février 2017 - Double Ta Valeur

Archives mensuelles : février 2017

Comment aménager un bureau qui favorise la productivité.

8 trucs simples pour être plus productif

Partie 2 : → Lire la 1re partie

L’importance d’un espace de travail optimal

L’un des gros problèmes quand on aménage un bureau est qu’on a tendance à ne penser qu’aux fournitures utilitaires de base. On installe un PC de bureau, une imprimante Wi-Fi, un beau petit kit clavier/souris et on pense qu’on est en affaires.

Évidemment, les fournitures de bureau sont indispensables, mais c’est loin d’être suffisant! Pour être au top de notre performance, il faut aussi un espace de travail agréable.

C’est prouvé: le bien-être d’un employé est directement lié à sa productivité au travail. Toutes les études réalisées sur le sujet pointent vers cette conclusion.

On ne peut évidemment pas contrôler tous les éléments qui affectent notre bien-être au travail, mais il y en a deux sur lesquels on a une certaine marge de manœuvre: le confort physique et la perception visuelle de l’espace (une des variables du confort psychologique). En pratique, ça veut simplement dire que ton matériel de bureau doit être adapté et ergonomique et que l’allure de ton environnement de travail doit te mettre dans un état d’esprit propice au rendement.

Bien sûr, les milieux de travail ne se ressemblent pas tous et il se peut que tes possibilités soient très limitées pour personnaliser ton espace. Jette quand même un coup d’oeil aux suggestions suivantes et vois ce qui pourrait s’appliquer à ta situation pour te ravigoter le bien-être et t’aider à être plus productif.

Confort physique

D’abord, voyons de quelles façons tu peux apporter des changements pour améliorer ton confort physique au travail.

La bonne position de l’écran 

Si ton écran d’ordinateur est mal positionné, sois assuré que ça va finir par nuire à ta productivité. S’il est placé trop haut, la position dans laquelle ça t’oblige à travailler va nuire à ta posture et finir par te causer des maux de dos, de cou ou d’épaules. S’il est trop près, alors c’est la fatigue oculaire qui se met de la partie. Tu pourrais ressentir des symptômes comme avoir les yeux secs qui brûlent, des maux de tête ou encore des troubles de la vue.

Tu dois considérer deux facteurs pour savoir si ton moniteur est bien positionné: l’angle de vision et la distance de l’écran.

Pour ce faire, assieds-toi d’abord confortablement sur ta chaise de bureau en position de travail et garde le dos droit de la façon la plus naturelle possible. Ensuite, imagine une ligne bien droite qui part de tes yeux et qui se termine sur ton moniteur d’ordinateur. Il s’agit de ta ligne d’horizon. Idéalement, il faudrait que le dessus de ton écran d’ordinateur ne soit pas plus haut que cette ligne à la hauteur de tes yeux.

Je n’entrerai pas dans les détails, mais il est important que tu saches qu’il est plus fatigant d’avoir à regarder au-dessus de la ligne d’horizon qu’en dessous, donc un écran un peu trop haut est pire qu’un écran un peu trop bas. Une mauvaise idée serait, par exemple, de jucher l’écran sur le dessus de l’ordinateur (comme c’est souvent le cas avec les ordinateurs de type mini PC) ou sur une tablette surélevée.

Ensuite, assure-toi que ton écran soit à la bonne distance. S’il est trop proche, les muscles de tes yeux vont passer leur temps à forcer pour permettre l’accommodation (mise au point) et la convergence (l’effet « yeux cross side » qui se produit quand tu regardes quelque chose de trop près). S’il est trop loin, alors tu vas avoir du mal à bien discerner ce qu’il y a à l’écran.

Il faut donc que tu t’assures de bien voir, mais en n’étant pas assez proche pour développer de la fatigue oculaire.

Plus ton écran est grand, plus il devrait être éloigné. En fait, si ton écran est plus grand qu’un 19 po, il faudrait qu’il soit entre 60 et 90 cm de tes yeux (24 à 35 po environ). Fais ce petit test: assieds-toi en position de travail et allonge le bras. Si tu peux toucher à l’écran, il est probablement trop près et les chances sont assez élevées que tu développes des symptômes de fatigue oculaire. Si tu as du mal à bien voir ce qui se trouve sur l’écran quand il est à la bonne distance, il faut plutôt grossir la taille des polices que rapprocher l’écran.

La position de l'écran d'ordinateur doit être adéquate et ergonomique pour favoriser la productivité

Source: UQO

Debout ou assis?

Tu as sûrement déjà entendu parler des bureaux ajustables, les sit/stand desks, pour pouvoir alterner entre les positions de travail debout et assises. C’est super tendance en ce moment, et c’est devenu assez abordable et facile à trouver (clique ici pour voir mon top 8 des sit/stand desks). Ce n’est pas devenu une mode pour rien! Ça répond à une problématique qui est pointée du doigt assez sévèrement ces temps-ci: la sédentarité. Il n’y a pas si longtemps, on était loin de se douter à quel point c’était un problème. Selon l’OMS (organisation mondiale de la santé), la sédentarité est liée, à différents niveaux, à l’obésité, au diabète, aux maladies cardiovasculaires, à certains cancers, à l’ostéoporose, à la dépression,  “en veux tu en v’la”!

Évidemment, être en meilleure santé possible, c’est un peu la base pour pouvoir être efficace et productif au travail. Donc, si c’est possible pour toi, pourquoi ne pas essayer d’adapter ton mobilier pour pouvoir travailler debout de temps en temps? En plus de t’aider à atteindre le niveau d’activité recommandé par l’OMS, tu auras à long terme une meilleure posture, tes journées seront plus productives parce que tu seras plus alerte (difficile de “dormir sur la switch” quand tu as pris l’habitude de ne pas être immobile trop longtemps) et tu dormiras probablement mieux (un problème de posture peut te gâcher le sommeil assez vite).

Pour t’assurer que ton bureau en position debout est à la bonne hauteur pour conserver une bonne posture, élève la surface de travail jusqu’à la hauteur de tes coudes. De cette façon, tes bras seront pliés pour former un angle de 90 degrés lorsque tu atteins le clavier.

Si tu travailles avec un ordinateur portable, il se vend des petits supports pliables qui peuvent te permettre une configuration debout/assise, ce qui est une bonne alternative si tu ne veux ou ne peux pas changer ton bureau. C’est même pliable pour que tu puisses donner à ton écran l’angle que tu veux, ce qui est assez pratique pour le confort visuel.

Si tu adoptes la position de travail debout, assure-toi de toujours avoir une paire de souliers confortables à portée de main. Ce serait une bonne idée d’en laisser une paire au bureau. Aussi, n’oublie pas de garder une chaise à proximité pour pouvoir t’asseoir et te reposer les pieds de temps en temps. Le noeud du problème c’est la sédentarité (ne pas bouger assez), donc rester debout sans bouger toute la journée peut t’occasionner d’autres types de problèmes et ce n’est pas vraiment mieux!

Côté efficacité au travail, il est toutefois préférable de profiter des périodes assises pour réaliser les tâches qui font appel à la motricité fine (travail manuel de précision, de minutie et de détail) et de faire les tâches qui demandent moins de concentration comme de la lecture ou répondre aux courriels pendant les périodes debout.

Dans le cas où ce n’est pas possible pour toi de travailler debout, porte une attention particulière à ta chaise et à ta posture de travail. Si tu passes ton temps à changer de position, à t’étirer à cause de douleurs et à essayer d’ajuster ta chaise, tu ne pourras pas te concentrer sur ton travail et être productif bien longtemps. Vérifie ces 3 points pour que ta position de travail soit plus ergonomique et confortable:

  1. Ajuste la hauteur de ta chaise pour que tes pieds touchent par terre et que tes genoux soient pliés dans un angle de 90 degrés. Si tu es de petite taille et que ta chaise ne descend pas plus bas, mets un repose-pied sous ton bureau (ça fait toute la différence, je parle par expérience du haut de mes 5 pieds 1!).
  2. Si ta chaise n’a pas de support adéquat pour le bas du dos, utilise un coussin ou un support lombaire.
  3. Si tu peux ajuster l’angle de ta chaise, incline-la très légèrement et verrouille-la dans cette position. Ça va réduire la pression sur le bas de ton dos. Une étude indique même que la position assise idéale pour limiter la charge sur la colonne vertébrale serait d’incliner le dossier à 135 degrés!

Que ce soit en position debout ou assise, essaie de ne pas rester immobile trop longtemps. Berce-toi sur ta chaise, dandine-toi et tape du pied au son d’une musique rythmée (si ton emploi te le permet), va marcher un peu pendant tes pauses: bref, fais le contraire de ce que te disais ta prof de troisième année et ne reste pas assis tranquillement sur ta chaise toute la journée!

