Imagine le scénario suivant:
Tu as travaillĂ© toute la semaine sur un document et tu es particuliĂšrement fier du rĂ©sultat (tu y as vraiment mis ton 200 %!). Au moment de prĂ©senter le fruit de ton travail Ă ton patron, il pĂšte carrĂ©ment ta bulle en tâapprenant quâun autre employĂ© a dĂ©jĂ accompli la tĂąche et remis sa version du document la veille. AprĂšs tâavoir fixĂ© en silence pendant un bon 15 secondes en arborant un air Ă mi-chemin entre lâincomprĂ©hension et la consternation, il te renvoie Ă ton bureau.
GĂȘne, dĂ©ception, dĂ©couragement, colĂšre⊠Tu passes par toutes ces Ă©motions en te rendant au bureau du collĂšgue en question pour lui demander pour quelle raison il a cru bon faire ton travail Ă ta place!
âQuoi, tu nâas pas vu?â te rĂ©pondit-il. âJâai laissĂ© un post-it sur ton bureau vendredi passĂ© pour tâavertir que tu changeais de dossier et que je prenais le relais!â
Il va sans dire que tu nâavais dĂ©finitivement pas vu le post-it, qui nâest pas restĂ© Ă la vue sur ton bureau bien longtemps puisquâun autre collĂšgue est passĂ© dĂ©poser une pile de documents par-dessus lundi matin.
Tu retournes Ă ton bureau en rageant intĂ©rieurement. âNon mais, yâas tu moyen quâon accorde nos violons franchement! Pas moyen de faire un pas en avant sans en faire deux en arriĂšre dans ce mautadit bureau...â te dis-tu Ă toi-mĂȘme.  Â
...
Tu vois oĂč je veux en venir?
Ces scĂ©narios, oĂč les tĂąches se font en double ou, au contraire âtombent entre les craques du divanâ et ne sont pas attribuĂ©es, oĂč les Ă©chĂ©anciers ne sont pas respectĂ©s et oĂč chacun Ă©coute les consignes dans lâignorance totale du plan de travail global, hĂ© bien ces scĂ©narios sont condamnĂ©s Ă se produire et Ă se rĂ©pĂ©ter dans les milieux oĂč les tĂąches ne sont pas adĂ©quatement planifiĂ©es et oĂč le travail est mal encadrĂ©.  Â
Câest irrĂ©aliste de sâattendre Ă atteindre un rendement optimal dans une Ă©quipe oĂč il nây a aucun outil efficace mis en place pour la planification, la communication et le suivi du travail.
La bonne nouvelle est quâil existe une façon trĂšs simple de rĂ©gler ce cauchemar de bureau et travailler plus intelligemment: utiliser les bons outils.
On a la chance incroyable dâavoir accĂšs gratuitement (ou Ă des prix trĂšs abordables) Ă une multitude de logiciels et dâapplications qui ont pour objectif de nous faciliter la vie et nous aider Ă ĂȘtre plus productifs, tant dans notre travail individuel que dans les projets collaboratifs.
Lâimportance dâutiliser les bons outils est un sujet abordĂ© dans le livre Double ta valeur: accomplis plus, travaille moins et nous allons donc prĂ©senter quelques-unes de ces applications plus en dĂ©tail dans cet article. Que ce soit pour la communication, la gestion des tĂąches, lâorganisation du travail ou le travail collaboratif, ces outils sont des solutions polyvalentes convenant tant aux travailleurs autonomes quâaux petites, moyennes et plus grosses entreprises.
Asana est sans doute l'une des applications de collaboration les plus populaires, et ce n'est pas un hasard. Il s'agit d'un outil particuliÚrement polyvalent qui convient à la majorité des équipes, petites ou grandes.
Câest une application particuliĂšrement efficace pour la gestion de tĂąche dâune Ă©quipe de travail. Â
Par contre, il ne sâagit pas tout Ă fait dâun outil de gestion de projet puisque plusieurs fonctions incontournables sont absentes de la plateforme comme les diagrammes de Gantt ou encore le suivi du temps.
Toutefois, les intĂ©grations disponibles font en sorte quâon peut lier Asana Ă une impressionnante quantitĂ© dâapplications tierces, comme Instagantt, Harvest, Time doctor, Zendesk, Evernote, Slack et plusieurs autres.
