mai 2017 - Double Ta Valeur

Archives mensuelles : mai 2017

1

Peur d’être démasqué? Voilà comment vaincre le syndrome de l’imposteur.

Ça nous est tous déjà arrivé dans notre vie d’avoir des doutes sur nos compétences. De se dire: “My god, pourquoi est-ce qu’ils m’ont choisi pour ce poste, je n’ai aucune idée de ce que je fais”, ou bien: “C’est la première fois que je fais ce genre de tâche, j’ai tellement peur que tout ce que j’ai appris jusqu’à présent soit de la bullshit et d’échouer lamentablement!”

Ce sont des réactions tout à fait normales quand on est novice dans un domaine et qu’on forge ses premières armes. Nos réalisations, nos réussites, et même nos échecs au fil du temps nous permettent d’être à l’aise avec notre emploi et de prendre la confiance nécessaire pour vaincre le doute qui nous habite quand on débute.

Ou pas…

Si la peur constante de ne pas être à la hauteur te hante encore après 5, 10 ou même 20 ans dans le domaine, on ne parle plus de l’insécurité du débutant. Il s’agit plutôt du syndrome de l’imposteur. En fait, c’est techniquement plutôt un phénomène qu’un syndrome, mais, puisque l’expression a été popularisée ainsi, on va continuer à utiliser le terme “syndrome” dans ce texte.

Il a d’abord été observé par les psychothérapeutes Clance et Imes dans les années 1970. Leurs recherches ont démontré qu’un très grand nombre de femmes ambitieuses et compétentes avaient l’impression d’être des impostrices et de ne pas être assez intelligentes pour mériter les tâches, postes ou avantages qui leur étaient accordés. Elles croyaient que la chance ou d’autres facteurs externes leur avaient permis de connaître leur succès.

Les études réalisées au fil des ans ont mis de l’avant que ce phénomène touche également les hommes, parfois même davantage que les femmes. Clance et Imes suggèrent que l’environnement familial et les stéréotypes des rôles associés aux sexes masculins et féminins dans la société contribuent grandement au développement du phénomène de l’imposteur, ce qui expliquerait en partie les variations dans l’association de ce phénomène à un genre distinct.

Comment le détecter

Le phénomène de l’imposteur se manifeste par ces symptômes:

  • Le sentiment d’être intellectuellement un imposteur;
  • La croyance que son succès est dû à la chance plutôt qu’à ses habiletés;
  • Le manque de confiance en ses capacités à reproduire ses succès passés;
  • La peur du jugement des autres;
  • La peur de l’échec;
  • La peur d’être démasqué;
  • L’incapacité à apprécier ses accomplissements.

C’est un peu comme avoir l’impression que tu es un acteur qui incarne une personne compétente qui a du succès, de faker un rôle qu’en réalité tu ne crois pas pouvoir réellement accomplir.

Ça te semble familier? C’est probable parce qu’on estime qu’environ 70 % des gens ont déjà vécu le phénomène de l’imposteur à un moment ou l’autre de leur vie.

Des répercussions sur ta carrière

Les gens qui vivent ce phénomène sont souvent des high achievers, des gens qui visent haut et qui ont l’habitude d’atteindre d’excellentes performances. Puisqu’ils n’ont jamais l’impression d’être assez compétents pour mériter leur succès, ce sont d’éternels insatisfaits qui visent toujours plus haut et qui se retrouvent pris au piège dans le cercle vicieux du perfectionnisme.

Ils sont aussi convaincus que les autres les perçoivent comme étant meilleurs que ce qu’ils sont réellement et ils vivent donc avec la peur d’être démasqués à tout moment et exposés comme des imposteurs qui ne sont pas à leur place (même si, en réalité, ce sont des professionnels tout à fait compétents et performants qui méritent leur succès et toutes les opportunités qui leur ont été présentées).

Bref, le syndrome de l’imposteur, c’est un frein pour ta carrière. C’est comme si tu te promenais dans une voiture de l’année, une belle Tesla Model S, mais que tu gardais la pédale de frein toujours à moitié enfoncée parce que tu es convaincu qu’en réalité c’est une poubelle bonne pour la scrap et que tu as peur que les autres le réalisent. C’est pourtant une voiture performante qui a fait ses preuves… En lâchant le break et en tenant le gaz au fond, tu pourrais en mettre plein la vue!

Tu passes surement à côté de plusieurs opportunités de peur de ne pas être à la hauteur. Peut-être que tu n’as pas osé aller porter ton c.v. pour un poste qui t’intéresse, que tu n’as pas appliqué pour une promotion, ou que tu as refusé de participer à un événement où tu aurais pu faire valoir tes compétences.

En remettant en question ta légitimité professionnelle, tu te prives d’atteindre ton plein potentiel.

Pour remédier à la situation, il faut d’abord apprendre à reconnaître et accepter le syndrome de l’imposteur, trouver quelqu’un avec qui en parler, ne pas te laisser démoraliser par les gens dans ton environnement de travail, cesser de te comparer aux autres, accepter tes imperfections, arrêter de glorifier les diplômes, apprendre à t’approprier ton succès et te laisser une chance sans te mettre des bâtons dans les roues.

Voyons donc tous ces points en détail.

Prendre conscience du phénomène

La première étape pour empêcher le syndrome de l’imposteur de nuire à ta carrière est de savoir l’identifier.

Chaque fois que te sens envahi par l’anxiété de ne pas pouvoir bien accomplir une tâche qui t’est pourtant familière, que tu te sens mal à l’aise de recevoir des félicitations pour un travail que tu crois qui n’a été bien fait que par chance ou bien qu’une petite voix hautaine te chuchote à l’oreille de ne pas trop te mettre de l’avant parce que d’autres que toi méritent davantage ton poste, prend un peu de recul et shoot toi une bonne dose de réalité.  

Demande-toi pourquoi tu te sens de cette façon et ce qui justifierait ces pensées négatives.

Une fois ces raisons identifiées, pose-toi les questions:

-Est-ce que ça change quoi que ce soit à tes compétences et ton expérience? “Non”.

-Est-ce que tu as réalisé des choses dont tu peux être fier et qui prouvent que tu es compétent? “Oui”.

Maintenant, demande-toi si ces pensées ou sentiments t’ont déjà freiné dans ta vie professionnelle. Tu n’arriveras peut-être pas à éliminer complètement ce phénomène de ta vie mais, en le reconnaissant et en identifiant les façons qu’il a de te nuire, tu pourras plus aisément le bloquer et apprendre à mettre la “switch à off”.

Parles-en

Comme bien des problèmes, avoir quelqu’un à qui en parler aide à y voir plus clair. Que ce soit un ami, un mentor ou encore un thérapeute, peu importe; tant qu’il s’agit d’une personne de confiance.

Avoir un autre point de vue sur le sujet te permettra de prendre conscience que le phénomène de l’imposteur est très commun. Peut-être même que la personne avec qui tu vas aborder le sujet subit aussi ce phénomène fréquemment et que vous pourrez avoir des discussions révélatrices à ce sujet!

En partageant son expérience du phénomène de l’imposteur avec quelqu’un d’autre, il devient rapidement moins imposant et ça devient plus facile de ne pas lui accorder autant d’importance et de le laisser nous contrôler.

Ne te laisse pas ton environnement te démoraliser

Malheureusement, il arrive que des collègues ou même le patron y soient pour quelque chose dans l’apparition du phénomène de l’imposteur en nous donnant l’impression de ne pas être à la hauteur. C’est le cas quand:

  • Le patron est un control freak qui ne te laisse pas travailler cinq minutes sans repasser derrière ce que tu fais;
  • Le patron ne prend jamais en considération tes idées et les balaie du revers de la main aussitôt exprimées;
  • Un collègue narcissique prend un malin plaisir à te mettre sous le nez la moindre de tes erreurs pour faire briller davantage ses propres performances;
  • Un collègue qui a le même poste que toi te regarde de haut parce qu’il a plus de diplômes;
  • etc.

Lire aussi: 17 types de mauvais patrons qui gâchent ta job

Malheureusement, ce sont des situations fréquentes qui peuvent être très démotivantes et nous donner l’impression de ne pas être assez compétents pour le poste qu’on occupe.  

Prends conscience de la façon dont les gens avec qui tu travailles affectent ta confiance en tes capacités. Ce faisant, tu réaliseras sans doute que tes compétences ne sont pas à blâmer.

Ne te compare pas aux autres

“Quand on se compare aux autres, on est rarement objectif et la comparaison est souvent relative.

On n’essaie pas de trouver nos points forts pour les mettre en comparaison avec les points forts des autres; on compare plutôt ce qu’on admire chez quelqu’un d’autre avec ce qui ne nous satisfait pas de nous-mêmes.

Si tu es introverti, tu te dis: “J’aimerais tellement avoir l’aisance de Johny dans un 5 à 7!”, si tu es lent au clavier tu te dis: “Si seulement j’étais capable de taper autant de mots/minute que Julie!” et pendant ce temps, Johny et Julie envient probablement tes habiletés en informatique et en design visuel.

On se connaît soi-même de l’intérieur (nos pensées, nos doutes, nos peurs), mais on ne connaît les autres que de l’extérieur (l’apparente confiance, la mise de l’avant des qualités).

C’est impossible de ne pas se comparer de façon biaisée, alors ne te compare à personne d’autre qu’à la personne que tu étais hier!

Ne vise pas la perfection

Le syndrome de l’imposteur est souvent amplifié par le perfectionnisme. On a l’impression qu’il faut être parfait dans tous les aspects de notre domaine pour mériter notre succès. Pour vaincre le syndrome de l’imposteur, il faut donc aussi apprendre à contrôler ses tendances perfectionnistes et accepter ses imperfections.

Lire aussi: Bienvenue aux perfectionnistes anonymes  

Au lieu de concentrer ton attention sur la perfection que tu aimerais atteindre, concentre-toi plutôt sur la valeur que tu crées par ton travail.

Même si tu ne sais pas tout et que tu n’es pas parfait, la perfection n’est pas un prérequis pour pouvoir partager tes connaissances. Tu en connais probablement beaucoup plus que bien des gens dans ton domaine et ce que tu peux leur apporter a une grande valeur.

Tu n’as pas à tout maîtriser pour mériter ton succès. Je ne dis pas que tu doives te complaire dans la médiocrité, mais descends la barre que tu vises pour qu’elle soit au moins humainement atteignable.

Nous sommes tous des imposteurs!

Si, selon toi, pour ne pas être un imposteur il faut être parfait et tout connaître dans son domaine, alors dis-toi que nous sommes tous des imposteurs. Personne n’est parfait dans son travail et, plus souvent qu’autrement, les gens savent à moitié ce qu’ils font et apprennent le reste “sur le tas”!

Alors, prends un moment de recul quand tu te mets à obséder sur des détails et demande-toi à partir de quel moment ce que tu fais est suffisant pour atteindre les objectifs, sans être parfait.

Ne te laisse pas intimider par les diplômes

Ne surestime pas les diplômes. En fin de compte, ça te donne un beau bout de papier à encadrer. Ça dit au monde que tu as versé des milliers de dollars à une institution pour avoir des connaissances dans un domaine et que tu as assisté à assez de cours pour avoir la note de passage. Ni plus, ni moins.

Alors, ne sois pas intimidé par quelqu’un qui a plus de diplômes que toi, ce n’est pas forcément un gage de compétence.

Ça veut seulement dire que la personne a une longueur d’avance sur les bases d’un domaine précis (et quelques sujets complètement inutiles au poste qu’elle occupe). Mais dans la réalité du marché, avec toutes les ressources à notre disposition de nos jours, les chances sont qu’une personne autodidacte qui sait où chercher de l’information pertinente va être plus compétente qu’un diplômé qui a la curiosité intellectuelle d’une roche.

Approprie-toi ton succès

Tu ne t’es pas rendu où tu es simplement par chance, ni à cause de tes beaux yeux, ni même à cause de ton réseau de contacts. Ce sont tous des facteurs qui peuvent influencer un parcours professionnel mais, si tu étais un plouc sans talent, tu n’aurais pas pu réaliser les accomplissements qui t’ont permis de te rendre où tu es présentement.

Ne te concentre pas sur ce que tu ne peux pas faire ou n’as pas encore fait, concentre toi plutôt sur la valeur que tu as pu apporter dans ton emploi au fil du temps.

Un geste concret que tu peux poser pour t’aider à t’approprier ton succès est de dresser une liste (ça peut être dans un petit carnet ou un fichier à l’ordinateur) de tes bons coups des dernières années et de la tenir à jour avec les succès que tu connais au fil du temps. Tu peux conserver dans cette liste de “wins” les commentaires de clients satisfaits, les statistiques de vente, la production que tu as réussi à atteindre, bref, tout ce qui te prouve que tu fais du bon travail.

Dans les moments de doute où le syndrome de l’imposteur s’invite dans ton esprit, ouvre ton fichier ou ton carnet pour te rappeler que tu es à ta place et que tu l’as bien méritée.  

On nous apprend dans la vie qu’il faut assumer la responsabilité de nos échecs; il en va de même pour nos succès!

Laisse-toi une chance

Même si tu as l’impression de ne pas être à la hauteur de ton travail, ce n’est pas à toi d’en décider, c’est à ton employeur.

Alors, que ce soit pour décrocher une promotion ou obtenir un nouvel emploi, ose viser haut et laisse tes accomplissements et ton travail parler d’eux-mêmes. Ne te mets pas des bâtons dans les roues en ne tentant pas ta chance parce que tu ne crois pas être à la hauteur.

Ne te prive pas d’atteindre ton plein potentiel et ne prive pas le monde de tes talents!

Conclusion

Le syndrome de l’imposteur peut mettre un frein sur ta carrière si tu le laisses te contrôler. Pour l’empêcher de nuire, il faut d’abord prendre conscience du phénomène, en identifier les causes et les façons dont ça te nuit au travail.

Parler de ton expérience avec le syndrome de l’imposteur avec une personne de confiance, soit un ami, un mentor ou même un thérapeute, peut être très bénéfique pour mettre les choses en perspective et réaliser que tu n’es pas seul à vivre ce phénomène.

Ensuite, c’est important de prendre conscience de la façon dont ton environnement de travail, tes collègues ou ton patron, affectent ta confiance en tes capacités. C’est possible que ce soit un élément déclencheur pour le phénomène de l’imposteur et que tes compétences ne soient pas à blâmer.

Tu dois aussi cesser de te comparer aux autres. C’est impossible de ne pas se comparer de façon biaisée puisqu’on ne connaît réellement les autres que selon ce qu’ils laissent paraître. Alors, ne te compare à personne d’autre qu’à toi-même.

Les tendances perfectionnistes ont aussi souvent un rôle de premier plan à jouer dans le phénomène de l’imposteur. On a trop souvent l’impression qu’il faut maîtriser son domaine avant que notre travail ait une réelle valeur. Ce n’est pas le cas, car personne n’est absolument parfait dans son travail et les gens apprennent souvent “sur le tas” en tirant profit de leurs erreurs.

Une trop grande importance accordée aux diplômes des autres par rapport aux siens peut aussi déclencher ce phénomène. Il ne faut pas perdre de vue qu’une personne autodidacte qui sait comment bien faire ses recherches est souvent plus compétente qu’une personne surdiplômée, mais sans curiosité intellectuelle.  

Pour apprendre à t’approprier tes succès, tu peux dresser une liste de tes bons coups passés que tu peux mettre à jour au fil du temps. Dans les moments de doute, cette liste peut devenir un outil pour te rappeler que tu es compétent et mérite ton succès.

Finalement, ne te prive pas d’opportunités de peur de ne pas être à la hauteur. Ce n’est pas à toi d’en juger, mais à ton employeur. Si tu veux qu’il te donne ta chance, tu dois d’abord t’en laisser une.

Le bon côté

Le syndrome de l’imposteur est un phénomène normal que la plupart des gens ont ressenti ou ressentiront au cours de leur vie.

Si quelqu’un te répond qu’il n’a jamais ressenti ça, malheureusement pour cette personne c’est peut-être parce qu’elle atteinte de l’inverse du syndrome de l’imposteur: l’effet Dunning-Kruger, qui est la tendance de certaines personnes trop confiantes à se considérer beaucoup plus compétentes qu’elles ne le sont en réalité.

Alors, ne t’en fais pas, le bon côté du syndrome de l’imposteur est que ceux qui en souffrent et qui ont peur de ne pas être assez compétents sont généralement ceux qui le sont réellement!

6

Google Drive, OneDrive ou Dropbox: quel est le meilleur nuage?

Les avantages d’utiliser le cloud au travail sont incontestables. Non seulement ça nous permet d’avoir accès à nos fichiers n’importe où, n’importe quand et sur n’importe quelle plateforme, mais ça facilite aussi énormément la collaboration sur les fichiers qu’on doit partager (pour plus d’informations à ce sujet, je te suggère de te procurer le livre Double ta valeur: accomplis plus travaille moins, un chapitre est consacré aux moyens de production!).

Tout ça sans parler de la paix d’esprit inespérée que ça nous procure de ne plus avoir à s’inquiéter de perdre notre travail parce qu’on a oublié d’enregistrer ou à cause d’une clef USB défectueuse!  

Lire aussi: 5 façons dont le cloud peut te faciliter la vie au travail

Par contre, choisir le service de nuage qui nous convient le mieux est un peu plus problématique.

Comment choisir ton coin de nuage

Tu peux faire affaire avec plusieurs entreprises pour utiliser un service cloud. Pour savoir quelle option choisir, il faut d’abord te demander quelles sont tes priorités. Voilà quelques questions pour guider tes réflexions:

  • Est-ce que tu fais de la rédaction et voudrais pouvoir éditer tes documents sur n’importe quel ordinateur sans faire de doublons ou te préoccuper de la sauvegarde?
  • Est-ce que tu voudrais plutôt faciliter le travail d’équipe avec tes collègues?
  • Est-ce que tu préfèrerais utiliser le cloud pour remplacer ton disque externe que tu es tanné de traîner partout?
  • Quel est le niveau de confidentialité des documents avec lesquels tu travailles, as-tu besoin d’une protection par un cryptage top niveau?

Bref, tes priorités et tes besoins devront guider ton choix car les options que je vais te proposer ont toutes des forces et des faiblesses à considérer.