Un éclairage adéquat

Les différents types d’éclairage peuvent te mettre dans différents moods. Si tu as le contrôle là-dessus, il serait peut-être bon de changer quelques ampoules. Si la nature de ton travail fait appel à ton côté créatif (création de contenu visuel, rédaction, etc.), ce serait préférable d’avoir un éclairage doux et plutôt tamisé. Mais si tu travailles à des tâches routinières qui te demandent d’être alerte et très concentré (par exemple de la saisie de données), il faut plutôt avoir un éclairage très lumineux.

Dans tous les cas, privilégie la lumière naturelle et les ampoules avec une lumière “blanc doux” ou de type “lumière du jour”, c’est moins agressant que la lumière bleutée des ampoules “blanc froid”.

Tranche de vie: tu n’as pas idée du nombre de fois où on m’a demandé par le passé: “Tu travailles dans le noir? Pourquoi tu n’allumes pas la lumière?!”

La réponse qui me brûlait les lèvres était : “La lumière, c’est une série de néons de garage juste au-dessus de ma tête, ça me rend distraite et agressive. Laissez-moi tranquille avec ma lampe de lecture à clip des années 80!”

Ni trop chaud, ni trop froid 

Plusieurs études ont été menées sur le lien entre la température ambiante d’un bureau et la productivité de ses employés. Les résultats démontrent qu’un environnement de travail trop froid ou trop chaud a un impact assez énorme sur la productivité.

Par exemple, l’une de ces études constate qu’au-delà de 33 degrés Celsius, la productivité chute de 85 %! Attention par contre, un lieu de travail trop froid n’est pas avantageux non plus. La plupart des bureaux maintiennent la température ambiante entre 18 et 20 degrés Celsius. Une autre étude, réalisée par le laboratoire des facteurs humains et de l’ergonomie de l’Université Cornell, pointe vers la conclusion que ce serait un peu trop froid. En faisant passer la température de 20 à 25 degrés, les résultats ont été surprenants: les employés étaient tellement productifs que les employeurs économisaient en moyenne 2 $/heure pour chaque employé!

Bonne nouvelle pour les frileux: la température idéale pour maximiser la productivité se situerait donc, selon ces études, entre 22 et 25 degrés Celsius (Les Universités Helsinki et Berkeley recommandent 22 et l’Université Cornell 25). Grosso modo, cette variation dans la “température idéale” est due au fait qu’il faut aussi considérer le taux d’humidité, la vitesse de changement d’air des pièces et, bien sûr, le métabolisme des gens.

Si tu as un contrôle sur le thermostat de ton bureau, tu sais donc ce qui te reste à faire. Si ce n’est pas le cas, tu pourrais peut-être apporter une petite unité de chauffage, ou une couverture à ton bureau pour les jours où il fait trop froid. Pendant l’été, apporte un ventilateur portatif pour t’aider à te rafraîchir si la climatisation du bureau n’est pas efficace.

Couper les bruits 

Le bruit peut aussi être un facteur qui nuit à la productivité au travail. Ça peut être un coéquipier qui a un peu trop de jasette, ou juste le bruit ambiant des gens qui parlent au téléphone, des photocopieurs, des cliquetis de claviers, etc. En plus de te déconcentrer, ça peut augmenter ton niveau de stress et te rendre moins efficace à la tâche. Laisse une paire d’écouteurs qui coupent le bruit à ton bureau. Comme ça, tu vas pouvoir te concentrer sur ton travail en écoutant une musique d’ambiance et les gens vont avoir moins tendance à venir te parler si ce n’est pas vraiment nécessaire.

Une fringale?

J’imagine que je ne suis pas la seule à me transformer en harpie quand j’ai faim (je l’espère en tout cas…). Dès que l’estomac se met à gronder, le cerveau a du mal à se concentrer et la productivité descend en flèche.

Je te donne un petit truc: réserve un tiroir (ou une petite boîte sur ton bureau) pour des snacks non périssables dans lesquels tu pourras piger quand tu as une fringale. Une barre de chocolat noir, un ziploc de craquelins santé ou une poignée de noix mélangées et de fruits séchés et tu es en business!

Assure toi aussi d’être bien hydraté. Garde une bouteille (en verre ou inox de préférence) à ton bureau pour pouvoir la remplir d’eau plusieurs fois chaque jour. Si tu as accès à de l’eau bouillante, tu peux aussi garder quelques poches de thés fancys dans ton tiroir à snacks pour faire changement!

La perception visuelle de l’espace

Prendre plaisir à travailler dans un lieu qu’on trouve agréable et esthétique, c’est un détail qui peut faire la différence entre arriver à la job en dansant le Jitterbug ou rentrer au travail à reculons en se lamentant. Si tu apprécies ton environnement de travail, tu vas développer plus facilement un sentiment d’appartenance envers l’entreprise pour laquelle tu travailles, être plus motivé et donc plus productif. Une étude de l’Université d’Exeter indique même que personnaliser son bureau peut augmenter la productivité de 32%!

“L’enthousiasme est à la base de tout progrès” -Henry Ford

Il y a évidemment des limites à ce qu’on puisse changer l’allure des pièces où on travaille. On aimerait tous un grand bureau avec des fenêtres pleine hauteur, oeuvres d’art et ascenseur privé, mais ça risque d’être un peu trop demandé. Voilà plutôt quelques tweaks que tu peux probablement appliquer à ton bureau à peu de frais pour le rendre plus agréable à l’oeil.

Un peu de déco

Pas besoin de changer le décor de A à Z pour ressentir l’excitation de la nouveauté. Si ton espace de travail est dominé par des teintes neutres (gris, beige, blanc…), apporte un petit objet décoratif qui ajoutera un “pop” de couleur à ton bureau. Ça peut être un pot à crayon original, un cadre à photo, une petite sculpture ou n’importe quel autre objet déco qui te procure l’effet “wow” quand tu le regardes et qui te procure un petit boost de bonne humeur.

Peut-être qu’il serait même possible de repeindre l’un des murs du bureau? Que ce soit pour un mur ou un bibelot, porte attention au coloris que tu choisis pour égayer ton espace. Il existe toute une science derrière la philosophie des couleurs. Il paraîtrait quelles ont une influence nos émotions et notre humeur.

Tu trouveras ci-dessous quelques choix de couleur et les effets qu’ils peuvent avoir sur notre état d’esprit:

Le bleu: cette couleur est associée à la détente et la tranquillité. Elle est idéale dans un lieu où on veut favoriser la relaxation. Le bleu foncé aurait même des effets sédatifs. C’est donc une couleur à éviter pour un bureau de travail!

Vert: cette couleur rappelle la nature et favorise l’harmonie et la paix d’esprit. Dans ses déclinaisons plus vives comme le vert lime, elle est stimulante et suscite la joie. C’est la couleur idéale à retrouver dans une salle de pause ou un salon des employés.

Le jaune: lumineux et ensoleillé, le jaune favorise la bonne humeur et stimule l’intellect. Elle améliorerait même le sens de l’organisation, la concentration et la mémoire. C’est la couleur tout indiquée dans un bureau ou un endroit où se tiennent des réunions d’équipe, car on l’associe aussi à l’expression, au bon jugement, à la prise de décision, et à la compréhension et l’assimilation d’idées et de points de vue. Attention toutefois, il faut y aller mollo et ne pas abuser, car elle pourrait être trop stimulante et littéralement “taper sur les nerfs”. Ce serait une bonne idée de peindre un seul mur avec cette couleur d’accent, ou bien de l’utiliser sur une partie du mobilier ou de la décoration.

Orange: cette couleur a aussi sa place dans un bureau car elle est bénéfique pour l’estime de soi et a la particularité de favoriser la bonne humeur à un point tel qu’elle pourrait même aider à lutter contre la dépression.

Le rouge: Couleur chaleureuse qui stimule la circulation sanguine, elle inspire le courage, la confiance en soi et la détermination. Comme le jaune toutefois, attention à ne pas l’utiliser en grande quantité, car elle peut devenir irritante et même favoriser les accès de colère. Elle convient particulièrement aux pièces où il y a beaucoup de mouvement et d’activité, comme le hall d’entrée par exemple, ou avec parcimonie dans un bureau.

Violet: cette couleur convient particulièrement aux gens qui ont tendance à être anxieux ou obsessionnels, car elle aurait des propriétés calmantes qui favorisent l’équilibre de l’esprit. Elle aurait aussi une influence bénéfique sur le sens artistique, car elle stimule la créativité, l’intuition, la sensibilité et favorise les réflexions idéologiques. Elle convient donc aux espaces de travail tels que les studios d’artistes ou autres lieux de création (musicale, littéraire, etc.).

Une plante de bureau

Je sais, une plante de bureau c’est un peu kitch. Tu devrais quand même en avoir une. Pourquoi? Parce que plusieurs recherches, dont celle menée par l’Université d’Exeter, démontrent qu’ajouter des plantes dans un bureau peut contribuer à augmenter le bien-être des employés jusqu’à 47 % et leur productivité de 15% et plus. Sérieusement.

