi peut aider à réaliser quand il est temps de passer à autre chose.

Tout ce dont tu as besoin, c’est un minuteur. Tu peux utiliser celui de ton téléphone, mais il y a aussi plusieurs applications vraiment chouettes qui sont conçues spécialement pour ça. L’application Kanban flow, par exemple, utilise les techniques combinées du tableau Kanban et du minuteur Pomodoro. PomoDone App (Mac, Windows, Linux et web-app, bientôt disponible sur Android) et Scheduler (Android) sont mes deux applications favorites pour utiliser cette méthode.

Même si c’est une technique qui peut être très efficace, ce rythme de travail n’est pas nécessairement bénéfique aux tâches de toutes les natures. Dans une tâche de création par exemple, il est préférable de ne pas interrompre le travail plus tôt que nécessaire parce que l’état d’esprit dans lequel on se trouve (que j’appelle le “mode D” parce qu’il fait appel au cerveau droit) peut être relativement long à retrouver après une interruption.

Assure-toi donc que cette méthode correspond à ton type de tâches avant de l’intégrer à ton travail!

Conclusion

En utilisant une ou plusieurs de ces 7 techniques, tu pourras faire un meilleur usage de ton temps et maximiser ta productivité.

Rédiger un journal de temps t’aidera à prendre conscience des moments de temps perdu que tu pourrais utiliser pour continuer tes tâches ou parfaire tes connaissances.

Prendre un moment pour faire un retour à la base et te remémorer les raisons qui te motivent à travailler te donnera un regain d’énergie et d’efficacité dans les moments où tout te semble répétitif et sans but. Ça te permettra aussi d’y voir plus clair quand viendra le moment d’établir tes priorités et planifier les tâches que tu devrais réaliser.

Faire un brain dump hebdomadaire te donnera la paix d’esprit nécessaire pour te concentrer sur ton travail sans être interrompu par tes pensées. Ça t’aidera aussi à déterminer les prochaines tâches qui doivent être faites sans craindre d’oublier quelque chose au passage.

La méthode Eisenhower t’aidera à établir efficacement tes priorités et à savoir quelles tâches tu devrais faire tout de suite, planifier, déléguer ou abandonner.

En suivant le principe de la méthode the one thing, tu seras assuré de toujours travailler sur LA chose la plus importante pour atteindre tes objectifs. De cette façon, tu limiteras les pertes de temps tout en maximisant les répercussions positives sur tes objectifs à moyen et long terme.

Le tableau Kanban, que tu peux utiliser en solo ou dans des projets collaboratifs, permettra de structurer l’avancement du travail et de faire un suivi facile et rapide des tâches à faire et de leur ordre d’importance. Cet outil visuel t’aidera à toujours connaître l’état du fil de travail, à être en contrôle et au top de tes performances.

Finalement, la méthode Pomodoro te permettra d’avoir une meilleure agilité intellectuelle et de tirer profit de ton temps de travail au maximum. C’est aussi une façon efficace de suivre le temps passé sur les tâches, ce qui permet de ne pas passer trop de temps sur celles qui sont moins importantes et de prévoir des échéanciers réalistes.

Je te suggère de tester toutes ces méthodes et de voir par toi-même ce qui correspond le mieux à ta personnalité et ton type d’emploi. On est tous différents et on travaille d’une façon bien à nous, donc certaines techniques seront plus efficaces ou agréables à utiliser pour toi.

Plusieurs autres méthodes et principes de gestion du temps, comme le principe de Pareto par exemple, sont aussi des musts à connaître. Pour en savoir plus, je t’invite à te procurer l’extrait du ebook Double ta valeur, accomplir plus sans travailler plus qui aborde ce sujet (la précommande du livre intégral est ouverte, il paraîtra dans quelques mois!).

L’important, c’est que tu puisses trouver une (ou plusieurs) méthode(s) qui te permette de tirer profit au maximum du temps que tu passes au travail et de minimiser le temps perdu. De cette façon, tu seras plus productif et obtiendras plus de résultats sans passer plus de temps à travailler.

N’oublie pas, le temps est une ressource limitée et non renouvelable, alors utilise-le judicieusement!

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Les courriels tuent ta productivité. Voici 11 façons d’y remédier!

Il me semble qu’il n’y a pas si longtemps, recevoir une notification du type «You’ve got mail», c’était un petit velours à chaque fois. C’était comme une petite musique à mes oreilles qui m’annonçait : «Quelqu’un pense à toi!» J’avais même hâte de pouvoir m’asseoir devant un ordinateur pour aller voir s’il y avait du nouveau dans ma boîte Hotmail (avant l’avènement du smartphone et du wifi, bien sûr!)

