mars 2017 - Double Ta Valeur

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7 méthodes pour travailler 48h par jour.

Info flash: toi et moi, on a le même nombre d’heures dans une journée que Mark Zuckerberg, Elon Musk ou Bill Gates!

Attends un peu…

Dans ce cas-là, pourquoi ils peuvent accomplir en une année ce que le commun des mortels n’accomplit pas dans une vie entière?

Comment est-ce que c’est possible, c’est quoi leur secret?

On a tendance à rationaliser ça en se disant: “Ils sont sûrement du genre workaholic et sont tombés dans la marmite de “potion magique” quand ils étaient petits.” Ou bien :“C’est évident, ils sont hyperactifs et n’ont pas besoin de dormir plus que 2 heures par nuit… No way que je pourrais être aussi productif que ces gens-là!”.

On a l’impression qu’on n’a pas assez de temps pour accomplir plus de choses sans sacrifier le temps qu’on passe avec notre famille, nos amis, Netflix ou à nos autres loisirs et ça nous effraie. On ne veut pas en arriver là. On est des bibittes à confort et il n’est pas question qu’on rate un épisode de Suits ou House of cards (ou Scandals, ou Game of thrones…)

Donc, on fait l’autruche et on essaie de se convaincre qu’on est juste biologiquement incapables d’en faire plus, contrairement aux grands cerveaux insomniaques de ce monde.

Quelle erreur!

Et si je te disais que tu n’as pas à sacrifier quoi que ce soit pour être plus productif?

Attention, je ne dis pas que tu vas conquérir le monde sans travailler un peu plus, tout dépend de tes idées de grandeur. Musk (monsieur Tesla), par exemple, n’a pas l’air d’un gars qui dort vraiment plus que 2-3 heures par nuit, on ne se le cachera pas. Mais, rassure-toi, à moins que ton but soit de mettre au point un système pour coloniser mars dans les prochaines décennies, tu n’as pas à être aussi intense que lui pour pouvoir accomplir plus de choses sans y passer plus de temps. C’est tout à fait possible de maximiser la valeur des heures que tu travailles déjà.

Les Zuckerberg, Musk et Gates de ce monde ont assurément compris l’un des principes de base de la productivité : il faut considérer notre temps comme une ressource limitée et non renouvelable. Ce qui veut dire qu’il faut l’utiliser de la façon la plus efficace possible et éviter de le gaspiller.

Malheureusement, on n’a absolument aucune emprise sur le temps, ce qui le rend un peu complexe à « gérer ». Il passe à la même vitesse, peu importe ce qu’on fait, qu’on en profite ou pas. Je ne t’apprends rien ici, tu sais qu’on ne peut pas ajouter d’heures à une journée ou revenir sur les heures qui sont passées.

Notre seule option, c’est d’apprendre à maximiser notre temps. À mon avis, c’est même la base à maîtriser pour être plus productif, que ce soit dans ta carrière ou ta vie en général. Alors, si tu convoites une promotion, une augmentation, un emploi plus intéressant ou si tu veux simplement gagner en valeur aux yeux de tes patrons, tu dois savoir que c’est la première étape pour y parvenir.

Je vais donc te présenter un aperçu de 7 techniques que tu peux utiliser, seules ou combinées les unes avec les autres, pour faire un meilleur usage de ton temps et être plus efficace, soit: le journal de temps, le retour à la base, le brain dump, la méthode Eisenhower, the one thing, le tableau Kanban et la technique Pomodoro.

1-Le journal de temps

Pour être en mesure de mieux gérer ton temps, ça serait important que tu saches quand est-ce que tu perds ton temps. Où sont les “poches” de temps perdu qui pourraient être mieux utilisées dans ta semaine?

Une bonne méthode pour prendre conscience des moments où tu es productif et des moments où tu perds ton temps est de faire un bilan après avoir passé une semaine complète à noter tout ce que tu fais et le temps que tu as passé à le faire dans un journal de temps.

Et je dis bien TOUT. Du moment où tu te lèves le matin jusqu’à l’heure du coucher, que ce soit manger ton bol de céréales, le temps que tu peux passer au travail à attendre en te tournant les pouces pour une raison ou une autre, ou même la demi-heure où tu vas promener ton chien le soir. Tu peux utiliser la bonne vieille méthode du papier et crayon et tout noter dans un agenda ou utiliser une application comme aTimeLogger  (iOS et Android) pour faire le suivi.

Une fois la semaine terminée, tu vas peut-être réaliser que tu as vraiment beaucoup de temps morts. Quand tu auras identifié tous ces moments, demande-toi ce que tu pourrais faire pour les rendre plus productifs.

Tirer profit des temps morts

Disons que tu passes 10-15 heures par semaine dans ta voiture pour te voyager du travail à ton domicile, tu pourrais profiter de ce temps-là pour écouter un livre audio ou un podcast dans ton auto sur un sujet pertinent dans ton domaine! Le site de La tranchée a lancé un podcast québécois très pertinent sur le domaine du marketing et de l’entrepreneuriat, je te suggère de les suivre sur SoundcloudYouTube ou de les ajouter à ton application de podcast favorite (je recommande Podcast 02)! Aussi, Audible, le site d’audiobooks d’Amazon, propose des milliers de titres en français/anglais.

Ou encore, tu peux garder avec toi un exemplaire d’un livre ou d’un ebook (comme celui de double ta valeur sur ton smartphone ou ta tablette par exemple!) et profiter du temps où tu attends un collègue en retard en lisant quelques pages par-ci par-là.

Personnellement, j’ai une liseuse Kobo que je traîne partout avec moi. Comme ça, au lieu de compter les tuiles du plafond dans les moments d’attente, je peux transformer ces pertes de temps en opportunités et continuer mes lectures.

 2-Le retour à la base

Le retour à la base, qu’on nomme en anglais reconnect with your why, (littéralement “reconnecter avec ton pourquoi”) consiste à faire une introspection pour te recentrer sur les raisons qui te motivent à travailler.

Quand ta liste de choses à faire s’étend sur assez de pages pour rendre un dictionnaire jaloux, chaque tâche devient rapidement “juste une autre” tâche monotone et ennuyante et c’est facile de perdre de vue l’objectif qui nous motivait à la base.

C’est un piège qui guette tout le monde et quand on y tombe notre productivité tombe avec nous. Dès que tu te sens moins motivé, prends l’habitude de remettre les choses en perspective et demande-toi:

  • Pourquoi est-ce que tu occupes cet emploi?
  • Qu’est-ce que tu désires y accomplir?
  • En quoi ça va t’aider à avancer personnellement?
  • Est-ce que la tâche que tu exécutes ou que tu t’apprêtes à commencer te rapprochera de tes objectifs?

En répondant honnêtement à ces questions, tu vas ajouter du contexte à ton travail et y trouver un regain de motivation (ou tu réaliseras que tu serais peut-être mieux de changer de job). Tu vas probablement aussi te rendre compte que plusieurs tâches dans ta liste de choses à faire sont complètement inutiles à tes objectifs de base. Si c’est le cas, considère (si possible) de ne simplement pas les faire, car elles sont une perte de temps.

“Le renouveau a toujours été d’abord un retour aux sources.” -Romain Gary

Souviens-toi, le temps est une ressource limitée, alors profite de cette réflexion pour réorganiser tes priorités.

3-Le Brain Dump

On pourrait traduire le Brain Dump par “la vidange de cerveau”, mais on ne le fera pas parce que, comme c’est souvent le cas, la traduction d’anglais à français sonne vraiment bizarre.

C’est une technique tirée du livre de David Allen, Getting things done: the Art of Stress-Free Producitivity (disponible sur Kobo et Amazon pour la version kindle, papier et audio.)

Le principe est très simple et consiste à noter sur une feuille (ou dans une application de listes comme AnyDo, Todoist, Wunderlist ou MeisterTask) toutes les tâches à faire et les projets à réaliser, les idées, propositions et flashs de génie qui te viennent en tête quand tu penses à ton travail. Que ce soit des tâches monumentales ou des petits trucs à ne pas oublier, note absolument tout jusqu’à ce qu’il n’y ait plus rien qui te passe par la tête et que ça sonne écho si tu réfléchis trop fort. L’ordre n’a pas d’importance et ne planifie de date précise pour aucun de ces éléments.