C’est principalement dû à un effet psychologique. Le simple fait de voir de la verdure peut calmer l’anxiété, réduire le déficit d’attention et stimuler la mémoire.

Une plante de bureau a un effet positif sur l'état d'esprit d'un employé et augmente sa productivité Plusieurs plantes ont aussi des caractéristiques dépolluantes, comme l’aloe vera, l’areca, l’arbre à caoutchouc et plusieurs espèces de figuiers. Personnellement, tant que ce n’est pas une plante “araignée” (j’ai atteint mon quota dans les années 90), je trouve que c’est aussi très joli, alors pourquoi pas!

Conclusion

Tu peux donc commencer dès aujourd’hui à apporter des changements à l’aménagement de ton bureau afin d’optimiser ta productivité. Ne t’attends pas, toutefois, à doubler ta productivité du jour au lendemain. Chaque personne est unique donc l’aménagement de chaque bureau doit être réfléchi en fonction de la personne qui y travaille pour être vraiment optimal. Certains trucs sont bénéfiques pour tous, tandis que d’autres fonctionneront mieux avec certaines personnes et pas du tout chez d’autres. Il va falloir que tu fasses des tests, des changements et des ajustements pour que ton environnement de travail évolue et devienne de plus en plus ergonomique pour te permettre d’optimiser ta productivité.

Certaines améliorations sont plus facilement mesurables, comme ce qui te permet de gagner du temps par exemple. Mais d’autres changements, principalement ceux liés au confort, sont plus difficiles à évaluer et quantifier sur ton rendement. Les symptômes liés à l’inconfort au travail sont sneaky et se développent sur le long terme. On va souvent blâmer d’autres causes comme la fatigue ou le stress, quand de simples changements au niveau de ton confort physique seraient suffisants.

Bref, selon la nature de ton emploi et l’aménagement actuel de ton environnement de travail, essaie d’appliquer le principe d’ergonomie à ce qui t’entoure au bureau. Ça peut s’appliquer à ton mobilier comme ton écran d’ordinateur, ton bureau et ta chaise de travail. Tu peux aussi essayer de contrôler certains facteurs ambiants comme l’éclairage, la température et le bruit. Enfin, personnalise l’apparence de ton bureau en le décorant d’objets originaux ou de décoration colorée et termine en ajoutant un peu de verdure.

Au final, un bureau efficace dans lequel il est agréable de travailler peut faire toute la différence sur ta productivité. Alors chop chop! Commence dès aujourd’hui par un petit brainstorm: quels sont les aspects de ton bureau que tu pourrais améliorer?

La formule mathématique de la productivité

La formule mathématique de la productivité

Il existe une énorme différence entre être occupé et être productif. Dans certains milieux, c’est plus important d’être occupé que d’avancer les projets pour lesquels la compagnie embauche ses employés. Dans ces entreprises, les gens sont prêts à se battre pour préserver le statu quo. 

Mais ça veut dire quoi “productif” anyway? Eh bien je pense que c’est évident que “productif” provient de “production”, mais production de quoi? 

De valeur, bien sûr! Lorsqu’on est productif, on produit de la valeur. Et au travail, on n’est pas payé pour notre temps, on est payé pour la valeur qu’on apporte dans le marché.

La production de Valeur (V) est une fonction de quatre choses: la qualité de l’idée (I), le moyen de production (M), l’expertise (E) et le temps (T).

V = I * M * E * T

La valeur qu’on génère est déterminée par le multiple de chacun de ces facteurs. Comme pour n’importe quelle multiplication, si une des variables égale zéro (par exemple si on ne possède aucune expertise) il est impossible de produire de la valeur. Le même principe s’applique au moyen de production, au temps qu’on y investit ou à la qualité de l’idée ou du projet auquel on dédie nos efforts. 

On peut donc optimiser chacune de ces variables une à une et, heureusement pour nous, chacune d’entre elles suit une courbe standard de diminution marginale. 

Courbe de diminution marginale

Sur l’axe des x, on a le temps ou les ressources investies à améliorer une de nos variables et dans l’axe des y on a la valeur générée de plus en conséquence. 

Ce que ça veut dire, c’est qu’il est très possible d’investir un minimum d’efforts pour chaque facteur et d’avoir un résultat exponentiel en retour. 

Donc, pour être en mesure d’optimiser notre productivité, on doit s’assurer de travailler sur les bons projets (I), avec les bons outils (M), en ayant de bonnes compétences (C) et de se bloquer assez d’heures de travail pour avoir le temps d’avancer le projet (T). 

On va s’intéresser principalement au I, au M et au T. 

La qualité d’une idée

En 2015, la rémunération moyenne hebdomadaire au Québec était de 867,67 $. Pendant ce temps, un gars du nom de Phillip Ruffin gagne 820 000,00 $ USD par jour

Je présume que M. Ruffin ne possède pas de machine à voyager dans le temps, mais si c’était le cas, il aurait dû vivre 4 725 fois la même journée en étant rémunéré au taux horaire moyen pour être capable de générer autant d’argent. Si on a tous 24 h dans une journée, alors comment est-ce possible que certaines personnes puissent générer autant de revenus? 

Comme Peter Drucker l’a si bien dit: “Il n’y a rien de plus futile que d’accomplir efficacement une tâche inutile”

La formule qu’on vient de voir implique qu’une idée est en fait un multiplicateur d’action. 

Plus le projet sur lequel on travaille est important, plus chaque seconde qu’on y investit génère de la valeur. Le potentiel d’une idée est une fonction de deux choses: sa capacité à générer des revenus ou celle de réduire les dépenses. Il faut trouver une idée ou un projet qui va permettre d’accomplir un de ces deux objectifs-là. 

Ceci étant dit, il est difficile d’avoir la perspective nécessaire pour générer ce genre d’idées lorsqu’on est employé — il manque la perspective qui vient avec les postes de direction. C’est pourquoi, en l’absence d’idée de génie, il est beaucoup plus simple d’aller prendre les idées des autres et de les mettre en action. 

Probablement que ton patron possède ses propres priorités et qu’il a déjà un agenda à remplir. C’est donc une bonne chose de commencer par aller le voir en lui expliquant que tu désires occuper une partie de ton temps à avancer un projet à haute contribution.

Bien sûr, la façon d’approcher ce processus dépend fortement de la structure organisationnelle de l’entreprise. Parfois, il faudra d’abord communiquer avec un responsable des ressources humaines pour qu’il te dirige ensuite vers le bon gestionnaire avec qui discuter. Si c’est ce que tu souhaites faire, alors c’est important d’avoir le feu vert du responsable de ton département. Personne n’aime avoir l’impression de se faire passer “par-dessus la tête”. 

Si c’est ton cas, il va d’abord falloir lui demander s’il a un projet en tête avec lequel tu pourrais l’aider. Si ce n’est pas le cas, alors tu peux simplement dire: “Est-ce que vous êtes d’accord si j’en parle avec Sylvie aux ressources humaines? J’aime ce que je fais ici, mais j’aimerais vraiment travailler quelques heures par semaine sur un projet qui me permettrait de contribuer à cette entreprise à mon plein potentiel”. 

S’il dit non, fais-le quand même. Ça prend une piece of shit pour dire non à ça. 

Les moyens de production

Apparemment qu’Abraham Lincoln a déjà dit: “Si j’avais 6 heures pour abattre un arbre, je passerais les 4 premières à affûter ma hache.” 

La qualité des moyens de production a une importance démesurée sur la performance d’une entreprise. Je parle en termes de matériel (comme ton ordinateur, ton clavier, ta souris, tes écrans…), mais je parle également en termes de logiciels (comme ton CRM, ta plateforme de e-mail, le logiciel de gestion des tâches, etc.). 

La façon la plus simple d’optimiser tes moyens de production est de cueillir les “low hanging fruits” en émulant Silicon Valley. Peu importe ton rôle au sein de ton entreprise, comment est-ce que ce rôle est rempli par quelqu’un qui travaille chez Google ou Facebook? Comment est-ce que les compagnies les plus avancées gèrent un workflow similaire au tien? 

Si tu travailles sur un vieux portable Acer couleur “gris crasse” qui roule Windows XP et que tu check encore tes e-mails avec Outlook 2003, il est peut-être temps que tu fasses une “petite” mise à jour… 

Premièrement, ce n’est pas une bonne idée de travailler avec un laptop. Ils sont plus chers et moins performants que les ordinateurs de bureau. Ensuite, il est primordial d’avoir deux écrans pour travailler, fais-moi confiance, ça fait toute la différence. Un bon clavier mécanique ainsi qu’une bonne souris ne sont pas à négliger non plus. Pour avoir la liste du matériel que je recommande, tu peux cliquer ici

Une fois que tu as un ordinateur de pro, il faut t’assurer d’apprendre à travailler avec comme un pro. Il faut commencer à utiliser les raccourcis clavier, text expanders et macros/scripts pour réduire le nombre d’actions requises de ta part pour accomplir ton travail. 