Il faut d’abord savoir qu’il y a deux grandes catégories d’utilisateurs: ceux qui s’en servent comme backup de masse pour archiver et conserver leurs fichiers (comme les entreprises) et ceux qui s’en servent pour leurs activités quotidiennes (comme les employés).

Ici, on va plutôt s’intéresser à la deuxième option, pour une utilisation day to day dans le cadre de ton travail.

Trois des services d’entreposage et de transfert de fichiers dans le cloud les plus populaires pour l’utilisateur moyen sont Dropbox, Google Drive, et OneDrive.

Ces trois services ont beaucoup de points communs. Ils permettent tous les trois d’entreposer et de partager des fichiers avec n’importe qui à partir du cloud, de collaborer en temps réel sur les mêmes fichiers, de travailler en mode hors connexion et ils peuvent être utilisés en multiplateforme.

Voyons donc quelles sont les particularités de ces nuages, leurs points forts et leurs points faibles, pour que tu puisses choisir ce qui te conviendrait le mieux. Nous allons d’abord les présenter brièvement, puis les confronter dans trois rounds : round 1: les fonctionnalités, round 2: la sécurité et round 3: le tarif.

Google Drive

Disponible sur:

  • Android: oui
  • iOS: oui
  • Windows Phone: non
  • Windows: oui
  • Mac: oui

Même si Google a commencé à travailler sur un service d’enregistrement et de partage par le cloud en 2006, il a fallu attendre 2012 pour que Google Drive soit lancé.

Toutefois, sa croissance a été très rapide, si bien qu’elle a détrôné Dropbox en tant qu’application cloud la plus populaire. C’est sans doute grâce à l’intégration de la G Suite et des applications bureautiques Google Docs: Docs, Sheets et Slides (les versions Google de Microsoft Word, Excel et PowerPoint), offertes gratuitement et qui peuvent remplacer avantageusement la suite Office pour les besoins de base.

L’application Drive se télécharge sur Android, Windows, iOS et Mac. On peut donc accéder à nos documents sur la grande majorité des ordinateurs, tablettes et smartphones, soit en ligne sur le site de Google Drive, soit à partir des dossiers synchronisés à même un ordinateur.

OneDrive

Disponible sur:

  • Android: oui
  • iOS: oui
  • Windows: oui
  • Windows phone: oui
  • Mac: oui

Ce service, lancé en 2007 sous le nom de Windows Live Folders, a changé de nom à quelques reprises pour être finalement rebaptisé Microsoft OneDrive en 2014.

Plusieurs d’entre nous ont été introduits à OneDrive au passage à Windows 8 ou Windows 10 car il a été intégré à ces systèmes d’exploitation. C’est, grosso modo, la version Microsoft d’iCloud.

OneDrive est lié à un compte Microsoft qui donne également accès au compte Xbox Live, Outlook et Skype.  

Dropbox

Disponible sur:

  • Android: oui
  • iOS: oui
  • Windows: oui
  • Windows phone: oui
  • Mac: oui

Dropbox est une entreprise qui a été fondée en 2007 par Drew Houston et Arash Ferdowsi.

C’est la frustration engendrée par l’oubli de sa clef USB qui a motivé Drew Houston à rédiger les premières lignes de code de l’application en attendant le bus vers New York dans le Chinatown de Boston en 2006.

Peu de temps après, Ferdowsi se joint à lui pour fonder l’entreprise et ils peuvent bénéficier du fonds Y Combinator pour la développer. L’année suivante (2008), Dropbox se retrouve parmi les 50 finalistes qui peuvent présenter leur entreprise à l’occasion de la conférence de TechCrunch50 à San Francisco.

Dropbox  lance son service à cette occasion avec une liste d’attente de près de 200 000 personnes qui comptaient les jours avant de pouvoir utiliser l’application.

Dropbox est donc l’un des pionniers dans la popularisation du cloud comme outil personnel pour la sauvegarde et le partage des données.

L’application est simple d’utilisation et a toujours été à la hauteur des attentes des utilisateurs malgré les hauts et les bas qu’une entreprise de ce genre est vouée à connaître.

Round 1: Les fonctionnalités  

Les fonctionnalités pèsent très lourd dans la balance au moment de choisir quel service de cloud utiliser. C’est ce qui fait en sorte qu’il correspond à nos besoins ou pas pour faciliter notre travail et améliorer notre efficacité.

Google Drive

Google Docs

Google Drive est la plateforme tout indiquée pour collaborer avec des collègues et travailler sur les mêmes documents à l’aide de Google Docs.

Son système de sauvegarde et de synchronisation est très au point. Autrement dit, pas de risque de se retrouver avec 10 versions différentes du même document ou avec des erreurs qui empêchent d’ouvrir un fichier.

Plusieurs collègues peuvent travailler sur le même fichier et voir les modifications apportées par chacun en temps réel sans aucun problème. Pas besoin d’attendre que quelqu’un d’autre ait fermé le fichier sur son poste de travail!

De plus, on peut gérer les autorisations des gens à qui on partage nos fichiers. On a l’option de les inviter en lecture seule, de choisir s’ils peuvent aussi commenter, ou on peut leur donner la liberté de modifier directement le texte et de faire des suggestions.

Il y a aussi l’option de laisser des commentaires tout au long du document ou d’utiliser le système de messagerie intégré, ce qui rend la communication encore plus efficace.

De plus, Google Docs propose une fonction méconnue: la reconnaissance optique des caractères (OCR). Ce qui veut dire que c’est possible de prendre une photo d’un texte, de l’enregistrer dans le drive, de sélectionner avec le clic droit “ouvrir avec Docs” et Google Docs va “lire” l’image et la convertir en texte.

Les formats compatibles sont PDF, JPEG, PNG et GIF. Toutefois, il faut que le texte sur l’image soit d’une police d’écriture très simple (comme Arial ou Times New Roman) et éviter l’écriture manuscrite.

Autres

Au niveau de l’organisation des dossiers, Google Drive propose des options simples, mais efficaces: les codes de couleur et la description des dossiers, accessible dans la section “détails” du clique droit. C’est l’endroit idéal pour y ajouter des mots clefs, ce qui facilite la recherche quand on a beaucoup de dossiers.

Intégrations et automatisation

En plus de la suite bureautique Docs, Sheets et Slides, d’autres applications Google comme Google Forms, Google My Maps, Google Drawing et une panoplie d’applications mises au point par d’autres entreprises peuvent être intégrées et utilisées dans Google Drive selon nos besoins (personnellement j’utilise beaucoup MindMeister et Mindmup).  

C’est aussi possible d’intégrer Google Drive dans d’autres applications comme Asana, Slack, Lucidchart, ou Evernote, pour ne nommer que ceux-là.
L’automatisation de différentes actions utilisant Google Drive est aussi possible à l’aide d’outils comme Zapier ou IFTTT.

OneDrive

Office Online et Office 365

L’un des principaux intérêts de OneDrive est que ce service fonctionne main dans la main avec la suite bureautique Microsoft Office. Autrefois très coûteuse, la suite Office est maintenant offerte gratuitement (en partie) avec Office Online, et de façon abordable et avantageuse avec Office 365.

Office Online permet d’utiliser Word, Excel, PowerPoint et OneNote à partir de n’importe quel appareil en ligne. C’est l’équivalent en termes de possibilités (à peu de choses près) à avoir Microsoft Office famille et petite entreprise, mais sans aucun frais!

Microsoft Word online

Par contre, quelques options, comme le publipostage et la section “références”, sont absentes de Word Online (les notes de bas de page sont toutefois accessibles par un onglet distinct).

Pour ceux qui ont besoin d’un peu plus que la création de documents de base, Office 365 propose le “full package” qui peut être utilisé avec OneDrive.

Dans les deux cas, il est possible de partager les fichiers avec n’importe qui et de choisir s’ils ont l’accès en lecture seule ou s’ils peuvent aussi les modifier. Quand plusieurs personnes travaillent sur le même document, on peut voir les modifications en temps réel et la personne qui les effectue grâce à un petit curseur au nom de l’utilisateur qui suit ses mouvements.  

On peut aussi modifier un document du cloud dans une version de Microsoft Office hors ligne (comme Office 2016) et les changements seront synchronisés.

Finalement, Office Online est également disponible en mode hors connexion, ce qui veut dire qu’on peut éditer un document de OneDrive même hors ligne et qu’il se synchronisera dès qu’une connexion internet sera détectée.

Autres

Puisque l’identifiant Microsoft est aussi utilisé en tant qu’identifiant Skype, ce service de messagerie instantanée est disponible à même OneDrive. C’est une intégration qui peut être très pratique pour discuter en direct avec les collaborateurs sur un document.  

Intégrations et automatisation

Mis à part la suite Office et Skype, OneDrive ne propose pas vraiment l’intégration d’autres applications, et les autres applications ne proposent que rarement d’intégrer OneDrive.

Toutefois, c’est possible d’automatiser certaines actions qui concernent OneDrive par l’entremise de Zapier ou IFTTT.

DropBox

Avec un compte Dropbox de base, on a accès aux fonctions de base, ce qui est très peu comparativement à Google Drive et OneNote.

Du moins, c’était le cas avant le 30 janvier 2017.

C’est à cette date qu’a été lancé Paper, un outil d’édition et de collaboration surprenant et très peu connu puisqu’il s’est lancé dans le bain assez tardivement et qu’il fait face à plusieurs compétiteurs bien établis.   

En plus des possibilités de base du compte Dropbox personnel, soit l’utilisation en multiplateforme, le partage des documents et la collaboration, Paper fait passer la création de documents collaboratifs à un autre niveau.

Dropbox Paper

L’outil Paper se distingue des autres éditeurs de documents tant au niveau visuel qu’au niveau de l’utilisation. Tout y est optimisé pour la création de documents polyvalents qui favorisent la collaboration.

Tout d’abord, l’apparence de l’éditeur est très épurée et sans distractions. En plus de pouvoir ajouter des images, tableaux, numérotations et listes à points comme dans les éditeurs de texte traditionnels, on peut également ajouter des listes à cocher et attribuer les tâches à d’autres collaborateurs avec une date d’échéance. C’est aussi possible d’intégrer des éléments (comme des vidéos YouTube, des pistes sonores de SoundCloud, des tableaux Pinterest, etc) et des lignes de code.

Drobpox Business

Trois forfaits sont disponibles pour Dropbox Business: standard, avancé et entreprise. Selon le forfait choisi, l’espace de stockage augmente, la sécurité est renforcée et l’utilisateur a accès aux commandes d’administration avancées.

Les clients de Dropbox Business bénéficient également de  la récupération de données pendant 120 jours et de Smart Sync qui permet de réduire le poids des fichiers sur l’ordinateur en effectuant une synchronisation intelligente et sélective.

Intégrations et automatisation

L’un des points forts de Dropbox est l’intégration de Microsoft Office 365 dans Dropbox Business. Ça permet d’enregistrer des documents de la suite Office directement dans Dropbox et de les modifier à même le cloud en mode collaboratif à l’aide de Office Online.

Plusieurs autres partenaires de Dropbox proposent des intégrations, comme Symantec, Blackboard, VMware AirWatch et okta. C’est aussi possible de synchroniser Google Agenda pour, par exemple, prendre et partager des notes de réunion entre collègues.

Dropbox peut également être intégré dans un grand nombre d’autres applications pour faciliter le partage des fichiers, comme dans Asana ou Slack par exemple.

C’est également très facile de s’en servir pour automatiser certaines tâches grâce à des services comme Zapier ou IFTTT.  

Le gagnant est…

Le match est tellement serré que c’est impossible de déclarer un vainqueur: Google Drive et Dropbox arrivent ex aequo.

Avant l’arrivée de Paper, Google l’aurait remporté haut la main dans le volet fonctionnalités. Depuis la disponibilité de ce nouvel outil, Dropbox offre non seulement une alternative pour la collaboration, mais aussi un complément à la G Suite car les liens des documents de Google peuvent être importés dans Paper.

Tout dépend donc des besoins. Pour la variété des outils et des intégrations, Google Drive a encore un bon pas d’avance, mais pour la collaboration et le suivi du travail, Paper l’a dépassé dans la course.

Round 2: la sécurité

La sécurité des données contre le piratage et le vol d’informations est un critère très important à considérer avant de choisir de déposer des fichiers dans le cloud.

Évidemment, les besoins en sécurité sont relatifs à la confidentialité des données de nos fichiers.

Par exemple, ce ne serait pas la fin du monde pour moi si un pirate informatique avait accès à mes brouillons d’articles de blogue. Si je conservais des informations confidentielles sur des clients et que ça pouvait permettre des vols d’identité ou des fraudes bancaires en cas de faille… Ce serait une autre paire de manches.

Voilà où se situent Google Drive, OneDrive et Dropbox concernant la sécurité des données.

Google Drive

Le transfert des fichiers dans Google Drive est protégé par un cryptage 256-bit SSL/TLS et 128-bit AES lors de la conservation des données “au repos”.

C’est également possible d’activer la fonction d’authentification en deux étapes pour plus de sécurité.

Toutefois, Google a déjà été mêlé à des histoires de non-respect des termes de services et de problèmes de sécurité à l’interne.

La NSA (National Security Agency, organisme gouvernemental du département de la Défense des États-Unis) aurait également eu accès aux fichiers entreposés dans Google Drive, selon la révélation d’Edward Snowden en 2013.

À peine un mois avant ce scandale, Google annonçait que leur niveau de sécurité allait être augmenté. Quel hasard!

Pour ma part, je ne conserve rien sur mon Google Drive qui pourrait intéresser la NSA alors je ne m’en fais pas plus qu’il faut avec ce point.

Un autre danger réside dans le fait que Google utilise le même identifiant et mot de passe pour connecter les utilisateurs à une panoplie de services, ce qui augmente l’ampleur des risques en cas de pépin. C’est donc particulièrement important de choisir un mot de passe complexe et de le changer de temps en temps. 

OneDrive

Dans OneDrive, les données sont protégées par SSL lors de leur transfert et de la sauvegarde sur leurs serveurs, mais seuls les abonnés business ont droit au cryptage des données qui sont “au repos” et immobiles une fois le transfert terminé.

Pour bénéficier d’une sécurité supplémentaire, les utilisateurs d’un compte de base de OneDrive ont donc tout intérêt à activer la vérification en deux étapes.

Dropbox

Les fichiers conservés dans Dropbox sont protégés par un cryptage AES 256 bit et par 128 bit AES SSL/TLS ou supérieur lors des transferts. Tout comme OneDrive et Google Drive, l’option de vérification de l’identité en deux étapes peut être activée.  

La version Dropbox Pro renforce la sécurité en permettant d’activer les permissions de collaborer et l’échéance des liens de partage, ce qui fait en sorte que les utilisateurs doivent saisir un mot de passe pour pouvoir modifier les documents et qu’ils n’y ont accès que pendant un certain temps.

Ça n’empêche pas Dropbox d’être sporadiquement la cible de pirates informatiques. Par exemple, les comptes de certains clients ont déjà été piratés grâce à l’envoi d’un message prétextant que quelqu’un voulait partager un lien avec eux et en leur demandant d’entrer leurs identifiants de connexion. Ce faisant, les pirates ne pouvaient pas franchir les barrières de protection de Dropbox mais ont tout de même réussi à hacker les comptes en misant sur la naïveté des clients.

Le gagnant est…

Sans hésitation, Dropbox (clique ici pour voir tous les détails de sécurité concernant leurs services).

Leurs failles au fil du temps ont été principalement d’origines externes, contrairement à Google et Microsoft qui ne sont pas les champions du respect de la vie privée…

Toutefois, il faut garder en tête que les plus grands dangers de sécurité ne proviennent pas du cryptage des services d’enregistrement cloud, mais bien des utilisateurs eux-mêmes qui sont le plus souvent la proie des pirates informatiques. La naïveté humaine reste le maillon faible!

Round 3: Le tarif

Google Drive

Le compte Google gratuit de base inclut un hébergement cloud de 15 Go.

Cet espace est partagé avec la boîte de réception du compte Gmail (faites gaffe aux pièces jointes volumineuses), avec Google+ et avec Google photos.

Toutefois, si notre smartphone est synchronisé avec le compte Google, l’espace nécessaire pour la sauvegarde automatique des photos de l’appareil n’est pris en compte que si on décide de les sauvegarder en pleine résolution. Aussi, tous les documents de la suite Google Docs sont hébergés sans prendre d’espace.

Au besoin, on peut faire passer l’espace de stockage à 100 Go pour 2,79 $/mois, à 1 To pour 13,99 $/mois ou à 10 To pour 139,99 $/mois.

OneDrive

Le compte OneDrive gratuit inclut 5 Go d’espace de stockage. Si on désire plus d’espace, on peut obtenir 50 Go pour 2 $/mois ou bien prendre un abonnement Office 365 Personnel pour 69 $/année qui nous donne 1 To d’espace, ou Office 365 Famille qui nous donne 5 To.

Dropbox

Le compte gratuit de Dropbox comprend 2 Go. Toutefois, c’est possible de débloquer beaucoup d’espace en réalisant différentes actions, comme en invitant d’autres personnes à utiliser Dropbox (+500 Mo/parrainage), en utilisant la fonctionnalité synchronisation de l’appareil photo du téléphone (+ 3 Go) en réalisant le tutoriel de prise en main (+250 Mo) et la prise en main sur mobile (+250 Mo) en jumelant un compte professionnel à un compte personnel (+2 Go) et au fil du temps d’autres options s’ajoutent pour pouvoir “gratter les fonds de tiroirs” et accumuler de l’espace supplémentaire. Pour ma part j’en suis à 11,5 Go au total.

Pour avoir plus d’espace plus rapidement, il faut adhérer à l’un des forfaits business proposés, soit Standard pour 2 To à 17,50 $/mois (par utilisateur, à partir de 3 utilisateurs), Avancé pour tout l’espace dont on a besoin à 27,50 $/mois (par utilisateur, à partir de 3 utilisateurs) ou Entreprise qui n’est pas un forfait fixe mais plutôt un appel à discuter avec eux pour élaborer une solution sur mesure.