De plus, il sâagit de lâune des applications de ce genre offrant la version gratuite la plus complĂšte; elle permet Ă jusqu'Ă 15 coĂ©quipiers de crĂ©er des tĂąches et sous-tĂąches, des projets, des discussions et d'utiliser les intĂ©grations de façon illimitĂ©e.
Bref, Asana est beaucoup plus quâune simple application de liste de tĂąches, mais bien un outil puissant et flexible de collaboration et suivi du travail quâon peut facilement adapter selon nos besoins.
Disponible sur: Android, iOS, web-app, intégration Gmail et extension Chrome.
Langues disponibles: français, anglais et allemand.
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ToDoist est dâabord et avant tout une application de gestion de listes de tĂąches, mais elle a la particularitĂ© de pouvoir ĂȘtre utilisĂ©e aussi bien par une personne seule que par une petite Ă©quipe de travail. Sa flexibilitĂ© et ses fonctionnalitĂ©s font en sorte quâon peut Ă©galement la considĂ©rer comme un outil de collaboration efficace.
Elle est trÚs intuitive, facile à utiliser et la version gratuite répond trÚs bien aux besoins de base. Les versions premium et business offrent des options supplémentaires trÚs intéressantes à un tarif avantageux.
Lâune des caractĂ©ristiques les plus surprenantes de ToDoist est sa disponibilitĂ© sur plus de 10 plateformes, ce qui fait en sorte quâon peut y accĂ©der Ă peu prĂšs nâimporte oĂč et sur nâimporte quel appareil.
Elle est compatible avec un grand nombre dâapplications de productivitĂ© et peut ĂȘtre intĂ©grĂ©e, entre autres, Ă PomoDoneApp, TimeCamp, Google Agenda, et Momentum  (voir toutes les intĂ©grations) en plus dâĂȘtre compatible avec Zapier, IFTTT et plusieurs autres applications dâautomatisation.
Mentionnons Ă©galement que les dĂ©veloppeurs de ToDoist ont lancĂ© en 2017 une application de communication nommĂ©e Twist (semblable Ă Slack) qui facilite grandement les discussions dâĂ©quipe et permet dâajouter des tĂąches sur ToDoist Ă partir des conversations.
Disponible sur: Android (tĂ©lĂ©phone, tablette et Android Wear) iOS (iPhone, iPad et Apple Watch), Windowsâââââ 10, Windows 10 mobile, web-app, intĂ©gration Gmail, Outlook, Thunderbird et extension Chrome.Â
Langues disponibles: anglais, français, chinois, espagnol, portugais, allemand, russe et dix autres langues.
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Trello est une application qui est basĂ©e sur la crĂ©ation de tableaux utilisĂ©s dans la mĂ©thode kanban. Il sâagit dâune mĂ©thode de travail trĂšs visuelle qui offre une grande flexibilitĂ©.
Lâapplication nous permet dâutiliser les tableaux autant pour planifier les tĂąches et en effectuer le suivi que faire un brainstorm et partager ses idĂ©es.
Trello a Ă©tĂ© optimisĂ©e pour faciliter la collaboration et est trĂšs simple Ă utiliser; il sâagit principalement de crĂ©er des listes contenant des cartes quâon peut âglisser-dĂ©poserâ dans une colonne ou encore dâune colonne Ă lâautre.
Elle est donc une application trĂšs performante pour utiliser la mĂ©thode kanban, mais nâoffre pas vraiment d'options plus avancĂ©es pour la gestion de projets, le suivi du temps ou la discussion en Ă©quipe.
Toutefois, il est possible de lier Trello Ă dâautres applications de productivitĂ© selon nos besoins grĂące aux intĂ©grations.
Bref, Trello est Ă la fois une app trĂšs polyvalente et trĂšs restrictive qui peut convenir parfaitement Ă une Ă©quipe de travail et manquer cruellement dâoptions pour une autre. Le mieux est de lâessayer!
Disponible sur: âWeb app, Windows, Mac, Android, iOS
Langues disponibles: français, anglais, portugais, espagnol, allemand, italien et 15 autres langues.
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MeisterTask est un outil de gestion de tùches et de collaboration utilisant la méthode Kanban.
Les diffĂ©rents forfaits proposĂ©s permettent dâutiliser la plupart des fonctions de lâapplication gratuitement et dâaccĂ©der Ă des options de gestion trĂšs intĂ©ressantes avec les versions payantes, comme des automatisations de workflow, des rapports/statistiques, la possibilitĂ© de faire un suivi du temps et de dĂ©terminer les rĂŽles et permissions de lâĂ©quipe de travail.