À quoi ça sert?

En temps normal, toutes ces pensées tournoient dans ton esprit et te déconcentrent comme des mouches noires achalantes qui ne te laissent pas tranquille deux secondes. Mouches: 1, Productivité: 0.

Après les avoir écrits, tu sais que tu ne les oublieras pas et que tu pourras y revenir plus tard, donc tu peux arrêter d’y penser et te concentrer pleinement sur ce que tu as à faire.

Garde ta liste proche pendant au moins une journée pour pouvoir y ajouter des éléments si tu as autre chose qui te passe par la tête. Une fois que ta liste est complète, établis tes priorités (ce serait un bon moment pour faire l’introspection du paragraphe précédent) et passe au couperet ce qui n’est pas réellement important.

Selon David Allen, l’idéal serait de passer ta liste en revue et refaire un brain dump à chaque semaine. Cette fréquence permet de garder tes pensées toujours en ordre et te donne l’opportunité de mettre ta liste à jour avant que trop d’idées et de tâches ne recommencent à se bousculer dans ta tête.

Attention: ton “brain dump” n’est pas une liste de tâches à faire, mais plutôt une liste de tâches à considérer.

Probablement qu’au final tu ne réaliseras pas la moitié des points que tu as notés, car ils ne sont pas tous d’importance égale et plusieurs seront certainement éliminés. L’important, c’est que tu puisses déterminer quelles sont tes tâches prioritaires en étant certain de ne rien négliger et d’avoir l’esprit tranquille pour te concentrer sur ton travail.

4-La méthode Eisenhower

Le président Eisenhower a inspiré la méthode de la matrice décisionnelle. Comment prioriser et maximiser son temps.La plupart des choses qui sont urgentes ne sont pas importantes, et la plupart des choses importantes ne sont pas urgentes.” Dwight D. Eisenhower

La méthode Eisenhower, inspirée d’une citation de cet ancien président américain, permet d’analyser les tâches à faire pour déterminer objectivement lesquelles privilégier. Ce système considère le niveau d’urgence et d’importance d’une tâche qu’il faut classer dans l’un des quatre quadrants suivants:

La méthode Eisenhower-Comment prioriser et maximiser son temps

Donc, selon ce système, une tâche peut être soit 1-urgente, mais non importante, 2-urgente et importante, 3-non urgente et importante ou 4-non urgente et non importante.

  • Tâches urgentes : tâches qui demandent ton attention dans l’immédiat. Celles qui flashent en rouge sur ta liste de tâches en criant MAINTENANT! TOUT DE SUITE ! URGENT!
  • Tâches importantes : tâches qui ont un réel impact sur les objectifs à long terme, sur la mission et les valeurs de l’entreprise.

Les tâches urgentes ET importantes sont les seules qu’il faut prioriser et compléter dès que possible. Viennent ensuite les tâches importantes/non urgentes qu’il faut planifier pour plus tard, les tâches urgentes/non importantes qu’il vaut mieux déléguer ou automatiser et les tâches non urgentes et non importantes qui, au final, ne devraient même pas être considérées et envoyées aux oubliettes.

Cette méthode peut t’aider à y voir plus clair et classer les éléments qui se retrouvent dans ton brain dump hebdomadaire.

Ce système peut être très utile pour t’éviter de tomber dans le piège des tâches urgentes, mais non importantes (les interruptions spontanées comme le téléphone qui sonne, assister à des réunions interminables qui ne te concernent pas, etc.). Ce sont souvent des tâches qu’on a tendance à prioriser à cause du sentiment d’urgence et qui finissent par monopoliser le plus clair de notre temps. Le problème, c’est qu’au final elles ne servent en rien notre productivité ni nos objectifs à long terme.

Alors avant de commencer une tâche, demande-toi si elle est VRAIMENT importante pour atteindre tes buts et détermine quelle serait sa place dans le tableau d’Eisenhower.

5-The one thing

Cette méthode est tirée du livre éponyme de Gary Keller (aussi disponible sur Kobo et Amazon pour la verision Kindle, papier et audio). L’idée, c’est de déterminer quelle tâche est LA plus importante et d’y dédier toute ton attention et ton énergie jusqu’à ce qu’elle soit terminée.

Pourquoi se limiter à une seule tâche?

Disons que, cette semaine, tu t’es donné comme objectif d’accomplir 15 tâches différentes. À la fin de la semaine, tu auras probablement terminé la plupart des points de ta liste. Le problème, c’est que les tâches les plus importantes n’auront pas nécessairement été réalisées ou tu ne leur auras pas accordé le temps et l’attention qu’il aurait fallu pour vraiment maximiser ta productivité.

Spontanément, on va choisir de commencer par les tâches les plus urgentes, les plus faciles, les plus rapides ou les plus agréables. Il faudrait pourtant se limiter à sélectionner la plus importante et ne pas se laisser distraire par le reste. Dans le cas contraire, on s’enligne vers un rendement médiocre, des résultats décevants et des frustrations d’avoir l’impression de ne pas avoir assez de temps pour tout faire. À essayer d’en faire trop, on s’éparpille et on finit par en faire moins.

Donc, le chemin vers “plus” débute par “moins”. Alors, comment faire pour bien choisir et savoir ce qui est le plus important?

Commence par te poser cette question:

“Quelle est la chose que tu pourrais faire, cette semaine, qui permettrait de rendre toutes tes autres tâches plus faciles, rapides ou qui les rendrait inutiles?”

Si tu as du mal à trancher, tu peux aussi utiliser le tableau de la méthode Eisenhower présenté plus haut dans le texte pour t’aider à y voir plus clair.

Une fois que tu as déterminé quelle est la tâche la plus importante, tu dois y accorder 100 % de ton attention. Ignore complètement toutes les choses que tu pourrais faire pour ne laisser de place qu’à ce que tu dois faire.

L’effet domino

L’intention derrière tout ça, en plus de te rendre plus efficace à court terme, est de provoquer un effet domino qui aura des répercussions positives sur ton rendement à moyen et long terme. Une seule action, réfléchie et bien exécutée, peut entraîner des réactions à l’ampleur exponentielle.

Imagine une salle au centre de laquelle se trouve un énorme tas de pièces de dominos. Chaque pièce est associée à une tâche à faire à court, moyen ou long terme. Si on te demandait de placer toutes les pièces debout pour ensuite toutes les faire tomber, imagine le temps que ça prendrait si tu y allais une à une en leur donnant des pichenottes! L’idéal serait de placer tes pièces de façon à ce que l’énergie d’une seule pichenotte soit nécessaire pour faire tomber toutes les autres pièces. C’est de cette façon que tu dois considérer ton temps et tes tâches à faire.

Choisir la tâche la plus importante, c’est choisir ton domino de départ. Donc, chaque fois que tu termines une tâche et que tu dois déterminer laquelle commencer ensuite, remets tes priorités en perspective et essaie de trouver quel serait le domino avec le meilleur résultat.

En plus d’entraîner une réaction en chaîne, l’effet domino multiplie la force de l’impact à chaque coup. Selon Lorne Whitehead, physicien ingénieur et professeur à l’Université de Colombie Britannique, un domino peut toujours en faire tomber un autre jusqu’à 50 % plus gros.

Selon cette logique, ce serait possible de faire tomber un domino de la taille de l’Empire State Building avec l’énergie utilisée pour faire tomber un domino de cinq millimètres de haut!

Si on applique ce principe au travail, ça fait réfléchir sur le pouvoir que peut avoir une simple action… Raison de plus pour t’assurer de toujours choisir judicieusement à quelle tâche tu vas consacrer ton temps et ton énergie. Avec cet état d’esprit, tu peux littéralement viser la lune!

6-Le tableau Kanban

Ceux qui connaissent la méthode Kanban ont sûrement déjà aussi entendu parler de Scrum. Ce sont deux méthodes différentes de structure des processus de travail qui sont souvent confondues parce qu’elles se rejoignent sur plusieurs points et que certains de leurs principes sont complémentaires.

On n’entrera pas dans les détails de ces approches dans cet article. On va plutôt s’intéresser à un élément central de la méthode Kanban qui est aussi souvent utilisé avec Scrum: le tableau comme outil visuel de suivi du travail.