Le gagnant est…

Google Drive. Ce service remporte à la fois du côté de la plus grande capacité de stockage gratuite, mais aussi du rapport quantité/prix de leurs forfaits. À 2,79$/mois pour 100 GO de stockage, surtout quand on sait que les Google Docs ne pèsent pas dans la balance, c’est très rentable.

Résumons…

Google Drive, OneDrive et Dropbox ne sont pas parmi les services les plus populaires sans raison, ils répondent chacun à leur façon aux différents besoins des utilisateurs.

Au niveau des fonctionnalités, tous les trois offrent le partage facile des documents et la collaboration à partir d’outils intégrés comme Office Online, Google Docs et Paper.

Au niveau de la sécurité, Dropbox propose une très bonne protection tout en permettant aux utilisateurs de prendre en main une partie de la sécurité de leurs documents. Les trois options demandent par contre d’être toujours vigilants, de choisir des mots de passe difficiles à hacker et il serait sage d’activer les fonctions d’identification en deux étapes.

Finalement, au  niveau du prix, Google Drive éclipse la concurrence par sa flexibilité et son tarif avantageux.

Pourquoi n’en choisir qu’un seul?

La bonne nouvelle, c’est qu’on n’est pas obligés de se limiter à un seul service. Ils peuvent très bien avoir des usages complémentaires.

Par exemple, un bon combo serait d’utiliser Google Drive pour tout ce qui est feuilles de calculs, présentations style Powerpoint, rédaction, révision et correction de documents textuels, mais d’utiliser Dropbox Paper comme outil de brainstorm, de suivi du travail et de mise en forme de projets. Les fichiers qui demandent un plus haut niveau de sécurité peuvent être entreposés dans Dropbox et la grande quantité d’espace disponible sur Google Drive permet d’y placer tous les autres documents d’usage courant.

Ceux qui ne jurent que par Microsoft Office seront aussi satisfaits d’utiliser Office 365/OneDrive et l’intégration que propose Dropbox Business. De cette façon, toutes les fonctions de la suite Office sont disponibles et l’outil Paper par Dropbox complémente très bien le peu d’options de collaboration que propose OneDrive.

Bref, à mon avis, DropBox est redevenu un must depuis l’intégration de Paper et il constitue un choix judicieux pour sauvegarder une copie des documents plus importants. Google Drive et One Drive proposent quant à eux des outils bureautiques polyvalents qui répondent à différents besoins, mais Google Drive est définitivement plus avantageux côté prix et au niveau des intégrations à d’autres plateformes.

Même si Google Drive, OneDrive et Dropbox sont trois des services les plus populaires, il existe aussi plusieurs autres entreprises qui offrent des services d’entreposage sur le cloud, comme Box, Amazon Drive, pCloud, MediaFireOwnCloud ou Yandex Disk, pour ne nommer que ceux-là. Alors si tu veux comparer davantage d’offres de services, je t’invite à aller faire un tour sur les sites de ces entreprises!

Dans tous les cas, l’entreposage de documents dans le cloud est un merveilleux outil au quotidien, mais ne constitue pas une méthode de conservation infaillible. C’est préférable de conserver une ou deux copies des documents importants à différents endroits pour éviter de perdre nos données en cas de pépin.

Et toi, que penses-tu de Google Drive, OneDrive et Dropbox? As-tu l’intention d’essayer l’un de ces outils, ou as-tu des commentaires ou des expériences vécues à nous partager concernant le cloud? La section commentaires juste en dessous est là pour ça! 🙂

6 l'enregistrement sur le cloud

5 façons dont le cloud peut te faciliter la vie au travail

Si tu as été le moindrement attentif à ce qui s’est passé dans le monde des technologies au cours des 10 dernières années, tu as probablement déjà entendu parler de l’enregistrement dans le “nuage”, qu’on appelle aussi cloud pour les franglophones.

Peut-être que tu utilises déjà Dropbox pour partager des photos et des vidéos avec ta famille par exemple. Ou bien que l’appareil photo de ton smartphone se synchronise automatiquement avec Google Photo pour que tu puisses sauvegarder tes clichés et les importer rapidement sur ton ordinateur.

Malheureusement, le cloud est un outil qui demeure méconnu et sous-estimé de beaucoup d’entreprises.

Les grandes frustrations comme la perte de fichiers non sauvegardés, la nécessité de toujours tout transporter sur une clef USB ou travailler en équipe sur un même document (messages d’erreurs et doublons de fichiers à l’horizon!) sont facilement réglées et reléguées aux problèmes du passé en utilisant un service de stockage sur le cloud.

Plus précisément

Se servir du nuage, c’est un peu comme déposer son argent à la banque.

Je m’explique:

On pourrait mettre toute notre fortune dans des bas de laine sous notre matelas et risquer de tout perdre en cas de pépin (pas super brillant), ou faire affaire avec une entreprise spécialisée dans la gestion/conservation de la monnaie qui va l’entreposer pour nous en lieu sûr. Ce n’est pas un lieu qui nous appartient physiquement (comme le bon vieux bas de laine), mais un système est mis en place pour qu’on puisse avoir accès à notre argent à tout moment.

Même principe pour le cloud.

C’est comme si, au lieu de conserver nos fichiers sur un disque dur au bureau (l’équivalent du bas de laine) on déposait nos fichiers dans une “banque” (le serveur du cloud), qui sécurise leur entreposage et nous y donne accès par internet.

La vidéo ci-dessous présente un extrait d’une conférence que Steve Jobs a présentée en 1997.  Je t’invite à y jeter un coup d’oeil pour comprendre à quel point c’est une avancée technologique qui a été préparée longtemps et qui était attendue avec enthousiasme.

Monsieur Apple voyait le train arriver de loin. Il y a déjà 20 ans, il vantait les avantages pratiques que le cloud offrirait à “monsieur et madame tout le monde” le jour où elle serait plus accessible.

Bref, c’est maintenant chose faite et on serait bien fous de s’en passer!

Donc, que ce soit pour être utilisé avec tes coéquipiers ou simplement pour faciliter tes tâches quotidiennes, voilà les 5 principaux avantages de te servir du cloud au travail:

  1. Le partage des fichiers et la collaboration
  2. L’utilisation multiplateforme
  3. Les outils complémentaires
  4. Les intégrations et l’automatisation
  5. La sécurité des fichiers

1-Partage et collaboration

Tu as sûrement déjà été victime de la spirale infernale dans laquelle on est entraînés quand on travaille sur un document numérique en collaboration avec des collègues.

Peu importe le système qu’on adopte, on dirait qu’on se retrouve toujours avec des doublons de fichiers à n’en plus finir (résultat d’un échange interminable de différentes versions par courriel).

Et que dire du maudit pop-up “Erreur: le document que vous tentez d’ouvrir est déjà en cours d’exécution, etc., etc.” qui survient sans bonne raison quand le fichier est partagé sur un réseau de bureau! (Oui, tu hantes encore mes cauchemars Office 2003…).

Hé bien l’un des principaux avantages du cloud est de rendre possible le travail sur un seul et même fichier accessible par n’importe qui, n’importe où et n’importe quand. Certains services permettent aussi que les fichiers soient modifiés par plusieurs personnes en même temps et affichent les changements en temps réel.

Les applications de collaboration et stockage de la G Suite de Google Cloud (Docs, Sheets, Slides, Forms) par exemple, permettent également de sélectionner le type d’accès qu’on veut donner à certaines personnes: lecture seule, lecture/commentaires ou lecture/commentaires/modifications.

De cette façon, on peut facilement partager des documents sur lesquels on voudrait avoir des commentaires et des suggestions, ou simplement les faire réviser et corriger.

Finie l’époque du stylo rouge!   

2-Multiplateforme

Imagine que tu es chez toi, le weekend, en train d’écouter la nouvelle saison de House of Cards. Soudainement, Frank Underwood t’inspire pour une super idée que tu pourrais intégrer dans un document de travail.

Au lieu de l’écrire sur un bout de papier, de le perdre et te dire lundi matin au bureau “Il me semble que j’ai eu une idée en écoutant Netflix, c’était quoi déjà?”, tu peux accéder à tous tes dossiers à partir du PC dans le salon, de la tablette dans la cuisine ou même du téléphone dans tes poches et ajouter ton flash de génie directement dans le bon fichier.  

Pas d’intermédiaire, pas de perte de temps, et pas de perte d’idées!

Les services de nuages les plus populaires (dont Google Drive, Dropbox, One Drive, iCloud et Amazon Drive) offrent un service multiplateforme. Il suffit d’installer l’application sur un ordinateur Windows, un Mac, un iPhone, un iPad, une tablette ou un téléphone Android, de s’identifier et le tour est joué.

Dès que le périphérique détecte une connexion internet, il effectue la synchronisation pour qu’on puisse y retrouver tous nos fichiers.

3-Outils complémentaires

En plus d’héberger nos fichiers, certains services de nuages permettent l’utilisation d’outils complémentaires.

Google Drive (je mentionne encore une fois Google en exemple parce qu’à mon avis leur offre de cloud est parmi les plus polyvalentes et élaborées) permet de connecter des applications tierces à notre compte. Il y en a vraiment pour tous les goûts et tous les besoins: des apps de cartes mentales, de réalisation de diagrammes, de montage vidéo, de signatures électroniques, “en voulez-vous, en v’là”!

Ces applications peuvent donc complémenter la G Suite et proposent des outils adaptés et efficaces pour travailler plus intelligemment.

4-Intégrations et automatisation

Plusieurs logiciels et applications permettent d’intégrer des services de cloud pour faciliter le partage de documents. Asana par exemple, l’un des gestionnaires de tâches et de projets les mieux connus, propose l’intégration avec Dropbox, Box et Google Drive. Ça facilite donc énormément le suivi du travail avec les collègues.

Utiliser un cloud rend aussi possible l’automatisation de certaines tâches. Voilà quelques exemples qu’on peut configurer en utilisant le service IFTTT:

  • Backup automatique de tous nos contacts dans un fichier
  • Enregistrer automatiquement les captures d’écran dans un dossier
  • Sauvegarder automatiquement les pièces jointes reçues par courriel dans un dossier
  • Uploader automatiquement les photos d’un dossier précis du cloud dans Flickr, Instagram ou Pinterest
  • Télécharger automatiquement les pistes aimées sur SoundCloud dans un dossier
  • Faire un backup automatique des messages textes reçus
  • Faire un fichier qui se met à jour automatiquement avec tous les tweets qui mentionnent ton nom sur Twitter

Ce ne sont que quelques exemples parmi un nombre de possibilités presque incalculable.   

Les intégrations et automatisations peuvent donc nous faire gagner beaucoup de temps et nous aider à être plus efficaces.

5-Sécurité des fichiers

Peu importe qu’on sauvegarde nos documents numériques sur un disque à mémoire flash, un disque dur magnétique ou une clef USB, aucune de ces options n’est infaillible.

Si on n’est pas vigilant, le risque de perdre tous nos fichiers est bien réel. Imagine le scénario: tu travailles depuis trois mois sur le dossier de présentation d’un projet super important pour l’entreprise où tu travailles. Deux jours avant la date de remise, tu essaies d’ouvrir le fichier et une fenêtre pop-up t’annonce “Répertoire illisible ou endommagé”.

Je ne vois pas quel scénario serait plus contreproductif!

Heureusement, c’est le genre de chose qui ne risque pas d’arriver avec l’enregistrement sur le nuage. La plupart des grands fournisseurs de service cloud ont plusieurs centres de données situés à différents endroits, ce qui leur permet de conserver des backups des fichiers de leurs clients. De cette façon, si, par exemple, un tremblement de terre détruit l’un de leurs centres, les données sont en sécurité et encore accessibles à partir d’un autre.

C’est quand même recommandé de conserver plusieurs versions d’un fichier important, mais au moins tu ne perdras plus tes données à cause d’une clef USB qui a trop de vécu!

À lire aussi: 3 trucs pour ne plus courir le risque de perdre tous tes fichiers 

Pour ce qui est de la sécurité au niveau du piratage, le niveau de cryptage des données et la façon dont elles sont cryptées rendent le tout généralement plus sécuritaire que le stockage de fichiers dans le serveur de l’entreprise.

Je dis généralement, mais tout dépend bien sûr des ressources déployées et des technologies utilisées par les entreprises pour assurer la sécurité de leurs données. C’est très variable de l’une à l’autre. J’ose espérer que les serveurs de Desjardins sont mieux protégés que ceux d’un OSBL régional.

Enfin, il ne faut pas oublier que la sécurité offerte par les services de cloud a été mise en place par des entreprises spécialisées. Tout dépendant des besoins, certains, comme Amazon Web Services, permettent même à leurs clients de gérer le cryptage de leurs données s’ils le désirent. De cette façon, ils peuvent faire héberger leurs données à l’externe tout en étant les seuls à y avoir accès et gérer la sécurité des fichiers confidentiels comme ils le souhaitent.

Tout dépend donc de la nature de l’entreprise pour laquelle tu travailles, du niveau de confidentialité des données et de l’ampleur des ressources déployées par le département informatique pour sécuriser les données.

C’est généralement assez facile de déterminer si un niveau de sécurité supérieur à ceux qu’offrent les principaux services de cloud est réellement nécessaire et vaut la peine de se priver des nombreux avantages qu’offre l’utilisation du nuage.

Finalement

Les avantages d’utiliser le cloud pour nos tâches quotidiennes sont incontestables:

  • Ça nous permet de partager nos fichiers plus efficacement et de faciliter la collaboration.
  • L’utilisation en multiplateforme fait en sorte qu’on peut avoir accès à nos dossiers en tout temps et à n’importe quel endroit qui dispose d’une connexion internet.
  • Les outils complémentaires disponibles avec certains fournisseurs de services peuvent grandement faciliter notre travail au quotidien.
  • Les intégrations et l’automatisation peuvent nous faire gagner beaucoup de temps et nous permettre de travailler plus efficacement.
  • L’enregistrement sur le nuage nous procure la paix d’esprit quant à la sécurité de nos données qui ne risquent plus d’être perdues à cause d’un disque dur défectueux.

C’est donc un no-brainer, le nuage est définitivement un outil qui peut être déterminant pour améliorer ta productivité.

Prudence!

Toutefois, il faut quand même être prudent. Malgré la fiabilité du cloud, ce n’est pas une méthode de conservation parfaite; aucune n’est parfaite!

Déposer nos fichiers dans le nuage, c’est aussi accepter de ne plus avoir le contrôle sur leur conservation. Ça arrive rarement, mais ce n’est pas impossible que notre compte soit bloqué et qu’on ne puisse plus accéder à nos données si on enfreint les politiques d’utilisation (ce qui peut arriver sans même qu’on s’en rende compte) des entreprises à qui on décide de faire confiance. On n’est pas non plus à l’abri d’un problème technique au niveau des serveurs (c’est déjà arrivé à Google par le passé).     

Donc, si tu tiens absolument à conserver tes documents sur un seul support, je te conseille d’abandonner l’informatique et de les graver dans la pierre. C’est la façon la plus efficace de t’assurer qu’ils passeront l’épreuve du temps.

Sinon, la méthode la plus sécuritaire est la dispersion des documents. Autrement dit, conserve des copies de tes documents importants à deux ou trois endroits. Par exemple, tu peux conserver une copie dans le cloud, une copie sur un disque dans ton ordinateur et une autre dans un disque externe entreposé à un autre endroit que ton ordinateur. Tu peux aussi faire imprimer certains documents et les ranger dans un classeur pour être vraiment, vraiment safe!

Comme ça, en cas de bogue de l’an 2 000 en retard ou d’incendie à ton lieu de travail, tu pourras retrouver tes dossiers à au moins l’un de ces endroits.

Un employé averti en vaut deux!

Alors, sois prudent, mais ne te prive pas des avantages du cloud. Il ne reste maintenant qu’à choisir le service qui convient le mieux à tes besoins…

À lire aussi: Google Drive, OneDrive ou Dropbox: quel est le meilleur nuage?

Sommes-nous victimes des circonstances et du hasard?

Sommes-nous toujours victimes des circonstances?

New York, 11 janvier 1842. Un bébé du nom de William James voit le jour.

L’expression “voir le jour” est incroyablement ironique puisque le petit William est né temporairement aveugle pour ensuite conserver de sévères troubles de vision tout au long de sa vie.

Même s’il est né dans une famille influente, riche et respectée par l’élite new-yorkaise, William est loin d’être chanceux. Il a des problèmes de peau, un trouble d’estomac qui le fait constamment vomir, des problèmes d’ouïe et des spasmes de dos si intenses que ça lui arrive de ne pas pouvoir s’asseoir ou se tenir droit pendant des jours.

À cause de sa santé fragile, le petit William passe la majorité de son temps à la maison. Il n’a pas beaucoup d’amis et n’est pas particulièrement bon à l’école. Il meuble plutôt ses journées à peindre, la seule chose qu’il aime faire. Malheureusement pour lui, personne ne le trouve vraiment talentueux et, une fois adulte, personne n’achète ses oeuvres.

Pendant ce temps, son petit frère (Henry James) et sa soeur (Alice James) sont occupés à devenir des écrivains reconnus à travers le monde. Incroyablement déçu de William, son père l’intimide constamment en le traitant de lâche ou de bon à rien. Il est le mouton noir, l’échec de la famille.

Dans un dernier espoir de rédemption, son père utilise ses connexions pour faire admettre son fils à Harvard Medical School. Malheureusement pour celui-ci, la médecine n’est vraiment pas quelque chose qui l’intéresse. Sur le campus et dans ses cours, entouré de l’élite, William se sent inadéquat — comme un imposteur.

Après seulement un an, William quitte Harvard. Pour éviter d’avoir à dealer avec la rage de son père, il s’enrôle dans une expédition anthropologique à travers la forêt amazonienne.

Il faut dire qu’en 1860, les voyages intercontinentaux étaient excessivement périlleux — rien à voir avec la mode des jeunes qui partent découvrir le monde en back pack, armés d’un selfie stick et d’un compte Instagram.

Après 6 mois et un intense mal de mer, William réussit à se rendre jusqu’au coeur de la forêt amazonienne. Une fois sur place, la balade en forêt tourne au cauchemar. Non seulement il contracte la petite vérole, mais ses spasmes de dos ressurgissent, le rendant incapable de marcher.

William se retrouve seul au beau milieu de l’Amérique du Sud, abandonné par son groupe d’expédition. Pour revenir à la maison, il doit entreprendre un voyage qui va prendre plusieurs mois et très probablement le tuer.

Contre ses propres attentes, il réussit à retourner en Angleterre, où il est accueilli par un père encore plus découragé. William, maintenant âgé de 30 ans, est un échec lamentable — il a échoué littéralement tout ce qu’il a entrepris jusqu’à ce point. Tout ça malgré le fait qu’il est né dans une des meilleures familles du pays. Les seules constantes dans sa vie sont la souffrance et l’échec.

Un soir, alors qu’il lisait les écrits de Charles Peirce, il décide de débuter une petite expérience… Pendant un an, il allait assumer et croire de toutes ses forces que tout ce qui lui est arrivé dans sa vie était de sa faute — qu’il est le seul responsable de son triste sort. Pendant un an, il allait tout faire pour améliorer ou changer ses circonstances pour le mieux. S’il en venait à échouer, cela voudrait donc dire qu’il était réellement une victime impuissante du mauvais hasard et que rien qu’il puisse faire n’allait changer quoi que ce soit. Si tel était le cas, la seule option logique serait de s’enlever la vie, chose qu’il s’est engagé à faire.

Ce qui est drôle dans cette triste histoire, c’est que William James est aujourd’hui reconnu comme étant le père de la psychologie américaine moderne. Son travail a été traduit dans des centaines de langues et il est un des auteurs les plus cités dans ce domaine. Ce raté total est devenu un des intellectuels/psychologue/philosophe les plus influents de notre temps. William nous confie dans son journal qu’il s’est senti renaître à travers sa “petite expérience” et lui attribue TOUT ce qu’il a accompli plus tard dans sa vie.

On ne contrôle pas toujours ce qui nous arrive, mais on contrôle TOUJOURS comment on y réagit. Qu’on le réalise ou pas, on est tous responsables de notre expérience de vie.

Fin de l’extrait. 

20 playlists à écouter en travaillant

Les 15 meilleures playlists de musique à écouter au travail

Avec l’habitude on ne s’en rend plus vraiment compte, mais la musique nous accompagne pas mal partout et à longueur de journée: dans les trajets en voiture, au café du coin, à l’épicerie, au gym…  

Mais puisqu’on sait que la musique a le potentiel de nous aider à améliorer nos performances (voir l’article “Comment se doper à la musique pour améliorer ses performances”), on a aussi tout intérêt à s’en servir comme outil de travail.

Il ne faut pas écouter n’importe quoi par contre! Certains styles musicaux sont plus efficaces que d’autres pour favoriser la concentration. Il faut aussi considérer le tempo de la musique: trop lent il peut avoir des effets sédatifs et trop rapide il devient vite distrayant.

C’est pourquoi j’ai regroupé 15 suggestions de playlists sur Spotify, Google Play Musique et YouTube qui pourront accompagner tes journées au travail. Du Classique à l’électronique en passant par le jazz et les sons d’ambiance, il y en a pour tous les goûts!

Spotify

1-The Sound You Need Vol.2//TSYN

Cette liste de lecture regroupe 399 titres pour une écoute de 25 h 50. On en a donc pour un bon moment avant de la trouver répétitive et de s’en lasser! Les morceaux sont de différents styles qu’on pourrait classer sous le genre très large de musique électronique moderne. Le tempo est assez rapide (mais pas trop!) et tourne généralement autour de 120bpm. À écouter en faisant des tâches manuelles, répétitives, ou simplement quand on manque d’énergie et de motivation!

2-Classical music for reading

Bach, Mozart, Beethoven, Chopin, Vivaldi, ces grands noms de la musique classique vous disent quelque chose? Si vous appréciez leurs oeuvres, cette playlist vous plaira sans doute. Elle rassemble 45 titres qui totalisent une écoute de 4 h 12. C’est le moment de tester le mythe scientifique qui affirme que la musique classique rend “plus intelligent”!

3-Video Games 

Voilà un genre de liste de lecture qui nous vient rarement en tête pour rythmer notre journée de travail. Et pourtant! La musique de jeux vidéos des dernières années a été composée pour accompagner des expériences de jeux qui demandent de la concentration, de bons réflexes et de la minutie. Les orchestres y jouent des morceaux qui nous inspirent et nous donnent l’impression d’être des héros puissants qui ont une quête à accomplir. Dans cette liste de lecture, les trames sonores de Battlefield, The Elder Scrolls, Guild Wars, Prince of Persia, Mass Effect et plusieurs autres (3097 titres pour 148 h 07 d’écoute) transformeront ton travail en épopée épique!

4-Upbeat Jazz (Instrumental)

Cette playlist de 81 morceaux de jazz vintage propose 6 h 23 d’écoute qui nous replonge au coeur des années 40-50. Piano rythmé, saxophone et contrebasse s’assemblent pour constituer des rythmes entraînants qui sauront nous accompagner et illuminer nos journées les plus ternes!

5-Natural Concentration

Selon les jours ou les tâches qu’on doit accomplir, il arrive qu’on n’ait pas envie d’écouter de musique. Dans ces cas-là, particulièrement si on a un environnement de travail bruyant, les sons de la nature peuvent être une bonne alternative pour nous aider à gérer le stress et rester productifs. Cette liste de lecture regroupe 40 titres pour une durée totale de 4 h 32. Le gazouillis des oiseaux, le son des vagues au bord de la mer, d’une chute d’eau en pleine jungle et du vent qui agite les feuilles d’arbres d’une forêt dense font en sorte que cette playlist est tout indiquée quand on a besoin de se calmer un peu les nerfs tout en restant concentré.

Google Play Music

6-Psybient 

“Également connu sous le nom de psychill, le psybient est un courant musical électronique fortement influencé par les musiques du monde et les sons psychédéliques. Où que vous soyez, ces morceaux vous transporteront.” (Source: Google Play Music) Davantage des morceaux d’ambiance que de musique rythmée, cette liste de lecture peut servir de bruit de fond pour à peu près n’importe quelle tâche.

7-Introduction à Mozart

Introduction à Mozart

“Découvrez la musique de l’enfant prodige et vedette classique la plus célèbre de l’histoire, Wolfgang Amadeus Mozart.” (Source: Google Play Music) “L’effet Mozart” est le terme utilisé pour nommer les soi-disant effets bénéfiques que l’écoute de ces morceaux a sur notre intelligence. Même si les résultats de ces études sont contestés et que cet effet est maintenant dans la catégorie des mythes scientifiques, la musique classique en général a bel et bien des effets positifs sur la concentration de certaines personnes. Amateurs de ce genre, réjouissez-vous!

8-EDM instrumentale

EDM instrumental

“Pas de voix, pas de chant, pas d’échantillons, pas de distractions pour vous éloigner de vos pensées, de votre travail ou de votre atmosphère. Nous avons fouillé profondément dans les cartons pour vous offrir l’ultime mélange de trip-hop instrumental.” (Source: Google Play Music) Cette liste de lecture, au rythme plus lent que les autres, est tout indiquée comme bruit de fond pour accompagner les tâches qui demandent beaucoup de concentration, comme la rédaction par exemple.

10-Rock classique (version instrumentale) 

Classic rock

“Avec leur penchant pour les hurlements et leur aversion pour les paroles, ces morceaux des années 1950 et 1960 – certains éphémères, d’autres plus populaires – se délectaient tous dans l’instrumental rock.” (Source: Google Play Music) Ce retour aux racines du Rock’n’roll saura sans aucun doute égayer les journées de travail des amateurs du genre!

YouTube

11-The best of Mozart

Cette compilation d’une durée de 1 h 56 regroupe les morceaux les plus populaires de ce grand nom de la musique classique.

12-Chillhop Essentials – Spring 2017 (Jazzy/Lofi Hip Hop music)

Cette compilation de 52 minites rassemble 20 morceaux de styles variant entre le funk, le jazz et le lofi hip-hop. Si tu apprécies le genre, je te suggère aussi d’aller faire un tour sur le channel de Chillhop Music qui propose plusieurs autres mix semblables.

13-Morning Guitar Instrumental Music to Wake up Without Coffee

Cette compilation de 3 h 02 est un croisement entre des morceaux apaisants à la guitare acoustique et des sons de la nature. La combinaison parfaite pour relâcher la tension en moments de stress sans pour autant perdre sa concentration.

14-Hip hop beats playlist

Cette liste de lecture par BluntedBeatz (aussi présents sur Spotify) regroupe 385 pistes instrumentales variant entre le hip-hop, le rap et le r&b. Cette playlist passe-partout accompagne à merveille à peu près n’importe quelle tâche.

15-Focus & Creativity – Creative thinking, visualisation & Problem Solving

Cette musique d’ambiance, d’une durée de 3 h 59, est très différente des autres listes de lecture proposées jusqu’ici. Il ne s’agit pas de musique rythmée, mais bien de sons harmonisés pour favoriser la concentration et la créativité. Certains vont adorer et certains vont détester, mais ça vaut le coup d’être essayé!

Finalement…

La musique peut être un merveilleux outil pour nous aider à atteindre de meilleures performances au travail, mais le critère #1 à respecter est d’écouter des styles qui nous plaisent. C’est d’abord et avant tout une question de préférences personnelles.

Alors, prends le temps de bien parcourir les listes de lectures suggérées pour trouver chaussure à ton pied, tu peux même créer tes propres listes de lectures avec tes coups de coeur!

Pour terminer, si tu as des suggestions de playlists adéquates pour travailler, je t’invite à m’en faire part dans les commentaires. 🎧

Bonne écoute!

2 Les bienfaits de la musique au travail

Comment se doper à la musique pour améliorer ses performances

“Bonne fête! Sache que je pèse fort sur mon stylo en espérant que tu entendes ce “Bonne fête”, on ne sait jamais, toi et tes écouteurs!” 

C’est le message d’anniversaire qu’un de mes bien-aimés collègues de bureau m’a écrit dans une carte de souhaits l’an passé.

Ça m’a fait rire que ce soit la première chose qui lui soit passée à l’esprit en m’écrivant son message, mais je pense que ça en dit long sur mes habitudes de travail!

Dans un espace de bureau à aire ouverte où le bruit de l’imprimante, des numériseurs et du téléphone se mêlait au placotage des clients/membres et autres joyeux lurons qui passaient nous voir au bureau, c’était très difficile de ne pas être déconcentrée et de passer des journées vraiment productives.

La seule façon que j’avais trouvée pour m’isoler de ces distractions et arriver à faire mon travail efficacement, c’était de mettre mes Monster Jamz et de jouer en boucle la soundtrack de Scandal sur Spotify.   

Il ne m’en fallait pas plus pour trouver mon groove et être transportée dans une bulle hermétique de productivité. Chaque jour, je me dopais à la musique pour atteindre de meilleures performances.

Un peu plus tard, j’ai eu la confirmation que j’avais le bon réflexe en lisant différentes études sur le sujet. Même si on ne réagit pas tous de la même façon à la musique en travaillant (la concentration de certaines personnes est incapable de tolérer le moindre bruit), c’est généralement une très bonne alternative aux bruits d’un environnement de travail distrayant.

Le problème, par contre, c’est que tous les styles musicaux ne conviennent pas nécessairement à tous les types de travail. Même si la musique peut faire des merveilles sur notre productivité, elle peut aussi être une distraction qui nous ralentit.  

La musique au travail est donc un outil à double tranchant.

Pour pouvoir tirer profit de ses effets bénéfiques sur notre productivité, il faut s’assurer que la musique qu’on écoute est appropriée pour nos tâches et notre personnalité.  

Des critères à respecter

D’abord, c’est important de savoir que certains employés vont retirer de plus grands bénéfices à l’écoute de musique que d’autres, dépendamment de leur environnement de travail. 

Puis, c’est très important de tenir compte de la nature des tâches à effectuer. Il n’est pas recommandé d’écouter la même musique pour des tâches physiques et répétitives que pour des tâches cognitives.

Finalement, les traits de personnalité et les goûts de chacun sont aussi déterminants dans le choix de la musique à écouter pour travailler.

Environnement de travail

Les environnements de travail bruyants sont les lieux où les employés ont le plus intérêt à écouter de la musique. Par exemple:

  • Les endroits où il y a de la machinerie
  • Les milieux à aires ouvertes où les employés travaillent en équipe
  • Les bureaux où il se passe beaucoup d’appels téléphoniques.  

Tous ces bruits aléatoires sont distrayants et stressants. La musique permet donc de les couper et d’offrir une échappatoire agréable.

Tâches manuelles et routinières

En 1911, un chercheur américain du nom de Leonard Ayres a découvert que les cyclistes pédalaient plus vite quand ils étaient accompagnés de musique que dans le silence.

Pour nous, c’est une découverte qui peut sembler anodine et même un peu évidente (on n’a qu’à suivre un cours de spinning pour le réaliser), mais à l’époque la musique n’était pas aussi accessible qu’aujourd’hui, du moins le contenu musical professionnel, et ses effets sur notre comportement n’avaient jamais vraiment été étudiés. Son travail a donc ouvert la voie à de nombreuses autres recherches sur les effets de la musique sur le cerveau humain et les réponses physiques que ça peut engendrer.

Aujourd’hui, on sait que le tempo et la réponse au rythme (ce qui se produit quand tu entends un morceau qui te fait spontanément taper le beat sur ton bureau) sont déterminants dans les effets que la musique provoque sur le cerveau de chacun.

Métronome et dopamine

Les morceaux avec un tempo qui se situe entre 120 et 145 bpm sont particulièrement appropriés pour ceux qui font un travail manuel, routinier et qui demande peu d’engagement intellectuel (par exemple numériser des documents, trier des courriels, faire de la saisie de données, etc.). Ces fréquences ont le potentiel de provoquer un boost de motivation qui permet de maximiser l’endurance aux tâches éprouvantes ou ennuyeuses. C’est pourquoi c’est aussi aussi le tempo recommandé pour l’entraînement physique.

En plus de ressentir un regain de motivation, on est portés à suivre spontanément le rythme qui agit comme un métronome en synchronisant notre travail au tempo de la musique, ce qui nous permet de conserver une bonne cadence de façon inconsciente.

Pour ce type de travail, n’importe quel genre de musique peut être bénéfique.

Pop, rock, latino, ou électronique, vocale ou instrumentale, le plus important est que la musique corresponde aux goûts de la personne qui l’écoute, car on ne réagit pas tous de la même façon aux mêmes styles de musique. Il faut que la musique écoutée soit assez stimulante et agréable aux oreilles de celui qui l’entend pour le mettre dans un état qui favorise la production de dopamine et améliore son humeur.

Tâches intellectuelles

Les tâches qui demandent beaucoup de réflexion, d’analyse et de concentration sont celles qui sont le plus difficiles à effectuer si on n’écoute pas la bonne musique.

D’abord, il faut éviter d’écouter de la musique vocale et privilégier les morceaux instrumentaux ou les sons d’ambiance.

En général, les paroles intelligibles, comme des collègues qui discutent ou qui parlent au téléphone à proximité, sont l’une des pires distractions qu’on puisse avoir au travail. C’est un inconvénient qui s’applique également aux paroles de chansons. Notre cerveau va toujours avoir tendance à essayer d’écouter et de décoder les paroles qu’il entend et ne pourra pas se concentrer efficacement sur les tâches qu’il devrait faire.

Ce phénomène serait encore pire pour les personnes ayant une personnalité introvertie.

Il arrive que certains n’arrivent simplement pas à se concentrer s’il y a le moindre bruit alentour, incluant la musique. Dans ces cas-là, il serait avantageux de porter des écouteurs qui coupent les sons sans jouer de musique pendant les périodes de travail et d’écouter des morceaux de musique pendant les pauses pour aider à améliorer le moral, ce qui aura un effet bénéfique sur les performances pendant un moment au retour de la pause.

Quelques suggestions

  • Musique classique: le style de musique instrumentale le mieux connu est sans doute la musique classique. Ses effets sur la productivité ont été longuement étudiés et certaines recherches vont même jusqu’à affirmer qu’écouter du Mozart rend plus intelligent (théorie aussi connue sous le nom de “l’effet Mozart”.) Même si cette théorie est désormais plutôt catégorisée en tant que mythe scientifique,  les effets positifs de la musique classique sur la productivité sont généralement admis.
  • Musique électronique: plusieurs styles de musique électronique accompagnent très bien le travail intellectuel (je ne recommanderais toutefois pas le dubstep!) Généralement, les morceaux n’ont pas de trop grandes variations de tonalité, sont assez répétitifs pour ne pas nous déconcentrer et ont un beat assez rapide pour nous garder alertes et motivés.
  • Sons d’ambiance: Selon une étude parue dans le Journal of the Acoustical Society of America, les sons de la nature comme le bruit des vagues, du vent, des oiseaux qui gazouillent ou de la pluie, aident à la concentration et optimise les fonctions cognitives. Ce serait donc une bonne alternative à tester pour ceux qui ont du mal à se concentrer au travail, mais qui n’ont pas envie d’écouter de musique.

Tâches créatives

La plupart des points abordés concernant les tâches intellectuelles s’appliquent aux tâches créatives, à quelques exceptions près.

D’abord, les tâches créatives sollicitent un hémisphère du cerveau qui est moins distrait par les paroles de chansons (sauf dans le cas de la rédaction de textes) même si elles demandent un grand effort de concentration.

Les employés qui travaillent dans le domaine de la création visuelle, par exemple, peuvent donc se permettre sans problème d’écouter une playlist de leurs chanteurs préférés.  

Généralement, les variations de tonalité et d’intensité dans la musique ne sont pas un problème non plus.

Quelques suggestions:

  • Toutes les suggestions s’appliquant aux tâches intellectuelles
  • Trames sonores de jeux vidéos : Les trames sonores de jeux vidéos ont la particularité d’avoir été composées non pas pour être le centre d’attention, mais bien pour accompagner un joueur dans des moments où il doit être concentré et attentif. Ce sont aussi souvent des morceaux qui inspirent un sentiment de pouvoir et qui ont le potentiel de transformer n’importe quelle tâche en épopée épique dont vous êtes le héros!

Une petite shot de courage 

Certaines tâches requièrent qu’on ait une grande confiance en soi et du courage en plus de nos aptitudes techniques, comme les situations de négociation ou de communication orale (conférence, entrevue radio, etc.) par exemple.