Ensuite, il faut s’assurer que nos processus de travail sont optimaux, et pour ça, il faut arrêter de vouloir faire des économies de bout de chandelle et investir dans de bons outils de travail. Les prochains paragraphes vont être un peu intenses, mais attache ta tuque parce qu’ils valent leur pesant d’or. Je vais te donner la liste des logiciels qui sont en tête de file pour chacun de leurs champs respectifs. 

Je suis du genre un peu old school. Style “if it ain’t broke, don’t fix it.” Par contre, je suis aussi du type paresseux. Alors si tu me dis qu’un logiciel pourrait faire en sorte que je puisse prendre un scotch en regardant des vidéos de chats à la place de faire une tâche répétitive et ennuyante, tu peux être certain que je vais me casser la tête quelques instants pour comprendre et tester ce logiciel-là. Je sais que je suis jeune, que j’ai une certaine facilité avec les ordinateurs et que ce n’est pas la tasse de thé de tout le monde. Mais sais-tu quoi? Le but de ce livre est d’augmenter ta valeur et, avec l’époque dans laquelle on vit, une bonne partie de ça passe par la technologie. N’oublie pas, les Terminators vont venir voler nos jobs d’ici 10 ans! Mais pour te rassurer, plus on en fait, plus c’est facile. 

Donc, la première chose qui me fait saigner des yeux lorsque je mets les pieds dans une entreprise, c’est de voir que la secrétaire utilise Outlook 2003. 

Si c’est le cas, alors le premier low hanging fruit est de faire le switch pour Google Apps

Il s’agit de la plateforme de Gmail que tu peux utiliser avec des adresses corporatives, donc qui se terminent par “@nomdedomaine.com” au lieu de “@gmail.com”. L’avantage, c’est que tu n’auras plus jamais à entendre les mots “serveur POP”, “IMAP” et “SMTP” de ta vie. Tu vas pouvoir avoir accès à tes courriels à partir de n’importe quel appareil, n’importe quand, sans avoir à configurer quoi que ce soit. Et puisque tu te sers des serveurs de Google pour envoyer tes mails, tu peux être certain que ça va toujours bien marcher. 

En plus de Gmail, tous les employés vont avoir accès à la suite de logiciels Google comme Drive pour partager des documents, Docs pour remplacer Words, Slides pour remplacer PowerPoint et Spreadsheets pour remplacer Excel. 

Ce qui est vraiment génial, c’est qu’on peut être plusieurs sur le même document en même temps et on voit ce que les autres font au fur et à mesure qu’ils écrivent. C’est l’outil parfait pour collaborer sur la création de documents. 

Une fois que tout le monde est habitué avec la nouvelle plateforme, tu peux introduire une extension à Gmail comme HiverHq. Il s’agit d’un outil qui permet de créer des réponses préfaites accessibles par toute ton équipe, de délayer l’envoi de tes courriels, de savoir quand ton destinataire a ouvert son courriel (et combien de fois), mais le plus important, ça permet de partager et synchroniser les boîtes courriel. 

Comme ça, tu peux faire en sorte que les courriels qui arrivent dans la boîte générale (habituellement Info@domaine.com) apparaissent également dans la boîte de toi et ton collègue par exemple. Et lorsque tu réponds, la réponse va également apparaître en discussion sous le message de la personne dans la boîte générale et dans la boîte de ton collègue. Vous allez également pouvoir vous assigner des courriels entre vous. Tout ça contribue à faire en sorte que la craque du divan reste bien propre et qu’on n’y perde pas de messages par inadvertance. 

Un autre des aspects souvent négligés est celui des communications internes. Certains utilisent un groupe Facebook, si c’est le cas, vous êtes mieux avec Workplace. Il s’agit d’une installation de Facebook dédiée pour une seule entreprise. Mais dans tous les cas, je t’incite à t’intéresser à Slack, une plateforme de communication organisationnelle particulièrement intuitive et simple à implémenter. Tellement d’entreprises sont tombées en amour avec Slack qu’ils ont connu la plus grande croissance des logiciels B2B (business to business) de l’histoire.

Ensuite, comment gérez-vous vos projets? Si vous n’avez pas de plateforme de gestion de projet, ça vaut la peine de s’intéresser à des solutions comme TrelloAsana ou Hive Ce genre d’outils va vous aider à vous assurer que tout le monde sait ce qu’ils ont à faire et que les priorités sont claires pour tous. 

Et si ton équipe de vente/marketing n’utilise pas de logiciel de gestion des clients (CRM: Customer Relationship Management) c’est à toi de penser à pousser dans le cul de ton boss pour qu’il utilise Active Campaign ou un équivalent. Essentiellement, ça permet de recenser les prospects de ton entreprise à la même place et de voir l’itinéraire des individus à travers ton site web et tes infolettres. Si tu veux, tu peux même utiliser un logiciel comme Inspectlet pour filmer tout ce qu’ils font sur ton site web.

Active Campaign est d’abord une plateforme de marketing par courriel. Tu vas donc pouvoir gérer tes infolettres et autorépondeurs à partir de là. Si ton
entreprise contacte encore ses partenaires dans des listes Outlook, ça va être le jour et la nuit! 

Si tu t’occupes du service client et que l’entreprise n’utilise aucune plateforme spécialisée pour ce genre de tâche, tu peux aller voir Zendesk et Desk qui
sont présentement les plus évoluées sur le marché. 

Peut-être que tu as à faire signer des papiers de façon récurrente dans ton travail. Ça peut être long d’attendre que tout le monde signe. C’est pourquoi, si tu n’utilises pas encore la signature électronique, c’est le temps où jamais de t’en servir. C’est devenu vraiment simple à utiliser, tant pour toi (qui crée le formulaire) que pour ton client qui doit le signer. 

Puis, si tu travailles en comptabilité, sache qu’il existe également une foule de plateformes de loin plus efficaces que Simple Comptable ou Acomba qu’on voit dans 90 % des entreprises québécoises. Pour une solution complètement en ligne et abordable qui gère la comptabilité ET la gestion des payes, tu peux aller voir Quickbooks.

Bref, tout dépend du poste que tu occupes et du type d’entreprise pour laquelle tu travailles. J’ai nommé des logiciels administratifs parce que c’est ce que je
connais, mais dis-toi que peu importe ton travail, il y a moyen de rendre les choses plus rapides, plus simples 
et plus efficaces. 

Cependant, lorsque tu parles de ce genre d’outil à ton équipe de gestion, il est possible qu’ils te répondent quelque chose comme: “Oui, mais ça coûte cher”. 

Sais-tu ce qui coûte cher? Des employés. Ça me fait capoter quand je vois des entrepreneurs qui sont prêts à mettre 40 k$ pour un employé, mais qui n’osent même pas investir 2 k$ pour qu’il ait de bons outils avec quoi travailler. 

Comment optimiser des sushis 

La semaine passée, j’ai eu une date avec une belle rousse de 22 ans qui possède une franchise de restaurants de sushis. Je l’ai amenée au Buck à Trois-Rivières, mon restaurant préféré! Bref, le geek curieux en moi voulait savoir comment elle gérait son entreprise. Je me suis donc mis à lui poser une série de questions qui n’ont pas vraiment leur place dans un rendez-vous! 

Comment fais-tu tes payes? Quel est ton logiciel de caisse? Avec quoi fais-tu ta comptabilité? … 

Heureusement pour moi, elle n’a pas trouvé mes questions trop dérangeantes. En fait, elle m’a même avoué trouver ça agréable puisqu’elle n’a personne avec qui partager ces informations. T’sais, ce n’est pas le genre de choses qui intéresse les gens normaux! 

Mais puisque je ne suis pas normal, je trouve ça extrêmement intéressant! Je me suis donc mis à creuser un peu. 

Elle a commencé par me dire qu’une de ses tâches est de faire les horaires de ses employés à l’aide d’un document Excel monté par la compagnie mère. Elle doit ensuite effectuer les payes de ses employés à l’aide d’Acomba. Puis, à la fin de chaque journée, ils doivent entrer les chiffres de leur logiciel de caisse (Maitre’D) vers leur plateforme comptable (encore Acomba). 

Malheureusement pour elle, elle ne peut rien changer à tout ça, car elle doit suivre les processus établis par la maison mère. Mais si elle était indépendante, elle pourrait réduire d’au moins 60 % le temps consacré à la création d’horaires en passant par une plateforme spécialisée (ex: Deputy). De cette façon, elle n’aurait plus besoin de s’occuper des payes puisque tout se ferait tout tout seul en connectant l’application avec Quickbooks Payroll. Et tant qu’à faire, pourquoi ne pas transférer toute la comptabilité sur Quickbooks? Elle pourrait mettre Maitre’D en lien directement avec Quickbooks pour que la synchronisation se fasse de façon complètement automatique. 