C’est possible d’utiliser un bon vieux tableau blanc avec des « post-its », mais il existe maintenant plusieurs applications numériques qui permettent de créer, d’utiliser et de partager ce genre de tableau vraiment très facilement (comme Trello, MeisterTask, Asana lorsqu’on utilise le format tableau, Target process, Miro ou TaskMe par exemple).

Le principal avantage du numérique face au tableau physique est que les applications numériques permettent que tous les membres aient accès au tableau n’importe quand et n’importe où.

Comment l’utiliser

L’idée générale de cette méthode est de séparer le tableau en colonnes qui correspondent au flux de travail et d’y afficher les tâches et leur avancement.

Dans sa version la plus simple, le tableau comprend trois colonnes: à faire, en cours et terminé (l’exemple ci-dessous utilise l’application Trello).

Selon les milieux, des catégories peuvent être ajoutées comme “En révision”, “En attente d’approbation”, “À résoudre”, “En attente de paiement”, etc. Cette méthode est tout indiquée dans le domaine de la création de produits qui doivent passer par plusieurs étapes, comme “Fabrication”, “Contrôle de qualité”, “En cours de test” “Approuvé”… Bref, les possibilités sont infinies selon les besoins.

Avant d’afficher quoi que ce soit sur le tableau, il faut :

  1. Déterminer quel projet on veut accomplir, que ce soit en travail individuel ou en équipe.
  2. Rédiger toutes les sous-tâches qu’il faudra faire sur des post-its (ou dans une application numérique), une estimation du temps nécessaire pour les réaliser et la/les personne(s) responsable(s) de ces tâches.
  3. Déterminer quelles tâches sont prioritaires et les afficher dans l’ordre qu’elles doivent être réalisées dans la colonne “à faire”.

Idéalement, il devrait n’y avoir qu’une seule tâche par équipe ou par personne dans la colonne “en cours” pour pouvoir s’y concentrer pleinement sans distraction et sans perte de temps.

Pour déterminer quelles tâches sont vraiment importantes et lesquelles réaliser en premier, chacune des autres méthodes qu’on a vues jusqu’à présent peut être très utile (retour à la base, Brain Dump, Eisenhower, et The One Thing.)

Le tableau Kanban est donc un outil de gestion du flux de travail qui mise sur la visualisation pour comprendre et suivre facilement l’avancement du travail et des tâches à accomplir.

7-Pomodoro

La méthode Pomodoro, mise au point par Francesco Cirillo dans les années 1980, est une technique de timeboxing qui rythme la journée par des périodes de travail et de pauses chronométrées.

En passant, Pomodoro veut dire “tomate” en Italien. On dit que Cirillo utilisait un timer en forme de tomate pour minuter son travail, ce qui explique le nom qu’il a donné à sa méthode.

Chaque période de travail, qu’on appelle un “pomodori” ou juste un “pomo”, compte 25 minutes. Après chaque pomo, une pause de 5 minutes est permise. Après 4 pomos, une plus longue pause de 15-20 minutes vient clore la session pomodoro. Une session compte donc 100 minutes de travail très intense et 30-35 minutes de pause.

La méthode Pomodoro-Gestion du temps

En utilisant cette technique, c’est primordial de rester concentré sur sa tâche et de travailler intensivement en éliminant toute source de distraction. Et quand je dis “intensivement”, je veux dire hardcore. 25 minutes, on sait que ce n’est pas très long et que la pause arrive vite, alors c’est facile d’accorder toute notre attention au travail qu’on fait.

L’efficacité de cette technique repose sur le résultat d’études qui concluent que prendre de plus courtes pauses plus souvent après un grand effort mental aurait un impact positif sur l’agilité intellectuelle.

Cette stratégie contraste beaucoup avec le système classique du « 15 minutes de pause aux 4 heures ». C’est une façon, on pourrait dire, plus “humaine” de considérer le travail. Il ne faut pas perdre de vue qu’on n’est pas des machines. Pour rester performants et efficaces, on a besoin de pauses.

Est-ce que c’est pour moi?

Ce n’est malheureusement pas dans tous les emplois qu’on peut se permettre d’appliquer cette méthode. On peut quand même l’adapter et effectuer de courtes tâches qui ne demandent pas trop de concentration pendant les pauses, comme répondre à des courriels, aller faire des photocopies, ranger des feuilles qui traînent sur ton bureau… bref, tu vois ce que je veux dire, le genre de tâches qui se retrouvent généralement dans les catégories “important/non urgent” ou “non important/urgent” du tableau d’Eisenhower.

La méthode Pomodoro se combine très bien avec l’utilisation d’un tableau Kanban. Il suffit d’estimer le nombre de pomos qu’on croit nécessaire pour accomplir une tâche, de réaliser le travail en utilisant le minuteur et de vérifier par la suite si l’estimation était exacte ou complètement dans le champ. Ça permet, à la longue, de se fixer des échéanciers plus réalistes et de mieux planifier les tâches suivantes. On sous-estime souvent le temps qu’on peut passer sur des tâches pas si importantes que ça et faire le suivi peut aider à réaliser quand il est temps de passer à autre chose.

Tout ce dont tu as besoin, c’est un minuteur. Tu peux utiliser celui de ton téléphone, mais il y a aussi plusieurs applications vraiment chouettes qui sont conçues spécialement pour ça. L’application Kanban flow, par exemple, utilise les techniques combinées du tableau Kanban et du minuteur Pomodoro. PomoDone App (Mac, Windows, Linux et web-app, bientôt disponible sur Android) et Scheduler (Android) sont mes deux applications favorites pour utiliser cette méthode.

Même si c’est une technique qui peut être très efficace, ce rythme de travail n’est pas nécessairement bénéfique aux tâches de toutes les natures. Dans une tâche de création par exemple, il est préférable de ne pas interrompre le travail plus tôt que nécessaire parce que l’état d’esprit dans lequel on se trouve (que j’appelle le “mode D” parce qu’il fait appel au cerveau droit) peut être relativement long à retrouver après une interruption.

Assure-toi donc que cette méthode correspond à ton type de tâches avant de l’intégrer à ton travail!

Conclusion

En utilisant une ou plusieurs de ces 7 techniques, tu pourras faire un meilleur usage de ton temps et maximiser ta productivité.

Rédiger un journal de temps t’aidera à prendre conscience des moments de temps perdu que tu pourrais utiliser pour continuer tes tâches ou parfaire tes connaissances.

Prendre un moment pour faire un retour à la base et te remémorer les raisons qui te motivent à travailler te donnera un regain d’énergie et d’efficacité dans les moments où tout te semble répétitif et sans but. Ça te permettra aussi d’y voir plus clair quand viendra le moment d’établir tes priorités et planifier les tâches que tu devrais réaliser.

Faire un brain dump hebdomadaire te donnera la paix d’esprit nécessaire pour te concentrer sur ton travail sans être interrompu par tes pensées. Ça t’aidera aussi à déterminer les prochaines tâches qui doivent être faites sans craindre d’oublier quelque chose au passage.

La méthode Eisenhower t’aidera à établir efficacement tes priorités et à savoir quelles tâches tu devrais faire tout de suite, planifier, déléguer ou abandonner.

En suivant le principe de la méthode the one thing, tu seras assuré de toujours travailler sur LA chose la plus importante pour atteindre tes objectifs. De cette façon, tu limiteras les pertes de temps tout en maximisant les répercussions positives sur tes objectifs à moyen et long terme.

Le tableau Kanban, que tu peux utiliser en solo ou dans des projets collaboratifs, permettra de structurer l’avancement du travail et de faire un suivi facile et rapide des tâches à faire et de leur ordre d’importance. Cet outil visuel t’aidera à toujours connaître l’état du fil de travail, à être en contrôle et au top de tes performances.

Finalement, la méthode Pomodoro te permettra d’avoir une meilleure agilité intellectuelle et de tirer profit de ton temps de travail au maximum. C’est aussi une façon efficace de suivre le temps passé sur les tâches, ce qui permet de ne pas passer trop de temps sur celles qui sont moins importantes et de prévoir des échéanciers réalistes.

Je te suggère de tester toutes ces méthodes et de voir par toi-même ce qui correspond le mieux à ta personnalité et ton type d’emploi. On est tous différents et on travaille d’une façon bien à nous, donc certaines techniques seront plus efficaces ou agréables à utiliser pour toi.