Dans ces contextes, il peut être bénéfique d’écouter de la musique motivante un peu avant. Une étude a démontré que l’écoute de musique peut favoriser la confiance en soi, le sentiment de contrôle et la prise d’initiatives.

C’est bien vrai qu’après avoir écouté We will rock you ou Are you ready for this, on a l’impression de pouvoir conquérir le monde!   

Conclusion

Généralement, la musique peut être bénéfique au travail, particulièrement dans les environnements bruyant et lors des tâches répétitives.

En bref, la musique, lorsqu’elle est choisie avec précaution, peut :  

  • Empêcher les milieux bruyants de nous distraire
  • Réduire le stress
  • Favoriser la créativité
  • Nous permettre de garder un bon rythme de travail
  • Nous garder motivés et concentrés plus longtemps
  • Favoriser la production de dopamine
  • Favoriser la confiance en soi et le sens de l’initiative

Pour tirer pleinement profit des avantages de la musique au travail, il faut toutefois s’assurer des points suivants :

  • Ne pas écouter de musique vocale avec des paroles intelligibles dans les tâches intellectuelles ou de rédaction.
  • Écouter de la musique dont le bpm se situe entre 120 et 145. Si elle est trop lente, elle peut avoir l’effet inverse et favoriser la somnolence et si elle est trop rapide elle peut devenir agressante et distrayante.  
  • Ne pas écouter la musique trop forte. Elle doit t’accompagner dans tes tâches, pas monopoliser ton attention.

La musique classique, certains genres de musique électronique et les sons de la nature sont parmi les styles passe-partout qui peuvent être bénéfiques pour accomplir pratiquement toutes les tâches.

Finalement, on peut considérer la musique comme étant une forme de de dopage légal pour atteindre de meilleures performances, alors n’hésite pas à l’essayer et explorer les différentes playlists sur YouTube, Spotify ou Google Play pour trouver le genre qui te convient le mieux!

À lire aussi: “Les 15 meilleures playlists de musique à écouter au travail”

6 Les distractions nous empêchent d'être productifs

Deux façons de neutraliser les armes de distraction massive

Les armes de distraction massive sont subtiles et dangereuses. Elles nous frappent sans même que l’on se rende compte des dégâts qu’elles causent.

Un bon matin, au boulot, on planifie notre journée en établissant nos objectifs à atteindre, on se met au travail et à la fin de la journée on se targue d’avoir été super productif.

Pourtant, on n’a absolument rien accompli de ce qui était sur notre liste d’objectifs. A-t-on réellement été productif, ou simplement occupé?

La vérité est qu’on a passé la journée à réagir aux différents stimulus de notre environnement:

  • on est allé consulter chaque courriel au fur et à mesure que les notifications nous chantonnaient leur arrivée,
  • on a répondu dix fois au téléphone,
  • on a écouté avec intérêt un collègue avoir une conversation houleuse avec un client insatisfait,
  • on a donné un coup de main à un autre collègue qui est venu nous demander de l’aide,
  • on a répondu aux questions sur l’avancement de notre travail au manager qui est venu nous voir à l’improviste,
  • on a assisté à un meeting d’équipe…

Mais, au final, quel est le temps qu’on a pu passer à travailler de façon ininterrompue sur nos tâches? Une heure? Deux heures?    

Quand on sait qu’il faut travailler pendant un certain temps sans interruption pour être réellement productif, on réalise que ces moments précieux représentent à peine le quart de notre journée de travail.

Pire encore, les petits moments de distraction, où absolument rien n’est accompli de productif, s’accumulent et peuvent te voler un peu plus de 2 heures de ton temps chaque jour, soit 759 heures par année, ce qui représente environ 20 semaines de travail à temps plein.

 

0
Nombre de semaines de travail perdues annuellement à cause des distractions.

 

Et comme si ce n’était pas assez, chaque interruption, que ce soit de 10 secondes ou 10 minutes, affecte notre productivité de façon immédiate et on peut mettre jusqu’à 25 minutes à retourner dans l’état de concentration où on était avant d’être interrompu.  

Bref, c’est complètement désastreux!

Des coupables insoupçonnés

Quand on pense aux distractions, on a tout de suite en tête les médias sociaux. Elles ont le dos large ces chères plateformes! Pour éviter que les employés n’aillent perdre leur temps sur Facebook ou YouTube, les entreprises vont jusqu’à complètement bloquer l’accès à ces sites sur leurs réseaux.

S’ils croient enrayer le problème des distractions au travail de cette façon, ils vont être bien vite déçus.

Voilà plutôt les véritables coupables:

  1. L’environnement de travail
  2. Notre cerveau

Il est vrai que les médias sociaux peuvent être une source de distraction, mais l’avantage est qu’avec un peu de discipline on peut facilement les empêcher de nous nuire et décider des moments où on veut y consacrer du temps. C’est une distraction qu’on peut contrôler. 

Celles qui sont sous-estimées et beaucoup plus néfastes sont plutôt liées à notre environnement de travail, par exemple: les lieux de travail bruyants, les ordinateurs lents, les mauvaises connexions internet, les chaises inconfortables, etc.

Notre cerveau a également une grande part de culpabilité pour ce qui est de nous distraire. Il est programmé pour être paresseux et va toujours avoir tendance à choisir l’option la plus facile, ce qui nous pousse souvent vers diverses distractions.

La solution

Selon David Rock, neuroscientifique et directeur du NeuroLeadership Institute, il nous est simplement impossible de ne pas être distrait par les distractions. La solution serait donc d’en éliminer toutes les sources, dans la mesure du possible.

Moins de stimulus = moins de distractions. C’est bien logique.

Alors, dans les paragraphes qui suivent, on va voir de quelles façons on peut modifier notre environnement et décoder notre cerveau pour pouvoir enfin passer des journées à être réellement productif.

Adapte ton environnement

Évidemment, on ne peut pas contrôler toutes les distractions qui se trouvent dans notre environnement, mais on peut généralement avoir une certaine marge de manoeuvre.

Les médias sociaux

Je crois que le monde s’emballe un peu trop en diabolisant les médias sociaux et en leur collant l’étiquette de distraction ultime.

Le problème, ce n’est pas réellement d’aller sur Facebook ou YouTube de temps en temps. Ce n’est pas pire qu’un employé qui prend 5 minutes à toutes les heures pour un break cigarette. Le vrai problème, c’est quand ces moments ne sont pas planifiés et qu’ils prennent le dessus à chaque nouvelle notification.

Loin des yeux…

C’est difficile de résister à la tentation d’aller voir si on a des nouvelles notifications quand notre téléphone est constamment sous nos yeux. Alors, range-le hors de ta vue jusqu’à ce ce soit le moment de la pause.

Combattre le feu par le feu

Si tu n’as pas vraiment le choix d’avoir ton smartphone près de toi parce que tu t’en sers comme outil de travail, alors tu peux combattre le feu par le feu et utiliser des applications pour bloquer les notifications, les applications et les sites de ton choix à des moments que tu auras déterminés. Ce genre d’application est aussi disponible pour les ordinateurs. En voilà quelques exemples:

L’espace de travail

Une aire ouverte, c’est génial à la maison, mais ça l’est beaucoup moins au bureau.

Selon Susan Cain, auteure de l’ouvrage à succès Quiet: The Power of Introverts in a World That Can’t Stop Talking, les employés les plus productifs sont généralement ceux qui ont accès à un espace de travail privé, comme un bureau fermé, et qui peuvent l’aménager de façon à éviter les interruptions.

Malheureusement, la majorité des travailleurs ne peuvent pas disposer de leur propre bureau. Il faut donc faire un peu plus d’efforts et utiliser des techniques pour éviter les distractions.

Réduis les interactions spontanées

L’une des plus grandes sources de distraction est d’être interrompu par quelqu’un d’autre. Ce peut être un collègue ou un manager qui vient nous parler en personne ou encore un appel téléphonique. Dans ces situations, les applications de messagerie ou de plateformes sociales internes peuvent être utilisées pour réduire certaines de ces distractions.

Pour expliquer plus efficacement mon point, voilà une petite mise en situation:

SCÉNARIO 1

Disons que tu as enfin réussi à te concentrer sur une problématique qui te retarde dans ton travail et que tu es en train d’élaborer une solution. Ton fil d’idée est clair, tu sais où tu t’en vas et tu es sur une bonne lancée.

Et puis soudain “TOC TOC”, un collègue cogne sur ton bureau pour que tu lui portes attention.

“Pourrais-tu me renvoyer le résumé de la dernière réunion par email steplaît? J’le trouve plus dans mon ordi.”

Tu lui réponds “Bien sûr, pas de problème, je t’envoie ça.” Alors tu cesses le travail que tu étais en train de faire et tu lui envoies le document en question.“Voilà, c’est fait.”

Ton collègue te remercie et essaie ensuite de faire la conversation. En réalisant que tu portes peu d’intérêt à ce qu’il dit, il retourne à son bureau.  

  • Interaction/envoi du courriel: 10 minutes
  • Temps nécessaire pour retourner dans ton état productif d’avant l’interruption: 25 minutes
  • Temps total gaspillé: 35 minutes

SCÉNARIO 2

Tu as enfin réussi à te concentrer sur une problématique qui te retarde dans ton travail et que tu es en train d’élaborer une solution. Ton fil d’idée est clair, tu sais où tu t’en vas et tu es sur une bonne lancée.

Pendant ce temps, un collègue aimerait bien que tu lui envoies le résumé de la dernière réunion, car il ne le trouve plus dans son ordinateur. Étant donné que ce n’est pas urgent, il t’envoie un message dans votre système de messagerie interne.

Puisque tu voulais éviter les distractions pendant ton travail, tu as désactivé les notifications du système de messagerie et tu ne vois pas le message tout de suite.

Une heure plus tard, tu as trouvé la solution idéale pour résoudre la problématique sur laquelle tu t’étais penché, car tu as pu travailler sans distraction et sans perdre ta concentration. Tu prends une petite pause et à ton retour tu vas voir si tu as de nouveaux messages. Tu vois la requête de ton collègue et lui envoies sans tarder le document en question avant de replonger dans une autre session de travail.

  • Interaction/envoi du courriel: 2 minutes
  • Temps nécessaire pour retourner dans ton état productif d’avant l’interruption: Non applicable
  • Temps total gaspillé: 2 minutes

Ai-je besoin d’en rajouter?

Techniquement, pour une petite équipe de travail, un groupe Facebook pourrait faire l’affaire pour ce genre de communication interne non urgente. Par contre, comme on l’a mentionné un peu plus haut, Facebook est étiqueté anti-productivité par la majorité des gestionnaires. Il serait donc plus sage de proposer l’utilisation d’une plateforme spécialisée comme Slack par exemple, ou Asana qui est particulièrement pratique si des tâches ou projets sont réalisés en équipes.

Réduis le bruit

Une étude réalisée par un expert du design de l’espace de travail à l’Université Cornell conclut que 74 % des employés sont dérangés par des distractions causées par le bruit de leur environnement de travail.

Ces bruits proviennent de deux principales sources: le matériel (cliquetis des claviers, imprimantes, portes qui claquent, etc.) et les collègues (qui discutent les uns avec les autres ou au téléphone.) Le bruit le plus distrayant provient des collègues. En tant que créatures sociales et curieuses, c’est très difficile de ne pas écouter quand quelqu’un parle à proximité de nous.

Malheureusement, les cubicules qui ont pour but de réduire les distractions empirent ce problème, car ils donnent un faux sentiment d’intimité. Ça incite les gens à parler plus fort, car ils oublient qu’ils sont entendus.

Voilà quelques suggestions qu’il te serait peut-être possible d’appliquer pour éviter d’être distrait par le bruit:

  • Si tu travailles dans une aire ouverte, change ton bureau ou ton poste de travail d’endroit pour être le plus à l’écart possible
  • Quand c’est possible, va travailler dans une pièce où tu pourras être seul, comme une salle de conférence non utilisée par exemple.
  • Si c’est impossible de te déplacer ou de déplacer ton bureau pour travailler, utilise des écouteurs antibruits. Tu n’es pas obligé d’écouter de la musique, le simple fait de porter les écouteurs va t’isoler des distractions sonores de ton environnement.

2-Décode ton cerveau

Notre cerveau est paresseux. Il est “programmé” pour favoriser la facilité et ce qui demande le moins d’efforts. Si bien que, même quand on tirerait plus de plaisir à faire une activité dans nos temps libres (une promenade à vélo par exemple), notre cerveau nous pousse souvent à faire autre chose parce que c’est plus facile (écouter Game of Thrones toute la soirée).

C’est donc tout à fait normal qu’au travail il soit distrait par le moindre élément qui capte son attention.

Freiner les distractions

C’est important de prendre conscience de nos faiblesses et des distractions qui sont le plus problématiques pour nous. Si, par exemple, tu te surprends souvent à rêvasser en regardant par la fenêtre au lieu de travailler, hé bien chaque fois que tu auras le réflexe de tourner la tête pour regarder à l’extérieur, tu pourras plus facilement refuser consciemment de te laisser distraire.

Une fois que tu as commencé une action qui te distrait, c’est plus difficile de revenir en arrière. Alors, prend une grande respiration et reprend le contrôle, ça va également te permettre d’améliorer ta concentration.

Planifier son travail

En planifiant notre temps et en sachant toujours quelles tâches on veut accomplir dans la journée et dans quel ordre, on évite d’avoir de longs moments de transition d’une tâche à l’autre. Ce sont des moments où les distractions vont souvent nous faire perdre notre rythme de travail.

À lire aussi: 7 méthodes pour travailler 48h par jour.

Routines et rituels

Une des tactiques très efficaces est d’établir des routines de début et de fin de journée.  

Selon David Rock, on a une fenêtre de deux à trois heures où on est particulièrement productif quelques heures après le réveil. Un autre expert, Roy Baumeister, affirme que ce serait également le moment de la journée où on est le plus discipliné. Le matin est donc le moment idéal pour réaliser les tâches les plus éprouvantes intellectuellement. Ne perds pas plus que quelques minutes sur des tâches qui te demandent peu de concentration, comme prendre tes courriels par exemple.

On a des “réserves” limitées d’attention et de volonté chaque jour et on commence à les épuiser dès notre réveil. Chaque tâche qu’on réalise nous rend moins performants pour la tâche suivante, particulièrement pour celles qui demandent des prises de décisions. Résultat: on a beaucoup moins de contrôle sur nous-mêmes et on est plus à risque de se laisser distraire au fur et à mesure que la journée avance.

En résumé, voilà sur quoi tu devrais te concentrer en début et en fin de journée:

Début de journée:

  • Tâches qui demandent beaucoup de réflexion et de concentration (rédaction, calculs, création, etc.)

Fin de journée:

  • Réviser la liste des tâches à faire et planifier les priorités pour le lendemain en ordre d’importance
  • Ranger ton espace de travail
  • Prendre tes messages (courriels, boîtes vocales, etc.)
  • Toute autre tâche qui ne demande pas beaucoup de concentration.

À lire aussi: Les courriels tuent ta productivité. Voici 11 façons d’y remédier!

Les listes de tâches

Je dois t’avouer que je suis une personne qui a tendance à être très lunatique (mon cerveau n’a même pas besoin de stimulus, il se distrait lui-même!). La liste de tâches est un ancrage primordial pour ma productivité.

La conséquence immédiate quand on “tombe dans la lune” est qu’on perd très rapidement le fil de nos pensées et qu’au retour sur terre on ne sait plus trop où on en était. Tenir un suivi détaillé des tâches à faire et de l’évolution du travail peut être d’une grande aide pour conserver un bon workflow.  

Toutefois, il faut faire attention à ne pas tomber dans le piège de penser qu’on est productif parce qu’on a coché une dizaine de cases sur une liste de tâches à faire.

Il faut idéalement trier les éléments de notre liste en ordre d’importance et se concentrer sur une seule tâche à la fois. Les autres éléments ne sont là que pour “faire la file” dans notre flux de travail afin de ne pas perdre de temps d’une tâche à l’autre.

Voilà quelques outils que tu peux utiliser pour faciliter le suivi de tes tâches:

Applications numériques
Outils Papier
  • Post-it sur le coin de ton écran d’ordinateur
  • Calendrier
  • Agenda
  • Tableau blanc et babillard

Ne saute pas tes pauses

Les découvertes de Nathaniel Kleitman sont bien connues concernant le comportement de notre cerveau pendant les différents cycles du sommeil. Mais ses recherches ont également démontré qu’il fonctionne aussi par cycles de 90 minutes pendant quand on est éveillés.

Autrement dit, après chaque heure et demie de concentration, notre cerveau a besoin d’une pause. C’est ce qu’on appelle le “basic rest-activity cycle”.

Si on poursuit notre travail trop longtemps, notre corps nous en avertit avec des signes comme la fatigue, la faim ou la perte de concentration, ce qui nous rend plus vulnérables aux distractions.

Alors, ne saute pas tes pauses, c’est primordial pour ta concentration.

Conclusion

Au final, la guerre aux armes de distraction massive peut être remportée grâce à deux stratégies: adapter ton environnement et décoder ton cerveau.

Pour adapter ton environnement, tu dois d’abord ranger ton smartphone hors de ta vue ou installer une application qui bloquera l’utilisation des sites ou applications de ton choix. Tu peux aussi utiliser ces applications pour l’ordinateur. Ça va te permettre d’éliminer le risque que tu ailles errer sur internet pour autre chose que ton travail.

Aussi, si possible, essaie d’éviter les interactions en personne avec tes collègues pendant que tu travailles. Tu pourrais proposer l’utilisation d’une plateforme de messagerie interne qui permettrait de prendre les messages aux moments qui te conviennent au lieu d’être interrompu pendant tes moments de productivité.

Ensuite, si c’est envisageable, éloigne-toi des bruits de ton environnement de travail en changeant ton bureau de place ou en allant travailler dans des pièces non utilisées. Si tu dois travailler à un poste de travail fixe, prend l’habitude de mettre des écouteurs antibruits pour couper les sons distrayants comme les conversations des autres employés, le cliquetis des claviers, le bruit des imprimantes, etc.

Pour décoder ton cerveau, tu dois d’abord apprendre à connaître tes points faibles et les distractions qui te nuisent le plus. Puis, apprends à développer le réflexe de te freiner avant de succomber aux distractions.