Toutefois, ce qui rend MeisterTask vĂ©ritablement unique, câest la possibilitĂ© de la synchroniser avec MindMeister, une application de cartes mentales conçue par les mĂȘmes dĂ©veloppeurs.
De cette façon, il est possible de combiner le mindmapping et les tableaux collaboratifs en crĂ©ant et attribuant des tĂąches Ă mĂȘme les points de la carte mentale.
MeisterTask propose également plusieurs autres intégrations avec quelques-unes des applications de productivité les plus populaires et est compatible avec Zapier et IFTTT.
Disponible sur: Android, iOS, Windows, Mac
Langues disponibles: français, anglais, allemand, espagnol, portugais et huit autres langues.
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Wrike est une app située à mi-chemin entre un logiciel de gestion de projet et une application collaborative de gestion de listes de tùches.
Il sâagit dâune solution adaptĂ©e pour rĂ©pondre aux besoins de toutes les Ă©quipes de travail, petites et grandes.
Le tableau de bord est simple Ă opĂ©rer et nâest pas sans rappeler celui dâAsana dans la disposition des Ă©lĂ©ments. Toutefois, la version gratuite de Wrike est bien pĂąle en comparaison. Â
LĂ oĂč Wrike devient une application vraiment intĂ©ressante, c'est lorsquâon utilise l'une des versions payantes. Elles donnent accĂšs Ă des fonctionnalitĂ©s trĂšs intĂ©ressantes, comme un calendrier, un diagramme de Gantt, des rapports et graphiques d'analyse de performance,  une fonctionnalitĂ© de relecture et dâapprobation, le suivi des heures de travail, une extension Adobe Creative Cloud et le partage de jusquâĂ 15GO de vidĂ©os tĂ©lĂ©chargĂ©s par mois. Ces fonctionnalitĂ©s sont disponibles Ă mĂȘme la plateforme de Wrike, sans avoir Ă passer par la synchronisation dâapplications tierces (comme câest le cas avec Asana). La formation des employĂ©s pour lâutilisation de la plateforme est donc trĂšs simple et rapide. Â
En somme, il sâagit dâun choix trĂšs intĂ©ressant pour les plus grandes Ă©quipes et les gestionnaires dĂ©sirant effectuer un suivi du travail rigoureux et personnalisĂ©.
Il ne sâagit pas de la plateforme la plus complĂšte ou performante sur le marchĂ©, mais elle offre une solution robuste et polyvalente quâon peut facilement adapter Ă nos besoins.
Disponible sur: Android, iOS, extension chrome, intĂ©gration Gmail et OutlookÂ
Langues disponibles: français, anglais, espagnol, allemand, italien et 6 autres langues.
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Une mauvaise organisation dans la gestion des tùches et des projets peut mener à des résultats chaotiques qui sont catastrophiques pour notre productivité.
Que l'on travaille seul ou en équipe, il est donc primordial d'utiliser les outils à notre disposition à leur plein potentiel. Heureusement pour nous, il existe désormais sur le marché une panoplie d'applications et de logiciels trÚs performants pour nous permettre de gérer nos tùches efficacement et de faciliter la collaboration. Ces outils sont tous uniques et offrent différents avantages répondant aux différents besoins.
Il est donc trĂšs important de dĂ©terminer les besoins de l'Ă©quipe de travail avant d'arrĂȘter son choix sur une application particuliĂšre. Puisque la majoritĂ© des applications offrent des versions gratuites ou des essais gratuits, il vaut mieux expĂ©rimenter un peu avant de prendre une dĂ©cision.
Asana, ToDoist, Trello, MeisterTask et Wrike sont cinq applications trÚs performantes, flexibles, faciles à utiliser et abordables. Selon les forfaits choisis, elles peuvent répondre parfaitement à tous les besoins, que ce soit ceux d'un individu seul désirant mieux s'organiser, d'une petite équipe de travail ou d'un bureau regroupant des dizaines de collÚgues.
Pour bien choisir l'application à utiliser et prendre une décision éclairée, commencez par vous poser les questions suivantes:
Si, à la lumiÚre des réponses à ces questions, vous réalisez que vous avez besoin d'une plateforme différente, plus robuste ou offrant plus d'options que celles présentées dans cet article, je vous invite à jeter un coup d'oeil aux applications suivantes: