7 méthodes pour travailler 48h par jour.

Info flash: toi et moi, on a le même nombre d’heures dans une journée que Mark Zuckerberg, Elon Musk ou Bill Gates!

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Attends un peu…
Dans ce cas-là, pourquoi ils peuvent accomplir en une année ce que le commun des mortels n’accomplit pas dans une vie entière?
Comment est-ce que c’est possible, c’est quoi leur secret?

On a tendance à rationaliser ça en se disant: “Ils sont sûrement du genre workaholic et sont tombés dans la marmite de “potion magique” quand ils étaient petits.” Ou bien :“C’est évident, ils sont hyperactifs et n’ont pas besoin de dormir plus que 2 heures par nuit… No way que je pourrais être aussi productif que ces gens-là!”.
On a l’impression qu’on n’a pas assez de temps pour accomplir plus de choses sans sacrifier le temps qu’on passe avec notre famille, nos amis, Netflix ou à nos autres loisirs et ça nous effraie. On ne veut pas en arriver là. On est des bibittes à confort et il n’est pas question qu’on rate un épisode de Suits ou House of cards (ou Scandals, ou Game of thrones…)
Donc, on fait l’autruche et on essaie de se convaincre qu’on est juste biologiquement incapables d’en faire plus, contrairement aux grands cerveaux insomniaques de ce monde.
Quelle erreur!
Et si je te disais que tu n’as pas à sacrifier quoi que ce soit pour être plus productif?
Attention, je ne dis pas que tu vas conquérir le monde sans travailler un peu plus, tout dépend de tes idées de grandeur. Musk (monsieur Tesla), par exemple, n’a pas l’air d’un gars qui dort vraiment plus que 2-3 heures par nuit, on ne se le cachera pas. Mais, rassure-toi, à moins que ton but soit de mettre au point un système pour coloniser mars dans les prochaines décennies, tu n’as pas à être aussi intense que lui pour pouvoir accomplir plus de choses sans y passer plus de temps. C’est tout à fait possible de maximiser la valeur des heures que tu travailles déjà.
Les Zuckerberg, Musk et Gates de ce monde ont assurément compris l’un des principes de base de la productivité : il faut considérer notre temps comme une ressource limitée et non renouvelable. Ce qui veut dire qu’il faut l’utiliser de la façon la plus efficace possible et éviter de le gaspiller.

Malheureusement, on n’a absolument aucune emprise sur le temps, ce qui le rend un peu complexe à « gérer ». Il passe à la même vitesse, peu importe ce qu’on fait, qu’on en profite ou pas. Je ne t’apprends rien ici, tu sais qu’on ne peut pas ajouter d’heures à une journée ou revenir sur les heures qui sont passées.

Notre seule option, c’est d’apprendre à maximiser notre temps. À mon avis, c’est même la base à maîtriser pour être plus productif, que ce soit dans ta carrière ou ta vie en général. Alors, si tu convoites une promotion, une augmentation, un emploi plus intéressant ou si tu veux simplement gagner en valeur aux yeux de tes patrons, tu dois savoir que c’est la première étape pour y parvenir.
Je vais donc te présenter un aperçu de 7 techniques que tu peux utiliser, seules ou combinées les unes avec les autres, pour faire un meilleur usage de ton temps et être plus efficace, soit: le journal de temps, le retour à la base, le brain dump, la méthode Eisenhower, the one thing, le tableau Kanban et la technique Pomodoro.

1-Le journal de temps

Pour être en mesure de mieux gérer ton temps, ça serait important que tu saches quand est-ce que tu perds ton temps. Où sont les “poches” de temps perdu qui pourraient être mieux utilisées dans ta semaine?
Une bonne méthode pour prendre conscience des moments où tu es productif et des moments où tu perds ton temps est de faire un bilan après avoir passé une semaine complète à noter tout ce que tu fais et le temps que tu as passé à le faire dans un journal de temps.
Et je dis bien TOUT. Du moment où tu te lèves le matin jusqu’à l’heure du coucher, que ce soit manger ton bol de céréales, le temps que tu peux passer au travail à attendre en te tournant les pouces pour une raison ou une autre, ou même la demi-heure où tu vas promener ton chien le soir. Tu peux utiliser la bonne vieille méthode du papier et crayon et tout noter dans un agenda ou utiliser une application comme aTimeLogger  (iOS et Android) pour faire le suivi.

Une fois la semaine terminée, tu vas peut-être réaliser que tu as vraiment beaucoup de temps morts. Quand tu auras identifié tous ces moments, demande-toi ce que tu pourrais faire pour les rendre plus productifs.

Tirer profit des temps morts

Disons que tu passes 10-15 heures par semaine dans ta voiture pour te voyager du travail à ton domicile, tu pourrais profiter de ce temps-là pour écouter un livre audio ou un podcast dans ton auto sur un sujet pertinent dans ton domaine! Le site de La tranchée a lancé un podcast québécois très pertinent sur le domaine du marketing et de l'entrepreneuriat, je te suggère de les suivre sur Soundcloud, YouTube ou de les ajouter à ton application de podcast favorite (je recommande Podcast 02)! Aussi, Audible, le site d’audiobooks d’Amazon, propose des milliers de titres en français/anglais.
Ou encore, tu peux garder avec toi un exemplaire d’un livre ou d’un ebook (comme celui de double ta valeur sur ton smartphone ou ta tablette par exemple!) et profiter du temps où tu attends un collègue en retard en lisant quelques pages par-ci par-là.
Personnellement, j’ai une liseuse Kobo que je traîne partout avec moi. Comme ça, au lieu de compter les tuiles du plafond dans les moments d’attente, je peux transformer ces pertes de temps en opportunités et continuer mes lectures.

 2-Le retour à la base

Le retour à la base, qu’on nomme en anglais reconnect with your why, (littéralement “reconnecter avec ton pourquoi”) consiste à faire une introspection pour te recentrer sur les raisons qui te motivent à travailler.
Quand ta liste de choses à faire s’étend sur assez de pages pour rendre un dictionnaire jaloux, chaque tâche devient rapidement “juste une autre” tâche monotone et ennuyante et c’est facile de perdre de vue l’objectif qui nous motivait à la base.
C’est un piège qui guette tout le monde et quand on y tombe notre productivité tombe avec nous. Dès que tu te sens moins motivé, prends l’habitude de remettre les choses en perspective et demande-toi:

• Pourquoi est-ce que tu occupes cet emploi?
• Qu’est-ce que tu désires y accomplir?
• En quoi ça va t’aider à avancer personnellement?
• Est-ce que la tâche que tu exécutes ou que tu t’apprêtes à commencer te rapprochera de tes objectifs?

En répondant honnêtement à ces questions, tu vas ajouter du contexte à ton travail et y trouver un regain de motivation (ou tu réaliseras que tu serais peut-être mieux de changer de job). Tu vas probablement aussi te rendre compte que plusieurs tâches dans ta liste de choses à faire sont complètement inutiles à tes objectifs de base. Si c’est le cas, considère (si possible) de ne simplement pas les faire, car elles sont une perte de temps.

"Le renouveau a toujours été d'abord un retour aux sources." -Romain Gary

Souviens-toi, le temps est une ressource limitée, alors profite de cette réflexion pour réorganiser tes priorités.

3-Le Brain Dump

On pourrait traduire le Brain Dump par "la vidange de cerveau", mais on ne le fera pas parce que, comme c’est souvent le cas, la traduction d’anglais à français sonne vraiment bizarre.
C’est une technique tirée du livre de David Allen, Getting things done: the Art of Stress-Free Producitivity (disponible sur Kobo et Amazon pour la version kindle, papier et audio.)

Le principe est très simple et consiste à noter sur une feuille (ou dans une application de listes comme AnyDo, Todoist, Wunderlist ou MeisterTask) toutes les tâches à faire et les projets à réaliser, les idées, propositions et flashs de génie qui te viennent en tête quand tu penses à ton travail. Que ce soit des tâches monumentales ou des petits trucs à ne pas oublier, note absolument tout jusqu’à ce qu’il n’y ait plus rien qui te passe par la tête et que ça sonne écho si tu réfléchis trop fort. L’ordre n’a pas d’importance et ne planifie de date précise pour aucun de ces éléments.

À quoi ça sert?

En temps normal, toutes ces pensées tournoient dans ton esprit et te déconcentrent comme des mouches noires achalantes qui ne te laissent pas tranquille deux secondes. Mouches: 1, Productivité: 0.
Après les avoir écrits, tu sais que tu ne les oublieras pas et que tu pourras y revenir plus tard, donc tu peux arrêter d’y penser et te concentrer pleinement sur ce que tu as à faire.
Garde ta liste proche pendant au moins une journée pour pouvoir y ajouter des éléments si tu as autre chose qui te passe par la tête. Une fois que ta liste est complète, établis tes priorités (ce serait un bon moment pour faire l’introspection du paragraphe précédent) et passe au couperet ce qui n'est pas réellement important.
Selon David Allen, l’idéal serait de passer ta liste en revue et refaire un brain dump à chaque semaine. Cette fréquence permet de garder tes pensées toujours en ordre et te donne l’opportunité de mettre ta liste à jour avant que trop d’idées et de tâches ne recommencent à se bousculer dans ta tête.
Attention: ton “brain dump” n’est pas une liste de tâches à faire, mais plutôt une liste de tâches à considérer.
Probablement qu’au final tu ne réaliseras pas la moitié des points que tu as notés, car ils ne sont pas tous d’importance égale et plusieurs seront certainement éliminés. L’important, c'est que tu puisses déterminer quelles sont tes tâches prioritaires en étant certain de ne rien négliger et d’avoir l’esprit tranquille pour te concentrer sur ton travail.

“La plupart des choses qui sont urgentes ne sont pas importantes, et la plupart des choses importantes ne sont pas urgentes.” Dwight D. Eisenhower

La méthode Eisenhower, inspirée d’une citation de cet ancien président américain, permet d’analyser les tâches à faire pour déterminer objectivement lesquelles privilégier. Ce système considère le niveau d’urgence et d’importance d’une tâche qu’il faut classer dans l’un des quatre quadrants suivants:

Donc, selon ce système, une tâche peut être soit 1-urgente, mais non importante, 2-urgente et importante, 3-non urgente et importante ou 4-non urgente et non importante.

• Tâches urgentes : tâches qui demandent ton attention dans l’immédiat. Celles qui flashent en rouge sur ta liste de tâches en criant MAINTENANT! TOUT DE SUITE ! URGENT!
• Tâches importantes : tâches qui ont un réel impact sur les objectifs à long terme, sur la mission et les valeurs de l’entreprise.

Les tâches urgentes ET importantes sont les seules qu’il faut prioriser et compléter dès que possible. Viennent ensuite les tâches importantes/non urgentes qu’il faut planifier pour plus tard, les tâches urgentes/non importantes qu’il vaut mieux déléguer ou automatiser et les tâches non urgentes et non importantes qui, au final, ne devraient même pas être considérées et envoyées aux oubliettes.
Cette méthode peut t’aider à y voir plus clair et classer les éléments qui se retrouvent dans ton brain dump hebdomadaire.
Ce système peut être très utile pour t’éviter de tomber dans le piège des tâches urgentes, mais non importantes (les interruptions spontanées comme le téléphone qui sonne, assister à des réunions interminables qui ne te concernent pas, etc.). Ce sont souvent des tâches qu’on a tendance à prioriser à cause du sentiment d’urgence et qui finissent par monopoliser le plus clair de notre temps. Le problème, c’est qu’au final elles ne servent en rien notre productivité ni nos objectifs à long terme.
Alors avant de commencer une tâche, demande-toi si elle est VRAIMENT importante pour atteindre tes buts et détermine quelle serait sa place dans le tableau d’Eisenhower.

5-The one thing

Cette méthode est tirée du livre éponyme de Gary Keller (aussi disponible sur Kobo et Amazon pour la verision Kindle, papier et audio). L’idée, c’est de déterminer quelle tâche est LA plus importante et d’y dédier toute ton attention et ton énergie jusqu’à ce qu’elle soit terminée.

Pourquoi se limiter à une seule tâche?

Disons que, cette semaine, tu t’es donné comme objectif d’accomplir 15 tâches différentes. À la fin de la semaine, tu auras probablement terminé la plupart des points de ta liste. Le problème, c’est que les tâches les plus importantes n’auront pas nécessairement été réalisées ou tu ne leur auras pas accordé le temps et l’attention qu'il aurait fallu pour vraiment maximiser ta productivité.
Spontanément, on va choisir de commencer par les tâches les plus urgentes, les plus faciles, les plus rapides ou les plus agréables. Il faudrait pourtant se limiter à sélectionner la plus importante et ne pas se laisser distraire par le reste. Dans le cas contraire, on s’enligne vers un rendement médiocre, des résultats décevants et des frustrations d’avoir l’impression de ne pas avoir assez de temps pour tout faire. À essayer d’en faire trop, on s'éparpille et on finit par en faire moins.
Donc, le chemin vers “plus” débute par “moins”. Alors, comment faire pour bien choisir et savoir ce qui est le plus important?
Commence par te poser cette question:
“Quelle est la chose que tu pourrais faire, cette semaine, qui permettrait de rendre toutes tes autres tâches plus faciles, rapides ou qui les rendrait inutiles?”
Si tu as du mal à trancher, tu peux aussi utiliser le tableau de la méthode Eisenhower présenté plus haut dans le texte pour t’aider à y voir plus clair.
Une fois que tu as déterminé quelle est la tâche la plus importante, tu dois y accorder 100 % de ton attention. Ignore complètement toutes les choses que tu pourrais faire pour ne laisser de place qu'à ce que tu dois faire.

L'effet domino

L’intention derrière tout ça, en plus de te rendre plus efficace à court terme, est de provoquer un effet domino qui aura des répercussions positives sur ton rendement à moyen et long terme. Une seule action, réfléchie et bien exécutée, peut entraîner des réactions à l’ampleur exponentielle.
Imagine une salle au centre de laquelle se trouve un énorme tas de pièces de dominos. Chaque pièce est associée à une tâche à faire à court, moyen ou long terme. Si on te demandait de placer toutes les pièces debout pour ensuite toutes les faire tomber, imagine le temps que ça prendrait si tu y allais une à une en leur donnant des pichenottes! L’idéal serait de placer tes pièces de façon à ce que l’énergie d’une seule pichenotte soit nécessaire pour faire tomber toutes les autres pièces. C’est de cette façon que tu dois considérer ton temps et tes tâches à faire.
Choisir la tâche la plus importante, c’est choisir ton domino de départ. Donc, chaque fois que tu termines une tâche et que tu dois déterminer laquelle commencer ensuite, remets tes priorités en perspective et essaie de trouver quel serait le domino avec le meilleur résultat.
En plus d’entraîner une réaction en chaîne, l’effet domino multiplie la force de l’impact à chaque coup. Selon Lorne Whitehead, physicien ingénieur et professeur à l’Université de Colombie Britannique, un domino peut toujours en faire tomber un autre jusqu’à 50 % plus gros.

Selon cette logique, ce serait possible de faire tomber un domino de la taille de l’Empire State Building avec l’énergie utilisée pour faire tomber un domino de cinq millimètres de haut!

Si on applique ce principe au travail, ça fait réfléchir sur le pouvoir que peut avoir une simple action... Raison de plus pour t’assurer de toujours choisir judicieusement à quelle tâche tu vas consacrer ton temps et ton énergie. Avec cet état d'esprit, tu peux littéralement viser la lune!

6-Le tableau Kanban

Ceux qui connaissent la méthode Kanban ont sûrement déjà aussi entendu parler de Scrum. Ce sont deux méthodes différentes de structure des processus de travail qui sont souvent confondues parce qu’elles se rejoignent sur plusieurs points et que certains de leurs principes sont complémentaires.
On n’entrera pas dans les détails de ces approches dans cet article. On va plutôt s’intéresser à un élément central de la méthode Kanban qui est aussi souvent utilisé avec Scrum: le tableau comme outil visuel de suivi du travail.
C'est possible d'utiliser un bon vieux tableau blanc avec des « post-its », mais il existe maintenant plusieurs applications numériques qui permettent de créer, d’utiliser et de partager ce genre de tableau vraiment très facilement (comme Trello, MeisterTask, Asana lorsqu’on utilise le format tableau, Target process, Miro ou TaskMe par exemple).
Le principal avantage du numérique face au tableau physique est que les applications numériques permettent que tous les membres aient accès au tableau n’importe quand et n’importe où.

Comment l'utiliser

L’idée générale de cette méthode est de séparer le tableau en colonnes qui correspondent au flux de travail et d’y afficher les tâches et leur avancement.