Ensuite, planifie ton travail en réalisant les tâches les plus éprouvantes intellectuellement en matinée et garde les tâches plus légères, comme répondre aux courriels, pour plus tard. Ce serait aussi bénéfique d’établir un rituel de fin de journée pendant lequel tu pourrais réviser les tâches à faire et planifier ta journée du lendemain.

Aussi, avoir une liste des tâches à faire classées en ordre d’importance peut aider à conserver un bon rythme de travail. Pour ce faire, tu peux utiliser des applications numériques ou des outils papier comme un agenda.

Finalement, pour respecter le cycle de fonctionnement de ton cerveau, prends une pause au moins toutes les 90 minutes pour t’assurer de conserver une concentration optimale.

Alors voilà, ces quelques trucs te permettront d’appliquer les tactiques de bases pour remporter la guerre aux armes de distraction massive. N’hésite pas à poser des questions ou à nous faire part de tes commentaires dans la section ci-dessous!

Extrait du ebook Double ta valeur

Comment mieux travailler en changeant ses habitudes

How you do anything is how you do everything…

La première fois que j’ai entendu la phrase, je dois avouer que j’étais un peu perplexe. Je me suis dit: “tiens, un autre plouc analphabète qui essaie de se rendre intéressant en publiant des aphorismes ésotériques sur sa page Facebook.”

How you do anything is how you do everything se traduit en bon français par “tu fais tout de la même façon que tu fais n’importe quoi”. Je crois qu’on peut s’entendre pour dire que ça sonne bizarre, alors on va garder ça en anglais pour le reste du chapitre.

De retour devant mon ordinateur à procrastiner en défilant mon fil d’actualité Facebook, je relis la citation plusieurs fois dans l’espoir d’être frappé d’une profonde épiphanie… J’essaie vraiment fort, mais rien ne vient. Je défile encore. Tiens, un vidéo de chat! *J’aime*

Ça m’aura pris un an, une relation de couple et 5 000 $ pour que cette épiphanie m’atteigne enfin.

Un étranger face à soi-même

Rares sont les gens qui disent “à l’instant même, ma vie est parfaite et je veux que rien ne change”. On a tous une idée, un idéal, de ce qu’on aimerait devenir comme personne ou du style de vie qu’on souhaiterait atteindre. Qu’il s’agisse de perdre un peu de poids, d’arrêter de fumer, de lire un livre, d’acheter une maison, de quitter son emploi ou même de gagner à la loterie…

On a tous une image, une vision de ce à quoi la vie parfaite pourrait ressembler. Si tu lis ce livre, alors probablement que ta vision du futur inclut un bureau vitré en coin, un salaire dans les six chiffres et une Tesla S (il faut bien sauver la planète!). Peut-être que je me trompe aussi, mais là n’est pas la question. Le “toi futur” que tu imagines est une version 2.0 de toi. Une formule améliorée et complètement redessinée.

C’est tout à fait normal, on appelle ça “être optimiste”. Le problème, c’est que lorsque tu imagines cette version de toi-même, tu ne crois pas “vraiment” qu’il s’agit de toi. Du moins, c’est ce qu’a découvert Hal Hershfield, un sociopsychologue de l’Université de Californie à Los-Angeles (UCLA), alors qu’il mesurait les ondes cérébrales des gens après leur avoir demandé de s’imaginer dans 10 ans. Selon ses recherches, on pense à notre “futur moi” de la même façon que l’on pense à un étranger.

Résultat? Notre “moi présent” ne fait absolument rien pour n’avoir ne serait-ce qu’une infime chance de ressembler à notre vision ambitieuse du boss qu’on fantasme si ardemment devenir. On s’imagine qu’on va magiquement se transformer en dieu soleil tout en se disculpant de tout effort en trouvant des barrières hors de notre contrôle nous empêchant d’être cette personne dans l’immédiat.

En d’autres mots, tu pourrais bien gagner 300 000 $ par an, mais ton boss est tellement épais que ça ne risque pas d’arriver de sitôt! Puisque ce n’est pas de ton ressort, alors tu n’as pas vraiment à de te sentir mal si tu n’agis pas tout de suite. Et puisqu’on pense à notre futur nous comme étant un bad-ass parfait, c’est certain que LUI va être capable de trouver la solution!

Et pas besoin de se projeter 10 ans dans le futur pour constater les effets ravageurs de ce phénomène. On se dit tous des trucs comme “cet été j’aurai moins de travail, je pourrai me remettre en forme”, “après ce dernier projet, je vais me concentrer plus sur ma famille”, “on est dans le rush de Noël, mais après je vais avoir le temps de lire”. La formule va comme suit: “après X contraintes, je pourrai atteindre Y résultats”.

Le pire dans tout ça, c’est qu’on est toujours complètement sincère. On se ment éhontément et on aime ça. La promesse de changement est l’illusion qui nous enchaîne à la version présente de nous-mêmes. Pour se rendre compte qu’il s’agit d’un paquet de conneries, ça prend une conscience de soi légendaire. D’où l’importance de partager ce livre à un ami et d’avoir un complice de développement personnel qui va avoir l’honnêteté de te dire “si tu ne t’inscris pas au gym aujourd’hui, tu ne le feras probablement pas dans 6 mois, alors aussi bien arrêter d’y penser et accepter que tu es une grosse merde fainéante”.

Des amis comme ça, ça vaut de l’or!

Un cerveau sur l’autopilote

Je devrais probablement consulter un psy puisque j’ai la fâcheuse tendance à vouloir “aider” tout le monde, plus particulièrement mes proches. C’est sûrement ce qui explique mon intérêt envers l’éducation et pourquoi je blogue et crée autant de contenu. Bref. J’avais une petite copine qui, à l’époque, travaillait dans un centre d’appel pour un salaire pas très impressionnant.

Elle suivait beaucoup d’entrepreneurs sur le web et rêvait d’avoir une chaîne YouTube prolifique lui permettant de devenir riche et célèbre. Malheureusement, elle gagnait à peine assez d’argent pour s’acheter l’équipement nécessaire et ses cartes de crédit étaient déjà en train de déborder.

Elle était motivée, lisait Napoleon Hill, écoutait Tony Robbins et rêvait de devenir une “Girl Boss”.

Puisque je vis au Québec et que je déteste l’hiver, j’hiverne souvent sur une plage — l’avantage d’avoir une entreprise sur le web.

Janvier arrive et je propose à ma copine d’aller vivre trois mois en Asie du Sud. Naturellement, elle me répond qu’elle n’a pas l’argent pour faire ça. Je la rassure et lui dis que je vais payer pour tout à une condition: elle doit en profiter pour démarrer son entreprise et quitter son emploi à son retour.

Elle est motivée, c’est la chance qu’elle attendait. Elle me dit oui et on book notre vol — ça va être tout un voyage!

C’est à destination que j’ai commencé à comprendre… How you do anything is truly how you do everything.

J’ai dû retirer toutes les embûches du chemin de quelqu’un et lui tenir la main pour la faire avancer vers son objectif pour me rendre compte du sens de cette phrase.

Nous sommes des créatures d’habitudes. Si tu n’as pas l’habitude d’être passionné par ton travail, retirer tes embûches ne va pas magiquement faire de toi une personne passionnée. Si tu coupes les coins ronds dans une job que tu n’aimes pas, tu ne vas pas magiquement être perfectionniste en changeant de travail.

On est nos habitudes de vie. On ne se réveille pas magiquement un bon jour en étant une personne différente. On a un bagage qui nous suit: les mauvais plis (et les bons) qu’on développe et qu’on traîne au fil du temps.

Une habitude de vie, c’est un peu comme un autopilote. Lorsqu’une situation familière se présente, notre cerveau cherche un programme qu’on connaît bien et part la cassette. Faire autrement demande une dose de contrôle personnel difficile à maintenir.

Les habitudes qui nous retiennent dans une chose (comme vouloir perdre du poids) vont souvent être les mêmes habitudes qui vont nous nuire dans les autres sphères de la vie. Ce qui veut dire que d’adresser une habitude problématique dans ta vie professionnelle a des répercussions positives sur ta vie personnelle et vice versa.

C’est pourquoi il faut faire attention pour ne pas se retrouver trop longtemps dans des situations si désagréables qu’elles nous transforment — comme une relation de couple qui nous rend malheureux ou un travail qui nous ne motive pas. Lentement mais sûrement, ces situations vont changer nos habitudes de vie pour faire de nous de moins bonnes personnes. Tout ça à notre insu.

Comme un cancer qui se développe sournoisement, on s’en rend souvent compte lorsque les symptômes commencent à se présenter: problèmes financiers, chicanes de couple, difficultés professionnelles, isolement…

La solution face à ce genre de situation n’est pas nécessairement de s’en détacher — ça peut aider, mais le mal est déjà fait. Il faut plutôt avoir de l’empathie envers soi-même, réaliser qu’on a du travail à faire et investir quelques mois à repasser nos mauvais plis. En théorie, les situations désagréables vont progressivement se transformer pour le mieux. Si elles ne se résolvent pas naturellement, alors elles vont devenir instables et se terminer d’elles-mêmes (renvoi, rupture, etc.).

Si tu es dans ce genre de situation et que tu ne vois pas comment les choses pourraient s’améliorer, alors je te recommande (pour le bien-être de ta santé mentale) de prendre la responsabilité d’y mettre fin. Au moins, tu auras la fierté d’avoir terminé ça en tes propres termes et ça va t’éviter de tomber dans une mentalité de victime.

Bref, peu importe ta situation, c’est important de comprendre que la loi du 80/20 s’applique également à nos habitudes de vie. Une poignée d’entre elles est responsable de la majorité des gains possibles en productivité. Puisque productivité est synonyme de production de valeur, alors ces habitudes sont universelles et s’appliquent à toutes les sphères de ta vie.

Dans le reste de ce chapitre, je vais pointer du doigt trois habitudes de vie de marde. Je vais non seulement t’expliquer comment t’en débarrasser, mais également par quoi les remplacer.

Ces habitudes de vies sont sournoises puisqu’elles proviennent de croyances populaires (malheureusement fausses). Probablement que la lecture des pages qui suivent va réveiller un sentiment de scepticisme en toi. Ton esprit va être particulièrement distrait et tu vas ressentir l’urgence de regarder tes notifications sur ton téléphone. C’est normal. C’est la résistance à l’oeuvre. Ne t’inquiète pas, on va en parler plus en détail dans le prochain chapitre. Mais pour contrer cet effet, je t’invite à prendre deux minutes pour regarder ton téléphone et ensuite mettre ta sonnerie à silencieux. Dans la vie, rares sont les choses qui ne peuvent attendre que tu finisses ta lecture de quelques pages.

Je t’invite aussi à faire un effort additionnel pour chercher la présence et l’impact de ces habitudes, autant dans ta vie que celle des autres. On est tous imparfaits, il n’y a aucune honte à être humain. La seule honte se trouve à être un humain imparfait qui refuse d’évoluer car il est convaincu d’être parfait!

Pour une lecture plus approfondie sur les habitudes de vie, je te recommande fortement le best-seller “The Power of Habits” par Charles Duhigg.

Le mensonge de la visualisation

L’histoire d’un mégalomane saoul

“2.5 millions, c’est moins cher qu’on pense!”

Guillaume (mon cousin/meilleur ami) me regarde et peine à retenir son fou rire. “Ah ben oui! Juste 2.5 millions, à ce prix-là t’en prends deux!” Jean-François (mon autre cousin) arrive au même moment. “De quoi vous parlez? — Ah ben… Olivier est en train de me montrer l’île qu’il veut acheter quand il va être riche!”

Je prends une autre sip de scotch, reprends mon sérieux et continue. “Attends, c’est pas ça le plan. Je commence par acheter l’immeuble où j’habite pour faire 2-3 petits changements… Imagine que je fais une terrasse sur le toit et que je mets un spa. Faque là, on est là, dans le spa, avec 2 ou 3 top modèles (évidemment) et, alors que tu te retournes la tête pour remplir ton verre de champagne, tu te fais accueillir par la vue de mon héliport avec mon hélicoptère. BAM!”

J-F me regarde avec ses yeux de “Eille, come on dude” et me lance d’une voix hésitante “Ouain, pas certain que tu aies le droit de faire atterrir un hélicoptère au centre-ville comme ça”.

Il a raison, j’ai fait mes devoirs. Je dois avouer mon hyperbole. “Tu as raison… Ça me fait vraiment chier. MAIS, j’ai trouvé la solution. On reste sur le bord du port, alors j’ai juste à m’acheter un yacht avec un helipad!”

Guillaume part à rire, J-F se met la main sur les yeux.

“C’est là que l’île entre en jeux! Comme ça, je pourrais rentabiliser mon yacht ET mon hélicoptère!”

Pour mes deux amis, c’est la goutte qui fait déborder le vase. Je les comprends, j’avoue moi-même que mon plan est (un peu) ridicule. Le plus drôle, c’est qu’ils savent que, malgré tout, une petite partie de moi pense sérieusement à tout ça… Du moins, assez pour regarder les prix et m’informer pour obtenir un permis de pilotage.

En quoi est-ce que ma mégalomanie a à voir avec les mauvaises habitudes de vie? Bonne question. J’y reviens…

Optimiste ou réaliste?

En 1999, deux chercheurs ont fait une découverte fascinante en suivant trois groupes d’étudiants pendant une semaine avant leurs examens de mi-session. L’expérience se déroulait comme suit… Le premier groupe devait faire un exercice de visualisation avant chaque session d’étude. Lors de cette session de visualisation, les étudiants devaient imaginer la sensation et l’expérience de recevoir une note parfaite. Les participants du deuxième groupe, quant à eux, devaient faire les mêmes exercices de visualisation, mais cette fois-ci en imaginant le processus, c’est-à-dire le travail nécessaire pour atteindre une note parfaite. Finalement, le troisième groupe était un groupe contrôle et n’avait rien de particulier à faire.

Les résultats ont pris nos deux chercheurs par surprise. Non seulement le groupe B (visualisation du processus) a surpassé les groupes A et C, mais le groupe A (visualisation du résultat) a performé moins bien que le groupe contrôle! D’autres études ont par la suite confirmé ce phénomène.

Il semblerait que l’action d’imaginer le résultat anticipé trompe notre cerveau à penser qu’on ait déjà atteint ce dit objectif, réduisant ainsi notre motivation à agir dans l’immédiat.

Au contraire, visualiser le processus nous aide à planifier l’atteinte de l’objectif. Ce plan nous rassure sur la faisabilité de notre projet, ce qui réduit notre anxiété et augmente notre confiance.

Même un rêve fou se planifie.

Gary Vaynerchuk est présentement l’un des entrepreneurs les plus influents dans le monde des médias aux États-Unis. Son parcours est, disons… intéressant! Né en Union soviétique, sa famille a immigré aux États-Unis alors qu’il n’était qu’un bébé. À 24 ans, il reprend la business de son père (un magasin de vin) et amène l’entreprise de 1 à 50 millions de chiffre d’affaires annuel en cinq ans. Il a écrit quatre New York Times Best Sellers et a fondé une agence numérique qui gère la présence web de compagnies dans les Fortune 500 telles que GE et PepsiCo. Il a également fait partie des premiers investisseurs dans Facebook, Twitter, Tumblr & Uber.

Bref, Gary est un gars intense. Par exemple, il dit souvent que son rêve est d’acheter les New York Jets, une équipe de football évalué à 1,23 milliards.

Tout ça semble bien, mais maintenant que tu sais que la visualisation d’un objectif ambitieux n’aide pas vraiment, c’est à se demander ce qu’il y a de spécial avec Gary.

Lors de sa première entrevue avec Larry King, il explique la raison derrière son rêve fou: “Je vais sans doute mourir sans avoir atteint cet objectif et ça ne me dérange pas. Acheter les jets n’est pas le point. Ce qui importe, c’est le processus qui va m’amener à acheter les jets.”

Se fixer un objectif précis et ambitieux (comme acheter un yacht, perdre du poids ou même arrêter de fumer) n’est que la première étape — c’est comme se fixer une destination. La deuxième étape est de se faire un plan qui va nous permettre d’atteindre cette destination.

Planifier, c’est amener le futur dans le présent pour qu’on soit en mesure d’y avoir un impact maintenant. — Alan Lakein

Lorsque Gary s’imagine acheter les Jets, il s’imagine aussi se lever à 5 h tous les matins et travailler 13 h par jour.

Au moment où j’écris ces lignes, on est le 24 décembre et il est 8 h du soir. Je ne suis pas obligé d’écrire et je n’ai pas besoin de ce livre pour vivre. Cependant, il joue un rôle bien précis dans un plan machiavélique de domination mondiale. Lorsque je visualise mon île, je visualise également les sacrifices qui viennent avec.

Et pas juste les sacrifices, mais aussi mes propres manques personnels. Je visualise les matins où je n’aurai pas le goût de me lever, les soirs où j’aurai à dire non à mes amis pour travailler, les moments où j’aurai à dire non alors que j’aurais le goût de dire oui.

Il faut prévoir les événements négatifs qui vont se trouver sur notre chemin, les planifier et les anticiper. C’est le seul moyen de s’en prémunir et d’être prêts lorsque l’inévitable va arriver.

La culture et sa pseudo science à 2 cents.

“S’il t’arrive un accident de voiture, c’est parce que tu l’as attiré avec ta pensée. Les pensées possèdent leur propre plan d’existence qui est régi par la loi de l’attraction. Les pensées similaires s’attirent et influencent le monde physique.”

Personnellement, je pense qu’il faut être complètement taré pour croire un tel ramassis de bullshit. Malheureusement pour moi, il semblerait que les 19 millions de personnes ayant acheté “Le Secret” par Rhonda Byrne ne partagent pas mon opinion.

Ce livre est probablement la figure la plus proéminente d’un nouveau courant de pensée populaire sur le positivisme. Selon eux, la visualisation joue un rôle hyper important dans l’accomplissement de soi. Si on visualise ce qu’on désire, notre vie va magiquement se transformer pour concrétiser notre vision.

Le point que j’ai voulu faire dans les dernières pages est: laisse ces âneries aux hippies. La visualisation d’un monde idéal et parfait n’est pas une promesse de changement, mais plutôt un moyen de défense inconscient que notre corps utilise (avec beaucoup d’efficacité) pour combattre l’anxiété générée par une situation (et non pour changer ladite situation).