Plusieurs autres méthodes et principes de gestion du temps, comme le principe de Pareto par exemple, sont aussi des musts à connaître. Pour en savoir plus, je t’invite à te procurer l’extrait du ebook Double ta valeur, accomplir plus sans travailler plus qui aborde ce sujet (la précommande du livre intégral est ouverte, il paraîtra dans quelques mois!).

L’important, c’est que tu puisses trouver une (ou plusieurs) méthode(s) qui te permette de tirer profit au maximum du temps que tu passes au travail et de minimiser le temps perdu. De cette façon, tu seras plus productif et obtiendras plus de résultats sans passer plus de temps à travailler.

N’oublie pas, le temps est une ressource limitée et non renouvelable, alors utilise-le judicieusement!

Si tu as aimé cet article ou que tu as des commentaires ou suggestions, laisse-moi un message ci-dessous!

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4 stratégies pour créer du contenu deux fois plus rapidement

Je me trompe ou vous vous reconnaissez dans la situation suivante: vous aviez beaucoup de motivation pour créer du contenu pour votre entreprise ou pour des clients, mais cela n’a duré que quelques semaines. Le temps vous manque et le simple fait d’écrire sont des raisons qui vous empêchent d’être aussi productif qu’espéré.

Pensez à ceci: la vitesse de frappe pour la population générale est d’environ 38 à 40 mots à la minute. Donc, si vous écrivez pendant 1h, sans arrêt, vous devriez écrire un peu plus de 2 300 mots à l’heure. Considérant que cet article fait 1933 mots, pensez-vous vraiment que cela aura pris une seule heure à écrire? 😉

Avec l’habitude, on fini par créer du contenu plus rapidement, mais il existe aussi des trucs qui vont vous permettre de sauver du temps et d’être plus productif dans votre création de contenu.

Mais pourquoi au juste est-ce important d’être plus rapide? Parce qu’afin d’augmenter le trafic organique de votre site web et donc d’acquérir plus de prospects, plus de revenus, vous devez continuellement produire du contenu de qualité (source). En résumé, plus vous créez de contenu, plus vous augmentez votre revenu. Et c’est applicable aussi si vous composez du contenu pour des clients ou pour une entreprise: vous créez ce contenu plus rapidement, vous avez plus de temps pour prendre d’autres contrats, vous augmentez votre revenu aussi!

1- Les autres à votre rescousse!

Comme nous manquons tous de temps pour blogger, l’idée est de créer du contenu, et ce, rapidement. La première méthode qui vous aidera à accomplir cela est d’utiliser du contenu créé par d’autres gens. Ah ouain? Ouais. À condition que ce ne soit pas fait de n’importe quelle manière.

La critique YouTube

Allez sur YouTube, trouvez une vidéo d’un influenceur dans votre domaine, ajoutez-la dans votre article de blogue et rédigez une analyse de cette vidéo. Donnez votre opinion ou votre réaction par rapport au sujet amené dans cette vidéo. C’est archi-simple et efficace.

L’important ici, c’est de donner votre avis. Les gens ne veulent pas seulement voir la vidéo, ils veulent savoir ce que vous en pensez en tant qu’expert dans votre domaine. Et ceci vous amènera une certaine crédibilité par le fait même, en plus de renforcer votre statut d’expert.

Voici un exemple d’article de blogue qui utilise cette méthode: https://www.salesforce.com/blog/2013/07/sales-myth-customers-buy-on-benefits.html

Les entrevues

Cette méthode vous fera certes sauver du temps, par contre elle demande un peu plus d’efforts que la méthode proposée précédemment. Il s’agit de demander à des «experts» de vous donner leur avis sur un certain sujet et d’en faire un article de blogue.

Demandez à ces experts de vous écrire un article de blog, ils vont partir à rire, et ce, juste avant de refuser. Demandez-leur une entrevue et une grande partie vont accepter. Tsé, c’est flatteur de se faire demander en entrevue. En tout cas, pas mal plus que de se faire demander de rédiger du contenu à notre place 😉

Olivier Lambert a appliqué ce concept dans son article «Entrevues avec 9 experts en référencement: ils répondent aux vraies questions #seo».

Les articles invités

L’utilisation des articles invités est une méthode bien utilisée dans le monde des bloggeurs. Il s’agit, dans votre cas, d’offrir la chance à d’autres gens d’écrire des articles sur votre blogue.

Cela vous permet d’alimenter votre blogue avec du contenu de qualité et diversifié, tout en donnant un coup de projecteur à votre invité. Une fois le sujet bien déterminé avec votre invité (attention, il doit être en lien avec votre blogue et votre clientèle cible!), le seul travail qu’il vous restera à faire, c’est de relire l’article et de l’approuver!

Pour vous aider à développer les articles invités sur votre blog, pensez à y ajouter un onglet ou des call-to-action du genre «Écrire pour ce blogue» pour inciter les gens à vous contacter en ce sens.

Voici un exemple d’article invité sur le blogue Webmarketing&Com.

Reprendre du contenu sur le web

Cette technique prendra un rien de temps et, bien faite, peut facilement rendre vos articles viraux.

Vous avez tous déjà vu des articles du genre «10 trouvailles déco pour moins de 15$», « 10 activités à faire en famille pour la relâche », etc. Cet article propose les 10 tendances déco qu’on verra partout en 2017. Les auteurs se sont inspirés des tendances proposées par Benjamin Moore, Dulux, Kholer, etc. toutes des entreprises influentes du domaine de la décoration/rénovation.

capture-decran-2016-11-15-a-12-59-54capture-decran-2016-11-15-a-12-59-54L’entreprise québécoise OuiSurf utilise aussi cette méthode dans leur compilation hebdomadaire des 5 vidéos qui ont marqué leur semaine.

 

Enfin, un dernier exemple, différent des deux précédents, est celui du site web Entrepreneur, qui reprend des articles intégraux publiés sur les sites des différents experts, ou encore sur LinkedIn. Dans ce cas-ci, l’article écrit par Gary Vaynerchuk, était à la base publié sur LinkedIn Pulse par ce dernier.

Ainsi, grâce à cette méthode, vous n’avez à peu près rien à créer, mis à part votre titre et donner le crédit aux sites où vous trouvez vos idées 😉

Les diverses stratégies vues dans cette section vous seront gagnantes sur tous les aspects: vous gagnez du temps, vos experts ou les sites desquels vous vous inspirez gagnent un lien vers leurs sites (ce qui les aide pour leur référencement) et votre audience obtient du contenu pertinent et de qualité.

2- Créer du contenu, sur du contenu, sur du contenu

Mais qu’est-ce que ça peut bien signifier, créer du contenu sur du contenu, sur du contenu? Et bien, c’est beaucoup plus simple que ça en a l’air. Vous créez un gros morceau de contenu et ensuite vous fragmentez ce gros morceau en petites pièces dans différents formats. Voici un exemple pour clarifier le tout.

Vous donnez une conférence le mois prochain. Cette conférence vous prend bien du temps à préparer. Vous avez deux choix ici:

1- Prendre 10 heures de temps (que vous n’avez pas) pour créer votre présentation, faire votre présentation à votre public le jour J et ne plus jamais en entendre parler.

2- Prendre 10 heures de temps (que vous n’avez pas) pour créer votre présentation. À partir de vos diapositives, prendre 2h de temps pour écrire le script basé sur le contenu de cette conférence. S’organiser pour que la conférence soit filmée. Lors du jour J, faire votre présentation à votre public (et à la caméra). Le lendemain du jour J, mettre la vidéo en ligne sur votre chaîne YouTube. La semaine suivant le jour J, mettre le script du contenu de cette conférence sur votre blogue, accompagné ou non de la vidéo. Dans les semaines qui suivent, vous faites un montage photo avec une citation que vous avez dit lors de la conférence. Vous faites une publication Facebook et Instagram avec ce montage photo. Un mois plus tard, écrire un article du genre «J’ai donné un conférence le mois dernier sur tel sujet, voici les 5 éléments clés à retenir». Quelques mois plus tard, vous vous lancez dans la création de formation en ligne. Vous prenez la vidéo tournée lors de cette-dite conférence pour en faire un segment de votre formation. Ensuite, vous vous lancez dans les webinaires. Vous sortez le script de votre conférence et prenez le contenu pour en faire votre sujet.