Dans sa version la plus simple, le tableau comprend trois colonnes: à faire, en cours et terminé (l'exemple ci-dessous utilise l'application Trello).

Selon les milieux, des catégories peuvent être ajoutées comme “En révision”, “En attente d’approbation”, “À résoudre”, “En attente de paiement”, etc. Cette méthode est tout indiquée dans le domaine de la création de produits qui doivent passer par plusieurs étapes, comme “Fabrication”, “Contrôle de qualité”, “En cours de test” “Approuvé”... Bref, les possibilités sont infinies selon les besoins.
Avant d’afficher quoi que ce soit sur le tableau, il faut :

1. Déterminer quel projet on veut accomplir, que ce soit en travail individuel ou en équipe.
2. Rédiger toutes les sous-tâches qu’il faudra faire sur des post-its (ou dans une application numérique), une estimation du temps nécessaire pour les réaliser et la/les personne(s) responsable(s) de ces tâches.
3. Déterminer quelles tâches sont prioritaires et les afficher dans l’ordre qu’elles doivent être réalisées dans la colonne “à faire”.

Idéalement, il devrait n’y avoir qu’une seule tâche par équipe ou par personne dans la colonne “en cours” pour pouvoir s’y concentrer pleinement sans distraction et sans perte de temps.
Pour déterminer quelles tâches sont vraiment importantes et lesquelles réaliser en premier, chacune des autres méthodes qu’on a vues jusqu’à présent peut être très utile (retour à la base, Brain Dump, Eisenhower, et The One Thing.)
Le tableau Kanban est donc un outil de gestion du flux de travail qui mise sur la visualisation pour comprendre et suivre facilement l’avancement du travail et des tâches à accomplir.

7-Pomodoro

La méthode Pomodoro, mise au point par Francesco Cirillo dans les années 1980, est une technique de timeboxing qui rythme la journée par des périodes de travail et de pauses chronométrées.
En passant, Pomodoro veut dire “tomate” en Italien. On dit que Cirillo utilisait un timer en forme de tomate pour minuter son travail, ce qui explique le nom qu’il a donné à sa méthode.
Chaque période de travail, qu’on appelle un “pomodori” ou juste un “pomo”, compte 25 minutes. Après chaque pomo, une pause de 5 minutes est permise. Après 4 pomos, une plus longue pause de 15-20 minutes vient clore la session pomodoro. Une session compte donc 100 minutes de travail très intense et 30-35 minutes de pause.

En utilisant cette technique, c’est primordial de rester concentré sur sa tâche et de travailler intensivement en éliminant toute source de distraction. Et quand je dis “intensivement”, je veux dire hardcore. 25 minutes, on sait que ce n’est pas très long et que la pause arrive vite, alors c’est facile d’accorder toute notre attention au travail qu’on fait.
L’efficacité de cette technique repose sur le résultat d’études qui concluent que prendre de plus courtes pauses plus souvent après un grand effort mental aurait un impact positif sur l’agilité intellectuelle.
Cette stratégie contraste beaucoup avec le système classique du « 15 minutes de pause aux 4 heures ». C’est une façon, on pourrait dire, plus “humaine” de considérer le travail. Il ne faut pas perdre de vue qu’on n’est pas des machines. Pour rester performants et efficaces, on a besoin de pauses.

Est-ce que c'est pour moi?

Ce n’est malheureusement pas dans tous les emplois qu’on peut se permettre d’appliquer cette méthode. On peut quand même l’adapter et effectuer de courtes tâches qui ne demandent pas trop de concentration pendant les pauses, comme répondre à des courriels, aller faire des photocopies, ranger des feuilles qui traînent sur ton bureau… bref, tu vois ce que je veux dire, le genre de tâches qui se retrouvent généralement dans les catégories "important/non urgent" ou "non important/urgent" du tableau d’Eisenhower.
La méthode Pomodoro se combine très bien avec l’utilisation d’un tableau Kanban. Il suffit d’estimer le nombre de pomos qu’on croit nécessaire pour accomplir une tâche, de réaliser le travail en utilisant le minuteur et de vérifier par la suite si l’estimation était exacte ou complètement dans le champ. Ça permet, à la longue, de se fixer des échéanciers plus réalistes et de mieux planifier les tâches suivantes. On sous-estime souvent le temps qu’on peut passer sur des tâches pas si importantes que ça et faire le suivi peut aider à réaliser quand il est temps de passer à autre chose.
Tout ce dont tu as besoin, c’est un minuteur. Tu peux utiliser celui de ton téléphone, mais il y a aussi plusieurs applications vraiment chouettes qui sont conçues spécialement pour ça. L’application Kanban flow, par exemple, utilise les techniques combinées du tableau Kanban et du minuteur Pomodoro. PomoDone App (Mac, Windows, Linux et web-app, bientôt disponible sur Android) et Scheduler (Android) sont mes deux applications favorites pour utiliser cette méthode.
Même si c’est une technique qui peut être très efficace, ce rythme de travail n’est pas nécessairement bénéfique aux tâches de toutes les natures. Dans une tâche de création par exemple, il est préférable de ne pas interrompre le travail plus tôt que nécessaire parce que l’état d’esprit dans lequel on se trouve (que j’appelle le “mode D” parce qu’il fait appel au cerveau droit) peut être relativement long à retrouver après une interruption.
Assure-toi donc que cette méthode correspond à ton type de tâches avant de l’intégrer à ton travail!

Conclusion

En utilisant une ou plusieurs de ces 7 techniques, tu pourras faire un meilleur usage de ton temps et maximiser ta productivité.
Rédiger un journal de temps t’aidera à prendre conscience des moments de temps perdu que tu pourrais utiliser pour continuer tes tâches ou parfaire tes connaissances.
Prendre un moment pour faire un retour à la base et te remémorer les raisons qui te motivent à travailler te donnera un regain d’énergie et d’efficacité dans les moments où tout te semble répétitif et sans but. Ça te permettra aussi d’y voir plus clair quand viendra le moment d’établir tes priorités et planifier les tâches que tu devrais réaliser.
Faire un brain dump hebdomadaire te donnera la paix d’esprit nécessaire pour te concentrer sur ton travail sans être interrompu par tes pensées. Ça t’aidera aussi à déterminer les prochaines tâches qui doivent être faites sans craindre d’oublier quelque chose au passage.
La méthode Eisenhower t’aidera à établir efficacement tes priorités et à savoir quelles tâches tu devrais faire tout de suite, planifier, déléguer ou abandonner.
En suivant le principe de la méthode the one thing, tu seras assuré de toujours travailler sur LA chose la plus importante pour atteindre tes objectifs. De cette façon, tu limiteras les pertes de temps tout en maximisant les répercussions positives sur tes objectifs à moyen et long terme.
Le tableau Kanban, que tu peux utiliser en solo ou dans des projets collaboratifs, permettra de structurer l’avancement du travail et de faire un suivi facile et rapide des tâches à faire et de leur ordre d’importance. Cet outil visuel t’aidera à toujours connaître l’état du fil de travail, à être en contrôle et au top de tes performances.
Finalement, la méthode Pomodoro te permettra d’avoir une meilleure agilité intellectuelle et de tirer profit de ton temps de travail au maximum. C’est aussi une façon efficace de suivre le temps passé sur les tâches, ce qui permet de ne pas passer trop de temps sur celles qui sont moins importantes et de prévoir des échéanciers réalistes.
Je te suggère de tester toutes ces méthodes et de voir par toi-même ce qui correspond le mieux à ta personnalité et ton type d’emploi. On est tous différents et on travaille d’une façon bien à nous, donc certaines techniques seront plus efficaces ou agréables à utiliser pour toi.
Plusieurs autres méthodes et principes de gestion du temps, comme le principe de Pareto par exemple, sont aussi des musts à connaître. Pour en savoir plus, je t’invite à te procurer l'extrait du ebook Double ta valeur, accomplir plus sans travailler plus qui aborde ce sujet (la précommande du livre intégral est ouverte, il paraîtra dans quelques mois!).
L’important, c’est que tu puisses trouver une (ou plusieurs) méthode(s) qui te permette de tirer profit au maximum du temps que tu passes au travail et de minimiser le temps perdu. De cette façon, tu seras plus productif et obtiendras plus de résultats sans passer plus de temps à travailler.
N’oublie pas, le temps est une ressource limitée et non renouvelable, alors utilise-le judicieusement!
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