Quelques années plus tard, j’avais l’impression que chaque courriel reçu c’était comme avoir un caillou dans son soulier quand on sait qu’on n’a pas vraiment le temps d’arrêter de marcher. Il est là, il t’énerve, tu essaies de ne pas y penser et tu te dis que tu vas t’en occuper et t’en débarrasser plus tard. Et puis quand tu prends finalement le temps de vider ta boîte courriel, tu te rends compte que le nombre de messages non lus est dans les quatre chiffres. #attaquedepanique.

En lisant un sondage sur la productivité, j’ai réalisé que je n’étais pas la seule à mener un combat sans fin contre ma boîte courriel! Le désir d’être plus productif dans la gestion des emails est l’un des points qui ont été mentionnés le plus souvent. Et pour cause. Les statistiques démontrent que s’il y a un domaine où la productivité n’est pas au rendez-vous, c’est bien dans la gestion des courriels. Selon ces chiffres :

  • On passe en moyenne 6,3 heures par jour à regarder des courriels, dont 3,1 h sur des messages personnels! (source)
  • Selon une autre étude, 28 % du temps des employés serait passé à répondre à des courriels. (source)

On fait comment alors ?

Heureusement, il existe une panoplie de trucs et d’astuces pour dominer ta boîte courriel, et tous ces trucs peuvent être rassemblés en deux grandes étapes: 1-réduire la quantité de messages courriel entrants et 2-augmenter la rapidité de traitement des messages reçus. La bonne nouvelle, c’est que je m’apprête à te partager en détail les trucs les plus efficaces!

Attaquer le problème à la source 

D’abord, on va attaquer le problème à la source en réduisant la quantité de courriels entrants (c’est tellement logique qu’on se demande pourquoi on ne l’a pas fait avant!)

1-Désabonne-toi des notifications de médias sociaux

Sincèrement, je ne sais pas pour toi, mais moi si j’avais fait une recherche par mot-clé dans ma boîte courriel avec le mot « Facebook », la quantité d’emails de notifications de groupes ou pages Facebook dont je me fou un peu aurait été astronomique.

Que ce soit Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest ou n’importe quel autre média social, prends le temps de te désabonner de leur notification par courriel. De toute façon, tu vas voir ces notifications à ta prochaine visite sur leur plateforme, ce n’est pas comme si tu allais passer à côté de quelque chose. Rends-toi dans les paramètres de chaque plateforme pour te désabonner des notifications par courriel.

2-Désabonne-toi de toutes les infolettres (ou presque)

Le problème avec les infolettres c’est que, en théorie, ce sont des courriels que tu as demandé à recevoir en t’abonnant, mais en pratique ça devient aussi invasif que du spam dans ta boîte courriel. Penses-y deux secondes, quelles infolettres vas-tu vraiment ouvrir et lire parmi toutes celles que tu reçois? Bien sûr, il y a celles de doubletavaleur.com, mais sinon? (Bruit de criquets…)

On se dit toujours « Oui mais, un jour, peut-être que ça pourra hypothétiquement m’apporter quelque chose de relativement pertinent pour une éventuelle partie de ma vie? » C’est le même principe que la boîte à « cossins » qu’on garde tous chez nous au cas où on ait besoin d’une poignée de meuble, d’un set de petites roues ou de retailles de madriers 2/4’’. Le « au cas où » n’arrive jamais et on ne fait que s’embarrasser de choses inutiles pour rien.

Même chose pour les infolettres. Si elles ne fournissent pas du contenu que tu lis régulièrement et qui apporte quelque chose à ta vie dans le présent, rends service à ta boîte courriel et désabonne-toi. Tout de suite. Pour ce faire, il y a deux façons. Soit tu le fais à la « mitaine » en allant cliquer dans le lien de désabonnement qui se trouve généralement au bas du courriel des infolettres et tu y passes l’année, soit tu utilises un outil intermédiaire comme le site unroll.me.

En moins de deux minutes, le site scanne ta boîte courriel à la recherche des infolettres liées à ton adresse. Pour ma part, quand je l’ai fait le site a trouvé 83 inscriptions (ouch!). Tu peux ensuite simplement cocher toutes celles dont tu ne veux plus, cliquer sur suivant et… c’est tout! C’est aussi simple que ça. Si certaines infolettres te font encore hésiter, il y a aussi l’option « rollup ». Au lieu de recevoir chaque courriel individuellement, chaque infolettre du « rollup » sera incluse dans un seul courriel récapitulatif envoyé quotidiennement à ta boîte de réception. Là tu jases!

Pour éviter, à l’avenir, de t’inscrire à des infolettres dont tu ne veux pas vraiment, par exemple quand tu veux accéder à du contenu web où ils te demandent de t’inscrire à leur infolettre pour y avoir accès, j’ai un autre petit truc pour toi. C’est un peu de la triche, mais c’est efficace : crée-toi une fausse adresse que tu utiliseras ensuite chaque fois que tu as à t’inscrire à une infolettre qui ne t’intéresse pas.

Il existe plusieurs services conçus exprès pour ça, comme MailDrop, qui te permet de créer une adresse « sur mesure » chaque fois que tu en as besoin et d’accéder à la boîte de réception temporaire. Le tout est supprimé dès que l’adresse est plus de 24 h sans recevoir de courriel.

3-Filtre les messages FWD

Qu’il s’agisse de canulars informatiques (souvenez-vous des bonsaïs kittens…), de chaînes de lettres qui te menacent de 20 ans de malheur si tu ne transfères pas le courriel à 50 personnes, ou simplement de réponses automatiques, les courriels contenant FWD dans l’objet (pour « forwarded », ou transférés) sont loin d’être toujours pertinents.

Heureusement, ce sont généralement les 3-4 mêmes personnes qui transfèrent toujours ce genre de courriels, et il est possible de les filtrer. La plupart des boîtes courriel offrent maintenant des options de filtrages personnalisés. Ouvre simplement l’un des messages et l’option en question devrait se trouver dans le menu, pas très loin de « répondre, transférer» etc. Par exemple, dans Gmail, il s’agit de « filtrer les messages similaires » et dans Outlook.live l’option se nomme « créer une règle ». Ajoutez « FW » et « FWD » dans les mot-clés à filtrer dans l’objet, sélectionnez où envoyer les messages filtrés, et le tour est joué. Faites quand même un tour dans ce dossier de temps en temps, juste au cas où il y aurait un message pertinent de filtré!filtrermessages

 

4-Limite les réponses à tes courriels

Ça nous est tous déjà arrivé : on envoie un courriel à quelqu’un pour lui poser une question, et on se retrouve une demie-heure plus tard avec une conversation qui s’étire sur une vingtaine de messages de deux phrases. C’est ce qu’on appelle l’effet boomerang. Si tu veux réduire les risques de causer cet effet, assure-toi d’envoyer des courriels auxquels les gens n’ont pas besoin de répondre par plus d’un message.

Autrement dit, avant d’envoyer ton message, sois certain d’inclure toutes les informations nécessaires pour éviter les questions, et formules tes questions de façon à obtenir une réponse par oui ou non plutôt qu’une réponse à développement.

Exemple 1 – à ne pas faire :

Message 1: Toi – Bonjour collègue, il faudrait se rencontrer la semaine prochaine pour discuter du projet en cours, est-ce que tu aurais des disponibilités?

Message 2: Collègue- Oui, on pourrait se rencontrer mardi après l’heure du lunch?

Message 3: Toi- Il faudrait que ce soit une réunion après les heures de bureau, mon horaire est déjà rempli dans la journée toute la semaine.

Message 4: Collègue- Je serais disponible mercredi et jeudi soir jusqu’à 20 h.

Message 5: Toi- Jeudi ça marche pour moi à partir de 18 h.

Etc, etc. Bref, tu comprends l’idée…

Exemple 2- à faire :

Message 1: Toi- Bonjour collègue, il faudrait se rencontrer la semaine prochaine pour discuter du projet en cours, serais-tu disponible mardi, jeudi, ou vendredi à partir de 18 h? Si oui, indique-moi quelle date te convient le mieux et on se rencontre à ce moment-là. Je ne te renverrai un message que si j’ai un imprévu de mon côté.

Message 2: Collègue – Bonjour, oui, jeudi à 18 h me conviendrait. On se voit à ce moment alors!

Tu vois, dans l’échange #1 il faut plus de cinq envois de messages pour un échange qui pourrait n’en demander que deux. Comme on dit, le calcul vaut le travail!

Voilà d’autres détails auxquels il faut porter attention lors de l’envoi d’un message courriel :

  • Utilise l’option CC (pour copie carbone, au cas où tu te le sois déjà demandé) avec précaution. N’envoie une copie de tes messages qu’à des gens à qui c’est vraiment nécessaire, sinon tu risques de te retrouver avec des réponses inutiles. Aussi, essaie d’envoyer des messages où, par défaut, les gens n’ont pas à répondre. Dans les cas où ce sont des messages qui demandent une réponse par oui ou non, termine ton message avec une formule du style : « ne répondez à ce message que dans le cas où vous refuseriez et auriez autre chose à proposer. Si vous ne répondez pas à ce message, je tiendrai pour acquis que vous acceptez. » Ça fait en sorte que l’option par défaut à ton courriel est de ne pas y répondre.
  • Il arrive parfois qu’on envoie des courriels simplement pour transmettre une information. Même si, pour nous, c’est évident qu’on ne veut pas de réponse, il y en a toujours qui vont prendre le temps de nous renvoyer un message pour nous dire « Bien reçu » ou « Merci de l’information ». Pour éviter les réponses non désirées, débute l’objet de ton message par « Pour information : » et termine-le par « aucune réponse nécessaire ». Ça va éviter toute ambiguïté.
  • Finalement, n’envoie pas de courriels, à moins que ce soit vraiment nécessaire. Ça reste la technique la plus efficace pour limiter les réponses. Dans la mesure du possible, essaie d’utiliser le téléphone ou un autre moyen de communication.

5-Ne réponds pas plus d’une fois par jour à la même personne

Quand quelqu’un t’envoie un message, la réponse peut généralement attendre quelques heures. Le courriel n’est pas le moyen de communication utilisé pour les urgences. Si quelqu’un tient à te rejoindre rapidement, c’est plutôt un appel téléphonique que tu vas recevoir, pas un courriel. Ne te sens pas coupable de ne pas répondre à tout le monde au fur et à mesure que tu reçois leurs messages. Selon la routine qui te convient le mieux, réponds à chaque personne une seule fois par jour pour éviter les conversations qui s’étirent sur plusieurs messages dans la même journée.

6-Envoie des courriels à retardement 

Pour éviter de recevoir des réponses de courriels pendant la journée, un petit outil très simple et efficace est disponible pour Gmail (pour Outlook.live également, depuis peu) : Boomerang. Cet outil permet de programmer l’envoi d’un courriel au moment désiré. Donc, même si tu sais que tu dois envoyer un courriel le lendemain, ou même quelques jours plus tard, tu peux profiter du temps que tu t’accordes pour répondre aux courriels pour le rédiger et programmer l’envoi pour plus tard.

Pour l’utiliser, il suffit de l’installer dans Gmail ( fonctionne avec Firefox 38+, Chrome 5.0+, Safari 5.1+ et Opera 15+). Planifie tes envois de messages courriel pour la fin de la journée. Ça évite les retours pendant ta journée de travail.

Traite tes messages reçus plus rapidement

Une fois qu’on a fait tout ce qui est en notre pouvoir pour réduire le nombre de messages entrant, on peut aussi mettre en application certains trucs qui vont nous permettre d’épargner du temps en traitant les messages reçus.

7-Utilise les shortcuts Gmail

Sincèrement, j’ai la mémoire d’un poisson rouge retardé pour les shortcuts. J’ai réussi à me souvenir de ctrl+C, ctrl+V, ctrl+S… et pour le reste c’est un peu boiteux. Par contre, je crois que ça vaut la peine de mémoriser les raccourcis Gmail pour augmenter la rapidité de traitement des courriels (même si tu n’utilises pas Gmail, la plupart des services offrent également l’option des raccourcis clavier).

Dans la boîte de réception, utilise « y » pour archiver les messages sélectionnés. Dans un message, utilise « r » pour répondre. Dans un nouveau message, utilise alt+enter pour envoyer.

Avant tout, n’oublie pas d’activer les raccourcis clavier dans tes paramètres, car ils ne sont pas activés par défaut (ne passe pas 5 minutes à peser incessamment sur “y” comme un enragé pour faire des tests, sans résultat. Oui, c’est ce qui m’est arrivé.)

8-Active l’extension « Envoyer et archiver ».

Dans les paramètres de la boîte courriel de Google, il y a aussi l’extension « Envoyer et archiver », qui permet de sauver du temps en archivant automatiquement les messages auxquels on vient de répondre. Il suffit d’activer le bouton dans les paramètres et de l’utiliser chaque fois qu’on répond à un courriel (il se trouve au bas du message, juste à côté du bouton « envoyer » qu’on utilise habituellement.

envoyeretarchiver

 

9-Faire les envois et réponses de courriels une fois par jour

Quoi de plus distrayant et contreproductif que d’arrêter le travail qu’on est en train de faire chaque fois qu’on reçoit un courriel ? Pour éviter cette distraction inutile, désactive les notifications courriel et établis une routine pour consulter et répondre à tes courriels.