On pourrait continuer longtemps dans ce sens, mais bon, il ne faut pas exagérer non plus. Cet exemple est simplement pour vous montrer le potentiel qu’il peut y avoir à partir d’une simple conférence. Dans le cas #1, vous aurez «gaspillé» 10h de votre temps. Dans le cas #2, vous aurez investi 12h de votre temps pour créer du contenu qui durera des mois.

3- Ajuster son processus d’écriture

En suivant un processus d’écriture prédéfini, vous vous doterez d’une structure qui, après quelques fois, améliorera grandement votre efficacité à écrire des articles. Voici donc les 5 étapes à suivre, avec quelques trucs, pour améliorer sa productivité:

Choisir son idée

Lorsque vous débutez, vous avez une foule d’idée d’articles à écrire. Mais, après quelques mois, voire quelques semaines, c’est la panne. Il y a de bonnes chances que vous alliez vous inspirer sur les autres blogues de votre domaine et au final, vous écrirez des articles qui n’auront aucune valeur ajoutée.

Pour vous inspirer, vous pouvez vous inscrire à des infolettres d’influenceurs de votre domaine, idéalement dans un autre pays. Juste avec les titres de leurs articles, cela vous amènera l’inspiration nécessaire pour rédiger le vôtre. Vous pouvez aussi vous abonner à leur chaîne YouTube (ciblez ceux qui créent beaucoup de contenu) pour recevoir un courriel dès qu’ils sortent une nouvelle vidéo et vous en inspirer.

Vous pouvez aussi vous inspirer à l’aide d’un générateur à sujet, comme le propose HubSpot avec son Topic Generatorhttp://www.hubspot.com/blog-topic-generator. Le concept est fort simple: vous écrivez 3 termes sur lesquels vous voulez blogger, et le générateur vous sortira 5 titres d’articles potentiels. Bien sûre, l’outil n’est pas parfait (et il est en anglais!), mais il peut tout de même vous servir de piste de départ pour votre article. Voici un exemple avec les mots «Productivity», «Effiency» et «Blog».

 

Écrire puis éditer

Bien sûr, lorsque vous serez en pleine rédaction d’article, il y aura une foule de distractions pour vous faire perdre votre temps. Vous hésitez sur quel mot utiliser, vous essayez de penser à quelle serait la meilleure phrase à écrire, etc. Vous ne devriez pas éditer votre contenu ligne après ligne.

L’idée est d’écrire d’abord, un premier jet, un brouillon, avec tout ce que vous voulez dire. Vous écrivez tout ce qui vous passe par la tête et vous ne vous attardez pas à l’orthographe, au choix des mots, à la grammaire, etc. Le but est d’écrire toutes vos idées sans essayer d’en faire un processus clair. Vous ne révisez pas tant que vous n’avez pas fini d’écrire votre premier jet. C’est aussi une étape que vous pouvez faire grâce à de la narration.

Pour être encore plus productif, vous pourriez vous enregistrer et d’utiliser un outil de saisie vocale qui va écrire au fur et à mesure que vous parlez. Google Docs vous permet de faire cela, dans la section «Outils» puis «Saisie vocale». Notez que cet outil fonctionne seulement avec Google Chrome.

Une fois votre brouillon terminé, vous pouvez raffiner votre contenu jusqu’à ce qu’il soit prêt pour la publication.

Choisir et ajouter une image

Si vous commencez à rechercher l’image P-A-R-F-A-I-T-E sur toutes les banques d’images que vous connaissez, il y a de fortes chances que vous perdiez énormément de temps. Ce qu’il faut faire, c’est de vous limiter à UNE banque d’image. Une seule et vous contenter de ce qu’elle propose.

4- Jouer avec le temps

Dernière stratégie pour vous aider à créer du contenu rapidement:

1- Prendre des pauses. Ça l’air bête dit de même. Mais une étude américaine a prouvée que prendre des pauses, aussi petites que 2 minutes, peut améliorer votre productivité de 10%.

2- Limiter son temps. Si vous avez une semaine pour écrire un article, ça vous prendra une semaine. Mais si vous limitez votre temps à 3h, alors ça vous prendra 3h. C’est aussi simple que cela. Ce principe est basé sur la loi de Parkinson:  «Tout travail au sein d’une administration augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté».

Conclusion

Voilà qui met un terme aux quatre stratégies qui vont vous permettre de rédiger du contenu deux fois plus rapidement. Nous avons vu que les autres peuvent grandement vous aider (lire ici: créer le contenu pour vous), que vous pouvez facilement créer du contenu basé sur du contenu, que de modifier votre processus d’écriture vous gardera focussé sur le travail à accomplir et finalement que vous pouvez jouer avec le temps pour améliorer votre productivité.

Et vous, avez vous des trucs à nous partager? N’hésitez pas à les écrire dans les commentaires! 🙂

6 Comment la lecture rapide peut t'aider à être plus productif

3 trucs simples pour doubler ta vitesse de lecture en 15 minutes.

On ne s’en rend pas toujours compte, mais on passe un temps fou à lire chaque jour. Quand on réfléchit au temps qu’on passe à la lecture d’articles de blogues, d’infolettres, de revues, de livres, ou juste les heures qu’on peut passer sur Facebook ou Instagram à lire un peu n’importe quoi… On réalise à quel point on est constamment en train de lire quelque chose.

Maintenant, imagine le temps que tu pourrais sauver chaque jour si tu pouvais lire deux fois plus vite…

Lire deux fois plus vite, ça te permettrait d’accomplir plus de tâches dans ta journée, d’apprendre et de t’informer plus rapidement, ou ça pourrait juste te donner le temps qu’il te manquait pour te servir du vélo stationnaire qui prend la poussière dans le sous-sol (Ok, peut-être que je fais un peu de projection ici).

Dans tous les cas, ça te permettrait définitivement d’être plus productif.

En moyenne, un lecteur expérimenté lit entre 200 et 400 mots par minute. Ça équivaut à, plus ou moins, une page par minute. Pour connaître la vitesse de lecture qu’il est humainement possible d’atteindre, des techniques de lecture rapide ont été inventées et testées au fil des ans. Le problème, c’est que les avis sont divisés sur les résultats et sur l’efficacité de ces méthodes.

Par exemple, Tim Ferris prétend avoir développé une technique qui permet d’atteindre une vitesse aussi rapide que 3 000 mots/minute, ce qui donne environ dix pages par minute! La fiabilité des résultats aussi extrêmes est souvent mise en doute pour une simple et bonne raison: nos yeux et notre cerveau ont des limites. Autrement dit, est-ce que c’est vraiment possible de bien comprendre et de se souvenir de ce qu’on lit à une vitesse de 3 000 mots/minute? Ou même 900, ou 600 mots ?

Les experts les plus sceptiques qui critiquent les résultats comme ceux de Tim Ferris admettent qu’il est quand même possible, avec de la pratique, de développer une vitesse de lecture qui peut atteindre un peu plus de 500 mots/minute. Lire plus vite que ça ne serait pas impossible, mais ça poserait des problèmes au niveau de la compréhension et de la rétention de l’information. À mon avis, rendu là, ça défie un peu le but de lire quoi que ce soit!

On l’a mentionné un peu plus haut, les lecteurs expérimentés lisent en moyenne entre 200 et 400 mots par minute. Le plafond d’à peu près 500 mots/minute qu’accordent les études les plus conservatrices nous permet donc quand même de pouvoir améliorer notre vitesse de lecture de beaucoup, et souvent même de la doubler.

Heureusement, même s’il faut beaucoup de pratique pour atteindre notre cadence optimale de lecture, c’est possible de commencer à voir une amélioration dès la première journée. Pour y parvenir, il faut considérer deux facteurs: les conditions optimales de lecture et l’utilisation de techniques de lecture rapide.

1-Les conditions optimales de lecture

Quand je dis “conditions optimales de lecture”, grosso modo, je veux simplement dire qu’il faut mettre en place les meilleures conditions possible pour favoriser une lecture efficace. On pense ici aux facteurs comme l’état physique et les distractions qui proviennent de l’environnement, dans la mesure où on peut avoir le contrôle là-dessus.

Lire à tête reposée

Si tu manques de sommeil, tu as beau boire l’équivalent de ton poids en RedBull (ou Starbuck Doubleshot pour les fancys) ne sois pas surpris si je te dis que tu ne seras pas au meilleur de tes performances pour ta vitesse de lecture. Non seulement tu vas manquer de concentration et retourner lire six fois le même paragraphe parce que tu n’étais pas attentif, mais tu vas aussi probablement avoir du mal à te souvenir du contenu que tu as lu. Si tu te prépares à une journée de lecture intensive et que tu veux être le plus rapide et productif possible, fais-toi une faveur et accorde-toi le temps de bien dormir. C’est la règle numéro 1 qui va faire toute la différence.

Éviter les endroits bruyants

Le bruit est un facteur qui a un très grand impact sur notre concentration quand on lit, et donc sur notre vitesse de lecture. L’idéal, ce serait de lire dans un endroit calme où il ne risque pas d’y avoir de bruits dérangeants. Si ce n’est pas possible et que, par exemple, tu veux lire dans un endroit public, ça peut être pratique d’avoir avec toi ton lecteur de musique et des écouteurs antibruit. Une musique instrumentale ou encore une piste sonore de bruits d’ambiance (comme les sons d’un parc, du bord de la mer, etc.) peuvent t’aider à rester concentré sur ce que tu lis et non sur les conversations qui ont lieu autour de toi.

Ne néglige pas la qualité de vision

Pour vraiment optimiser la qualité de vision, porter des lunettes de lecture ce n’est pas suffisant. D’autres facteurs sont aussi importants à considérer, comme l’éclairage, par exemple. Si tu as un quelconque contrôle là-dessus, ne néglige pas la qualité de l’éclairage de l’endroit où tu lis. Le rôle que ça peut jouer sur la fatigue de tes yeux, ta vitesse de lecture et sur ton endurance est très important.

Pour la lecture sur un support papier (comme un livre, une revue ou le journal), favorise une lampe de lecture avec un faisceau concentré. Si le contenu à lire se trouve sur un téléphone intelligent, une tablette ou encore un portable, c’est plutôt le problème du reflet dans l’écran qui est incontournable. Pour ne pas nuire à la lecture, il faut s’assurer de se trouver à un endroit où il y a suffisamment d’éclairage, mais s’orienter de façon à ce que ça ne cause pas de reflet.

Liseuse eInk ou tablette au DEL?

À mi-chemin entre le livre papier et la tablette électronique, la liseuse de livres numériques est une alternative vraiment intéressante.

Mais avant d’aller plus loin, on va tout de suite détruire un mythe qui persiste sur les avantages d’utiliser une liseuse: il est faux que la technologie e-ink est meilleure qu’un écran LCD/DEL moderne contre la fatigue oculaire. C’était vrai à une époque où les écrans n’avaient pas la haute résolution qu’on leur connaît aujourd’hui, mais ce n’est plus le cas.

Ceci étant dit, la liseuse offre plusieurs autres avantages qui peuvent favoriser la lecture rapide.La liseuse est un bon outil de lecture.

D’abord, sa technologie d’affichage n’utilise pas de rétroéclairage, mais plutôt la lumière ambiante pour afficher le contenu qui est présenté sur un écran mat. Ça fait en sorte qu’il ne peut pas y avoir de reflet de lumière déplaisant.

Ensuite, contrairement à une tablette, une liseuse ne contient pas de navigateur Internet. Impossible donc d’aller flâner sur Facebook ou Instagram; tant qu’on tient notre smartphone loin de notre champ de vision on s’assure une lecture sans distractions.

Finalement, une des fonctionnalités les plus appréciées des liseuses est de nous permettre de choisir la police d’écriture avec laquelle afficher nos livres et la taille des caractères. Avec sérif, sans-sérif, taille 9 ou taille 25, on a le contrôle total et c’est très pratique pour assurer notre confort visuel.

2-Les techniques de lecture rapide

Lire en diagonale

La technique de la lecture en diagonale (nommée skimming en anglais) est probablement la mieux connue. Elle consiste à effectuer un balayage visuel rapide du texte sans lire tous les mots. Techniquement, ça ne permet donc pas de lire plus rapidement, mais bien de “passer au travers” du texte plus rapidement.

Ce n’est pas la méthode idéale si le texte est complexe et qu’il est important de vraiment bien comprendre tout ce qu’on lit. C’est plutôt une technique à favoriser pour lire des articles de journaux, par exemple, où on cherche plutôt à prendre connaissance des grandes lignes et passer à autre chose rapidement.

Réduire la subvocalisation

En lisant cette phrase, tu devrais normalement entendre ta voix dans ta tête prononcer les mots que tu es en train de lire. C’est ce qui s’appelle la subvocalisation.

L’une des méthodes de lecture rapide consiste à s’entraîner à lire en faisant taire cette voix pour ultimement pouvoir lire plus rapidement. Le problème, c’est qu’en éliminant la subvocalisation, on élimine souvent une bonne partie de la compréhension du texte.

Même si c’est une méthode souvent enseignée dans les cours de lecture rapide, elle ne fait pas l’unanimité. Comme la lecture en diagonale, c’est une méthode à favoriser lorsque le contenu à lire n’est pas trop complexe et ne demande pas un trop grand effort de compréhension.

Élargir la vision périphérique

Cette technique, au centre de la méthode de Tim Ferris, consiste à exercer nos yeux à lire des blocs de mots plutôt qu’à lire chaque mot individuellement. Selon lui, “Augmenter la vitesse de lecture, c’est le procédé de contrôler le mouvement de la motricité fine.”

Ne te foule pas le cerveau à essayer de comprendre la citation, faisons plutôt ensemble le petit exercice qu’il propose pour mieux comprendre ce que ça veut dire. D’abord, ferme un œil. Puis, place ton index sur la paupière de l’œil fermé. Maintenant, lis le texte en portant une attention particulière aux mouvements que tu sens avec ton index sur ta paupière. Tu viens probablement de réaliser que la cadence de lecture n’est pas constante et fluide, mais plutôt saccadée. Chaque saccade représente un temps d’arrêt dans notre lecture qui nous permet de prendre une capture visuelle d’un mot ou d’un groupe de mots.

Élargir sa vision périphérique, ça consiste donc à s’entraîner à pouvoir lire de plus gros blocs de mots à la fois pour réduire le nombre de saccades qui nous stoppent dans notre lecture.

Pour y parvenir, il faut d’abord s’entraîner à lire en “relâchant” notre regard, en étant un peu plus “lousse” dans la façon dont on fixe les mots, pour pouvoir élargir la zone perçue par notre œil. Ensuite, il faut essayer de ne pas poser le regard sur les premiers ni les derniers mots de chaque ligne et les inclure dans cette vision périphérique. C’est une méthode qui demande beaucoup d’entraînement, mais qui, semble-t-il, serait efficace. Jusqu’où peut-on vraiment augmenter notre vitesse de lecture de cette façon sans avoir le même problème de compréhension et de rétention qu’avec les autres techniques? Malheureusement, personne ne semble vraiment s’entendre là-dessus et les résultats peuvent varier beaucoup d’une personne à l’autre. La seule façon de connaître la vitesse que te permettrait d’atteindre cette technique, c’est de la mettre en pratique.

Guide et cadence

Peut-être que, quand tu as appris à lire à l’école primaire, ton professeur te faisait utiliser un crayon comme guide pour suivre les mots que tu étais en train de lire sans perdre le fil (du côté de l’efface bien sûr, pour ne rien “beurrer”). Hé bien, cette méthode est efficace pour apprendre à lire, mais est aussi très utile pour aider à lire plus rapidement. Sans blague! Ça permet d’avoir une aide visuelle qui améliore l’efficacité et la justesse de notre lecture.

Utiliser un guide (que ce soit un crayon ou simplement ton index) aide à réduire les distractions et garder le focus pour éviter que le regard ne s’égare sur une autre ligne. Ça permet aussi d’optimiser ton rythme de lecture et de le maintenir.

Évidemment, si le texte à lire se trouve à l’écran d’un ordinateur de bureau, ça devient un peu compliqué d’utiliser ce truc. C’est donc une méthode qui est à favoriser pour la lecture papier, ou encore avec une liseuse ou une tablette (en faisant attention à ne pas appuyer à un endroit qui tournerait la page involontairement). Et sincèrement, c’est tellement simple comme truc qu’il vaut vraiment la peine d’être appliqué au quotidien.

3-Les outils numériques

La présentation visuelle sérielle rapide

Le terme “présentation visuelle sérielle rapide” te fait peut-être sourciller en ce moment, mais ça veut simplement dire “montrer des éléments les uns après les autres super vite”. Ce procédé a inspiré des développeurs à élaborer une panoplie de logiciels et d’applications web pour la lecture rapide.

Ces outils fonctionnent tous sensiblement de la même façon: ils déterminent l’endroit où tu dois fixer et font défiler rapidement à cet endroit les mots d’un texte, l’un à la suite de l’autre. En n’ayant pas à bouger les yeux pour lire, ça réduit le temps nécessaire aux saccades, ce qui améliore de beaucoup la rapidité de lecture.

Parmi les applications disponibles gratuitement qui utilisent cette méthode, je te suggère d’essayer l’extension Spreed pour Google Chrome ou encore Spritzlet, Readsy ou ReadMe!, qui sont toutes vraiment géniales.

Spreed

Pour les utilisateurs du navigateur Internet Google Chrome, l’activation de l’extension Spreed permet de lire n’importe quel contenu web très rapidement. La grande force de cet outil, c’est sa polyvalence.

Pour lire le contenu principal d’une page ouverte dans Chrome, on n’a qu’à utiliser le raccourci Alt+V et le texte va s’ouvrir automatiquement dans l’application. On peut aussi utiliser l’icône de Spreed à droite de la barre d’URL et sélectionner “Spreed current website”. C’est aussi possible de ne lire qu’une section précise du texte. Il faut simplement sélectionner le texte, faire un clique-droit et choisir “Spreed selected text”. Et si jamais on veut lire du contenu qui ne se trouve pas sur une page web (comme un document .doc), on peut copier/coller le texte en sélectionnant l’onglet “Paste text into Spreed” dans l’icône à la droite de la barre d’URL.

spreed1

Spreed permet aussi de choisir la vitesse à laquelle on veut que les mots défilent en nombre de mots/minute, d’afficher plus qu’un mot à la fois (pour ceux qui ont une bonne vision périphérique), de choisir la grosseur de caractères, de choisir entre différentes palettes de couleurs d’affichage, en plus de te donner accès à tes statistiques de lecture. Que demander de plus? Sérieusement!

Spritz

De son côté, l’application Spritzlet (par Spritz) peut être utilisée dans n’importe quel navigateur web à l’aide d’un bookmarklet, ou “signapplet” en français (je sais, c’est très laid comme traduction, mais au moins il en existe une). Pour l’utiliser, il faut d’abord la glisser dans la barre de favoris.

Spritz-Une application de lecture rapide.

Ensuite, chaque fois qu’on se trouve sur une page web qu’on veut passer en lecture rapide, on n’a qu’à sélectionner le texte et cliquer sur l’icône en favori. L’application va s’ouvrir et le texte mis en surbrillance va commencer à défiler automatiquement.

Ce qui distingue les applications qui utilisent Spritz, c’est qu’au lieu de simplement présenter les mots alignés à gauche ou centrés par rapport au point qu’il faut fixer, l’application utilise un algorithme qui analyse chaque mot pour déterminer où se trouve le point de reconnaissance optimal pour l’œil humain. C’est ce point qui est ensuite présenté au centre de la zone à fixer. Autrement dit, le mot est placé de façon à ce que ton œil puisse le discerner le plus rapidement et efficacement possible.

Plusieurs autres applications utilisent Spritz pour permettre la lecture rapide, comme Readsy par exemple. Ce n’est pas une extension comme Spreed, ni d’un bookmarklet comme Spritzlet et ce n’est pas une application téléchargeable non plus.

Readsy est un outil tout simple qui permet de lire à peu près n’importe quel contenu textuel à même la page d’accueil de leur site web avec n’importe quel navigateur. On peut y lire du contenu importé d’un document PDF ou TXT, le texte de n’importe quelle page web en inscrivant l’adresse URL dans la barre de recherche, ou n’importe quel autre texte qu’on peut copier/coller dans la boîte de texte. Il s’agit de la principale différence avec Spritzlet qui ne permet que de lire le contenu des pages web.

Finalement, il y a aussi ReadMe! pour Android et iOS, qui est une application pour lire les ePub et les fichiers PDF et qui offre l’option de lecture rapide avec Spritz. On peut ajouter à notre “bibliothèque” virtuelle les fichiers qu’on a sur notre appareil ou télécharger des livres (dont une quantité astronomique d’ouvrages du domaine public) à partir des bibliothèques d’ouvrages prises en charge comme le Project Gutenberg, Feed Books, Manybooks ou Open Library.ReadMe est une application pour la lecture des eBooks avec Spritz

Pour utiliser Spritz dans un livre, une fois qu’il est ouvert, il faut simplement appuyer au centre de l’écran pour faire apparaître une petite loupe, sélectionner le manche de la loupe pour la déplacer dans la page à l’endroit où on veut commencer notre lecture et appuyer sur le verre de la loupe pour débuter. Je t’avoue que, à première vue, le visuel de l’application ne m’a pas tellement accrochée. Mais ne soyons pas superficiels, c’est quand même une application vraiment sympathique et ultra pratique pour lire rapidement des livres et fichiers EPUB ou PDF.

La version gratuite permet de lire autant de fichiers EPUB qu’on veut (avec une limite de 5 ouvertures de PDF) , mais la version payante (7.99$/année) retire la limite d’ouvertures de PDF et permet de synchroniser tous les appareils où l’application est téléchargée. Ça veut dire que tu peux commencer un livre sur ton téléphone et que ta page va être gardée en mémoire pour que tu puisses le continuer sur ta tablette. La version payante permet aussi de lire avec Spritz en mode hors ligne. Donc, pour quelqu’un qui lit beaucoup d’EPUB ou de PDF et qui est adepte de cet outil de lecture rapide, ça peut valoir la peine de s’abonner.

En résumé 

La lecture rapide peut définitivement améliorer ta productivité. Il te reste donc à découvrir quelles techniques sont les plus efficaces pour toi. Dans tous les cas, assure-toi de lire dans les conditions de lecture les plus optimales possible : à tête reposée, dans un endroit silencieux et éclairé adéquatement selon le support que tu utilises pour lire (livre papier, liseuse ou écran ACL/DEL).

La lecture en diagonale, la réduction de la subvocalisation et l’élargissement de la vision périphérique sont les trois techniques qui demandent le plus de pratique pour obtenir des résultats satisfaisants. Les résultats varient beaucoup d’une personne à l’autre, alors il ne tient qu’à toi d’essayer ces techniques pour trouver ce qui te convient le mieux. Chacune d’entre elles peut être combinée avec l’utilisation d’un guide comme le bout d’un crayon ou encore ton index pour t’aider à maintenir ta concentration et conserver une bonne cadence de lecture.

Les outils numériques qui utilisent la présentation visuelle sérielle rapide, par contre, ne demandent pas vraiment d’entraînement pour être utilisés efficacement. C’est sans doute présentement la méthode qui offre le plus de résultats, le plus rapidement et qui demande le moins d’investissement en efforts. Donc, si tu es un grand lecteur de contenu numérique, l’extension Spreed pour Google Chrome ou l’une des applications qui utilisent Spritz (comme Spritzlet, Readsy, ou ReadMe!) sont des musts à essayer.

Finalement, si je peux te donner un dernier conseil pour augmenter ta vitesse de lecture, ce serait de lire fréquemment et de porter une attention particulière à ton intention de lecture. Dans quel but est-ce que tu lis? Quelles sont les informations que tu veux rechercher dans le texte ? En préparant ta lecture avec une idée claire en tête de ce que tu veux en tirer, tu vas être en mesure de repérer plus rapidement les mots-clés qui introduisent les notions qui t’intéressent.

Tu as donc en main tous les outils pour pouvoir augmenter ta vitesse de lecture dès aujourd’hui. Tiens-moi au courant dans les commentaires des méthodes que tu as testées et des résultats que tu as obtenus!