Tout ce que je viens de dire peut sembler complexe et difficile à mettre en place, mais en réalité, c’est loin d’être le cas! Oui, c’est un changement considérable qui demande un bon temps d’adaptation. Mais une fois en place, on parle de sauver de 20 à 30 h par mois, ce qui représente environ 3 mois de travail complet sur toute l’année!

Trois mois, ça donne le temps de faire bien des choses..

Le temps

On sait tous que le temps est une ressource limitée et qu’il faut faire attention à la façon dont on l’investit. Mais même si on sait tout ça, on est tous coupables de temps à autre de dépenser beaucoup trop d’heures à s’acharner sur des détails futiles et sans conséquence. Et on ne peut pas nous en vouloir, on a tous été élevés avec l’idéologie de la perfection… 

Par exemple, les programmeurs (de manière générale) insistent pour écrire du code “élégant” qui utilise les dernières technologies et qui est le plus optimal et sans bug possible. La métrique que le programmeur utilise pour juger du degré de perfection de son travail est la sophistication de son code.

Mais dans la vraie vie, le patron se fout complètement de la méthode de travail du développeur. Tout ce qu’il veut, c’est que ça marche ET que ça coûte le moins cher possible! Dans ce cas, une solution “juste correcte” est en fait une solution parfaite (aux yeux du gestionnaire, a.k.a. celui qui signe le chèque de paye). 

Puisque l’école ne nous enseigne pas à prendre le coût en compte, on présume que la note parfaite est de 100 %. Mais dans la vraie vie, la note parfaite est plutôt de 60 %. 

Quelqu’un qui a eu la note de passage dans tous ses cours a le même diplôme que quelqu’un qui a toujours eu une note parfaite. Le résultat est binaire — réussite ou échec. Lorsque tu as 60 %, ça veut dire que tu as été capable d’atteindre le meilleur résultat possible (réussite) avec le coût (temps investi) le plus faible possible. 

C’est un principe qu’on appelle le principe de la dose minimale effective (MED en anglais pour Minimum Effective Dose). 

Par exemple, sous pression normale, l’eau bout à 100 °C. Si tu ajoutes encore de la chaleur, l’eau ne va pas être “plus bouillie” — tu fais juste perdre de l’énergie qui pourrait être mieux utilisée.

Bref, tout ça pour dire que, même si c’est contreintuitif, le temps investi suit également une courbe de diminution des retours et c’est possible d’augmenter notre production en limitant le temps alloué aux tâches qui suivent le principe de la MED. 

Compétences

Je crois sincèrement qu’on est présentement témoins d’une épidémie grave où les symptômes principaux sont l’incapacité d’apprendre par soi-même et la compulsion à vouloir tout déléguer. Tout le monde veut dire quoi faire, personne ne veut exécuter. Et l’excuse principale pour ne pas agir? “Je ne sais pas comment faire”. 

Si les gens atteints de cette maladie n’ont pas l’impression d’être en mesure de compléter 100 % de la tâche, ils n’osent même pas commencer. Ils vont
procrastiner jusqu’à la dernière minute et se plaindre qu’on leur demande des choses sortant de leur définition de tâche dans l’espoir d’éviter complètement
d’avoir à le faire.

Ça prend beaucoup de courage pour s’examiner et s’auto diagnostiquer, mais si tu penses être atteint de cette affreuse maladie, alors il va falloir t’administrer
l’antidote: le “just in time learning”; il s’agit d’une expression populaire à Silicon Valley qui signifie en bon français “apprentissage juste à temps”. Puisque c’est très laid à lire, on va se contenter de l’expression anglophone pour le reste de ce texte!

Le just in time learning implique qu’on ne s’intéresse pas au “comment” de l’accomplissement d’une tâche avant d’y être complètement obligé. Ça veut dire que, si on ignore comment compléter l’étape 6 d’un projet (par exemple), c’est interdit d’y penser avant d’être rendu à l’étape 6. Il ne faut pas “se préparer d’avance” et essayer de “tout comprendre avant d’être prêt”. 

Ignorer certaines étapes de la création d’un projet nous pousse à procrastiner en nous donnant l’impression d’être submergés et d’en avoir par-dessus la tête. On se dit qu’on s’est embarqué dans quelque chose de trop gros et tout ça génère l’anxiété responsable de notre manque de productivité. 

On essaie de voir et comprendre tout le projet, mais ça semble impossible de conceptualiser l’ensemble des implications. En d’autres mots, on a la face collée contre le cadre et on est incapable de voir l’image qu’on regarde. Tout ça nous décourage, alors on cherche à fuir en allant parler à un collègue du dernier vidéo de chat qu’on a regardé.

Le just in time learning nous évite d’être paralysé par l’anxiété. La phrase clef à se répéter est “On va traverser le pont quand on va arriver à la rivière”. 

La raison pour laquelle je te parle de tout ça est que, comme tout le reste, les compétences que tu possèdes suivent une courbe de retours diminutifs marginaux et de la dose minimale effective. 

Pour faire un site web, tu n’as pas besoin d’apprendre à programmer. Tout ce qu’il faut savoir, c’est que ça te prend un serveur, un nom de domaine et un gestionnaire de contenu (WordPress). En 10 minutes, n’importe quel être humain fonctionnel est capable d’apprendre et d’exécuter la mise en ligne un site web

Dans ce scénario, lire un livre sur la réseautique, la programmation ou le design représente une immense perte de temps, un peu comme si on essayait de faire bouillir “plus” notre eau. Le résultat est binaire: est-ce que le site est en ligne ou pas? Est-ce que la typographie est lisible ou pas? Est-ce que la disposition a du sens ou pas? 

Alors que le projet est évalué selon une échelle linéaire et très souvent subjective (de très mauvais à très bon), les sous-tâches qui composent le projet sont évaluées selon un critère binaire (complétées et non complétées). 

En d’autres mots, les choses sont beaucoup plus souvent complexes que difficiles. La complexité d’une tâche lui provient habituellement du fait qu’elle est composée d’une foule de sous-tâches individuellement très simples. Alors, lorsqu’on se sent dépassé, il faut simplement fragmenter la tâche en étapes et appliquer le just in time learning pour les compléter une à une. 

La formation continue 

Pratiquer le just in time learning dans son travail et la réalisation de projet ne veut pas dire qu’il faut arrêter toute forme de formation continue. Si le just in time learning suit la règle de la dose minimale effective, alors la formation continue suit la courbe des retours diminutifs marginaux. 

Par exemple, lire TOUS les livres de développement personnel est beaucoup moins utile que de lire quelques livres de marketing, physique, biologie, gestion, vente et psychologie. 

Lire ou apprendre sur des sujets différents chaque mois va non seulement te donner le meilleur ROI (de l’anglais Return On Investment, ou retour sur investissement en français) sur ton temps, mais ça va également te permettre de trouver des solutions et des idées plus créatives. L’innovation arrive souvent à l’intersection de deux champs de compétences (pour en savoir plus sur le sujet de l’innovation, ce livre de Frans Johansson est très intéressant.)

Que ce soit de façon formelle (comme un cours à l’université) ou informelle (comme écouter un podcast en allant au gym), c’est absolument crucial pour ton succès de cultiver l’habitude de vie d’apprendre sans cesse. 

Le format (texte, audio, vidéo) importe peu, mais il faut tout de même faire attention à la qualité. Les blogues sont rarement de bonnes sources d’informations, c’est un peu comme les junk food de la littérature. Écouter les nouvelles et s’informer sur “la sphère culturelle” n’est pas non plus une bonne façon de s’instruire! Savoir que Joël Legendre s’est déjà crossé dans un parc ne va pas faire de toi une meilleure personne. 

Les livres sont (et de loin) la meilleure source d’informations. Ça me rend fou de voir à quel point ils sont sous-évalués. Certains ouvrages, tels que Thinking fast and slow de Daniel Kahneman, représentent le cumulatif de travail de toute une vie de recherches et d’expérimentations. Kahneman, qui a maintenant 82 ans, a commencé sa carrière en 1961. Il a remporté le prix Nobel d’économie en 2002 pour la théorie qu’il explique dans ce livre. Ça lui aura pris plusieurs années pour mettre toutes ses idées sur papier. Tout ça pour qu’une équipe d’éditeurs professionnels repassent ensuite par-dessus, phrase par phrase, pour s’assurer qu’il soit le plus lisible et agréable à lire possible. Dire qu’on a accès à toute cette valeur pour la somme incroyable de 12,38 $, shipping gratuit sur Amazon Prime… 

Si tu n’es pas le genre de personne qui aime lire (ce qui serait surprenant considérant que tu lis ceci) alors l’alternative est de te procurer les ouvrages par audiobooks en passant par Audible, le penchant audio de Kindle, une compagnie d’Amazon. 