Par exemple, tu peux prendre l’habitude de consulter tes messages deux fois par jour, en début et en fin de journée. Par contre, ne réponds pas aux messages plus d’une fois par jour, idéalement en fin de journée. Le matin, contente-toi de les trier et de classer ceux auxquels il te faudra répondre dans un dossier créé pour ça (un dossier que tu peux nommer « à répondre » par exemple). À moins, bien sûr, que ce soit un message urgent qui demande à tout prix une réponse immédiate (ce qui est plutôt rare). En fin de journée, réponds aux courriels qui nécessitent une réponse, supprime, classe ou archive les autres. Ne laisse pas de messages s’accumuler dans ta boîte de réception!

10-Utilise l’extension Google pour créer des réponses prédéfinies

Il arrive qu’on ait à répondre aux courriels avec le même message à plusieurs reprises. Pour rendre ça moins pénible, Google offre maintenant une extension qui permet de sauvegarder des messages prédéfinis.

Pour l’activer, rends-toi dans les paramètres de Gmail, dans le menu du haut sélectionne « Labos ». Cette section va te donner accès aux applications expérimentales de Gmail. Dans la barre de recherche, tape « Réponses standardisées » ( ou canned responses en anglais). Active l’option et sauvegarde les changements.labolabolabo

Pour créer une réponse standardisée, va dans « Nouveau message » et rédige le message que tu veux pouvoir réutiliser. Dans le bas à droite, clique sur la petite flèche qui mène vers « d’autres options » et sélectionne « Réponses standardisées » puis « nouvelle réponse standardisée ». Tu vas alors pouvoir nommer ton message (par exemple : Message de remerciement, de félicitation, de refus, etc). Et voilà! Tu vas pouvoir insérer ce message en réponse à un courriel ou dans un nouveau message, il va se trouver dans l’onglet « Réponses standardisées ». (Sur l’image en exemple, on peut voir que j’ai créé un message standardisé qui se nomme “Test”).

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11-Utilise des text expanders

Dans la même veine que les réponses prédéfinies, les text expanders sont utilisés pour créer des mots ou des phrases prédéfinies, accessibles par un raccourci clavier de ton choix. Par exemple, tu pourrais décider que ctrl+B génère la phrase « Bien à vous ». Le programme AutoHotkey a été conçu à cet effet et fonctionne pour Windows/Mac/Linux.

Il y en a pour qui ça peut avoir l’air un peu compliqué (je l’avoue, pendant un moment j’ai fixé l’écran avec un regard de mort intellectuelle quand j’ai vu que ça me semblait être des lignes de codage…) donc si c’est ton cas je te suggère de consulter le tutoriel pour débutants. Tu vas voir, ce n’est pas si compliqué, et ça peut être VRAIMENT pratique.

En résumé…

Donc, si on récapitule, les deux grands moyens pour reprendre le contrôle de ta boîte courriel sont de 1) limiter les courriels entrants le plus possible et 2) traiter les courriels reçus plus rapidement.

Pour limiter les courriels entrants, il faut d’abord te désabonner des notifications des médias sociaux et des infolettres dont le contenu ne t’est pas réellement utile. Puis, utilise les filtres pour intercepter les messages FW et FWD provenant des gens qui ont l’habitude de te faire parvenir des chaines de lettres. Ensuite, porte une attention particulière aux messages que tu rédiges afin qu’ils ne favorisent pas les retours de nouveaux messages. Finalement, prends l’habitude de ne pas répondre à la même personne par courriel plus d’une fois par jour et utilise Boomerang au besoin pour programmer les courriels à envoyer plus tard, en fin de journée idéalement.

Pour traiter les courriels plus rapidement, utilise les shortcuts propres à ton service de messagerie pour effectuer des actions spécifiques plus rapidement, comme archiver les messages de ta boîte de réception, répondre à un message ou simplement envoyer un message. Ensuite, si tu utilises Gmail, active l’extension qui te permet d’archiver les messages auxquels tu réponds en un seul clic. Prends aussi l’habitude d’instaurer une routine pour consulter et répondre aux courriels, une ou deux fois par jour, pour ne pas être dérangé pendant ta journée de travail.  Aussi, dans Gmail toujours, active l’extension “réponses standardisées” qui va te permettre de rédiger un message que tu pourras réutiliser à plusieurs occasions, comme un message de remerciement standard par exemple. Enfin, utilise les text expanders, que des logiciels comme AutoHotkey te permettent de créer, afin de programmer tes propres raccourcis clavier pour générer des mots ou des phrases entières plus rapidement quand tu rédiges tes messages.

Voilà! On a pas mal fait le tour de la question. Une fois toutes ces étapes réalisées et les trucs mis en application, je te garantis que la gestion de ta boîte courriel ne te donnera plus de sueurs froides!