Comment déléguer efficacement?

Durant le Superbowl, alors que les gars dans le salon gageaient des 5 piastres sur le nombre de jets qu’il y aurait dans le ciel durant la cérémonie d’ouverture, la longueur de l’hymne national ou encore sur la couleur de la robe de Lady Gaga, j’avais cette discussion qui m’a inspirée pour l’article d’aujourd’hui.

Je prenais des nouvelles de son boulot et elle me dit toute heureuse: «Ça va bien là, je suis tellement contente, ils m’ont donné des tâches que ça fait 3 ans que je demande à avoir!».

Et là, la question qui me vient immédiatement à l’esprit: «Comment est-ce que ça peut avoir pris 3 ANS à ta boss pour te donner plus d’ouvrage, que tu demandais par toi-même, et ce, pour le même salaire?» L’incompréhension totale.

 

Pis le lendemain, je lis la première partie du livre «Accomplir plus sans travailler plus» d’Olivier. Un passage m’a fait sourire et je l’ai tout de suite envoyé à mon amie, parce que c’était LA réponse à nos questionnements de la veille.

« […] je dois t’avertir qu’il est possible (probable) que ton boss ne veuille pas d’un employé motivé et déterminé à augmenter sa valeur. Les gens aiment leur routine et détestent le changement. Bien souvent, il faudra forcer la main des gens et se faire (malheureusement) quelques ennemis au passage.»

Mais pourquoi donc est-ce que les boss ont autant de misère à déléguer?

Laquelle des situations est la plus facile: écrire un article de blogue sur un sujet que vous avez déterminé ou demander à des membres de votre équipe d’écrire sur un sujet que vous avez déterminé? Vous avez votre idée du contenu qui devrait y être inséré. Vous connaissez la structure idéale de rédaction d’un article de blogue. Ça pourrait quasiment être plaisant de l’écrire!

Mais la questions à vous poser ici est: est-ce que ce serait un bon usage de votre temps?

Dites-vous ceci: si vous avez la capacité d’imaginer des stratégies de développement pour l’entreprise ou votre entreprise, d’imaginer des sujets d’articles de blogues qui fonctionnent, alors je parie que vous seriez plus utile à développer des nouvelles stratégies, des nouveaux concepts que de prendre du temps pour rédiger vous-même cet article.

D’un autre côté, en impliquant votre équipe dans vos projets, vous leur donnez de l’expérience en développant leurs compétences et habiletés. Il va sans dire que la prochaine fois que vous aurez une tâche à déléguer à votre équipe, votre niveau de confiance sera plus élevé et donc, votre implication sera diminuée. En le faisant par vous-même, c’est définitivement un mauvais usage de votre temps.

Vous comprenez le concept du bon usage de votre temps, maintenant, comment faire pour déléguer efficacement? Évitez les erreurs énumérées ci-dessous.

6 raisons pourquoi vous déléguez sans succès

Vous déléguez les mauvaises tâches

Avant de déléguer une tâche ou une responsabilité, il faut d’abord se demander si c’est une tâche qui PEUT être déléguée. Si le succès à long terme de la compagnie pour laquelle vous travaillez, ou votre compagnie, en dépend, alors il vaut mieux s’en assurer par vous-même. Ensuite, est-ce la tâche fit avec le style de travail et la description de tâches de l’individu? Est-ce que cette personne est plus efficace à travailler seule ou en équipe? Et quelle est la nature de la tâche que vous lui demandez?

Savoir quoi déléguer, c’est savoir exactement ce qu’il y a à faire et les résultats à obtenir.

Vous déléguez vos tâches aux mauvaises personnes

La tâche en question ne peut pas être effectuée par le premier venu. Vous devez prendre en compte les compétences, les connaissances et l’expérience de la personne à qui vous demandez de faire le travail. Vous devez aussi prendre en considération la charge de travail actuelle de la personne. Est-ce qu’elle a le temps d’effectuer cette tâche? Dans quel ordre vient-elle sur sa liste de priorités?

 Vous ne prenez pas assez de temps

Si vous voulez que le travail soit bien effectué du premier coup, il faut prendre le temps de l’expliquer clairement. Assurez-vous que la personne a bien compris ce qu’il y avait à faire. Laissez-lui le temps de vous poser des questions.

Prenez le temps de bien regarder le travail qui a été fait. Donnez des commentaires, les points positifs et négatifs. Un bon leader encourage ses employés lorsqu’il est satisfait. Ces encouragements feront un long bout de chemin en créant une bel esprit d’équipe et en donnant confiance en vos employés.

Vous n’êtes pas clair

Comment voulez-vous qu’un individu fasse un travail efficace si ce qu’il a à faire n’est pas bien compris? Prenez le temps de bien expliquer le travail, mettez-le en situation, donnez des exemples, parlez du deadline, etc. Ça évitera bien des malentendus et de la perte de temps.

Vous devez aussi être clair quant aux résultats que vous attendez de cette tâche. Comment allez-vous mesurer ce qui a été fait et si ça bien été fait?

Une solution, pour vous amenez à être bien clair quant au travail exigé est de documenter vos processus. Reprenons l’exemple du début, par rapport à l’article de blog. Au d’expliquer à vive voix, à chaque personne, et à chaque fois que cela se présente, votre procédure de rédaction d’un article de blogue, créez un processus auquel vos employés pourront se référer lorsqu’ils rédigeront ledit article.

Cela peut aussi valoir pour toutes vos tâches répétitives: procédure d’ouverture de compte, procédure de création de dossier client, procédure de création de page sur votre site web, la gestion de factures, procédure de réponses aux courriels, etc. Plus vous avez de procédures pour les tâches à effectuer, plus vous sauverez du temps lorsqu’il y aura une réorganisation de travail, un nouvel employé, etc.

Un outil pour vous aider à documenter vos processus est SweetProcess. Cette plateforme va vous sauver la vie lorsqu’il est question de formation des employés. Vous créez vos procédures et vous vous assurez qu’elles se trouvent toutes au même endroit. Vous les partagez au sein de l’équipe et vous suivez les étapes effectuées au fur et à mesure. C’est beaucoup de travail au début, mais je vous garantie que vous en serez gagnant.

Vous ne déléguez qu’une partie du travail

La responsabilité d’une tâche à 100% est un facteur de motivation majeur. Plus vous assignez de responsabilités à une personne, plus elle devient compétente. Il n’est pas intéressant de se faire déléguer un petit bout de tâche par-ci et par-là sans voir ni comprendre l’entièreté du projet. La personne doit sentir qu’elle a la responsabilité de SA tâche et que le succès du projet en dépend.

Si cette personne comprendre les objectifs de sa tâche. Elle livrera un bien meilleur résultat si elle se sent responsable en sachant exactement où elle s’en va et quels sont les objectifs qu’elle doit atteindre.

Vous n’êtes pas ouvert

la personne se sentira beaucoup plus impliquée dans la tâche si vous lui demandez son avis. Soyez ouvert à la discussion, prenez en compte l’opinion de vos employés. S’ils sont impliqués dans ce qu’ils ont à faire, ils seront être engagé. Ils vont sentir que c’est LEUR tâche et ils vont y accorder beaucoup de valeur.

Conclusion

Cet article a expliqué pourquoi les gens ont de la difficulté à déléguer en parlant d’un bon usage de votre temps. Ensuite, vous avez appris sur les 6 erreurs à éviter si vous voulez déléguer efficacement.

Il est normal que la personne prenne plus de temps que vous pour accomplir la tâche. C’est normal de penser que vous perdez votre temps, au début. Vous êtes un expert dans ce domaine, pas elle. Laissez lui du temps. Si vous avez choisi la bonne personne et que vous déléguez correctement, elle va rapidement devenir compétente et fiable. En déléguant efficacement, vous verrez rapidement la charge de travail qui pèse sur votre dos diminuer.

Savoir déléguer efficacement, ce n’est pas seulement de maximiser votre propre productivité et votre propre valeur. Ce que vous souhaitez, pour apporter encore plus de valeur, c’est de maximiser la productivité de vos employés. Votre travail en tant que manager est d’obtenir le meilleur retour sur l’investissement humain pour la ou votre compagnie. Et ça, ça passe par une délégation efficace.