Ceci étant dit, ce ne sont pas tous les médiums courts qui sont à négliger. Il existe plusieurs podcasts intéressants, notamment celui de Tim Ferris où il interview des sommités mondiales telles que Peter Thiel, Arnold Schwarzenegger et Peter Diamandis. 

Même principe pour les documentaires, certains sont simplement retardés alors que d’autres sont brillants! Certaines chaînes YouTube proposent également du contenu incroyable comme celle de VSauce où on répond à des questions telles que: “Est-ce qu’on voit les couleurs de la même façon”, “Quelle est la résolution d’un oeil” et “Quel est le poids d’une ombre”. 

Malheureusement pour les unilingues, tout ce que je viens de nommer est disponible principalement en anglais. Si tu ne parles aucunement cette langue, alors je pense sincèrement que la première chose que tu puisses faire pour te former et augmenter ta valeur est de l’apprendre. Plus de 53,6 % du contenu rédigé sur le web est en anglais alors que le contenu francophone ne représente que 4,1 %. 

Résoudre l’équation

On a vu dans cet article que la production de valeur (V) est une fonction de 4 choses: la qualité de l’idée (I), le moyen de production (M), l’expertise (E) et le temps (T). 

V = I * M * E * T

La qualité d’une idée est certes importante, mais sans exécution, elle ne vaut rien. Il y a probablement déjà une tonne de bonnes idées qui traînent au sein de ton entreprise, il ne suffit que de les trouver et d’avoir la bénédiction d’un supérieur pour la mettre en place. 

Puis, on s’est intéressés aux outils qu’on peut utiliser pour travailler plus efficacement. Peu importe ton rôle dans l’entreprise, tu peux être certain que c’est possible d’optimiser les processus dans l’objectif d’automatiser une partie de ton travail ou de compléter la même tâche en moins d’actions. On a parlé des différents logiciels que la plupart des entreprises auraient tout intérêt à utiliser pour être plus performantes. 

On a ensuite abordé le sujet du temps. On a vu qu’il s’agit de la ressource principale dans une entreprise et qu’il faut le traiter comme un coût, une dépense. L’objectif n’est jamais d’avoir la solution parfaite, mais plutôt la solution fonctionnelle la moins coûteuse possible. La suroptimisation et la volonté de créer quelque chose de parfait sont souvent des obstacles à la création de valeur, surtout lorsque la tâche est binaire (complétée, non complétée) et qu’elle suit le principe de la dose minimale effective. 

On s’est finalement intéressés au rôle des compétences dans la production de valeur. Lorsque tu réalises un projet, c’est important d’appliquer le just in time learning pour limiter la procrastination et t’empêcher de dépenser du temps inutilement.

D’un autre côté, on a également vu que c’est important de faire de la formation continue, que ce soit de façon formelle ou informelle. La créativité se produit à l’intersection de champs de compétences, donc c’est tout à ton avantage de t’instruire dans des champs très variés. Non seulement ça, mais l’apprentissage suit également la courbe de diminution marginale des bénéfices, donc lire quelques ouvrages dans une foule de champs différents va t’apporter une tonne de valeur. 

Grâce à ce principe, lire un ouvrage dans un champ complètement nouveau ou inconnu s’accompagne habituellement d’une série d’épiphanies — des moments où on se dit “Euréka!” et où toutes les pièces du puzzle “cliquent” ensemble. Chaque fois qu’on ressent cette émotion, notre carte du monde, celle qui guide nos décisions et notre jugement des opportunités, devient un peu plus détaillée, un peu plus claire.

Le résultat? On choisit mieux les projets dans lesquels on s’investit, on perd moins de temps à tourner en rond et on gagne en productivité sans nécessairement travailler plus fort

Fin de l’extrait. 

dire non pour mieux dire oui

Dire non pour mieux dire oui grâce au principe de Pareto

1886, Italie. Un homme âgé de 38 ans, atteint de calvitie avancée et portant fièrement la barbe, compte les pois dans son jardin. Il se frotte le front, incrédule. Vois-tu, M. Vilfredo a passé la journée à compter et inventorier combien de pois se trouvaient dans chaque cosse. J’en conviens, c’est une drôle de façon d’investir son temps, mais fais-moi confiance il avait ses raisons.

L’italien venait de découvrir que 80 % des terres de sa région appartenaient à seulement 20 % de la population. Il voulait savoir si ce principe s’appliquait à autre chose que la concentration de la richesse. C’est pour cette raison qu’il était aussi incrédule! Même ses cosses de pois suivaient cette règle! 

Aussi révolutionnaire que fût sa découverte, notre barbu est mort en ignorant qu’il allait devenir célèbre. Il fallut attendre en 1941 pour que Joseph M. Juran popularise la loi du 80/20 et la baptise en l’honneur de son créateur: Vilfredo Pareto.

Tu ne pensais probablement pas qu’un Italien bedonnant aurait pu affecter ta productivité, mais le principe de Pareto est un des concepts les plus importants à maîtriser pour doubler ta valeur. 80 % de tes résultats sont générés par 20 % de tes efforts.

Prenons l’acquisition de compétences en exemple. 80 % des bénéfices générés par l’apprentissage d’un champ d’études sont obtenus très rapidement lors de la lecture des premiers ouvrages (20 % d’efforts). Ou encore, parlons des notes à l’université! 80 % des résultats (note de passage) sont générés par quelques heures d’étude alors qu’on sait tous à quel point il faut être intense pour avoir 100 % (sans vraiment connaître de bénéfices supplémentaires à part une tape dans le dos). 

C’est important de parler du principe de Pareto parce qu’il nous permet d’explorer un autre concept — l’aire d’impact. 

L’aire d’impact représente le 20 % qui génère 80 % des résultats. Il s’agit des tâches ou des activités qui permettent d’être le plus productif. L’idée est donc d’augmenter le temps qu’on passe quotidiennement dans notre aire d’impact. 

Trouver son aire d’impact est simple, il ne suffit que de répondre à la question: qu’est-ce que je fais qui a le plus grand impact sur _________. 

Chaque sphère de notre vie possède une aire d’impact, qu’il s’agisse de notre bonheur personnel, notre vie de couple, nos relations avec nos amis, notre vie familiale ou encore notre sentiment d’accomplissement. 

Il faut te demander, pour chacune de ces sphères, quelles sont les quelques actions qui génèrent le plus de résultats? La réponse va t’aider à connaître les choses qui siphonnent ton temps sans vraiment t’apporter de bénéfices. 

Par exemple, un bon souper entre amis peut t’apporter beaucoup de satisfaction alors que le fait d’être très actif sur les médias sociaux n’est sans doute pas aussi efficace.

Pour revenir dans un cadre professionnel, tes courriels, meetings et discussions avec collègues entrent tous dans le 80 % à l’extérieur de ton aire d’impact. Et passer la journée dans son aire d’impact représente la différence entre être occupé et être productif. 

Dire non

La principale utilité de connaître ton aire d’impact est que ça va t’aider à dire NON aux choses qui n’en font pas partie. Le temps est notre ressource la plus importante, alors chaque fois que quelqu’un nous demande quelque chose et qu’on lui dit oui, on accepte de lui donner une partie de cette ressource qui est très limitée. 

Bien vite, on dit oui à trop de choses et on manque de ressource pour respecter nos engagements. Certains engagements se font négliger, d’autres complètement oublier. Résultat? On déçoit les gens qui comptent sur nous. Ils vont donc nous juger (avec raison) comme irresponsable et incompétent. Tout ça pour avoir voulu être gentil et éviter un conflit. 

On dit oui parce qu’on veut s’attirer les faveurs du boss ou encore se faire aimer par ses collègues. Mais la réalité est que plus tu avances dans la vie, plus tu dois dire non.

Lorsqu’un cadre voit que tu es capable de mettre une limite et de dire non aux tâches non nécessaires qui sortent de ton aire d’impact, il ne va pas être fâché. Au contraire, il va comprendre et son respect envers toi en sera bonifié. Lui aussi doit dire non, même quand c’est difficile. Il dit non à son patron, ses investisseurs, ses partenaires d’affaires, ses fournisseurs de services… Tout le monde essaie tout le temps d’en avoir un peu plus. On veut être gentil, faire plaisir à tout le monde et éviter les conflits…

Mais si on ne dit pas non, on priorise l’agenda des autres au détriment du nôtre. En affaires, cette erreur est fatale. 

Chaque fois qu’on dit “oui” à quelque chose, ça dilue tous les autres “oui” qu’on a déjà donnés. Au contraire, chaque fois qu’on dit “non”, ça préserve l’intégrité des engagements qu’on a déjà pris. 

Derek Sivers propose la solution suivante: dire non ou fuck oui! Aucun intermédiaire accepté. 