Voici un extrait de Willpower Instinct par Kelly McGonigal. Elle y explique le “syndrome des faux espoirs”. Je trouve ça pertinent à notre réflexion:

D’un point de vue “bonheur généré”, on peut difficilement comparer l’effort de changer à l’excitation générée par l’action d’imaginer qu’on va changer. C’est non seulement plus facile, mais beaucoup plus agréable de contempler la promesse de changement, sans avoir à gérer le trouble que ça implique. C’est pourquoi plusieurs personnes vont abandonner très rapidement, seulement pour réessayer quelques semaines plus tard. Elles préfèrent recommencer encore et encore plutôt que de trouver un moyen permanent pour changer. Le high qu’on reçoit lorsqu’on imagine son propre makeover est une drogue difficile à quitter. (P.152)

Plus tard, on peut également lire:

Le suroptimisme mène à l’échec, ce qui entraîne un sentiment de culpabilité et d’anxiété. En réponse, notre cerveau déclenche des habitudes pour atténuer ces émotions négatives (comme procrastiner, manger, consommer, etc.).

C’est normal, voire très sain d’avoir des rêves ambitieux. Cependant, il existe une distinction importante entre réalisme et optimisme. Le premier va t’amener du changement (et beaucoup de travail) tandis que l’autre ne sert qu’à te faire oublier ton mécontentement face à ta propre situation.

Le premier réflexe à avoir lorsqu’on se prend en train de rêvasser à un monde parfait est de déconstruire cette réalité et de calculer exactement tout ce qu’il faut faire pour la concrétiser.

Calcule tout! Le temps que ça va prendre, l’argent dont tu vas avoir besoin, les contacts que tu vas devoir faire.

J’ai souvent fait de la consultation avec des entrepreneurs qui veulent plus de résultats et je dois avouer que ça me sidère à quel point peu de personnes ont cette habitude.

On va me dire quelque chose comme “j’aimerais faire 10 ventes par jour”. Sur quoi je réponds “Quel est ton coût par prospect (coût publicitaire pour avoir un contact intéressé à acheter) et quel est ton taux de conversion (pourcentage des prospects qui finissent par devenir client)?”

On me répond souvent quelque chose qui tourne autour de 3 $ et 5 %.

Avec ces chiffres, on peut dire que ça coûte en moyenne 60 $ faire une vente et que, pour en faire 10 par jour, il va falloir investir 600 $ par jour en publicité. Lorsque je dis ça, la personne me regarde, la bouche ouverte, et répète mes derniers mots avec hésitation: “600 $… par jour?!

— Yep, 220 000 $ en publicité par année. Et probablement plus autour de 440 000 $ parce que le coût double souvent lorsqu’on met une campagne publicitaire à l’échelle comme ça! Donc 1 200 $ par jour.”

Leur regard pétillant d’ambition devient flat comme un rhum & coke trop fort… Ils aiment fantasmer à l’idée de faire 10 ventes par jour (ce qui équivaut à plusieurs milliers en profits), mais chignent lorsque j’explique qu’ils vont devoir risquer une bonne partie de leur argent pour atteindre cet objectif.

Pour réussir, il faut dire oui à UN rêve, le déconstruire et s’engager à le prioriser sur tout le reste.

Lorsque tu vas manquer de motivation (parce que ça va arriver), passe 5 minutes à rêvasser à ton objectif avant de te rappeler que cette réalité future n’est possible que si tu exécutes ton plan à la perfection dans le présent.

Pour te motiver encore plus, imagine que tu te regardes à travers les yeux de ton “futur moi”, le boss qui a tout ce que tu as toujours rêvé. Mets-toi à sa place et observe-toi, là sur le divan,  à manger des Cheetos en écoutant “Célibataires et nus”. Regarde-toi bien et juge-toi.

Il est possible que tu te sentes coupable. Il faut donc anticiper que ton corps veuille atténuer ce sentiment à travers une routine (ex.: accompagner tes Cheetos d’une coupe de vin). Résiste à cette tentation, rappelle-toi du plan et passe à l’action.

Et si ce n’est pas assez, fais-toi peur en imaginant le pire scénario possible qui te guette. Imagine-toi finir ta vie dans une job qui te donne le goût de te pendre, vivre chaque jour avec un/une partenaire que tu n’aimes pas, et devoir te réconforter à travers l’alcool cheap, la bouffe grasse et Netflix.

Analyse la trajectoire de ta vie. Regarde bien tes deux ou trois dernières années, car elles sont une bonne indication d’où elle se dirige.

Demande-toi: si chaque journée de ma vie est exactement comme aujourd’hui, est-ce que je vais atteindre mes objectifs dans le temps souhaité? Si oui, alors tu peux écouter ton émission niaiseuse sans remords. T’as fait une belle job, tu peux même te verser un scotch avec ça! Mais si la réponse est non, demande-toi ce que tu devrais changer à ta routine quotidienne pour corriger la trajectoire de ta vie.

Jim Rohn disait quelque chose comme “Manger du fast food, c’est une mauvaise habitude. Manger du fast food chaque jour pendant 10 ans, c’est un désastre”.

C’est facile de sous-estimer l’importance des petites choses, mais il faut réaliser que ce sont nos habitudes — ce qu’on fait tous les jours — qui déterminent qui nous sommes et quel genre de vie on mène.

Puisqu’on surestime notre “futur-moi” tout en se dissociant de lui, c’est facile de dire “demain”. Mais demain arrive, et le “moi” présent n’a pas plus la force ou la motivation de faire ce qu’il doit faire. Il faut être pessimiste. Se dire que si on ne le fait pas aujourd’hui, on ne le fera pas plus demain.

Le secret n’est pas la pensée magique. Le vrai secret, c’est une dose démesurée d’ambition mélangée à une douche froide de réalisme.

Fin de l’extrait. 

Comment bien conserver nos fichiers

3 trucs pour ne plus courir le risque de perdre tous tes fichiers

Il est de plus en plus fréquent d’entendre parler d’entreprises qui ont décidé de prendre un “virage vert” et de limiter leur utilisation du papier au bureau au profit du numérique. Personnellement, je crois que ce sont des initiatives qui ont aussi le potentiel de faciliter les opérations quotidiennes, de permettre aux employés d’être plus efficaces et d’accélérer l’atteinte des objectifs.  

Les gestionnaires ont la conscience tranquille, ils peuvent maintenant se vanter de faire leur part pour sauver la planète et les employés les plus choyés ont droit à un petit iPad de compagnie comme outil de travail. Que demander de plus?!

Le problème c’est que, la plupart du temps, ils ne connaissent pas les dessous de l’informatique et les bons outils pour conserver tous les documents numériques produits. On upgrade le bureau high-tech pour que tout se connecte wifi/bluetooth et on croise les doigts pour que ça fonctionne rondement.

On pense qu’on peut fournir des iPads aux employés et que “l’affaire est ketchup”, mais ce n’est pas tout à fait le cas. Ce n’est pas parce que c’est numérique que ça ne demande pas un minimum de connaissances en la matière!

On se retrouve donc avec des entreprises plus écolos, mais moins bien organisées. Au final, c’est la productivité des employés qui écope.

Et il n’y a pas que les entreprises jouant la carte du virage vert qui se convertissent au numérique. Au Québec en 2017, à moins que tu ne travailles reclus dans une cabane dans le Nord à mille lieues de la civilisation, une bonne partie de ton travail est probablement réalisée à l’aide d’outils informatiques.  

C’est donc primordial pour tes performances que tu sois bien informé sur les éléments essentiels à connaître sur les sauvegardes informatiques.  

Voilà donc le plan de match pour s’assurer que tu as les outils et les informations nécessaires:   

  1. Avant toute chose, on va passer en revue les éléments incontournables pour prévenir les problèmes avec tes fichiers.
  2. Ensuite, on va parler des bons réflexes à adopter concernant les copies de sauvegarde.
  3. Finalement, on va faire le point sur les supports de conservation: ceux qui devraient être utilisés et ceux qu’on serait mieux d’oublier.

Le numérique c’est génial, mais trop souvent on oublie que ce n’est pas infaillible et que ce n’est pas impossible de tout perdre si on ne prend pas les précautions nécessaires. Après avoir lu cet article, tu devrais avoir une bonne idée de comment bien gérer et conserver tes documents pour t’éviter d’éventuels problèmes.

Comment protéger tes fichiers

Imagine: tu travailles sur un projet depuis plus d’un mois. Le matin de la remise du produit final à ton patron, tu cliques sur le fichier pour l’ouvrir et le message suivant apparaît:

« Impossible d’ouvrir le fichier. Le fichier est corrompu ».

Ça m’est déjà arrivé plus d’une fois par le passé et à chaque fois je soupçonne avoir fait une mini crise cardiaque.

Pour prévenir l’angoisse et la frustration qui suit quand on essaie de faire une récupération de fichiers, on peut faire trois choses: 1-minimiser les risques d’avoir des fichiers corrompus, 2-s’assurer de toujours avoir une copie de sauvegarde, 3-choisir les supports de conservation adéquats.

1-Minimise les risques

Le nom de fichier

L’un des problèmes les plus fréquents qui mènent à des fichiers corrompus est le nom du fichier. Hé oui, “rien que ça”. Ça peut sembler banal, mais il y a des règles à suivre pour nommer un fichier ou un dossier de la bonne façon:

À utiliser:

  • Les caractères alphanumériques (lettres majuscules, minuscules et chiffres)
  • Les tirets et barres de soulignement

That’s it.

À éviter:

  • Les espaces (remplacer par une barre de soulignement (_) car c’est l’alternative que les moteurs de recherche considèrent comme un espace.)  
  • La ponctuation (le point sépare le titre de l’extension, comme .doc par exemple, mais ce n’est pas recommandé de l’utiliser dans le nom)
  • Les accents
  • Les caractères spéciaux ($%& etc.)

En cas de récupération, les noms de fichiers qui ne sont pas conformes aux recommandations ci-dessus peuvent devenir illisibles. Pire encore, les fichiers peuvent simplement ne plus ouvrir. C’est souvent le cas lors de transfert de pièces jointes dans les courriels, ou le transfert par serveurs FTP.

Les erreurs sont moins fréquentes au fur et à mesure que les systèmes d’exploitation évoluent, mais il faut quand même garder ces bonnes vieilles habitudes pour nommer nos fichiers. Ce n’est pas parce que Windows ou Apple évoluent dans leur programmation que tous les programmeurs d’applications et de logiciels suivent la même évolution au même rythme.

Aussi, il faut éviter de donner un nom trop long à notre fichier, car le nombre de caractères permis pour identifier un fichier prend en compte le chemin d’accès.

Windows limite en général à 256/260 caractères. Donc, si ton fichier se nomme:“dossier_de_presentation_version_finale_du_4_fevrier_2017_a_remettre_au_ceo” et qu’il se trouve dans un dossier qui a un nom aussi long, qui lui-même est dans une suite de dossiers… Bref, si ton fichier est enfoui dans une suite de dossiers à rendre jalouse une poupée russe, c’est très probable que ça crée des erreurs et que tu finisses par avoir du mal à accéder à tes fichiers.

Avec le système d’exploitation Windows 10, il sera possible d’activer une fonction qui augmentera le nombre de caractères permis à 32 767, donc c’est un problème qu’on ne devrait bientôt plus avoir. Mais quand même, je suis d’avis que c’est préférable de garder les noms de fichiers “short and sweet”, ne serait-ce que pour ne pas se compliquer la vie inutilement.

2-Fais-toi des copies de sauvegarde 

Avant toute chose, si tu ne l’utilises pas déjà, il est important que tu ajoutes ce raccourci clavier à tes habitudes: Ctrl+s.

Il s’agit du raccourci pour sauvegarder tes documents. Prend l’habitude de l’utiliser souvent, pendant que tu travailles sur un document, pour éviter de perdre des heures de job en cas de panne électrique, de blue screen ou de redémarrage accidentel.

Et parce qu’on n’est jamais trop prudent, si tu travailles sur un même document pendant plusieurs jours/semaines/mois, enregistre une nouvelle version de temps en temps.

Personnellement, pour les gros documents sur lesquels je travaille pendant plusieurs semaines, je conserve toujours mes trois versions les plus récentes, dont une sur un autre disque. En cas de pépin, comme un fichier corrompu sur la version la plus récente par exemple, c’est mieux d’avoir à reprendre le travail sur un fichier plus ancien et de perdre quelques heures que d’avoir à reprendre depuis le début!

3-Utilise le bon disque

D’abord, tu dois savoir qu’il n’y a aucun support 100 % safe et infaillible pour sauvegarder tes documents à long terme. Chacune des technologies d’enregistrement disponible comporte son lot d’avantages et d’inconvénients. En voilà un bref survol pour t’aider à t’y retrouver:   

CD/DVD

Je suis désolée d’avoir à faire ça, mais je vais péter la bulle de tous ceux qui sont restés accrochés aux années 2000-2010: les bons vieux CDs et DVDs ne sont plus vraiment de la partie.

Ce ne sont pas de “mauvais” supports de conservation en tant que tels. C’est juste que leur fiabilité est vraiment traître. Selon les dernières études, la durée de vie de ces types de supports serait de 5 à 100 ans…

Tout dépend des disques et du type de technologie utilisé, de leur manipulation et entretien (rainure, traces de doigts, nettoyage), de leurs conditions d’entreposage (ils sont sensibles à la lumière, à la chaleur, à l’humidité…). Il y a tellement de facteurs qui entrent en ligne de compte quant à leur longévité que ces supports ne valent tout simplement plus le risque face à leurs alternatives.

Pour ceux qui tiennent à tout prix à utiliser quand même la dernière tour de 200 DVDs qu’ils ont achetés pour pas cher au Wal Mart, voilà quelques recommandations pour maximiser leur longévité:

  • Être TRÈS prudent lors de leur manipulation. Une rainure ou une trace de doigt sont suffisantes pour les rendre utilisables à court ou long terme.
  • Les entreposer dans un endroit sombre, car ils sont sensibles à la lumière, particulièrement aux rayons UV
  • S’assurer que la température à laquelle ils sont entreposés se situe entre 22 et 25 degrés Celsius (idéalement) en évitant le plus possible les variations
  • Ne pas les entreposer à un niveau d’humidité supérieur à 50 % ou inférieur à 20 %
  • Les ranger à la verticale et non à plat, pour éviter qu’ils ne se déforment

Si les disques ont besoin d’être nettoyés ou dépoussiérés, il est préférable de le faire avec un jet d’air comprimé ou un chiffon microfibre et de nettoyer en partant du centre vers l’extérieur et non en mouvements circulaires. Pour nettoyer plus en profondeur, il faut utiliser le savon le plus doux possible et éviter ceux qui contiennent des solvants.

Mémoire flash vs mémoire magnétique

Depuis quelques années, les disques durs à mémoire flash et ceux à enregistrement magnétique se font compétition. En ce moment, ces deux types de disques présentent des avantages et des inconvénients et il serait sage de déclarer un match nul pour la simple raison qu’ils sont parfaitement complémentaires.

Ces disques existent tous deux en version interne et externe. Dans leur version interne, les disques flash sont mieux connus sous le nom de disques SSD. Pour les disques externes, ils sont faciles à distinguer, car ils sont plus petits, légers et ne font pas de bruit lorsqu’ils sont en marche, contrairement aux disques magnétiques qui fonctionnent avec une tête de lecture mécanique qui rend leur fonctionnement perceptible à l’oreille.

Disque magnétique

Ce sont les disques tout indiqués pour le stockage des fichiers qu’on utilise au quotidien et sur lesquels on fait souvent des modifications. Puisque c’est la solution la plus économique en termes d’espace, on peut aussi s’en servir aussi pour entreposer les documents lourds (par exemple les fichiers vidéos, des banques d’images haute résolution, etc) et les documents archivés (à condition d’utiliser les disques de temps à autre et de déplacer les données à même le disque après quelques années, pour optimiser sa durée de vie).

Disque flash

Ce sont des disques qui sont résistants aux chocs, mais sensibles aux variations de tension. Même si la stabilité et la fiabilité de la mémoire flash s’est améliorée avec le temps (je ne suis certainement pas la seule à avoir tué une dizaine de clefs USB au cours de la dernière décennie!) leur durée de vie, si on en fait une utilisation quotidienne, reste de 2 à 5 ans en moyenne, selon le produit.

Plus il y a d’informations écrites et effacées sur ce type de disque, plus il s’use. Si on l’utilise au quotidien, il faut s’assurer d’avoir une copie de sauvegarde des documents importants sur un autre disque car après quelques années il pourrait être inutilisable. Ce sont aussi des disques qui peuvent mourir sans crier gare (contrairement aux magnétiques qui affichent généralement des messages d’erreurs comme signe avant-coureur) et dont la récupération des données est plus difficile à effectuer.

L’idéal est donc de s’en servir pour les copies de fichiers qui doivent être transportés, comme des présentations diaporamas ou des épreuves et maquettes par exemple, ou encore comme disques d’archivage de documents qui ne sont pas trop massifs.

Les disques SSD internes sont, quant à eux, parfaits pour l’installation du système d’exploitation de l’ordinateur car ils permettent d’en augmenter considérablement la rapidité d’exécution et la performance.        

Alors, si on tient compte de leurs forces et faiblesses respectives, l’idéal serait d’utiliser ces deux types de mémoire de façon complémentaire.

Conclusion

Puisque ce sujet est très technique, revoyons brièvement les points les plus importants à connaître pour t’assurer de savoir quoi faire et ne pas faire pour ne pas risquer de perdre tes fichiers:

  • Porte attention à la façon dont tu nommes tes fichiers: n’utilise que les lettres, les chiffres, les tirets et les barres de soulignement tout en gardant le nom le plus court possible.
  • Sauvegarde tes fichiers régulièrement avec le raccourci clavier Ctrl+S.
  • Effectue des copies de sauvegardes des fichiers sur lesquels tu passes beaucoup de temps à travailler pour pouvoir reprendre sur une version antérieure en cas de pépin plutôt que de recommencer du début.
  • Si tu utilises encore des CDs/DVDs, entrepose-les à la verticale dans un endroit où la température se maintient entre 22 et 25 degrés Celsius et à l’abri de l’humidité et de la lumière.
  • Utilise un disque dur magnétique pour les fichiers que tu utilises au quotidien.
  • Utilise un disque interne SSD et installes-y ton système d’exploitation pour améliorer la vitesse de ton ordinateur.
  • Utilise un disque flash externe pour le transport des fichiers et l’archivage de fichiers peu volumineux.