On a tous déjà dit oui à un peu n’importe quoi, parfois à cause d’un ami ou d’un membre de la famille qui a insisté un peu trop, d’autres fois pour faire plaisir à un collègue ou un patron. 

La prochaine fois qu’on te demandera de prendre un engagement, rappelle-toi que ta réponse par défaut doit être “non”. Le seul cas où la réponse doit être oui est lorsque tu sais au plus profond de toi même que ça rentre dans ton aire d’impact. À quoi tu réponds “Fuck oui men, GO!” 

Ça paraît un brin intense, mais chaque “non” te permet de défendre l’intégrité de tes “oui”. Et si tu écoutes M. Sivers, alors tu vas passer la majorité de ton temps dans ton aire d’impact à triper ta vie!

Tu n’es pas un titre, tu es une oeuvre.

Je mets souvent l’emphase sur l’importance de compléter des projets. La raison pour laquelle j’insiste autant sur cet aspect est simple: aux yeux du marché, tu n’es pas un titre. 

Te décrire comme adjoint administratif, chargé de compte, rédacteur, gestionnaire de médias sociaux… Te décrire avec un titre est une erreur, même si tu as travaillé fort pour le recevoir (et que tu en es fier)! 

Le marché ne s’intéresse pas à ton orgueil ni à ton égo, ton sens d’identité ou bien encore tes valeurs morales. La seule chose qui l’intéresse est ta capacité à réduire les dépenses ou augmenter les revenus.

Bâtir un portfolio, une narrative de projets qui s’enfilent les uns avec les autres pour créer un tout plus grand que la somme de ses parties, ÇA, c’est pertinent. Considère l’image suivante tirée de “Essentialism”. 

Choisir d'investir son temps à des tâches pertinentes.

Tu peux décider d’investir ton temps à gauche et à droite dans des projets que tu juges importants, mais s’ils ne contribuent pas à ta vision d’où tu veux être dans 5, 10 ou 15 ans, alors tu vas rester où tu es dans le moment, et ce, toute ta vie. 

Le marché ne s’intéresse pas à ton titre, il s’intéresse à ton oeuvre. 

En français, le mot “oeuvre” comporte une connotation artistique forte. Je l’utilise ici plutôt sous sa définition “somme de ton travail”. En anglais, on utilise l’expression “body of work” pour décrire l’ensemble de ce que tu crées et publies dans la sphère publique. 

Chaque projet que tu complètes peut potentiellement s’ajouter à ton oeuvre. Comme n’importe quel artiste, tu as besoin d’un portfolio pour répertorier et inventorier tes projets accomplis. Il peut s’agir d’un site web, d’une chaîne YouTube ou d’une série d’articles sur LinkedIn. L’important, c’est qu’ils soient répertoriés et faciles à partager. 

Donc, non seulement il faut dire fuck oui aux projets qu’on accepte, mais il faut également s’assurer que chaque projet: 1) s’appuie sur le levier des projets passés et 2) nous permet d’avancer un peu plus dans la même direction (comme dans notre image). 

Lorsque j’ai pris mon premier contrat Facebook pour Québec en Forme, jamais je n’aurais cru que ça m’amènerait à gérer les médias sociaux pour l’agence de voyages la plus importante du Québec. Et quand j’ai accepté ce poste, j’ignorais que ça allait m’amener à lancer une formation sur la publicité Facebook. Et lorsque je l’ai fait, loin de moi l’idée d’engager des employés et lancer une compagnie de formation en ligne. 

J’ai simplement été stratégique dans mon attribution de “oui”. Je me suis posé les questions suivantes: “Est-ce que ce projet va me faire partir à la case départ ou est-ce qu’il s’appuie sur les actifs que je possède déjà? Est-ce que ce projet va me faire avancer vers quelque chose de nouveau ou est-ce que je fais du surplace?” 

La première question est facile à répondre, tu n’as qu’à te demander si cette opportunité s’est présentée à toi à cause de tes expériences passées. Est-ce que n’importe qui peut la saisir de la même façon que toi? Si oui, alors ça veut dire que ton passé et tes actifs intangibles ne seront pas utilisés comme levier. Il faut dire non, même si on veut dire oui. 

La deuxième question est également très facile. Est-ce que ce projet va te permettre de “monter de niveau” ou “d’évoluer”? On commence petit et on grossit un projet à la fois. Pour chaque site web que j’ai créé, j’ajoutais un élément complètement nouveau qui me forçait à me développer et apprendre, soit un des quatre éléments de notre formule pour augmenter notre valeur. 

Si tu es graphiste et que tu fais des cartes d’affaires depuis les cinq dernières années, alors un autre maudit projet de cartes ne va pas t’aider à générer plus de valeur.

Chaque projet que tu acceptes doit te pousser à apprendre. Autrement, c’est une perte de temps. Même si ça paye les comptes.

2x ta productivité en modifiant ton milieu de travail!

On sous-estime trop souvent l’impact de notre espace de travail sur notre productivité. Que ce soit dans un grand bureau vitré au 50e étage d’une tour ou dans un petit local en préfini stripé bois, l’endroit où on travaille est souvent aménagé “sur le tas ” et pas vraiment réfléchi pour optimiser notre rendement.

Pourtant, l’aménagement d’un bureau a littéralement le pouvoir de booster ou de tuer la productivité!

Résultat: on finit par passer autant de temps à être distraits qu’à être productifs, on perd des trucs, on cherche des trucs, on est inconfortables, de mauvaise humeur et à travers tout ça on perd un temps fou!

La bonne nouvelle, c’est que tu n’as pas besoin de tout chambouler et réaménager à partir de zéro pour optimiser ton lieu de travail. Tu peux commencer par faire des petits ajustements et constater des résultats sur ta productivité dès le premier jour.

Les meilleures méthodes pour y parvenir peuvent être regroupées en deux catégories:

  1. Un aménagement efficace qui te permettra d’être plus rapide et performant au quotidien,
  2. Un aménagement agréable qui fera en sorte de maintenir ton état physique et mental à un niveau qui favorise la productivité.

Évidemment, les lieux de travail ne se ressemblent pas tous, alors les méthodes suggérées peuvent être adaptées selon ta situation.

Un espace de travail efficace 

Je n’ai rien contre un peu de bordel organisé. Ce n’est pas grave si ton bureau ressemble plus souvent à un champ de mines éclatées qu’à un espace de travail convenable. Mon but n’est pas de te faire la morale sur la propreté de ton bureau. L’important, c’est que tu sois à l’aise avec ton système de rangement et le matériel que tu utilises. Certaines personnes n’ont aucune concentration si elles voient la moindre miette qui traîne et d’autres sont parfaitement à l’aise dans un fouillis sympathique et créatif.

Certaines personnes sont très productives au bureau en travaillant dans un fouilli créatif.

D’abord, pose-toi les questions suivantes:

  • Est-ce que chaque objet a une place désignée dans mon espace de travail?
  • Est-ce que c’est toujours facile et rapide de trouver le matériel dont je me sers chaque jour?
  • Ou est-ce que j’ai plutôt l’impression de toujours être en train de chercher quelque chose dans mon tiroir à “cossins” ou dans une pile de feuilles pêle-mêle…

Si tu as répondu non à l’une des deux premières questions, il faudrait probablement que tu revoies ton système de rangement. Le temps qu’on peut perdre à fouiller un peu partout chaque jour s’accumule et finit par coûter cher à notre productivité.

1: Range chaque chose à sa place

La première étape pour mettre au point un système de rangement efficace est de déterminer à quel endroit chaque chose doit être rangée. Évidemment, il faut utiliser son “gros bon sens”. Ne va pas mettre le matériel dont tu te sers chaque jour dans un tiroir sous clef à l’autre bout du monde!

Pour commencer, définis les différentes zones qui composent ton espace de travail. Par exemple, tu pourrais avoir une zone de rédaction, une zone d’impression et de photocopie, une zone pour l’emballage et l’expédition, etc. Bref, définis toutes les tâches que tu as à accomplir dans le cadre de ton travail, les endroits auxquels ces tâches sont accomplies et range tout le matériel nécessaire à portée de main de ces zones. Les autres objets dont tu te sers moins souvent peuvent être rangés plus à l’écart, dans des boîtes de rangement en carton par exemple.

2: Trouve la bonne méthode de classement

La deuxième étape, une fois que tu as déterminé où tout doit être rangé, est d’établir un système pour organiser tes documents. Tu n’es pas obligé d’élaborer un plan de classification de 200 sections pour les documents que tu traites au quotidien. Le plus important, c’est que ton système soit adapté à ta façon de travailler et facile à mémoriser.

Commence par définir quels types de documents tu dois traiter et les catégories qui conviennent pour les rassembler. Pour ce qui est du classement, que ce soit dans une filière organisée en code de couleurs ou dans une série de cartables en ordre alphabétique, utilise la méthode que tu trouves la plus pertinente pour ton travail et avec laquelle tu serais le plus à l’aise.

Identifie ensuite clairement chaque dossier à l’aide d’étiquettes que tu peux coller sur tes chemises, pochettes, cartables, etc. Idéalement, si tu as aussi des dossiers électroniques, conserve la même méthode de classification pour t’assurer de toujours savoir où sont tes documents dans tous les formats, physiques ou informatiques.

Finalement, si les documents s’empilent plus vite que tu as de temps pour les trier, tu peux aussi te créer une filière “à classer” pour éviter d’égarer des feuilles et de perdre ton temps à les chercher plus tard.

3: Place des repères visuels

La troisième étape, une fois que tes zones de travail sont déterminées et que ton matériel est rangé et organisé, est d’identifier clairement tes espaces de rangement. Supposons que tu utilises une bibliothèque remplie de cartables. Tu peux étiqueter chaque étagère selon la portion de ton système de classification qu’elle contient (par exemple, si tu classes tes dossiers en ordre chronologique, tu peux identifier les étagères par trimestre : Janv-Mars pour la première tablette, en dessous Avril-Juin, et ainsi de suite). Même chose si tu utilises des boîtes de rangement ou les tiroirs d’un classeur.

L’idée est que ça devienne impossible de perdre ton temps à chercher un document. Ton classement et tes repères visuels doivent te permettre de savoir exactement où est rangé chacun de tes dossiers et de pouvoir retracer n’importe quel document très rapidement.

4: Désencombre ce qui reste

Une fois ces trois étapes mises en place, tu peux peaufiner ton espace de travail avec des accessoires pour optimiser le rangement. Les tiroirs de ton bureau manquent d’organisation? Ce serait probablement une bonne idée de ranger ce qui est pêle-mêle à l’aide de séparateurs ou de petits paniers de rangement. Si tu n’as pas de tiroir, peut-être que des organisateurs de bureaux pourraient être utiles, comme un pot à crayon, des petits contenants pour les trombones et autres petits objets ou un organisateur pour ranger les papiers.

Profite de cette réorganisation pour voir s’il y a des objets qui encombrent ton bureau et qui te sont inutiles. Si c’est le cas, jette ce qui n’est plus bon, met à la récupération ce qui peut l’être et met tout ce qui pourrait être encore utile à quelqu’un d’autre dans une boîte “à donner” que tu pourras remettre à un organisme de charité.

Ensuite: les câbles et les fils. Ils ont tendance à s’accumuler rapidement et ça peut finir par ressembler à un tas de spaghettis entremêlés qui “scrappe le feng shui”. Pourquoi ne pas les organiser avec des tie wraps ou des attaches conçues pour être collées à la surface des bureaux?

Après cette touche finale, tu devrais connaître ton espace de travail comme le fond de ta poche et ne plus perdre ton temps à fouiller pour trouver quoi que ce soit.

Optimise ton matériel de bureau

Une fois que ton bureau est aménagé pour que tout soit facilement et rapidement accessible, tu peux aussi penser à l’équiper de certaines fournitures pratiques qui peuvent t’aider à être plus productif.

Deux écrans ?

Ce n’est peut-être pas pertinent pour toi d’utiliser deux écrans d’ordinateur. Ça dépend de la nature du travail que tu as à accomplir.

Pour savoir si ce serait un bon investissement, réfléchis aux questions suivantes: est-ce que tu passes beaucoup de temps à ouvrir, fermer et naviguer entre différentes fenêtres ouvertes dans le cadre de ton travail? Est-ce qu’il arrive souvent que tu doives comparer des fichiers comme des notes ou du contenu visuel ? Est-ce que tu utilises fréquemment plus d’un programme à la fois pour accomplir tes tâches quotidiennes?

Travailler avec deux écrans d'ordinateur pourrait t'aider à être plus productif au bureau.

Dans l’affirmative, peut-être que l’utilisation d’un deuxième écran pourrait te faire sauver beaucoup de temps et rendre tes journées de travail plus fluides.

Le tableau d’affichage: cliché, mais efficace!

Un tableau effaçable ou un tableau de liège peut être un bon outil pour t’aider à être plus productif. Le principal avantage est qu’il est constamment “dans ta face”, donc c’est vraiment génial pour y afficher des choses que tu veux mémoriser ou ne pas oublier, comme les tâches les plus importantes à accomplir dans une journée, des notes à toi-même, ou bien des renseignements que tu as besoin fréquemment comme des numéros de téléphone importants.

Bref, un tableau c’est un peu l’ancêtre des notifications. On le regarde fréquemment, un peu sans s’en rendre compte et ça nous permet d’être à jour et de ne rien oublier.

Le bon clavier 

Si tu utilises un ordinateur, tu utilises forcément un clavier. Ce n’est donc pas nécessairement une nouvelle acquisition que je te propose ici, mais plutôt un conseil: assure-toi que ton clavier ne nuit pas à ta productivité.

D’abord, tu dois savoir qu’il existe plusieurs types de claviers, mais je ne vais parler ici que des deux plus communs: les claviers à membrane et les claviers mécaniques. Pour faire simple, disons juste que la différence entre les deux est dans la technologie de frappe. Dans un clavier à membrane, chaque touche est reliée à une membrane unique et dans un clavier mécanique chaque touche est comme un petit interrupteur individuel. Ils ont donc chacun des avantages et inconvénients.

Le principal défaut du clavier à membrane est qu’il peut provoquer l’effet “ghosting” qui fait en sorte que des touches peuvent ne pas être reconnues si elles sont utilisées trop rapidement en simultané. C’est la principale raison pour laquelle les adeptes de jeux vidéos utilisent généralement les claviers mécaniques. Ces derniers sont aussi plus précis, offrent un meilleur confort de frappe et la vitesse de retour des touches est plus rapide que pour un clavier à membrane. Les principaux défauts d’un clavier mécanique, par contre, sont le prix ($$$) et le bruit.

Est-ce que tu as absolument besoin, à tout prix, d’un clavier mécanique pour améliorer ta productivité? Probablement pas. À moins d’avoir une vitesse de frappe assez rapide pour faire de la boucane ou d’utiliser des raccourcis clavier à temps plein, ça ne fera pas vraiment de différence au niveau de ta vitesse de frappe.

Là où ça peut être intéressant pour toi est si ton travail nécessite que tu passes beaucoup d’heures à faire de la rédaction. Un clavier mécanique pourrait être utile pour le confort de frappe et limiter la fatigue des doigts.

Si tu décides de t’en procurer un, attends-toi par contre à ce qu’il soit plus bruyant qu’un clavier à membrane. Pour t’assurer qu’il soit le plus silencieux possible (le bruit des touches peut vite devenir dérangeant dans un bureau!) regarde du côté des types “Cherry MX-Red” ou “Brown” et tiens-toi loin des “Cherry MX Blue”.

Un clavier mécanique offre un meilleur confort de frappe et aide à la productivité au bureau.

Si tu décides plutôt de continuer à utiliser un clavier à membrane, assure-toi, s’il est sans fil, qu’il soit de bonne qualité. Un clavier sans fil de mauvaise qualité peut avoir tendance à ne pas bien suivre ce que tu écris et ne pas détecter toutes les touches si tu tapes trop rapidement.

Voir aussi: Top 10 – Les meilleurs claviers à utiliser au travail 

Finalement, peu importe ton type de clavier, nettoie-le régulièrement. Je ne veux pas juste dire nettoyer en surface, mais vraiment nettoyer toutes les “grainailles” et les poussières qui peuvent être coincées en dessous des touches. Ça peut paraître anodin, mais les touches d’un clavier mal nettoyé vont souvent mal fonctionner ou avoir tendance à rester coincées, ce qui ralentit ta vitesse de frappe et augmente le taux d’erreurs à corriger plus tard. Alors, arme-toi d’une cannette de “poush poush” à air comprimé et nettoie ton clavier de temps en temps. N’attends pas qu’il commence à faire défaut.

En somme…

Donc, une fois que tu auras rangé, classé et identifié ce qui se trouve dans ton bureau et que tu auras déterminé s’il est pertinent pour toi d’utiliser un deuxième écran, un tableau d’affichage ou un clavier mécanique, ton espace de travail te permettra d’être plus productif. Évidemment, tu ne doubleras pas ton rendement immédiatement et certains changements se feront graduellement, mais tu verras sans doute une amélioration assez rapidement.

Dans la deuxième partie de ce texte, nous allons voir de quelle façon tu peux poursuivre l’aménagement de ton espace de travail et booster ta productivité en le rendant plus confortable et plaisant pour toi. C’est prouvé, un employé heureux est un employé productif!

Voyons donc les meilleures façons de joindre l’utile à l’agréable en misant sur le confort physique et la perception que tu as de ton environnement de travail.

Clique ici pour lire la partie 2!