Voilà donc, en utilisant ces connaissances et en appliquant ces trucs, tu ne devrais plus avoir à craindre de perdre tes fichiers.

Depuis quelques années, une autre méthode de conservation qui ne demande pas de disque est de plus en plus utilisée: la sauvegarde dans le nuage, qu’on appelle aussi le cloud. C’est une alternative très intéressante qui possède aussi son lot d’avantages et d’inconvénients. Nous en parlerons plus en détail dans un prochain article!

1 Les obsessions du perfectionniste

Bienvenue aux perfectionnistes anonymes

Comment reconnaître que c’est un problème et surmonter sa phobie de l’imperfection en 8 étapes

Il y a un truc qui ne tourne pas rond dans notre société: l’idée qu’on se fait de la perfection.

C’est un état qu’on passe notre vie à rechercher: le corps parfait, la maison parfaite, l’alimentation parfaite, le métier parfait…

On glorifie l’idée de la perfection comme étant une finalité à atteindre pour être heureux. Pourtant, on vit dans un monde où il y a une énorme différence entre ce qui “est” et ce qui “paraît être”. Pensons simplement à Facebook. On choisit rarement de mettre en photo de profil notre look le plus authentique du samedi matin au réveil ou de publier des vidéos de nos chicanes de couple… On choisit plutôt notre plus belle photo, celle qui nous avantage le mieux même si elle commence à dater de quelques années, et on ne publie que les photos de couple où tout est rose et parfait avec des coeurs qui flottent dans l’air et des anges joufflus qui jouent de la harpe.

L’envie d’être parfait nous suit même au travail. Ironiquement, le perfectionnisme peut également nous empêcher d’être productifs et nuire énormément à notre rendement.  

Personne n’est parfait

C’est une très bonne chose d’être rigoureux, minutieux et de s’appliquer dans son travail. Le problème, ce n’est pas de viser l’excellence, c’est la panoplie d’émotions et de conséquences négatives qui se produisent quand la perfection devient une obsession.

Premièrement, c’est contre-productif et ça nous complique la vie. Ça fait en sorte qu’on perd énormément de notre temps sur des détails qui, finalement, n’ont pas vraiment d’importance.

Deuxièmement, ça complique la vie et éprouve la patience des gens qui nous entourent et ne partagent pas nos idéaux.

Troisièmement, ça peut mener à des problèmes psychologiques et même physiques : frustration, anxiété, insatisfaction, confusion, épuisement émotionnel, honte, culpabilité, dévalorisation de soi-même, problèmes de sommeil, anxiété, dépression, maux de tête, maux d’estomac, et même de l’hypertension. (source)  

Comment surmonter son perfectionnisme  

Heureusement, même si le perfectionnisme est un trait de personnalité très envahissant et souvent problématique, c’est possible d’apprendre à repérer nos comportements obsessionnels et d’y mettre un terme à l’aide des huit étapes suivantes: 1-Différencier le normal de l’obsessionnel, 2-Identifier les comportements problématiques, 3-Remettre tes objectifs en perspective, 4-T’accorder le droit d’être humain, 5-Affronter tes peurs, 6-Accepter la critique, 7-Lâcher prise, 8-Te comparer à toi-même.

Étape 1: différencier le normal de l’obsessionnel.

C’est normal de viser l’excellence et c’est même une très bonne chose, à condition que tu sois heureux avec tes qualités et compétences actuelles et que tu utilises tes ambitions de perfection comme moyen pour continuer à t’améliorer.

Si, par contre, tu n’es jamais satisfait de ton travail, que tu as l’impression de ne jamais être assez doué et que ton bonheur dépend de l’atteinte de tel ou tel but, c’est une autre paire de manches.

Les différents niveaux de perfectionnisme

Le psychologue américain Robert Hill et ses collègues du département de psychologie de l’Appalachian State University ont présenté un inventaire des principales tendances du perfectionnisme en huit niveaux:  

  1. La peur de faire des erreurs: tendance à ressentir de la détresse ou de l’anxiété à l’idée de faire une erreur.
  2. Attentes élevées envers les autres: tendance à s’attendre des autres qu’ils atteignent nos propres idéaux perfectionnistes.
  3. Le besoin d’approbation: tendance à rechercher la validation des autres et à être sensible à la critique.
  4. L’organisation: tendance à être soigné et ordonné.  
  5. La pression parentale: tendance à ressentir le besoin de performer parfaitement pour obtenir l’approbation parentale.  
  6. La planification: Tendance à planifier d’avance et prendre le temps de délibérer avant de prendre une décision.  
  7. La rumination: tendance à se tourmenter de façon obsessionnelle avec les erreurs passées, les performances imparfaites, ou les erreurs futures.
  8. La recherche de l’excellence: tendance à poursuivre les résultats parfaits et à avoir de hauts standards.

Les signes qui ne mentent pas

Pour savoir si le perfectionnisme est problématique pour toi, commence par te poser les questions suivantes:

  • Est-ce que tes objectifs sont souvent très difficiles, voire impossibles à atteindre?
  • Est-ce que tu as du mal à être vraiment satisfait de ton travail, peu importe les efforts que tu y as mis?
  • Est-ce que tu es obsédé par des détails qui, au final, n’ont pas un grand impact sur tes performances et tes objectifs à long terme?
  • Est-ce que tu as du mal à mettre le point final sur une tâche et a toujours “juste un dernier détail” à vérifier?
  • Est-ce que tu vis tes erreurs comme des échecs?

Si tu as répondu “oui” à une ou plusieurs des questions ci-dessus, ton niveau de perfectionnisme est problématique.

Étape 2: identifier les comportements problématiques

Quels sont les niveaux de perfectionnisme auxquels tu t’identifies? Peut-être que dans ton cas, c’est strictement organisationnel (un indice: si tu ne peux pas tolérer de voir une toile qui n’est pas au niveau sur un mur ou si tes livres sont rangés de façon symétrique dans ta bibliothèque) ou encore, tu as peut-être besoin d’approbation et es très sensible à la critique. Quoi qu’il en soit, si tu y réfléchis bien, tu peux probablement déceler des moments particuliers ou des éléments qui vont t’inciter à avoir des comportements perfectionnistes.

Comportements communs

L’un des comportements les plus communs est la tendance à procrastiner et à remettre sans cesse à plus tard le début d’un travail. Quand on a l’impression que chaque tâche doit être réalisée parfaitement, on devient rapidement submergé par l’impression qu’il y  en a trop à faire et la peur de ne pas bien réussir. Le simple fait de penser à commencer le travail peut être suffisant pour causer de l’anxiété et de l’évitement cognitif.  

Un autre trait fréquent du perfectionniste est la difficulté à bien travailler en équipe. Quand on a l’impression que le travail des autres n’est jamais à la hauteur de nos attentes, on préfère généralement faire le plus gros des tâches pour s’assurer de la qualité du résultat. On a ensuite l’envie irrésistible de repasser par-dessus le travail de nos coéquipiers et, si on ne le fait pas, on est presque immanquablement frustrés et déçus du résultat final.

Étape 3: remettre tes objectifs en perspective

Quelles tâches sont réellement importantes?

Est-ce que les tâches dans lesquelles tu es perfectionniste sont si importantes que ça? Si tu fais une chirurgie dans un cerveau ou une opération à coeur ouvert, ok, c’est assez important d’être très, très minutieux. Quand les conséquences d’une simple erreur peuvent être fatales, c’est un comportement normal de vouloir les éviter à tout prix.

Mais ce n’est pas le cas si les conséquences d’un travail qui est juste assez bien versus un travail parfait sont limitées à ta perception des résultats.

Par exemple, si tu passes des heures à choisir la police d’écriture parfaite pour le titre d’un document, les seules conséquences qui seraient arrivées si tu avais plutôt pris 10 minutes à la choisir seraient que tu n’aurais pas trouvé le document assez parfait à ton goût. Les chances sont minces que la personne qui aurait reçu le document ait comme première réaction “Ma foi du Bon Dieu, mais quelle police d’écriture complètement non professionnelle! Je refuse de lire un tel document et de considérer son contenu!”

En fait, l’élément le plus important à considérer pour savoir si le perfectionnisme est justifié est le but que doit atteindre le travail en cours.

Pour t’assurer que tes idéaux de perfection ne nuisent pas à ton travail, tu dois absolument remettre tes buts en perspective et ne pas travailler plus que ce qui est nécessaire pour les atteindre.

Ne perds pas de vue l’objectif final

Selon le principe de Pareto, 80 % des résultats sont obtenus grâce à 20 % de nos efforts. Autrement dit, dans toutes les tâches qu’on accomplit, seulement 20% sont réellement importantes pour obtenir la majorité des résultats.

Le principe de Pareto

Quand on est perfectionniste, c’est très difficile de ne pas s’impliquer à 150% dans toutes les tâches et de faire la différence entre les tâches importantes, celles qui le sont moins et celles qui ne le sont pas vraiment.  

Bref, pour empêcher ton obsession du travail parfait de mettre un frein sur ta productivité, tu dois toujours garder en tête ton objectif final et faire la différence entre ce que tu DOIS atteindre et ce que tu AIMERAIS atteindre comme résultat. Il faut faire des compromis!

Contente-toi de “juste assez bien”  

As-tu déjà entendu l’expression “le meilleur est l’ennemi du bien”? Ça signifie que quand on a quelque chose de très bien, on risque de le gâcher en allant sans cesse à la recherche de mieux.

Alors, à ton travail, avant d’entreprendre une tâche demande-toi ce qui devrait être accompli pour que ce soit “juste assez bien” pour atteindre tes buts. Puis, détermine le temps que ça devrait te prendre à la réaliser et fait tout ton possible pour ne pas dépasser ton échéancier. Les tâches ont la fâcheuse tendance à prendre tout le temps qu’on leur accorde pour être réalisées. C. Northcote Parkingson explore ce phénomène dans un texte désormais célèbre intitulé Les lois de Parkinson.

Individuellement, tes tâches accomplies ne se démarqueront peut-être pas autant, mais ça va te libérer plus de temps que tu pourras consacrer aux tâches plus importantes qui, au final, vont te permettre d’atteindre tes objectifs plus rapidement et plus efficacement.

“Success is about doing the right thing, not about doing everything right.” Gary Keller, The One  Thing.

Étape 4: t’accorder le droit d’être humain

Probablement que si tu étais un cyborg, tu aurais la vie plus facile au travail. Mais ce n’est pas le cas, tu es un modèle humain unique mais standard et tu fais des erreurs, comme tout le monde.

N’oublie jamais que personne n’est parfait et que tes lacunes ou tes erreurs ne font pas de toi un mauvais employé. Tu ne seras pas rejeté ou considéré comme étant moins important parce que ton travail n’est pas toujours couronné d’un halo de perfection.

Tire profit de tes échecs

As-tu déjà entendu parler du FailCon? C’est un événement qui a débuté à San Francisco en 2009 et qui a maintenant lieu annuellement un peu partout dans le monde.  Il s’agit d’une journée de conférences consacrées à mettre de l’avant les échecs des différentes entreprises présentes pour les étudier, y réfléchir et en tirer des leçons qui pourraient aussi être bénéfiques à d’autres. L’échec est donc présenté comme un outil à utiliser pour aller de l’avant et mieux comprendre les mécanismes essentiels au succès.  

Alors, la prochaine fois que tu vis un échec, inspire-toi du FailCon et ne le considère pas comme quelque chose de négatif, mais comme une opportunité pour mieux comprendre une problématique et t’aider à trouver des solutions.

Étape 5: Affronter tes peurs

Être perfectionnistes, c’est un peu comme avoir une phobie. Sauf qu’au lieu d’être terrifié par les clowns ou les araignées, tu es terrifié à l’idée de ne pas être aussi parfait que tu pourrais l’être.

Ose être imparfait

Quand on est perfectionniste, on est souvent du genre à ne pas essayer des choses ou faire des activités de peur d’avoir l’air ridicule. On s’empêche de participer à un karaoké parce qu’on n’a pas la voix de Céline Dion ou bien on refuse de laisser quiconque constater que notre maison n’est pas toujours étincelante.

Il faut affronter ce genre de situation pour venir à bout du perfectionnisme. Alors, petit à petit, mets-toi volontairement dans des situations où les gens autour de toi pourront constater que tu n’es pas parfait et que tu as des faiblesses. C’est terrifiant, c’est comme une mise à nue mentale, mais c’est la façon la plus efficace de ne pas laisser tes obsessions te contrôler.

Étape 6: accepter la critique

Évidemment, ce n’est jamais agréable de faire critiquer son travail. Mais si tu fais une crise de panique chaque fois que tu es critiqué, tu dois absolument apprendre à te détacher émotionnellement.

C’est très rare que les commentaires sur ton travail soient formulés dans le seul but de détruire ton estime personnelle. Généralement, ils proviennent d’un authentique désir de t’aider à t’améliorer.

Alors met tes peurs de côté, ce n’est pas la fin du monde si tu n’es pas parfait et les critiques sont une bonne opportunité pour t’aider à développer de nouvelles façons de faire et t’améliorer.

Par contre, toutes les critiques ne sont pas nécessairement pertinentes et tu peux aussi les ignorer. Il faut en prendre et il faut en laisser. Pour savoir si tu devrais porter attention à une critique, évalue les points suivants:

  • De qui provient cette critique? Est-ce que son opinion devrait être importante pour toi?
  • Est-ce cette personne sait de quoi elle parle ou elle a lancé un commentaire sans fondement?
  • Quelle leçon peux-tu tirer de cette critique qui pourrait t’aider à t’améliorer?
  • Est-ce que c’est une critique constructive? Si ce n’est pas le cas, ce n’est pas la peine de t’en préoccuper.

Bref, les critiques ne sont généralement pas des attaques personnelles et si elles le sont elles ne méritent pas d’être considérées. Même si les critiques sont constructives, elles ne déterminent pas ta valeur et ne sont pas représentatives de l’ensemble de ton travail. Ne te sens pas triste et diminué dans tes compétences à cause d’un mauvais commentaire!  

Étape 7: lâcher prise

Tout n’est pas noir ou blanc, comme tout n’est pas parfait ou nul. Il faut apprendre à reconnaître les zones grises et comprendre que c’est tout à fait correct, et même nécessaire, de s’y trouver de temps à autre pour pouvoir mieux équilibrer notre productivité avec nos émotions.

Une des choses les plus difficiles à faire est d’apprendre à reconnaître quand le travail est terminé. En arts visuels par exemple, on apprend qu’on peut retoucher une toile à l’infini, alors c’est important de savoir s’arrêter et reconnaître à partir de quel moment le travail est satisfaisant. Le même principe s’applique dans la grande majorité des domaines. Il faut simplement accepter le fait que rien n’est jamais véritablement terminé et trouver l’équilibre nécessaire pour passer à autre chose et ne pas laisser le perfectionnisme nous retarder.    

Lâcher prise sur son perfectionnisme, c’est accepter nos imperfections et celles qui se retrouvent dans notre travail.

Donc, détermine à partir de quel moment tu considères que le résultat de ton travail est assez bien pour atteindre tes objectifs, sans nécessairement être parfait, et dès que tu atteins ce point passe à autre chose et ne reviens pas en arrière.

Ne perds pas ton temps, ton énergie et ton moral à t’essouffler sur des détails qui n’ont au final que peu ou pas d’impact réel.

Étape 8: te comparer à toi à toi-même

Pour mesurer nos compétences et nos succès, on a tous tendance à se comparer aux autres. Ça nous fait tomber très rapidement dans un cercle vicieux où on n’est jamais satisfait et on finit par penser qu’on ne vaut pas mieux qu’un tas d’ordures.

Le problème, c’est que c’est comme comparer une pomme avec une banane: tu es unique et personne n’a exactement les mêmes compétences, le même vécu et la même expérience que toi. Excepté toi-même.

Alors, ne te compare pas aux autres, mais plutôt à la personne que tu étais hier, le mois passé ou l’an passé. Ce faisant, tu vas réaliser tout le chemin que tu as parcouru et à quel point tu t’es amélioré dans certains domaines ou, au contraire, tu pourras prendre conscience que tu stagnes à certains niveaux. De cette façon tu vas pouvoir te fixer des objectifs réalistes et qui correspondent véritablement à tes habiletés et capacités.  

Vise à devenir chaque jour une meilleure version de toi-même au lieu d’essayer d’être la meilleure version de quelqu’un d’autre!

Conclusion

Être perfectionniste dans un monde qui glorifie la perfection, à première vue, ça ne semble pas être un trop grand problème.

Malheureusement, c’est un trait de personnalité qui peut rapidement prendre des airs de trouble obsessionnel. Dans un contexte professionnel, c’est un ennemi sournois qui peut faire des ravages sur ta productivité.

Heureusement, après avoir pris conscience du problème, tu peux arriver à surmonter ton perfectionnisme et l’empêcher de te nuire en suivant les huit étapes suivantes:

1-en apprenant à différencier les comportements normaux qui découlent de la rigueur et de la minutie de ceux qui proviennent d’un perfectionnisme malsain, 2-en identifiant les comportements qui sont problématiques pour toi, 3-en remettant tes objectifs en perspective pour t’assurer de ne pas perdre ton temps à être obsédé par des détails, 4-en t’accordant le droit d’être humain et de faire des erreurs, 5-en affrontant tes peurs d’être vulnérable à cause de tes imperfections, 6-en acceptant la critique, 7-en lâchant prise et en acceptant pleinement tes défauts et ceux de ton travail et 8-en ne te comparant qu’à toi-même pour te fixer des attentes et objectifs réalistes.

Alors, ne laisse pas le perfectionnisme contrôler ta vie et nuire à ton travail. N’oublie pas, il faut parfois accepter les zones grises, lâcher prise et accepter que les imperfections sont nécessaires pour équilibrer ta productivité, tes émotions et l’usage de ton temps.